هل تبدو عملية البيع الخاصة بك وكأنها فوضى مع الصفقات التي تنزلق باستمرار من خلال الشقوق؟ إذا كان الأمر كذلك، فأنت لست وحدك. من خلال بحثي، وجدت أن 72% من الشركات تعاني من خطوط المبيعات غير المنظمة التي تؤدي إلى ضياع فرص الإيرادات. ومع ذلك، فقد كشفت أيضًا عن حل محتمل يساعد الشركات على التحكم في عملية مبيعاتها، وهو تنفيذ ما يسمى بنظام "مكتب الصفقات".
تظهر البيانات أن الشركات التي تستخدم مكتب الصفقات تحصل على رؤية كاملة لمكان كل صفقة. يمكنهم التعرف بسرعة على أهم العملاء المحتملين، والقبض على الصفقات العالقة قبل أن تتوقف، ومنع الفرص الواعدة من السقوط بالكامل. في المتوسط، من خلال بحثي، أدى وجود نظام مكتب صفقات مبسط إلى تسريع دورات المبيعات بنسبة 27٪.
ولكن ما هو بالضبط شيء "مكتب الصفقات" هذا؟ سيقوم هذا الدليل بتقسيمها بعبارات بسيطة بناءً على بحثي وتحليلي المكثف. ستتعرف على ما يفعله مكتب الصفقات، وكيف يدير الصفقات بشكل منهجي من البداية إلى النهاية، والفوائد الرئيسية التي يوفرها لزيادة المبيعات والنمو إلى الحد الأقصى.
النقاط الرئيسية
- الهدف هو زيادة الإيرادات من خلال ضمان تحرك الصفقات ذات القيمة العالية بسرعة عبر مسار تحويل المبيعات
- قم بإعطاء الأولوية للعميل طوال دورة المبيعات لأن تجربة العميل السيئة يمكن أن تؤدي إلى فقدان الزخم وعدم الارتباط وانطباع أولي سلبي عن الشركة والفرق التي يتعاملون معها.
- لتجنب التأثيرات غير المواتية، ويفضل أن يكون ذلك بشكل متكرر، قم بإجراء دراسة مكتبية للصفقات كلما قمت بتقييم عملية المبيعات الخاصة بك.
ما هو مكتب الصفقات
مكتب الصفقات هو فريق متعدد الوظائف مخصص لضمان إتمام وتوقيع الصفقات المعقدة ذات القيمة العالية. فهو يجمع جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين والمعلومات في مكان واحد ويضم في كثير من الأحيان ممثلين عن فريق المبيعات والشؤون المالية والقانونية والمنتج والتسويق ونجاح العملاء والدعم. قد يختلف الهيكل من منظمة إلى أخرى. تعمل مكاتب الصفقات على تعزيز كفاءة المبيعات وتقليل الاختناقات في عملية الصفقة من خلال التفاوض على أسعار محددة وإدارة العقود.
ما الذي يفعله مكتب الصفقات بالضبط؟
يمكن لمكاتب الصفقات أن تساعد المؤسسات سريعة النمو على تحقيق أهداف النمو القوية دون التضحية بتجربة العملاء أو جودة الخدمة أو الصعوبات التنظيمية.
تعمل مكاتب الصفقات أيضًا على توحيد العملية؛ من خلال إنشاء نماذج العقود وإجراءات الموافقة والأسئلة الشائعة وما إلى ذلك. في الأساس، يمكن للفرق التجارية تقصير دورة المبيعات وإبرام الاتفاقيات بشكل أكثر كفاءة، مع عدم قيام أي فريق بدور عنق الزجاجة.
من يدير مكتب الصفقات؟
سيحتاج الكثيرون إلى معرفة أنه غالبًا ما يتم تعيين فرق عمليات الإيرادات لإدارة مكتب الصفقات. في بعض الأحيان، يقوم مدير عمليات الإيرادات بدمج المعلومات من عدة فرق. في الشركات الكبيرة، يقدم مدير مكتب الصفقات أو الخبير المشورة لموظفي المبيعات ويساعد مندوبي المبيعات في إبرام المزيد من الصفقات.
