يقضي مديرو المشاريع أيامهم في إدارة الميزانيات واتباع الجداول الزمنية ، مع التركيز بشكل أساسي على إكمال المشروع بأسرع ما يمكن وبتكلفة زهيدة. في حين أنه من الصحيح أن مديري المشاريع يهتمون بشكل متكرر بالجداول الزمنية للمشروع والميزانيات ، إلا أن مدير المشروع الجيد حقًا يأخذ في الاعتبار قضايا أخرى أيضًا. تعد إدارة الاتصالات وإدارة المخاطر وإشراك أصحاب المصلحة جميعًا جوانب مهمة في العمل. هذه النقطة الثالثة - مشاركة أصحاب المصلحة - غالبًا ما يتم إغفالها ، لا سيما من قبل مديري المشاريع المبتدئين. إنهم لا يقدرون دائمًا القوة التي يتمتع بها أصحاب المصلحة على نجاح أو فشل المشروع. لذلك أدناه ، سنلقي نظرة على خطة إشراك أصحاب المصلحة ، ونناقش مكونات الاستراتيجية ، ونرشدك خلال الخطوات التي يمكنك اتخاذها لكتابة واحدة لأول مرة. ستتعلم أيضًا كيفية إدارة إستراتيجية مشاركة أصحاب المصلحة بفعالية.
ما هي استراتيجية إشراك أصحاب المصلحة؟
سيكون لبعض الإجراءات التنظيمية تأثير على العديد من مجموعات أصحاب المصلحة المتميزة وتثير اهتمامهم.
على سبيل المثال ، إذا رغب المجلس في إنشاء نصب تذكاري لتكريم جنود الحرب المحليين ، فيمكنهم التشاور مع الأقارب حول الفكرة. يمكنهم أيضًا التواصل مع نحات محلي بشأن التصميم وإخطار وسائل الإعلام للمساعدة في الإعلان عن مقدمته.
ومع ذلك ، فإن جميع مجموعات أصحاب المصلحة ليست متساوية. قد يحتاج البعض إلى البقاء على اطلاع دائم بالتغييرات بانتظام. بالنسبة للآخرين ، عليك أن تبقى على اتصال من حين لآخر.
ستساعدك إستراتيجية إشراك أصحاب المصلحة في تحديد عدد المرات التي تحتاج فيها للتواصل مع كل مجموعة والتقنيات التي يجب توظيفها لكل مجموعة.
لماذا تحتاج إلى استراتيجية إشراك أصحاب المصلحة؟
اعتمادًا على الصناعة ، يمكن أن ينتج عن المشاركة الجيدة لأصحاب المصلحة المزيد من العملاء ، وسياسات أفضل صياغة ، ومشاريع مُدارة جيدًا ، وابتكار ، والمزيد.
ما هي خطة إشراك أصحاب المصلحة؟
خطة إشراك أصحاب المصلحة هي وثيقة فرعية يتم تطويرها بشكل متكرر جنبًا إلى جنب مع خطة المشروع الرئيسية لهيئة عمل محددة. إنه مستند مكتوب تم إنشاؤه قبل بدء المشروع. يتم الاحتفاظ بها في ملف ويمكنك تعديلها عند الحاجة إليها طوال فترة المشروع. لذا ، فإن هدفه هو تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع ووصف تقنية ونهج لكيفية تفاعل فريق المشروع مع أصحاب المصلحة هؤلاء والتواصل معهم.
"إن مشاركة أصحاب المصلحة هي ببساطة اكتشاف كيفية التواصل والتعاون والتواصل بنجاح مع الأشخاص الرئيسيين الذين لديهم تأثير إيجابي أو سلبي وقد يؤثرون على نتيجة مشروعك ،"
المصدر تيم ميلز
أهمية خطة إشراك أصحاب المصلحة
جميع المشاريع لها أصحاب مصلحة. هؤلاء هم الأشخاص ، بشكل عام في الإدارة ، الذين لديهم مصلحة شخصية ومهنية في نجاح المشروع.
يمكن أن يكون لأصحاب المصلحة تأثير كبير على كيفية تقدم المشروع. يصرحون ويوفرون الموارد للمشروع. أيضًا ، قد يقررون حتى تأخير أو إنهاء المشروع تمامًا إذا كانوا يعتقدون أنه لا يحقق النتائج المتوقعة أو المقصودة. يجب على فريق المشروع تحديد طريقة لإدارة هذه التوقعات. وذلك لأن جميع أصحاب المصلحة سيشاركون بدرجات متفاوتة وقد يكون لديهم دوافعهم أو توقعاتهم الخاصة بالمشروع.
