نظرًا لأن الشركات تبحث عن طرق لخفض التكاليف وزيادة الإنتاجية وتحسين جودة منتجاتها وخدماتها ، فقد اكتسبت أتمتة عمليات الأعمال (BPA) شعبية في السنوات الأخيرة. سنستعرض ماهية أتمتة العمليات التجارية ، ولماذا هي مفيدة ، وكيفية استخدامها في شركتك في هذه المدونة. نظرًا لأنه يمكّن الشركات من جميع الأحجام من تبسيط العمليات وزيادة الإنتاجية وخفض التكاليف ، فقد أصبحت أتمتة عمليات الأعمال ضرورية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمؤسسة الاستفادة بشكل كبير من أتمتة عمليات الأعمال ، والتي يمكن أن تعزز الإنتاجية وخفض التكاليف وتحسين ضمان الجودة وزيادة السرعة. ستلعب احتياجات شركتك ومواردها المالية ومعرفتها التقنية دورًا في مساعدتك على اختيار أفضل برامج أتمتة عمليات الأعمال.
أتمتة الأعمال
يستخدم العمل عملية تجارية ، وهي عبارة عن مجموعة من المهام أو الأنشطة ذات الصلة ، لتنفيذ مهمة أو هدف معين. إنها سلسلة من الإجراءات جيدة التنظيم والقابلة للتكرار والتي تقبل المدخلات وتولد المخرجات وتستلزم في كثير من الأحيان العديد من أصحاب المصلحة ، بما في ذلك الشركاء والموردين والعملاء والموظفين. يتم إنشاء العمليات التجارية لمساعدة المنظمة في تحقيق أهدافها وغاياتها بطريقة منهجية وفعالة.
يُعرف استخدام التكنولوجيا المتطورة لأتمتة العمليات التجارية الروتينية باسم أتمتة عمليات الأعمال (BPA). إدخال البيانات ، وإنشاء التقارير ، والجدولة ، وكذلك الاتصال هي بعض الأمثلة على هذه المهام. تسعى BPA إلى زيادة الإنتاجية وخفض النفقات ورفع مستوى السلع والخدمات.
يُعرف استخدام البرامج لتقليل الجهد البشري وتحسينه في عملية تجارية معينة باسم أتمتة عمليات الأعمال. الهدف الرئيسي من BPA هو أتمتة أكبر عدد ممكن من مكونات العملية لأن كل عملية تتكون من مجموعة متنوعة من المهام ومهام سير العمل.
علاوة على ذلك ، تستلزم عملية الأتمتة تحديد المهام التي يمكن أتمتتها وإنشاء سير عمل يمكن تنفيذه بواسطة برنامج كمبيوتر أو شبكة من الأنظمة المتصلة. بعد إنشاء سير العمل ، يتم اختباره واستخدامه بشكل أكبر ، ويتم إرشاد الموظفين حول كيفية استخدام النظام الجديد.
يمكن العثور على BPA في مجموعة متنوعة من المجالات ، بما في ذلك الإدارة وإدخال البيانات وخدمة العملاء وعمليات الموارد البشرية والتسويق والمبيعات.
العمليات المؤتمتة بشكل شائع
- دفع الإخطارات وكذلك البريد الإلكتروني
- دعم مكتب المساعدة
- عمل دراسات حالة للعملاء
- جمع البيانات ونقلها
- النسخ الاحتياطي والاستعادة
- طلب إجازة موظفين
- المشتريات
- عمليات مركز الاتصال
- طلبات المبيعات
- تتبع الساعات والحضور
- كشف رواتب
- الفواتير
- المجموعات
- إطلاق المنتج
- رعاية الرصاص
أنواع أتمتة عمليات الأعمال (BPA)
# 1. أتمتة العمليات الروبوتية (RPA)
RPA هو نوع من أتمتة عمليات الأعمال التي تعمل على أتمتة المهام المتكررة القائمة على القواعد باستخدام برامج الروبوت أو الروبوتات. يمكن برمجة هذه الروبوتات لتنفيذ مجموعة متنوعة من المهام ، بما في ذلك إدخال البيانات ومعالجة الفواتير وتنفيذ الطلبات. يمكن لتقنية RPA تعزيز الإنتاجية مع تقليل الأخطاء وتحسين الدقة للشركات. يمكن أيضًا إعداد روبوتات RPA للعمل بشكل مستمر ، مما يمكّن الشركات من معالجة كميات هائلة من البيانات بسرعة وفعالية.