كيف يعمل مكتب الصفقات
يقوم مكتب الصفقات، أو طاقم العمل المركز، بتسهيل المعاملات الحصرية الراقية. يعمل في كثير من الأحيان على حل المشكلات المعقدة باستخدام فريق متعدد الوظائف لإنشاء حلول غير معتادة إلى حد ما بالنسبة لقنوات المبيعات القياسية. الهدف هو زيادة الإيرادات من خلال ضمان تحرك الصفقات ذات القيمة العالية بسرعة عبر مسار تحويل المبيعات.
تعتبر مكاتب الصفقات مهمة للشركات لأنها تسمح لها بالتعامل مع طلبات المعاملات غير المتوقعة. كما أنها تؤثر أيضًا على المسؤوليات المتعلقة بالمبيعات، مثل التسعير والعقود، التي تساعد في عملية الصفقة الشاملة. ومع ذلك، يتعامل مكتب الصفقات مع بعض معاملات المبيعات فقط. يجب الاحتفاظ بموارد مكتب الصفقات للمواقف الصعبة ذات القيمة العالية من خلال السماح للصفقات المنتظمة بالمضي قدمًا خلال عملية البيع القياسية.
مسؤوليات مكتب الصفقات في عمليات المبيعات
تتطلب مكاتب الصفقات قوة وسلطة كبيرة لإصدار الأحكام التجارية. ويجب أن يتمتعوا بالخبرة والقوة والسلطة اللازمة للتنقل بين الإجراءات البيروقراطية ووضع تسعير سليم وأحكام التفاوض على العقود.
#1. وهم مسؤولون عن إدارة الصفقة
مكاتب الصفقات مسؤولة عن الإشراف على عملية الصفقة الكاملة في المعاملات المعقدة. أي شيء خارج الحدود الممنوحة لمنظمة المبيعات لسلطة التسعير والتعاقد يوصف بأنه "صفقات معقدة".
#2. أنها تساعد في الموافقة على الصفقة
كما ذكرت سابقًا، فإن مفهوم مكتب الصفقات هو عملية موافقة مطلوبة في دورات المبيعات المختلفة في المؤسسات. تقوم مكاتب الصفقات بمراجعة والموافقة على كل صفقة تدخل إلى شركتك. يلعب هذا دورًا حاسمًا في عمليات المبيعات العامة.
#3. أنها تحدد المعلمات المشتركة
يمكن لمؤسسة المبيعات استخدام معلمات "الصفقة القياسية"، والأدوات التي توفرها مكاتب الصفقات وتديرها. يعد هذا أيضًا مطلبًا أساسيًا لأنه بدون معايير محددة بشكل صحيح، كيف يمكن تنفيذ أنشطة المبيعات بفعالية؟
#4. إدارة المشاكل الداخلية
تميل المشكلات الداخلية التي تحتاج إلى إدارتها بنجاح إلى التزايد، ونتيجة لذلك، يكون لها تأثير ضار على عمليات المبيعات الإجمالية. مكاتب المعاملات هي نقطة الاتصال الرئيسية لمؤسسة المبيعات لمفاوضات المعاملات وحل النزاعات الداخلية.
#5. مساعدة في الحصول على إجابات
لكي تكون في هذا المنصب، يجب أن تكون مبدعًا وذو أهداف محددة. تُمنح مكاتب الصفقات سلطة تطوير حلول الصفقات غير القياسية مع الحفاظ على اتساق العلامة التجارية لشركتك.
كيفية تنفيذ مكتب الصفقات
إذا كنت تفكر في إنشاء مكتب للصفقات، فإليك بعض النصائح للبدء
#1. وضع أهداف وتوقعات واضحة
قبل أي شيء آخر، من الضروري تحديد ما سيفعله مكتب الصفقات. يعد تحديد واجبات الزملاء الآخرين أمرًا بالغ الأهمية أيضًا. يساعد وجود هذه الأهداف والنتائج الرئيسية والأدوار المحددة على ضمان أن تكون جميع الفرق المشاركة على نفس الصفحة.
