هل سبق لك أن تعرضت لموقف احتجت فيه إلى تذكير شخص ما بشيء مهم، ولكنك لم ترغب في أن تبدو انتهازيًا أو غير صبور؟ بالطبع، لديك. إن معرفة كيفية ووقت إرسال رسالة تذكير ودية بالبريد الإلكتروني هي معضلة اجتماعية يعرفها معظم الناس جيدًا. قد يكون تحقيق التوازن بين الحاجة إلى إنجاز الأمور والحاجة إلى احترام استقلالية شخص آخر أمرًا صعبًا للغاية.
على مدى 319 مليار بريد إلكتروني يتم إرسالها يوميا، في حين أن متوسط سعر الفتح هو 16.97% في جميع الصناعات. وهذا يعني أنه يتم التغاضي عن مليارات رسائل البريد الإلكتروني في صناديق البريد الوارد في كل مكان. إذن، ما الذي يمكنك فعله لفتح رسالتك دون أن تكون انتهازيًا أو غير مرغوب فيه؟
يمكن حل معضلة آداب السلوك بسهولة من خلال تذكير مكتوب جيدًا. هذه رسائل توصل الهدف دون إثارة مشاعر سلبية. إنهم محترفون وفعالون، لكنهم ودودون ولطيفون.
تعد معرفة كيفية كتابة رسالة تذكير ودية بالبريد الإلكتروني واحدة من أفضل الأدوات لتحفيز الأشخاص بشأن الاجتماعات القادمة والمدفوعات الفائتة وطلبات العمل والأحداث المهمة والمزيد. وعندما يتم تنفيذها بشكل صحيح، يمكن أن تكون الفكرة الجيدة مصدر ارتياح للمستلمين إذا حصلت على النغمة والتوقيت المناسبين.
الوجبات السريعة الرئيسية
- تُعد رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية الودية طريقة رائعة لجذب المشتركين لديك وحثهم على التصرف. عند التخطيط لإعداد رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية، تذكر دائمًا النصائح وأفضل الممارسات التالية:
- اجعل رسائل التذكير ورسائل البريد الإلكتروني قصيرة وواضحة؛
- قم بإنشاء سطور موضوعات البريد الإلكتروني للتذكير التي تتوقف عن التمرير والتي تجذب الانتباه الفوري؛
- ضع دائمًا وجهة نظر جمهورك في الاعتبار عند كتابة رسالة تذكير عبر البريد الإلكتروني؛
- لا تكن أبدًا انتهازيًا أو مهددًا في رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية
ما هو البريد الإلكتروني للتذكير؟
يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية لتذكير شخص ما بالاجتماعات القادمة أو المواعيد أو جداول الأعمال المنسية أو لمتابعة المحادثات السابقة. وهي على نوعين عموماً:
- رسائل البريد الإلكتروني التي تكون بمثابة تلخيص للمكالمة أو الاجتماع الذي تم عقده للتو مع متابعة الإجراء المستقبلي؛
- يتم إرسال رسائل التذكير لمتابعة شيء فشل في الحدوث. على سبيل المثال، متابعة الموعد النهائي الفائت أو عدم الرد بعد البريد الإلكتروني/المكالمة الأولية.
في هذه المقالة، سأوضح لك كيفية إنشاء رسائل بريد إلكتروني كهذه، بالإضافة إلى الأمثلة والقوالب. لكن أولاً، دعنا نتعرف على الوقت المناسب لإرسال رسالة تذكير ودية عبر البريد الإلكتروني، وكيفية العثور على التوقيت المثالي لك.
متى يجب عليك إرسال رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني؟
تكون رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية مفيدة عندما يأتي شيء مهم أو عندما يكون من المفترض أن يحدث شيء ما ولكن لم يحدث. فيما يلي بعض المواقف التي قد تستفيد من إرسال تذكير:
- المواعيد النهائية للعمل المفقودة. لا يوجد عامل جزيرة في عالم الأعمال اليوم. إذا وعد شخص ما بإكمال مهمة ما في يوم معين ولم يحدث ذلك، فإن المشروعات بأكملها تتخلف عن الركب. من الأفضل إرسال رسالة تذكير عبر البريد الإلكتروني قبل مرور الكثير من الوقت.
