لماذا تحتاج كل شركة إلى إدارة العمليات في عام 2024

تعتمد كل الأعمال على العمليات، وكل عملية تحتاج إلى أن تكون فعّالة. وهنا يأتي دور إدارة العمليات! تعتمد الشركات العامة والخاصة على إدارة العمليات للحفاظ على سير كل شيء بسلاسة، والأهم من ذلك، ضمن الميزانية. إذن، ما الذي تفعله إدارة العمليات بالضبط؟ إذن، ما المهارات التي تحتاجها لتكون مدير عمليات عالي الأداء في عالم الأعمال اليوم؟

في هذه المقالة، سأتناول بالتفصيل ما هي إدارة العمليات، ولماذا هي مهمة للغاية للشركات من جميع الأحجام، وكيف يمكنك النجاح كمدير عمليات.

النقاط الرئيسية

• إدارة العمليات هي عملية صياغة وتنفيذ استراتيجيات الأعمال التي تعمل على تعزيز الإنتاجية وضمان سير العمليات التجارية بسلاسة عبر مختلف الإدارات.
• إنه يعمل على تحسين رضا العملاء، وخفض التكاليف، وضمان الجودة العالية، وتعزيز الإيرادات من خلال العمليات الفعالة واستخدام التكنولوجيا.
• تشمل العوامل الرئيسية لإدارة العمليات التكلفة والجودة والسرعة والمرونة، مما يساعد الشركات على البقاء قادرة على المنافسة وفعالة.
• تتضمن المهارات الأساسية لمدير العمليات التنظيم والتنسيق وإتقان التكنولوجيا والمهارات الاجتماعية وإدارة الوقت.

ما هي إدارة العمليات؟

تتلخص مهمة إدارة العمليات في صياغة وتنفيذ استراتيجيات العمل التي تعمل على تعزيز تدفق المعلومات والإنتاجية إلى أقصى حد. فكر في ما يفعله مدير العمليات في المصنع. يتمثل دور هذا الشخص في التحقق من المواد والمعدات والفريق، ومعرفة أفضل طريقة لإيصال سلع الشركة أو خدماتها إلى أيدي العملاء.

إن إدارة المشاريع تشبه رحلة مخططة جيدًا لها بداية ونهاية، في حين أن إدارة العمليات تشبه رحلة برية لا تنتهي أبدًا، حيث تراقب كل ما يحدث يومًا بعد يوم، وتتحقق دائمًا مما يسير بسلاسة وما يحتاج إلى القليل من التعديل.

لماذا تعتبر إدارة العمليات مهمة؟

دعونا نلقي نظرة على أهمية وجود إدارة العمليات في الأعمال:

#1. تعزيز سعادة العملاء

من السهل أن نفترض أن الحفاظ على رضا العملاء يقع بالكامل على عاتق فرق التسويق والمبيعات. ولكن من هو اللاعب الأكبر في تعزيز رضا العملاء؟ حل المكالمة الأولى (FCR) - إنها لعبة تغير القواعد!

إن حل المكالمة الأولى هو مقياس لمدى قدرتك على معالجة مشكلات عملائك مباشرةً بعد المحادثة الأولى. إن تعزيز معدلات FCR يتلخص في تزويد فريقك الذي يتعامل مع العملاء بالبيانات الصحيحة عندما يحتاجون إليها. إن تعزيز تجربة عملائك بسيط للغاية: لكل 1% تحسن عمليات FCR، سترى تحسنًا بنسبة 1% في التجربة الإجمالية، وذلك بفضل الأتمتة والتوجيه في الوقت الفعلي. الأمر سهل للغاية!

#2. خفض النفقات

تمتلك أغلب الشركات، وخاصة الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم، موارد محدودة وتحتاج إلى تحقيق أقصى استفادة من ميزانيتها وتكنولوجيتها وموادها ومواردها المالية. ويمكن لفرق إدارة العمليات خفض التكاليف من خلال الاستفادة من التكنولوجيا.

يمكن أن تعمل التكنولوجيا الرقمية على خفض نفقات السفر وتعزيز عمل الفرق عن بعد، مما يؤدي إلى خفض تكاليف المساحات المكتبية والسفر. ويمكن لهذه المنصات تحديد المهام والعمليات الخطرة مع خفض نفقات الصحة والسلامة.

تستطيع فرق إدارة العمليات تبسيط العمليات من خلال استبعاد الأنشطة التي لا تساهم بأي قيمة. وأخيرًا، ينبغي لفريق العمليات استخدام أنظمة تكشف عن الخدمات أو المنتجات التي تحقق أفضل العائدات.