#2. تأكد من أن الفرق المشاركة متفقة
لضمان عمل مكتب المعاملات بسلاسة، يجب مواءمة أصحاب المصلحة وموارد التوريد الخاصة بهم. ويضمن ذلك تدفقًا متسقًا وسلسًا للمعلومات، مما يسمح للمبيعات بإبرام اتفاقيات دون إثارة أي أسئلة. في الحالة القانونية، قد يستلزم ذلك تقديم صفحة توفر إجابات على المشكلات الشائعة، مما يلغي الحاجة إلى استدعاء المبيعات بشكل قانوني في كل مرة يتم فيها التفاوض على العقد.
#3. السماح للفرق بالتعاون بنجاح
يحتاج مكتب الصفقات إلى السلطة والمساءلة لاتخاذ القرارات دون إشراك الآخرين، مما يضمن تمكينهم. يمكن للفرق القانونية أن تسمح للمبيعات باتخاذ القرارات بناءً على شروط العقد غير القياسية، أو قد تقوم بإنشاء نظام موافقة يتطلب مراجعة قانونية عندما ينحرف العقد عن المعلمات المحددة مسبقًا.
#4. لا تتجاهل أهم أصحاب المصلحة
يهدف مكتب الصفقات إلى مساعدة المبيعات على إبرام الصفقات بسرعة أكبر، ولكن ليس على حساب تجربة العميل. تأكد من إعطاء الأولوية للعميل طوال دورة المبيعات لأن تجربة العميل السيئة يمكن أن تؤدي إلى فقدان الزخم وفك الارتباط وانطباع أولي سلبي عن الشركة والفرق التي يتعاملون معها. بغض النظر عن مدى كفاءة مكتب الصفقات، إذا كان العميل أو العميل لديه تجربة سيئة، فلن تتلقى المبيعات التوقيعات على الخطوط المنقطة.
#5. فكر في استخدام برامج مكتب الصفقات
يمكن لبرامج مكتب الصفقات، والتي غالبًا ما تكون برامج أتمتة المبيعات، مساعدة الفرق في التعامل مع صفقاتهم والحفاظ عليها بكفاءة أكبر. يمكن أن يؤدي أيضًا دمج هذا البرنامج مع نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) المفضل للمبيعات إلى تدفق البيانات في اتجاهين، مما يحافظ على تحديث كل شيء ويساعد الفرق في التحكم في الإصدار.
قائمة مرجعية لمكتب الصفقات.pdf
كيفية إعداد مكتب صفقات ناجح
مثل أي شيء آخر في شركتك، يتم تحديد فعالية مكتب الصفقات الخاص بك كأصل ناجح من خلال كيفية تنظيمه وتنظيمه.
خذ بعين الاعتبار أفضل الممارسات التالية لإنشاء مكتب صفقات ناجح، وتجنب بعض الأسباب النموذجية لفشل مكاتب الصفقات:
#1. تحديد واجبات جميع موظفي مكتب الصفقات وأصحاب المصلحة
كل مكتب صفقة فريد من نوعه، وقد يختلف إعداده وهيكله بين الشركات. يعد تحديد واجبات ومسؤوليات جميع موظفي مكتب الصفقات وتوقعات كل أصحاب المصلحة الذين سيتعاونون مع فريق مكتب الصفقات أمرًا بالغ الأهمية.
كان لدي صديق بدأ في إنشاء مكتب للصفقات؛ وبعد أن قام بتحديد مهام مكتب الصفقات، تأكد من أن الفريق لديه السلطة للقيام بواجباته بكفاءة. على سبيل المثال، وافق على أن يكون لمكتب الصفقات القول الفصل في ترتيبات الأسعار غير القياسية والسماح لهم باستخدام سلطتهم هنا. يحتاج موظفو مكتب الصفقات أيضًا إلى أدوات لمساعدتهم على البقاء منظمين والأداء بكفاءة، لذا فكر في استخدام برامج مكتب صفقات قوية أو البحث عن برامج أتمتة المبيعات والحل الأفضل لفريقك.
