كمدير مالي في شركة متنامية، قد تجد نفسك في موقف صعب فيما يتعلق بتتبع نفقاتك. يعد تقرير النفقات وثيقة حيوية وجدتها ضرورية لتصنيف وتصنيف النفقات التي يتكبدها الموظفون نيابة عن المنظمة. إنها أداة قيمة لتتبع إنفاق الأعمال، والسعي إلى السداد، وتسهيل العمليات المتعلقة بالضرائب. يعد فهم أهمية تقارير النفقات وكيفية إنشائها أمرًا بالغ الأهمية للإدارة المالية الفعالة داخل الشركة. أنا متأكد من أنك تريد المزيد من المعلومات حول تقارير المصروفات وأمثلتها وتنسيقها ونموذج تقرير المصروفات، الذي يمكنك الاطلاع عليه. يمكن أن يساعدك هذا في تتبع إنفاق عملك ومشروعك وتنظيم الوقت الضريبي.
النقاط الرئيسية
يعد تقرير النفقات وثيقة حيوية لتفصيل وتصنيف النفقات التي يتكبدها الموظفون نيابة عن المنظمة. إنها أداة قيمة لتتبع إنفاق الأعمال، والسعي إلى السداد، وتسهيل العمليات المتعلقة بالضرائب.
قالب تقرير المصروفات هو تنسيق مصمم مسبقًا يساعد الموظفين على تنظيم نفقاتهم وعرضها بشكل واضح ومتسق. ويتضمن عادةً أقسامًا للتاريخ ووصف النفقات والفئة والمبلغ وأي ملاحظات إضافية.
مثال على تقرير النفقات يمكن أن يكون مستندًا يوضح بالتفصيل جميع النفقات المتكبدة أثناء رحلة العمل، بما في ذلك السفر والإقامة والوجبات والنفقات الأخرى ذات الصلة. سيتضمن التقرير عادةً التواريخ وأوصاف التكاليف والمبالغ والإيصالات للتحقق منها.
ينظم تنسيق تقرير المصروفات التفاصيل، بما في ذلك التاريخ والنوع والوصف والمبلغ. ويتضمن أيضًا أقسامًا لمعلومات الموظف وفترة إعداد التقارير وإجمالي النفقات وتوقيعات الموافقة. يمكن تعديل العناصر النائبة لتناسب متطلبات محددة.
تساعد تقارير المصروفات على تتبع إنفاق الأعمال ويتم إصدارها عادةً شهريًا أو ربع سنويًا أو سنويًا. تعد تقارير النفقات الشهرية والربع سنوية ضرورية لمراقبة جميع مشتريات الشركة خلال تلك الفترة.
ما هو تقرير النفقات
تقرير النفقات هو عندما يطلب الموظف سداد نفقات الشركة التي دفعها بأمواله الخاصة. تتم كتابة هذه النفقات على تقرير ورقي أو مستند رسمي. يتم تنظيمها حسب فئات مثل اللوازم المكتبية أو الوجبات أو المسافة المقطوعة. يجب أن يتم تفصيل هؤلاء الموظفين لكي يتم إدراج كيانات متعددة مع تكاليفهم. ويساعد ذلك في تقديم المزيد من التفاصيل في عملية التدقيق لتسهيل الموافقة عليها بدلاً من إدراج النفقات المتكبدة. عادةً، يتم أيضًا تقديم تقرير الإنفاق مع الإيصالات المقابلة لكل عملية شراء مفصلة.
نموذج تقرير المصاريف
يعد قالب تقرير النفقات طريقة سهلة لتتبع الإنفاق. ولكن مع نمو نفقات مؤسستك، ستحتاج إلى التحديث إلى برنامج تتبع النفقات الذي يوفر الوقت.
يتوفر قالب حساب نفقات Excel مجاني من Microsoft Office.
يمكن أن يساعدك سجل الأميال المقطوعة لبرنامج Excel هذا في تتبع الأميال المقطوعة وتعويضها.
يتم تتبع نفقات رحلتك وإضافتها باستخدام قالب حساب النفقات المباشر القابل للطباعة.
