عندما يتعلق الأمر بتحسين عمليات عملك ، فإن تحسين العمليات (PI) هو أداة أساسية. يساعد في ضمان إكمال المهام بكفاءة ورضا العملاء وقيمتهم على أعلى المستويات. ولكن ما هو بالضبط تحسين العملية ، وما هي أنواع الأساليب المختلفة ، وما الذي يجب مراعاته عند تنفيذه؟ ستستكشف هذه المقالة تعريف وأنواع ومنهجية التحسين المستمر للعملية وتزودك بالاعتبارات الرئيسية التي يجب أن تأخذها عند تحسين عملياتك.
ما هو تحسين العملية؟
تحسين العملية هو ممارسة تحليل العمليات الحالية داخل المنظمة وإجراء التعديلات المصممة لتحسين أداء أو كفاءة أو موثوقية تلك العمليات. إنه ينطوي على دراسة ووضع استراتيجية حول كيفية تغيير العملية للأفضل. يمكن أن يشمل ذلك إعادة تصميم عملية لزيادة الكفاءة ، أو تحسين جودة مخرجات العملية ، أو إجراء أي تغييرات أخرى مصممة لتحسين العملية.
قد يمر تحسين العمليات بعدد من الأسماء المختلفة ، بما في ذلك تحسين إجراءات الأعمال (BPI) ، وإدارة عمليات الأعمال (BPM) ، وإعادة هندسة عمليات الأعمال ، وعملية التحسين المستمر (CIP) ، على سبيل المثال لا الحصر. علاوة على ذلك ، بغض النظر عن الاسم ، فإنهم جميعًا يهدفون إلى القضاء على الأخطاء وتقليل النفايات وزيادة الإنتاج وتحسين الكفاءة.
فوائد تحسين العملية
يوفر لك تنفيذ منهجية تحسين العملية كجزء من نظام الإدارة الشامل لديك طريقة لتحديد الصعوبات في عملياتك ومعالجتها.
قد تعاني تجربة العملاء أو الإنتاج الداخلي أو أهداف العمل الأخرى نتيجة لهذه الصعوبات. قد يضيع وقت فريقك وأموال عملك بسبب العمليات المعطلة أو غير الفعالة. يمكنك التأكد من أنك تبحث دائمًا عن المشكلات وإصلاحها عن طريق وضع تقنية PI.
علاوة على ذلك، إعادة هندسة العملياتوإدارة عمليات الأعمال وعمليات التحسين المستمر هي بعض الأسماء التي قد يستخدمها الباحث الرئيسي.
ما هي أنواع تحسينات العملية؟
تستخدم الشركات مناهج PI لتحسين تدفقات العمل الداخلية ، مما يعزز خدمة العملاء وجودة المنتج ، ويقصر دورات الفوترة ، ويسرع أوقات التسليم. تنقسم مشاريع PI إلى الأنواع التالية بناءً على أهدافها:
# 1. خفض التكاليف
تعد إعادة تنظيم العمليات التجارية الرئيسية إحدى الطرق لتبسيط العملية. بالإضافة إلى ذلك ، فهو يساعد في تحديد عمليات التكرار التي تؤدي إلى ارتفاع النفقات. من خلال إعادة الهيكلة ، تتم إزالة المهام غير الضرورية ، مما يتيح الاستخدام الأفضل للموارد المتاحة.
# 2. تحسين الاتصال
يعد إنشاء مسار اتصال واضح طوال العملية هدفًا آخر لتحسين العملية. تعمل أتمتة العمليات على تقليل عدد عمليات تبادل البريد الإلكتروني ونقاط الاتصال التفاعلية بين الموظفين والإدارات ، على عكس العمليات التي تتم معالجتها يدويًا والتي تحتاج إلى العديد من جولات التواصل عبر البريد الإلكتروني. البرمجيات المتخصصة التي تمكن الموظفين من رؤية وتبادل المعلومات الهامة قد تبسط الاتصال. قد يؤدي هذا البرنامج إلى تحسين التوافق والشفافية عبر الإدارات بشكل كبير.
# 3. تصور العملية
باستخدام تخطيط العمليات ، يمكنك تصور كيفية عمل الأشياء. قد تعمل نماذج العمليات على تحسين عمليات التدقيق بشكل كبير ، وتحديد الاختناقات عند ظهورها ، وتسهيل التغييرات.
