الفواتير الإلكترونية ، أو الفواتير الإلكترونية ، هي نوع من الفواتير يتم فيها تقديم الفاتورة للعميل إلكترونيًا باستخدام تنسيق قياسي لتبادل البيانات المنظمة. ال حسابات قابلة للدفع يمكن تبسيط العملية وأتمتتها بمساعدة التبادل الإلكتروني للمستندات بين المشتري والبائع. تابع القراءة لاكتشاف معنى الفواتير الإلكترونية ، وكيف تعمل ، والمزايا التي توفرها للشركات.
الفواتير الإلكترونية
يشير مصطلح "الفواتير الإلكترونية" إلى ممارسة تبادل الفواتير عبر الوسائل الإلكترونية. على عكس استخدام الفواتير الورقية ، فإن هذه الطريقة توفر الوقت والمال.
هناك العديد من المزايا للفواتير الإلكترونية.
- باستخدام eInvoicing ، يمكن للشركات توفير الأموال التي تنفقها على إرسال الفواتير الورقية بالبريد وطباعتها وتخزينها.
- تتيح الفواتير الفعالة باستخدام الوسائل الإلكترونية للشركات توفير الوقت والمال.
- يمكن للفواتير الإلكترونية تسريع الدفع ، مما يعزز التدفق النقدي للشركة.
- يمكن خفض معدلات الاحتيال والخطأ عن طريق استخدام الفواتير الإلكترونية من قبل الشركات.
الفاتورة الإلكترونية (أو "الفاتورة الإلكترونية") عبارة عن فاتورة يتم إرسالها رقميًا وبتنسيق معياري محدد مسبقًا. إذا كان كل من نظامي الإرسال والاستقبال يستخدمان نفس التنسيق ، فيمكن نقل البيانات بسهولة. بالإضافة إلى ذلك ، تسمح البيانات المنظمة الموجودة في الفواتير الإلكترونية بإدخال سهل في ملف نظام حسابات الدفع الشركة المشترية.
تفتقر معظم الفواتير الإلكترونية إلى تمثيل رسومي واضح وموجز لتفاصيل الفاتورة. ومع ذلك ، يمكن تقديمها بإيجاز في العروض المرئية أثناء المعالجة أو التحويل. يمكن تحميل بيانات المورد الموجودة في الفاتورة الإلكترونية المنظمة مباشرةً في نظام الحسابات الدائنة (AP) للمشتري ، مما يلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا. عند مقارنة الفواتير الإلكترونية بالفواتير الورقية ، من المهم أن تضع في اعتبارك أن الفواتير الورقية تشترك في ثلاث ميزات متشابكة لدرجة أننا غالبًا ما نفشل في التعرف على استقلاليتها. إرسال فاتورة بالبريد:
- قم بتضمين تفاصيل مثل الكميات والأوصاف وأحجام المعلومات.
- قم بإنشاء صورة للبيانات على الورق بحيث يمكن قراءتها يدويًا.
- لديك شكل مادي يسمح بالتفاعل البشري المباشر والتجارة.
نظام الفواتير الإلكترونية
نظام الفواتير الإلكترونية هو تطبيق برمجي يقوم بأتمتة عملية الفوترة. يسمح للشركات بإنشاء وإرسال وتتبع الفواتير إلكترونيًا. الفواتير الإلكترونية أكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة من الفواتير الورقية. كما أنها تساعد في تحسين التدفق النقدي عن طريق تقليل الوقت المستغرق للحصول على الأموال. إذا كنت تبحث عن طريقة لتحسين عملية الفواتير الخاصة بك ، فإن نظام الفواتير الإلكترونية يعد خيارًا رائعًا.
فيما يلي بعض مزايا استخدام نظام الفواتير الإلكترونية:
- زيادة الكفاءة: يمكن للشركات توفير الوقت والمال عن طريق التبديل إلى الفواتير الإلكترونية.
- انخفاض التكاليف: تقضي الفواتير الإلكترونية على الحاجة إلى الورق والطباعة والبريد.
