كم عدد الأشخاص الموجودين الآن في مكتبك؟ كان لديك كم يوم أمس؟ ماذا عن أغسطس من العام السابق؟ تحدد هذه المقالة أنظمة إدارة الزوار وتشرح سبب استخدام العديد من الشركات لها في الوقت الحاضر.
إذا لم يكن الأمر كذلك بالنسبة للأسئلة السابقة ، فمن المؤكد أن السؤال الأخير سبب لك بعض الصعوبة.
إذا تمكنت من العثور على جدول بيانات Excel القديم في مساحة Drive المشتركة أو الإجابة عن الأسئلة ، فربما يكون ذلك بسبب أنه كان عليك حساب الإدخالات يدويًا في الرابط الذي يحتوي على أوراق تسجيل دخول الضيف.
إليك بعض الاستفسارات الإضافية أثناء فتح الملف أو جدول البيانات:
- كم عدد الأسماء التي يمكنك قراءتها ، أو تم إدخالها بشكل غير صحيح؟
- كم عدد الزوار الذين لم يتم تسجيل وقت وصولهم؟
- من أهمل الخروج؟ (أم أنها لا تزال مختبئة في مكان ما في المكتب؟)
- هل كان الوقت الذي تم تسجيله لتسجيل الدخول أو الخروج دقيقًا؟
- ما الموظف الذي تفاعل معه كل زائر بالضبط؟
ضع في اعتبارك ما يحدث عندما يدخل الضيوف إلى مكتبك الآن. من يرحب بهم؟ موظف استقبال ودود يشركهم شخصيًا ويجعلهم يشعرون بالترحيب؟ أو من ظل على مكتب طوال اليوم ، منزعجًا ، ويفتقر إلى القهوة؟
ربما لا يوجد أحد موجود للترحيب بالضيوف على الإطلاق. ماذا سيفعلون بعد ذلك؟ هل تنتظر حتى يمر عامل أو تطرق الأبواب التي تراها؟ الردهات غير المراقبة والأبواب المفتوحة شائعة في العديد من المباني ، مما يجعل من الممكن لأي شخص دخول أي مكتب في أي وقت.
تحدث هذه المواقف المباشرة يوميًا في المكاتب في جميع أنحاء العالم. كما تظهر مدى أهمية إدارة الزوار.
إنها توضح على وجه التحديد ضرورة وجود نظام إدارة للزوار ، وأحيانًا نظام تسجيل وصول رقمي.
أنظمة إدارة الزوار
تُعرف مراقبة كل من يدخل منشأتك أو عملك باسم إدارة الزوار.
يمكن أن يكون العملاء أو الأشخاص الذين يقومون بالتوصيل أو المتقدمون للوظيفة أو المقاولون أو الاستشاريون أو ابن عم الرئيس التنفيذي الثالث الذي تمت إزالته مرتين جميعًا من الزوار.
كل شخص ليس موظفًا منتظمًا يعمل بدوام كامل هو في الأساس زائر.
تُستخدم أداة تسمى نظام إدارة الزوار لتتبع الزوار رسميًا.
نظم إدارة الزوار اليوم
تحل أدوات إدارة الزوار الرقمية مثل The Receptionist for iPad محل أدوات إدارة الزوار التقليدية مثل المجلدات والأقلام والورق في الأعمال التجارية اليوم.
يتولى نظام إدارة الزوار الرقمي الوظيفة الأساسية لفحص الضيوف. ولكن يمكنه أيضًا أداء العديد من المهام التي لا يستطيع القلم والورقة القيام بها ، مثل:
- احتفظ بسجل زائر على الإنترنت.
- يرجى التقاط صور لضيوفك حتى تتمكن من التعرف عليهم.
- قم بإنشاء شارات معرف الزائر مع وضع العلامة التجارية لشركتك عليها.
- سجل التوقيعات على اتفاقيات عدم الإفشاء والمستندات القانونية الأخرى.
- قبول التسليم من خدمات البريد السريع مثل UPS و FedEx وغيرها.
- قم بإعلام المستخدمين من خلال الرسائل القصيرة والبريد الإلكتروني و Slack عند وصول الزوار.
- تمكين التفاعل بين الموظفين والضيوف في كلا الاتجاهين.
- الإقرار بتسليم الطعام وأوراق التسليم
- أعط الضيوف الاتجاهات.
يعمل نظام إدارة الزوار على تعزيز إنتاجية المكتب وتحسين أمان المكتب وتحسين سمعة شركتك.
نظم إدارة الزوار للمدارس
يلزم وجود نظام أمان متكامل يراقب كل شيء ، حتى في الأوقات الأكثر ازدحامًا ، لخلق بيئة مدرسية آمنة ومأمونة.