تقرير النفقات هو مستند يوضح بالتفصيل جميع النفقات المتكبدة أثناء رحلة العمل، بما في ذلك السفر والإقامة والوجبات والنفقات الأخرى ذات الصلة. يتضمن التقرير عادةً التواريخ وأوصاف النفقات والمبالغ والإيصالات للتحقق منها.
تقرير المصاريف
اسم الموظف: جونسون القسم: المبيعات فترة التقرير: يناير 2024
التاريخ
نوع النفقات
الوصف
المقدار
01/05/24
السفر
رحلة ذهابًا وإيابًا إلى نيويورك
$350.00
01/06/24
الإقامة
الإقامة في الفندق لاجتماع العميل
$200.00
01/10/24
الوجبات
العشاء مع العملاء
$75.00
01/15/24
وسائل النقل
أجرة التاكسي إلى المطار
$30.00
01/20/24
لوازم
اللوازم المكتبية للعرض
$50.00
01/25/24
منوع
رسوم وقوف السيارات
$20.00
إجمالي النفقات: 725.00 دولار
موافقة:
أشهد أن النفقات المذكورة أعلاه كانت دقيقة وتم تكبدها أثناء عمل الشركة.
في هذا المثال، قام جونسون، موظف المبيعات، بملء تقرير المصروفات لشهر يناير 2024. وقام بإدراج النفقات المختلفة المتكبدة أثناء الأنشطة التجارية، بما في ذلك السفر والإقامة والوجبات والنقل والإمدادات والمصروفات المتنوعة. إجمالي النفقات 725.00 دولارًا. وقد وقع جونسون على التقرير للتأكد من دقته، كما أن موافقة مديره مطلوبة أيضًا لسداد التكاليف.
تنسيق تقرير النفقات
تنسيق تقرير النفقات
فيما يلي التنسيق الأساسي لتقرير الإنفاق:
تقرير المصاريف
معلومات الموظف:
الاسم: [اسم الموظف]
القسم: [اسم القسم]
معرف الموظف: [معرف الموظف]
فترة إعداد التقارير: [تاريخ البدء] إلى [تاريخ الانتهاء]
تفاصيل النفقات:
التاريخ
نوع النفقات
الوصف
المقدار
[شهر/يوم/سنة]
[نوع النفقات 1]
[وصف النفقات]
XX $ XX
[شهر/يوم/سنة]
[نوع النفقات 2]
[وصف النفقات]
XX $ XX
[شهر/يوم/سنة]
[نوع النفقات 3]
[وصف النفقات]
XX $ XX
[شهر/يوم/سنة]
[نوع النفقات 4]
[وصف النفقات]
XX $ XX
[شهر/يوم/سنة]
[نوع النفقات 5]
[وصف النفقات]
XX $ XX
[شهر/يوم/سنة]
[نوع النفقات 6]
[وصف النفقات]
XX $ XX
[شهر/يوم/سنة]
[نوع النفقات 7]
[وصف النفقات]
XX $ XX
[شهر/يوم/سنة]
[نوع النفقات 8]
[وصف النفقات]
XX $ XX
[شهر/يوم/سنة]
[نوع النفقات 9]
[وصف النفقات]
XX $ XX
[شهر/يوم/سنة]
[نوع النفقات 10]
[وصف النفقات]
XX $ XX
إجمالي النفقات: $[المبلغ الإجمالي]
الإيصالات المرفقة: [نعم/لا]
موافقة:
أشهد أن النفقات المذكورة أعلاه دقيقة وتم تكبدها أثناء سير أعمال الشركة.
يتيح هذا التنسيق تنظيمًا واضحًا لتفاصيل النفقات، بما في ذلك التاريخ والنوع والوصف والمبلغ. ويتضمن أيضًا أقسامًا لمعلومات الموظف وفترة إعداد التقارير وإجمالي النفقات وتوقيعات الموافقة. اضبط العناصر النائبة حسب الحاجة لتناسب متطلباتك المحددة.
