يُعرف شراء المنتجات والخدمات للأعمال التجارية من بائع خارج الشركة باسم شراء الأعمال. تتضمن عملية الشراء تحديد مكان الأشياء ، والتفاوض على شروط البيع ، وشراء البضائع ، والتحقق منها بعناية ، والاحتفاظ بسجلات دقيقة لكل خطوة. يمكنك الحفاظ على التشغيل السلس للشركة التي تعمل بها من خلال معرفة المزيد عن مشتريات الأعمال. سيعرضك هذا المنشور على تعلم ماهية المشتريات في دورة الأعمال وأنواع المشتريات وسلسلة التوريد وكيف تختلف عن الشراء.
ما هو الشراء في الأعمال التجارية
يُعرف فعل الشركة التي تشتري عنصرًا أو خدمة للاستخدام الداخلي باسم المشتريات التجارية. من أجل تنفيذ روتينها ، كثيرًا ما تشتري الشركات السلع والخدمات. بالمقارنة مع المؤسسات الأكبر ، غالبًا ما تقوم الشركات الصغيرة بشراء سلع وخدمات أصغر بكثير. تعد المواد الخام ومستلزمات الصيانة والمنتجات الاستهلاكية والمواد المعالجة والمعدات المكتبية وتصميم الموقع وخدمات التسويق والتوظيف مجرد أمثلة قليلة للسلع والخدمات التي قد تشتريها الشركة.
كيف يعمل الشراء
قد تستهلك إدارة عمليات الشراء والمشتريات نسبة كبيرة من موارد الشركة. عادةً ما توفر ميزانيات المشتريات للمديرين مبلغًا محددًا يمكنهم استخدامه لشراء المنتجات أو الخدمات التي يحتاجونها. نظرًا لحقيقة أن القدرة على شراء سلع أو خدمات معينة يمكن أن تؤثر على مدى ربح العمليات ، فإن عملية الشراء غالبًا ما تكون عنصرًا مهمًا في إستراتيجية الشركة. غالبًا ما تخضع عمليات شراء السلع والخدمات لمعايير الشركة ، والتي غالبًا ما تتمركز عن طريق الضوابط المحاسبية من قسم الحسابات الدائنة (AP). يتم تضمين إعداد ومعالجة الطلب وكذلك الاستلام النهائي والموافقة على الدفع في عملية الشراء.
يمكن أن يشمل ذلك مجموعة واسعة من الأنشطة ، بما في ذلك البحث عن الموردين واختيارهم ، ووضع المعايير ، والتفاوض على الأسعار ، ومراقبة المخزون. نتيجة لذلك ، من أجل الشراء الناجح ، قد تحتاج العديد من الشركات الكبرى إلى المساعدة من عدد قليل من إدارات الشركات المختلفة. تتضمن عملية الشراء عددًا من الخطوات ، بما في ذلك:
- اختيار السلع والخدمات اللازمة
- أكمل نموذج طلب الشراء واطلب تقديرات من العديد من الموردين.
- قم بعمل صفقة وسعر مع المورد ، ثم قم بإنهاء أمر الشراء.
- احصل على التسليم ، ثم قم بالدفع.
محاسبة المشتريات
نظرًا لأن المشتريات تستلزم شراء سلع و / أو خدمات لأهداف إيرادات المنظمة ، يتم تضمين نفقات المشتريات عادةً في المحاسبة المالية للشركة. نتيجة لذلك ، قد توظف بعض الشركات مسؤول مشتريات رئيسي (CPO) للإشراف على هذه المبادرات. لذلك فإن CPO:
- يتحكم في متطلبات الشراء
- يتعاون مع الحسابات الدائنة لضمان الدفع الفعال وتكامل معايير الشراء
- يشارك في الفرق التي تصدر أحكامًا حول المشتريات عندما يكون هناك العديد من العطاءات التنافسية
هناك طرق مختلفة لتقسيم وفحص معالجة المشتريات. ومن ثم ، فإن الشركات والصناعات تدير الاستحواذ على النفقات المباشرة وغير المباشرة بطرق مختلفة. أيضًا ، فإن الشركات التي تبيع السلع بدلاً من الشركات التي تقدم الخدمات ستدير التكاليف أيضًا بشكل مختلف.
