كشوف المرتبات هي الراتب الذي يدفعه صاحب العمل للعمال لوقت محدد مسبقًا أو في يوم محدد. يمكن أن ينطبق مصطلح "كشوف المرتبات" بالإضافة إلى ذلك على قائمة الموظفين في الشركة والراتب المستحق لكل منهم. إنها أيضًا عملية دفع رواتب موظفي الشركة ، والتي تشمل تتبع ساعات العمل ، وتحديد الرواتب ، وإرسال الشيكات أو الودائع المباشرة إلى الحسابات المصرفية للموظفين وأيضًا إجمالي جميع السجلات المالية لأجور الموظف ، المكافآت والضرائب والخصومات. في سياق المحاسبة ، كشوف المرتبات هي المبلغ المدفوع للموظفين مقابل الخدمات المنجزة خلال فترة زمنية محددة. دعونا نلقي نظرة على خدمات تعهيد كشوف المرتبات وخدمات الموارد البشرية.
نبذة
يتم تعهيد كشوف المرتبات بشكل متزايد من قبل معظم أصحاب العمل إلى الشركات المتخصصة التي تدير معالجة شيكات الرواتب ومزايا الموظفين والتأمين والواجبات المحاسبية بما في ذلك الاستقطاع الضريبي. هذا هو المعروف باسم الاستعانة بمصادر خارجية كشوف المرتبات.
في الشركة ، يشير الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف المرتبات إلى التعاقد مع طرف ثالث لإدارة جميع المهام المتعلقة بكشوف المرتبات. بالنسبة للشركات التي تختار الاستعانة بمصادر خارجية لعمليات كشوف المرتبات الخاصة بها إلى مزود كشوف رواتب مُدار بالكامل أو ملف مكتب خدمة الرواتبيمكن أن ينخفض هذا عادةً ؛ سعر أنظمة وبرامج معالجة كشوف المرتبات ، وتكاليف توظيف العمال المدربين داخليًا على كشوف المرتبات ، ووقت الفراغ الذي يقضيه في التعامل مع الأنشطة المالية المتعلقة بكشوف المرتبات للشركة. بغض النظر عن حجم المؤسسة - سواء كانت ضخمة أو متوسطة الحجم أو صغيرة - فإن الاستعانة بمصادر خارجية لأنشطة كشوف المرتبات يعد مفيدًا لجميع أنواع الأعمال.
التعقيد المتزايد لقانون الرواتب هو عامل آخر يدفع الشركة إلى الاستعانة بمصادر خارجية. للامتثال للقانون ، من الضروري في كثير من الأحيان البقاء على اطلاع بالتغييرات السنوية على أكواد الضرائب ، والدفع كما تكسب (PAYE) ، ونطاقات التأمين الوطني ، بالإضافة إلى المدفوعات والخصومات الإلزامية التي يجب أن تمر من خلال كشوف المرتبات.
بدلاً من ذلك ، بدلاً من توظيف المزيد من المتخصصين في كشوف المرتبات والاستعانة بمصادر خارجية لشركة كشوف المرتبات ، قد تختار الشركات بدلاً من ذلك استخدام برنامج كشوف المرتبات لدعم عمل محاسب أو مكتب الرواتب. تم دمج ساعة Bundy الإلكترونية وغيرها من أدوات الموارد البشرية الرقمية الهامة في برنامج كشوف المرتبات ، والذي استند في حساباته إلى المعدل المقدم والبيانات المعتمدة التي تم الحصول عليها من تلك المعدات.
وظائف كشوف المرتبات الخارجية ؛
يمكن تفويض جميع مهام كشوف المرتبات تقريبًا إلى وكالة خارجية ، على الرغم من أن هذا ليس مرغوبًا دائمًا. وبالتالي ، فإن الأمر متروك للشركة لتحديد أجزاء عملية كشوف المرتبات التي تريد تسليمها إلى شركة التعهيد. قد تشمل مسؤوليات كشوف المرتبات التي يمكن الاستعانة بمصادر خارجية لها ؛
- إعداد حساب الرواتب.
- تحديد طرق الدفع.
- ساعات عمل المراقبة.
- احتساب الأجور غير المدفوعة.
