إلى أي حد كنت في حيرة من أمرك عندما واجهت لأول مرة مهمة تتضمن صياغة طلب تقديم العروض للأعمال؟ هل كان لديك أي فكرة عما كان يدور حوله أم أنك جاهل تمامًا؟ أو ربما لم تكتب واحدة منذ فترة؟
ومهما كانت الحالة، فأنا هنا لعلاج ذلك من خلال هذا الدليل. معًا، سوف نتعمق في تفاصيل ماهية طلب تقديم العروض فعليًا، ولماذا قد تحتاج إلى واحد، وكيفية إنشاء أول طلب لك اليوم.
لكن أولاً، ربما ينبغي عليك أن تعرف ما الذي يعنيه طلب تقديم العروض (RFP) في مجال الأعمال.
النقاط الرئيسية
- طلب تقديم العروض (RFP) هو العملية والوثائق المستخدمة في التماس العطاءات لحلول الأعمال أو تكنولوجيا المعلومات المحتملة التي تتطلبها مؤسسة أو وكالة حكومية.
- تحدد وثيقة طلب تقديم العروض عادةً بيان المتطلبات (SOR) التي يجب الوفاء بها من قبل المستجيبين المحتملين الراغبين في تقديم عرض لتقديم الحلول المطلوبة.
- وقد يغطي المنتجات و/أو الخدمات لتلبية المتطلبات المحددة.
- يتم استخدام طلبات تقديم العروض من قبل معظم الوكالات الحكومية والعديد من الشركات والمنظمات الخاصة.
ماذا يتضمن طلب تقديم العروض في مجال الأعمال؟
طلب تقديم العروض (RFP) هو مستند عمل يعلن عن المشروع، ويصفه، ويلتمس العروض من المقاولين المؤهلين لإكماله. تفضل معظم المنظمات إطلاق مشاريعها باستخدام طلبات تقديم العروض، وتستخدمها العديد من الحكومات دائمًا.
نرى: ما هو تطوير المنتج؟ دليل الخبراء لمطوري المنتجات والمديرين
عند استخدام طلب تقديم العروض، يكون الكيان الذي يطلب العروض مسؤولاً عن تقييم جدوى العطاءات المقدمة، والصحة المالية للشركات المقدمة للعطاءات، وقدرة كل مقدم عطاء على تنفيذ المشروع.
يتم استخدام طلبات تقديم العروض للمشاريع المعقدة، والتي غالبًا ما تتطلب العديد من المقاولين من الباطن. وهي تصف المنظمة التي أصدرت طلب تقديم العروض، ونطاق المشروع الجاري تنفيذه، ومعايير تقييم المشاركات. كما أنها تحدد عملية تقديم العطاءات وشروط العقد.
تتضمن الطلبات بيانًا بالعمل يصف المهام التي يتعين على مقدم العرض الفائز تنفيذها والجدول الزمني لإنهاء العمل.
كما تقدم طلبات تقديم العروض المشورة لمقدمي العروض حول كيفية إعداد العروض، مع إرشادات محددة حول كيفية تنسيق العروض وتقديمها. وهي تتضمن عمومًا تعليمات حول المعلومات التي يجب على مقدم العرض تضمينها والتنسيق المطلوب.
ماذا يتضمن طلب تقديم العروض؟
يتضمن طلب تقديم العروض بشكل عام خلفية عن المنظمة المصدرة وخطوط أعمالها (LOBs)، ومجموعة من المواصفات التي تصف الحل المطلوب، ومعايير التقييم التي تكشف عن كيفية تصنيف العروض.
يحتوي طلب تقديم العروض عادةً على قسم، يسمى أحيانًا بيان العمل (SOW)، يحدد نطاق العمل أو نطاق الخدمة (الخدمات) التي سيتم تقديمها. يناقش هذا القسم المهام التي يجب أن يؤديها مقدم العرض الفائز والجدول الزمني لتقديم التسليمات.
يتضمن طلب العرض أيضًا إرشادات لمقدمي العروض حول كيفية إعداد العرض. سيوفر هذا القسم تفاصيل حول تنسيق الاقتراح، بالإضافة إلى تعليمات حول كيفية بناء وتنظيم الاستجابة لطلب تقديم العروض.
