كانت المساعدين الظاهريين موجودة منذ أن سمحت التكنولوجيا بالعمل عن بُعد ، لكن الاتجاه نما بسرعة في السنوات الأخيرة ؛ في الواقع ، وفقًا لـ Business Wire ، سيصل سوق المساعدين الافتراضيين إلى 25.6 مليار دولار بحلول عام 2025. وهي مفيدة بشكل خاص عندما يكون للعديد من الفرق مواقع متعددة ويعمل الموظفون من المنزل.
وذلك لأن المساعدين الافتراضيين يمكنهم العمل من أي مكان وغالباً ما يؤدون مجموعة متنوعة من المهام بموجب عقد مرن. المساعدون الافتراضيون هم حل توظيف فعال من حيث التكلفة للشركات من جميع الأحجام بسبب انخفاض النفقات العامة والالتزام المحدود.
ولكن بالضبط كيف يمكنك استخدام واحد لمساعدة عملك على إدارة أكثر سلاسة؟ ببساطة ، ماذا يفعل المساعد الافتراضي؟
ما هو المساعد الافتراضي بالضبط؟
المساعد الافتراضي هو فرد يعمل لحسابه الخاص ويساعد في الإدارة وتطوير الأعمال والوسائط الاجتماعية والتسويق والمهام الأخرى. إنهم يحررون وقت أصحاب الأعمال الصغيرة ورجال الأعمال والمديرين من خلال تولي المهام المتكررة والعمل الإداري.
يعمل المساعد الافتراضي من المنزل أو من مكان آخر. يمكن أن يكون مقر المساعدين الافتراضيين في الولايات المتحدة أو بلد آخر.
نظرًا لكونهم قوة عاملة مرنة ، فقد أصبح المساعدون الافتراضيون شائعين للغاية مع الشركات الصغيرة على مدار العقد الماضي. بناءً على احتياجاتك ، يمكن أن يعمل المساعد الافتراضي بدوام جزئي أو بدوام كامل. هل تحتاج 20 ساعة في الأسبوع؟ لا شكر على واجب. هل تحتاج 30 ساعة؟ ماذا عن 40؟ هناك VAs المتاحة.
يمكن تعويض المساعدين الظاهريين على أساس كل ساعة. يمكن أيضًا دفع رسوم محددة أسبوعيًا أو شهرًا.
يمكن أن يوفر الاستعانة بمساعد افتراضي بدوام كامل صفقة أفضل وفائدة أكبر لعدة أسباب:
- يمكن أن تكون الأسعار منخفضة بشكل مدهش ، خاصة بالنسبة للعاملين في الخارج.
- من الأسهل دمج مساعد بدوام كامل في تدفقات العمل المنتظمة وجني فوائد أكبر من الترتيب.
- سيكون المساعد الافتراضي المتفرغ في وضع أفضل لتعلم أي تطبيقات برمجية خاصة تحتاجها ، وتطوير علاقات ودية مع زملاء العمل والعملاء ، والنمو معك مع نمو عملك.
بعض المساعدين الظاهريين هم متعاقدون مستقلون. البعض الآخر موظفون في شركة أو وكالة تقوم بتوظيفها لتوفير قوة عاملة مرنة. عندما تعمل مع شركة مساعدة افتراضية ، فسوف تتعامل مع مدير سيناقش متطلباتك ويجد الأنسب لك.
ما الذي يفعله المساعد الافتراضي
نظرًا لأن الشركات الصغيرة والشركات الناشئة تعتمد على المكاتب الافتراضية لخفض التكاليف والشركات من جميع الأحجام ، وزيادة استخدامهم للإنترنت للعمليات اليومية ، فقد نمت شعبية المساعدين الظاهريين. نظرًا لأن المساعد الافتراضي هو متعاقد مستقل ، لا يُطلب من الشركة تقديم نفس المزايا أو دفع نفس الضرائب كما لو كان الموظف يعمل بدوام كامل.
علاوة على ذلك ، نظرًا لأن المساعد الافتراضي يعمل عن بُعد ، فليست هناك حاجة إلى مكتب أو مساحة عمل أخرى في مقر الشركة. يجب أن يدفع المساعد الافتراضي مقابل معدات الكمبيوتر الخاصة به ويوفرها ، والبرامج شائعة الاستخدام ، والوصول إلى الإنترنت عالي السرعة.