تحسين إجراءات العمل
يعد تحسين إجراءات العمل (BPI) جهدًا مستمرًا لتحسين أداء العمليات التجارية وتحسينه ، وتحديد الفرص وتنفيذها ، وتسهيل عملية صيانتها وإدارتها. يركز BPI على العمليات التجارية ويهدف إلى جعل العمليات أكثر فعالية وكفاءة. ومع ذلك ، تشمل الأمثلة الشائعة على PI تبسيط إجراءات وعمليات الإنتاج ، وإدخال استراتيجيات المخزون في الوقت المناسب ، والتخلص من الأعمال الورقية. تختلف طرق تحسين إجراءات العمل من منظمة إلى أخرى ، ولكنها تشمل عادةً المقارنة المعيارية ، والتحسين المستمر للعملية ، وإدارة التغيير ، وإدارة الجودة الشاملة ، و lean PI.
ما هي العناصر الخمسة الرئيسية لتحسين العملية؟
يتضمن تحسين العمليات ، المعروف أيضًا باسم إدارة عمليات الأعمال وتحسين عمليات الأعمال ، تحديد عمليات سير العمل وتحليلها وتحسينها.
يعد تقليل الأخطاء وتقليل الهدر وتحسين الإنتاجية وتبسيط العمليات الداخلية والخارجية للشركة من الأهداف الرئيسية ل PI.
# 1. عملية رسم الخرائط:
يتضمن ذلك إنشاء تمثيل مرئي لعمليات وعمليات الكيان. إنها طريقة لجمع وتوثيق المهام والأنشطة والمسؤوليات ذات الصلة لتحسين الأداء. يمكن أن يكشف تخطيط العمليات عن الفرص الممكنة للتحسين من خلال الكشف عن التقييس والاختناقات. ويمكنه أيضًا تحديد حالات التكرار وأوجه القصور المحتملة.
# 2. تحليل:
يتضمن ذلك تقييم العملية الحالية لتحديد مجالات التحسين أو عدم الكفاءة أو الفرص المحتملة. يمكن القيام بذلك باستخدام مقاييس تعتمد على البيانات أو مقاييس نوعية كمصادر للمعلومات. قبل تخصيص أي وقت لإعادة تصميم العملية أو تحسينها ، من المهم معرفة كيفية عملها.
# 3. إعادة التصميم:
هذا هو المكان الذي تقوم فيه بإجراء تغييرات أو إصلاحات على العملية الحالية لتحقيق قدر أكبر من الكفاءة أو إزالة أي مشكلات محددة. إنه أكثر من مجرد إجراء تعديلات طفيفة ، ولكنه يتضمن بدلاً من ذلك تغيير المكونات الأساسية للعملية لإجراء تحسينات على نطاق واسع.
# 4. شاشة:
يتضمن ذلك مراقبة نتائج التغييرات التي تم إجراؤها على العملية من أجل تقييم مدى نجاح تصميم العملية الجديد. يتم ذلك عن طريق جمع الملاحظات أو البيانات لمعرفة القياسات مثل المدة والتكلفة والفعالية.
# 5. تحسين:
هذه هي الخطوة الأخيرة في دورة تحسين العملية. يتضمن ذلك استخدام البيانات التي تم جمعها والتغذية المرتدة من المراقبة لإجراء المزيد من التغييرات والتعديلات. بمعنى آخر ، يمكن القيام بذلك لزيادة تحسين كفاءة العملية وفعاليتها ، وكذلك التأكد من أن التحسينات التي تم إجراؤها على العملية ستستمر.
تقنيات تحسين العمليات
تقنيات تحسين العملية هي الاستراتيجيات أو المنهجية التي تستخدمها المنظمة لتحديد المشكلة (المشكلات) في العملية ، وتحديد كيفية حلها ، وتقييم ما إذا كانت التحسينات ناجحة أو غير ناجحة. كل طريقة تلبي مطلبًا مميزًا. قد تكون ثقافة الشركة ، أو استراتيجيات PI ، أو تخطيط تدفقات سير العمل هي الأولويات الرئيسية للمؤسسة.
