هل شعرت يومًا بالحاجة إلى إيصال رسالة بوضوح ومهنية في العمل؟ كما تعلم، في الموقف الذي تبدو فيه رسالة البريد الإلكتروني غير رسمية إلى حد ما؟ حسنًا، مذكرة العمل، أو المذكرة باختصار، هي الحل الأمثل لك. إنها طريقة شائعة لمشاركة المعلومات أو اقتراح الأفكار للزملاء أو حتى لرئيسك في العمل.
في هذا الدليل، سأقدم لك معلومات مفصلة عن كل ما تحتاج إلى معرفته لصياغة مذكرة عمل فعالة. سأقوم بتفصيل الأجزاء الأساسية من المذكرة، وسأشارك النصائح حول الكتابة بإيجاز ووضوح، وسأقدم أيضًا بعض الأمثلة والقوالب المفيدة لمذكرات العمل لبدء كتابة المذكرة.
النقاط الرئيسية
- تعمل مذكرة الأعمال كحافز للعمل، حيث تنشر المعلومات الحيوية بسرعة بينما تمهد الطريق لفهم أعمق من خلال المواد التكميلية.
- مذكرة جدول أعمال الاجتماع هي وثيقة موجزة أقوم بإنشائها لتوضيح النقاط والأهداف الرئيسية للاجتماع القادم.
- تتكون المذكرات عادة من صفحة أو صفحتين على الأكثر. لماذا؟ لأن الناس مشغولون، والحمل الزائد للمعلومات أمر حقيقي. نريد من القارئ أن يلتقط النقاط الرئيسية بسرعة ويمضي قدمًا.
- وعلى النقيض من التقرير الشامل، الذي يدخل في السياق، ويستخلص النتائج، ويقدم معلومات مفصلة، فإن المذكرة تختار الإيجاز، وتسليط الضوء على نقاط محددة.
فهم ما هي المذكرة
المذكرة، وهي اختصار لـ Memorandum، هي بمثابة وسيلة مختصرة لكنها فعالة لنقل المعلومات الهامة داخل المنظمة. وهي بمثابة رسالة مكتوبة موجزة تنقل التوجيهات أو التحديثات أو الإعلانات أو التحولات في السياسة. على عكس أ تقرير شامل، والتي تدخل في السياق، وتستخلص النتائج وتوفر معلومات مفصلة، تختار المذكرة الإيجاز، وتسليط الضوء على نقاط محددة. فكر في الأمر كضربة فرشاة سريعة على لوحة قماشية، تلتقط الجوهر دون الخوض في تفاصيل معقدة.
أيضًا. تخيل أنك بحاجة إلى توصيل رسالة في العمل بسرعة. لقد تغير شيء مهم، مثل سياسة جديدة أو موعد نهائي قادم. ليس لديك وقت لتقرير طويل - كل ما تحتاجه هو أن يكون الجميع على نفس الصفحة، على الفور. هذا هو المكان الذي تأتي فيه المذكرة.
فكر في الأمر كرسالة موجزة ومحددة. إنه يضرب النغمات العالية - ماذا ومن ومتى ولماذا. لا داعي للخوض في كل التفاصيل أو شرح التاريخ وراء القرار. وهذا هو الهدف من التقارير، بكل سياقها وتحليلها. مذكرة تقطع مباشرة إلى المطاردة.
يمكنك استخدام المذكرات بطريقتي المدرسة القديمة والمدرسة الجديدة. في الماضي، كانت تلك الوثائق عبارة عن وثائق مادية تم تمريرها في جميع أنحاء المكتب. الآن، يمكن أن تكون جزءًا من رسالة بريد إلكتروني، أو مرفقة، أو موجودة في النص الأساسي. الأمر كله يدور حول ما هو الأفضل لموقفك.
في جوهرها، تعمل مذكرة الأعمال كحافز للعمل، حيث تنشر المعلومات الحيوية بسرعة بينما تمهد الطريق لفهم أعمق من خلال المواد التكميلية. ولا يتمثل دورها في تقديم تفاصيل شاملة، بل في العمل كمنارة لتوجيه المتلقين نحو الجوانب الأوسع للتواصل التنظيمي وتسهيل الاستجابات السريعة لمتطلبات التواصل. التطورات الداخلية.