- الأحداث الهامة القادمة. بعض الأحداث والمواعيد النهائية مهمة جدًا بحيث لا يمكن المخاطرة بفقدانها. بالنسبة لهذه الأمور، يمكنك إرسال تذكير لطيف مسبقًا حتى يظل الجميع على المسار الصحيح.
- الاتصالات المنقضية. لقد كان معظم الأشخاص في موقف حيث وعد شخص ما بفعل شيء ما والتواصل معه مرة أخرى، لكن هذه الرسالة لم تصل. يمكن أن يساعد التذكير في إعادة الاتصال ومعرفة ما إذا كانت المهمة قد غابت عن ذهن الشخص للتو أو إذا كان هناك شيء آخر يمكنك القيام به للمساعدة.
- المدفوعات المتأخرة. يعد الدفع في الموعد النهائي أو قبله من آداب العمل القياسية. تحدث الأشياء ولكن لا يزال لديك الحق في الحصول على أموالك. لا تشعر بالذنب بشأن إرسال تذكير بالدفع إذا انقضى الموعد النهائي ولم تتلق هذه الأموال.
- في انتظار طلبات العمل أو المقابلات. إذا كنت تترشح لوظيفة، فيمكن أن تؤدي رسالة المتابعة عبر البريد الإلكتروني إلى تحسين فرص نجاحك. من المهم عدم إغراق مدير التوظيف بالرسائل، لكن الرسالة التي يتم توقيتها بعناية يمكن أن تساعدك على التميز.
- قضايا البائع. في بعض الأحيان، تكون أنت من يتعين عليه الدفع، لكن البائع لم يرسل إليك فاتورة. أو ربما طلبت شيئًا ولم يصل. يعتمد عملك على هذا المنتج أو الفاتورة، لذلك لا بأس بالتواصل معك وتسجيل الوصول.
كيفية إرسال رسالة تذكير ودية عبر البريد الإلكتروني
يجب أن تكون جميع رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية الودية واضحة ولطيفة وموجزة. أنت تريد أن تكون مهذبًا بما يكفي لتشجيع الأشخاص على اتخاذ الإجراءات اللازمة، ولكن ليس سلبيًا لدرجة أن الناس يتجاهلون رسالتك.
تحتوي أفضل رسائل التذكير عبر البريد الإلكتروني على خمسة عناصر أساسية.
1. سطر الموضوع
سطر الموضوع الجيد سيوصلك إلى أبعد الحدود عند إرسال رسائل تذكير عبر البريد الإلكتروني. يجب أن يعرف المستلم سبب إرسالك للتذكير ويشعر بأنه مضطر للتصرف. الفكرة الرئيسية هي إبقاء سطر الموضوع مختصراً وإضافة الإلحاح حتى يعرف المستلم أن الأمر حساس للوقت.
2. التحية
تحدد التحية نغمة نص بريدك الإلكتروني، لذا لا تتجاوزها.
- تحية عادية: استخدم تحية غير رسمية مثل "مرحبا دانييل" or "مرحبًا جوناثان."
- تحية رسمية: إذا كانت شركتك تستخدم لغة أكثر رسمية، فابدأ بها "مرحبا كيت."
- تحية استثناء خاص: بداية من "عزيزي" بشكل عام، تعتبر هذه التحية رسمية للغاية بالنسبة للتذكير الودي عبر البريد الإلكتروني، لكن التزم بها إذا كانت هذه هي التحية الافتراضية لشركتك.