- تحسين التدفق النقدي: عادةً ما يتم دفع الفواتير الإلكترونية بشكل أسرع من الفواتير الورقية.
- Iتحسين الدقة: تقل احتمالية ضياع أو سوء أداء الفواتير الإلكترونية من الفواتير الورقية.
- زيادة الأمن: يتم تشفير الفواتير الإلكترونية لحماية البيانات الحساسة.
- الامتثال المحسن: يمكن أن تساعد الفواتير الإلكترونية الشركات على الامتثال للوائح الضرائب والمحاسبة.
برامج الفواتير الإلكترونية
برنامج الفواتير الإلكترونية (EIS) هو نوع من البرامج التي تساعد الشركات على إنشاء وإرسال وتتبع الفواتير إلكترونيًا. يمكن أن يساعد EIS الشركات في توفير الوقت والمال ، وتحسين الكفاءة ، وتقليل مخاطر الأخطاء. استنادًا إلى تنسيق الفاتورة الإلكترونية المخصص ، يقوم برنامج الفوترة الإلكترونية تلقائيًا بإنشاء أوراق الفواتير والتفاصيل الخاصة بالسلع والخدمات. بمجرد الانتهاء ، يمكن توصيل الفاتورة الإلكترونية بنظام AP الخاص بالمشتري أو تخزينها في السحابة. يساعد هذا الشركات على تبني عملية أكثر بساطة وفعالية وإنتاجية.
تتضمن بعض فوائد استخدام EIS ما يلي:
# 1. زيادة الكفاءة
يمكن لـ EIS أتمتة العديد من المهام المتضمنة في الفواتير ، مثل إنشاء الفواتير وإرسالها وتتبع المدفوعات وإنشاء التقارير. يمكن أن يوفر هذا للشركات قدرًا كبيرًا من الوقت والمال. يمكن للأشخاص من مختلف الإدارات الحصول بسهولة على البيانات التي يحتاجون إليها للقيام بعملهم نظرًا لأن جميع بيانات الفاتورة الأساسية متوفرة مركزيًا على بوابة الفواتير الإلكترونية أو قاعدة بيانات النظام.
# 2. تقليل مخاطر الأخطاء
يمكن أن يساعد EIS الشركات على تجنب الأخطاء في فواتيرها ، مثل المبالغ غير الصحيحة أو تواريخ الاستحقاق. يمكن أن يساعد هذا الشركات على تحسين التدفق النقدي وتجنب المدفوعات المتأخرة. يساعدك برنامج الفوترة الإلكترونية على تقليل المدفوعات المتأخرة. يمنح هذا البرنامج جميع المعاملات ، حتى تلك التي تقترب من تواريخ الاستحقاق ، مزيدًا من الوضوح. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يبسط معالجة الدفع من خلال تمكينك من الموافقة على السلع والخدمات والدفع مقابلها بسرعة أكبر. قد يساعدك بناء سمعة للمدفوعات في الوقت المحدد على بناء علاقات أقوى مع الشركات التي تتعامل معها.
# 3. تحسين خدمة العملاء
يمكن أن يساعد EIS الشركات على تقديم خدمة عملاء أفضل من خلال تسهيل عرض العملاء لفواتيرهم ودفعها عبر الإنترنت. يمكن للأشخاص من مختلف الإدارات الحصول بسهولة على البيانات التي يحتاجون إليها للقيام بعملهم نظرًا لأن جميع بيانات الفاتورة الأساسية متوفرة مركزيًا على بوابة الفواتير الإلكترونية أو قاعدة بيانات النظام. بالنسبة لأي شركة ، قد يكون ضمان الامتثال للتشريعات المحلية مهمة مربكة وتستغرق وقتًا طويلاً. لحسن الحظ ، تم تصميم غالبية برامج الفوترة الإلكترونية المتاحة اليوم لتبسيط الامتثال. إنها تمكن المستخدمين من إدارة معلومات الموردين بشكل آمن ، وتوفر طريقة آمنة لمصادقة المستندات بالتوقيعات الإلكترونية ، وتسمح للشركات بالاحتفاظ بسجل لفواتيرهم لفترة زمنية محددة وفقًا للمتطلبات القانونية.
