تعد عملية إعداد المجندين أمرًا ضروريًا في كل مجال حيث لا يمكنك الاستغناء عنها. سيكون لدى الموظف الجديد وقتًا أسهل بكثير في التعامل مع فرقهم ومسؤولياتهم الجديدة إذا كانت لديهم قائمة مرجعية قوية للإعداد. وهذا يعني أنه إذا تم تدريب الموظف الجديد بشكل صحيح ، فمن المرجح أن يتناسب مع ثقافة الشركة ويفعل ما يريده صاحب العمل. تابع القراءة للتعرف على قائمة التحقق الخاصة بإعداد الموظف وقائمة التحقق الجديدة الخاصة بتوظيف تكنولوجيا المعلومات.
ما هو الإعداد؟
يفيد إجراء الإعداد الشامل الموظفين الجدد بشكل كبير. هذا يسمح لهم بالتعرف على مهامهم ، وديناميكية الفريق ، وكذلك أهداف وغايات المنصب. تؤدي عملية الإعداد الجيدة إلى زيادة الإنتاجية والروح المعنوية والرضا الوظيفي. نتيجة لذلك ، تزداد المشاركة ويبقى الموظفون لفترة طويلة. بعبارة أخرى ، يساعد برنامج الإعداد الشامل الجميع.
ما هي قائمة التحقق الخاصة بالتأهيل؟
يمكن أن تكون الأسابيع أو الأشهر القليلة الأولى للموظف الجديد في الوظيفة بمثابة زوبعة. لذلك ، من المفيد تعيين المديرين لإنشاء قائمة تدقيق خاصة بالإعداد للحفاظ على كل شيء بالترتيب. ومن ثم ، مع قائمة التحقق هذه ، يمكنك أن تطمئن إلى أنك قد غطيت جميع القواعد في الترحيب بالموظف الجديد في الفريق. إنه بمثابة أساس يمكن من خلاله تطوير العمليات الخاصة بالأدوار.
أيضًا ، ضع في اعتبارك أنه لمجرد أنك فعلت كل شيء في قائمة مراجعة الإعداد الخاصة بك لا يعني أنها فعالة. تحقق برامج الإعداد الأكثر فاعلية توازنًا بين تلبية احتياجات واحتياجات الموظف مع إعدادهم أيضًا لاحتضان القيم الأساسية للشركة بشكل كامل بطرق غير متوقعة.
قائمة تدقيق إعداد الموظف
الخطوات الخاصة بقائمة مراجعة فعالة لتأهيل الموظف هي:
# 1. اجعلها رسمية مع إدارة الموارد البشرية
لتطوير قائمة مرجعية لإعداد موظف ، بافتراض أن شركتك لديها قسم موارد بشرية ، أرسل طلبًا للحصول على إذن التوظيف. في هذه الأثناء ، قبل الانتهاء من وظيفة جديدة ، قد يطلب قسم الموارد البشرية بالإضافة إلى ذلك دليلًا على اختبار المخدرات النظيف وفحص الائتمان. تأكد أيضًا من وضع حد للبحث وإزالة أي إعلانات وظائف قد لا تزال موجودة.
# 2. احصل على النماذج الضرورية جاهزة للموظف الجديد
في قائمة التحقق الخاصة بالإعداد ، تأكد من أن الموظف لديه المستندات المطلوبة لتسجيل الدخول في اليوم الأول من العمل. ومع ذلك ، فإن هذا يستثني المستندات الضريبية ، وعقود الإيجار ، وسجلات الرواتب ، وربما الأشكال الأخرى. امنح الموظف الجديد نسخة من الكتيب وملخصًا مفيدًا للقراءة. قدم شخص اتصال يمكن الوصول إليه إذا كان لدى الموظف الجديد أي مخاوف أو استفسارات حول تعويضاتهم أو مزاياهم. قد تكون نسخة مطبوعة من وصف الوظيفة بمثابة مرجع مفيد لمراعاة الأهداف التنظيمية لهذا المنصب.
# 3. قم بتثبيت الأجهزة والبرامج ذات الصلة
إذا كنت تريد أن يقوم موظفوك الجدد بعمل جيد ، فمن المحتمل أن تزودهم بالأدوات التي يحتاجون إليها للقيام بذلك. عندما يكون لديك موظف جديد ، يجب عليك الاتصال بقسم تكنولوجيا المعلومات لإعدادهم بالبرامج اللازمة.