- دفع أجور العاملين.
- وضع إجراءات أمنية لحماية معلومات الشركة والأفراد.
- ضمان الالتزام بالمتطلبات القانونية.
- استقطاعات الرواتب ، ربط ضريبة الدخل ، وتزيين الأجور.
- مراقبة استقطاعات الموظفين.
- مدفوعات ضريبة الرواتب.
- استكمال العمل الضريبي لنهاية العام.
من المهم ملاحظة أن بعض مسؤوليات كشوف المرتبات مثل دفع العمال غير ممكنة على مستوى العالم ، لأن بعض البلدان تتطلب دفع الأجور والرواتب مباشرة من قبل صاحب العمل.
كيف يعمل كشوف المرتبات الاستعانة بمصادر خارجية
هناك بعض العوامل التي يجب وضعها في الاعتبار لضمان نجاح الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف الرواتب ، بغض النظر عما إذا كانت الشركة ترغب في الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف الرواتب المحلية أو البحث عن حل للاستعانة بمصادر خارجية لكشوف الرواتب متعددة البلدان. تشمل هذه العوامل ؛
# 1. مسح إستراتيجية الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف المرتبات:
بالنسبة للأعمال التجارية ، فإن تحديد خدمات الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف المرتبات هو الخطوة الأولى. سيجد كل من الفريق الداخلي وشريك الرواتب أن وجود استراتيجية سليمة في مكانها يجعل الأمور أسهل. يستعد غالبية العمل الفعلي للشركة في عملية الاستعانة بمصادر خارجية للاستعانة بمصادر خارجية لوظائف كشوف المرتبات. يجب أن تختار الشركة أولاً المستوى المفضل لها في الاستعانة بمصادر خارجية.
بعبارة أخرى ، كيف يمكن للشركة تقسيم المسؤولية إذا اختارت المشاركة في المصدر بدلاً من الاستعانة بمصادر خارجية بالكامل؟ على سبيل المثال ، قد تقرر الشركة أنها ترغب في أن يتعامل مزود طرف ثالث فقط مع الجوانب المتعلقة بالضرائب من كشوف المرتبات ، أو مراقبة ساعات العمل من قبل موظفيها ، أو أي مسؤولية أخرى في الاختيار مسموح بها قانونًا في موقع الشركة.
# 2. اختيار الشريك المناسب في الرواتب:
هناك العديد من "موفري خدمات تعهيد كشوف المرتبات" المتاحين في عام 2023 ، محليًا وخارجيًا. في حين أن كل شركة لديها معايير مختلفة لما يشكل تطابقًا مناسبًا ، فجميعهم مطالبون بالتأكد من أن المزود يحافظ على أمان كافٍ لبيانات الموظف ويتوافق مع القوانين المعمول بها ، وكذلك النظر بعناية في خياراتهم قبل اختيار مزود خدمة كشوف المرتبات.
يجب أن يتفق الطرفان على "شروط المشاركة" عند اختيار مزود الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف المرتبات. يحدث التأسيس الرسمي للالتزامات المحددة لمزود الخدمة في هذه المرحلة ، جنبًا إلى جنب مع مناقشة الدفع مقابل الخدمات المقدمة. أخيرًا ، يزود العميل مزود الخدمة بجميع البيانات المطلوبة لتنفيذ المهام المتعلقة بمسؤولية كشوف المرتبات التي سيتولاها.
# 3. تخطيط الرواتب وإخطار الموظفين:
غالبًا ما تكون أقسام الرواتب أكثر ازدحامًا في نهاية العام. يجب أن يكون الوقت الأمثل لإجراء أي تغيير في نموذج الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف المرتبات في وقت مختلف. نظرًا لأن الرواتب تؤثر على القوة العاملة بأكملها ، فمن الضروري إعلام الجميع بأي تغيير يتم التخطيط له. يجب إعطاء تعليمات واضحة لجميع أعضاء الفريق ، وخاصة أولئك الذين يشاركون في عملية كشوف المرتبات (سواء لأسباب إدارية أو لأسباب أخرى).