ما هو دور المساعد الافتراضي؟ أهم 10 قائمة مهام
تختلف مسؤوليات المساعد الافتراضي حسب احتياجات العميل ، ولكن بعض المسؤوليات الشائعة هي كما يلي:
إدارة منصات وسائل التواصل الاجتماعية
يمكن أن يساعد المساعد الافتراضي العميل في إدارة حسابات الوسائط الاجتماعية الخاصة به. يمكن للمساعدين الظاهريين أيضًا إنشاء محتوى والتفاعل مع المتابعين وتحليل مقاييس التفاعل إذا كنت تتساءل عما يفعلونه.
التسويق عبر البريد الإلكتروني
يمكن أن يساعدك المساعد الافتراضي في إنشاء حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني وتنفيذها. بالإضافة إلى ذلك ، سيقومون بإدارة القوائم البريدية وتحليل أداء البريد الإلكتروني لتحسين الحملات المستقبلية.
البريد الوارد وتخطيط الرحلة
يمكن أن يساعدك المساعد الافتراضي في إدارة صندوق الوارد الخاص بك عن طريق فرز رسائل البريد الإلكتروني وتحديد أولوياتها والرد عليها. يمكنهم أيضًا المساعدة في ترتيبات السفر مثل حجز الرحلات الجوية والفنادق وتخطيط مسارات الرحلة.
مسك الدفاتر المحاسبية
يمكن للمساعد الافتراضي التعامل مع مهام مسك الدفاتر الأساسية. يتضمن الفواتير وتتبع المصروفات وتسوية كشوف الحسابات البنكية.
خدمة العملاء
يمكن أن يساعد المساعد الافتراضي العملاء من خلال الرد على الاستفسارات وحل المشكلات.
إدارة التقويم
يمكن أن يساعد المساعد الافتراضي العملاء في إدارة التقويمات الخاصة بهم عن طريق جدولة المواعيد وتنظيم الاجتماعات وإرسال التذكيرات. يمكنهم ، على سبيل المثال ، إعداد نظام تقويم ، مثل تقويم Google ، ومشاركته مع العميل للتأكد من أنه يمكنهم الوصول إليه.
توليد المبيعات
يمكن للمساعد الافتراضي إجراء بحث عن العملاء المحتملين والاحتمالات ، وتطوير حملات التوعية المستهدفة ، وإدارة خط أنابيب المبيعات.
إدارة المشاريع
يمكن أن يساعد المساعد الافتراضي في إدارة المشروع من خلال إنشاء جداول زمنية وتفويض المهام والوفاء بالمواعيد النهائية.
إدخال البيانات
يمكن للمساعد الظاهري إدخال البيانات وتنظيمها في جداول البيانات وقواعد البيانات والأنظمة الأخرى.
إنشاء المحتوى
يمكن للمساعدين الظاهريين إنشاء محتوى مرئي لموقع الويب الخاص بالعميل أو المدونة أو قنوات الوسائط الاجتماعية. يمكن تضمين جميع منشورات المدونة والمقالات والرسومات ومقاطع الفيديو.
المهام المذكورة أعلاه ليست سوى عدد قليل من المسؤوليات العديدة للمساعد الظاهري. يمكن أن تختلف الخدمات التي يوفرها المساعد الافتراضي وفقًا لاحتياجات العمل أو العميل الفردي. نتيجة لذلك ، يمكن أن تكون VAs قابلة للتكيف وتفي بمتطلباتك الخاصة.
مزايا تعيين مساعد افتراضي
لمعرفة المزيد حول "ماذا يفعل المساعد الافتراضي؟" يجب أن تفهم أولاً الفوائد. يمكن أن يوفر تعيين مساعد افتراضي مزايا عديدة للشركات ورجال الأعمال. يمكن أن يساعد المساعدون الافتراضيون الشركات على النمو والازدهار من خلال تحسين الإنتاجية والكفاءة وتقليل التوتر وتحسين التوازن بين العمل والحياة.
إدارة الوقت بكفاءة
يمكن أن يساعد المساعد الافتراضي العميل في إدارة وقته بشكل أفضل من خلال القيام بمهام تستغرق وقتًا طويلاً ، مما يسمح للعميل بالتركيز على الأمور الأكثر أهمية.
تحسين الإنتاجية التنظيمية
يمكن أن تساعد في تبسيط العمليات التجارية وتعزيز الكفاءة وزيادة الإنتاجية الإجمالية.
تقليل التوتر وزيادة وقت الفراغ
يمكن للعملاء تقليل عبء العمل والاستمتاع بوقت الفراغ من خلال تفويض المهام إلى مساعد افتراضي ، وتقليل التوتر وتحسين التوازن بين العمل والحياة.