#3. ضمان الجودة العالية

تعمل إدارة العمليات على تعزيز جودة المنتج من خلال مراقبة الإنتاج وإجراء التحسينات. بالإضافة إلى ذلك، لديهم نظام مراقبة جودة من الدرجة الأولى يتبع اللوائح ويحافظ على رضا العملاء مع الحفاظ على سمعة المنتج القوية.

سيعملون على اكتشاف أي عيوب والتأكد من إصلاحها. بعد ذلك، سيضعون إجراءات تشغيلية قياسية لكل عملية إنتاج ويتأكدون من أن جميع فرق الإنتاج قادرة على التعامل معها. سيراقبون هذه العمليات، ويرصدون أي خلل ويعززون خبرة الموظفين من خلال التدريب وحلقات التغذية الراجعة.

#4. يعزز الدخل

علاوة على ذلك، تتمتع الشركات التي يمكنها اتخاذ الإجراءات بالسرعة والمرونة. وتتلخص عمليات سير العمل المشتركة للبيانات في التوسع عند الطلب، بهذه السهولة! الأمر سهل للغاية! ويتعين على الشركات توزيع البيانات في جميع أنحاء المؤسسة دون إضافة مشكلات وتكاليف إضافية تتعلق بأداء الأجهزة.

ستشهد شركتك زيادة في الإنتاجية وستحصل على المنتجات أو الخدمات في الوقت المناسب. إن رضا العملاء يعني المزيد من المبيعات والتدفق النقدي للشركة! خذ شركة نستله على سبيل المثال. لقد أدت خطوتها نحو رقمنة العمليات إلى هامش ربح تشغيلي ثابت بنسبة 17% وهامش ربحية لكل سهم يتراوح من 6% إلى 10%.

ما هي العوامل الرئيسية لإدارة العمليات؟

تبدأ استراتيجيتك التشغيلية ببعض اللاعبين الرئيسيين - فكر فيهم باعتبارهم أولويات تنافسية أو أهداف أداء.

فيما يلي العوامل الرئيسية:

• التكلفة:مراقبة الإنتاج والعمالة ونفقات التشغيل الأخرى لضمان بقاء أسعارك معقولة مع الاستمرار في تحقيق الربح.
• الجودة:الجودة تعني توفير سلع أو خدمات عالية الجودة وتحسين المنتجات بشكل مستمر.
• سرعة:توصيل المنتجات في الوقت المحدد وإيجاد طرق لتسريع العملية دون التضحية بالتكلفة أو الجودة.
• مرونة:البقاء على اطلاع دائم بتغيرات السوق والتكيف بسرعة لمواكبة المنافس الذي يطرح عملية أسرع.

المسؤوليات في إدارة العمليات

إن إدارة العمليات عبارة عن عملية متعددة الطبقات تنظر إلى الصورة الكلية، ولكن بعض الطبقات قد تخطف الأضواء أكثر من غيرها، اعتمادًا على عملك أو منتجك. على سبيل المثال، إذا كنت مدير عمليات في شركة سفر عبر الإنترنت تركز على حجز الغرف، فإن نهجك في سلسلة التوريد سيكون مختلفًا تمامًا عن نهج الشركة التي تنتج ألواح الطاقة.

تعرف على هذه الوظائف الأربع الرئيسية لإدارة العمليات:

# 1. إستراتيجية

عند صياغة استراتيجية لمنظمتك، ستتعمق في البيانات والمعلومات لمعرفة أفضل طريقة لتحقيق أهدافك. عند التخطيط لجلسات الاستراتيجية الخاصة بك، ضع في اعتبارك بعض الأشياء الرئيسية: حجم فريقك، وميزانيتك، وكيفية إعداد سلسلة التوريد الخاصة بك، والجدول الزمني الخاص بك.

باعتبارك مديرًا للعمليات، قد تجد نفسك تتعامل مع المهام الاستراتيجية التالية:

إن تحليل البيانات لكشف المبادئ أو الأسباب أو الحقائق الأساسية هو جوهر التحليل!

معرفة السمات القابلة للقياس للمنتجات أو الأحداث أو المعلومات - مثل الأحجام والمسافات والكميات - مع تقييم الوقت والتكاليف والموارد أو المواد المطلوبة لإنجاز المهمة.