# 4. زيادة الأمن
يمكن أن يساعد EIS الشركات في حماية معلوماتها المالية عن طريق تشفير الفواتير واستخدام بوابات الدفع الآمنة. يمكن للمستخدمين الذين يستخدمون برنامج AP بشكل متكرر الوصول إلى قائمة الموردين المعتمدين لشركاتهم. لهذا السبب ، قد يتحقق برنامج الفوترة الإلكترونية من أن العميل مدرج في القائمة المعتمدة قبل إصدار فاتورة. الطريقة التي تعمل بها أنظمة الفوترة الإلكترونية هي عنصر آخر يتجنب الاحتيال. عندما تستخدم الشركات هذه التقنية ، يتم تسليم الفواتير مباشرة من الشركة المرسلة إلى الشركة المستقبلة. لا يستطيع المحتالون اعتراض الفواتير الإلكترونية التي يتم إنشاؤها تلقائيًا والتلاعب بها لأنها تتيح عمليات النقل من نظام إلى نظام. يمكن للشركات الاستفادة من برامج الفوترة الإلكترونية لتحسين الأمان أثناء تزايد الجرائم الإلكترونية. ستكون مستويات الحماية المتعددة موجودة في برنامج الفواتير الإلكترونية المختصة لحماية المستندات والبيانات الخاصة من المحتالين والمتسللين.
ملاحظة هامة
إذا كنت صاحب عمل ، فيجب أن تفكر في استخدام EIS لتحسين عملية الفواتير الخاصة بك. يمكن أن يساعدك EIS في توفير الوقت والمال وتحسين الكفاءة وتقليل مخاطر الأخطاء.
فيما يلي بعض من أفضل برامج الفوترة الإلكترونية في السوق:
- FreshBooks
- قراء
- فاتورة Zoho
- موجة
- المحاسبة السحابية Sage 50
- Xero
الفواتير الإلكترونية والدفع
تُعرف عملية إرسال واستلام الفواتير والمدفوعات إلكترونيًا بالفوترة الإلكترونية والدفع. بالمقارنة مع الأنظمة الورقية التقليدية ، فهي طريقة أكثر فعالية وأمانًا لإدارة الفواتير والمدفوعات.
استخدام نظام الفواتير والدفع الإلكتروني له عدد من المزايا منها:
# 1. اكتساب الكفاءة:
يعد إرسال واستلام الفواتير الإلكترونية أسرع بكثير من القيام بذلك باستخدام الفواتير الورقية. قد توفر الشركات الكثير من الوقت والمال من خلال القيام بذلك.
# 2. تكاليف مخفضة:
يمكن للشركات خفض التكاليف باستخدام الفواتير الإلكترونية. على سبيل المثال ، قد تقلل الشركات من نفقات البريد والطباعة.
# 3. زيادة الدقة:
مقارنة بالفواتير الورقية ، من غير المرجح أن تكون الفواتير الإلكترونية في غير محلها أو تضيع. يمكن أن يساعد هذا الشركات في زيادة التدفق النقدي وتقليل مخاطر التأخر في السداد.
# 4. زيادة الأمن:
مقارنة بالفواتير الورقية ، تعتبر الفواتير الإلكترونية أكثر أمانًا. هذا نتيجة لتشفيرها ونقلها الآمن عبر الشبكة.
# 5. الامتثال المحسن:
يمكن أن يساعد استخدام الفواتير الإلكترونية الشركات في تلبية المتطلبات القانونية. على سبيل المثال ، يمكن للشركات تتبع ضريبة المبيعات والإبلاغ عنها عبر الفواتير الإلكترونية. ضع في اعتبارك اعتماد نظام الفواتير والدفع الإلكتروني إذا كنت تبحث عن حل أسرع وأكثر أمانًا وبأسعار معقولة لإدارة فواتيرك ومدفوعاتك.
