تقويم الفريق هو تقويم منسق لزملاء العمل الذين يمكنهم الوصول إلى تلك الشركات أو الشركات التي تستخدمها لتتبع الاجتماعات وتواريخ الإجازات والمهام والجداول الزمنية للمشروع وكل ما هو ضروري حتى يكون العمال بأكمله على دراية به. ومع ذلك ، فقد تقدمت أفضل تقويمات الفريق ولديها وظائف أكثر من ذي قبل ، على سبيل المثال ، مشاركة أجزاء معينة من المعلومات مع الأشخاص اللازمين فقط لرؤيتها. يتم استخدام تطبيق تقويم الفريق في إنشاء قنوات لكل قسم من أقسام عملك ، والتي تحتوي على أنواع مختلفة من أدوات الجدولة ، وما إلى ذلك. ابق على اتصال لمعرفة كيفية تعيين التقاء تقويم الفريق وتلك التي تكون تقويم الفريق مجانًا.
نصائح لإنشاء تقويم الفريق
ستساعدك النصائح التالية في إنشاء تقويم مثالي لفريقك
# 1. تخصيص صيانة التقويم
من المهم أن يقوم كل عامل بتحديث التقويم بأحداث معينة قد تؤثر على الفريق بأكمله. لذلك ، خصص موظفًا معينًا للتحكم في الأحداث المتكررة التي تحدث في التقويم وإدارتها والتأكد من بقائها محدثًا. بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من تعيين شخص أفضل تجهيزًا للمهمة.
# 2. استخدم خصائص التقويم
يؤدي استخدام ميزات التقويم إلى جعل تقويم فريقك أكثر إيجابية. دعونا نلقي نظرة على الميزات الضرورية لإنشاء تقويم الفريق
- لون الترميز: يؤدي استخدام الألوان في ترميز التقويمات إلى فهم أفضل للمعلومات المجدولة
- المرشحات: يمكنك استخدام عوامل التصفية بالتعاون مع علامات الأحداث التي تقسم المهام والأحداث والأقسام الأخرى القابلة للجدولة إلى جداول زمنية يمكن قراءتها بسهولة بناءً على السياق.
- علامات الحدث: تتشابه علامات الأحداث مع رموز الألوان إلا إذا كان بإمكانك تصفية العلامات وتخصيصها وإدارتها داخل التقويم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا استخدام العلامات لتقسيم الأحداث إلى مجموعات مختلفة.
- حدث متكررق: المشاريع ذات الاجتماعات المستمرة التي تتكرر أو الأحداث السنوية ، تساعد جدولة الأحداث المتكررة المدير على منع الأخطاء.
- استخدام التذكيرات: تحتوي التقويمات عبر الإنترنت على ميزات تذكير تخبر جميع الموظفين بأشياء مهمة من خلال رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية.
# 3. أضف جميع الأحداث غير القابلة للتفاوض
يعد تقويم الفريق مفيدًا لجدولة الاجتماعات التي تمثل أولوية قصوى لمجموعتك. ومع ذلك ، لجعل التقويم الخاص بك أكثر كفاءة ، اجعل الأحداث غير قابلة للتفاوض فقط على تقويم على مستوى الفريق. يمكن للفريق أن يحركها بشكل فعال لصالح اجتماع غير قابل للتفاوض. على سبيل المثال ، إذا التقى فريقك بالعملاء ، فهذا يعني أن اجتماع العميل قد يكون له الأفضلية على الاجتماع الداخلي.
# 4. تسمية العناصر بشكل بناء
تكون تقويمات الفريق مفيدة جدًا إذا تم تسمية العناصر بشكل فعال. ضع في اعتبارك إنشاء بنية تسمية عند إنشاء التقويمات الخاصة بك ، وهي تقاويم قابلة للتكرار ، وحيوية ، ويمكنها تطبيق أكبر عدد ممكن من التسميات. للحصول على تصنيف فعال ، اجعل التقويم الخاص بك أداة مفيدة في إدارة المشاريع ، على سبيل المثال ،
- لقاء العميل
- فحص تقدم الاجتماع
- عطلة ساندي
- حدث الشركة - نزهة
- حدث الشركة - عطلة الحزب
- الموعد النهائي - مخطّط العميل
من خلال تسمية كل عنصر بشكل بناء ، يعرف كل شخص تلقائيًا عدد الاجتماعات أو المواعيد النهائية أو الإجازات في الأسبوع ، ويخطط بشكل صحيح.