# 2. إدارة عمليات الأعمال (BPM)
تعد نمذجة العمليات التجارية وتحليلها وكذلك تحسينها باستخدام أدوات البرمجيات أحد مكونات أتمتة العمليات التجارية أو BPM. يمكن أن تساعد BPM الشركات في تحديد أوجه القصور التشغيلية والاختناقات ومجالات التحسين المحتملة. يمكن أن تساعد BPM الشركات في تبسيط عملياتها وتقليل الأخطاء وزيادة الإنتاجية.
# 3. الذكاء الاصطناعي (AI) وتعلم الآلة (ML)
تعد معالجة اللغة الطبيعية وتحليل المشاعر والتحليلات التنبؤية أمثلة على المهام المعقدة التي يمكن أتمتتها باستخدام الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي. يمكن للشركات تحسين كفاءتها ، وتجارب العملاء ، وكذلك اتخاذ القرار بمساعدة الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي. بالنسبة لخدمة العملاء ، يمكن للشركات أتمتة برامج الدردشة بحيث يمكن للعملاء تلقي ردود سريعة على أسئلتهم دون الحاجة إلى تفاعل بشري.
# 4. أتمتة سير العمل
أتمتة سير العمل هي عملية أتمتة تبادل المهام والمعلومات بين مختلف الإدارات أو الأشخاص الذين يستخدمون أدوات البرمجيات. يمكن أن تساعد أتمتة سير العمل الشركات على تقليل العمالة اليدوية ، وتعزيز العمل الجماعي ، وزيادة الإنتاجية. يمكن للشركات استخدام أتمتة سير العمل ، على سبيل المثال ، لتسريع عملية الموافقة على أوامر الشراء وتقارير النفقات.
كيفية أتمتة عملية عملك
# 1. تحديد العمليات لأتمتة
يعد اختيار العمليات التجارية التي يمكن أتمتتها هو الخطوة الأولى في عملية الأتمتة. من حيث الجوهر ، ابدأ بفحص عملياتك الحالية لتحديد الأنشطة المتكررة والمستهلكة للوقت والمعرضة للخطأ. هذه المهام مثالية للأتمتة.
# 2. تعريف سير العمل
يأتي تحديد سير العمل بعد أن تحدد العمليات التي يجب أتمتتها. يستلزم ذلك تحديد خطوات العملية ومعرفة مدخلاتها ومخرجاتها ونقاط تحولها. سيمكنك هذا أيضًا من التمييز بين المهام التي يمكن أتمتتها وتلك التي تحتاج إلى مشاركة بشرية.
# 3. حدد الأدوات الصحيحة
يعد اتخاذ قرار حكيم عند اختيار أداة الأتمتة المثالية لشركتك أمرًا ضروريًا. من أدوات أتمتة المهام المباشرة إلى برامج إدارة عمليات الأعمال المتطورة (BPM) ، هناك مجموعة متنوعة من أدوات الأتمتة في السوق. عند اختيار الأداة المناسبة ، ضع في الاعتبار درجة الأتمتة التي تحتاجها ومدى تعقيد عملياتك.
# 4. إنشاء وبناء الأتمتة
يعد تصميم الأتمتة وتطويرها الخطوة التالية بعد اختيار الأدوات المناسبة. لتحقيق ذلك ، يجب تكوين الأداة لأتمتة المهام المعينة ودمجها مع الأنظمة التنظيمية الأخرى. علاوة على ذلك ، بناءً على مدى تعقيد عملياتك ، قد تتطلب هذه الخطوة أيضًا مشاركة مجموعة من المطورين.
# 5. الاختبار والتحسين
يجب أن يتضمن أي مشروع أتمتة الاختبار كخطوة حاسمة. بعد إنشاء الأتمتة ، اختبرها جيدًا للتأكد من أنها تعمل على النحو المنشود. في هذه الخطوة ، يمكنك إجراء اختبارات على البيانات الوهمية ، ومطاردة الأخطاء وإصلاحها ، وصقل الأتمتة حتى تلبي احتياجاتك.
# 6. تدريب الموظفين
تدريب موظفيك هو الخطوة التالية بعد اختبار الأتمتة وتحسينها. وهذا يستلزم تعليمهم كيفية استخدام الأتمتة ، ومنحهم الوثائق والمواد التدريبية ، والتأكد من فهمهم لمزاياها.