زيادة النطاق التشغيلي
يمكن أن يساعد المساعد الافتراضي الشركات في توسيع عملياتها من خلال تولي المهام التي تتطلب خلاف ذلك تعيين موظفين إضافيين.
وصول موسع
يمكن أن يعمل المساعد الافتراضي عن بُعد ، مما يتيح للعملاء الوصول إلى مجموعة مواهب عالمية ومهارات وخبرات أوسع.
تعزيز خدمة العملاء
يمكن أن يوفر المساعد الافتراضي خدمة عملاء ممتازة من خلال الرد على الاستفسارات وحل المشكلات.
وفورات في التكاليف
يمكن للعملاء توفير المال على المساحات المكتبية والمعدات والمزايا من خلال تعيين مساعد افتراضي.
تحسين الرفاهية العاطفية
يمكن للعملاء تقليل عبء العمل وتحسين رفاههم العقلي والعاطفي من خلال تفويض المهام إلى مساعد افتراضي.
توازن أفضل بين العمل والحياة
من خلال تولي المهام التي من شأنها أن تتداخل مع الوقت الشخصي ، يمكن للمساعد الافتراضي مساعدة العملاء في تحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة.
تركيز جديد على خدمات الأعمال الأساسية
يمكنك التركيز على خدمات الأعمال الأساسية الخاصة بك وزيادة الفعالية الشاملة من خلال الاستعانة بمصادر خارجية للمهام غير الأساسية إلى VA. بهذه الطريقة ، يمكنك معرفة بالضبط ما يفعله المساعد الافتراضي.
ما هو دور المساعد الافتراضي؟
لا يتم تكليف المساعدين الظاهريين بمهام محددة ، وتختلف واجباتهم حسب صاحب العمل. فيما يلي بعض الوظائف الأكثر شيوعًا المخصصة للمساعدين الظاهريين:
واجبات إدارية
يشيع استخدام المساعدين الظاهريين للمهام الإدارية. تعد جدولة الاجتماعات وحجز السفر وتنظيم التقويمات وحتى الرد على الهواتف عبر خط متصل أمثلة على ذلك.
مسك الدفاتر المحاسبية
يعد تتبع الموارد المالية جزءًا أساسيًا من إدارة عمل مربح ، ويمكن للمساعدين الظاهريين المساعدة في إعداد الميزانية والشراء وتتبع النفقات.
مساعد شخصي
بالإضافة إلى واجباتهم المعتادة ، يمكن أن يساعد المساعدون الافتراضيون في تنظيم المهام خارج مكان العمل. تشمل المسؤوليات الشخصية حجز الإجازات وتنظيم التقويم وشراء الهدايا للأصدقاء والعائلة.
خدمة العملاء
يمكن أن يكون المساعدون الافتراضيون نقطة الاتصال الأولى للعملاء الذين يسعون للحصول على المساعدة في استكشاف الأخطاء وإصلاحها أو منفذًا للتعليقات للشركات التي تقدم منتجًا أو خدمة. يمكن للمساعدين الافتراضيين المساعدة في المهام الروتينية أو تقديم برامج تعليمية. إذا لم يتمكنوا من مساعدة العميل ، فيمكنهم تصعيد الموقف إلى الشخص المناسب داخل الشركة.
إدخال البيانات
ليست كل المهام الإدارية هي مهام إدارية ؛ يمكن للمساعدين الظاهريين تحمل مجموعة واسعة من المسؤوليات ، بما في ذلك إدخال البيانات. يمكن للمساعد الظاهري في هذا الدور تجميع البيانات بسهولة والتحقق من الدقة وحذف السجلات غير الضرورية. هذا مفيد بشكل خاص لتتبع المريض ، والفواتير ، والبريد ، وإدارة المدرسة.
إنتاج وسائل التواصل الاجتماعي
بينما تدرك العديد من الشركات قيمة المشاركة عبر الإنترنت مع العملاء أو العملاء المحتملين ، قد تبدو مطالب إدارة وسائل التواصل الاجتماعي أحيانًا مستعصية على الحل. المساعدون الافتراضيون مفيدون في الرد على التعليقات والتواصل مع المتابعين ، لكن يمكنهم أيضًا تتبع جداول النشر وتحليل بيانات الحساب.
إدارة المحتوى
لنفترض أنك تستخدم المحتوى التحريري لجذب حركة المرور إلى موقعك ، وزيادة الوعي بالعلامة التجارية ، وإشراك العملاء المحتملين. في هذه الحالة ، ربما تكون على دراية بكمية العمل الهائلة التي تدخل في العمليات. يمكن أن يساعدك المساعد الافتراضي في إدارة تقويم الإنتاج وتنظيم موارد الكتابة وتسهيل الجوانب المختلفة لعملية النشر ، مما يسمح لك بالتركيز على تنمية برنامج المحتوى.
