من المفترض أنك تتواصل مع شركاء العمل والعملاء المحتملين كل يوم بصفتك صاحب عمل صغير. إذا كنت تنوي التعامل معهم عن كثب ، فسيُطلب منك بالتأكيد في وقت ما تقديم شهادة COI للتأمين.
إليك ما يعنيه هذا الطلب وكيفية الاستجابة له.
ما معنى شهادة التأمين (COI)؟
تصدر شركة أو وسيط تأمين شهادة تأمين (COI). تؤكد COI وجود بوليصة تأمين وتشرح ميزاتها وشروطها الرئيسية. تشمل COI العادية ، على سبيل المثال ، اسم حامل بوليصة التأمين وتاريخ سريان البوليصة ونوع التغطية وحدود البوليصة وغيرها من حقائق السياسة ذات الصلة.
لذلك ، بدون وجود COI ، ستكافح الشركة أو المقاول لتأمين العملاء ؛ لن يرغب معظم المستأجرين في المخاطرة بأي تكاليف قد يتكبدها المقاول أو المزود.
عندما توظف شركة مقاولًا أو مؤسسة أخرى للخدمات ، يجب عليها الحصول على نسخة من COI والتأكد من أنها حديثة.
أنواع شهادة التأمين (COI)
تصنف شهادات التأمين إلى الفئات التالية:
# 1. شهادة تأمين المسؤولية
لا ينبغي أن يؤخذ هذا في الاعتبار ليس فقط لحماية مالك المشروع ولكن أيضًا لمنح مدير المشروع وربما المقرض حالة تأمين إضافية. يعد فحص شهادات تأمين المسؤولية جزءًا مهمًا من نقل المخاطر من مالك المشروع إلى مزود طرف ثالث. ابحث عن بعض المؤشرات التالية في COI للتأكد من أن التغطية التأمينية للطرف الثالث كافية:
- يمتد وضع التأمين الإضافي إلى الكيانات المناسبة.
- صف العمليات التي يعمل عليها البائع / المقاول من الباطن.
- التنازل عن الحلول
- يتم توفير تغطية "أساسية وغير مساهمة".
يجب عليك الحصول على موافقات التأمين ومراجعتها لإجراء فحص أكثر دقة لمعلومات التغطية هذه.
# 2. شهادة تأمين تعويض العمال
يجب أن يكون هذا مطلوبًا وموثقًا وفقًا لقوانين الدولة والقوانين المعمول بها.
# 3. شهادة تأمين المسؤولية عن السيارات
يجب مراقبة جميع السيارات المملوكة للبائعين والمستأجرة وغير المملوكة والمستأجرة.
شرح المؤمن عليه الإضافي
نموذج ACORD 25، هو مستند نموذجي موحد يشيع استخدامه لتمثيل أي من الأنواع الخمسة الأساسية لبوالص التأمين. إنها إحدى أوراق COI التي تتعامل معها BCS بشكل متكرر. وسيشمل المؤمن عليه اسمه - الشخص أو الكيان الذي يتحمل أكبر قدر من المسؤولية والذي يدفع القسط - بالإضافة إلى أي مؤمنين إضافيين مدرجين في البوليصة.
يُسمح للمؤمنين الإضافيين بالتغطية بموجب عقد مالك الوثيقة ، لكنهم غير مسؤولين عن دفع الأقساط وليس لديهم السلطة لتغيير شروط البوليصة.
بالعودة إلى مثال مبنى الفندق الخاص بنا ، يمكن أن تتالي المزيد من التأكيدات المؤمنة على النحو التالي:
- مقاول عام ومالك فندق يوقعان عقد بناء. شرط في العقد يتطلب المقاول العام ليحمل تأمين المسؤولية العامة التجارية طوال مدة المشروع. سيتم تضمين سلسلة الفنادق كمؤمن إضافي من قبل المقاول العام ، لأنه حتى إذا كانت سلسلة الفنادق لا تقوم بالعمل ، فقد يتم مقاضاتها في حالة حدوث ضرر مادي بسبب إهمال طرف ثالث.
- بعد ذلك ، سيحصل المقاول العام على موافقة مؤمنة إضافية من كل مقاول من الباطن تابع لجهة خارجية ينفذ أعمالًا لأنفسهم ولشبكة الفنادق. إذا تم القيام به بشكل صحيح ، فسيؤدي ذلك بشكل فعال إلى نقل المسؤولية إلى تأمين المقاولين من الباطن.
ما هو الفرق بين COI والتأمين؟
من الأمور التي يجب على أحد الطرفين أن يثبت بها الدليل على وجود تأمين لطرف آخر لتغطية أي ممتلكات أو خسائر أضرار جسدية. قد يطلب نسخة من التغطية التأمينية الخاصة بهم.