تنسيق الأنشطة مثل عروض المبيعات التي تحتاج إلى العمل الجماعي مع مديري الأقسام الأخرى.

إنشاء أو تنفيذ استراتيجيات تسويق المنتجات، مثل الحملات الإعلانية أو العروض الترويجية للمبيعات.

# 2. التوقع

إن التنبؤ بالمستقبل المالي لمؤسستك يعتمد في الأساس على التنبؤ بالمستقبل المالي لمؤسستك. أولاً، عليك أن تحدد التدفق النقدي الحالي. بعد ذلك، عليك أن تقدر ما ستجنيه من بيع منتجك. لا تنس أن تأخذ في الاعتبار كيف ستؤثر أشياء مثل التضخم والطلب الاستهلاكي والتحديثات التكنولوجية على ميزانيتك وأرباحك في المستقبل.

باعتبارك مديرًا للعمليات، قد تجد نفسك مكلفًا بالموازنة بين مهام التنبؤ التالية:

• التحقق من البيانات المالية أو تقارير المبيعات أو بيانات الأداء لمعرفة مدى تحقيق الأهداف، أو تحديد مجالات خفض التكاليف، أو إيجاد طرق لتحسين البرامج.
• إدارة أو تنظيم المهام المالية أو الميزانية لدعم العمليات أو تعزيز الاستثمارات أو تحسين الكفاءة.
• تحديد الأسعار أو شروط الائتمان للمنتجات أو الخدمات من خلال التنبؤ بمدى رغبة العملاء في الحصول عليها.

# 3. ادارة سلسلة الامدادات

إن إدارة سلسلة التوريد تشبه إلى حد كبير إدارة العمليات، حيث أن كليهما يتعلقان بمراقبة العمليات داخل المنظمة. لذا، وكما تحدثنا، فإن إدارة العمليات تأخذ نظرة شاملة للشركة، بهدف تحقيق الكفاءة الشاملة، في حين تركز إدارة سلسلة التوريد على العمليات الدقيقة التي تحول المواد الخام إلى المنتج النهائي.

لنفترض أن شركة تزرع الفاكهة وترسلها مباشرة من المزرعة إلى متجر البقالة المحلي. تتضمن إدارة سلسلة التوريد خطوات مثل حصاد المحاصيل وتنظيفها وتعبئتها بشكل جيد وتحميلها على الشاحنات.

يلعب مديرو العمليات دورًا رئيسيًا في إدارة سلسلة التوريد، وتشمل مسؤولياتهم ما يلي:

• إدارة وتنظيم أعمال الشركات أو الفرق التي تركز على إنتاج أو تسعير أو بيع أو توزيع المنتجات.
• متابعة كيفية تدفق البضائع داخل وخارج مرافق الإنتاج للتأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة وفعالية واستدامة.
• راقب الموردين للتأكد من قيامهم بتسليم البضائع أو الخدمات التي نحتاجها، مع الالتزام بالميزانية!

# 4. مراقبة الجودة

تتلخص إدارة العمليات في إيجاد أسرع الطرق وأكثرها أمانًا ومناسبة للميزانية لإرضاء عملائك، ولهذا السبب فإن مراقبة الجودة ضرورية. فأنت لا تكتشف فقط ما إذا كانت عمليات عملك تسير بسلاسة؛ بل تراقب أيضًا منتجك عن كثب. هل يتوافق مع معايير علامتك التجارية؟ هل يرقى إلى مستوى توقعات العملاء؟ هل هو من الدرجة الأولى؟

كل يوم، يقوم مديرو العمليات بإطلاق أسئلة مثل هذه، وعندما يتعلق الأمر بمراقبة الجودة، قد تتضمن مسؤولياتهم ما يلي:

• فحص المعدات أو الهياكل أو المواد لمعرفة سبب الأخطاء أو المشكلات أو العيوب الأخرى.
• مراقبة المعلومات من العمليات أو المواد أو الأحداث أو البيئة والتحقق منها لتحديد المشكلات أو تقييمها.
• معرفة ما إذا كانت الأحداث أو العمليات تتبع القواعد والقوانين والمعايير من خلال استخدام المعلومات الصحيحة وحكمك الخاص.
• تقييم قيمة وأهمية الأشياء والخدمات وحتى الأفراد
• التعامل مع الشكاوى وحل النزاعات وتسوية المظالم والصراعات، أو مجرد التفاوض مع الآخرين.