يوضح ميلز: "يختلف التواصل مع العميل الأساسي عن التواصل مع فريق المشروع ، الذين قد يكونون أكثر اهتمامًا بما يحتاجون إلى القيام به لتنفيذ المشروع بشكل فعال". تمكن خطة إشراك أصحاب المصلحة مدير المشروع من تطوير نهج منظم لضمان تقديم التوقعات والقرارات والمخاطر / القضايا ومعلومات تقدم المشروع إلى الشخص المناسب في الوقت المناسب مع مستوى المعلومات الأكثر كفاءة وفعالية.
اقرأ أيضا: تخطيط واستراتيجيات إدارة أصحاب المصلحة
ما الذي يدخل في خطة إشراك أصحاب المصلحة؟
تتكون خطة إشراك أصحاب المصلحة من ثلاثة أقسام:
# 1. تحديد أصحاب المصلحة
سيحدد هذا القسم جميع أصحاب المصلحة في المشروع بالاسم. كحد أدنى ، يصف القسم مهامهم ومسؤولياتهم من حيث صلتها بالمشروع. ومع ذلك ، يمكن أن يكون أكثر شمولاً في بعض الظروف.
ستصنف خطة إشراك أصحاب المصلحة الشاملة أيضًا أصحاب المصلحة حسب السلطة أو التأثير أو العلاقة (داخلية أو خارجية) أو أي فئة أخرى قد يجدها مدير المشروع مفيدة في إدارة الاتصالات.
# 2. نية التعامل مع أصحاب المصلحة
يحدد القسم التالي كيف سيتفاعل فريق المشروع ويتفاعل مع أصحاب المصلحة المحددين في القسم الأول من الخطة. وفقًا لميلز ، سيتطلب هذا في كثير من الأحيان تقييمًا أكثر تعمقًا لكل صاحب مصلحة ، والذي سيتم استخدامه لإبلاغ بقية الخطة.
على سبيل المثال ، يمكننا تقييم أصحاب المصلحة بناءً على مدى المشاركة المتصورة. هل هم مدركون ، مقاومون ، محايدون ، داعمون ، أو مسؤولون عن المشروع؟ ستساعد هذه المعرفة مدير المشروع في ابتكار طرق لإشراك أصحاب المصلحة بطريقة تزيد من وعيهم بالاهتمامات الأساسية للمشروع أو تشجعهم على أن يصبحوا أكثر دعمًا لنجاح المشروع.
# 3. أنشطة إشراك أصحاب المصلحة
القسم الأخير من الخطة هو في الأساس ملخص للعديد من الأنشطة التي سيقوم بها فريق المشروع للتواصل مع أصحاب المصلحة ، وإدارة توقعاتهم ، والحفاظ على مشاركتهم في المشروع. يغطي هذا إجراءات مثل الاجتماعات المخطط لها مسبقًا مع أصحاب المصلحة أو التقارير الهامة.
بالإضافة إلى ذلك ، فإن وجود مخطط لأنشطة المشاركة المعروفة يسمح لمدير المشروع والفريق بإدراك الطلبات المتغيرة لأصحاب المصلحة والاستجابة لها بسرعة.
غالبًا ما يُفصِّل هذا القسم من الورقة أنواع الاتصالات التي سيتم استخدامها في جميع أنحاء المشروع ، مثل البريد الإلكتروني والاجتماعات الدورية والمكالمات الجماعية وما إلى ذلك ، بالإضافة إلى الأشخاص الأكثر ملاءمة لكل شكل من أشكال الاتصال.
كيفية عمل خطة إشراك أصحاب المصلحة
# 1. حدد من سيكون جزءًا من أصحاب المصلحة في مشروعك.
تتمثل المرحلة الأولى في تطوير خطة إشراك أصحاب المصلحة في التحديد الواضح لمن يجب تضمينه. في حين أن هناك العديد من الاستراتيجيات التي يمكنك استخدامها لتجميع هذه القائمة ، أقترح البدء بثلاثة تكتيكات محددة.