قراءة: كيفية كتابة اقتراح الأعمال في نيجيريا
يتم إصدار معظم طلبات تقديم العروض من قبل الوكالات الحكومية والمنظمات الأخرى في القطاع العام. يُطلب منهم عمومًا فتح المنافسة بين الشركات الخاصة وإزالة التحيز من هذه العملية. تريد الوكالات التأكد من حصولها على أقل العروض وأكثرها تنافسية.
ومع ذلك، يجوز لأي مؤسسة خاصة أو عامة طرح طلب تقديم العروض للحصول على عطاءات متعددة ومجموعة متنوعة من وجهات النظر حول المشروع.
على سبيل المثال، قد تقوم الشركة التي ترغب في تغيير عملية إعداد التقارير الخاصة بها من نظام ورقي إلى نظام قائم على الكمبيوتر بتقديم طلب تقديم العروض للأجهزة والبرامج وبرنامج تدريب المستخدمين لإنشاء النظام الجديد ودمجه في الأعمال. قد تمنحهم عملية تقديم العطاءات التنافسية رؤية أكبر للبدائل المتاحة.
عند كتابة طلب تقديم العروض وبيان العمل، من المهم أن تضع في اعتبارك العمليات التنظيمية وأفضل الممارسات لتحقيق أقصى قدر من الفعالية.
شرح عملية طلب تقديم العروض (RFP).
أول لقاء لي مع طلب تقديم العروض كان عندما اضطررت إلى تقديم مقترح لعرض عمل؛ لن أزعجك بالتفاصيل. لكن أول شيء تعلمته هو أنه يجب صياغة طلب تقديم العروض من قبل الشركة التي تطلب العمل. وهذا يعطي المقاولين المحتملين فكرة أفضل عما تبحث عنه شركتك.
بمجرد إرسال طلب تقديم العروض، يمكن للمقاولين أو البائعين مراجعته وتقديم أفضل عروضهم للتنافس على الوظيفة.
وإليك ما أدرجته في اقتراحي:
- خطة عمل لكيفية حل المشكلة
- جدول زمني لما يجب أن تتوقعه الشركة
- أي معلومات أساسية ضرورية
- كم أتوقع أن يكلف المشروع بأكمله
كانت هناك أيضًا حالات معينة اضطررت فيها إلى العودة والإشارة إلى مكونات محددة في طلب تقديم العروض التي تحتاج إلى تعديل بناءً على خبرتي في الصناعة.
في هذه المرحلة، يمكنك إما مراجعة ملاحظاتهم وإنشاء طلب تقديم عروض جديد لضبط التغييرات، أو يمكنك ترك الأصل كما هو ووضعه في الاعتبار أثناء النظر في العطاءات الأخرى المقدمة.
نرى: اقتراح العطاء: ما هو وكيف تكتب واحدًا
متطلبات صياغة طلب تقديم العروض في مجال الأعمال
يجب أن يصف طلب تقديم العروض المشروع ويحدده بتفاصيل كافية لجذب استجابات قابلة للتطبيق.
باعتبارك مقدم عرض محتمل، يجب أن تكون قادرًا على فهم طبيعة العمل والأهداف التي يرغب في تحقيقها من خلال المشروع. يجب تعريف المشروع بتفاصيل كافية حتى تتمكن من فهم نطاقه بوضوح وجميع المنتجات والخدمات التي يجب توفيرها لتنفيذه.
ويجب أيضًا تفصيل شكل المقترحات المتوقعة. هناك حاجة إلى استجابات موحدة لمقارنة العروض والتباين بينها.
مرفق أدناه قائمة مرجعية توضح بالتفصيل عملية إنشاء طلب تقديم العروض المثالي:
كيف تكتب طلب تقديم العروض
تتبع طلبات تقديم العروض صيغة صارمة إلى حد ما، على الرغم من أن هذا التنسيق قد يختلف بين الوكالات والشركات التي تقوم بإعدادها. هذه العينة من RTI International في ولاية كارولينا الشمالية العناصر الموجودة في طلب تقديم العروض النموذجي والتي تتضمن مقدمة وخلفية، ووصفًا للتسليم، ومعلومات حول معايير الاختيار.
مراحل الحصول على أفضل عطاءات RFP
1. قم بتقييم ما تحتاجه
قبل أن تقوم بصياغة طلب تقديم العروض، ستحتاج إلى القيام ببعض التحضير لمعرفة ما تحتاجه وما تريد تحقيقه. ستساعدك هذه العملية على تحديد أهدافك ونطاق مشروعك واكتشاف العوائق.
