بصفتك مالكًا للأعمال التجارية الصغيرة يعمل على تتبع المخزون ، فأنت تعلم أن الارتفاعات والركود غير المتوقعة في طلب العميل ، وعقبات سلسلة التوريد ، والمنتجات المصنفة بشكل خاطئ قد تجعل تتبع المخزون مشكلة كبيرة. ومع ذلك ، يعد هذا مصدر إزعاج لا يجب عليك التعامل معه عند إدارة عملك. للحفاظ على عملك وتوسيعه بنجاح ، يجب أن تكون قادرًا على فحص مخزونك بسلاسة وثبات حتى تعرف ما الذي يتم بيعه ، وما لا يتم بيعه ، ومتى تعيد الترتيب. هنا ، سنتعرف على أساسيات فحص المخزون وإدارته ، بما في ذلك بعض البرامج التي يمكنك استخدامها لعملك.
ما هو فحص الجرد في الأعمال؟
فحص المخزون هو ممارسة للتأكد من أن جميع الأشياء الموجودة في المستودع أو المتجر التجاري يتم حسابها وبكميات صحيحة. يساعد المؤسسات في تتبع المنتجات المخزنة ، وتقييم مستويات المخزون ، وتقليل الخسارة بسبب السرقة أو الهدر. يعد فحص المخزون خطوة ضرورية في الحفاظ على سير أعمالك بفعالية ؛ بعد كل شيء ، إذا كنت لا تعرف ما لديك ، فلن تكون قادرًا على منح العملاء ما يحتاجون إليه. تستلزم عمليات فحص المخزون تقييمًا منهجيًا للأصناف الموجودة ، وتأكيد الفواتير وأوامر الشراء للتأكد من دقتها ، وإعادة تعبئة الأرفف حسب الحاجة. باختصار ، إنه سر الإدارة الفعالة للمخزون!
كيفية إجراء فحص جرد الأعمال
ستختلف الطريقة الخاصة التي تتحقق بها من مخزونك اعتمادًا على حجم عملك ، والمنتجات التي تبيعها ، وميزانيتك ، ومجموعة متنوعة من الاعتبارات الأخرى. ومع ذلك ، إليك بعض الإجراءات عالية المستوى التي يمكن أن تتخذها كل شركة:
# 1. تعيين شخص ما ليكون مسؤولاً عن إدارة المخزون.
إذا كانت شركتك تدير كمية كبيرة من المخزون مع مجموعة متنوعة من المنتجات (خاصة الأشياء القابلة للتلف) ، فقد ترغب في تعيين مدير مخزون بدوام كامل. إذا كان المخزون المادي مكونًا ثانويًا لمؤسستك ، فقد يتم تفويض تعقب المخزون إلى مدير بالإضافة إلى واجباته الأخرى.
# 2. اختر نظامًا لإدارة المخزون.
اعتمادًا على كمية وتعقيد مخزونك ، قد تتمكن من إدارته باستخدام جدول بيانات (أو في بعض الحالات ، مفكرة). ومع ذلك ، في معظم الحالات ، سيوفر برنامج إدارة المخزون الوقت والمال للمؤسسات مع توفير بيانات أكثر دقة لتتبع المخزون.
# 3. حدد عدد المرات التي ستحتاج فيها لتشغيل المخزون.
إذا كنت تستخدم برنامج إدارة المخزون ، فسيتعامل برنامجك مع الكثير من مراقبة المخزون اليومية والأسبوعية لك وسيبقيك على اطلاع دائم عبر لوحات المعلومات. يمكن لمديري المخزون مراقبة لوحات المعلومات هذه على أساس يومي وحسب الحاجة للتأكد من أن كل شيء على ما يرام ، بالإضافة إلى إعداد التقارير لمشاركتها مع أصحاب المصلحة الآخرين.
إذا كنت تدير المخزون يدويًا ، فيجب عليك التحقق من مستويات المخزون بانتظام أو على الأقل شهريًا للبقاء متقدمًا على النقص والعرض الزائد والسلع التجارية المنتهية الصلاحية. ستحتاج أيضًا إلى تتبع وقت وصول مخزون جديد ومتى يغادر المخزون لتحديث مستويات المخزون يدويًا في جدول البيانات الخاص بك.
# 4. تثبيت معدات تتبع المخزون الخاص بك.
سواء كنت تستخدم برنامجًا أم لا ، فإن أجهزة تتبع المخزون (ماسحات الباركود ، ماسحات رمز الاستجابة السريعة ، ماسحات RFID ، وما إلى ذلك) يمكن أن تساعد في بذل الكثير من الجهد الشاق من تتبع المخزون.