دورة الشراء
هناك عدة مراحل في دورة المشتريات تتطلب الإعداد والتنفيذ الدقيقين. تعتمد استراتيجية الشراء الخاصة بالشركة في جزء كبير منها على كل خطوة. المراحل الست لدورة المشتريات هي كما يلي:
# 1. دورة تخطيط المشتريات
في هذه المرحلة ، يتم التعرف على المشكلة ويتم إجراء مراجعة أولية لتأكيد تفاصيل المشكلة. تشمل الأمثلة نوع المنتج المطلوب وأفضل طريقة للتعامل مع المشكلة المطروحة.
# 2. دورة الشراء تعريف المتطلب
الخطوة التالية بعد التخطيط هي تعريف المتطلب. بيان العمل هو مستند يسرد كل المتطلبات الأساسية لحل المشكلات. إنها مرحلة مهمة لأن المواصفات توضح مدى فهم البائعين المحتملين للمشكلة.
# 3. دورة الشراء من مصادر
ستتواصل الشركة مع المورد في هذا الوقت وتنقل جميع تفاصيل الشراء ، مثل الشروط والأحكام وتواريخ التسليم والمواصفات للسلعة أو الخدمة. سيقوم الموردون بفحص والتحقيق وتقديم عرض استجابةً لعرض الشركة.
# 4. دورة الشراء الخاصة بالتقييم والاختيار
ستختار الشركة أفضل عرض من بين العروض المقدمة من الموردين بعد تقييمها. يتم اتخاذ القرار وفقًا لمدى وضوح الحل في الاقتراح.
# 5. دورة الشراء الخاصة بإرساء العقد
يتلقى المورد المختار العقد. إذا كانت الشركة تريد مزيدًا من التفاصيل بشأن منطقة معينة من الخطة ، فسيتم إجراء مزيد من المناقشات.
# 6. دورة المشتريات إدارة العقود
بمجرد إصدار العقد للمورد ، من الضروري إدارته من أجل معالجة أي مشاكل قانونية محتملة. الهدف هو التحقق من أن المزود يتبع جميع شروط العقد. تتم إدارة كل شيء في هذه المرحلة ، بدءًا من عمليات التسليم التي تتم في الوقت المحدد وحتى تكلفة التسليمات.
أنواع المشتريات
المشتريات المباشرة وغير المباشرة والخدمية هي الفئات الثلاث المختلفة. يُعرف استخدام أمر الشراء أو العقد للحصول على منتجات أو خدمات مباشرة من أحد الموردين باسم الشراء المباشر. شراء المنتجات أو الخدمات من مصدر بشكل غير مباشر ينطوي على الذهاب عبر وسيط ، مثل وكيل أو موزع. تُعرف عملية شراء الخدمات من مزود الخدمة باسم شراء الخدمة. دعونا نلقي نظرة على أنواع المشتريات التالية المدرجة أدناه:
# 1. تدبير غير مباشر
تُعرف عملية الحصول على السلع والخدمات التي لا ترتبط ارتباطًا مباشرًا بالعمل الأساسي للمؤسسة باسم الشراء غير المباشر. عناصر مثل اللوازم المكتبية وخدمات الحراسة ومعدات تكنولوجيا المعلومات هي جميع أنواع المشتريات غير المباشرة.
غالبًا ما يستلزم مجموعة مختلفة من الإجراءات والمعايير لاختيار الموردين ، ويتم التحكم فيها من قبل فريق خارج فريق الشراء المباشر. تهدف المشتريات غير المباشرة إلى تعزيز الكفاءة وخفض التكاليف دون التضحية بالجودة.
# 2. الشراء المباشر
يشار إلى عملية شراء السلع والخدمات مباشرة من الموردين الذين هم أعضاء في سلسلة التوريد الخاصة بشركتك على أنها من الدرجة الأولى أو الشراء المباشر. بعبارات أخرى ، يشير الشراء المباشر إلى ممارسة شراء السلع أو الخدمات مباشرة من المورد أو الشركة المصنعة ، عادة دون استخدام وسيط. الأنواع المباشرة للمشتريات لها فوائد مختلفة ، بما في ذلك الأسعار الأرخص والتحكم الأكبر في الجودة. يمكن أن يكون لأنواع الشراء المباشر أيضًا بعض العيوب ، مثل فترات التسليم الطويلة ومرونة أقل.
# 3. شراء الخدمة
تُعرف عملية الحصول على الخدمات من طرف ثالث باسم شراء الخدمة. الفرق الأساسي بين شراء المنتجات وشراء الخدمات هو أنه مع الخدمات ، فإنك تشتري نهاية أو نتيجة معينة بدلاً من شراء سلعة ملموسة. قبل شراء الخدمات ، من الأهمية بمكان أن تحدد بالضبط ما تطلبه من المزود. يمكنك البدء في وضع معايير لتقييم مقدمي الخدمة المحتملين بمجرد أن يكون لديك فهم راسخ لمطالبك.
