أمثلة على تحيات البريد الصوتي: أكثر من 15 فكرة إبداعية لأي عمل تجاري

سواء كنت فردًا أو رجل أعمال يدير شركة، لا يمكنك أن تكون دائمًا على استعداد للرد على الهاتف عندما يرن. وسوف يتم الاتصال بها، سواء من العملاء الحاليين أو العملاء المحتملين الذين يبحثون عن صفقة تجارية. ولهذا السبب تحتاج إلى إعداد تحيات البريد الصوتي على خط عملك، لتكون بمثابة وكيل يتفاعل مع العملاء عند اتصالهم.

تعتبر تحيات البريد الصوتي أمرًا حيويًا لاستراتيجية الاتصال الخاصة بك. يمكنهم زيادة التفاعل مع عملائك، وإنشاء علاقة، وترك انطباع أول جيد عندما لا تكون متاحًا لالتقاط الهاتف. معهم، يمكنك تحويل الإحباط الذي يشعر به عملاؤك عندما يفتقدونك إلى فرحة من خلال تحية بريد صوتي مثيرة للاهتمام وعالية القيمة. يمكنك أن تشرح بإيجاز سبب عدم قدرتك على الرد على مكالمتهم وما يجب عليهم فعله بعد ذلك.

ومع ذلك، هناك فرق ملحوظ بين معرفة أهمية تحيات البريد الصوتي ومعرفة الرسالة الصحيحة التي يجب تركها. إذا أخطأت في فهم الأمر أو تجاهلته تمامًا، فإنك تخاطر بالإضرار بعلاقاتك التجارية في غيابك.

ومع ذلك، باستخدام الكلمات الصحيحة، يمكنك الحفاظ على ولاء عملائك حتى بدون حضورهم.

الوجبات الرئيسية

• تحية البريد الصوتي الجيدة تكون قصيرة ومهنية.

• فهو يتيح للأشخاص معرفة أنك ستعود إليهم ويدعو المتصلين لمواصلة التفاعل مع عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء.

• لا يمكن لتحية البريد الصوتي الاحترافية أن تجعل العملاء يتركون رسالة فحسب، بل يمكنها أيضًا تمهيد الطريق لتجربة خدمة عملاء أفضل.

ما هي تحية البريد الصوتي المهنية؟

تحية البريد الصوتي الاحترافية عبارة عن تسجيل يُعلم العملاء والزملاء وشركاء العمل بأنك غير متاح لتلقي مكالماتهم. فهو جزء أساسي من أي استراتيجية فعالة للاتصالات التجارية، خاصة إذا كنت تعمل في مجال المبيعات. يساعدك على الفوز بصفقات من العملاء المحتملين والعملاء حتى عندما لا تتمكن من التحدث معهم على الفور.

إن إخبار العملاء أنك سعيد بمعاودة الاتصال بهم إذا قدموا أسمائهم وأرقامهم ورسالتهم يشجعهم على الثقة بك وباحترافيتك وكفاءتك.

يجب أن تترك تحية البريد الصوتي الاحترافية انطباعًا إيجابيًا منذ البداية. يمكن أن تساعدك التحية المعدة جيدًا في بناء علاقة مع العملاء من خلال منحهم خدمة عملاء مرتفعة. وفي الوقت نفسه، فإنه ينشئ شعورًا بالاحترافية والثقة في شركتك.

حتى إذا لم تتمكن من التحدث مع المتصلين بك في ذلك الوقت، فإن بريدك الصوتي يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا.

ماذا أقول في تحية البريد الصوتي

إليك ما يجب أن تقوله في تحية البريد الصوتي الاحترافية:

• تحيه
• اسمك
• شركتك
• شرح بسيط لفقد المكالمة (على سبيل المثال، أنت بعيد عن الهاتف أو في عطلة)
• تقدير تقريبي للوقت الذي ستعود فيه إلى الشخص
• شخص بديل للتواصل معه (إذا كنت خارج المكتب)
• طريقة بديلة للتواصل (إذا كنت تفضل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية)
• عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء مثل "اترك رسالة" أو "أرسل لي بريدًا إلكترونيًا على [البريد الإلكتروني محمي]"

هذا هو الهيكل البسيط لتحية البريد الصوتي. بشكل عام، يجب أن تكون تحيتك احترافية، لكن الصياغة يمكن أن تختلف حسب الموقف.