استخدم هذا الوقت لإجراء بحث عن المنافسين والصناعة لتقييم وضعك. هل تتبع معايير وإرشادات الصناعة الحالية؟ هل منتجك على قدم المساواة مع ما تقدمه المنافسة ، أم أن هناك ميزات تفتقر إليها من شأنها أن تضيف قيمة؟
قراءة: أمثلة على القيمة المقترحة التي أحدثت فرقًا (مخطط النجاح)
2. قم بإدراج أي مواصفات فنية
يتيح تضمين المواصفات الفنية مقدمًا في طلب تقديم العروض للموردين تحديد ما إذا كان بإمكانهم توفير ما تحتاجه أم لا. يحمي هذا أيضًا عملك لأنه في حالة موافقة البائع على أنه يمكنه تلبية المواصفات الخاصة بك في البداية ، لكنه فشل في التسليم بمجرد توليه المشروع ، يمكنك تحميلهم المسؤولية عن المواصفات المدرجة في طلب تقديم العروض.
3. توزيع طلب تقديم العروض
بمجرد كتابة طلب تقديم العروض، يحين وقت إرساله. يمكنك نشره على موقع الويب الخاص بك، وربما حتى إنشاء صفحة مقصودة محددة له. استفد من أي مجموعات مهنية ذات صلة بالصناعة أنت عضو فيها وقم بالإعلان عنها هناك. يعد استخدام غرفة التجارة المحلية الخاصة بك أيضًا مكانًا ممتازًا للإعلان عن طلب تقديم العروض الخاص بك إذا كنت تفضل العمل مع بائع محلي.
4. تقييم العروض الخاصة بك
بمجرد أن تتلقى جميع العروض ، سيكون من السهل تقريبًا مقارنة كل منها وتحديد البائع الأنسب لشركتك.
من بين مجموعة المزايدين ، سترغب في تضييق هذا الأمر إلى حفنة من أفضل ثلاثة أو خمسة أو 10 مفضلين لديك للنظر فيها ، اعتمادًا على عدد ما تتلقاه أو تهتم به. من هنا ، سترغب في قضاء بعض الوقت في فحص البائعين المحتملين بشكل أكبر لتحديد من هو المناسب حقًا للوظيفة.
5. حدد أفضل بائع لهذه المهمة
قد تطلب بعض الشركات عرضًا أفضل وأخيرًا من كبار البائعين لديها بعد بدء عملية التفاوض هذه. وذلك للتأكد من أنهم لا يحصلون على الشخص أو الشركة المناسبة للوظيفة فحسب، بل بالسعر المناسب أيضًا.
نرى: اقتراح العطاء: ما هو وكيف تكتب واحدًا
في حين أن هذا قد يبدو كخطوة إضافية، إلا أنه قد يوفر لك المال والوقت والصداع في المستقبل.
ابحث عن ليس للقيام مع طلب تقديم العروض في مجال الأعمال التجارية
إذا كنت تريد العثور على البائع المناسب، فأنت بحاجة إلى أن يكون طلب تقديم العروض الخاص بك محددًا. إن طرح أسئلة "نعم" أو "لا" فقط لن يوصلك إلى أي مكان. لهذا السبب يجب عليك إنشاء أسئلة محددة تتطلب إجابات مدروسة. اطرح أسئلة مفتوحة تتطلب منهم شرح عملية تفكيرهم عند حل مشكلة ما.
حاول استخدام جمل مشابهة لهذه:
- هل يمكنك مشاركة مثال على كيفية حل هذه المشكلة أو مشكلة مشابهة لشركة أخرى؟ هل واجهت أي حواجز غير متوقعة؟ ماذا ستفعل نفس الشيء أو بشكل مختلف هذه المرة؟
- في ظل إعادة التصميم المقترحة، ما المدة التي سيستغرقها شخص غير متخصص في التكنولوجيا لإكمال نموذج التسجيل الجديد؟ ما هو الوقت الذي تقدر أن هذا يمكن أن يوفره؟
نموذج للإجابة على طلب تقديم العروض
إذا قمت بإصدار طلب تقديم العروض (RFP) وتقوم بجمع الاستجابات، فقد تتساءل عما يجب أن تبحث عنه في استجابات طلب تقديم العروض (RFP) الفعالة. فيما يلي نموذج لاستجابة RFP الرائعة:
نموذج للإجابة على طلب تقديم العروض
ولكن هذا يقودنا أيضًا إلى سؤال كبير: هل طلب تقديم العروض ضروري حقًا في مجال الأعمال؟ ألا يمكنك قضاء بعض الوقت في مراجعة اثنين أو ثلاثة بائعين بنفسك؟
كما سترى بعد ذلك ، هذا الطريق بالتأكيد ليس في مصلحتك.