يمكن للمدارس بسهولة الحفاظ على بيئة خالية من المخاطر باستخدام نظام مراقبة الزوار.
هل أنشأت آلية موثوقة لتتبع زوار المدرسة؟ هل تقوم بتتبع الزوار الذين يتفاعلون مع أعضاء هيئة التدريس أو التلاميذ أثناء وجودهم في ساحات المدرسة؟ هل حرم مدرستك خالي من المتعدين؟
يجب على السلطات طرح هذه الأسئلة للحفاظ على سلامة المعلمين والطلاب داخل مبنى المدرسة.
مع وجود نظام إدارة الزائرين للمدارس ، يمكنك معالجة كل من هذه المشكلات بكفاءة بشكل منفصل والاهتمام بمتطلبات المنشأة الأخرى.
نظام إدارة الزوار للمدارس - أهم الميزات
# 1. تسجيل وصول موثق
تعد إدارة معلومات الزوار بأقصى قدر من البساطة إحدى ميزات أنظمة إدارة زوار المدرسة.
يجب على المرء أن يملأ النماذج بمجرد دخوله إلى أرض المدرسة. يقوم النظام بعد ذلك بالتحقق من صحة البيانات والمعلومات التي تم تقديمها.
يتم تأكيد صحة هويتهم ، ويتم التحقق من رقم الهاتف مرتين باستخدام أدوات مثل التحقق من OTP ، ويتم مراجعة المعلومات الأخرى.
بمجرد استخراج جميع البيانات الشخصية والتحقق من صحتها والموافقة عليها ، يمكن السماح لأي شخص بالدخول إلى المنشأة.
كمقياس إضافي للأمن ، يقوم نظام VMS المعاصر بتصوير كل زائر.
من المضمون أن يكون الحرم الجامعي دائمًا آمنًا ، وذلك بفضل عملية تسجيل الوصول والتحقق السريعة عند الباب الأمامي.
# 2. تسجيل الوصول بدون تلامس
يتم استخدام نهج استباقي من قبل المؤسسات الذكية لوقف انتشار الأوبئة مثل COVID-19 ، والتي تسببت في اضطرابات شديدة وعرضت للخطر سلامة أعضاء هيئة التدريس والموظفين داخل المدرسة.
يمكن لخيارات تسجيل الوصول بدون لمس مع التقنيات المقاومة للأوبئة ، مثل برنامج التعرف على الوجوه ومسح رمز الاستجابة السريعة على الأجهزة المحمولة ، أن تقلل من فرصة دخول شركات النقل إلى مبنى المدرسة.
تأكد من تحديد الخيار المناسب عند اختيار نظام إدارة زوار المدرسة.
# 3. دخول تم التحقق منه
ترى المدارس بانتظام المئات من الموظفين يدخلون ويغادرون المبنى مع الزوار.
يوفر نظام إدارة الزوار أيضًا خيار الإدخال المسبق لتفاصيل الموظفين للمساعدة في تتبع كل شخص يصل إلى المنشأة.
مباني المدرسة آمنة في جميع الأوقات بفضل الأسماء المُدخلة مسبقًا وتفاصيل الموظفين لأنه يُسمح فقط للمعلمين والموظفين المعتمدين بالدخول إلى المبنى.
يمكنك تحديد ما إذا كان التحقق من صحة OTP ضروريًا كطبقة إضافية.
حتى عند دخول أعضاء هيئة التدريس أو الموظفين إلى المدرسة ، فمن السهل تسجيل أسمائهم مسبقًا ، ولا يُسمح إلا لمن لديهم تصاريح بالدخول إلى المناطق.
بالإضافة إلى ذلك ، فإن هذا يسهل على العمال المصرح لهم مراقبة تحركات جميع الموظفين والمعلمين داخل المبنى ، بما في ذلك تواترهم ، ومدة إقامتهم ، وأوقات الدخول والخروج.
# 4. لوحة تحكم في الوقت الفعلي
تعد لوحة التحكم في الوقت الفعلي التي تعرض تحركات جميع الزوار والموظفين وأعضاء هيئة التدريس وأولياء الأمور والأطفال (إذا لزم الأمر) في أي لحظة من سمات نظام إدارة الزوار الفعال للمدارس.
هذا يجعل من السهل تحديد وتتبع الأشخاص الذين يتنقلون في جميع أنحاء المبنى.
يمكن أن تتتبع لوحة المعلومات هذه المدة التي يقضيها الآباء أو الضيوف أو الموظفون في العقار. على سبيل المثال ، إذا أراد أحد الوالدين زيارة طفله ، فإن التطبيق يجعل من السهل مراقبة مدة بقاء الوالد.