نصائح لإنشاء تحية بريد صوتي احترافية

تحية البريد الصوتي الاحترافية تشبه نافذتك للتعويض عن غيابك للرد على استفسار عميلك. إنه يعرض روح المبيعات وخدمة العملاء الصحيحة. ولهذا السبب يجب صياغة تحية البريد الصوتي الاحترافية بشكل مناسب.

ولمساعدتك، قمت بإدراج بعض نصائح الترحيب بالبريد الصوتي للأعمال:

1. من المهم التحقق من اهتمام عميلك بالتواصل معك أولاً. ويمكن القيام بذلك من خلال البدء بعبارة "شكرًا لك على التواصل معنا" ثم التعبير عن الندم على التسبب في الإزعاج لهم.
2. إن إبقائها قصيرة وبسيطة يعمل بشكل أفضل عند تقديم دعم العملاء. في حالة تأخر المساعدة بالفعل، فإن تحية البريد الصوتي الاحترافية الطويلة لن تساعد على الإطلاق. من الناحية المثالية، في خدمة العملاء، يجب أن تكون مدة تحية البريد الصوتي الاحترافية للمستخدمين والرد عليها حوالي 10 إلى 30 ثانية.
3. إذا كان العميل يريد المزيد من المعلومات، فيمكنك دائمًا تقديم خيارات في تحيات البريد الصوتي الاحترافية، مثل التوفر التالي لممثلك.
4. لمعالجة مخاوف العميل، يجب عليك التأكد من أن تحية البريد الصوتي الاحترافية تطلب أكبر قدر ممكن من التفاصيل عند تسجيل البريد الصوتي. ويجب أن تتضمن التفاصيل أيضًا وقتًا مناسبًا للاتصال بالعميل.

نصائح إضافية لتحية البريد الصوتي

يجب عليك أيضًا مراعاة هذه النصائح لمساعدتك في إنشاء تحية جيدة بالبريد الصوتي:

• أن تكون محددة. قم بتضمين تفاصيل دقيقة في رسالة البريد الصوتي الخاصة بك لتكوين انطباع إيجابي ومساعدة المتصل على فهم ما يمكن توقعه منك. على سبيل المثال، يمكنك تضمين منطقتك الزمنية أو ساعات العمل أو أفضل الأوقات للتحدث عبر الهاتف.
• إنشاء تحيات مؤقتة. قم بتسجيل رسائل الترحيب الجديدة لاستخدامها بشكل مؤقت، كما لو كنت في إجازة أو إجازة أبوة. قم بتضمين الوقت الذي تتوقع فيه العودة إلى العمل ومن يمكنهم الاتصال به في هذه الأثناء. وهذا يساعد على خلق تجربة تواصل جيدة للعملاء ويمنع الفجوات.
• قيادة مع المعلومات الخاصة بك. ابدأ رسالتك باسمك لتؤكد للمتصل أنه اتصل بالشخص الصحيح. اتبع ذلك من خلال طلب المعلومات اللازمة لإجراء مكالمة عودة، مثل رقم الهاتف وساعات العمل.
• اجعله احترافيًا. تجنب استخدام الفكاهة أو التصرف بشكل غير رسمي في تحيتك. على الرغم من أهمية إنشاء رسالة مهذبة، إلا أن إلقاء النكات في تحيتك قد يخلق انطباعًا خاطئًا أو يبدو غير احترافي أو يسيء إلى المتصل.
• تدرب على رسالتك. حاول ترك تحيتك في أوقات مختلفة، وقم بتسجيل الإصدارات والاستماع إليها. يمكن أن يساعدك ذلك على الشعور بالراحة مع استخدام نغمة أكثر طبيعية وتحديد طرق لتحسين رسالتك لإنشاء تحية رائعة عبر البريد الصوتي.
• تذكر من يستمع. فكر في هوية جمهورك عند تسجيل رسالة البريد الصوتي الخاصة بك، واستخدم ذلك للتأثير على ما تقوله في رسالتك وكيف تقوله. على الرغم من أن ذلك يعتمد على وظيفتك، فمن المحتمل أن يسمع الزملاء والمديرون والعملاء المحتملون وغيرهم تحياتك، لذلك من الضروري أن تكون مناسبة لجميع الأشخاص.
• استخدم البرنامج النصي. قم بإعداد نص أو مخطط تفصيلي لجميع المعلومات الضرورية التي تريد تضمينها في رسالتك. استخدم هذا كدليل لتسجيل تحيتك، مما يساعد على ضمان عدم تفويت أي نقاط أساسية.