على الرغم من أنهم جميعًا يهدفون إلى نفس النتيجة ، فإن كل طريقة لتحسين العملية هي الأفضل لاحتياجات مختلفة. يركز الآخرون على وضع ثقافة شركتك في الموضع المناسب لـ PI ، بينما تؤكد الأطر الأخرى على استراتيجيات lean-for-PI. يمكن للشركات تصور سير عمل العمليات باستخدام منهجية لتحسين العملية.
# 1. كايزن:
تشجع Kaizen التحسين المستمر مع التركيز على الأساليب الرشيقة والميل نحو تحسين العملية. من أجل إنشاء مكان عمل لا يتم فيه معاقبة الأخطاء ولكن بدلاً من ذلك يعمل على تجنبها ، تركز Kaizen على تحسين الجودة والإنتاجية والكفاءة من خلال تغييرات صغيرة في العمليات اليومية أو الثقافة التنظيمية.
# 2. 5S:
الخطوات الخمس الرئيسية لنموذج 5S هي الفرز والتقويم والتألق والتوحيد والاستدامة. وهو أحد مكونات Kaizen و Lean لـ PI. قد تقوم منطقة 5S بتوحيد العناصر وتساعدها في أن تصبح أكثر خبرة.
# 3. PDCA:
التخطيط ، والقيام ، والتحقق ، والتصرف ، أو PDCA ، هو أحد مكونات منهجية كايزن لتحسين العملية أيضًا. عندما تحدد المنظمات العمليات التي تحتاج إلى تحسين ، فإنها تجعلها أكثر فعالية. بالإضافة إلى ذلك ، لحل مشكلة ما ، يجب عليك أولاً تحديدها (التخطيط) ، وتطوير وتطبيق حل (فعل) ، وتقييم فعالية الحل باستخدام البيانات (تحقق) ، وتسجيل النتائج (الفعل) ، وإذا كانت الخطة ناجحة ، نفذها.
# 4. ستة سيجما
بمساعدة منهجية Six Sigma المحبوبة لتحسين العملية ، تتم ترقية الموظفين عبر الرتب التي تدل عليها أحزمة الكاراتيه. تبدأ بحزام أخضر وتتقدم إلى الحزام الأسود عن طريق التعلم. من أجل تقسيم PI إلى خطوات منفصلة ، يتضمن Six Sigma طريقتين. DMAIC (تحديد وقياس وتحليل وتحسين والتحكم) و DMADV (تحديد وقياس وتحليل وتصميم والتحقق) هي بعض من هذه الخطوات.
# 5. تحليل السبب والنتيجة
تحليل السبب والنتيجة هو أسلوب آخر لستة سيجما. إنه ينطوي على استخدام نهج الرسم التخطيطي لمعالجة المشكلات في المرة الأولى عن طريق تحديد المشكلة ، وتحديد العوائق ، وتحديد سبب عدم عمل العملية.
# 6. تحليل SIPOC
يتم تحليل SIPOC ، وهو تنسيق رسم بياني ينتمي إلى منهجية Six Sigma ، أثناء مرحلة "قياس" DMAIC أو DMADV. قبل البدء ، تساعد SIPOC المنظمات في تحديد وإنشاء مشاريع تحسين العمليات وكذلك في تحديد الاحتياجات والمكونات الأساسية.
# 7. مخطط تدفق القيمة ، أو VSM
يمكن تحديد قيمة المنتج أو العملية أو الخدمة للمؤسسة باستخدام VSM ، والتي تمكن المؤسسات من تصوير انطباعات العملاء عن العمليات التجارية بيانياً. على غرار منهجيات تحسين العمليات الأخرى ، فإنه يضع تركيزًا قويًا على تقليل الهدر والازدواجية وكونه خفيفًا قدر الإمكان.
# 8. إدارة الجودة الشاملة ، أو إدارة الجودة الشاملة
تساعد إدارة الجودة الشاملة المنظمات في تنفيذ PI المستمر في جميع أنحاء المنظمة بأكملها مع التركيز على تعزيز النجاح على المدى الطويل من خلال رضا العملاء. من خلال تشجيع ثقافة لا يخاف فيها الناس من ارتكاب الأخطاء ويتم تحفيزهم من خلال هدف عمل مشترك ، تعمل هذه المنهجية على تمكين الموظفين.
