يعتمد نجاح أي عمل على جودة الاتصال الداخلي داخل الشركة. يمكن أن يكون هذا بين الأفراد أو داخل الفرق أو حتى العملاء والعملاء. ومع ذلك ، في نصف الوقت ، من الصعب مواكبة ذلك يدويًا وبكفاءة. ولكن بعد ذلك ، هناك العديد من أدوات العمل التي يمكن استخدامها لتسهيل هذا النوع من الاتصال.
يمكن أن تضمن هذه الأدوات استمرار عرض الرسائل ، واستمرار نشاط المشاريع ، ويمكن لجميع الأطراف مواصلة مناقشة الأمور دون ضياع المراسلات في صناديق البريد الإلكتروني.
ستقدم لك هذه المقالة تعريفًا لأدوات الاتصال ، وشرحًا للعوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار أداة اتصال لشركتك ، بالإضافة إلى قائمة بأفضل أدوات الاتصال للأعمال التي يمكن البحث فيها بشكل أكبر.
ما هي أدوات الاتصال الافتراضي للأعمال؟
أدوات الاتصال هي البرامج والبرامج التي تستخدمها الشركات للتعاون ومشاركة الرسائل مع كل من الموظفين الداخليين وكذلك أصحاب المصلحة الخارجيين مثل العملاء والعملاء.
يمكن أيضًا استخدام أدوات الاتصال لإرسال واستقبال مكالمات الصوت والفيديو. البريد الإلكتروني والهواتف والرسائل النصية ووسائل التواصل الاجتماعي والمؤتمرات عبر الإنترنت كلها أمثلة على أدوات الاتصال.
ومع ذلك ، هناك العديد من الأدوات الأخرى التي يمكن أن تساعد المؤسسة على زيادة مستوى تعاونها وتبسيط إنتاجيتها.
ما يجب مراعاته عند اختيار أدوات المجتمع عبر الإنترنت للأعمال
فيما يلي بعض الأشياء التي يجب التفكير فيها أثناء تقييم أدوات الاتصال المحتملة لعملك:
- حجم الشركة: بعض الأدوات مناسبة بشكل أفضل للمؤسسات الصغيرة ، بينما تم تصميم البعض الآخر للشركات الكبيرة. فكر في من سيستخدم أداة الاتصال وما إذا كانت هناك حاجة لتوسيعها في المستقبل لتشمل المزيد من العمال.
- استخدام الأداة: تحديد أفضل البرامج من خلال النظر في كيفية استخدامها داخل الشركة. هناك تقنيات تتمحور حول إدارة المشروع وتركز بشكل بحت على الاتصال لإبقاء الفرق البعيدة في الحلقة ، على التوالي.
- التكلفة: أدوات الاتصال لها بطاقة سعر مرتبطة بها ، تمامًا مثل معظم الأشياء الأخرى التي تحتاج الشركة لشرائها لتحسين العمليات. إذا كانت شركتك تحتاج ببساطة إلى استخدام مجموعة فرعية من وظائف الأداة أو لديها عدد قليل فقط من الموظفين الذين سيستخدمونها ، فاسأل البائع عما إذا كان بإمكانه تقديم سعر مخفض.
أفضل 12 أداة اتصال للأعمال
فيما يلي قائمة مفصلة بأهم أدوات الاتصال الافتراضية للأعمال:
# 1. تثاقل
قائمتنا الأولى لأفضل أدوات الاتصال للأعمال هي Slack.
Slack هي أداة اتصال فعالة يجب أن تستخدمها أي مجموعة قد تستفيد من تنسيق جهودها عن بعد.
يمكن أن يتكامل دون أي مشاكل مع مجموعة متنوعة من التطبيقات الأخرى التي قد تستفيد منها المؤسسة.
هذا يجعل من السهل على الأشخاص العمل معًا والتأكد من أن الموظفين لا يزالون مهتمين بأجزاء مختلفة من العمل ، مثل التسويق والمبيعات وخدمة العملاء.
يتيح Slack أيضًا للشركات إنشاء قنوات اتصال تستند إلى موضوعات أو اهتمامات أو مشاريع معينة.
على سبيل المثال ، يمكن لقسم التسويق إنشاء قناة مخصصة فقط لمشروع تغيير العلامة التجارية لموقع الويب ، أو يمكن للموظفين إنشاء قناة دردشة مخصصة لعشاق الأفلام فقط.
# 2. فرق مايكروسوفت
يعد Microsoft Teams أحد أفضل أدوات الاتصال عبر الإنترنت للأعمال.
قد تجد الشركات التي تعمل حاليًا على أحد أنظمة Microsoft الأساسية أن Microsoft Teams هي أداة التعاون المناسبة لها.
إنها منصة للتعاون تسهل أيضًا الاجتماعات عبر الإنترنت ومشاركة المستندات وتعاون الموظفين في المشاريع.