كيفية كتابة مذكرة
عند كتابة مذكرة عمل، هناك عدة خطوات أساسية لضمان الوضوح والفعالية. دعونا نحلل كيفية كتابة مذكرة. انها واضحة جدا!
#1. يؤلف عنوانا.
أول الأشياء أولاً، نحتاج إلى عنوان واضح. يشبه هذا علامة مذكرتك - فهو يخبر كل شخص عن الجهة التي تستهدفها (فكر في الأسماء أو الأقسام)، وتاريخ كتابتها، ومن كتبها (هذا أنا!)، والموضوع. اجعل سطر الموضوع قصيرًا وجذابًا، وهو ما يمنح القراء فكرة سريعة عما يمكن توقعه.
#2. تأليف المقدمة.
الآن، انتقل إلى المقدمة. هنا أشرح مضمون المذكرة في جملتين فقط. سأسلط الضوء على المشكلة المطروحة والحل الذي اخترته.
#3. أعطِ خلفية بسيطة عن المشكلة.
هذا القسم هو فرصتي لشرح خلفية المذكرة. ربما يكون هناك تغيير في الميزانية، أو إعادة هيكلة الشركة، أو تنفيذ إجراء جديد. مهما كان الأمر، أريد تبرير التغييرات التي يتم تنفيذها. تساعد معلومات الخلفية هذه الجميع على فهم "السبب" وراء "ماذا".
#4. قم بإدراج الإجراءات والموعد النهائي (اختياري).
اعتمادًا على غرض المذكرة، قد أحتاج إلى تحديد بعض عناصر الإجراء. هذه بمثابة مهام صغيرة يجب على الموظفين إكمالها. يمكن أن يكون أي شيء بدءًا من إنهاء مهمة محددة وحتى تقديم المعلومات بحلول موعد نهائي معين. إذا كانت هناك مواعيد نهائية أو تغييرات متوقعة، فسوف أدرجها هنا أيضًا. بهذه الطريقة، يعرف الجميع متى تحدث الأمور وما هو متوقع منهم. ولكن مهلا، إذا لم يكن هناك أي شيء يحتاج موظفون محددون إلى القيام به، فيمكن تخطي هذا القسم بالكامل
#5. انتهي ببيان.
هذه هي فرصتي لإنهاء الأمور وترك انطباع دائم. هل هناك أي شيء مهم للغاية أريد أن يتذكره الجميع؟ ربما يكون هناك شخص اتصال محدد للأسئلة. سأقوم بتدوين ذلك هنا لسهولة الرجوع إليه.
#6. قبل الإرسال، تحقق وتدقيق.
وأخيرًا، قبل الضغط على إرسال، أتحقق مرة أخرى من كل شيء. الأخطاء المطبعية والأخطاء يمكن أن تسبب الارتباك، وهذا هو آخر شيء نريده! تعمل المراجعة السريعة على تحسين المذكرة وتضمن وصول الرسالة بوضوح تام.
وهناك لديك! مع وضع هذه الخطوات في الاعتبار، فأنت في طريقك إلى صياغة مذكرة عمل واضحة وموجزة لإنجاز المهمة.
مثال مذكرة الأعمال
هل تعلم أن الأفلام نادرًا ما تعرض التفاصيل الجوهرية للحياة المكتبية؟ حسنًا، اعتبر هذه طريقتي لبذل جهد إضافي. أنا هنا لأعطيك نظرة مباشرة على مذكرات من واقع الحياة أثناء العمل، بدون لمعان هوليوود.
من المؤكد أن مذكرة الأعمال قد لا تتمتع بسحر الأفلام الرائجة، لكنها مهمة في عالم الأعمال. إنهم الأبطال المجهولون في مجال الاتصالات المكتبية، حيث يحافظون على سير الأمور بهدوء خلف الكواليس.