إذا لم يكن لديك برنامج لإدارة المخزون ، فلا يزال بإمكانك استخدام ماسحات الباركود لتحسين تتبع المخزون. بدلاً من المزامنة مع برنامج المخزون الخاص بك ، سيقوم ماسح الباركود فقط بتسليم سلسلة من البيانات إلى الكمبيوتر أو الجهاز المحمول المتصل به ، مما يحول الماسح الضوئي الخاص بك بشكل فعال إلى جهاز إدخال. هذه الطريقة ليست فعالة مثل استخدام برنامج إدارة المخزون الذي يكتشف البيانات الممسوحة ضوئيًا ويقوم تلقائيًا بتحديث معلومات المخزون ، ولكنه أكثر كفاءة ودقة بشكل ملحوظ من إدخال سلاسل البيانات يدويًا في جدول بيانات.
# 5. على أساس منتظم ، قم بمراجعة تتبع المخزون الخاص بك.
لسوء الحظ ، فإن إدارة المخزون ليست عملاً "ضعها وانسها". من الأهمية بمكان التخلص من نظام مراقبة المخزون الخاص بك على أساس منتظم (شهريًا أو ربع سنويًا) للتخلص من أوجه القصور ، والتحقق مرة أخرى من الدقة ، وتحديد مجالات التحسين.
فيما يلي بعض النقاط التي يجب مراعاتها أثناء إجراء تدقيق تتبع المخزون:
- عد مخزونك فعليًا (يمكن أن تكون الماسحات الضوئية الإلكترونية مفيدة جدًا هنا). تأكد من تطابق الإجماليات مع تلك الموجودة في جدول البيانات أو نظام إدارة المخزون. لإزالة التناقضات التي تسببها المعلومات القديمة ، قم بذلك عند تجميد المخزون (على سبيل المثال ، بعد ساعات أو في عطلة نهاية الأسبوع).
- يجب أن يتم حساب الدورة على أساس منتظم. يمكن مقارنة الجرد الدوري بجرد المخزون الكامل ، إلا أنه يتم إجراؤه على مجموعة فرعية من مخزونك لتقليل الانقطاع. تقوم معظم الشركات بحساب دورة بشكل هادف ، على سبيل المثال اختيار أقسام فرعية ذات قيمة عالية أو معدلات دوران عالية.
- مقارنة أرقام المخزون مع البيانات المالية. إذا كانت إحصائيات المخزون الخاصة بك لا تتطابق مع بياناتك المالية ، على سبيل المثال ، للدخل من الأشياء المباعة ، فيجب عليك النظر فيها أكثر.
ما هي إدارة المخزون؟
يشار إلى عملية طلب مخزون الشركة وتخزينه واستخدامه وبيعه باسم إدارة المخزون. يشمل ذلك إدارة المواد الخام والمكونات والمنتجات النهائية ، فضلاً عن تخزين هذه السلع ومعالجتها. هناك أشكال مختلفة لإدارة المخزون ، لكل منها مزايا وعيوب بناءً على متطلبات العمل.
مزايا إدارة المخزون
أحد أهم أصول الشركة هو مخزونها. تعتبر مدخلات الشركة والسلع النهائية جوهر عملياتها في البيع بالتجزئة والتصنيع والخدمات الغذائية وغيرها من الصناعات كثيفة المخزون. قد يكون نقص المخزون متى وأين تكون هناك حاجة إلى كارثة.
في الوقت نفسه ، يمكن اعتبار المخزون التزامًا (وإن لم يكن بالمعنى المحاسبي). المخزون الضخم عرضة للتلف أو السرقة أو التلف أو التغيرات في الطلب. يجب التأمين على المخزون ، وإذا لم يتم بيعه في الوقت المناسب ، فقد يتم بيعه بخسارة - أو ببساطة إتلافه.
تعد إدارة المخزون أمرًا بالغ الأهمية للشركات من جميع الأحجام لهذه الأسباب. إن معرفة وقت إعادة إمداد المخزون ، ومقدار الشراء أو التصنيع ، والمبلغ الذي يجب دفعه ، ومتى يتم البيع وبأي سعر يمكن أن تصبح جميعها اعتبارات معقدة. كثيرًا ما تحتفظ الشركات الصغيرة بسجلات المخزون اليدوية وتستخدم صيغ جداول البيانات (Excel) لتحديد نقاط إعادة الطلب والمبالغ. ستستخدم الشركات الأكبر حجمًا برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP). تستفيد المؤسسات الكبرى بشكل مكثف من البرامج المصممة بشكل كبير كخدمة (SaaS).