3. السياق
نص بريدك الإلكتروني هو المكان الذي تسمح فيه للمستلم بمعرفة سبب إرسال بريد إلكتروني إليه. هنا يمكنك تقديم سياق حول المشروع، أو الموعد النهائي، أو الدفع، أو الاجتماع، أو أي موقف يحتاج إلى دفعة. قم بتضمين أسماء وتواريخ محددة إذا كان ذلك يساعد في توضيح رسالتك، واذكر معلومة حديثة عن الشخص أو الشركة.
فيما يلي بعض الأمثلة على الشكل الذي يمكن أن يبدو عليه هذا القسم:
- مع اقتراب نهاية الشهر (والربع) بسرعة، نود أن نحصل على جميع الفواتير في أقرب وقت ممكن.
- مازلت أعمل على المقال، أهم النصائح لريادة الأعمال للمؤسسين الجدد، وأود أن أدرج أفكارك في المقال. بفضل جولة التمويل والنمو الأخيرة التي حققتها شركة ABC، فقد تمكنت من التنقل خلال العام الماضي بشكل جيد.
- أقوم بتسجيل الدخول لتذكيرك باجتماع تخطيط المحتوى للربع الرابع القادم والمقرر عقده يوم الثلاثاء 4 يونيو الساعة 2 ظهرًا بتوقيت شرق الولايات المتحدة. نتطلع إلى البدء بتقرير التحليلات الخاص بك.
- بينما تستعد للعرض التقديمي، يرجى تذكر إرسال الشرائح التي ترغب في تضمينها بحلول نهاية يوم الاثنين 30 يوليو. هل ما زال هذا يناسبك؟
4. طلب
بمجرد أن تمهد الطريق من خلال توفير السياق، فقد حان الوقت لتقديم التذكير أو الطلب. لا تطول هنا وإلا قد تفقد انتباه المتلقي. إذا كنت تريد ردًا فوريًا، فمن المفيد أن تغلف طلبك بسؤال لتشجيع الأشخاص على اتخاذ إجراء على الفور.
- يرجى إرسال فاتورتك لجميع الأعمال بدءًا من أحدث عقد لدينا إلى [البريد الإلكتروني محمي] و CC لي. إذا كان لديك أي أسئلة، يمكنك الاتصال بي على (333) 333-3333.
- إذا كنت ترغب في إرسال اقتباس للمقال، يرجى مشاركة إجابتك على السؤال التالي وشرح الأسباب وراء ذلك. ما النصيحة التي تقدمها لرواد الأعمال الجدد لمساعدتهم في إدارة أعمالهم بنجاح هذا العام؟
5. تسجيل الخروج
لقد أوضحت نقطتك الرئيسية وطلبك، لذا فقد حان الوقت للتوقيع باختتام ودي.
- شكرا لأخذ الوقت الكافي للعمل من خلال هذا.
- شكرًا لك على إعطاء الأولوية لهذا المشروع.
- وأنا أقدر جهدك ونحن ننتهي من هذا الاقتراح.
- إنني أتطلع إلى الاستماع منك.
تذكر تضمين تسجيل الخروج الذي يتبع نفس نغمة بقية بريدك الإلكتروني.
- أتمنى لك كل خير
- بإخلاص
- شكرا مرة أخرى
- التحيات
- شكر
اختتم البريد الإلكتروني باسمك الأول بنبرة ودية، أو باسمك الكامل بنبرة أكثر رسمية. إذا كنت بحاجة إلى تقديم سياق إضافي، فقم بتضمين المسمى الوظيفي أو اسم الشركة أو معلومات الاتصال بعد اسمك.
مرفق أدناه نموذج يحتوي على العديد من أمثلة رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية الودية. يمكنك استخدامها للمتابعة مع أي شخص فيما يتعلق بالمبيعات أو التواصل أو التوظيف أو أي موقف آخر.
قوالب البريد الإلكتروني التذكيرية الودية
كم من الوقت يجب أن تنتظر قبل إرسال رسالة تذكير بالبريد الإلكتروني؟
- الموعد النهائي القادم. يختلف حسب المشروع. امنح الأشخاص مزيدًا من الوقت لمشروع معقد وإطارًا زمنيًا أقصر لمهمة بسيطة.