# 5. رؤى الزوار
يعد الاحتفاظ بسجل دقيق لكل شخص زار المرفق في فترة معينة هو المشكلة الرئيسية التي تواجهها المدارس.
غالبًا ما تفشل السجلات الورقية أو أساليب استخدام ورق القلم لأنها عرضة للعبث بها أو إتلافها أو حتى سرقتها.
يضمن نظام إدارة الزوار توفر سجل آمن للزوار يعتمد على الموقع.
يمكن للسلطات فحص رؤى زوار النظام بسهولة.
من جاء إلى الحرم الجامعي؟ متى غادر شخص معين المبنى؟ كم مرة قام الضيف بتسجيل الوصول؟
يمكن للفريق وضع خطة عمل لإدارة أفضل للزوار القادمين والمغادرين لمبنى معين بفضل هذه الأرقام التي يتم إعدادها داخل النظام ويمكن الوصول إليها بسهولة لجميع الأطراف ذات الصلة.
أفضل أنظمة إدارة الزوار
# 1. برنامج Qminder
Qminder هو برنامج قائم على السحابة لإدارة قوائم الانتظار التي تساعد الشركات في توفير أوقات انتظار لا تُنسى.
استخدم أكشاك تسجيل الوصول في الموقع ومعلومات التقدم في الوقت الفعلي لإدارة خطوط العملاء. يمكن للعملاء استخدام Qminder للاصطفاف عن بعد باستخدام هواتفهم وتلقي الإخطارات عبر الرسائل النصية.
يمكنك تقديم المزيد من الخدمات الفردية بفضل المعلومات التي تم جمعها أثناء تسجيل الوصول الذاتي للعميل.
التسعير
- بداية: 429.00 دولار شهريًا لكل موقع
- اعمال: 659 دولار شهريًا لكل موقع
- المؤسسة: التسعير المخصص
- تجربة مجانية: متوفرة
- نسخة مجانية: غير متوفرة
# 2. HID برنامج حلول إدارة الزوار
يساعد برنامج WorkforceID Visitor Manager القائم على السحابة المؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم في النقل والطاقة والرعاية الصحية والتعليم والقطاعات الأخرى لإدارة الوصول إلى الهوية المادية والرقمية.
يمكن للمسؤولين إنشاء أسئلة فحص فردية بمساعدة الحل لأتمتة إجراءات تسجيل الوصول.
التسعير
- ابتداء من السعر: 2,000.00 دولار في السنة
- تجربة مجانية: متوفرة
- نسخة مجانية: غير متوفر
# 3. برنامج ALICE Receptionist
نظام إدارة الزوار للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة في مختلف الصناعات ، ALICE Receptionist قائم على السحابة وفي مكان العمل.
يعد تسجيل الزوار ، واكتشاف الحركة ، وطباعة بيانات الاعتماد ، ودليل الأعمال ، وإدارة الأحداث من الوظائف البارزة للحل.
يمكن للمستخدمين أتمتة إجراءات إدارة الضيف الخاصة بهم باستخدام موظف استقبال ALICE.
تعد قوائم الأقسام والتواصل ثنائي الاتجاه وإخطار الموظف والتقاط الصور والمراقبة عن بُعد ميزات أخرى.
التسعير
- ابتداء من السعر: 3,588.00 دولار في السنة
- تجربة مجانية: متوفرة
- نسخة مجانية: غير متوفرة
# 4. برنامج Proxyclick
بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة ، يعد Proxyclick نظامًا فعالاً لإدارة الزوار يعتمد على السحابة.
تتضمن بعض ميزاته الرئيسية تسجيل الزوار ، والصور الفورية ، وطباعة الشارات ، والإشعارات الفورية ، وإعداد التقارير ، و Proxyclick.
يمكن للمستخدمين التحكم في الزوار باستخدام Proxyclick ، وتعزيز سمعة علامتهم التجارية ، وضمان الأمن.
تشمل الإمكانات الإضافية للنظام تخصيص الشارة والتحكم في الوصول والتسجيل المسبق للزائر وأذونات المستخدم وحماية البيانات وفحوصات السلامة.
التسعير
- ابتداء من السعر: 100.00 دولارًا في الشهر
- تجربة مجانية: متوفرة
- نسخة مجانية: غير متوفرة
# 5. برنامج VisitLog
يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة الاستفادة من استخدام VisitLog ، وهو نظام إدارة للزوار داخل الشركة.
تشمل الميزات الأساسية التسجيل المسبق للزائر ، وطباعة الشارات ، وإشعارات البريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة ، وتسجيل الزوار ، وإخطار الزوار.