عند الحديث عن الإجراءات الأمنية التي يجب اتخاذها ، يجب عليك دائمًا التأكيد على مدى أهمية امتلاك كلمات مرور قوية ، وتغييرها كثيرًا ، واستخدام المصادقة ذات العاملين. تأكد أيضًا من أن أي برنامج احتكاري أو معقد للغاية موثق بالكامل ويحتوي على مواد أو برامج تدريبية مصاحبة للموظفين الجدد لاستخدامها.
# 4. تحديد مساحات العمل
في حين أن بيئة الشركة قد تعمل بشكل جيد لبعض العمال الجدد ، فقد يكون أداء البعض الآخر أفضل في المكاتب الخاصة. يجب أن يكون تحديد مناطق العمل للموظفين الجدد أولوية قصوى. الخطوة التالية هي التأكد من أن لديهم كل ما يحتاجون إليه في مكاتبهم ، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر المحمولة والدفاتر وأقلام الرصاص والأقلام. يعد عرض عناصر شعار الشركة مثل القمصان والقبعات بالقرب من مكاتبهم طريقة بسيطة لإحداث انطباع جيد.
# 5. استعد لجولة في الموقع
يعد تقديم جولة في المبنى طريقة رائعة لتعريف الموظفين الجدد بالمنطقة وتقليل القلق. لذا ، إذا كنت تريد أن يشعر الموظفون الجدد بالراحة عند طرح الأسئلة والعثور على طريقهم ، فمن الجيد عمل خريطة قبل تقديم الجولة. يجب أن تشتمل الخطة على مواقع مثل مكتب الموظف أو محطة العمل ، ومكتب المشرف المباشر ، وغرفة الاستراحة ، ودورات المياه ، وغرفة الإمداد ، ومركز الأعمال ، وقاعة المؤتمرات. يجب أن تكون الخريطة رقمية بحيث يمكن عرضها بسرعة وسهولة على الإنترنت.
# 6. خلق بيئة العمل التي تحتاجها
تأكد من أن مساحة عمل الموظف الجديد لديك بها جميع المستلزمات الضرورية ، مثل مقعد ومكتب نظيف ، بالإضافة إلى أي شيء آخر قد يحتاجون إليه. ابذل جهدًا ، إن أمكن ، لتجميع حزمة ترحيب لمكان عمل الموظف الجديد. يمكن أن يتكون هذا من ملابس عمل أو معدات مكتبية أو هدية مباشرة مثل فنجان قهوة أو نبات محفوظ بوعاء لمكتبهم. إذا كان الموظف سيعمل من المنزل ، فقد يكون من الجيد منحه حزمة رعاية مع بعض الغنيمة.
# 7. قم بإعداد موعد لتوجيه الموظف الجديد
في اليوم الأول من تعيين الموظف الجديد ، يجب عليك تحديد بعض الوقت لتوجيه الموظفين المعينين حديثًا. في الوضع المثالي ، لن يمنح هذا الشخص فرصة لتوقيع الأوراق فحسب ؛ كما سيوفر لهم الفرصة للتعرف على قيم الشركة ودراسة هيكل المنظمة واكتشاف كيفية تفاعل الأقسام المختلفة مع بعضها البعض.
قائمة التحقق الخاصة بالتأجير الجديد
يمكن للشركات الاستفادة من قائمة مراجعة التوظيف لموظف جديد للتأكد من أنهم يتبعون الإجراءات المناسبة. يتم ذلك للترحيب بالموظفين الجدد ودمجهم في المنظمة. تعتبر الأسابيع القليلة الأولى من توظيف الموظف الجديد حاسمة في تمهيد الطريق لبقية فترة عمله والكشف عما إذا كان يستحق تكلفة توظيفهم أم لا. تتضمن خطوات قائمة مرجعية فعالة للتوظيف الجديد ما يلي:
# 1. املأ طلب وظيفة وأرسله إلى الموارد البشرية
من الأهمية بمكان أن تبدأ عملية التوظيف من خلال الاتصال بالموارد البشرية من أجل إنشاء قائمة مرجعية فعالة للتوظيف على متن الطائرة.
# 2. إجراء التحقق من التاريخ
هذا أمر بالغ الأهمية في العديد من الوظائف لضمان أمن العملاء والموظفين.
# 3. تجاوز الروتين وأساسيات الوظيفة
يتيح لك الاتصال بالموظف الجديد في هذا الوقت مراجعة جدول الأسبوع الأول ، وتوزيع جدول زمني إذا لزم الأمر ، ومراجعة القواعد واللوائح الأساسية الأخرى مثل وقوف السيارات والملابس.