#3. ضع عميلك في الاعتبار طوال عملية البيع
لا ينبغي لمكتب الصفقات أن يساعد الفرق الداخلية على التعاون فحسب، بل يجب أن يوفر أيضًا تجربة رائعة لجميع العملاء المحتملين. يعد فهم رحلة المشتري أمرًا مهمًا لاستراتيجيتك وعملياتك.
كيفية إنشاء مكتب صفقات فعال
أنشئ تدفقًا قويًا للعملية مسبقًا لضمان عمل مكتب الصفقات الخاص بك بسلاسة. سيتم تكليف أعضاء الفريق الذين يعملون في مكتب الصفقات بمهام خارج نطاق المعاملات التي تتم عبر المكتب، لذا يعد الحصول على الجميع على نفس الصفحة وتحديد أولويات المهام بشكل مناسب أمرًا بالغ الأهمية.
#1. ضع توقعات
تستخدم كل مؤسسة مكتب الصفقات الخاص بها بشكل مختلف، والخطوة الأولى هي تحديد أهداف مكتب الصفقات الخاص بك. افحص عمليات البيع الخاصة بك وحدد أي فجوات تحتاج إلى سدها. اطرح الأسئلة التالية:
- أين يمكن لموظفي المبيعات الحصول على المساعدة؟
- ما هي العيوب الموجودة في عملية البيع الحالية لدينا؟
- كيف يمكننا تحسين الجداول الزمنية لدورة المبيعات ومعدلات الفوز؟
استخدم إجاباتك لتحديد التوقعات بشأن ما تريد أن يفعله مكتب الصفقات الخاص بك. على سبيل المثال، قال الصديق الذي تحدثت عنه سابقًا إن الموظفين يعانون من الصفقات ذات القيمة العالية لأنهم يحتاجون إلى المزيد من الوقت والجهد، وقد يتعامل معهم مكتب الصفقات من البداية إلى النهاية. وبهذه الطريقة، تحظى هذه الصفقات بقدر أكبر من الاهتمام والمساعدة، مما يمنح الآخرين مزيدًا من الوقت للتركيز على العروض ذات القيمة الأقل.
#2. حدد استراتيجية عملك
يحتاج كل فريق إلى استراتيجية لإنجاز الأمور. من خلال إنشاء سير العمل الخاص بك من البداية، يمكنك التأكد من أنه عندما يجتمع أعضاء الفريق، فإنهم يعرفون بالضبط ما يجب إنجازه وكيفية تنفيذه.
#3. حدد فريقك دائمًا
بمجرد تحديد متطلبات مكتب الصفقات الخاص بك، يجب أن يكون من السهل تحديد أعضاء الفريق الذين تحتاجهم. إذا اخترت أن يتعامل مكتب الصفقات الخاص بك مع الصفقات ذات القيمة العالية من البداية إلى النهاية، فسوف تحتاج إلى أعضاء فريق يمكنهم إدارة كل مرحلة من مراحل عملية المبيعات، بما في ذلك:
- مندوب مبيعات
- عضو الفريق القانوني
- عضو الفريق المالي
- عضو فريق التسويق
- عضو فريق نجاح العملاء.
سيتعامل هؤلاء المحترفون مع توليد العملاء المحتملين، وإعداد العقود، والتسعير، وهيكلة الصفقات، والمشاركة في الصفقات ذات القيمة العالية، بينما سيركز فريق المبيعات على الصفقات ذات القيمة المنخفضة.
#4. اضبط استراتيجيتك حسب الضرورة
استخدم نتائج التحقيق الخاص بك لضبط استراتيجية مكتب الصفقات الخاص بك. في حين أن مكتب الصفقات يمكن أن يزيد من تدفق مبيعاتك، فإن الفريق الذي يعمل بشكل سيء يمكن أن يقلل من الربحية. لتجنب التأثيرات السلبية، قم بإجراء دراسة مكتبية للصفقات كلما قمت بتقييم عملية المبيعات الخاصة بك، ويفضل أن يتم ذلك بشكل متكرر. وبهذه الطريقة، يمكنك تتبع تقدم الفريق وفعاليته.