فيما يلي بعض النصائح حول استخدام الفواتير الإلكترونية والدفع:
- اختر مزودًا ذا سمعة طيبة: هناك العديد من مزودي حلول الدفع والفواتير الإلكترونية. من المهم اختيار مزود حسن السمعة وله سجل جيد.
- تأكد من أن برنامجك متوافق: تأكد من أن البرنامج الذي تختاره متوافق مع برنامج المحاسبة وأنظمة الدفع لعملائك.
- تدريب موظفيك: تأكد من تدريب موظفيك على كيفية استخدام نظام الفواتير والدفع الإلكتروني.
- راقب نتائجك: راقب نتائجك للتأكد من أن النظام يلبي احتياجاتك.
يمكن أن تكون الفواتير الإلكترونية والدفع طريقة رائعة لتحسين عمليات عملك. باتباع هذه النصائح ، يمكنك التأكد من حصولك على أقصى استفادة من هذه التقنية.
تنظيم الفواتير الإلكترونية
الفواتير الإلكترونية (الفواتير الإلكترونية) هي عمومًا عملية إرسال الفواتير واستلامها إلكترونيًا. إنها طريقة أكثر كفاءة وأمانًا لمعالجة الفواتير من الفواتير الورقية التقليدية. هناك عدد من الهيئات التنظيمية التي أصدرت إرشادات أو متطلبات للفواتير الإلكترونية. وتشمل هذه:
1. كلف الاتحاد الأوروبي (EU) جميع كيانات القطاع العام في الاتحاد الأوروبي بقبول الفواتير الإلكترونية من الشركات بحلول عام 2020.
2. في الولايات المتحدة (الولايات المتحدة) ، نشرت الحكومة الفيدرالية إرشادات توصي بقبول الوكالات للفواتير الإلكترونية من الشركات.
3. وفقًا لسياسة الفواتير الإلكترونية التي وضعتها الحكومة الأسترالية ، يجب أن تبدأ جميع الوكالات الحكومية الأسترالية في قبول الفواتير الإلكترونية من الشركات بحلول عام 2022.
من أجل تشجيع استخدام الفواتير الإلكترونية ، التي يمكن أن تقدم مجموعة متنوعة من الفوائد ، أصدرت الهيئات التنظيمية المذكورة أعلاه القواعد أو المعايير المذكورة أعلاه. إذا كنت تمثل شركة تفكر في تطبيق نظام الفواتير الإلكترونية ، فمن المهم أن تكون على دراية بالمتطلبات التنظيمية التي قد تنطبق عليك. يجب عليك أيضًا مراعاة فوائد الفواتير الإلكترونية وما إذا كانت هي الحل المناسب لعملك.
كيف اصنع فاتورة الكترونية؟
عمل فاتورة إلكترونية: دليل خطوة بخطوة
- احصل على قالب فاتورة رقمية مجاني.
- قم بتضمين اسم شركتك واسمك وعنوان بريدك الإلكتروني.
- إذا كان لديك شعار ، فلا تتردد في استخدامه.
- قم بتضمين تفاصيل العميل ، بما في ذلك الاسم والعنوان والبريد الإلكتروني.
- يجب عليك تضمين تاريخ الفاتورة ورقم الفاتورة.
ما الفرق بين الفاتورة الرقمية والإلكترونية؟
عادةً ما تكون الفاتورة الرقمية عبارة عن ملف PDF أو Word ، وقد تكون أيضًا فاتورة ورقية ممسوحة ضوئيًا. الفاتورة الرقمية سهلة الفهم للإنسان. الفاتورة الإلكترونية ، والمعروفة أيضًا باسم الفاتورة الإلكترونية ، هي ملف بيانات يتم إرساله ذهابًا وإيابًا بين أجهزة الكمبيوتر ويصعب على الأشخاص فهمها. XML و EDI نوعان من تنسيقات الملفات الشائعة.