ما هو الشراء في سلسلة التوريد
تساهم خدمة المشتريات الناجحة في زيادة ربحية الشركة. المشتريات هي عنصر حاسم في إدارة سلسلة التوريد. وتشمل هذه المصادر ، والمساومة ، والشراء ، وتتبع الإمدادات بالإضافة إلى شراء السلع والخدمات. نظرًا لأن التحسينات التكنولوجية دفعتنا نحو أسلوب حياة سريع الخطى في السنوات الأخيرة ، فقد نمت أهمية المشتريات في إدارة سلسلة التوريد. حتى لو قطعنا شوطًا طويلاً منذ أيام وجود سجلات فعلية لكل عملية شراء ، فلا يزال من الضروري اختيار المنتجات والخدمات اللازمة للمعاملات التجارية بعناية.
مؤشرات الأداء الرئيسية للمشتريات:
يجب أن تلتزم المنظمة بانتظام بعدد من KIPs لتحسين فعالية عملية الشراء ، ومراقبة التقدم ، ومواءمة الفريق مع أهداف العمل. تتضمن مؤشرات الأداء الرئيسية هذه ما يلي:
- وقت الدورة لأمر الشراء
- المهلة الزمنية ، ومعدل العيب ، وتوافر التوريد للموردين
- عدد البائعين
- دقة الوفاء
- عائد الاستثمار لعملية الشراء
خطوات عملية الشراء:
- تحديد الهوية: تتمثل الخطوة الأولى في التحديد ، حيث يحدد فريق المشتريات من خلاله حاجة المنظمة الأولية لمنتجات وعناصر معينة. قد تكون إعادة التخزين ضرورية للسلع الجديدة أو التي تم طلبها مسبقًا.
- تقديم الطلب: يجب أن يقدم فريق المشتريات طلبًا رسميًا إلى الشركة مع تفاصيل تتعلق بالصنف والكمية والتسعير لأي عملية شراء كبيرة الحجم للمنتجات. بعد موافقة الفريق المالي ، يمكن لفريق المشتريات متابعة خطة الشراء.
- تقييم البائع: يجب أن يقرر الفريق الأشياء التي يجب شراؤها قبل تحديد الموردين الذين يتم الشراء منهم.
- التفاوض: يتفاوض فريق المشتريات مع البائع لخفض السعر إلى أفضل قيمة أو لإعادة التفاوض على البيع بعد استلام عرض الأسعار.
- أمر الشراء: بمجرد الاتفاق على الكمية والسعر ، يتم إنشاء أمر شراء بجميع تفاصيل الأمر المحدد للمورد للوفاء به.
- فحص المنتجات الموردة: يجب على فريق المشتريات فحص كمية المنتجات الموردة وأي بضائع تالفة بمجرد تسليمها.
- إنشاء الفواتير وحفظ السجلات: بعد تسليم البضائع ، يتم إنشاء فاتورة ، ويقوم موظفو الشؤون المالية في المنظمة بدفعها.
المشتريات مقابل الشراء
يبدو أن كلمتا الشراء والشراء تعنيان نفس الشيء في اللغة الإنجليزية البسيطة. ومع ذلك ، فهم بعيدون كل البعد عن أن يكونوا كذلك في بيئة الأعمال. في حين أن كلاهما لهما أوجه تشابه معينة ، إلا أن أحدهما يهتم أكثر بمهام المعاملات ، والآخر يهتم بعملية تحديد مصادر المنتجات الاستراتيجية. في المناقشات حول الشراء مقابل الشراء ، ليس الارتباك أمرًا غير معتاد. في الواقع ، لا يهم هذا التمييز كثيرًا بالنسبة للشركات الصغيرة. ومع ذلك ، فإن عدم فهم الفرق بين الاثنين قد يضر بشركتك أثناء توسعها. هنا ، ندرس هذا التمييز بمزيد من التفصيل.
ما هو الشراء في الأعمال؟ المشتريات مقابل الشراء
يشار إلى الإجراء المتبع كلما حصلت شركتك أو مؤسستك على عناصر أو خدمات لتحقيق أهدافها بالشراء. إذا تم ذلك باستخدام أموال الشركة ، أو دفع رواتب الموظفين ، أو استئجار مساحة مكتبية جديدة ، أو حتى شراء ميكروويف جديد لمخزن المكتب ، فكلها تعتبر مشتريات.