كيفية إنشاء تقرير المصاريف
إذا كنت تستخدم برامج محاسبة الأعمال الصغيرة مثل QuickBooks Online أو Xero أو FreshBooks، فمن المحتمل أنك تدرك أنه لا يمكنك إنشاء أو ملء حساب مصروفات في هذه الأنظمة والأنظمة المشابهة. وبدلاً من ذلك، تعاونت معظم حزم برامج محاسبة الشركات الصغيرة مع تطبيقات حسابات المصروفات التابعة لجهات خارجية والمصممة لمراقبة الإنفاق وإنتاج حسابات المصروفات. يمكنك أيضًا استخدام قالب Microsoft Excel أو قوالب مجانية عبر الإنترنت.
اعتمادًا على نشاطك التجاري، وبرامج المحاسبة التي تستخدمها، ومدى أتمتة العملية التي تريدها، هناك طرق مختلفة لإعداد أو ملء حساب النفقات. بغض النظر عن الأدوات التي تستخدمها، فإن الشيء الأكثر أهمية هو أن تقوم بإنشاء واحدة.
تحدد سياسات الشركة وطبيعة العمل أهلية تقديم حسابات النفقات. وفي كثير من الأحيان، يقتصر الأمر على المديرين حصريًا؛ ومع ذلك، في بعض السيناريوهات، يمكن للأفراد المصرح لهم بإنفاق الأموال لتلبية احتياجات العمل المعتمدة والسعي للحصول على تعويضات أيضًا تقديم التقارير. في بعض الأحيان، هناك بند يسمح لأي شخص بتقديم تقرير، ولكنه يتطلب موافقة المدير.
مبلغ الدفعة الكاملة، بما في ذلك الضرائب والرسوم الأخرى المرتبطة بها.
في بعض الحالات، يتم تزويد الموظفين بمبلغ معين مقدمًا لتغطية نفقات العمل. وفي هذه الحالات، تقوم تقارير النفقات بتتبع النفقات التي تم إجراؤها مقابل الدفعة المقدمة. ال قسم المالية ستظل تسجل المبلغ المسترد كمصروفات تجارية، ولكن لن يكون هناك أي تعويض. وبدلاً من ذلك، سيقوم الفريق المالي بخصم التكلفة الإجمالية من سلفة الموظف.
ما هو الفرق بين الفاتورة وتقرير النفقات؟
في المخطط الكبير للتعاملات التجارية، الفاتورة هي رسالة ترسلها الشركة إلى عملائها الكرام، وتحثهم بأدب على تسوية فاتورة الخدمات أو البضائع القيمة التي تلقوها. على العكس من ذلك، فإن تقرير النفقات يشبه نداء متواضعا من الموظف إلى رؤسائه، حيث يطلب منهم السداد بعد أن يتحملوا النفقات المتكبدة أثناء تمثيل الشركة. بينما تركز الفواتير على طلب الأموال من العملاء، تركز تقارير الإنفاق على طلب استرداد الأموال من صاحب العمل، مما يضمن بقاء الدفاتر المالية متوازنة وحصول الجميع على مستحقاتهم.
كم مرة يتم إعداد تقارير النفقات؟
تساعد تقارير النفقات في تتبع إنفاق الأعمال ويتم إنشاؤها عادةً شهرية أو ربع سنوية أو سنوية. تعد تقارير الإنفاق الشهرية والربع سنوية ضرورية لتتبع جميع مشتريات الشركة خلال تلك الفترة.
أهمية تقرير النفقات
الائتمان: الصحافة
فيما يلي فوائد تقارير الإنفاق:
#1. تتبع الإنفاق
تمكن تقارير النفقات الشركات من مراقبة وتتبع إنفاقها بدقة. من خلال توثيق جميع النفقات التي يتكبدها الموظفون، سواء للسفر أو الإمدادات أو غيرها من الأغراض المتعلقة بالعمل، يمكن للشركات الحصول على نظرة ثاقبة لأنماط إنفاقها وتحديد المجالات التي يمكن فيها تحسين التكاليف أو تخفيضها.
