لتعزيز رضا العملاء في الاتصالات التجارية الحديثة ، يوصى بالنظر في استبدال الطريقة التقليدية لمعالجة المكالمات الهاتفية والتحكم فيها بخدمة الرد الآلي. يمكن لهذا النهج تبسيط العملية وتوفير وسائل أكثر كفاءة للتعامل مع استفسارات العملاء. تتمثل إحدى طرق تبسيط عملية إدارة المكالمات الخاصة بشركتك في تنفيذ نظام هاتف مزود بميزة الرد الآلي. تحل هذه الميزة محل الحاجة إلى عامل بشري وتتعامل بكفاءة مع جميع المكالمات الواردة عن طريق توجيه المتصلين إلى الموظف أو القسم المناسب. تابع القراءة للتعرف على الرد الآلي لأنظمة الهاتف الصوتي من Google ونظام الرد التلقائي متعدد المستويات للهاتف للشركات الصغيرة.
ما هو المصاحب التلقائي؟
الرد الآلي هو نظام واجهة اتصالات صوتية يقوم تلقائيًا بتوجيه المكالمات الواردة إلى امتدادات معينة. يمكن لنظام الهاتف الآلي هذا ، الذي يوفر حلولاً افتراضية للرد ويشار إليه أحيانًا باسم "موظف استقبال افتراضي" ، تحويل المكالمات الواردة إلى أي مجموعة من الهواتف الثابتة والجوالة ، بالإضافة إلى هواتف بروتوكول الصوت عبر الإنترنت (VoIP) والأجهزة الأخرى متصل بشبكة هاتف عملك. يمكن للمتصلين القادمين استخدام لوحة مفاتيح هواتفهم أو هواتفهم اللاسلكية للاختيار من قائمة الخيارات المتاحة.
بالإضافة إلى ذلك ، يتم استخدام خدمة الرد الآلي من قبل مجموعة متنوعة من المنظمات ، بما في ذلك الشركات والهيئات الحكومية. الاستجابة الصوتية التفاعلية (IVR) هي نوع أكثر تقدمًا من المصاحبة التلقائية التي تسمح بمجموعة متنوعة من طرق الإدخال ، بما في ذلك المكالمات الصوتية واختيار لوحة المفاتيح النغمية. يقوم النظام بإرجاع الاستجابات ذات الصلة في مجموعة متنوعة من أنواع الوسائط.
ماذا يفعل المصاحب الآلي؟
الرد الآلي ، المعروف أيضًا باسم الرد الآلي ، أو موظف الاستقبال عبر الإنترنت ، هو ميزة خدمة هاتفية تتيح إرسال المتصلين إلى رقم داخلي دون الحاجة إلى تدخل عامل تشغيل أو خدمة عملاء.
أنظمة هاتف المصاحبة الآلية
أنظمة الهاتف ذات الرد الآلي الاستثنائية قادرة على إدارة مجموعة من وظائف توجيه المكالمات بكفاءة ، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر الترحيب بالمتصلين ، وتوفير المعلومات ذات الصلة ، وتوجيههم بسلاسة إلى المستلم المناسب. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يوفر النظام الأساسي العديد من الإضافات وبناة الغطاء النباتي للهواتف التي تمكن المستخدمين من تخصيص نهج توجيه المكالمات الخاص بهم. يتعمق هذا الدليل الشامل في أفضل أنظمة الهاتف المصاحبة تلقائيًا في الصناعة ، ويقيمها بناءً على عوامل رئيسية مثل الإنفاق والخصائص والمساعدة الفنية وسهولة الاستخدام. ومن ثم ، من خلال توفير تحليل متعمق لكل نظام ، يمكن للقراء اتخاذ قرارات مستنيرة عند اختيار أفضل أنظمة هاتف الرد الآلي المتنوعة لتلبية احتياجات أعمالهم. وفقًا لتصنيفاتنا ، تم تحديد أفضل الخيارات لأنظمة الهاتف التالية المزودة بميزات الرد التلقائي.
# 1. هاتف المجتمع
إذا كنت تمتلك نشاطًا تجاريًا في الولايات المتحدة ، فيجب عليك التبديل إلى Community Phone على الفور. لن تحتاج إلى الإنترنت أو الاتصالات النحاسية بفضل قاعدة الخطوط الأرضية اللاسلكية ، والتي ترتبط بأبراج الهواتف المحمولة القريبة. يزعمون أن لديهم تغطية ممتازة وجودة كلام واضحة حتى في المناطق النائية.