قوالب تحية البريد الصوتي

يوجد أدناه نموذج مكون من 20 مطالبة ستساعدك على ترك رسالة بريد صوتي أو تحية مفيدة وقصيرة وقابلة للتنفيذ للمبيعات. في حين أن الكلمات في كل منطقة يجب أن تخدم غرضك، فإنني أوصي بتعديل النسخة لتتناسب بشكل أفضل مع التسليم والأعمال.

توجد كلمات معينة في كل قالب بين قوسين؛ املأ هذه العناصر النائبة بمعلوماتك ومعلومات مؤسستك لترك أفضل رسالة.

تذكر إبقاء المستند مفتوحًا أثناء مكالمات المبيعات الخاصة بك إذا كنت بحاجة إلى ترك بريد صوتي.

قوالب البريد الصوتي BusinessYield

أمثلة على تحيات البريد الصوتي

لقد قمت بتجميع بعض من أفضل تحيات البريد الصوتي التي يمكنك استخدامها في أي موقف تقريبًا قد تصادفك. فيما يلي بعض الأمثلة للمراجعة:

تحيات البريد الصوتي

1. نموذج تحية قصيرة بالبريد الصوتي: مرحبًا، هذا [اسمك]. أنا إما في مكالمة أو بعيدًا عن مكتبي. من فضلك اترك اسمك ورقمك ورسالة مختصرة وسأعاود الاتصال بك. شكرًا لك.
2. نموذج تحية البريد الصوتي للعمل: مرحبًا، لقد تواصلت مع [اسمك] في [شركتك]. أنا غير متاح الآن - ربما أساعد [نوع الشركة] في الحصول على [نتائج X، على سبيل المثال، "مضاعفة العملاء المحتملين في 60 يومًا"، "توظيف أفضل وأذكى المهندسين،" "تحويل المزيد من العملاء بنسبة 40%"].
3. نموذج تحية البريد الصوتي للأعمال: مرحبا، لقد وصلت إلى [شركة X]. لا يمكننا الرد على مكالمتك الآن، ولكن يرجى ترك اسمك ومعلومات الاتصال وسبب التواصل معك، وسيتواصل معك أحد أعضاء فريقنا خلال 24 ساعة.
4. عينة مضحكة تحية البريد الصوتي: هذا سبونج بوب سكوير بانتس. حسنًا، إنه حقًا [اسمك]. سأعود إليك بمجرد انتهائي من إعداد كرابي باتي، والذي من المحتمل أن يكون غدًا على أبعد تقدير. اتمنى لك يوم جيد.
5. نموذج تحية بالبريد الصوتي للعطلة: مرحبًا، لقد وصلت إلى [اسمك، مكتب شركة X]. الفريق حاليًا خارج المكتب، لكننا سنعود في [التاريخ] ممتلئين بالطعام الجيد ومتشوقون للتحدث معك.
6. نموذج تحية بالبريد الصوتي أثناء الإجازة: مرحبًا، لقد وصلت إلى [اسمك]. أنا بعيد عن [التاريخ] إلى [التاريخ]. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة بشأن [X] قبل ذلك الوقت، فيرجى الاتصال بـ [name] على [رقم الهاتف].