# 5. قم بتضمين يوم "عدم الاجتماع"
قم بتحسين سير العمل والإنتاجية من خلال التخطيط ليوم أو فترة من الأيام حيث لن تكون هناك اجتماعات ، مما يزيد من إنتاجية الموظفين ويخفف أيضًا من إجهاد القسم. بالإضافة إلى ذلك ، ضع الاجتماعات في الأيام عند إنشاء تقويم فريقك.
ما هي إدارة التقويم؟
إدارة التقويم هي عملية إنشاء الاجتماعات وجدولتها ، وحل النزاعات ، وقبول دعوات الاجتماعات ، واستخدام التقويم لتحسين إدارة الوقت بهدف الاستفادة من أثمن وقت. اسمحوا لي أن أشاطركم بإيجاز ، نصائح لإدارة تقويم فريقك.
نصائح لإدارة تقويم الفريق
# 1. ركز على خاناتك الزمنية
ركز على الفترة الزمنية الخاصة بك باستخدام المصفوفة لتسجيل المهام والمواعيد والاجتماعات والجداول الزمنية وفقًا للتأثير المحتمل والجهد المطلوب. تأكد من أن التقويم الخاص بك يحتوي على الكثير من المكاسب السريعة (تأثير كبير ، جهد منخفض) ، وكمية جيدة من المشاريع الكبرى (تأثير كبير ، جهد كبير). وبالمثل ، يمكنك إدارة التقويم الخاص بك بانتظام باستخدام تدقيق التقويم الخفيف ، وهو ،
- فهم نوعية الوقت الذي يقضيه في الاجتماعات
- قيم مدى أهمية اجتماعاتك
- تحديد الفرص لقضاء وقتك بشكل أكثر فعالية
# 2. حماية وقت التركيز الخاص بك
أحد الأشياء المهمة في ذهن الجميع هو وقت التركيز على المهام. يقول خبراء الإنتاجية إن وقت العمل المربح يتطلب ساعتين على الأقل من الوقت المتواصل أو أكثر ؛ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسيتم فرض تكاليف تحويل غير ضرورية تستغرق وقتًا طويلاً للعودة إلى المستوى الرسمي للكفاءة قبل وقت الانقطاع.
# 3. أتمتة إدارة التقويم
هناك طريقة أخرى لأتمتة التقويم الخاص بك وهي استخدام مساعدة الجدولة مثل اتجاه عقارب الساعة. بمجرد أن ترغب في جدولة اجتماع مع أحد أعضاء فريقك ، يختار المجدول أفضل وقت مناسب بناءً على ساعات عمل الجميع ، وساعات الاجتماع ، والمنطقة الزمنية ، ووقت التركيز ، وما إلى ذلك.
# 4. استخدم التقويم الخاص بك لإدارة المهام
تأكد من جدولة جميع مهامك في التقويم الخاص بك مثل أي موعد آخر. يساعد حظر الوقت على التقويم الخاص بك على تقليل الإهمال تجاه المهام ذات الأولوية ، ووقت طويل في المهام الأقل أهمية ، والتساؤل عما يجب العمل عليه بعد ذلك.
تطبيق تقويم الفريق
هذا تقويم عبر الإنترنت للمجموعات لتنظيم الأشخاص وتخطيط استخدام الموارد وتصورهم وجدولة العمل ومشاركة الأحداث وتبسيط عمليات الاشتراك. يذكرنا تطبيق تقويم الفريق بالأحداث القادمة ، ويزيل جميع أنواع التداخل ، ويساعد الفريق على البقاء على اطلاع بجدول الآخر. أدناه ، سأدرج الميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها عند إنشاء تطبيق تقويم الفريق.
ميزات تطبيق تقويم فريق جيد
- ميزات التعاون والمشاركة
- المزامنة التلقائية
- أدوات جدولة بسيطة
- سهل الاستخدام
- توفر عبر الأنظمة الأساسية
كيف أقوم بإضافة تطبيق تقويم إلى الفريق؟
- انقر فوق الزر "إضافة تطبيقات" وحدد تطبيق التقويم.