مثال آخر هو عندما يستخدم أحد الأطراف (على سبيل المثال ، "Real Estate Corp.") الطرف الآخر (على سبيل المثال ، "Paul the Plumber LLC") لمشروع ويطلب من هذا الطرف الثالث إصدار COI. كما ذكرنا سابقًا ، تعد COI وثيقة موجزة تحتوي على جميع الحقائق ذات الصلة لبوليصة التأمين في شكل موحد وقابل للاستهلاك بسهولة.
عندما تطلب شركة Real Estate Corp من Paul the Plumber إنتاج COI ، فإنها تطلب أن يتم "اعتماد" السياسة (يُعرف أيضًا باسم "المعدل") بحيث يمكن للسياسة تقديم حالة تأمين إضافية لشركة Real Estate Corp. وغالبًا ما تتضمن COI الناتجة لغة مؤثرة من "Real Estate Corp. سميت كمؤمن إضافي". نتيجة لذلك ، إذا تم إصدار شركة Real Estate Corp نتيجة لحدث متعلق بأعمال Paul ، فيجب حمايتها أيضًا من خلال تأمينه.
لا يجوز لشهادات التأمين:
- قم بتغيير التغطية.
- تغيير شروط عقد التأمين
التحقق من امتثال COI
عندما يتعلق الأمر بالامتثال للتأمين ، هناك متغيرات مختلفة يجب مراعاتها.
من الأهمية بمكان أن يكون كل من يراجع شهادات التأمين الخاصة بك منضبطًا وذو خبرة ومؤهلاً ولديه معرفة عملية بما يلي:
- شروط العقد
- نماذج ومعايير ACORD
- وثائق التأمين
- عبارات المصادقة
- اللوائح الخاصة بتعويضات العمال
قد يكون عدم القدرة على "العطاء" (المعروف أيضًا باسم "الدفع") بسبب عدم امتثال لجنة التحقيق كارثيًا ، نظرًا لأن الأحكام والتسويات غالبًا ما تتجاوز سبعة أرقام.
قد يتم تقليل الكثير من العناية الواجبة إلى التخمين إذا لم تستخدم الشامل أنظمة تتبع المستندات.
من هو المؤهل للحصول على شهادة التأمين؟
تصدر شركة التأمين شهادات التأمين نيابة عن الطرف المغطى (عادة البائع أو المقاول). لذلك ، عادةً ما تقدم شركة التأمين نسخة من COI - دليل على وجود التأمين - إلى الطرف المؤمن عليه في وقت الحصول على البوليصة أو عند الطلب.
في المقابل ، عندما تطلب منظمة متعاقدة إثباتًا للتأمين ، فإن البائع أو المقاول المحتمل يرسل COI مباشرة إلى العميل.
قبل تفويض البائع أو المتعاقد ببدء العمل ، يجب على العميل السعي للحصول على COI جديد كتحقق من أن التغييرات قد تم إجراؤها وأنها في مكانها الصحيح.
كيف تحصل على شهادة COI للتأمين؟
إذا كنت بحاجة إلى طلب شهادة تأمين من شركة التأمين الخاصة بك ، فإن الإجراء القياسي يكون على النحو التالي:
أولاً ، اسأل عميلك الذي يطلب COI عن الحدود الدنيا والحدود التي يجب أن تكون عليها التغطية. إذا كنت بحاجة إلى زيادة قسطك ، فاحصل على اسم العميل وعنوانه ورقم التعريف الضريبي.
اتصل بالوسيط الذي تتعامل معه واشرح له أنك تحتاج إلى شهادة تأمين والحد الأدنى لمبلغ التغطية. إذا كانت سياستك تستوفي المعايير بالفعل ، فسيتصل الوسيط بمشغل شبكة الجوال للحصول على COI. إذا كنت بحاجة إلى شراء متسابق لزيادة تغطية المشروع ، فسوف يزودك الوسيط بالمعلومات والوثائق اللازمة.
بمجرد أن تصبح جاهزًا ، سيقوم الوسيط الخاص بك بإعداد COI وتزويدك بشهادة تأمين مطبوعة ، والتي يجب عليك تسليمها بعد ذلك إلى عميلك لإكمال المعاملة وتوقيع عقدك لبدء شراكتك.
في حين أن العملية بسيطة جدًا ، تجدر الإشارة إلى أن الحصول على COI من وسيطك قد يستغرق بضعة أيام أو حتى أسابيع ، اعتمادًا على مدى سهولة الاتصال بالوسيط ومدى سرعة قدرته على إكمال جميع الوثائق الأساسية وتزويدك بمؤشر COI الخاص بك.