# 9. كانبان:
Kanban هي تقنية لتصور تدفقات العمليات التي توحد أقسام الأعمال والقيادة والموظفين في السعي وراء PI. منهجية Lean for Process Improvement هي منهجية إضافية لـ PI يتم تضمينها وتشجيعها.
# 10. تخطيط الإجراءات
يعد تخطيط العمليات نوعًا آخر من تصور سير العمل الذي يساعد الشركات في إنشاء إستراتيجية لتحسين العملية. يُعرف أيضًا باسم مخطط انسيابي وظيفي ونموذج عملية ومخطط انسيابي للعملية. في النهاية ، يعد إنشاء مخطط التدفق هو ما يوفر تفاصيل مهمة حول سير عمل العملية من البداية إلى النهاية.
رقم 11. التحسين المستمر للعملية (CPI)
التحسين المستمر للعملية هو جهد مستمر ، كما هو الحال في عملية التصنيع ، لتقييم وتحسين العمليات والإجراءات باستمرار من أجل تحسين الإنتاج والكفاءة. علاوة على ذلك ، فهي طريقة فعالة للغاية لإجراء تحسينات تدريجية بمرور الوقت ، من القضاء على الأنشطة المهدرة إلى تحسين المخرجات. يمكن أن يساعد CPI في تحديد التباين في عملية الإنتاج والقضاء عليه ، وتعزيز رضا العملاء ، ويؤدي إلى كفاءة التكلفة.
الخطوات الخمس المستخدمة في معظم برامج التحسين المستمر هي:
- حدد العملية: حدد المجالات المحتملة للتحسين.
- قياس أداء العملية: من خلال جمع البيانات وتحليل الاتجاهات.
- حلل العملية: ابحث عن فرص للتحسين.
- تنفيذ الحلول: تطبيق تقنيات التحسين المستمر.
- المراقبة والتعديل: راجع النتائج واضبط العملية حسب الحاجة.
استخدم هذه الخطوات الخمس في حلقة للتأكد من أنك تتحسن دائمًا. مع وجود برنامج جيد التنفيذ ، يمكن للمنظمات أن يكون لديها أداة قوية لتحقيق تحسينات ملموسة وهامة بمرور الوقت.
ما هي أمثلة على تحسينات العملية؟
جعل العمليات أكثر فعالية هو الهدف الأساسي ل PI. فيما يلي بعض الأمثلة:
أمثلة على تحسين العمليات
لتقليل الفاقد: تتضمن هذه الفئة أي تحسينات للعملية تركز على تقليل إهدار الجهد والوقت والموارد والطاقة. يمكن للنجار وضع المسامير المناسبة في الحزام لتوفير الوقت في البحث عنها.
للتخلص من الخطوات: إزالة الخطوات المتكررة أو الزائدة عن الحاجة من العملية ومن الأمثلة على ذلك حذف ثلاثة أسئلة من طلب الرهن العقاري التي ليس لها علاقة حقيقية بالتغيرات في المخاطر أو الامتثال.
للتخطيط: يتضمن إضافة أو حذف خطوات من عملية. على سبيل المثال ، قد يقرر فريق المبيعات إلغاء الحاجة إلى قيام فرق المبيعات بوضع خطط لكل حساب نظرًا لأن عملهم رديء الجودة ولا يؤدي إلى تحسين المبيعات.
عبر إعادة الهيكلة: تغيير التسلسل الهرمي للمؤسسة أو هيكلها لتحسين كفاءة العملية على سبيل المثال ، ضع في اعتبارك بنكًا به قسم تكنولوجيا معلومات سلس حيث يكون المطورون الذين يبنون الكود مسؤولين باستمرار عن الحفاظ عليه قيد الاستخدام.
عن طريق تحليل السبب الجذري: في هذه التقنية ، يتم البحث عن السبب الجذري للمشكلة. على سبيل المثال ، منتج برمجي غير فعال ويضيف ضغطًا على كل لقاء مع العميل هو المسؤول عن سوء خدمة العملاء ، وليس العمال أو التدريب.
عن طريق تحديد الأولويات: على سبيل المثال ، في خط الإنتاج حيث يدرك كل عامل أن السلامة مهمة ، سيتوقف الخط إذا كان هناك مخاوف تتعلق بالسلامة.