لذا، استعدوا ونحن نبدأ رحلة عبر عالم أمثلة نماذج مذكرات الأعمال. من التنسيق إلى النغمة، وكل شيء بينهما، سنغطي كل شيء. بحلول نهاية هذه الرحلة، ستصبح أستاذًا في مجال مذكرة الأعمال، وعلى استعداد لمواجهة أي تحدي تواصل قد يأتي في طريقك. إذا كنت بحاجة إلى القليل من الإرشادات الإضافية، فاطلع على أمثلة قوالب مذكرات الأعمال هذه لمساعدتك على طول الطريق.
قوالب مذكرة الأعمال BusinessYield
#1. طلب مذكرة
مذكرة الطلب هي طريقتي في طلب شيء ما في العمل بأدب. انها مثل أ البريد الإلكتروني الرسمي, ولكن للاستخدام الداخلي. أكتبها لشرح ما أحتاجه وسبب أهميته. إن الوضوح منذ البداية يوفر الوقت للجميع. أولا أذكر الطلب. هل هي الموافقة على مشروع ما، أو الوصول إلى موارد محددة، أو ربما وقت إضافي في الموعد النهائي؟ ثم أشرح الوضع. لماذا أحتاج هذا؟ كيف ستفيد الشركة؟ الأرقام والبيانات تساعد هنا. إذا كانت هناك تكلفة، سأذكرها مقدمًا، بالإضافة إلى أي حلول أفكر فيها. وفي النهاية أشكر القارئ على وقته واهتمامه. الأمر كله يتعلق بالحصول على ما أحتاج إليه مع الحفاظ على الأمور احترافية ومحترمة.
#2. مذكرة تعليمية
المذكرة التعليمية، من وجهة نظري، هي بمثابة وثيقة موجزة مصممة لتوفير إرشادات أو توجيهات واضحة للأفراد داخل المنظمة. إنها بمثابة خريطة طريق، تقدم إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية تنفيذ مهام أو إجراءات محددة. في جوهرها، فهي بمثابة أداة للتواصل، مما يضمن فهم الجميع لما يجب القيام به وكيفية القيام بذلك بفعالية. فكر في الأمر كمنارة للوضوح وسط إجراءات مكان العمل العكرة أحيانًا.
أنا مسودة المذكرات التعليمية طوال الوقت في العمل. إنها في الأساس مستندات واضحة وموجزة تخبر الأشخاص بكيفية القيام بشيء ما. هل تحتاج إلى عضو جديد في الفريق لتعلم أساسيات نظام تقارير النفقات الخاص بنا؟ سأقوم بإعداد مذكرة توضح كل خطوة. تحديث سياسة الشركة؟ مذكرة أخرى تضمن أن الجميع على نفس الصفحة. إنها مثل كتيبات التعليمات المصغرة - قصيرة وحلوة ومباشرة.
#3. مذكرة تغيير السياسة
أراهم طوال الوقت – مذكرات تغيير السياسة. إنها طريقتي لإعلام الجميع بأن قواعد اللعبة تتغير. ربما يتطلب القانون الجديد التحديث، أو ربما حددنا طريقة أفضل للقيام بالأشياء. مهما كان السبب، فإن هذه المذكرات تبقي الجميع على اطلاع وعلى نفس الصفحة.
كما أقدم ضمن المذكرة تحليلاً مفصلاً لإطار السياسة الحالي، مع تسليط الضوء على مجالات التحسين أو التعديل. أقوم بتوضيح الأسباب التي أدت إلى التغييرات المقترحة، بالاعتماد على البيانات والأبحاث والتحليلات أصحاب المصلحة ردود الفعل لإثبات حججي. علاوة على ذلك، سألخص الآثار المحتملة للتغييرات المقترحة، مع الأخذ في الاعتبار التأثيرات القصيرة والطويلة الأجل على مختلف جوانب المنظمة.