# 4. تجهيز كشوف المرتبات:
بعد تبادل البيانات ووضع الإجراءات ، يبدأ مزود الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف المرتبات في أداء مسؤولياته الفعلية. يجب أن يتم توزيع الأجر دائمًا وفقًا لجدول زمني محدد (كل أسبوعين نموذجي). على غرار التعامل مع كشوف المرتبات في المنزل ، يجب على المزود حجب أي ضرائب مناسبة قبل إصدار المدفوعات.
على أساس منتظم ومخطط ، غالبًا ما يقدم الموردون تقارير إلى العميل ، ويؤكدون الخدمات المقدمة ويحددون الأداء. هذه فرصة للعميل للتحقق من أن كل شيء يسير على النحو المتوقع. الالتزامات الضريبية في نهاية العام هي آخر خطوة مهمة في العملية. يستلزم ذلك إرسال دليل للسلطات الضريبية على أن المورد قد حافظ على آخر المستجدات أثناء الأنشطة وإرسال مدفوعات الضرائب الفعلية.
# 5. تشغيل كشوف المرتبات الموازي:
من الجيد دائمًا تشغيل كشف رواتب واحد على الأقل بشكل متزامن للتأكد من أن كلا كشوف المرتبات تنتج نفس النتائج ، خاصة عند الانتقال من معالجة كشوف المرتبات الداخلية إلى الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف المرتبات.
الاستعانة بمصادر خارجية كشوف المرتبات وخدمات الموارد البشرية
تشير كشوف المرتبات والاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية إلى تسليم إدارة ما يسمى بعمليات الموارد البشرية الصعبة إلى شركة خارجية. تهدف هذه الخدمة إلى جعل العمليات في هذا القطاع أكثر كفاءة وأقل تكلفة. من بين الخدمات التي من المحتمل أن تستعين بها الشركات بمصادر خارجية ، تتصدر وظائف الموارد البشرية القائمة لأن هذا يساعد في تحرير خبراء الموارد البشرية للتركيز على المزيد من المساعي الاستراتيجية.
الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية هو أيضًا اتفاق قانوني بين صاحب العمل ومزود خدمة خارجي يمنح فيه صاحب العمل مقدم الخدمة الخارجي التحكم وإدارة بعض مهام الموارد البشرية.
يمكن لأصحاب العمل الوصول إلى مجموعة واسعة من خيارات الاستعانة بمصادر خارجية للموارد البشرية. تتوفر كل من الحلول الضيقة والعريضة ، مثل الاستعانة بمصادر خارجية فقط لجزء من وظيفة واحدة للموارد البشرية ، مثل تتبع التطبيق لمتطلبات العمل الإيجابي. نظرًا لأن متخصصي الموارد البشرية يبحثون عن طرق لقضاء وقت ومال أقل في المعاملات والإدارة حتى يتمكنوا من التركيز على عمليات أكثر استراتيجية ، فقد ازدادت أهمية الاستعانة بمصادر خارجية.
سيوفر العمل أيضًا المال نتيجة لهذا الانخفاض في الوقت والموارد. غالبًا ما يتم تفويض كشوف المرتبات وإدارة المزايا والعمليات العادية الأخرى إلى موردين خارجيين بينما كثيرًا ما تحتفظ إدارات الموارد البشرية بإدارة المواهب والتوظيف والتعاقب الوظيفي. بالإضافة إلى السماح لمتخصصي الموارد البشرية الداخليين بمزيد من الوقت للتركيز على الاستراتيجية ، يمكن للاستعانة بمصادر خارجية:
- امنح الشركات إمكانية الوصول إلى معرفة الموارد البشرية المتخصصة.
- المساعدة في ضمان الامتثال التنظيمي.
- تقليل مقدار الوقت المستغرق للاستجابة لمهام معاملات الموارد البشرية مثل كشوف المرتبات وتسجيل المزايا.
الاستعانة بمصادر خارجية كشوف المرتبات والمزايا
هناك العديد من الأسباب التي تجعل الشركات تقرر الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف الرواتب. في كثير من الأحيان ، يعد هذا هو أذكى طريقة للشركات لتفويض المهام المعقدة والمرهقة. تعد كشوف رواتب شركة التعهيد خيارًا رائعًا لأنها توفر أيضًا للشركة المساعدة المؤهلة. لذلك ، دعونا نلقي نظرة على بعض المزايا الأقل وضوحًا للاستعانة بمصادر خارجية في المحاسبة.