أولاً ، اجتمع مع راعي المشروع وجهاً لوجه (الشخص المسؤول عن نجاح المشروع). استخدم هذه المناقشة لتحديد توقعات مشروعهم بشكل صريح ، بالإضافة إلى أي مخاطر أو صعوبات قد يواجهونها مع الخطة المحددة.
ثانيًا ، يمكنك الحصول على بداية جيدة بالنظر إلى مشروع سابق مماثل ومقارنته بمشروعك. ضع في اعتبارك عوامل مثل:
- من هم أصحاب المصلحة في المشروع؟
- هل يجب أن يكونوا جزءًا من هذا؟
- إذا لم يكن كذلك ، فمن ينبغي أن يكون نظرائهم؟
- هل تم استبعاد أي شخص من المشروع الأصلي تعتقد أنه يجب أن يكون جزءًا من هذا المشروع؟
أخيرًا ، سيتم إنشاء خريطة ذهنية ، وهي تمثيل مرئي لأولئك الذين قد يكون لهم تأثير على المشروع.
# 2. إنشاء وتنفيذ طرق فعالة للتفاعل مع كل أصحاب المصلحة.
مع وجود قائمة أصحاب المصلحة في متناول اليد ، يمكنك التخطيط لتخطيط كيفية التواصل والتفاعل مع كل شخص حددته. يجب عليك تعديل هذه الخطة لتناسب كل فرد ، مع مراعاة تفضيلات الاتصال المحددة وكذلك مستوى مشاركتهم في المشروع.
قم بتقييم المجالات التالية عند تقييم كل صاحب مصلحة:
- ما هم على علم بالفعل بالمشروع
- ما يجب أن يكونوا على علم به
- قدرتهم على التأثير أو التأثير على المشروع
- حماسهم للفكرة واضح.
# 3. احتفظ بسجل لعملك.
تتمثل الخطوة الأخيرة في تطوير خطة إشراك أصحاب المصلحة في توثيق الجهود وإضفاء الطابع الرسمي عليها. في هذه المرحلة ، تقوم بتوزيع المستند على فريق المشروع بأكمله بحيث يمكن للجميع التحقق من البيانات التي تم جمعها وتعديلها ، بالإضافة إلى تقييم أي تعديلات أو إضافات في اللحظة الأخيرة.
ما هي الإستراتيجيات التي تستخدمها لإدارة مشاركة أصحاب المصلحة؟
من ناحية أخرى ، من السهل جدًا إنشاء استراتيجية إشراك أصحاب المصلحة ، وإدارتها أكثر صعوبة.
دعونا نرى الإجراء الكامل لكيفية إدارة استراتيجية إشراك أصحاب المصلحة.
# 1. افحص أصحاب المصلحة.
لا تفترض أبدًا أنك تعرف من هم جميع أصحاب المصلحة ؛ تؤكد دائما. تعرف قواميس كامبريدج عبر الإنترنت أصحاب المصلحة على النحو التالي:
"شخص ، مثل موظف أو مستهلك أو مواطن ، مرتبط بمنظمة أو مجتمع أو كيان آخر ، ومن ثم يكون لديه مسؤوليات تجاهه ومصلحة في نجاحه."
يمكنك تحديد أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين بسرعة باستخدام هذا المعيار. الخطوة التالية هي تصنيف أصحاب المصلحة إلى أربع مجموعات:
- انخفاض الاهتمام والتأثير: يجب إبقاء أولئك الذين لديهم القليل من الاهتمام والتأثير على اطلاع.
- فائدة عالية وتأثير منخفض: هؤلاء هم الأشخاص الذين يجب عليك إشراكهم والتشاور معهم.
- فائدة منخفضة وتأثير كبير: يجب عليك إشراك أصحاب المصلحة الأقوياء الذين لديهم القليل من الاهتمام ولكن لديهم الكثير من القوة.
- فائدة عالية ، تأثير كبير: الشركاء الذين يجب أن تتعاون معهم
يتيح لك ذلك تحديد أكثر الإستراتيجيات فعالية للمشاركة والتواصل مع كل مجموعة. لمساعدتك في إدارة الاستراتيجية ، يمكنك إنشاء مصفوفة بسيطة لاستراتيجية مشاركة أصحاب المصلحة ، مثل هذه ، بناءً على أولويات مجموعة تكليف NHS.