# 7. تقييم مراقبة الأداء
بمجرد تشغيل الأتمتة ، تحقق بشكل دوري من أدائها وقم بتقييمه. سيمكنك هذا من تحديد أي مشاكل أو مجالات محتملة للتحسين وإجراء التعديلات اللازمة لضمان استمرار الأتمتة في تلبية احتياجاتك.
المميزات أتمتة الأعمال
# 1. كفاءة معززة
يمكن أن تساعد BPA في تبسيط العمليات وتقصير أوقات التسليم عن طريق أتمتة المهام المتكررة واليدوية. قد ينتج عن توفير التكاليف زيادة الإنتاجية والكفاءة نتيجة لذلك.
# 2. تدابير توفير التكاليف
من خلال أتمتة العمليات التي تتطلب مشاركة بشرية ، يمكن أن تساعد BPA في خفض التكلفة. قد يؤدي هذا إلى انخفاض تكاليف العمالة ، وتقليل الأخطاء ، وتحسين مراقبة الجودة.
# 3. أوقات رد فعل أسرع
يمكن أيضًا تسريع أوقات الاستجابة بمساعدة BPA من خلال أتمتة إجراءات الموافقة والاتصال. يمكن أن يساعد هذا الشركات في الاستجابة بسرعة لاستفسارات العملاء وحل المشكلات في الوقت المحدد.
# 4. تبسيط العمليات
العمليات المبسطة هي إحدى الفوائد الرائعة لنظام أتمتة العمليات. في جوهرها ، أصبح التخلص من الأنشطة المهدرة والتركيز أكثر بساطة من خلال المساءلة الواضحة والإخطارات القابلة للتخصيص والرؤى القيمة وأوقات التسليم الأسرع.
# 5. تحسينات في إدارة البيانات
يمكن أتمتة إدخال البيانات وتخزينها واسترجاعها باستخدام BPA للمساعدة في إدارة البيانات. قد ينتج اتخاذ قرارات عمل أفضل عن وجود بيانات أكثر دقة وجديرة بالثقة.
# 6. توزيع أفضل للموارد
من خلال أتمتة مهام إدارة الموارد مثل الجدولة وتخطيط السعة ، يمكن لـ BPA أيضًا مساعدة المؤسسات في تخصيص الموارد بشكل أكثر كفاءة.
# 7. التوحيد التشغيلي
يمكنك الاعتماد على مستوى ثابت من النتائج في كل مرة تقوم فيها بأتمتة عملية تجارية. من خلال وضع عملك على أنه يمكن الاعتماد عليه ، يمكن أن يساعدك التوحيد في اكتساب المزيد من العملاء.
# 8. تعزيز تجربة العملاء
يمكن لـ BPA تحسين تجربة العملاء من خلال تقليل عبء العمل على ممثلي خدمة العملاء مع تحسين أوقات الاستجابة من خلال أتمتة مهام خدمة العملاء مثل أنظمة التذاكر وروبوتات الدردشة.
عيوب أتمتة الأعمال
# 1. تكلفة التنفيذ
تكلف غالبية أدوات أتمتة الأعمال رسوم إعداد لمرة واحدة ورسوم اشتراك شهرية لاستخدامها.
# 2. الحاجة إلى موظفين مؤهلين
يلزم تأهيل الموظفين وتدريبهم لمساعدتهم في استخدام أدوات التشغيل الآلي الجديدة. لذلك ، قد يتطلب هذا التزامًا كبيرًا بالوقت والجهد.
# 3. قضايا أمنية
يعد جمع بيانات الأعمال مكونًا حاسمًا في أتمتة الأعمال المعاصرة. يمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة قابلية تعرض بياناتك للانتهاكات والهجمات الضارة ، على الرغم من أنها تعزز الكفاءة والقرارات التي تعتمد على البيانات. يمكن لأنظمة الأتمتة الرقمية أن تعرض بيانات شركتك للقرصنة والهجمات الخارجية الأخرى إذا لم يتم تأمينها بشكل صحيح.
أمثلة على أتمتة الأعمال
# 1. الموارد البشرية
يمكن لمتخصصي الموارد البشرية توفير الوقت وزيادة الدقة من خلال أتمتة إجراءات الموارد البشرية مثل التوظيف وتقييم الأداء وكشوف المرتبات. تقوم العديد من الشركات بأتمتة هذه العمليات باستخدام أدوات BPA ، وبالتالي ، مما يمنح متخصصي الموارد البشرية مزيدًا من الوقت للعمل في مشاريع أكثر أهمية.