تعمل وظيفة كشك VisitLog على تتبع وصول الزوار ومغادرتهم وإجمالي عدد الزوار الموجودين.
شاشة ترحيب قابلة للبرمجة ، وقوائم إخلاء في حالات الطوارئ ، وأدوات إدارة مواقف السيارات ، وميزات إعداد التقارير هي ميزات أخرى.
التسعير
- ابتداء من السعر: 1,800.00،XNUMX دولار لمرة واحدة
- تجربة مجانية: متوفرة
- نسخة مجانية: غير متوفرة
أنظمة إدارة الزوار الإلكترونية
تستخدم أنظمة الكمبيوتر الأساسية أو الإلكترونية لإدارة الزوار ، والتي توجد بشكل متكرر على جهاز iPad أو كشك لا يعمل باللمس ، شبكة كمبيوتر لمراقبة معلومات الزائر وتسجيلها.
يخفف نظام إدارة الزوار الإلكتروني من معظم عيوب أسلوب القلم والورق.
للتحقق من وجود مشكلات أمنية محتملة ، يمكن مقارنة معرفات الزائر بقواعد البيانات البلدية والولائية والفيدرالية وقواعد البيانات الداخلية.
أنظمة إدارة الزوار الآلية
لا تزال العديد من الشركات تستخدم طرق تسجيل وصول الزوار اليدوية القديمة مثل علامات الأسماء ودفاتر الضيوف ، ولكن التبديل إلى نظام إدارة الزوار الآلي له العديد من المزايا للشركة ، بما في ذلك التكلفة والوقت وتوفير الموارد.
في الكتاب الأبيض لعام 2017 ، The Evolution of Visitor Management ، ادعت 82٪ من المؤسسات التي تم استجوابها أن تطبيق نظام إدارة الزوار الآلي عزز الكفاءة التشغيلية.
يوفر نظام إدارة الزوار الذي يقوم بأتمتة عمليات الاستقبال والعمليات الإدارية مع تعزيز الأمن وتقليل المخاطر عائدًا ممتازًا على الاستثمار.
عندما يصل الزائر ، يقوم نظام إدارة الزوار على الفور بإخطار الموظف المناسب.
يتم إبلاغ الموظفين بوصول ضيفهم.
وفي الختام
تأتي أنظمة إدارة الزوار القديمة والضعيفة مع العديد من المخاوف.
يمكن أن ينتج عن النظام الأساسي القديم مشاكل الامتثال أو الثغرات الأمنية التي يمكن أن تكون باهظة الثمن.
يحتاج الإجراء بأكمله إلى إعادة تقييم ، مع إعطاء نظام إدارة الزوار اهتمامًا كبيرًا.
أنظمة إدارة الزوار الأسئلة الشائعة
كم عدد أنواع أنظمة إدارة الزوار الموجودة؟
هناك طريقتان تشغيليتان مختلفتان ، حتى لو لم يكن هناك نوعان متميزان من برامج إدارة الزوار.
كيف أقوم بإعداد نظام إدارة الزوار؟
يجب تضمين نظام إخطار في أنظمة إدارة الزوار لإخطار الموظفين عند قيام الزائر بتسجيل الدخول.
من الناحية المثالية ، يجب أن يكون لدى الموظفين خيار تحديد الإشعارات التي يريدون تلقيها ومتى.
يجب أن تكون شارات الضيف قابلة للطباعة بسرعة وعلى الفور.
كيف تتعامل مع الزوار بدون موعد؟
يجب أن يعرض السكرتير مقعدًا ويقدم نفسه لأي زائر لم يحدد موعدًا.
- الحصول على المعلومات من المتصل
- تحدث مع مكتب المشرف
- استعلم عن توافر المشرف
- رفض الزيارات استراتيجيًا
ما هي أنواع الزوار؟
يُطلق على الزوار الذين يصلون عن طريق الجو ، مثل زيارات التوقف ، والزوار اليوميين ، وزوار الترانزيت ، اسم الوافدين الجويين.
يُطلق على الزوار الذين يصلون عن طريق البحر ، مثل ركاب الرحلات البحرية ، الوافدون عن طريق البحر.
يشمل الوصول عن طريق البحر أيضًا ضيوف توقف مثل البحارة وراكبي القوارب.
- أفضل أنظمة الاتصال الداخلي للأعمال لعام 2023 (+ خيار لاسلكي)
- أفضل 10 برامج لإدارة كلمات المرور: أفضل الحلول لعملك
- أفضل نظام برمجيات لإدارة المحتوى لموقعك على الويب في عام 2023
- ما هي نظم إدارة قواعد البيانات العلائقية
- إدارة علاقات العملاء (CRM): التعريف والأدوات والأهمية
مراجع حسابات