# 2. مراقبة الميزانية
تساعد تقارير النفقات الشركات في الحفاظ على سيطرتها على ميزانياتها. ومن خلال تسجيل النفقات وتصنيفها، يمكن للشركات مقارنة الإنفاق الفعلي بالمبالغ المدرجة في الميزانية، مما يسمح لها بتحديد التناقضات واتخاذ الإجراءات التصحيحية لضمان تحقيق الأهداف المالية.
# 3. السداد
تقارير النفقات هي الأساس لتعويض الموظفين عن النفقات المتعلقة بالأعمال التي دفعوها من جيوبهم. ومن خلال تقديم تقارير مفصلة عن الإنفاق، يمكن للموظفين التأكد من أن تعويضاتهم دقيقة وسريعة، مما يعزز الروح المعنوية والتحفيز.
#4. الامتثال والتدقيق
تعتبر تقارير النفقات حاسمة في ضمان الامتثال لسياسات الشركة والمتطلبات التنظيمية. يمكن للشركات إظهار الشفافية والمساءلة في عملياتها المالية من خلال توثيق النفقات بدقة ودقة. بالإضافة إلى ذلك، توفر تقارير النفقات سلسلة من الوثائق التي يمكن استخدامها أثناء عمليات التدقيق للتحقق من شرعية النفقات وضمان الامتثال التنظيمي.
#5. أغراض الضريبة
الائتمان: روبيكسل
تعد تقارير النفقات ذات قيمة للأغراض المتعلقة بالضرائب. يمكن للشركات خصم نفقات معينة من الدخل الخاضع للضريبة، وخفض التزاماتهم الضريبية. ومن خلال الاحتفاظ بتقارير إنفاق مفصلة ودقيقة، يمكن للشركات دعم التخفيضات الضريبية وتقليل مخاطر عمليات التدقيق أو العقوبات من السلطات الضريبية.
ما هي عملية تقارير المصاريف؟
كيفية إعداد حساب المصروفات لشركتك الصغيرة
وضع سياسة.
بناء نموذج تتبع حساب.
احتفظ بالإيصالات في مكان منفصل.
تحقق من إنفاقك مرتين.
لخص نفقاتك وإيصالاتك.
الموافقة على التقارير بسرعة والتعامل مع عمليات السداد.
أفضل 5 ممارسات لإعداد تقارير النفقات في شركتك.
ما هو تقرير المصاريف اليومية؟
يمكن للموظفين تتبع إنفاقهم في نهاية اليوم باستخدام نموذج حساب المصروفات اليومية. سواء كنت تدير فريقًا صغيرًا أو مكتبًا كبيرًا، فإن نموذج حساب المصروفات اليومية الموجود على موقع الويب الخاص بك سيساعدك على توفير الوقت والمال.
ماذا تسمي تقرير المصاريف؟
يقدم تقرير المصروفات تفاصيل التكاليف المرتبطة بإدارة الشركة. قد تطلب الشركات الصغيرة حساب نفقات الموظف لتعويضهم عن النفقات المتعلقة بالعمل مثل الغاز أو الطعام.
باعتباري مدير أعمال معتمدًا يتمتع بسنوات من الخبرة في مجال الأعمال، فقد عززت مهاراتي في صياغة محتوى عملي وثاقب للأعمال والتقنية. من تحليلات السوق إلى استراتيجيات ريادة الأعمال، تترجم خبرتي مفاهيم وبيانات الأعمال المعقدة إلى أوصاف يسهل الوصول إليها وجذابة. أنا أيضًا كاتب تحسين محركات البحث شغوف بصياغة روايات جذابة ومقالات مقنعة. يبرع في تحليل البيانات، والاستفادة من المهارات التحليلية لاستخلاص الأفكار وتعزيز استراتيجية المحتوى.
جدول المحتويات إخفاء تسويق المتسوقين مزايا التسويق للمتسوقين أمثلة عن تسويق المتسوقين قائمة وكالات تسويق المتسوقين ما الذي يجعل تسويق المتسوقين مهمًا؟ المتسوق ...
جدول المحتويات إخفاء ما هو الترويج المتبادل؟ ما هو الترويج المتبادل على وسائل التواصل الاجتماعي؟ ترويج شارع الترويج للصليب الأحمر هل يعمل الترويج المشترك؟ ما هو ...