# 2. خدمة العملاء
يمكن أتمتة عمليات خدمة العملاء مثل أنظمة التذاكر ودعم الدردشة والدعم عبر الهاتف بمساعدة روبوتات المحادثة وأدوات التشغيل الآلي الأخرى. بالإضافة إلى تسريع أوقات الاستجابة ، فهذا يعزز تجربة العميل.
# 3. تصنيع
يتم استخدام الأتمتة لتحسين إجراءات التصنيع مثل معالجة الطلبات وإدارة المخزون ومراقبة الجودة. يمكن لشركات التصنيع أيضًا زيادة الدقة والاتساق والإنتاجية من خلال أتمتة هذه العمليات.
# 4. محاسبة
تشمل المهام المحاسبية التي يمكن أتمتتها الحسابات الدائنة والحسابات المدينة والتقارير المالية. علاوة على ذلك ، يمكن أن يساعد ذلك في تحسين الدقة وتقليل الأخطاء وتوفير الوقت. لأتمتة هذه العمليات ، تستخدم الكثير من الشركات أدوات BPA مثل برامج المحاسبة.
# 5. إدخال البيانات وإدارتها
يمكن أتمتة إدخال البيانات وإدارتها من خلال استخدام أدوات البرامج ، مما يقلل من متطلبات العمل ومخاطر الأخطاء. يتضمن هذا أيضًا إجراءات مثل إدخال الطلبات ومعالجة الفواتير وإدارة بيانات العملاء.
# 6. ادارة المخزون
باستخدام برامج الكمبيوتر التي تتعقب مستويات المخزون ، ومعالجة الطلبات تلقائيًا ، وإدارة مستويات المخزون ، يمكن أتمتة إدارة المخزون. يمكن أن يساعد هذا أيضًا الشركات في تقليل نفاد المخزون والمخزون الزائد ، وتعزيز الإنتاجية والربحية.
برامج أتمتة الأعمال
تمكّن برامج أتمتة عمليات الأعمال (BPA) المؤسسات من أتمتة المهام اليدوية والمتكررة ، وإعادة هيكلة سير العمل ، وتحسين العمليات. تقدم هذه البرامج مجموعة متنوعة من الميزات ، بما في ذلك أدوات إنشاء سير العمل بالسحب والإفلات ، وتعيين المهام وتتبعها ، وإعداد التقارير والتحليلات في الوقت الفعلي ، والتكامل مع البرامج الأخرى.
تُعرف التكنولوجيا المستخدمة لتخطيط أتمتة العمليات وتنفيذها وتتبعها باسم برنامج أتمتة العمليات التجارية (أو ببساطة برنامج BPA). تتضمن الأسماء الإضافية لها أداة BPA ومنصة BPA وحل BPA.
عوامل يجب مراعاتها عند اختيار برنامج BPA
# 1. ادارة المهام
يجب أن يكون تفويض المهام وتحديد الموعد النهائي والتذكير ومراقبة التقدم في الوقت الفعلي ممكنًا مع البرنامج. بالإضافة إلى ذلك ، يحتاج إلى إرسال الإخطارات والتنبيهات لإبقاء الجميع على اطلاع وفي الموعد المحدد.
# 2. تحليل البيانات وإعداد التقارير
من المهم بنفس القدر البحث عن برنامج BPA الذي يقدم تحليلًا معمقًا لعملياتك ، بما في ذلك وقت الدورة والاختناقات والامتثال. لمساعدتك في العثور على فرص للتحسين وتبسيط مهام سير عملك ، يجب أن يمكّنك البرنامج من إنشاء تقارير ولوحات معلومات قابلة للتخصيص بالكامل.
# 3. الدعم والتدريب
حدد برنامج BPA الذي يوفر دعمًا شاملاً للعملاء ، مثل مواد التدريب وأدلة المستخدم وفريق دعم متخصص. لمواكبة أحدث اتجاهات السوق وأفضل الممارسات ، يجب أن يقدم البرنامج أيضًا تحديثات متكررة وميزات جديدة.
# 4. التكاملات
من الناحية المثالية ، سوف يتكامل برنامج BPA الخاص بك مع التطبيقات الأخرى التي تستخدمها بالفعل ، مثل إدارة المشاريع ، وإدارة علاقات العملاء ، وتخطيط موارد المؤسسات.
فيما يلي بعض من أفضل برامج أتمتة الأعمال:
# 1. Wrike
توفر أداة BPA المسماة Wrike ميزات للتعاون وأتمتة سير العمل وإدارة المشاريع. يوفر تقارير في الوقت الفعلي ، ومهام سير عمل قابلة للتكيف ، وتكامل النظام مع التطبيقات المختلفة.