عن طريق سحب العمليات: يمكّن هذا النهج الطلب من جذب العرض لتقليل الفاقد. على سبيل المثال ، لن تبدأ الشركة المصنعة للسيارة في العمل على سيارتك حتى تقدم طلبًا.
ما هو سير العمل مقابل تحسين العملية؟
سير العمل هو سلسلة من الخطوات التي تنفذ مشروعًا ، بينما تحسين العملية هو التحليل الدقيق لتلك الخطوات وكفاءتها من أجل جعل العمليات أكثر كفاءة وفعالية. يُنظر إلى تحسين العملية على أنه نهج شامل لتحسين سير العمل بهدف توفير خدمة عملاء أفضل ، ومخرجات عالية الجودة ، وأوقات تسليم أسرع. ومع ذلك ، يركز سير العمل على تنظيم تدفق المستندات والمهام ضمن عملية واحدة. يأتي عادةً مع رسم تخطيطي يوضح كل خطوة والاتجاه الذي تسير فيه. على النقيض من ذلك ، يركز تحسين العملية على رؤية واسعة لسير العمل ، والبحث عن فرص لأتمتة العمليات أو تبسيطها بحيث تصبح أكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة.
ما هو مفتاح عملية التحسين؟
مفتاح عملية التحسين هو فهم العملية الحالية ثم تحديد مجالات التحسين. يتضمن ذلك تحليل البيانات والحصول على تعليقات من أصحاب المصلحة ورسم خريطة للعملية لتحديد الطريقة الأكثر فعالية لتحسينها. في النهاية ، المفتاح هو التأكد من أن أي تغييرات فعالة وكفؤة وتفي باحتياجات العملاء.
ما هو الغرض من تحسين العملية؟
تحسين العملية هو مصطلح يستخدم لوصف الأنشطة والاستراتيجيات المستخدمة لجعل آلة أو نظام أو عملية أكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة وموثوقية. والغرض الأساسي منه هو تقليل الفاقد وزيادة الإنتاجية وتحسين رضا العملاء. لتحقيق هذا الهدف ، من الضروري تحسين التخطيط وإعادة التنظيم والأتمتة واستخدام أفضل الممارسات. يمكن أن تساعد هذه الأنشطة الشركة في توفير الوقت والمال وتقليل المخاطر وزيادة ولاء العملاء.
كيف تبدأ في تحسين العملية؟
كان من المفترض أن تبدأ في طريقك إلى التحسين لتصل إلى ما قبل الموعد المحدد. يتضمن ذلك تحديد ما ستفعله ، وكيف ستحقق نجاحاتك وكيف ستحقق نجاحاتك (أو حتى في أي وقت آخر) ، وتحليلها بعد ذلك. еd.
ما هو عنصر تحسين العملية؟
الخطوات الأساسية لتحسين عملية التطوير هي: іdеntіfуthеорроrtunіtу ، аnуzе аnаllеngе، andіmрlеmеntіmрrоvеmеntѕ. الخطوات المهمة في العملية تم تحديد منهجية. المنهجية المتبعة هي PDCA ، حيث يتم دمجها في التخطيط والتنفيذ والتحقق والتصرف.
انظر أيضا تخطيط عملية الأعمال: دليل نهائي
وفي الختام
تحسين العملية هو عملية مستمرة تتطلب من المنظمات تقييم عملياتها بانتظام وتحديد مجالات التحسين. يجب أن تضمن المنظمات أن استراتيجيات تحسين العمليات الخاصة بها مستمرة ومنهجية من أجل ضمان تحقيق أهداف هذه الأنشطة.
الأسئلة الشائعة حول تحسين العمليات
ما هي المنهجية الوحيدة لتحسين العملية؟
بمساعدة المحبوبين منهجية ستة سيجما لتحسين العملية، يتم ترقية الموظفين عبر الرتب التي تدل عليها أحزمة الكاراتيه.
ما هو التحسين المستمر للعملية؟
التحسين المستمر للعملية هو جهد مستمر ، كما هو الحال في عملية التصنيع ، لتقييم وتحسين العمليات والإجراءات باستمرار من أجل تحسين الإنتاج والكفاءة.
مقالات ذات صلة