المهارات المثالية لمدير العمليات

تختلف إدارة العمليات إلى حد ما عن التسويق أو التمويل. ففي حين يركز مديرو هذه الأقسام على مجالاتهم فقط، فإن مديري العمليات يوزعون المسؤوليات عبر مختلف التخصصات، مما يجعل الدور مشتركًا بين الأقسام. ولكي يحقق مدير العمليات النجاح، فإنه يحتاج إلى امتلاك المهارات التالية في مجموعة أدواته:

#1. التنظيم

تتعلق القدرات التنظيمية بقدرة مدير العمليات على إدارة المشاريع المختلفة مع إبعاد عوامل التشتيت الناتجة عن كل هذه العمليات. يحتاج مدير العمليات إلى التخطيط لكل مشروع وتنفيذه ومراقبته من البداية إلى النهاية دون تشتيت الانتباه.

إذا كان المدير غير منظم، فسوف تتراكم المهام، وستختفي المستندات المهمة، وسيضيع الكثير من الوقت في البحث عن الأوراق المفقودة التي كان من الممكن العثور عليها بسهولة مع القليل من التنظيم. يمكن للمهارات التنظيمية الرائعة أن تعزز الإنتاجية وتساعد المديرين على توفير الوقت.

# 2. تنسيق

يجب أن يكون مدير العمليات محترفًا في تنسيق الموارد والأنشطة والوقت للتأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة ويتماشى مع أهداف المنظمة. يتعلق التنسيق بالتعامل مع مهام محددة في نفس الوقت والانتقال بسلاسة بينها. يتعلق الأمر بالتعامل مع المقاطعات، والتغلب على العقبات، وإدارة الأزمات، ثم العودة بسلاسة إلى الروتين المعتاد لإبعاد هذه المقاطعات.

#3. الذكاء الاجتماعي

إن كون المرء مدير عمليات يعني العمل مع الناس. وهذا يعني أنه يحتاج إلى التواصل مع الموظفين وأصحاب المصلحة الخارجيين والزملاء من كبار المديرين. ويحتاج مدير العمليات إلى إتقان فن موازنة العلاقات مع الزملاء من خلال صقل مهارات التواصل والاستماع والقدرة على التواصل على المستويين المهني والشخصي.

مع وجود مزيج من الثقافات في مكان العمل، من الضروري أن يتبنى مدير العمليات التسامح والتفاهم تجاه الجميع. يحتاج المدير إلى التعامل مع النزاعات وتسوية الخلافات بين الموظفين وكبار الموظفين.

#4. جيد في التعامل مع التكنولوجيا

في عالم التكنولوجيا السريع الخطى اليوم، يحتاج مدير العمليات حقًا إلى أن يكون على دراية بالتكنولوجيا لإنشاء عمليات فعّالة وتلبي جميع المعايير التقنية. تعتمد المؤسسات اليوم بشكل أكبر على التكنولوجيا لتحقيق هذه الميزة على المنافسة.

لذا، فقد حان الوقت لتسريع وتيرة العمليات اليدوية، مثل المشتريات، من خلال بعض الأتمتة الرائعة! إذا كان مدير العمليات يواكب أحدث اتجاهات التكنولوجيا، فيمكنه الاستفادة من هذه الابتكارات لتبسيط العمليات الداخلية.

#5. إقناع الآخرين

بالنسبة للقادة، فإن إتقان فن الإقناع هو مهارة ضرورية لحشد الآخرين حول رؤيتك للشركة.

#6. إدارة وقتك

نحن نعود إلى السرعة باعتبارها هدفًا رئيسيًا للأداء. إن مديري العمليات محترفون في إدارة وقتهم أثناء إعداد العمليات السلسة التي تحافظ على سير كل شيء على النحو الصحيح.

وفي الختام

تتلخص إدارة العمليات في تحديد أفضل السبل لإدارة الأعمال بسلاسة لتعزيز الكفاءة، وفي النهاية تحقيق الأرباح. يستخدم مديرو العمليات التنظيم والإنتاجية لتحقيق أهدافهم الرئيسية.

إن الاستفادة القصوى من الموارد مثل الموظفين والمواد والمعدات والتكنولوجيا أمر بالغ الأهمية لضمان سير عملية إدارة العمليات بسلاسة، وفي نهاية المطاف نجاح الشركة.

مقالات ذات صلة

• عمليات المبيعات: التعريف ، الإستراتيجية ، الإدارة
• عمليات الأعمال: التعريف والأمثلة والإدارة

مراجع حسابات

• uagc
• مؤسسة تمويل الشركات
• عملية حلوة.