# 2. زوهو الخالق
يتيح النظام الأساسي منخفض التعليمات البرمجية المسمى Zoho Creator للشركات إنشاء تطبيقات فريدة على الويب والأجهزة المحمولة ، وأتمتة عمليات سير العمل ، وإدارة البيانات.
# 3. مايكروسوفت الطاقة التلقائية
تتيح منصة التشغيل الآلي المستندة إلى السحابة والتي تسمى Microsoft Power Automate (المعروفة سابقًا باسم Microsoft Flow) للشركات إنشاء مهام سير عمل مؤتمتة ودمجها مع منتجات Microsoft الأخرى.
# 4. Zapier
بمساعدة منصة الأتمتة السحابية Zapier ، يمكن للشركات تبسيط العمليات والاتصال ببرامج أخرى.
# 5. أتمتة IBM
تتيح منصة التشغيل الآلي المستندة إلى مجموعة النظراء والتي تسمى IBM Automation للشركات أتمتة مهام سير عملها ودمجها مع تطبيقات IBM الأخرى.
ما هي الأنواع المختلفة لأتمتة الأعمال؟
- أتمتة عملية
- أتمتة التكامل
- الأتمتة الأساسية
- الذكاء الاصطناعي
- أتمتة العمليات الآلية
ما هي المراحل الأربع لأتمتة عمليات الأعمال؟
هناك أربع مراحل لأتمتة العمليات التجارية: التحليل والتنفيذ والتكامل والصيانة والدعم.
ما هي الأمثلة الثلاثة لأتمتة عمليات الأعمال؟
- خدمة العملاء
- إدخال البيانات
- تصنيع
لماذا يجب على الشركات الصغيرة أتمتة؟
هذا سيجعل من السهل تسجيل كل تفاعل مع العميل وقد يعزز خدمة العملاء. يمكنك إنشاء وتنظيم تقارير المبيعات والعملاء المتوقعين عن طريق أتمتة CRM الخاص بك. كما أنه يسهل مراقبة برامج ولاء العملاء والفواتير وتقييمات رضا العملاء.
ما هي أجزاء العمل التي يمكن أتمتتها؟
- إدخال البيانات
- معالجة الطلب
- خدمة العملاء
- التسويق
- المبيعات
- المحاسبة
- تصنيع
- سلسلة التوريد والتجزئة
- الموارد البشرية
وفي الختام
تستخدم الشركات في مجموعة متنوعة من القطاعات أتمتة عمليات الأعمال (BPA) لتحسين الكفاءة وتحفيز التوسع. لذلك ، يتم استخدام أتمتة عمليات الأعمال عبر الصناعات لتحسين الكفاءة وتقليل النفقات وزيادة الإنتاجية.
لذلك ، عند اختيار أفضل برامج BPA ، من المهم أن تأخذ في الاعتبار احتياجات شركتك وأموالها ومستوى خبرتها الفنية. البرامج مع منشئ سير عمل سهل الاستخدام ، وميزات إدارة المهام الفعالة ، وإعداد التقارير والتحليلات في الوقت الفعلي ، والتكامل مع أدوات البرامج الأخرى ، وقابلية التوسع ، والدعم الشامل والتدريب هي ما يجب أن تبحث عنه. يمكن للشركات التركيز على الأنشطة عالية القيمة التي تحفز النمو والابتكار من خلال أتمتة المهام المتكررة والمستهلكة للوقت.
باختصار ، فإن العثور على العمليات المناسبة للأتمتة واختيار أفضل أدوات BPM والتأكد من أن المنظمة بأكملها تدعم مبادرة الأتمتة هي مفاتيح التنفيذ الناجح لـ BPA. يمكن للشركات استخدام قوة BPA لتحويل عملياتها والحفاظ على قدرتها التنافسية في بيئة الأعمال الديناميكية الحالية من خلال التخطيط والتنفيذ والمراقبة بعناية.
مقالات ذات صلة
- أتمتة خدمة العملاء: أفضل الممارسات
- أتمتة سير العمل: التعريف والخطوة والبرمجيات والفوائد والتسويق
- أتمتة المبيعات: المعنى ، المنصات والفوائد
- أتمتة عمليات الأعمال: التعريف وأفضل أدوات البرمجيات
- برنامج إدارة سير العمل: أفضل الخيارات في عام 2023
مراجع حسابات