# 2. OpenPhone
كل ما يتطلبه الأمر هو ملء نموذج استعلام عن المنفذ الخاص بـ OpenPhone ومدته دقيقتان لنقل رقم عملك الحالي وتنشيط الرد الآلي. يمكنك الحصول على أكبر عدد ممكن من الأرقام المحلية أو المجانية في الولايات المتحدة أو كندا حسب احتياج عملك إذا لم يكن لديك رقم بالفعل. يوجد رقم هاتف واحد مرتبط بكل مستخدم. كل سطر إضافي يكلف 5 دولارات فقط شهريًا. تستخدم الآلاف من الشركات في جميع أنحاء العالم إمكانات الرد الآلي في OpenPhone ، ولكن هذا ليس السبب الوحيد الذي يجعلهم يعشقوننا.
# 3. الجراد
هذه خدمة استقبال افتراضية للشركات الصغيرة التي تقدر رسومًا شهرية يمكن التنبؤ بها. على عكس غالبية منافسيها ، لا يتقاضى Grasshopper رسومًا أكثر لكل مستخدم وبدلاً من ذلك يتقاضى سعرًا شهريًا ثابتًا بغض النظر عن عدد الأشخاص الذين يستخدمون الخدمة. تتوفر جميع الميزات ، مثل الرسائل النصية للأعمال والفاكس الافتراضي والتحية الشخصية ، مع أي من الخطط. Grasshopper هو حل ميسور التكلفة لنظام هاتف افتراضي أساسي إذا كنت تدير شركة صغيرة تقدر الاحتراف قبل كل شيء. يسمح للمستخدمين بالتميز عن الآخرين من خلال تزويدهم بأرقام هواتف محلية ومجانية وجديدة.
# 4. نكستيفا
Nextiva هو نظام هاتف تجاري يسهل التفاعل بين الفرق الداخلية والخارجية. لقد أصبح المعيار الفعلي لتقديم خدمة VoIP بين المنظمات الصغيرة.
# 5. RingCentral
فقط RingCentral لديه قوائم استقبال مؤتمتة مفصلة. إذا كانت شركتك بها عدة أقسام مختلفة ، فيمكنك الاستفادة منها لتحية المتصلين بالاسم ، وتوفير ساعات العمل الخاصة بك ، وتوفير المزيد من القوائم الفرعية المتعمقة. يمكن للمتصلين استخدام دليل RingCentral للاتصال بالاسم للتواصل مع الموظفين إما عن طريق الاسم الأول أو الأخير.
الرد التلقائي على Google Voice
أعلنت Google مؤخرًا أن مساحة العمل الخاصة بها ومستخدمي Google Voice يمكنهم الآن استخدام القوات والتحية المسجلة الخاصة بهم. تتيح هذه الميزة الجديدة للمستخدمين مزيدًا من التحكم في تعديل برامج الروبوت الخاصة بهم عند الرد على مكالمات العملاء. بالإضافة إلى ذلك ، مع التحديث الأخير ، يمكن للمسؤولين الآن تحميل رسائل وتحية شخصية. تتيح تقنية Google المتقدمة التشغيل الفوري والمستندات التلقائية ، مما يوفر للمستخدمين القدرة على مراقبة عمليات التحميل الخاصة بهم والتعامل معها بسهولة.
ومن ثم ، مع إدخال ميزة جديدة ، وسعت Google خدمة تحويل النص إلى كلام لإعداد خدمة Google voice التلقائية. يوفر هذا الخيار الإضافي للمستخدمين المزيد من الخيارات عند تكوين نظامهم. عند إجراء مكالمة إلى شركة ، وظائف مصاحبة تلقائية يمكن توقعها في Google Voice. يقوم بتشغيل الرسائل المسجلة مسبقًا ويسمح للمتصلين بالتنقل عبر الخيارات المختلفة عن طريق النقر فوق المفاتيح الموجودة في هواتفهم. هذه الأنواع من الروبوتات قادرة على التعامل بكفاءة مع الاستفسارات الأولية التي قد يكون لدى المتصل ، مع الحفاظ على مستوى مقبول من الأداء. أصبحت ميزة الرسائل المخصصة التي تم إطلاقها مؤخرًا متاحة الآن لجميع عملاء Google Workspace و G Suite الذين يمتلكون تراخيص Google Voice القياسية والرئيسية.
في حين أنه قد لا يؤثر بشكل مباشر على المستخدمين النهائيين داخل الشركة ، فإن تنفيذ هذا الحل لديه القدرة على تعزيز استجابة فرق المبيعات للاتجاهات الناشئة. لذلك ، من خلال تصنيف المكالمات إلى مجموعات متميزة ، يمكن لفرق المبيعات الاستجابة بشكل أكثر كفاءة مع الرسائل المستهدفة.
مصاحبة آلية متعددة المستويات
يسمح تنفيذ الرد الآلي متعدد المستويات بإنشاء عدة مستويات من التخصيص ، والتي يمكن تخصيصها وفقًا لأبعاد العميل والموقع والأولوية. يتيح تطبيق Multi-Level Auto Attendant للعملاء إمكانية التنقل بكفاءة عبر الأقسام المختلفة ، مما يضمن توجيههم إلى الموظفين المناسبين مع تقليل أوقات الانتظار لمساعدة المشغل.