لن تواجه أي مشكلة في التكامل مع برامج Microsoft Office الأخرى المستخدمة بالفعل في مكان العمل من قبل الفريق.
# 3. الاثنين. كوم
يعتبر موقع Monday.com ، في رأي عدد كبير من المستخدمين ، تطبيقًا جميلًا من الناحية الجمالية ، قد يساعد في اعتماد الموظفين.
تتيح هذه المنصة للفرق إنشاء العمليات وإعداد المهام والتحدث مع بعضها البعض ومشاركة الملفات. هذا يجعل إدارة المشروع أكثر تنظيمًا ويتأكد من أن الموظفين على دراية دائمًا بحالة المشروع.
يمكن للمستخدمين أيضًا إنتاج التقارير ، وتتبع مقدار الوقت الذي يقضونه في العمل على مشروع ، والتفاعل مع مجموعة متنوعة من الأدوات الموجودة بالفعل في مكان العمل.
# 4. تيم جانت
TeamGantt هو خيار يجب أخذه في الاعتبار إذا كنت بحاجة إلى التواصل مع أشخاص ليسوا أعضاءً داخليين في الفريق ، مثل العملاء والعملاء.
تعمل أداة إدارة المشاريع المستندة إلى الويب هذه مع أي نظام تشغيل وتستخدم مخططات جانت لتسهيل تنظيم وإدارة المشاريع التي تشمل جميع أصحاب المصلحة.
يمكنك دعوة الموظفين الرئيسيين للتعاون في العمل مع موظفيك ، ويمكنك بسهولة مراقبة تحديثات المشروع وكذلك المستندات المرتبطة به.
# 5. العمل بروح الفريق الواحد
العمل الجماعي هو نظام أساسي لإدارة المشاريع يتضمن لوحات العمل وقنوات محتوى الوسائط الاجتماعية والقدرة على تجميع البيانات.
قد تجد فرق التسويق أنه من المفيد التحقيق في ميزات وفوائد العمل الجماعي.
يمكن دمج العمل الجماعي مع برامج أخرى ، مثل تلك الخاصة بإدارة الوسائط الاجتماعية والبريد الإلكتروني والتحليلات ، ويمكنك أيضًا دعوة عملاء آخرين للمشاركة في مشاريع محددة.
رقم 6. خلية نحل
قد تجد أيضًا أن Hive لديها معدل تبني مستخدم مرتفع نظرًا لمدى سهولة استخدام النظام الأساسي لغالبية المستخدمين.
بمساعدة هذا التطبيق ، ستتمكن من التواصل مع الأفراد والجماعات وإنشاء نماذج أساسية وربطها بمسؤوليات محددة.
Hive هي أيضًا واحدة من أفضل أدوات الاتصال الافتراضية للأعمال.
# 7. تريلو
الطريقة التي يعرض بها Trello المعلومات لمستخدميها مفيدة للموظفين الذين يحتاجون إلى شيء أكثر جاذبية من الناحية المرئية لفهم مكان المشروع في الوقت الحالي.
هذا يرجع إلى حقيقة أن Trello يعرض المعلومات في شكل بطاقات بدلاً من نص.
تعرض أداة الاتصال هذه المشاريع قيد المعالجة حاليًا وتسمح لك بتوصيل الملفات وقوائم تنسيق الألوان ووضع علامات على أعضاء اللوحة والتكامل مع الأدوات الحيوية الأخرى مثل التقويم.
إنها أيضًا واحدة من أفضل أدوات الاتصال للأعمال.
# 8. فليب
إذا كنت ترغب في التفاعل مع أشخاص لا ينتمون إلى مؤسستك ، فيجب أن تعرف المزيد عن Fleep.
يمكن لمستخدمي Fleep التفاعل مع بعضهم البعض بغض النظر عن مكان عملهم الفردي ، كما يتيح Fleep لأماكن العمل إمكانية استخدام مؤتمرات الصوت والفيديو ومشاركة الملفات.
# 9. سقف
قد يكون Rooftop هو الخيار الأفضل لإدارة اتصالات البريد الإلكتروني للمؤسسة نظرًا لأن البريد الإلكتروني جزء مهم من العديد من الشركات.
تتيح هذه الأداة للفرق إمكانية التعاون في رسائل البريد الإلكتروني ، بما في ذلك تلك المرسلة إلى عملاء خارجيين.
كما يتيح لك تخزين الرسائل ودمجها وتوجيهها تلقائيًا ، مما يساعد على تسريع العديد من العمليات الداخلية.
يمكنك أيضًا تصنيف رسائل البريد الإلكتروني وتعيين تواريخ إجراء لها والتفاعل مع مستخدمين آخرين بشأن أفضل الطرق للتعامل مع البريد الإلكتروني ، ويمكنك القيام بكل هذا من داخل نفس النظام.