- حدث قادم. قبل ثلاثة إلى 14 يومًا من الحدث. يمكنك إرسال رسائل تذكير متعددة تسبق الحدث لإثارة الحماس والتأكد من أن الجميع على دراية بالتوقيت والجدول الزمني.
- الاجتماع المرتقب. قبل الموعد المحدد بيوم أو يومين. امنح الأشخاص المشاركين في الاجتماع بضعة أيام من المهلة، حيث قد يكون لديهم عناصر للتحضير مسبقًا.
- الدفع المتأخر أو الموعد النهائي. بعد يوم واحد من الموعد المحدد. تريد تذكير الأشخاص عندما يكون الأمر في قمة اهتماماتهم وإظهار أنك تنتظر منهم اتخاذ إجراء.
- طلب وظيفي. على موسى توصي بالانتظار من خمسة إلى 10 أيام عمل قبل المتابعة. إذا أوصىك شخص ما بهذا المنصب، فتواصل معه للحصول على معلومات قبل الاتصال بفريق الموارد البشرية أو مدير التوظيف. قد يبدو هذا وقتًا طويلاً، ولكن في الواقع، وجد أن 44% يتلقون ردًا من أصحاب العمل في غضون أسبوعين من التقديم، و37% فقط يتلقون ردًا في غضون أسبوع واحد.
- مقابلة عمل. إذا تمت جدولة المقابلة بعد بضعة أسابيع، فمن الأفضل التحقق منها في اليوم السابق للتأكد من أن الوقت لا يزال مناسبًا لجميع المشاركين. إذا كان من المفترض أن يتصل بك شخص ما بعد مقابلة عمل، يقترح مديرو التوظيف الانتظار حتى بعد الجدول الزمني المتفق عليه لإرسال رسالة تذكير عبر البريد الإلكتروني. لا يوجد حتى الآن كلمة؟ انتظر من خمسة إلى سبعة أيام قبل الضغط على "إرسال".
نصائح وحيل لإنشاء رسائل بريد إلكتروني تذكيرية ودية
إن كتابة رسالة تذكير جيدة عبر البريد الإلكتروني تتعلق بالترويج المستمر للرسالة الصحيحة بدلاً من مجرد تذكير المستلم بوجودك. يجب أن توفر رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك القيمة والسياق، وتثبت وتعطي المزيد من الأدلة حول منتجك/خدمتك، وتشرح سبب كونها مفيدة.
فيما يلي بعض النصائح والحيل العامة التي تحتاج إلى معرفتها للمضي قدمًا في لعبة المتابعة عبر البريد الإلكتروني:
- لا تبدو اعتذاريًا. تأكد من أن بريدك الإلكتروني لا يحتوي على إسهاب سلبي مثل "آمل أن يكون هذا هو الوقت المناسب" or "فقط أتحقق لمعرفة ما إذا كانت لديك فرصة لإلقاء نظرة على بريدي الإلكتروني السابق.' عند إرسال رسالة تذكير عبر البريد الإلكتروني، تأكد من أن لديك رسالة قيمة لمشاركتها؛
- مسح العبارة التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء. دع المستلم يعرف ما تريد منهم أن يفعلوه. مهما كان هدفك، فلا بد من تحديده بوضوح حتى يعرف الشخص الخطوة التالية. إذا كنت تريد جدولة موعد، فمن المفيد توفير رابط حيث يمكن جدولته - يمكن أن تتبع رسالة بريد إلكتروني تلقائية لتأكيد الاجتماع بمجرد نجاح الحجز؛
- كن مهذبا. يمكن أن تكون هناك عدة أسباب لعدم رد الأشخاص عليك. قد يكونون مشغولين جدًا، أو ينسون الأمر، أو يفتقدونه في المرة الأولى. من الممكن أيضًا أنهم غير مهتمين وقاموا بإخفاءك. بغض النظر عن السبب، لا يزال يتعين عليك التعامل مع المستلمين بنبرة مهذبة ومفيدة، ومحاولة فهم أسباب عدم الاستجابة. قد يستغرق الأمر بعض الوقت، لذا كن صبورًا.