لماذا يجب عليك استخدام طلب تقديم العروض في عملك
قد يتم إصدار طلب تقديم العروض (RFP) لعدد من الأسباب.
في بعض الحالات، يتطلب تعقيد مشروع تكنولوجيا المعلومات طلب تقديم عروض رسمي. يمكنك الاستفادة من العديد من مقدمي العروض ووجهات النظر عند البحث عن حل متكامل يتطلب مزيجًا من التقنيات والموردين والتكوينات المحتملة. لنفترض أن عملك ينتقل من النظام الورقي إلى النظام القائم على الكمبيوتر، على سبيل المثال. في هذه الحالة، يمكنك طلب مقترحات لجميع الأجهزة والبرامج وتدريب المستخدمين المطلوب لإنشاء النظام الجديد ودمجه في المؤسسة.
قراءة: ERP مقابل CRM: اختيار النظام المناسب لعملك
في المقابل، قد تتضمن ترقية الأجهزة البسيطة فقط إصدار طلب عرض أسعار (RFQ) إلى بائع واحد.
قد يُطلب من بعض الكيانات، مثل الوكالات الحكومية، إصدار طلبات تقديم العروض لتوفير المنافسة الكاملة والمفتوحة.
يمكنك أيضًا إصدار طلب تقديم العروض (RFP) لتعزيز المنافسة وخفض تكلفة الحل. ومع ذلك، فإن الاقتراح الذي تم قبوله على أساس كونه الأكثر استجابة لمواصفات طلب تقديم العروض قد لا يكون دائمًا العطاء الأقل سعرًا. نظرًا لأن العديد من الشركات سوف تتنافس على العمل معك، فمن المهم أن يقوم البائعون بصياغة استجابات RFP الفائزة.
يمكن للمهارة التي يستخدمها العميل في إنشاء طلب تقديم العروض أن تحدد جودة استجابة مقدم العرض، وبالتالي نجاح أو فشل حل تكنولوجيا المعلومات الناتج. إذا كانت المتطلبات المحددة غامضة للغاية، فقد يخطئ مقدم العرض العلامة عند تصميم الحل وتنفيذه. ومع ذلك، فإن المتطلبات التفصيلية والمقيدة بشكل مفرط تحد من إبداع مقدم العرض وتخنق الابتكار.
تحتاج الشركات إلى وضع توقعات واضحة مع البائعين من أجل الحصول على استجابة عالية الجودة.
يمكنك استخدام طلب تقديم العروض من أجل:
- الخطوط العريضة لتفاصيل المشروع والتوقعات: يحدد أصحاب المصلحة متطلبات المشروع ويتضمنون تفاصيل لمساعدة مقدمي العروض والمقاولين المحتملين على فهم نطاق المشروع ومعايير الشركة لاختيار البائع.
- طلب العروض: يبدأ طلب تقديم العروض عملية الالتماس أو الاقتراح. ومن خلال إصدار طلب تقديم العروض، تطلب الشركات تقديم العروض من المقاولين. تعد وثائق طلب تقديم العروض منتشرة في القطاع العام، حيث تستخدم العديد من الوكالات الحكومية عملية اختيار طلب تقديم العروض كطريقة أساسية للعثور على مقدمي الخدمات المؤهلين.
- تقييم العديد من البائعين: بمجرد قيام الشركات والمستقلين بتقديم مقترحاتهم، تقوم الشركة بمراجعتها واختيار البائع الأفضل لاحتياجاتهم. تستخدم الشركة طلب تقديم العروض لبدء المحادثات مع العديد من البائعين أو مقدمي العروض المختلفين قبل اختيار مقدم العرض الفائز، وتمديد العرض النهائي، وتوقيع عقد لمشروعهم.