- أعد تشغيل عميل سطح المكتب الخاص بفرق MS لمشاهدة علامة تبويب التقويم
- أضف SharePoint إلى علامات تبويب الفريق
- قم بالوصول إلى SharePoint في المستعرض
- أنشئ تطبيق التقويم على موقع SharePoint
- قم بتحرير إعدادات التقويم. بشكل افتراضي
- اطلب من كل فرد في فريقك أن يفعل الشيء نفسه ، بعد إضافة الإذن
- قم بتوصيل التقويم بـ Outlook
ما هي استخدامات تطبيق تقويم الفريق؟
يستفيد أصحاب الأعمال ورجال الأعمال من تطبيقات تقويم الفريق كوسيلة لتوفير الوقت وإدارته. في الأساس ، تتمثل نقطة الانطلاق الرائعة في العثور على تطبيق تقويم صحي لتعزيز التواصل والعمل الجماعي. دعنا نلقي نظرة على استخدامات أو أهمية تطبيقات تقويم الفريق.
- تحسين تنظيم الاجتماع
- توازن أفضل بين العمل والحياة
- إدارة المهام والتفويض
- الشفافية
- إنتاجية عالية
أمثلة على تطبيقات تقويم الفريق
لكل مؤسسة تخطط لإنشاء تطبيق تقويم الفريق ، تحتوي جميع التطبيقات المذكورة أدناه على جميع الميزات الضرورية لمساعدتها.
#1. أسانا
Asana هو أكثر من مجرد تطبيق تقويم مشترك ، فهو يجعل من السهل إدارة مشاريع الفريق ومهامه. تُظهر الميزات جميع أقسام المشروع وكيف تتلاءم معًا وتتتبع التغييرات في كثير من الأحيان. يتميز Asana أيضًا بتطبيق جوال وأكثر من 100 تكامل.
يمكن تجميع أحداث تقويم Asana وفقًا للمشروع أو المبادرة ، ويمكن أيضًا تخصيصها لأعضاء الفريق الفرديين.
# 2. منسوجة
أفضل تطبيقات التقويم مناسبة للفرق أو الشركات الناشئة أو الأفراد الذين يرغبون في تحقيق التوازن بين عملهم وحياتهم الشخصية باستخدام تطبيق التقويم. يحتوي Woven على جوانب لا تصدق لم تتم رؤيتها في أي مكان آخر ، على سبيل المثال ، القوالب الذكية واستطلاعات الرأي الجماعية المضمنة وتحليلات إدارة الوقت وتكامل التقويم المتعدد.
# 3. ودود
الودي هو أفضل حل للخلف المستمر في تحديد مواعيد الاجتماعات. كل ما عليك فعله هو تعيين تفضيلات التوفر الخاصة بك ، ومشاركة رابط Cal Friendly الخاص بك مع عميلك أو زملائك في الفريق ، وبعد ذلك ستقدم Cal Friendly الوقت والتواريخ الصحيحة للاختيار من بينها. هذا التقويم سهل وذكي ويحتوي على الكثير من عمليات الدمج مع تقويمات الجهات الخارجية.
# 4. شكل فريق
TeamUp هو تطبيق تقويم مصمم بواجهة ملونة لعرض الأحداث أو المشاريع القادمة بدقة دون كل عناء إعداد الحسابات والأذونات وتبسيط تعاون الفريق. لقد تم استخدامه من قبل الجميع من صناعة التعليم إلى التكنولوجيا ، بما في ذلك جامعة هارفارد.
# 5. مايكروسوفت أوتلوك
تستمر العديد من الشركات التي لديها أجهزة كمبيوتر سطح المكتب في استخدام Outlook لتكامل Microsoft Office - مما يسمح لهم بإدارة رسائل البريد الإلكتروني وجهات الاتصال ومشاركة مقارنات وأحداث الجدول جنبًا إلى جنب في إعداد موحد. بخلاف تقويم Apple ، يمكن استخدام Outlook على كل من أجهزة Windows و Apple.
التقاء تقويم الفريق
تسمح تقويمات الفريق في Confluence لفريقك بالبقاء منظمًا والتواصل مع التوفر من خلال جدول زمني للأحداث الشخصية وأحداث الفريق التي ترتبط بتقاويم العمل الفردية وصفحات التقاء. إنه يساعد على إبقاء الفرق على اطلاع بشأن اتخاذ القرار ، أو مجرد تتبع الحضور في ملاحظات الاجتماع ، فقط @ أشير إلى فريق في أي صفحة التقاء في تقويم الفريق أو التعليق.