فوائد الاستعانة بمصادر خارجية كشوف المرتبات
# 1. تحسين أمن البيانات:
يجب الاحتفاظ ببيانات كشوف المرتبات بأعلى مستوى من الأمان ، ولن تغتنم أي مؤسسة كبرى فرصة القيام بذلك على شبكتها الخاصة. لسوء الحظ ، تعد انتهاكات البيانات من المخاطر الشائعة للشركات في كل مكان. تشكل كشوف المرتبات الداخلية مخاطر مثل سرقة الهوية والاختلاس.
من خلال تخزين البيانات على أنظمة وتقنيات آمنة قائمة على السحابة ، يحمي موفرو الرواتب الخارجيون بياناتك الحساسة ، ويمنعون الأنشطة الاحتيالية في كشوف المرتبات الداخلية وبالتالي حماية الشركة من أي خطر محتمل نتيجة لذلك.
# 2. توفير في التكاليف:
كثيرًا ما تقوم الشركات بالاستعانة بمصادر خارجية لكشوف الرواتب لأنها وجدت أنها أكثر اقتصادا من التعامل مع كشوف المرتبات داخليًا. لقد كان هذا في كثير من الأحيان بمثابة أحد الدوافع الأساسية للاستعانة بمصادر خارجية بشكل عام ، ولا تختلف أنشطة كشوف المرتبات. يمكن للشركة العميلة توفير الكثير من المال عن طريق الاستعانة بمصادر خارجية لهذه المهام لمزود خدمات الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف المرتبات في دولة تكون فيها الأجور والمرتبات أقل غالبًا. يتيح ذلك للشركة العميلة استرداد جزء كبير من الفرق في تعويضات الموظفين.
حتى عندما يتم الاستعانة بمصادر خارجية في كشوف المرتبات محليًا ، فقد يظل هذا هو الحال. من خلال إعطاء معالجة كشوف المرتبات لمزود كشوف المرتبات بدلاً من القيام بذلك بنفسك ، يمكن خفض تكاليف معالجة كشوف المرتبات مباشرة. بالإضافة إلى ذلك ، يتم استبعاد التكاليف المخفية مثل الإجازة السنوية و رب العمل PRSI. يمكن أن تنخفض التكاليف المتعلقة بالأشخاص والبنية التحتية نتيجة لذلك. هذا يقلل من نفقات بدء التشغيل الأولية للشركات الجديدة. بينما بالنسبة للشركات القائمة ، فهذا يعني زيادة الأرباح لأصحاب المصلحة والمساهمين.
# 3. الاحتراف وتقليل الأخطاء:
يمكن للمحترفين الذين يعرفون كيفية إدارة كشوف المرتبات بشكل جيد أن يتولوا مهام كشوف المرتبات ، وهي ميزة أخرى للاستعانة بمصادر خارجية. تعتبر غالبية الشركات أن معالجة كشوف المرتبات الداخلية ليست أكثر من مجرد عمل روتيني ضروري لأن كفاءاتهم الأساسية تكمن في مكان آخر. من ناحية أخرى ، فإن "مكتب خدمات كشوف المرتبات" أو مورد الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف المرتبات قد يتعامل فقط مع المهام المتعلقة بكشوف المرتبات. إذا كانت تقدم المزيد من الخدمات ، فمن المحتمل أن تكون في المجالات ذات الصلة.
هذا لا يعني فقط خبرة عامة أكثر شمولاً في كشوف المرتبات ولكن أيضًا أن مزود الطرف الثالث يجب أن يكون لديه أنظمة إدارة فعالة مطبقة لمجموعة كاملة من خدمات كشوف المرتبات. مع الاستخدام المتكرر لأتمتة كشوف المرتبات من قبل شركات خدمات كشوف المرتبات ، هناك فرصة أقل للخطأ البشري. بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لأن كشوف المرتبات هي نشاطهم التجاري الأساسي ، فإن مزود خدمة كشوف المرتبات المختص هو سلطة حقيقية في كل ما يتعلق بكشوف المرتبات.