متى وأين قد تحتاج إلى COI؟
قد يُطلب شهادة تأمين المسؤولية من أجل:
- توقيع اتفاقية العميل.
- العمل بالقطعة
- قم بعمل عقد إيجار تجاري.
- جلب عملاء جدد
# 1. توقيع اتفاقية العميل.
بموجب شروط العقد ، يجوز للعميل أن يطلب شهادة تأمين. في بعض الحالات ، قد يكون تأمين المسؤولية الخاص بك قادرًا على حماية عملائك من الخسائر والأضرار المحتملة التي تسببها شركتك.
لدى ورشة إصلاح أجهزة الكمبيوتر ، على سبيل المثال ، صفقة طويلة الأمد مع شركة محلية. إذا قام أحد الفنيين عن غير قصد بإسقاط الكمبيوتر المحمول الخاص بالعميل أثناء الإصلاح ، فإن تغطية المسؤولية العامة لشركة إصلاح الكمبيوتر تغطي تكلفة استبدال الكمبيوتر المحمول المكسور.
# 2. قم بعمل عقد إيجار تجاري.
قد تكون هناك حاجة لشهادة تأمين المسؤولية لتوقيع عقد إيجار لمكتب جديد أو واجهة محل أو منشأة تجارية أخرى.
على سبيل المثال ، حصلت شركة المحاسبة الخاصة بك مؤخرًا على تأمين المسؤولية العامة من أجل تلبية شروط عقد الإيجار التجاري الجديد. ينزلق أحد العملاء ويسقط على السلالم الأمامية لمكتبك الجديد ويقاضي. لك تغطية المسؤولية العامة ستغطي تكاليف القضية بالنسبة لك وللمالك.
# 3. العمل بالقطعة
كثيرًا ما ترغب الشركات التي تستخدم مقاولين في معرفة أنهم لن يكونوا مسؤولين إذا ارتكب المقاول خطأ. يتم عادةً تعويض الخسائر المالية أو الأضرار التي تنشأ نتيجة لعمل المقاول إذا كان لدى المقاول تأمين ضد المسؤولية - دون إشراك الشركة التي استأجرت المقاول.
تقوم شركة بناء ، على سبيل المثال ، بإشراك مقاول مستقل لتركيب النوافذ في مكتب. النوافذ المنتهية لا تلبي معايير العقد ، وبالتالي ينتج عنها آلاف الدولارات في الزيادات. سيتم دفع تكلفة استبدال النوافذ إذا أجبرت أعمال البناء المقاول على الحصول على تأمين ضد المسؤولية.
# 4. جلب عملاء جدد
يعد بناء سمعة تجارية قوية أمرًا صعبًا ، خاصة عندما تكون قد بدأت للتو. يوضح تأمين المسؤولية للعملاء المحتملين أن شركتك يمكن أن تتحمل الحوادث العادية والتقاضي ، مما يزيد من مصداقيتك.
ما هي تكلفة شهادة التأمين؟
شهادة التأمين مجانية في الواقع لأنها خدمة مجانية تقدمها الشركة التي أعطتك تأمين عملك. إذا كان الوسيط الخاص بك يفرض عليك رسومًا مقابل تقديم COI ، فقد حان الوقت للتبديل.
ومع ذلك ، إذا كان العمل المعني يستلزم تغطية إضافية لا توفرها وثيقتك ، فقد يُطلب منك دفع قسط إضافي لتغطية تلك النفقات. بصرف النظر عن ذلك ، يجب ألا يفرض عليك الوسيط أي رسوم مقابل إعطائك شهادة التأمين ، بغض النظر عن العدد الذي تحتاجه.
ما هي المدة التي يجب أن أحافظ فيها على COI؟
حتى بعد قيام المقاول بتسليم COI ، لا يوجد حافز كبير للعميل لرفضه أو إزالته.
تذكر أن الغرض من COI هو تقديم التحقق من أن المقاول لديه مبلغ محدد من التأمين لفترة زمنية محددة. في حين أن فترة التغطية قد تنتهي في تاريخ محدد ، فإن المسؤولية عن الأضرار أو الأضرار التي تحدث خلال تلك الفترة الزمنية قد تستمر حتى بعد اكتمال المشروع.
على سبيل المثال ، قد لا تظهر أعراض الإصابة الصناعية الناجمة عن استخدام المنتجات الخطرة في مكان العمل لأشهر أو حتى سنوات. إذا فعلوا ذلك ، فإن الاحتفاظ بسجل للمقاولين في المشروع بالإضافة إلى شهادة التغطية التأمينية الخاصة بهم يساعد في حماية شركتك مع ضمان حصول الضحايا على تعويض مناسب.