#5. قم بتعيين معايير الصفقة
الآن بعد أن أصبح لديك فريق عمل جاهز للتعامل مع مكتب الصفقات، قم بتحديد المعايير التي يتم من خلالها تصنيف الاتفاقيات على أنها ذات قيمة عالية. قد تشمل معايير تحديد ما يشكل معاملة عالية القيمة (أو معقدة) ما يلي:
- العملاء مع مستوى معين من الشهرة
- العملاء فوق ميزانية معينة
- العملاء مع عدة نقاط اتصال
- يحتاج العملاء إلى الكثير من المشاركة.
إذا كنت تريد أن يقوم مكتب الصفقات الخاص بك بإدارة الصفقات ذات القيمة العالية من البداية إلى النهاية، فيجب على فريق المبيعات إعادة توجيه جميع العملاء المتوقعين الذين يستوفون المعايير. ومع ذلك، قد يشارك مكتب الصفقات في أي مرحلة من عملية البيع. على سبيل المثال، لا يكون إرسال عملاء محتملين ذوي قيمة عالية إلى مكتب الصفقات أكثر فعالية إلا بعد أن يقوم مندوب المبيعات برعايتهم.
أهم 5 علامات تدل على أنك بحاجة إلى مكتب للصفقات
لماذا تحتاج إلى مكتب الصفقات في المقام الأول؟ لقد أظهر بحثي أن ما يلي هو أهم 5 أسباب ستحتاج فيها إلى إنشاء مكتب للصفقات.
#1. مندوبي المبيعات لديك أكثر من مطلوبين
أذكر أنني عملت مع شركة تضم أكثر من عشرة مندوبي مبيعات وأواجه العديد من العقبات. يصبح الحفاظ على التنسيق والاتساق أكثر صعوبة، مما يؤدي إلى رسائل متسقة وسوء فهم العملاء.
تتطلب إدارة القوى العاملة الكبيرة قيادة قوية وتتبع الأداء. يتطلب تخصيص الأراضي وتوزيع الرصاص إعدادًا دقيقًا. قد تحدث منافسة بين الممثلين، مما يؤثر على علاقات الفريق. قد يؤدي التوسع بدون الأنظمة والعمليات المناسبة إلى عدم الكفاءة. علاوة على ذلك، يصبح الحفاظ على ثقافة مبيعات متسقة أمرًا صعبًا.
#2. الإيرادات والهوامش لا تلبي الأهداف
عندما تكون الإيرادات والربحية أقل من أهداف العمل، يمكن أن يكون إنشاء مكتب صفقات خيارًا مناسبًا. تعمل مكاتب الصفقات على تبسيط الأسعار والشروط والمناقشات، مما يضمن تلبية الصفقات لأهداف الربحية. تعمل على تحسين انضباط الأسعار وتقليل الخصومات وإيجاد فرص مربحة.
علاوة على ذلك، تشجع مكاتب الصفقات على التوحيد والشفافية والتعاون بين الوظائف في عمليات صنع الصفقات، مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات أفضل. وأخيرًا، فهي تساعد في تحسين الاتفاقيات وزيادة الإيرادات وحماية الهوامش، مما يجعلها أصولًا لا تقدر بثمن للشركات التي تواجه مشكلات في الإيرادات والهامش.
#3. الآثار السلبية للمستوى دون الأمثل
يمكن لمكتب الصفقات أن يعزز بشكل كبير عملية عرض الأسعار للطلب البطيئة من خلال تبسيط وزيادة الكفاءة. فهو يعمل على مركزية إدارة المعاملات، مما يضمن توافق الأسعار مع خطط التسعير والشروط وأهداف الربحية. يعمل مكتب الصفقات على تقليل الأخطاء والتأخير من خلال تعزيز التواصل والتنسيق الواضح بين أقسام المبيعات والمالية والشؤون القانونية. كما أنه يحسن الرؤية فيما يتعلق بتقدم الصفقة والعقبات، مما يسمح باتخاذ إجراءات فورية.