أمثلة على رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية الودية
مثال على البريد الإلكتروني للتذكير العام
| إلى: المستلم الخاص بك منك الموضوع: متابعة طلب الجدول الزمني الخاص بي |
| مرحبًا ستانلي, أتمنى أن تقضي يومًا جيدًا! كنت أرغب في متابعة الجدول الزمني لتوقعات هذا الربع بسرعة. في آخر مرة تحدثنا فيها، أعتقد أنك قلت أنه سيكون لديك خطة العمل للأشهر القليلة المقبلة بحلول نهاية الأسبوع. بعد قولي هذا، هل ستتمكن من إرسال ذلك حتى أتمكن من مشاركته مع فريقي؟ اسمحوا لي أن أعرف إذا كان لديك أي أسئلة بالنسبة لي هنا. شكرا لكم, جيمي |
مثال على البريد الإلكتروني للتذكير بالشبكة
| إلى: المستلم الخاص بك منك الموضوع: القهوة أثناء وجودي في المدينة؟ |
| مرحبًا ستانلي, أثناء وجودي هنا في لوس أنجلوس، أود مواصلة المحادثة التي أجريناها في المؤتمر في نهاية الأسبوع الماضي! أعرف أنك مشغول، لكني استمتعت بمحادثاتنا وأحب أن نلتقي مرة أخرى. إذا كنت متواجدًا، فأنا مرن بما يكفي للعمل وفقًا لجدولك الزمني أثناء وجودي في المدينة. ما الأيام والأوقات التي قد تناسبك هذا الأسبوع؟ جيمي |
| إلى: المستلم الخاص بك منك الموضوع: شكرًا لتواصلك على LinkedIn! |
| مرحبًا ستانلي ، كان من الرائع التواصل معك على LinkedIn الأسبوع الماضي. أتواصل مرة أخرى مع بعض الموارد التي أعتقد أنها ستكون مفيدة بينما تحاول شركتك تطوير برنامجها التسويقي. قالب خطة التسويق: استخدم هذا لتوضيح استراتيجية التسويق الخاصة بك هذا العام. الكتاب الإلكتروني للتسويق الرقمي: دليل تمهيدي للشركات الصغيرة. مجموعة أدوات التخطيط الإعلاني: قوالب ودليل للإعلان الأكثر ذكاءً إذا لم يكن هذا هو الوقت المناسب لنا للتواصل، فأنا أرغب في أن نبقى على اتصال. قم بإرسال هذا النموذج حتى تكون أول من يعرف عن تحديثات التسويق والمنتجات الخاصة بنا مباشرة مني. سأبحث عن تقديمك. شكر! جيمي |
رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية الودية: أفضل الممارسات
فيما يلي قائمة بأفضل الممارسات التي يجب اتباعها عند كتابة رسالة تذكير ودية عبر البريد الإلكتروني:
اختر سطر موضوع واضح
سيؤدي سطر موضوع البريد الإلكتروني الذي يوضح غرض رسالتك إلى زيادة فرص فتح الأشخاص لبريدك الإلكتروني. إذا كنت تقوم بتذكير عميل بحدث ما، على سبيل المثال، فقد ترغب في تضمين اسم الحدث في سطر الموضوع الخاص بك.
علاوة على ذلك، يمكنك دمج كلمات وعبارات قوية مثل "مهم" أو "الإجابة مطلوبة" لجذب انتباه القارئ والتميز في البريد الوارد المزدحم.