# 2. حدد هدفك.
الهدف الواضح ضروري لإدارة مشاركة أصحاب المصلحة بشكل فعال. عندما يكون لديك هدف واضح في ذهنك ، تصبح عملية المشاركة أكثر ملاءمة لجميع المعنيين.
ستختلف النتائج التي تحتاج إلى الوصول إليها من خلال مشاركة أصحاب المصلحة اعتمادًا على صناعتك وأعمالك الخاصة. تشمل الأغراض المشتركة في القطاع العام ، على سبيل المثال ، ما يلي:
- صياغة السياسات
- خلق الخدمات المشتركة
- نمو السياحة
- مبادرات حماية البيئة
- إنشاء المناهج
- حملات الرعاية الصحية
- مبادرات للحد من الجريمة
وبالمثل ، إذا كنت تعمل في مجال البيع بالتجزئة ، فقد ترغب في مقابلة أصحاب المصلحة من أجل:
- إنشاء العناصر
- إنشاء عروض خاصة.
- تطوير استراتيجية تسعير.
- إنشاء منافذ بيع بالتجزئة جديدة.
- تحسين مستويات الخدمة
- التصميم الداخلي لمنشآت البيع بالتجزئة
مع وضع هدف واضح في الاعتبار ، يمكنك استخدام المصفوفة الخاصة بك لتحديد أصحاب المصلحة المعنيين وإدارة مشاركتهم بالطريقة الأنسب - التعاون ، وإظهار الاهتمام ، وإبلاغهم - اعتمادًا على مدى نشاطهم وتأثيرهم.
# 3. قم بمحاذاة الأدوات المتاحة مع أصحاب المصلحة المحددين.
بمجرد تحديد أصحاب المصلحة وتحديد أهدافك ، حان الوقت لتحديد أفضل الأدوات للإعلام أو التشاور أو التعاون معهم.
عندما يتعلق الأمر باختيار الأدوات الرقمية لتعاون أصحاب المصلحة ، فإننا نقترح إنشاء خريطة مشابهة للخريطة أدناه وفرضها على المصفوفة الأصلية الخاصة بك. يمكن استخدام الأدوات التقليدية لإشراك أصحاب المصلحة ، مثل الاستبيانات الورقية ، والجولات الترويجية للمعلومات ، والاجتماعات وجهًا لوجه ، وإعلانات الصحف ، بنفس الطريقة.
# 4. حدد أفضل الأساليب والتقنيات للوظيفة.
قد يكون إنشاء مصفوفة من أدوات المشاركة الرقمية أو التقليدية أمرًا مخيفًا لأول مرة. قد يبدو أنه يجب عليك الاستثمار في مجموعة متنوعة من الإجراءات والتقنيات ، والتي قد تكون مكلفة وتستغرق وقتًا طويلاً وغير فعالة.
علاوة على ذلك ، يتيح لك الاستثمار في حزمة تعاون عبر الإنترنت متعددة الاستخدامات التفكير بشكل كبير والبدء على نطاق صغير ، وتوسيع نطاق خطة مشاركة أصحاب المصلحة مع ظهور مشاريع جديدة.
الأسئلة الشائعة حول المشاركة الاستراتيجية
ما هي المستويات الخمسة لإشراك أصحاب المصلحة؟
يمكن تصنيف أصحاب المصلحة إلى درجة من خمس درجات من المشاركة: "غير مدرك" أو "مقاوم" أو "محايد" أو "داعم" أو "رائد". من الأهمية بمكان تقييم مستوى المشاركة الحالي لكل أصحاب المصلحة والتأكد من أنهم جميعًا يدعمون المشروع.
ما هو الغرض من إشراك أصحاب المصلحة؟
مشاركة أصحاب المصلحة هي العملية التي تتواصل من خلالها المنظمات مع أصحاب المصلحة وتتعرف عليهم. قد تفهم الشركات بشكل أفضل ما يريده الناس عندما يريدون ذلك ، ومدى مشاركتهم ، وكيف ستؤثر خطط وأنشطة الشركات على أهدافهم من خلال التعرف عليهم.
كيف تبدو خطة إشراك أصحاب المصلحة؟
تتضمن خطة إشراك أصحاب المصلحة أصحاب المصلحة ، بما في ذلك مصالحهم ، وتؤكد قوتهم وتأثيرهم ، وتحدد الأساليب التي يجب استخدامها لتنفيذ مشاركة أصحاب المصلحة.