طرق إدارة المخزون
سيتم استخدام استراتيجيات إدارة المخزون المختلفة من قبل الشركة اعتمادًا على نوع العمل أو المنتج قيد الدراسة. يعد الإنتاج في الوقت المناسب (JIT) وتخطيط متطلبات المواد (MRP) وكمية الأمر الاقتصادي (EOQ) ومبيعات أيام المخزون (DSI) بعضًا من استراتيجيات الإدارة هذه. هناك طرق أخرى ، ولكن هذه هي الأساليب الأربعة الأكثر شيوعًا لتحليل المخزون.
# 1. إدارة JIT (في الوقت المناسب)
في الستينيات والسبعينيات من القرن الماضي ، تم تطوير نهج التصنيع هذا في اليابان. قدمت Toyota Motor (TM) أكبر مساهمة في نموها. من خلال الاحتفاظ بالمخزون المطلوب فقط لتصنيع المنتجات وبيعها ، يمكن للشركات توفير مبالغ كبيرة من المال وتقليل الهدر. توفر هذه الطريقة المال على التخزين والتأمين ، وكذلك تكاليف التخلص من المخزون الزائد أو إغراقه.
يمكن أن تكون إدارة مخزون JIT خطيرة. إذا زاد الطلب بشكل غير متوقع ، فقد لا تتمكن الشركة المصنعة من الحصول على المخزون المطلوب لمطابقة هذا الطلب ، مما يضر بسمعة عملائها ويدفع الأعمال إلى المنافسين. حتى التأخير القليل قد يكون مزعجًا ؛ إذا لم يتم تلقي أحد المدخلات الحيوية "في الوقت المناسب" ، فقد يحدث اختناق.
# 2. MRP (تخطيط متطلبات المواد).
تعتمد طريقة إدارة المخزون هذه على توقعات المبيعات ، مما يعني أنه يجب على المنتجين الاحتفاظ بسجلات مبيعات دقيقة من أجل التنبؤ بدقة باحتياجات المخزون وإبلاغ موردي المواد بهذه الاحتياجات في الوقت المحدد. قد تستخدم شركة تصنيع معدات التزلج ، على سبيل المثال ، نظام مخزون MRP لضمان توفر المواد مثل البلاستيك والألياف الزجاجية والخشب والألمنيوم بناءً على الطلبات المتوقعة. تنشأ عدم قدرة الشركة المصنعة على تلبية الطلبات من عدم القدرة على تقدير الإيرادات بشكل فعال وتخطيط عمليات الاستحواذ على المخزون.
# 3. EOQ (كمية الأمر الاقتصادي)
يُستخدم هذا النموذج في إدارة المخزون لحساب عدد الوحدات التي يجب على الشركة إضافتها إلى مخزونها مع كل أمر دُفعة من أجل خفض إجمالي تكاليف المخزون مع افتراض طلب مستهلك ثابت. في النموذج ، تشتمل مصروفات المخزون على رسوم الحيازة والإعداد.
يهدف نموذج EOQ إلى ضمان طلب المقدار المناسب من المخزون لكل دفعة ، بحيث لا تضطر الشركة إلى تقديم الطلبات بشكل متكرر وليس لديها فائض من المخزون في متناول اليد. من المفترض أن هناك مفاضلة بين تكاليف الاحتفاظ بالمخزون وتكاليف إعداد المخزون ، وأن إجمالي تكاليف المخزون يتم تخفيضها عندما يتم تقليل تكاليف الإعداد والاحتفاظ.
4. أيام مبيعات المخزون (DSI)
تكشف هذه النسبة المالية عن متوسط عدد الأيام التي تستغرقها الشركة لتحويل مخزونها ، بما في ذلك المنتجات قيد التشغيل ، إلى مبيعات. يُعرف DSI أيضًا باسم متوسط عمر المخزون ، أو أيام المخزون المعلقة (DIO) ، أو أيام المخزون (DII) ، أو مبيعات الأيام في المخزون ، أو مخزون الأيام.
تعكس الإحصائية عدد الأيام التي سيستمر فيها العرض الحالي للمخزون للشركة ، مما يشير إلى سيولة المخزون. يعد انخفاض DSI مرغوبًا بشكل عام لأنه يشير إلى وقت أقصر لتصفية المخزون ، على الرغم من أن متوسط DSI يختلف باختلاف الصناعة.