تحيات البريد الصوتي المهنية للهاتف الخليوي

إذا كنت تستخدم رقم هاتف محمول منفصلاً لأغراض العمل، فإن إعداد بريد صوتي ترحيبي احترافي أمر حيوي، خاصة عندما تكون خارج أوقات العمل. ألقِ نظرة على بعض أمثلة الترحيب بالبريد الصوتي الاحترافية لتحية العملاء على الهاتف الخلوي لشركتك:

1. "مرحبًا، لقد تواصلت مع (اسمك) من (القسم) في (اسم الشركة). أنا آسف جدا. لا أستطيع الرد على مكالمتك الآن. يرجى ترك اسمك ورقم الاتصال والغرض من المكالمة حتى أتمكن من الرد عليك. إذا كان الأمر عاجلًا جدًا، أرسل لي رسالة نصية على هذا الرقم للحصول على استجابة أسرع"
2. "مرحبًا، لقد تواصلت مع (اسمك) من (اسم الشركة). أنا أخدم عميلاً في الوقت الحالي. إذا كان بإمكانك ترك اسمك وتفاصيل الاتصال والرسالة، فسوف أتأكد من الرد على مكالمتك.
3. "مرحبًا، لقد وصلت إلى البريد الصوتي لـ (اسمك) من (اسم الشركة). أنا إما في مكالمة أخرى أو في اجتماع الآن. يرجى مشاركة التفاصيل الخاصة بك وسبب الاتصال. سأعود مكالمتك في أقرب وقت ممكن. شكرًا!"

تحيات البريد الصوتي مضحك

كلمة تحذير قبل استخدام بريد صوتي مضحك لتحية بريد صوتي احترافي - استخدمه فقط طالما أنه لا يسيء إلى شخصيتك المستهدفة ويطابق صوت علامتك التجارية. تهدف تحيات البريد الصوتي المضحكة إلى أن تكون مرحة ومسلية، وغالبًا ما تُستخدم لإضفاء بعض الشخصية على تحية البريد الصوتي الخاصة بك.

فيما يلي بعض أمثلة تحية البريد الصوتي الاحترافية والمضحكة التي يمكنك التفكير في استخدامها:

1. "هيوستن لدينا مشكلة! لا أستطيع الرد على مكالمتك الآن. يرجى ترك اسمك، جهة الاتصال، وسبب الاتصال. سأعود إليك قريبا!
   
2. "مرحبًا، لقد وصلت إلى (اسمك). أواجه يومًا مزدحمًا جدًا. لكن لا تقلق. سوف أجدك و كيل-! عفوًا، آسف، قصدت أن أتصل بك. يرجى ترك التفاصيل الخاصة بك والرسالة!
3. "مرحبًا، لقد وصلت إلى (اسمك). أنا لست على مكتبي الآن. يرجى ترك اسمك ورسالتك. تفضل و اسعد يومي. قل لي ماذا تريد أن تقول. ولا تنسوا أن تحظىوا بيوم جيد!
4. يا! انه اسمك). هل تريد سماع نكتة؟ دق دق! من هناك؟ ليس أنا، لذا اترك رسالة، وسأعود إليك في أقرب وقت ممكن!

تحيات البريد الصوتي لدعم العملاء

عادةً ما يكون قسم دعم العملاء هو نقطة الاتصال الأولى والوحيدة للعديد من الشركات. وهذا يجعل من الضروري تسجيل تحية VM احترافية مناسبة من خلال الاستفادة من أمثلة الرسائل النصية الاحترافية لقسم دعم العملاء لديك.

تُعد تحيات البريد الصوتي الاحترافية لدعم العملاء فرصة لتوفير تجربة احترافية ومفيدة للمتصل، حتى لو لم تتمكن من الرد على مكالمته.