ما هي متطلبات النظام للفاتورة الإلكترونية؟
متطلبات النظام للفوترة الإلكترونية هي كما يلي:
- جهاز كمبيوتر متصل بالإنترنت
- متصفح ويب يدعم HTML5
- قارئ PDF
- حل برمجي للفوترة الإلكترونية
يجب أن يكون حل برنامج الفوترة الإلكترونية قادرًا على إنشاء وإرسال واستلام الفواتير الإلكترونية. يجب أن يكون قادرًا أيضًا على تخزين الفواتير الإلكترونية وتتبعها. قد تختلف متطلبات النظام للفوترة الإلكترونية اعتمادًا على حل الفواتير الإلكترونية المحدد الذي يتم استخدامه.
ما هي أنواع الفواتير الإلكترونية؟
أنواع الفواتير الإلكترونية
- الإطار التنظيمي. هذه فواتير بيانات فقط ، ولا تتضمن أي مرئيات.
- تنسيق هجين.
- شكل غير منظم.
- القيود الدستورية.
- المصادقة الرقمية والتوقيعات.
- الأرشفة وحفظ البيانات.
- المطابقة الضريبية.
- شكل ومحتوى الفاتورة.
كم عدد أنواع الفاتورة الإلكترونية الموجودة؟
هناك ثلاثة أنواع من الفواتير الإلكترونية:
- الفاتورة الإلكترونية القياسية: هذا هو أكثر أنواع الفاتورة الإلكترونية شيوعًا. إنه مستند رقمي يحتوي على جميع المعلومات المطلوبة بواسطة فاتورة قياسية ، مثل رقم الفاتورة والتاريخ واسم المورد واسم العميل والسلع أو الخدمات المقدمة والمبلغ المستحق.
- الفاتورة الإلكترونية المتقدمة: هذا نوع أكثر تعقيدًا من الفواتير الإلكترونية التي تتضمن معلومات إضافية ، مثل رقم الحساب المصرفي للمورد ورقم التعريف الضريبي للعميل.
- الفاتورة الإلكترونية المعتمدة: هذا هو أكثر أنواع الفاتورة الإلكترونية أمانًا. يتم توقيعه رقمياً من قبل كل من المورد والعميل ، ويتم تشفيره لحماية محتوياته.
يمكن تبادل الفواتير الإلكترونية بشكل صريح بعدة طرق ، بما في ذلك عبر البريد الإلكتروني أو بروتوكول نقل الملفات الآمن أو النظام الأساسي المستند إلى السحابة.
كيف تعمل الفاتورة الإلكترونية؟
الفاتورة الإلكترونية (أو "الفاتورة الإلكترونية") هي مستند يتم إرساله إلكترونيًا من نظام تكنولوجيا المعلومات لديك (عادةً نظام ERP الخاص بك) إلى نظام تكنولوجيا المعلومات الخاص بالعميل. تتبع هذه الفواتير تنسيقًا فريدًا يسهل فهمه بواسطة برمجيات تخطيط موارد المؤسسات يستخدمه عميلك.
الفكر النهائي
يمكن جمع البيانات وتنظيمها وتبسيطها باستخدام الفواتير الإلكترونية ، وتوفير المعلومات الأساسية لـ إدارة الأعمال. قد يساعد النظر إلى البيانات المجمعة لفواتير المؤسسة في تحديد الاختناقات وأوجه القصور المحتملة. علاوة على ذلك ، قد تتخذ فرق الإدارة قرارات عمل أفضل باستخدام بيانات في الوقت الفعلي توضح مكان المنظمة والمكان المتوقع أن تكون فيه.
المنشورات المشابهة
- ماذا تعني الفاتورة: التعريف والأنواع والعناصر وسبب أهميتها
- إدارة رأس المال العامل: ما هي وكيف تعمل؟
- فهم الاستهلاك وإدارة الأصول
- إدارة المستحقات: الأدوات والسياسات وكيفية إدارتها بكفاءة
- أتمتة عملية الحسابات الدائنة: ما يجب أن تعرفه قبل التشغيل الآلي
مراجع حسابات