# 10. باستيل
يمكن أن تساعد Pastel المنظمة في التأكد من أن موقعها على الويب سهل الاستخدام ، والذي أصبح أكثر أهمية مع تزايد عدد الشركات التي تدرك أنها بحاجة إلى الاتصال بالإنترنت.
يمكنك إدخال عنوان URL لموقع ويب عند استخدام Pastel ، ويمكنك بعد ذلك مشاركة هذا الرابط مع أفراد آخرين حتى يتمكنوا من تقديم ملاحظات.
قد يكون هذا مفيدًا للشركات التي ترغب في الاستماع مباشرة إلى عملائها حتى يتمكنوا من توفير تجربة مستخدم تلهم العملاء لاتخاذ إجراء.
على وجه التحديد ، قد يكون هذا مفيدًا للشركات التي ترغب في الاستماع مباشرة إلى عملائها.
يساعد Pastel أيضًا الشركات في العثور على مشاكل مع مواقع الويب الخاصة بهم بحيث يمكن إجراء إصلاحات سريعة.
#11. اذهب للأجتماع
يعد GoToMeeting أحد أفضل أدوات الاتصال الافتراضية للأعمال.
يوفر GoToMeeting لمستخدميه الفرصة للمشاركة في مشاريع جماعية من خلال استخدام مجموعة متنوعة من قنوات الاتصال الافتراضية ، مثل الصوت والفيديو.
عندما يرغب المديرون في عقد اجتماع مع الموظفين ، يمكنهم إنشاء رابط GoToMeeting الذي يمكن للمستخدمين الانضمام إليه ، ثم يمكنهم الترتيب للتسجيل والتواصل مع زملاء العمل وإرسال الملفات ، كل ذلك داخل نفس النظام الأساسي.
يمكن أن يكون GoToMeeting مفيدًا للشركات التي لديها موظفين يعملون من موقع بعيد أو أعضاء من الموظفين الذين يعيشون في مناطق زمنية مختلفة.
رقم 12. تكبير
اختيارنا الأخير من قائمة أفضل أدوات الاتصال عبر الإنترنت للأعمال هو Zoom.
Zoom هي أداة مؤتمرات الفيديو التي يمكن استخدامها على جميع الأجهزة ، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر الشخصية (أجهزة الكمبيوتر المكتبية والمحمولة) والأجهزة اللوحية والهواتف المحمولة.
يمكنك أيضًا إجراء مشاركة الشاشة مع أولئك الذين يحضرون الاجتماع حاليًا ، وتحميل تسجيل الاجتماع على السحابة حتى يتمكن أعضاء الفريق الغائبون من مشاهدته ، ومشاركة الملفات مع الأشخاص الآخرين في مجموعتك.
كل هذه الميزات متوفرة من خلال Zoom. يتم استخدام Zoom أيضًا بشكل متكرر للتواصل مع العملاء والعملاء ، لا سيما في حالة الشركات التي تجري عملياتها عبر الإنترنت بالكامل.
يعد Zoom حلاً رائعًا للشركات من جميع الأحجام ، وبدأ المزيد والمزيد من الأشخاص في استخدامه.
ما هي الأنواع الخمسة لاتصالات الأعمال؟
تشمل أنواع الاتصالات التجارية ما يلي:
- الاتصال التصاعدي.
- الاتصال الهابط.
- التواصل الجانبي.
- التواصل الخارجي.
- التواصل وجها لوجهه.
- الاتصالات الإلكترونية.
- الاتصالات المكتوبة
ما هي العناصر الخمسة لاتصالات الأعمال؟
تتضمن العناصر الخمسة للتواصل الفعال ما يلي: واضح ، ومتماسك ، وكامل ، وموجز ، وملموس
ما هي الأنواع الخمسة لاتصالات الأعمال؟
تشمل الأنواع الخمسة لاتصالات الأعمال ما يلي:
- الاتصال التصاعدي.
- الاتصال الهابط.
- التواصل الجانبي.
- التواصل الخارجي.
- التواصل وجها لوجهه
مقالات ذات صلة
- ميزات التكبير: المعنى والتسعير وكيفية استخدامه
- كيف تجني الزووم الأموال؟
- تعاون الأعمال: الأنواع والفوائد والأمثلة (+ خيارات البرامج المجانية والمدفوعة)
- الاتصال الهاتفي: كيفية إجراء خدمات المؤتمرات عبر الهاتف في المملكة المتحدة
- أفضل برامج اتصالات الأعمال للفرق والموظفين
مراجع حسابات
- حلقي. كوم- أدوات الاتصال للشركات: 7 أفضل أنواع وكيف
- ووركفيفو. كوم- 13 أداة اتصال تحتاجها كل شركة في عام 2022