أبحاث
يجب أن تعتمد كل شركة على البحث لإبلاغ عملياتها ، سواء كانت تحليل السوق أو العملاء أو الأداء. البحث ، مثل أي سلعة أخرى ، يمكن بيعها للعملاء. ومع ذلك ، حتى مع الموارد المخصصة ، يمكن أن يستغرق البحث وقتًا طويلاً ، لذلك توظف بعض الشركات مساعدين افتراضيين للمساعدة في هذه المهمة. هذه المهام هي الأنسب للمساعدين الظاهريين المتخصصين في تحليل البيانات لأنها عادة ما تكون يدوية أكثر.
ما هو راتب المساعد الافتراضي وكيف يتم تعويضه؟
يختلف راتب المساعدين الافتراضيين اعتمادًا على الخبرة ومجال الخبرة ، وفقًا لموقع البحث عن الوظائف Zip Recruiter:
- لكل ساعة (بدءًا من 7.21 دولارًا أمريكيًا وترتفع إلى 62.74 دولارًا أمريكيًا)
- أسبوعيًا (بدءًا من 288 دولارًا أمريكيًا وترتفع إلى 2,510 دولارًا أمريكيًا)
- شهريًا (بدءًا من 1,250 دولارًا أمريكيًا وترتفع إلى 10,875 دولارًا أمريكيًا)
- في السنة (بدءًا من 15,000 دولارًا أمريكيًا وترتفع إلى 130,000 ألف دولار أمريكي)
بينما يقبل بعض المساعدين الشيكات أو الحوالات البريدية للدفع ، يفضل معظمهم الدفع من خلال خدمات آمنة عبر الإنترنت مثل PayPal. قد تختلف طرق الفوترة الخاصة بهم: يفضل البعض المدفوعات المقدمة ، بينما يقوم البعض الآخر بفاتورة صاحب العمل أسبوعيًا أو شهريًا.
إذا تم تعيين مساعدين افتراضيين كعاملين عن بعد بدوام كامل ، فيجب دفع أجورهم بانتظام.
كيفية البحث عن مساعد افتراضي وتوظيفه
قد يبدو تعيين مساعد عن بعد أمرًا بسيطًا لأنه دور أقل رسمية ، لكن عملية التوظيف يمكن أن تتطلب نفس القدر من التحضير من جانب صاحب العمل. الخطوات الأساسية هي كما يلي:
حدد توقعاتك
من المهم توثيق توقعاتك قبل العمل مع مقاول جديد. قم بعمل قائمة مفصلة بالمهام التي يجب إكمالها ، وقم بتوصيل الأولويات والمواعيد النهائية بوضوح.
اختر مديرًا
عندما لا يكون مورد بدوام جزئي جزءًا من مخططك التنظيمي الرسمي ، يمكن بسهولة أن تصبح مسؤولية الإدارة غامضة وتتحول عبر الفريق. تجنب هذا الفخ من خلال تحديد المسؤول عن توصيل المهام وتتبع المشاريع من البداية.
اصنع ميزانية
إذا كنت تريد ترتيبًا مرنًا مع مساعد يمكنك توسيع نطاقه وتقليصه حسب الحاجة ، فتأكد من أن لديك فهمًا راسخًا لميزانيتك مسبقًا حتى لا تخرج التكاليف عن طريق الخطأ عن السيطرة.
نشر الوظيفة
أنشئ وصفًا وظيفيًا مع قائمة المسؤوليات وانشره على موقع ويب مناسب. يتم سرد بعض المواقع الأكثر شهرة في Passive Income ، بما في ذلك:
- أو ديسك للعمل عن بعد
- فايفر
- TaskRabbit
- مرحبا راش
ستساعدك هذه المواقع في العثور على مرشحين مؤهلين في مجال عملك.
تسمح لك المساعدين الافتراضيين بالتركيز على ما هو أكثر أهمية ، ألا وهو عملك.
يعد الوقت موردًا ثمينًا عند إدارة الأعمال التجارية ، وقد تصبح المهام اليومية الوضيعة أحيانًا عائقًا أمام التركيز على الفرص الجديدة ومناطق النمو. سيؤدي وجود مساعد افتراضي يتولى مهامك الإدارية إلى تقليل عبء العمل بشكل كبير ، مما يمنحك أنت وفريقك مزيدًا من الوقت للتركيز على المشاريع عالية التأثير.
مقالات ذات صلة
مراجع حسابات