# 4. يحسن الامتثال الدولي للرواتب:
يعد الوصول المباشر إلى خبراء كشوف المرتبات ميزة رئيسية للعمل مع مزودي خدمات تعهيد كشوف المرتبات الدولية. مقدمو خدمات كشوف المرتبات هم سلطات معنية بقوانين ومراسيم الضرائب المحلية وهم على دراية بجدول الرواتب والامتثال لكل دولة يخدمونها. القواعد التي تحكم الضرائب والبيانات ومعايير الامتثال ، وكذلك الوظائف ، معقدة للغاية. إنها مرنة وتختلف من ولاية قضائية إلى أخرى. قد تكون العقوبات على الأخطاء والسهو والإفصاح المتأخر باهظة الثمن.
يظل متخصصو كشوف المرتبات الخارجيين على اطلاع دائم بالقوانين واللوائح الجديدة على المستوى الفيدرالي ومستوى الولاية. يلتزمون بالمواعيد النهائية لتقديم البيانات القانونية والرواتب. ترك كشوف المرتبات في أيديهم المقتدرة ؛ يقلل من احتمالية الخطأ ويزيل أي قلق بشأن المواعيد النهائية المهمة لكشوف المرتبات والمخاطر الأخرى المرتبطة بالامتثال لكشوف المرتبات الدولية.
المخاطر التي ينطوي عليها الاستعانة بمصادر خارجية كشوف المرتبات
# 1. فقدان التحكم في بيانات الشركة:
قد يكون الخطر المتزايد لخرق المعلومات الخاصة الناجم عن الاستعانة بمصادر خارجية أكثر إثارة للقلق. بينما تتضمن العديد من تطبيقات إدارة بيانات كشوف المرتبات المستندة إلى السحابة جدران الحماية والخوادم المشفرة للأمان ، فهي أهداف جذابة للأنشطة الشائنة. قد تتكون معلومات كشوف رواتب موظفي الشركة من أجزاء كبيرة من البيانات عالية الدقة وصعبة المعالجة. بقدر ما تم تسليم هذه البيانات إلى مزودي خدمة كشوف المرتبات ، فإنها لا تزال معلومات عن الشركة. عندما تحافظ الشركة على هذه العمليات داخلية ، يتم تقليل هذه الأنواع من المخاطر.
# 2. تصحيح الأخطاء ودعم العملاء
نظرًا لاختلافات المنطقة الزمنية واللغة ، قد يؤدي وجود شركاء في كشوف المرتبات في العديد من الدول حول العالم إلى إبطاء الاتصال وإجراءات إصلاح أخطاء الرواتب.
في حالة حدوث هذه الأخطاء أو الأخطاء في معالجة كشوف المرتبات ، يجب الوثوق بالطرف الثالث لحل أي مشاكل قد تنشأ. هذا يمكن أن يجعل تصحيح أي عيوب إجراءً أكثر صعوبة مما يجب ، اعتمادًا على درجة خدمة العملاء المقدمة.
شركات الرواتب الوطنية
فيما يلي قائمة ببعض شركات الرواتب الوطنية التي لديها أفضل خدمات كشوف المرتبات الخارجية في هذا القطاع.
# 1. ADP
تقدم ADP (NASDAQ: ADP) ، التي يقع مقرها الرئيسي في نيوجيرسي ، خدمات التعهيد ، وإدارة رأس المال البشري العالمية ، وخدمات كشوف المرتبات في أكثر من 140 دولة وأسواق.
# 2. ميل
تم تقديم Gusto ، المعروف سابقًا باسم ZenPayroll ، في عام 2012 كمنصة عبر الإنترنت لإدارة الموظفين. يقع مقرها الرئيسي في سان فرانسيسكو ، كاليفورنيا ، وتقدم خدمات لأكثر من 100,000 شركة في جميع أنحاء البلاد.
# 3. حدس
يقع مقر مزود المنصة المالية العالمية Intuit (NASDAQ: INTU) في ماونتن فيو ، كاليفورنيا. تأسست عام 1983 ولديها الآن 20 موقعًا في 9 دول.