فيما يلي بعض نماذج الترحيب بالبريد الصوتي الاحترافية لتحية العملاء الذين يأتون مع استفساراتهم:

1. "مرحبا، لقد وصلت إلى قسم خدمة العملاء في (اسم الشركة). نحن غير قادرين على الرد على مكالمتك في هذه اللحظة. في هذه الأثناء، يرجى ترك اسمك ورقم الاتصال الخاص بك والفترات الزمنية المفضلة التي يمكننا خلالها الرد عليك.
2. "مرحبًا، هذا قسم دعم العملاء في (اسم الشركة). تسعدنا مساعدتك في الرد على استفسارك، لكن لا يمكنني الرد على مكالمتك الآن. يرجى ترك اسمك ورقم الاتصال والغرض من المكالمة. سوف نتأكد من معاودة الاتصال بك في أقرب وقت ممكن."

تحيات البريد الصوتي خارج المكتب

عندما تكون غير متاح مؤقتًا من نقطة الاتصال الخاصة بك لفترة محددة مسبقًا، فمن الممارسات الجيدة أن يتم تسجيل تحية VM احترافية خارج المكتب.

في تحية البريد الصوتي خارج المكتب، من المهم أن تكون واضحًا وموجزًا ​​وأن تزود المتصل بطريقة للوصول إلى شخص آخر في حالة الطوارئ أو الأمر العاجل. هذا مخصص لأولئك الذين يتصلون بك، بما في ذلك الزملاء والعملاء.

لمساعدتك، فيما يلي بعض الأمثلة على أمثلة تحية البريد الصوتي الاحترافية عندما تكون خارج المنزل:

1. "مرحبا، لقد وصلت (اسمك)." سأكون خارج المكتب حتى (التاريخ والوقت). من فضلك اترك لي رسالة، وسأرد على مكالمتك عند عودتي. شكرا على اتصالك."
2. "مرحبًا، لقد وصلت إلى صندوق البريد الصوتي الخاص بـ (اسمك). يرجى ملاحظة أنه يمكنك تجاوز هذه الرسالة في أي وقت بالضغط على 0. أنا خارج المكتب في إجازة حتى (التاريخ). إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية، اضغط على 1 ليقوم موظف الاستقبال بإعادة توجيه مكالمتك.

تحيات البريد الصوتي للإجازة/عطلة العمل

إذا كنت ستخرج من المكتب خلال العطلات، فيجب عليك إخبار عملائك بذلك. علاوة على ذلك، يمكنك استغلال هذه الفرصة لتهنئة العملاء بالعيد.

تُعد تحية البريد الصوتي أثناء الإجازة/عطلة العمل وسيلة لإعلام المتصل بأنك غير متاح وتقديم أي معلومات أو تعليمات ضرورية له.

فيما يلي بعض الأمثلة الاحترافية لتحية البريد الصوتي لتهنئة الأعياد:

1. "مرحبًا، شكرًا على اتصالك (اسم الشركة)." مكتبنا مغلق خلال (المهرجان/العطلة) حتى (التاريخ). من فضلك اترك اسمك ورسالتك، وسنقوم بالرد عليك بمجرد توفرنا. أتمنى لك عطلة جيدة)!"
2. ” مرحباً، لقد وصلت إلى (اسم الشركة). نحن مغلقون من (التاريخ) إلى (التاريخ) بسبب احتفالات (العطلة). اترك اسمك ورسالتك حتى نتمكن من الرد عليك في أقرب وقت ممكن. إذا كان الأمر عاجلاً للغاية، يمكنك إرسال رسالة نصية (اسم عضو الفريق) على (الرقم). شكرا وأتمنى لك أسبوعا رائعا!"
3. "شكرًا على اتصالك (اسم الشركة)." نحن لسنا متاحين للرد على مكالمتك الآن. لكننا نريد التحدث معك. يرجى ترك اسمك ورقم الاتصال وعنوان البريد الإلكتروني والرسالة. سنعود إليكم بمجرد إعادة فتحنا."