برنامج إدارة المخزون متاح للشركات الصغيرة
# 1. جرد Zoho
يقدم Zoho Inventory العديد من الميزات. للبدء ، يوفر Zoho خطة مجانية كاملة إلى حد ما تسمح للعملاء بأخذ الطلبات المتأخرة على العناصر غير المتوفرة في المخزون ، وإعداد انخفاض الشحن ، والتعامل مع المعاملات متعددة العملات. يسمح هذا للشركات الصغيرة بالحفاظ على مخزونها منظمًا دون الحاجة إلى القلق بشأن نفقاتها المحدودة.
ومع ذلك ، إذا اخترت زيادة خطتك ، فستتلقى ميزات إضافية. يمكنك إدارة العديد من المستودعات ، والحفاظ على الأرقام التسلسلية والدُفعات ، وربط العديد من متاجر Shopify بحسابك. ستحصل أيضًا على عمليات تكامل رائعة مع جهات خارجية ، مثل تلك الموجودة مع Amazon وخدمة Fulfilled By Amazon (FBA).
ومع ذلك ، يُعتقد أن Zoho هو الأنسب للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم. على الرغم من أن خططها تتضمن مجموعة متنوعة من قيود الطلبات ، بما في ذلك خطة Elite التي تم إطلاقها مؤخرًا (مقابل 239 دولارًا شهريًا ، ويتم إصدار فاتورة بها سنويًا) ، والتي تسمح بطلبات غير محدودة ، إلا أن الميزات الأخرى هي التي تسمح لـ Zoho بتلبية احتياجات الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم. لا توجد قيود على الطلبات أو ملصقات الشحن أو التتبع باستخدام خطة النخبة. إنها خطة ممتازة للمؤسسات المتوسطة الحجم التي تجري الكثير من الشحن والتجارة الإلكترونية ، مع خمسة متاجر Shopify و 15 مستودعًا.
إذا كنت تدير شركة صغيرة ولا تحتاج إلى تلبية مئات الطلبات شهريًا ، فإن Zoho Inventory يعد حلاً رائعًا. يمكنك أيضًا المتابعة مع Zoho عندما تكون مستعدًا للتطور.
# 2. جرد InFlow
يعد InFlow Inventory نظامًا ممتازًا لإدارة المخزون للمؤسسات الصغيرة بميزانية محدودة. البرنامج سهل الاستخدام بشكل لا يصدق ، مع العديد من ميزات تتبع المخزون تلقائيًا. حتى أنه يحتوي على تطبيق جوال رائع لمسح الباركود والحفاظ على وكلاء المبيعات ومدير المخزون محدثين بمستويات مخزون المخزون.
بينما يبسط إدارة المخزون ، فإن inFlow يحد من عدد الطلبات التي قد تتعامل معها كل شهر قبل أن تدفع مبلغًا إضافيًا. تتضمن الخطة الأغلى ، على سبيل المثال ، 10,000 أمر مبيعات كل شهر.
# 3. أوردورو
عندما تتلاعب بقنوات مبيعات مختلفة ، من الصعب ممارسة استراتيجيات إدارة المخزون المناسبة. لحسن الحظ ، يبسط Ordoro البيع متعدد القنوات. يمكنك إنشاء سلع رئيسية ضمن نظام المخزون الخاص بك مع Ordoro ، مما يسمح لك بتحديث الأوصاف والصور والعلامات التجارية والمزيد عبر جميع (أو جزء) من قنوات المبيعات الخاصة بك في وقت فراغك.
لدى Ordoro أيضًا أدوات إدارة البائعين التي تجعل دروبشيبينغ أمرًا بسيطًا. يمكنك ، على سبيل المثال ، تعيين البائعين لمنتجات معينة في الكتالوج الخاص بك. بعد ذلك ، إذا أراد العميل أشياء معينة ، فقد يقوم Ordoro تلقائيًا بتوجيه الطلب إلى البائع المناسب ، والقضاء على الوسيط (أنت) ، وزيادة كفاءة سلسلة التوريد ، وضمان حصول المستهلكين على سلعهم في أقرب وقت ممكن.
يسمح Ordoro أيضًا باستراتيجيات إدارة المخزون غير النمطية. على سبيل المثال ، يمكنك زيادة بيع سلعك عن قصد أو الحد من كمية العناصر الموجودة في المخزون المرئية لعملائك ، وكلاهما يخلق إحساسًا بالندرة ويشجع المشترين المحتملين على إنهاء شرائهم. أخيرًا ، يتيح لك ذلك تحقيق ربح أعلى وتجنب الحفاظ على فائض السلع المكلفة.