فكر في الأمر باعتباره تنبيهًا – خريطة طريق للتنقل في السياسة الجديدة. بحلول الوقت الذي ينتهون فيه من القراءة، يجب أن يكون الجميع واضحين بشأن ما هو متوقع وكيفية المضي قدمًا. لا توجد مفاجآت، فقط إبحار سلس مع السياسة المحدثة.
#4. مذكرة جدول أعمال الاجتماع
مذكرة جدول أعمال الاجتماع هي وثيقة موجزة أقوم بإنشائها لتوضيح النقاط والأهداف الرئيسية للاجتماع القادم. وهي بمثابة خريطة طريق لتوجيه المشاركين عبر المواضيع التي سيتم مناقشتها والأهداف التي نهدف إلى تحقيقها.
في الأساس، فهو يحدد جدول الأعمال، مما يضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة ومستعدين للاجتماع. هدفي عند صياغة هذه المذكرة هو توفير الوضوح والهيكلة، مما يتيح التواصل الفعال واتخاذ القرار أثناء الاجتماع. ومن خلال إدراج كل عنصر سيتم تناوله وتحديد فترات زمنية، أساعد في تحديد أولويات المناقشات والحفاظ على سير الاجتماع في المسار الصحيح.
بالإضافة إلى ذلك، قد أقوم بتضمين معلومات أساسية أو مواد داعمة لإعطاء سياق للموضوعات المطروحة. تعمل هذه المذكرة كمرجع قبل وأثناء الاجتماع، مما يسمح للمشاركين بالاستعداد وتسهيل إجراء مناقشة مثمرة. وفي النهاية، نكون قد حققنا أهدافنا، ويبتعد الجميع بوضوح عن الخطوات التالية. الآن هذا اجتماع يستحق الحضور!
#5. مذكرة إغلاق المكتب
مذكرة إغلاق المكتب هي طريقتنا لإعلام الجميع بأننا سنغلق المكتب لبعض الوقت. فكر في الأمر كتنبيه بأن المبنى سيكون مظلمًا، وستكون ماكينة القهوة باردة، وستكون مكاتبنا فارغة تمامًا. نستخدم هذه المذكرات لنخبرك بالضبط عندما نغلق الأبواب - تاريخ البدء، تاريخ الانتهاء، كل شيء.
في معظم الأحيان، يكون ذلك لقضاء عطلة أو مناسبة خاصة، ولكن أحيانًا تحدث أشياء غير متوقعة. ستذكر المذكرة أيضًا ما إذا كان يوم الإجازة مدفوع الأجر للجميع، وهو ما يعد دائمًا بمثابة مكافأة! وفي حالة حدوث شيء عاجل للغاية أثناء رحيلنا، فقد نقوم بتضمين معلومات حول من يجب الاتصال به في حالات الطوارئ.
إذن، هذه هي مذكرات إغلاق المكتب - قصيرة وحلوة، وتتيح لك معرفة الوقت الذي تتوقع فيه بعض الهدوء والسكينة (أو فرصة لمتابعة العمل من المنزل، اعتمادًا على وجهة نظرك!).
#6. مذكرة تغيير سياسة PTO
مذكرة تغيير سياسة PTO هي وثيقة أقوم بإصدارها لإبلاغ الموظفين بالتعديلات التي تم إجراؤها على إرشادات الإجازة مدفوعة الأجر (PTO). والغرض منه هو توضيح التعديلات التي تم إجراؤها على سياسات الشركة فيما يتعلق باستحقاقات إجازة الموظفين. تعمل هذه المذكرة كأداة اتصال شفافة، مما يضمن أن جميع الموظفين على دراية بالتعديلات ويفهمون آثارها.
ومن خلال مخاطبة الموظفين مباشرة، أهدف إلى إيصال أهمية التغييرات وتوفير التفاصيل اللازمة لتسهيل الفهم. توضح هذه الوثيقة الأسباب الكامنة وراء تعديلات السياسة، مثل احتياجات العمل أو المتطلبات القانونية أو تعليقات الموظفين.