يعد التقاء تقويم الفريق حلاً جيدًا للفرق من جميع الأحجام والتخصصات التي توفر مستوى جديدًا من الشفافية لعملك الجماعي. بالطريقة نفسها ، يعد التقاء تقويم الفريق أداة مفيدة توفر وقتك وجهدك عندما تحتاج إلى فهم كيف سيؤثر جدولك الزمني على العمل القادم.
نصائح حول كيفية إنشاء فريق التقاء التقويم
# 1. افتح تقويم الفريق
للبدء ، ستحتاج إلى إنشاء تقويم أو إضافة تقويم موجود. أولاً ، حدد إضافة تقويم لإنشاء تقويم جديد بسرعة ، أو حدد بجانب إضافة تقويم لإضافة تقويم موجود بالطرق التالية:
- أضف التقويم الحالي - للاشتراك في تقويم آخر في مثيل Confluence الخاص بك.
- التقويم استيراد - لاستيراد ملف ICS.
- الاشتراك عن طريق URL - للاشتراك في تقويمات الجهات الخارجية من تقويمات الفريق.
# 2. أضف الأحداث إلى التقويم
لإضافة حدث إلى التقويم ، ستساعدك الخطوات التالية
- اختار إضافة حدث
- انقر فوق تاريخ في التقويم إما في عرض الشهر أو الأسبوع (أو انقر واسحب لاختيار نطاق زمني)
- انقر نقرًا مزدوجًا فوق عرض الجدول الزمني
سيُطلب منك إدخال العنوان والوقت والتفاصيل الأخرى. بعد إضافة التفاصيل ، اختر OK لإضافة الحدث إلى التقويم. إذا كانت هناك تقاويم متعددة في صفحة "تقاويمي" ، فستحتاج إلى تحديد التقويم الذي تضيف الحدث إليه.
# 3. اختر طريقة عرض
يمكنك عرض الأحداث الخاصة بك بأربع طرق مختلفة: الشهر ، والأسبوع ، والقائمة ، والجدول الزمني. يتذكر ملتقى تقويم الفريق طريقة العرض الأخيرة التي حددتها ، لذلك لا تحتاج إلى اختياره مرة أخرى في المرة التالية التي تعود فيها.
# 4. ضع التقويمات في صفحات التقاء
يمكنك إدراج تقويم في أي صفحة في ملتقى من اختيارك ، مما يضمن لك أنت وفرقك تحديثًا دائمًا. فيما يلي طرق يمكنك من خلالها تضمين التقويم الخاص بك في صفحات التقاء ،
- الصق رابط التقويم
- استخدم متصفح الماكرو
- استعمل ويكي وضع علامة على
أفضل تقويم للفريق
التقويم الخاص بك هو ميزانيتك. لهذا السبب يحتاج عملك إلى أفضل تقويم قدر الإمكان. يساعد تقويم الفريق الأفضل على التنسيق مع الأشخاص الآخرين في فريقك ، خاصةً إذا كنت تعمل عن بُعد لبعض الوقت على الأقل. فيما يلي بعض الأمثلة على أفضل تقويم للفريق:
# 1. تقويم جوجل
هذا التقويم قوي وسهل الاستخدام. لا يستغرق الأمر وقتًا لمعرفة كيفية إضافة الأحداث ، أو التبديل من عرض الأسبوع الافتراضي إلى عرض الشهر أو اليوم ، أو دعوة جهات اتصال أخرى ، أو إضافة مؤتمر فيديو عبر Google Meet. كل هذا أصبح أسهل مع هذا التطبيق.
الأهم من ذلك ، باستخدام تقويمات Google وميزاته الفريدة ، يمكنك مشاركة التقويمات بأكملها ، وإنشاء العديد من التقويمات كما تريد ، والاشتراك في أي تقويم متوافق مع iCal أثناء اختيار التقويمات التي تريدها ولا تريد رؤيتها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام تطبيق جهة خارجية والقدرة على تقسيم ساعات عملك.
# 2. خطة Toggl
خطة Toggl عبارة عن تقويم فريق يعمل بكامل طاقته ومصمم للتعاون. يتيح لفريقك تصور من يعمل على ماذا ومتى ، حتى تعرف من هو مشغول ومن قد يكون لديه النطاق الترددي لمشروع جديد.