# 4. سين 7
تتضمن معظم حلول تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وحدات نمطية لكل جزء من مؤسستك (مثل المحاسبة ونقاط البيع والمخزون والشحن) ، وتدفع مقابل كل وحدة تضيفها إلى خطتك. تتراكم هذه النفقات ، مما يجعل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات باهظة التكلفة لجميع الشركات باستثناء أكبرها.
يكسر Cin7 القالب من خلال تضمين وحدات مدمجة كجزء من خطتك. يتضمن Cin7 ميزات التجارة الإلكترونية B2B وميزات التصنيع وحتى موقع الدفع بالإضافة إلى نظام POS متكامل تمامًا. هذا بالإضافة إلى وظائف مسح الباركود وتتبع المخزون وتنفيذ الطلبات التي تتوقعها من نظام إدارة المخزون.
توفر Cin7 أيضًا توقعات متقدمة للطلب وإمكانيات متعددة القنوات ، بما في ذلك المزامنة عبر القنوات لمدة خمس دقائق. هذا يضمن أن لديك نظام جرد ديناميكي محدث دائمًا ، مما يسمح لك بتحقيق إدارة مناسبة للمخزون دون أي جهد.
# 5. انقلب
تقدم Upserve حلاً ديناميكيًا للمخزون لتلبية الاحتياجات المحددة للمطاعم. يركز البرنامج ، على وجه الخصوص ، بشكل أكبر على تتبع تاريخ انتهاء الصلاحية ومتطلبات سلسلة التوريد الفريدة (مثل النقل المبرد) أكثر من حلول برامج التحكم في المخزون الأخرى.
نعم ، Upserve مكلف ، لكنه يقدم كل ما قد تريده في اشتراك واحد. يمكنك التعامل مع الطلبات عبر الإنترنت وخدمات نقاط البيع وإدارة العمالة من مواقع عديدة. يوفر Upserve أيضًا معلومات وأدوات لمساعدتك على إدارة عملك بشكل أكثر كفاءة.
علاوة على ذلك ، تقدم Upserve إمكانات مصممة خصيصًا لمطاعم. يمكنك ، على سبيل المثال ، استخدام برنامج مخزون Upserve لإنشاء وصفات للأطعمة التي تبيعها ، وتخصيص كل وصفة بالمكونات الدقيقة والكميات المطلوبة. عندما تبيع هذا الطبق ، يمكن لـ Upserve تلقائيًا خصم كمية العناصر المستخدمة من مستويات المخزون لديك. يمكنك أيضًا الاستفادة من هذه الإمكانية لتحديد أسعار القائمة وتحديد نفايات الطعام.
ما هو 80/20 للمخزون؟
وفقًا لقاعدة 80/20 ، تأتي 80٪ من النتائج من 20٪ من الجهود أو المستهلكين أو أي وحدة قياس أخرى. عند تطبيقها على المخزون ، تنص القاعدة على أن 80٪ من إيرادات الشركة تأتي من 20٪ من عناصرها.
كم مرة يتم فحص المخزون؟
اعتمادًا على حجم المستودع ومتطلبات المنظمة ، يمكن إجراء الجرد الدوري كل شهرين أو كل ثلاثة أسابيع. سيوفر هذا وعيًا أكثر من الاحتمالات السنوية أو الموسمية ، ولكنه سيستغرق أيضًا المزيد من الوقت والجهد. يجب على العمال التحقق من أن المخزون يتم إجراؤه بشكل متسق بين عمليات العد.
ما هي طرق الجرد الرئيسية الثلاث؟
تتضمن منهجيات تقييم المخزون FIFO (الوارد الأول ، الوارد أولاً) ، LIFO (الوارد أخيرًا ، أولًا) ، و WAC (المتوسط المرجح للتكلفة).
في الخلاصة
مراقبة المخزون هي عنصر حاسم في العمليات التجارية. تعتمد إدارة المخزون على نوع النشاط التجاري ونوع البضائع المباعة. قد لا يكون هناك نوع مثالي من إدارة المخزون لأن لكل منها مزايا وعيوب. ومع ذلك ، فإن استخدام الشكل الأنسب لطريقة إدارة المخزون يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً.
مقالات ذات صلة
- ما هو مخطط الحسابات: التعريف والأنواع والأمثلة والدليل
- شركات إدارة المخزون: أفضل مزودي الخدمة والبرمجيات 2023
- تطبيق المؤسسة: كل ما تحتاج لمعرفته حول EAS
- إدارة المخزون: ما هي ، أنواعها وفوائدها
مراجع حسابات