# 4. Paychex
تأسست Paychex (NASDAQ: PAYX) ، التي يقع مقرها الرئيسي في روتشستر ، نيويورك ، في عام 1971 وتقدم حلولاً متكاملة لإدارة رأس المال البشري لكشوف الرواتب والمزايا والموارد البشرية وخدمات التأمين.
# 5. كشوف رواتب BizChecks
BizChecks Payroll ، وهي شركة في ولاية ماساتشوستس تضم معظم عملائها في ساوث شور وكيب كود وجزر نانتوكيت ومارثا فينيارد ، تتولى كشوف المرتبات في جميع أنحاء نيو إنجلاند.
# 6. مسؤول الدفع CSC
تعمل شركة CSC Paymaster التي يقع مقرها في وارويك بولاية رود آيلاند منذ 56 عامًا وتوفر حلولًا لكشوف المرتبات وإدارة الوقت والعمل والموارد البشرية.
ما هو الاستعانة بمصادر خارجية الأكثر شعبية؟
أشهر خدمات الاستعانة بمصادر خارجية هي ؛ وظائف برمجة الكمبيوتر وتكنولوجيا المعلومات ، والموارد البشرية ، ودعم الهاتف / العملاء ، وتعهيد العمليات التجارية (BPO) ، والكتاب ، وما إلى ذلك.
كم عدد الشركات المستعانه كشوف المرتبات؟
يقدر أن أكثر من 12٪ من المنظمات في جميع أنحاء العالم لديها وظائف كشوف المرتبات بالكامل ، مع 26٪ أخرى لديها وظائف كشوف المرتبات المشتركة.
ما هو حجم Paychex Peo؟
تمتلك الشركة الأمريكية Paychex، Inc. ما يقرب من 670,000 عميل كشوف رواتب وأكثر من 100 مكتب في الولايات المتحدة وأوروبا. تبلغ القيمة السوقية للشركة حاليًا 30.155 مليار دولار.
انظر أيضا خدمات الاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا المعلومات: المعنى ، الأمثلة ، الفوائد والشركة
وفي الختام
تعد معالجة كشوف المرتبات مهمة صعبة وتستغرق وقتًا طويلاً وتحتاج إلى اتباع القوانين واللوائح الفيدرالية الصارمة وقوانين الولايات. يستلزم حفظ السجلات بدقة والتركيز على الطباعة الصغيرة. يأتي التخطيط للاستعانة بمصادر خارجية كشوف المرتبات مع الكثير من الفوائد. يمكن لمزود كشوف المرتبات العالمي الموثوق به تقديم خدمات لا تستطيع معظم الشركات التعامل معها بمفردها. هذا يساعدهم على توفير الوقت والحصول على ضمان أفضل من حل كشوف المرتبات الداخلية. بالإضافة إلى ذلك ، هناك مدخرات مالية وانخفاض مخاطر عدم الامتثال.
يمكنك ترك أسئلتك إن وجدت بشأن الاستعانة بمصادر خارجية كشوف المرتبات وخدمات الموارد البشرية في قسم التعليقات.
الأسئلة الشائعة حول خدمات الاستعانة بمصادر خارجية للرواتب
ما هي خدمة تعهيد الرواتب؟
خدمات تعهيد كشوف المرتبات هي تلك الخدمات المتعلقة بكشوف المرتبات التي تقدمها شركات خارجية لشركات مختلفة.
ما هي أكبر شركة تعهيد الرواتب؟
تعد شركة Automatic Data Processing ، Inc. (NASDAQ: ADP) ، أكبر شركة تعهيد كشوف المرتبات.
ما هي أفضل شركة الرواتب؟
ADP هي أكبر شركة الرواتب ، مع أكبر حصة سوقية في برامج خدمة كشوف المرتبات.
ما هو الاستعانة بمصادر خارجية كشوف المرتبات وخدمات الموارد البشرية؟
تشير خدمات تعهيد الرواتب والموارد البشرية إلى تسليم إدارة ما يسمى بعمليات الموارد البشرية الصعبة إلى شركة خارجية.
مقالات ذات صلة