يمكن أن يؤدي دمج التنوع الأساسي الناتج والمضيف الآلي المتعدد إلى تسهيل تقديم المساعدة بلغات متعددة. تتيح هذه الميزة لعملك توجيه العملاء بناءً على متطلبات لغتهم.
السيارات المصاحبة نظام الهاتف الأعمال الصغيرة
يمكن أن يوفر نظام الهاتف الآلي عددًا كبيرًا من الفوائد للشركات الصغيرة. تتمتع المنصة المصممة جيدًا والمحدثة بالقدرة على تحويل عملياتك ، حيث توفر ميزات مثل IVR القابلة للتخصيص وإعادة توجيه المكالمات. القدرة على تحمل التكاليف هي اعتبار حاسم للعديد من الشركات الصغيرة. ومع ذلك ، فإن المساومة على السمات المميزة والعملية ليست ضرورية. اكتشف مجموعة من أنظمة الهاتف التي ليست سهلة الاستخدام فحسب ، ولكنها أيضًا صديقة للميزانية ، ولكنها تأتي مليئة بمجموعة رائعة من الميزات. أدناه ، سنوجهك عبر بعض أفضل أنظمة الرد الآلي للهاتف المتوفرة للشركات الصغيرة.
# 1. نكستيفا
هذه تقنية VoIP (نقل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت) ممتازة تستخدمها العديد من الشركات الصغيرة. يمكنك تبسيط نظام هاتفك بمساعدة ميزات Nextiva الرائعة. بالإضافة إلى إعادة توجيه المكالمات إلى رقم معين ، يمكن أيضًا استخدامه لاستضافة المكالمات الجماعية. يزيل نظام الرد الآلي الهاتفي هذا للشركات الصغيرة جميع المتاعب ، حتى إذا قررت تبديل أرقام الهواتف. يسمح للمستهلكين بتبديل أرقام هواتفهم بسهولة إلى خدمة أخرى. إذا كان الرقم الذي تحاول الوصول إليه قيد الاستخدام بالفعل ، فيمكنك دائمًا تعليق مكالمتك.
تقدم Nextiva مجموعة من البرامج بأسعار مختلفة. تعد الخطة الأساسية ، التي تبدأ من 17 دولارًا شهريًا لكل مستخدم ، خيارًا رائعًا للشركات الصغيرة. تم تصميم حزم الأعمال والمشاريع وفقًا لاحتياجات الشركات القائمة.
# 2. RingCentral MVP
RingCentral ، مثل Dialpad ، عبارة عن منصة اتصالات سحابية شهيرة تتضمن نظام هاتف VoIP. تعتمد تقنيتهم على نظام PBX التقليدي ، على الرغم من أنهم يعلنون الآن عن أنفسهم كخدمة هاتف سحابي. على أي حال ، يوفر RingCentral الوسائل القياسية للاتصال ، مثل المكالمات الهاتفية والرسائل النصية. ومع ذلك ، حتى عمليات الدمج الأساسية ، مثل تلك الموجودة مع Google Workspace و Microsoft Teams ، ليست مدرجة في الحزمة الأساسية ، Essentials.
# 3. اوما
شركة قوية أخرى يمكنها أن تجعل اتصالات شركتك بسيطة وجديرة بالثقة. يغطي الرسم الشهري لمقدم الخدمة هذا البالغ 19.95 دولارًا لكل مستخدم عددًا كبيرًا من الإضافات المفيدة. يوفر لك كل ما قد تريده ، مثل القدرة على استخدام أفضل موظف استقبال افتراضي والاتصال الإضافي والاجتماعات والموسيقى قيد الانتظار. وبالتالي ، باستخدام تطبيق Ooma ، يمكنك إجراء مكالمات العمل على جهازك المحمول حتى عندما تكون بعيدًا عن المكتب. هذا يعني أنه يتم تبسيط التعامل مع العملاء بغض النظر عن الموقع. كما يوفر خيار الاحتفاظ برقم هاتفك الحالي أو التبديل إلى رقم مجاني.
# 4. فونج
يمكنك إقناع عملائك بهذا النظام الهاتفي المتطور للردود التلقائي لشركتك. إنها مليئة بالإضافات الرائعة ، وستعشق الأسعار المنخفضة والمنخفضة. يمكنك التحدث إلى عملائك عن طريق الهاتف الخلوي أو الكمبيوتر ، أيهما أكثر عملية. هذا يمهد الطريق للمكاتب التي ليس لديها هواتف مكتبية للحصول على نظام هاتف مبسط. الحد الأقصى لعدد المكالمات والرسائل النصية القصيرة التي يمكنك التعامل معها غير محدود. يتم تضمين مكالمات عمل ورسائل نصية غير محدودة مع جميع الخطط. يمكنك أيضًا استخدام أشياء مثل المضيف الآلي متعدد المستويات ودردشة الفيديو ومشاركة الملفات وتكامل CMR وتسجيل المكالمات وغير ذلك الكثير.