#4. هياكل المعاملات المعقدة
يساعد مكتب الصفقات في التعامل مع المعاملات المعقدة من خلال تقديم المعرفة والتنظيم. فهو يجمع بين فرق متعددة الوظائف، وبالتالي تحسين التواصل وصنع القرار. تقوم مكاتب الصفقات بتقييم جدوى الصفقة، والتأكيد على الاتساق مع أهداف الشركة وتحمل المخاطر. يقومون بتطوير نماذج تسعير موحدة، والتعامل مع تعقيدات العقود، وتحسين الشروط لتقصير وقت التفاوض وتحسين جودة الصفقة. يمكن أن توفر مكاتب الصفقات رؤية أفضل لتقدم الصفقة، مما يسمح للفرق بمعالجة الصعوبات بشكل استباقي.
في الختام، تعمل مكاتب الصفقات على تبسيط وتنظيم تعقيدات المعاملات المعقدة، وتعزيز الكفاءة، وتقليل المخاطر، وفي نهاية المطاف، تحسين معدل نجاح هذه المعاملات ذات القيمة العالية.
#5. نطاق معدلات النمو السنوية
يعد تقديم مكتب المعاملات لتحقيق نمو سنوي بنسبة 10-20% أمرًا استراتيجيًا. فهو يضمن عمليات معاملات قابلة للتطوير ومتسقة يمكنها التعامل مع حجم المبيعات المتزايد. تعمل مكاتب الصفقات على تحسين الأسعار والشروط لحماية الهوامش مع تعزيز النمو. يضيفون التماسك إلى أساليب المبيعات من خلال ربط الفرق بأهداف الشركة. ومع ازدياد تعقيد الأسواق، تحافظ مكاتب الصفقات على السيطرة وإدارة المخاطر وتحسين كفاءة التفاوض. إنهم يشجعون التعاون بين الوظائف، مما يقلل من الاختناقات.
ما هو مكتب صفقات التسعير؟
مكتب الصفقات هو فريق متعدد الوظائف يدير عملية عرض الأسعار إلى النقد. إنه مركز مركزي يجمع أصحاب المصلحة من المبيعات والتمويل والتسويق ونجاح العملاء والشؤون القانونية لضمان المشاركة والمشاركة لتحسين عملية المبيعات.
كيفية بناء مكتب الصفقات؟
وآخرون التوقعات. تستخدم كل مؤسسة مكتب الصفقات الخاص بها بشكل مختلف، والخطوة الأولى هي تحديد أهداف مكتب الصفقات الخاص بك.
- تحديد فريقك.
- تحديد معايير الصفقة.
- تحديد نهج العمل الخاص بك.
- تحليل نجاحك.
- قم بمراجعة خطتك حسب الضرورة.
وفي الختام
إن التعرف على الإشارات التي تشير إلى أن شركتك تحتاج إلى مكتب صفقات هو الخطوة الأولى نحو تحسين إجراءات عقد الصفقات الخاصة بك. ومن تناقضات التسعير إلى تعقيدات التوسع السريع، توفر هذه المؤشرات إرشادات مفيدة لاتخاذ الإجراءات اللازمة. يمكن أن يكون مكتب الصفقات المُنفذ بشكل جيد هو المفتاح لتحويل عمليات المبيعات لديك، وضمان الربحية، ودعم النمو على المدى الطويل.
خذ وقتك عندما تصبح المشكلات مستعصية على الحل؛ بدلاً من ذلك، اغتنم الفرصة لزيادة الإنتاجية والحفاظ على الهوامش وتمكين فريقك من التفاوض بثقة في عالم المفاوضات المعقد. اقبل إمكانات مكتب الصفقات لدفع شركتك إلى تحقيق نجاح أكبر في المشهد التنافسي اليوم.
مراجع حسابات