في حالة وجود نزاع عمالي ، يمكن أن تساعد COI منظمة العميل في إثبات أن المقاول لم يتم تعيينه كموظف بدوام كامل. يمكن أن يكون هذا مهمًا في سياق النزاعات العمالية التي تنطوي على سياسات التأمين الصحي ، والإجازة المدفوعة ، وغيرها من المخاوف.
لحماية شركتك على المدى الطويل ، تتضمن إستراتيجية تتبع COI القوية مراقبة التغطية على النشاط الحالي وتخزين الأدلة السابقة للتغطية.
في حين أن فترة التغطية قد تنتهي في تاريخ محدد ، فإن المسؤولية عن الأضرار أو الإصابات التي لحقت خلال تلك الفترة قد تستمر حتى بعد اكتمال المشروع.
شهادة مراقبة وإدارة التأمين COI
تعتمد العديد من الشركات على طرق غير فعالة أو غير موجودة لجمع المستندات. عندما نعتبر أن ما بين 36٪ و 53٪ من الشركات الصغيرة متورطة في دعوى قضائية واحدة على الأقل كل عام ، وأن حوالي 90٪ من الشركات متورطة في دعاوى في أي لحظة ، فمن الصعب عدم التصريح ، "لماذا؟!؟"
يجب أن تكون العقود سارية مع كل موظف وبائع تابع لجهة خارجية يشارك في جهودك كصاحب عمل. نظرًا لأن شركتك فريدة من نوعها ، يجب عليك تخصيص عقودك لها بدلاً من نسخها من الإنترنت. ستحتاج أيضًا إلى محامٍ لمساعدتك في تنظيم هذه العقود.
لقياس وتتبع امتثال البائع ، يجب أن يكون لديك شهادة آليات تتبع التأمين المعمول بها. قد تكون هناك حاجة لعدة مئات من شهادات التأمين وأوراق اعتماد البائعين الأخرى لبعض المشاريع الكبيرة للغاية ، مثل مبنى الفندق المذكور سابقًا. يفتقر مديرو المشاريع إلى الوقت والموارد اللازمة لإدارة جميع هذه المستندات ، والحفاظ على معايير الامتثال ، وتتبع تواريخ انتهاء صلاحية COI ، وتنفيذ المشاريع في الموعد المحدد.
كيف يعمل Coi Money؟
يُعرف مبلغ المال الذي يكلفه مزود التأمين للحفاظ على حالة بوليصة التأمين على الحياة باسم مدفوعات تكلفة التأمين (COI). سيحدد عمرك وصحتك في الوقت الذي تقدم فيه للحصول على التغطية المبلغ الذي تدفعه.
ما هو الغرض من Coi؟
ستقدم شركة التأمين أو الوسيط شهادة تأمين (COI) لتأكيد وجود بوليصة تأمين. غالبًا ما تكون وثيقة COI التي توفر الحماية ضد المسؤولية عن حوادث أو إصابات مكان العمل مطلوبة لأصحاب الأعمال الصغيرة والمقاولين لممارسة الأعمال التجارية.
لماذا تطلب الشركات Coi؟
تعمل COI بشكل أساسي كدليل على التأمين ، لذا فإن الشركات الأخرى التي تعمل معها تدرك أن لديك الحماية التأمينية اللازمة لتقليل المخاطر. قبل عقد اتفاقية تجارية ، فإنه يوفر راحة البال.
ما هو إجراء Coi؟
عندما يكون لمصلحة أو علاقة خارجية صلة بمشروع بحثي محدد ولديها القدرة على التأثير ماديًا وعكسيًا على البحث أو تحيزه ، يتم تحديد COI للمشروع (أو تقديم التصور له). يجب إدارة تضارب المصالح أو تقليلها أو القضاء عليها.
ماذا تعني Coi عندما يتعلق الأمر بالعقود؟
تثبت شهادة التأمين للعملاء والشركاء المحتملين أن شركتك مؤمنة بشكل كاف وأن التعامل معك آمن.
الأسئلة الشائعة حول تأمين COI
لماذا تطلب الشركات شهادة التأمين؟
إنه يوضح للعملاء المحتملين أن لديك حدود مسؤولية كافية لحماية وظيفتك. معرفة كيفية الحصول على COI أمر بالغ الأهمية لإدارة عملك.
ما الفرق بين وثيقة التأمين وشهادة التأمين؟
لا يمكن استبدال عبارات بوليصة التأمين وشهادة التأمين. يشار إلى خطة تغطية شركة التأمين على أنها بوليصة تأمين. شهادة التأمين هي وثيقة تشير إلى أن مركبتك مؤمنة.
من هو صاحب الشهادة في COI؟
حامل الشهادة هو الشخص الذي يتلقى COI من المؤمن له. يقدم المؤمن له COI إلى حامل الشهادة لإثبات أن لديه تغطية كافية.