بالإضافة إلى ذلك، فهو يحدد التعديلات المحددة في معدلات استحقاق PTO، أو إجراءات الاستخدام، أو أي جوانب أخرى ذات صلة. ومن خلال هذه المذكرة، أسعى جاهدًا للحفاظ على الاتساق والعدالة في سياسات PTO الخاصة بنا مع تعزيز ثقافة الانفتاح والمساءلة داخل المنظمة.
نصائح لاستخدام قوالب المذكرات بشكل فعال
يمكن أن تكون قوالب المذكرات منقذة للحياة، ولكن دعونا نواجه الأمر، قد يبدو القالب العام…حسنًا، عامًا. ولهذا السبب أتأكد دائمًا من تخصيصها. فكر في الأمر مثل وضع لمسة خاصة بك على الوصفة.
- الاتساق هو المفتاح. عندما يستخدم الجميع نفس القالب، فإنه يخلق شعورا بالنظام والنظام احترافية في اتصالاتك. تخيل أنك تدخل إلى مطبخ تتناثر فيه جميع البهارات - سيكون من الصعب العثور على أي شيء! إن الحصول على تنسيق مذكرة متسق يشبه وضع علامة على جميع التوابل بشكل أنيق على الرف - حيث يمكنك العثور على ما تحتاجه بسرعة وبدء الطهي، أعني، التواصل، على الفور.
- يوفر القالب الهيكل، ولكن لا يزال بإمكانك إضافة النكهة الفريدة لشركتك من خلال دمج شعارك، أو ألوان علامتك التجارية، أو حتى سمة ممتعة إذا كان ذلك يناسب ثقافة شركتك.
- لدي دائمًا شخص آخر يلقي نظرة على مذكرتي قبل أن أضغط على إرسال. يمكن للزوج الثاني من العيون أن يلتقط الأخطاء المطبعية أو الصياغة الغريبة التي قد تفوتك بعد التحديق في الشاشة لفترة طويلة. يبدو الأمر وكأنك تقوم باختبار التذوق قبل تقديم طبق ما - فقد يلاحظون شيئًا غريبًا يمكنك إصلاحه قبل أن يحصل أي شخص آخر على قضمة.
الآن، هناك طرق لجعل أمر المذكرة برمته أقل استهلاكًا للوقت. وهنا يأتي دور الأتمتة. تخيل أن لديك نظامًا يمكنه إرسال المعلومات المهمة تلقائيًا إلى فريقك، بما يتناسب مع احتياجاتهم الخاصة. بهذه الطريقة، يمكنك التركيز على الصورة الأكبر، وسيهتم النظام بالتفاصيل. يشبه الأمر وجود طاهٍ مساعد في المطبخ - فهو يتولى الأعمال التحضيرية بينما تبدع أنت في تحضير الطبق الرئيسي.
كم من الوقت يجب أن تكون المذكرة؟
المذكرات، مثل معظم كتابة الاعمال، إعطاء الأولوية للوضوح والوصول مباشرة إلى هذه النقطة. نحن نتبع تنسيقًا مشابهًا: نص ذو مسافة مفردة ومضبوط إلى اليسار مع هوامش واضحة. بدلاً من المسافات البادئة الفاخرة، نتخطى سطرًا بين الفقرات لتسهيل قراءة الأمور.
لكن السؤال الحقيقي هو، إلى أي مدى يمكنك أن تتناسب مع أحد هؤلاء الأولاد الأشرار؟ الخبر السار هو أنك لا تحتاج إلى رواية. تتكون المذكرات عادةً من صفحة أو صفحتين على الأكثر. لماذا؟ الناس مشغولون، والحمل الزائد للمعلومات هو أمر حقيقي. نريد من القارئ أن يلتقط النقاط الرئيسية بسرعة ويمضي قدمًا.
فكر في الأمر على هذا النحو: أنت تقوم بتوصيل رسالة إلى زميل، ولا تكتب رواية الأعمال الأمريكية العظيمة. كن واضحًا وموجزًا، وقم بتوصيل وجهة نظرك بكفاءة. تلك الصفحة أو الصفحتان هي مكانك الجميل.