# 5. 8 × 8
يقدم هذا لشركتك إجابة شاملة لجميع احتياجات الاتصال الخاصة بها. سيكون لديك إمكانية الوصول إلى جميع الموارد التي تحتاجها للتواصل مع عملائك بسرعة وكفاءة أكبر إذا كنت تستخدم 8 × 8. لذلك يساعدك على القيام بذلك عبر العديد من الأشكال مثل خيارات الدردشة المباشرة والصوت والفيديو وما إلى ذلك. هناك ثلاث خطط تسعير مختلفة متاحة لهذا النظام. تتضمن خطة Express وخطة السلسلة وخطة مركز الاتصال فترة تجريبية مجانية مدتها أربعة عشر يومًا لكل منها على التوالي.
يمكنك حتى إجراء مكالمات هاتفية عالمية باستخدام نظام الاتصال الهاتفي هذا ، والذي يصل إلى أكثر من 14 دولة مختلفة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تسجيل مكالماتك ، وإضافة خيار الدردشة الجماعية ، وإجراء تحليل للمكالمات الشخصية ، وواجهة مكالماتك.
رقم 6. Phone.com
تم تصميم نظام الرد الآلي للهاتف هذا للاستخدام من قبل الشركات الصغيرة ، وهو يوفر كلاً من الكفاءة والموثوقية. أنها توفر خطة بأسعار تنافسية ومناسبة للشركات ذات الأحجام المختلفة. يوفر هذا البرنامج لك ولعملائك جميع الإمكانيات اللازمة لجعل نظام الاتصال الخاص بك سهل الاستخدام وخالي من المتاعب. سيكون لديك أيضًا القدرة على تحديد رقم هاتف شخصي والمشاركة في مؤتمرات الفيديو وتعيين جهازك ليعمل في وضع الاستقبال التلقائي مع هذا النظام.
يمكن أيضًا إضافة وضع عدم الإزعاج إلى نظامك باستخدام هذه الميزة ، بالإضافة إلى خيار حظر أو إلغاء حظر رقم معين. بالإضافة إلى ذلك ، لديك خيار تمكين رسائل البريد الصوتي وتزويد عملائك المعلقين ببعض الموسيقى الممتعة. سيتم إبلاغ المتصلين بك من خلال خدمة انتظار المكالمات بأن خطك قيد الاستخدام الآن مع عميل آخر وأنه يمكنهم إما الانتظار أو الاتصال مرة أخرى في وقت لاحق.
هل الرد الآلي هو نفسه الرد الآلي؟
Auto-Attendant هو تطبيق مبسط لتقنية الاستجابة الصوتية التفاعلية (IVR) التي تعمل كموظف استقبال افتراضي. تتمثل الوظيفة الأساسية لنظام الهاتف الآلي في الترحيب بالمتصلين القادمين وتوجيههم إلى أشكال أو وكالات محددة داخل الشركة ، كل ذلك دون الحاجة إلى تدخل بشري من المشغل.
كم تكلفة المصاحبة الآلية؟
تتراوح التكلفة الشهرية للرد الآلي عادةً من 20 دولارًا إلى 100 دولار. تكلفة الخدمة عرضة للتغيير اعتمادًا على المزود المختار وعدد الامتدادات والميزات المطلوبة.
كيف أقوم بإعداد الرد الآلي؟
في وحدة تحكم إدارة Teams ، ضمن الصوت ، انقر فوق الردود التلقائية ، ثم انقر فوق إضافة لإعداد ترحيب تلقائي. أدخل اسم الرد الآلي الذي تريده في المربع العلوي. يمكنك اختيار عامل عن طريق تعيين عنوان URL لمعاودة الاتصال. هذه التسمية تقديرية ولكنها مقترحة للغاية.
مراجع حسابات
- Ringcentral.com
- يناسبmallbusiness.com
- openphone.com
- isitwp.com
المنشورات المشابهة
- المضيفة: التعريف والوصف الوظيفي والراتب
- كم يبلغ عدد مضيفي الطيران في عام 2023
- المساعدة في الانتقال: ما هي وكل ما تحتاج إلى معرفته
- خدمات الهاتف الافتراضي: أفضل خدمات الهاتف الافتراضي للشركات الصغيرة ، مُحدَّثة !!!
- ما هو RINGCENTRAL: المعنى ، المراجعات و MVP
- كيف تكون وكيل عقارات بدوام جزئي: نصائح ومتطلبات ودليل