# 4. تحقق من المسؤوليات والأوصاف الوظيفية
أرسل للموظف الجديد بريدًا إلكترونيًا يحتوي على نسخة من الوصف الوظيفي ، وأجب عن أي أسئلة قد تكون لديه ، واشرح دوره في الوحدة والمجال الوظيفي الأكبر. سيساعدك هذا في عمل قائمة تحقق جيدة لتأهيل الموظفين الجدد. يمكنك أيضًا إضافة هذا إلى الرسالة التي ترسلها إلى كل موظف جديد.
# 5. املأ الأوراق اللازمة أثناء بدء وظيفة جديدة
إذا كنت تهتم بهذا قبل وصولهما إلى العمل ، فسيكون كلاكما قادرًا على التركيز على الأمور الأكثر إلحاحًا بمجرد وصولهما.
شاهد أيضاً: ممارسات الإيقاع الجديدة في التوظيف في عام 2023
قائمة مراجعة إعداد تكنولوجيا المعلومات
كجزء من عملية الإعداد الأكبر ، والتي تتضمن قائمة مرجعية ، غالبًا ما تزود أقسام تكنولوجيا المعلومات الموظفين الجدد بنظرة عامة على الأنظمة التي سيستخدمونها في وظائفهم ، بالإضافة إلى أي تدريب ضروري. أحد الأمثلة على ذلك هو توفير أجهزة كمبيوتر محمولة وهواتف ذكية وأجهزة أخرى للموظفين الجدد. يمكن أن يستلزم التدريب أيضًا شرح ممارسات الأمان والخصوصية الأساسية على الإنترنت.
يعد التدريب على التكنولوجيا جزءًا مهمًا من قائمة التحقق الخاصة بإعداد تكنولوجيا المعلومات لأنه يساعد الموظفين الجدد على تعلم المهارات التي يحتاجون إليها لأداء وظائفهم. إذا كانت الوظيفة تتعلق في الغالب بالتكنولوجيا أو تعتمد بشكل كبير على التكنولوجيا ، فستكون قائمة مراجعة إعداد تكنولوجيا المعلومات أكثر تفصيلاً من المعتاد. يمكنك استخدام قائمة التحقق التالية لإعداد موظف تكنولوجيا المعلومات لتنظيم وترتيب أولويات الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها لإنهاء سير العمل.
- تجميع البيانات عن التعيينات الجديدة.
- شراء الأدوات المطلوبة.
- تثبيت الأجهزة.
- إنشاء ملفات تعريف المستخدمين للبرامج المطلوبة.
- جمع الموظفين الجدد في مجال تكنولوجيا المعلومات للتوجيه.
- خذ دورات الخصوصية والأمن السيبراني الخاصة بك.
- احصل على توقيعات الموظف على اتفاقية عدم إفشاء.
أهمية قائمة التحقق من إعداد تكنولوجيا المعلومات
من أجل أداء وظائفهم بفعالية ، يحتاج الموظفون الجدد إلى تعلم كيفية استخدام مجموعة متنوعة من برامج وأجهزة الكمبيوتر. من أجل مساعدة الموظفين الجدد ، تعد قائمة مراجعة إعداد تكنولوجيا المعلومات أمرًا بالغ الأهمية. وبالتالي ، فيما يلي شرح لأهمية قائمة التحقق الخاصة بإعداد تكنولوجيا المعلومات:
# 1. احصل على فهم للأطر التكنولوجية
قد يشعر الموظفون المعينون حديثًا بأنهم مثقلون بعدد التقنيات التي يجب عليهم استخدامها ليكونوا فعالين في عملهم. قبل البدء في مهامهم اليومية ، من المفيد أن يكون لديهم مقدمة شاملة عن المعدات والبرامج والإجراءات التي سيستخدمونها في وظائفهم في قسم تكنولوجيا المعلومات.
# 2. قم بإعداد جميع الحسابات التي تحتاجها
سيحتاج الموظفون الجدد إلى تسجيل الدخول إلى أكثر من حسابين لاستخدام البرامج اللازمة لوظائفهم ، بما في ذلك أدوات التفاعل والسلامة. يتمتع الموظفون الجدد بخيار إنشاء جميع حساباتهم الرقمية. يتم ذلك بمساعدة محترفي تكنولوجيا المعلومات في شركتك عندما يشاركون في برنامج قائمة مراجعة إعداد تكنولوجيا المعلومات.