ما هي الأنواع الثلاثة من المذكرات؟
وبطبيعة الحال، يمكن أن يكون هناك دائما استثناءات. إذا كانت لديك مشكلة معقدة تتضمن الكثير من المعلومات الأساسية، فقد تستمر لفترة أطول قليلاً. ولكن حتى ذلك الحين، ابذل قصارى جهدك لتكون قاسيًا. قطع أي شيء غير ضروري. تذكر أن الهدف هو الإعلام، وليس إرباكه.
دعونا نحلل هذه الأنواع الثلاثة الشائعة من المذكرات:
#1. مذكرة مقترحة
تخيل أن لدي فكرة لتحسين العملية. في مذكرة موحية، أقوم بتوضيح المشكلة، واقتراح الحل، وشرح الفوائد. إنه مثل تقديم اقتراح منطقي لزملائي، على أمل أن يروا قيمته ويفكروا في تنفيذه.
#2. مذكرة التأكيد
هذا هو كل شيء عن الوضوح و توثيق. لنفترض أننا قررنا تغيير وقت الاجتماع. سأقوم بإعداد مذكرة تأكيد لجميع المعنيين، تلخص التاريخ والوقت الجديدين. إنه يبقي الجميع على نفس الصفحة ويتجنب أي ارتباك في المستقبل.
#3. طلب مذكرة
بحاجة الى شيء؟ مذكرة الطلب هي صديقك! سأستخدمها لأطلب من أحد زملائي بأدب الحصول على معلومات أو موارد أو ربما موافقتهم على مشروع ما. المفتاح هنا هو أن أكون واضحًا بشأن ما أحتاج إليه وسبب أهميته.
على الرغم من اختلاف الغرض من كل مذكرة، إلا أن التنسيق العام يظل ثابتًا. فكر في الأمر كنموذج يمكننا جميعًا التكيف معه بناءً على الموقف. لذا، في المرة القادمة التي أحتاج فيها إلى التواصل مع زملائي، سأختار أسلوب المذكرة الذي يناسب احتياجاتي بشكل أفضل - إيحائية أو تأكيدية أو طلب معلومات.
هل المذكرة ملزمة قانونًا؟
عندما يتعلق الأمر بما إذا كانت المذكرة ملزمة قانونًا، فإن الأمر كله يتلخص في التفاصيل. كما ترون، مذكرة التفاهم (MOU) هي في الواقع أ وثيقة قانونية، ولكن هذا لا يعني تلقائيًا أنها ملزمة قانونًا.
وعادة ما يكون بمثابة مقدمة لعقد رسمي، مما يشير إلى أن الأطراف على وشك الدخول في اتفاق أكثر واقعية. ومع ذلك، فإن ما إذا كان له وزن قانوني يعتمد على اللغة المستخدمة والنوايا الكامنة وراءه.
في جوهرها، يمكن لمذكرة التفاهم أن تكون ملزمة قانونًا إذا حددت بوضوح نوايا الأطراف في الالتزام بشروطها. وهذا يعني أن اللغة يجب أن تعبر عن نية واضحة لإنشاء اتفاقية قابلة للتنفيذ قانونًا. إذا كانت المذكرة تفتقر إلى مثل هذه اللغة أو إذا كانت شروطها غامضة أو غامضة للغاية، فقد لا تعتبر ملزمة قانونًا.
لذا، في حين أن مذكرة التفاهم يمكن أن تشير إلى التكوين الوشيك للعقد، إلا أنها تشير إلى تشكيل وشيك للعقد الوضع القانوني يتوقف في النهاية على اللغة والظروف المحددة المعنية.
- الاتفاقية الاستشارية: المتطلبات ، وكيفية كتابتها ، والنموذج
- رائد الأعمال: ماذا يعني أن تكون واحدًا وكيف تبدأ
- إبقائها موجزة: نصائح لكتابة المذكرات الواضحة والدقيقة
- كيفية ملء حوالة بريدية بشكل صحيح: دليل خطوة بخطوة
الرقم المرجعي