كن موجز
يعد الإيجاز أمرًا يجب التدرب عليه خلال جميع حملاتك التسويقية عبر البريد الإلكتروني، وخاصة عند كتابة التذكيرات. قليل من الناس سوف يقرأون تذكيرك إذا دفنته في جدار النص.
لن تهتم جهة الاتصال الخاصة بك بمدى أهمية المعلومات إذا استغرقت قراءتها أكثر من دقيقتين من وقتها، لذا انتقل إلى صلب الموضوع بسرعة.
كن ودودًا ومباشرًا
نظرًا لأنك تلمح إلى أن عميلك ربما نسي القيام بشيء ما، فمن المهم التصرف بخفة واعتماد أسلوب ودود. وإلا فإنك تخاطر بالإساءة إليهم أو إزعاجهم.
ومع ذلك، لا ترغب في المبالغة في الأمر والظهور بمظهر المخادع. عند الكتابة، تذكر أن هذه علاقة عمل ومشتري، وأن هدفك ليس أن تصبح صديقًا للقارئ.
ابحث عن الوقت المناسب للإرسال
قد يكون التوقيت هو العنصر الأكثر أهمية لنجاح البريد الإلكتروني. يعتمد الوقت الذي تنتظره لإرسال رسالة تذكير لطيفة عبر البريد الإلكتروني إلى حد كبير على الموقف.
على سبيل المثال، عادةً ما يكون اليوم التالي لتاريخ الاستحقاق مقبولاً عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني للتذكير بالدفع. قد يؤدي الانتظار لفترة طويلة قبل إرسال التذكير إلى إعاقة فرصك في الحصول على رد. كلما مر المزيد من الوقت، قل تذكر عملائك أن لديهم شيئًا ما يجب إكماله.
الحل الأمثل للعثور على التوقيت المثالي هو اختبار A/B لتاريخ ووقت التسليم. يحدث هذا عندما ترسل نسختين من التذكير إلى شرائح مختلفة من الجمهور، مع تغيير عنصر واحد في كل مرة، ثم تقوم بتحليل مقاييس الأداء، مثل معدل الفتح، لمعرفة الإصدار الذي له صدى أفضل.
يختلف الوقت المثالي لإرسال بريد إلكتروني فعال من حالة إلى أخرى، كما هو الحال في بداية يوم العمل أو نهايته.
قم بتضمين دعوة للعمل
على الرغم من أن هدفك الرئيسي هو تذكير الأشخاص بشيء ما، إلا أن هناك دائمًا مجالًا لمزيد من التعليقات أو المشاركة.
إن إضافة زر CTA داخل بريدك الإلكتروني أو عند تسجيل الخروج سيساعد القارئ على الوصول إلى الجزء السفلي من المشكلة بسهولة.
المتابعة أكثر من مرة إذا لزم الأمر
لا يهم إذا كان التذكير الخاص بك يتعلق بدفعة مفقودة أو إطلاق منتج، فلا تخف من المتابعة إذا شعرت أن رسالتك مهمة ومفيدة وتستحق القراءة.
إلى جانب التوقيت المناسب، قد تدفع رسالة المتابعة الثانية عبر البريد الإلكتروني عملائك إلى اتخاذ الإجراء وإكمال المهمة المطروحة، حتى لو كان ذلك يخبرك أنهم لم يعودوا مهتمين بالشراء أو لم يعد بإمكانهم تنظيم حدث.
استخدمها كفرصة تسويقية
عندما يكون ذلك ممكنًا وفي السياق، أضف صورًا أو روابط للمنتجات المميزة. يمكنك أيضًا الترويج للعروض القادمة أو تقديم حافز للانضمام إلى قنوات التواصل الاجتماعي الخاصة بك.
تذكر عند إضافة الصور التأكد من أنها بالحجم الصحيح لجميع موفري خدمات البريد الإلكتروني، مثل Gmail وOutlook وiCloud. قد تؤدي تجربة المشاهدة السيئة إلى إبعاد القراء عن علامتك التجارية وعن منافسيك.
مراجع حسابات