ما هو طلب تقديم العروض في التسويق؟
في مجال التسويق ، غالبًا ما يتم استخدام طلب تقديم العروض للاستعانة بمصادر خارجية لأي أنشطة تسويقية يمكن أن تساعد علامتك التجارية في زيادة الوصول. تتضمن هذه الأنشطة أي شيء متعلق بالتسويق لا يمكنك القيام به داخليًا.
على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في شركة صغيرة ، فيمكنك إنشاء RFP للعثور على شركة اتصالات وتسويق كاملة الخدمات لإنشاء خطة تسويق متكاملة لعملك. إذا كانت هذه هي الحالة ، فستحدد في طلب تقديم العروض الخاص بك أنك تبحث عن شركة لمساعدتك على "زيادة تواجد مُحسنات محركات البحث" أو "جذب متابعي وسائل التواصل الاجتماعي" ، إلخ.
على الجانب الآخر، إذا كنت تعمل لدى وكالة تسويق، فستحتاج إلى مراقبة طلبات تقديم العروض في منطقتك المتعلقة بالخدمات التي تقدمها. على سبيل المثال، إذا كنت تعمل لدى شركة تصميم ويب، فستحتاج إلى البحث عن الشركات التي أنشأت طلبات تقديم العروض لخدمات تصميم الويب.
نرى: دور تصميم الويب في نجاح الأعمال الحديثة
ما هو طلب تقديم العروض في المبيعات؟
في المبيعات ، غالبًا ما يتم إنشاء طلب تقديم العروض عندما تتطلع شركة ما إلى شراء منتج أو خدمة لتناسب احتياجاتها. على سبيل المثال ، إذا كانت شركة ما تبحث عن برنامج CRM جديد ، فقد تقوم الشركة بإصدار RFP التي تحدد ما تبحث عنه وما تأمل في تحقيقه باستخدام برنامج CRM الجديد.
لهذا السبب، يمكن لطلبات تقديم العروض أن تلعب دورًا حاسمًا في دورة مبيعات المؤسسة. غالبًا ما تبحث شركات المؤسسات التي تصدر طلبات تقديم العروض عن الشركات التي يمكنها تزويدها بدعم تكنولوجيا المعلومات والأمن والتأهيل والتدريب وغيرها من الخدمات الإضافية. لإغلاق هذه الحسابات الكبيرة، من المهم أن يكون فريق المبيعات لديك مستعدًا لعملية الاستجابة لطلب تقديم العروض (RFP) ويمكنه الاستجابة بكفاءة لهذه الشركات الكبيرة خلال الوقت المخصص.
قراءة: اختيار استراتيجيات البيع المتزايد والبيع المتبادل لتعزيز نهج المبيعات الخاص بك
RFI مقابل RFP
يعد طلب المعلومات (RFI) بمثابة تعبير متابعة عن الاهتمام أثناء عملية تقديم العطاءات RFP. تطلب الشركة مزيدًا من التفاصيل حول قدرات المقاول أو التسليمات أو الخدمات المهنية أو الوظائف أو الجدول الزمني أو معلومات البائع الأخرى. وهو يختلف عن طلب تقديم العروض لأنه موجه إلى بائع محدد (بدلاً من دعوة عامة للموردين المهتمين).
يطلب RFI تفاصيل معينة بدلاً من المعلومات العامة.
RFQ مقابل RFP
إن طلب عرض الأسعار (طلب عرض الأسعار أو طلب عرض الأسعار) هو وثيقة متابعة في عملية طلب تقديم العروض؛ تعرب الشركة التي أصدرت طلب تقديم العروض عن اهتمامها بمقترح المقاول وتطلب تقدير التكلفة وتفاصيل خدماتها. كاستجابة لطلب تقديم العروض، ينطبق طلب عرض الأسعار على بائع محدد في القائمة المختصرة (بدلاً من استدعاء عام للموردين المهتمين).
ويركز فقط على السعر بدلاً من تفاصيل المشروع الأخرى.
قالب RFP مجاني: قالب RFP الوحيد الذي ستحتاج إليه
ما هو طلب تقديم العروض (طلب تقديم العروض): كل ما تحتاج إلى معرفته
اقتراح العطاء: ما هو وكيف تكتب واحدًا
مراجع حسابات