# 3. ثقّف نفسك في أمور تتعلق بالسلامة والأمن
عندما يتم تعيين موظف جديد ، يتم منحه حق الوصول إلى أي معلومات سرية قد تكون لدى الشركة على الفور. مساعدة موظفي تكنولوجيا المعلومات المعينين حديثًا على تعلم كيفية التعامل مع البيانات الحساسة وحمايتها. أثناء عملية الإعداد ، يحصلون على ملخص كامل لقواعد الشركة الخاصة بالسلامة والخصوصية. هذا يسهل عليهم القيام بالمهمة.
# 4. تشعر بالثقة في استخدام التكنولوجيا
لا يجب أن يتعرف العمال المعينون حديثًا على التكنولوجيا التي سيستخدمونها فحسب ، بل يجب عليهم أيضًا تعلم كيفية استخدامها. ومع ذلك ، فهم بحاجة أيضًا إلى الإيمان الكامل بقدرتهم على تطبيق هذا الابتكار لتلبية احتياجات عملهم. يضمن نهج الإعداد الشامل لتكنولوجيا المعلومات أن جميع الموظفين المعينين حديثًا مدربون بشكل صحيح على البرامج والأجهزة ذات الصلة.
كيفية إنشاء قائمة مرجعية لإعداد تكنولوجيا المعلومات
يجب وضع قائمة مرجعية لإعداد تكنولوجيا المعلومات قبل يوم عمل الموظف الأول بوقت طويل. يتم ذلك عندما تبدأ عملية تعيين موظف جديد قبل ذلك التاريخ بكثير. اعتمادًا على نوع العمل الذي تديره ، قد تحتاج إلى بعض الإصدارات المختلفة ، مثل ما يلي:
- قائمة شاملة بالمتطلبات الأساسية لبدء العمل بتقنية المعلومات.
- متطلبات كل وظيفة متاحة داخل الشركة.
- قائمة كل قسم له مدخله المميز.
- في كل وظيفة ، هناك مجموعة مختلفة من الواجبات التي يجب القيام بها.
أخيرًا ، يجب أن تعمل أقسام تكنولوجيا المعلومات والموارد البشرية في شركتك معًا لإعداد قائمة مرجعية للشركة. يمكنك استخدام الإصدار العام كنقطة بداية للإصدارات التي من المفترض أن تكون أكثر تحديدًا. بعد ذلك ، سيتمكن رؤساء الأقسام من تغيير القائمة المرجعية لتناسب احتياجاتهم. أيضًا ، عندما يتم تعيين موظف جديد في أحد أقسام المؤسسة ، يمكن للشخص المسؤول عن التوظيف وضع قائمة بالمتطلبات التي يجب على هذا الموظف الوفاء بها.
يعد Excel و Google Sheets مثالين على البرامج التي يمكن استخدامها لإنشاء مستندات يسهل تغييرها ومشاركتها. في قائمة التحقق الخاصة بإعداد تكنولوجيا المعلومات ، يمكنك تدوين جميع المسؤوليات والتذكيرات ، ويمكنك أيضًا إعطاء كل واحدة لعضو مختلف في الفريق.
ما هي مراحل الإعداد الأربعة؟
وهي تشمل:
- قبل الصعود.
- توجيه الموظفين الجدد وجعلهم يشعرون بالترحيب.
- التدريب.
- تكيف مع مسؤولياتك الجديدة.
ما هي العناصر الخمسة للإعداد؟
نمت الامتثال ، والوضوح ، والثقة ، والاتصال ، والثقافة لاحقًا إلى خمسة "C's" للإعداد.
كم من الوقت يجب أن تكون قائمة التحقق الخاصة بالتأهيل؟
سيعتمد طول قائمة التحقق الخاصة بإعداد الشركة على ما تفعله الشركة وكيف تقوم بتعيين موظفين جدد. ومع ذلك ، يجب أن يشمل كل شيء بدءًا من الحصول على موظف جديد موجه إلى مساعدته في التأقلم مع وظيفته الجديدة.
ما هي أهم ثلاثة عناصر لعملية الإعداد الناجحة؟
تشمل العناصر الثلاثة الأكثر أهمية للإعداد الناجح ما يلي:
- امنح الجميع دورًا للعب.
- قم بتقديم نفسك و الآخرين.
- نقل مبادئ وروح الشركة.
ما هي تقنيات الإعداد؟
- ابدأ بتوجيه الموارد البشرية.
- اكتشف المكتب.
- قم بتغطية الأساسيات.
- ارتبط بمرشد.
- حدد أهداف.
- ابدأ العمل على المهام.
- بانتظام تسجيل الوصول والتواصل.
مراجع حسابات
- forbes.com
- indeed.com
- getguru.com
مقالات ذات صلة