رسالة بريد صوتي بديلة لجهة الاتصال

"مرحبًا، هذا [اسمك]. إذا كنت تتصل بـ [سبب X]، فيرجى [الاتصال بفلان وفلان] أو [انتقل إلى موقعنا على الويب، أرسل لي بريدًا إلكترونيًا]. بالنسبة لجميع الاستفسارات الأخرى، اترك اسمك ورسالة مختصرة وسأتصل بك مرة أخرى خلال [يوم، يومين، ثلاثة] أيام عمل.

إن تلقي مكالمات مستمرة نيابة عن شخص آخر، أو للاستفسارات الروتينية، يمكن أن يكون مضيعة للوقت. باستخدام هذا البرنامج النصي للبريد الصوتي، يمكنك توفير بدائل للمتصل، خاصة إذا كنت تتلقى مكالمات لسبب شائع لست مسؤولاً عنه.

مثال على البريد الصوتي لخيار البريد الإلكتروني

"مرحبًا، لقد تواصلت مع [name] في [company]. إذا كنت بحاجة إلى استجابة سريعة، فيرجى مراسلتي عبر البريد الإلكتروني على [أدخل عنوان البريد الإلكتروني] وسأتواصل معك غدًا من خلال التخلص من الذخائر المتفجرة. إذا لم يكن الأمر عاجلا، فاترك لي رسالة تحتوي على اسمك ورقمك. أتمنى لك يوماً عظيماً."

هل تفضل أن يتم التواصل معك عبر البريد الإلكتروني؟ اجعل ذلك واضحًا في مذكرتك الصوتية حتى يتمكن المستمعون من التواصل معك عبر بريدك الإلكتروني بدلاً من ذلك. يجعل برنامج البريد الصوتي هذا البريد الإلكتروني مرغوبًا أكثر من خلال الإشارة ضمنًا إلى أنه وسيلة اتصال أسرع.

مثال على البريد الصوتي لنتائج المبيعات

"مرحبًا، لقد تواصلت مع [اسمك] في [شركتك]. أنا غير متاح الآن - ربما أساعد [نوع الشركة] في الحصول على [نتائج X، على سبيل المثال "مضاعفة العملاء المحتملين في 60 يومًا"، "توظيف أفضل وأذكى المهندسين،" "تحويل عملاء أكثر بنسبة 40%."] اترك اسمك والرقم، وسنناقش كيف يمكن لشركتك تحقيق نتائج مماثلة.

إذا كنت مندوب مبيعات، فيمكنك متابعة عملية رعاية العملاء المحتملين عبر بريدك الصوتي. في هذا البرنامج النصي للبريد الصوتي، لديك خيار تضمين وصف مختصر لما تساعد العملاء على القيام به، حتى لا ينسى المتصلون بك عرض القيمة الخاص بك. وحتى لو لم يكن ذلك عميلاً محتملاً للمبيعات، فإنه يمكن أن يساعد المتصلين الخاطئين على فهم ما إذا كانوا قد وصلوا إلى الشخص المناسب أم لا.

الكلمة الأخيرة بشأن تحيات البريد الصوتي

تلعب تحيات البريد الصوتي الاحترافية دور الرد الآلي، خاصة عندما لا يكون هناك أحد للرد على الكم الهائل من المكالمات. اعتمادًا على الموقف، وصوت علامتك التجارية، وبرنامج المقارنات الدولية (ICP)، فأنت تريد تأطير تحيات البريد الصوتي الخاصة بك التي تجذب العملاء.

مقالات مقترحة

• VOICEMAIL MESSAGE: أكثر من 15 رسالة تحية وتغيير وتسجيل على iPhone و Android
• تطبيق VOICEMAIL: أفضل التطبيقات لـ Verizon و Android و iPhone و T-Mobile
• فتح البريد الصوتي: المعنى ، كيفية فتحه وتوجيهه 
• فوائد استخدام البريد الصوتي والرسائل الصوتية لعملك
• البريد الصوتي المرئي: كيف يعمل وما هي فوائده؟

مراجع حسابات

• Hubspot
• اتصل وحسب
• في الواقع