على غرار Asana ، يمكن لـ Toggl Plan أن يوضح لك اليوم الذي يعمل فيه أحد أعضاء الفريق في مشروع ولكن سيتعين عليك العمل معًا للعثور على وقت متفق عليه للاجتماع. باستخدام خطة Toggl ، يمكنك تعيين وقت لمشروع ، ووقت لنفسك لتكون على المسار الصحيح ، وإنشاء مهام متكررة.
# 3. يصل إلى
تقويم ذو توجه اجتماعي على عكس التقويمات الأخرى يتخذ بعد شبكة اجتماعية مغلقة للتخطيط للأحداث ، مما يسمح لك بمشاهدة جدول كليتك في الوقت الفعلي. يسمح لك UpTo بإعداد مجموعات للعمل والأسرة والمشاريع والمزيد. بالإضافة إلى ذلك ، يتكامل UpTo مع التقويمات الحالية الخاصة بك ، بما في ذلك تقويم Google وتقويم Apple و Microsoft Outlook و Facebook Events.
# 4. Taskworld
Taskworld هو تقويم فريق آخر أفضل يقدم أكثر من مجرد تقويم مشترك للفرق لأنه يحتوي على تقويم مشترك وعرض الجدول الزمني للمشروع لتمكينك من إدارة مشاريع الفريق والمهام في نفس الوقت ، ويعرض كل جزء من المشروع ، ويساعد يمكنك تتبع الاختلافات بمرور الوقت. الأهم من ذلك ، يوفر Taskworld ميزات تقويم مشتركة مع أدوات التعاون الأخرى مثل أدوات إدارة المهام ، والاتصالات ، وإعداد التقارير.
# 5. آي كلاود
تتميز تقويمات iCloud بالمرونة في الاستخدام ، كما أن عمليات دمجها مع أجهزة Apple تتيح للفرق مشاركة المعلومات وجدولة الاجتماعات والجمع بينها بسهولة. تسمح لك تقويمات iCloud بالتحقق من المهام والمشاريع اليومية من خلال عرض التقويم الخاص بك "اليوم". إنه يعمل بشكل مثالي لأجهزة Apple ، ويفقد وظائف أجهزة Android. إذا كان فريقك بأكمله لديه منتجات Apple ، فإن ذلك سيجعل مشاريع عملك أكثر كفاءة.
تقويم الفريق التطبيق المجاني
في هذا الفصل ، قمنا بإدراج التطبيق المجاني لتقويم الفريق الذي يشارك الميزات تقريبًا مثل تلك المذكورة أعلاه. تستخدمه الشركات أو الشركات لتتبع الاجتماعات ، وتواريخ الإجازات ، والمهام ، والجداول الزمنية للمشروع ، وكل ما هو ضروري ليكون جميع العاملين على دراية به.
- خطط
- شكل فريق
- الاحتفاظ والمشاركة
- تيمديك
- بإتجاه عقارب الساعة
- كوزي
- أي. يفعل
- شجرة الوقت
- مفكرة
- مايكروسوفت أوتلوك
فوائد تقويمات الفريق
- طلب إجازة مبسط
- إدارة المشاريع من المستوى التالي
- ترقية تعاون الفريق
- تحسين حضور الموظفين ومعنوياتهم
- مزايا الموظفين الشفافة
لإنهائه ، يعد تقويم الفريق تقويمًا منسقًا يمكن لزملاء العمل الوصول إليه ، وتستخدمه الشركات أو الشركات لتتبع الاجتماعات وتواريخ الإجازات والمهام والجداول الزمنية للمشروع وكل ما هو ضروري ليكون العمل بأكمله على دراية به ، إنشاء قنوات لكل قسم في أعمالك ، تحتوي على أنواع مختلفة من أدوات الجدولة.
مقالات ذات صلة
- مساعد إداري: الوصف الوظيفي والمهارات والراتب (محدث!)
- إدارة علاقات العملاء عبر الإنترنت: أفضل برنامج لنظام الأعمال التجارية الصغيرة عبر الإنترنت في عام 2023 (مجاني ومدفوع)
- خدمات المساعد الافتراضي: أفضل خدمات المساعدة الافتراضية
- استراتيجية تسويق وسائل التواصل الاجتماعي 2023: دليل مفصل (+ نموذج مجاني)
- برنامج جدولة الأعمال: برنامج جدولة الموظفين
- التقويم الاقتصادي: التواريخ الرئيسية للمتداول