ما هو الشراء في الأعمال؟ المشتريات مقابل الشراء
يُشار إلى مصادر السلع والخدمات التي عادةً ما تكون ذات أهمية أكبر للمنظمة والتفاوض بشأنها واختيارها بالمشتريات بلغة أكثر تقنية. طريقة أكثر تعمدا للحصول على السلع والخدمات في الشركة هي الشراء.
الاختلافات الرئيسية بين الشراء والاقتناء
أثناء العمل في بيئة مماثلة ، الشراء والمشتريات ليسا نفس الشيء. للحصول على نظام ناجح ، من الضروري أن يكون لديك فهم شامل لكيفية اختلاف الاثنين. فيما يلي بعض الفروق الرئيسية بين الشراء و (مقابل) الشراء:
# 1. الأهداف
ينصب تركيز الشراء على سعر طلبك ، بينما ينصب تركيز الشراء على القيمة المتولدة والتكلفة الإجمالية للملكية.
# 2. التسعير والقيمة
تركز المشتريات التجارية بشكل أكبر على القيمة طويلة الأجل التي تساهم بها المنتجات أو الخدمات المشتراة في الشركة. على الجانب الآخر ، يركز الشراء على السعر أو التكلفة التي تأتي بها المواد المطلوبة.
# 3. شراكة البائع
لا يُعد بناء العلاقات مع البائعين عمومًا أولوية قصوى في إدارة المشتريات لأنها تعمل فقط مع قاعدة الموردين الحالية. من ناحية أخرى ، تتمثل إحدى المسؤوليات الرئيسية لإدارة المشتريات في تطوير شراكات تعاونية طويلة الأجل مع الموردين المعينين بشكل استراتيجي.
# 4. التركيز على المعاملات مقابل التركيز
الفرق الآخر بين إجراءات الشراء والمشتريات هو أن عمليات الشراء علائقية ، في حين أن عمليات الشراء هي معاملات.
# 5. النهج: استباقي مقابل رد الفعل
تشير عمليات ومبررات وأهداف الاثنين إلى أن الشراء يتبنى نهجًا استباقيًا بينما يكون الشراء أكثر تفاعلًا. بقدر ما تنطوي على مستوى أعلى من التخطيط والاستراتيجية قبل وأثناء وبعد شراء الموارد اللازمة ، فإن عمليات الشراء تكون استباقية.
# 6. تقييم المخاطر والتخفيف من حدتها
كنشاط معاملات صارم ، لا يسمح الشراء بتقييم المخاطر والحد منها. أثناء التفاعل مع البائعين أو الموردين ، قد تواجه المنظمة عددًا من مخاطر سلسلة التوريد. مخاطر التشغيل ، والمخاطر المالية ، والمخاطر المتعلقة بأمن البيانات ، وما إلى ذلك.
# 7. تسلسل العمليات
يعد تدفق عملية الشراء أكثر تعقيدًا بشكل كبير من تدفق عمليات الشراء. إنه يستلزم كل شيء ، بما في ذلك تحديد المتطلبات ، وتحديد المصادر ، وإغلاق العقد ، وحفظ السجلات. الطلب والتعجيل والدفع هي الخطوات الثلاث التي تشكل غالبية عملية الشراء.
ما هي الأشياء الخمسة الرئيسية في المشتريات؟
يقدم كل واحد منهم جزءًا من السر لعملية الشراء الناجحة:
- تدفق سلسلة المشتريات
- إدارة مخاطر الموردين
- بناء القدرة على التحليلات التنبؤية
- قاعدة بيانات مركزية للموردين
- الإدماج في نظام الابتكار الجماعي للشركة.
ما هي الأدوار الأربعة الرئيسية للمشتريات؟
إن تحديد المصادر والتفاوض وإدارة العقود وإدارة علاقات الموردين هي الوظائف الأساسية الأربعة للمشتريات.
ما هو الغرض من الشراء؟
يتم تضمين مجموعة متنوعة من الإجراءات في وظيفة الأعمال الحاسمة للمشتريات ، والتي تساعد المؤسسة في الحصول على السلع والخدمات. الهدف من الشراء هو العثور على الموردين بتكاليف تنافسية توفر أعلى قيمة.
المنشورات المشابهة
- إدارة المشتريات: المعنى ، الفوائد ، الاستراتيجيات والخطوات
- برنامج المشتريات: أفضل البرامج والشركات المجانية في عام 2023
- كيف يساعد مستشارو المشتريات الشركات على توفير المال وزيادة القيمة
- إدارة مشتريات المشروع: دليل مفصل لعمليات الشراء
مراجع حسابات
