توفر خطة إدارة المشروع لأصحاب المصلحة والمستخدمين النهائيين خارطة طريق لتنفيذ مشروع مستقبلي. بينما يستغرق تجميعها بعض الوقت ، فإن النتيجة النهائية جديرة بالاهتمام. يساعد في الحد من المخاطر ، وخلق الشراء ، وجمع خبرة فريقك ، ومواءمة الاتصال ، وضمان توافر الموارد. يوضح هذا الدليل ما هي خطة إدارة المشروع ، والمراحل المعنية ، ومثالها ، وفوائدها ، ثم يقدم دليلاً سهلاً خطوة بخطوة حول كيفية إنشاء واحدة.
ما هي خطة إدارة المشروع؟
خطة إدارة المشروع عبارة عن مجموعة من المستندات التي توضح بالتفصيل كيف ومتى وماذا لو تنفيذ المشروع. يصف عرض قيمة المشروع ، ومراحل التنفيذ ، والموارد ، وأدوات الاتصال والبروتوكولات ، والمخاطر ، أصحاب المصلحة (ومسؤولياتهم) والمخرجات. تشتمل مواده على ملخص تنفيذي ومخططات جانت والفريق ، تقييم المخاطر، والخطط الفرعية للاتصالات و إدارة الموارد.
ما هي خطة إدارة المشروع المستخدمة؟
تعد وثيقة خطة المشروع جيدة التنظيم والمنظمة هي الطريقة الوحيدة لفهم مشروعك بشكل كامل.
على عكس ميثاق المشروع ، وهو إستراتيجية عالية المستوى للبرنامج ، فإن خطة إدارة المشروع الخاصة بك تفكك هذا المنظور عالي المستوى في العملية اليومية العملية لمشروعك ، وتغطي كل ما عليك القيام به من أجل تلبية أهداف مشروعك.
سيتم تفصيل كل شيء بدءًا من الأطر الزمنية إلى الميزانيات والموارد إلى النتائج والمزيد في خطة مشروع شاملة ، مما يمنحك خريطة طريق لما يجب معالجته والتي يمكنك استخدامها لإدارة مشروعك وتقييمه.
أهمية تخطيط إدارة المشروع
هناك الكثير من التخطيط الذي يدخل في كل مشروع ممتاز.
ك مدير المشروع، سيكون لديك الكثير في طبقك في أي وقت. تزيل خطة مشروعك التخمين من خلال توضيح ما يجب أن تركز عليه بالضبط في كل خطوة على الطريق ؛ حيث يجب توجيه مواردك واهتمامك ؛ وما يجب أن تبحث عنه للتأكد من أن الأمور لا تتأخر أو تتجاوز الميزانية.
إن العمل الذي تقوم به مقدمًا في تطوير خطة المشروع سوف يخدمك جيدًا طوال دورة حياة المشروع ، مما يسمح لك بتركيز جهودك بالكامل على تحقيق النتائج بدلاً من محاولة معرفة ما يجب القيام به بعد ذلك.
فيما يلي خمس مزايا توضح أهمية تخطيط إدارة المشروع.
# 1. يوفر نقطة انطلاق لمشروعك.
استنادًا إلى ميثاق المشروع المعتمد ، ستصف خطة مشروعك النطاق المتفق عليه والإطار الزمني والميزانية لمشروعك.
بمجرد تحديد هذه الخطوط الأساسية وتحديدها وقبولها من قبل راعي المشروع ، ستتمكن من مقارنة التقدم الفعلي لمشروعك بالتقدم المتوقع.
يعد هذا مفيدًا للغاية لأنه يعني أنه بغض النظر عن مرحلة مشروعك الذي تعمل فيه ، يمكنك بسرعة تقييم ما إذا كنت تقوم بالتنفيذ على النحو المنشود وما عليك القيام به لتصحيح المسار إذا لم تكن كذلك.
# 2. يضمن محاذاة المشروع (ويزيل الالتباس).
لا مفاجآت أو إنذارات: من خلال وصف مشروعك في خطة المشروع ، يعرف الجميع ما يجب توقعه ومتى.
بينما يضمن ميثاق المشروع الخاص بك أن تكون أنت وأصحاب المصلحة وفريق المشروع على نفس الصفحة ، فإن خطة المشروع الدقيقة الخاصة بك تضمن عدم وجود مجال للخطأ أو الارتباك من خلال تحديد تواريخ الاستحقاق والتسليمات الدقيقة بحيث يمكن للجميع التخطيط وفقًا لذلك .
# 3. إنه يحدد نطاق المشروع بالكامل.
ميزة أخرى للمحاذاة هي أنها تمنع زحف النطاق. من السهل اكتشاف العناصر الخارجة عن النطاق عندما تكون توقعات المساهمين وجميع المخرجات المتفق عليها مكتوبة بوضوح في وثيقة خطة المشروع.
وربما الأهم من ذلك ، أنه يجعل من السهل معالجتها. هذا لأن لديك مستندًا مكتوبًا أو ورقة تخطيط مشروع للرجوع إليها أثناء المحادثات ، لذلك يتم تذكير الجميع بما وافقوا عليه في البداية وليس هناك سوء فهم حول ما هو موجود في (أو خارج) نطاق المشروع.
# 4. إنها تمكن إدارة المشاريع ذات الموارد الأفضل.
عندما تبدأ في تقسيم عمل المشروع إلى أجزاء يمكن إدارتها مثل المخرجات والمعالم والمهام ، يصبح من الأسهل بكثير معرفة نوع الموارد التي ستحتاجها حقًا لإنجازه.
مرة أخرى ، بينما ربما تكون قد بدأت في توضيح ذلك على مستوى أساسي في ميثاق مشروعك ، فإن خطة مشروعك هي المكان الذي تصبح فيه أكثر تحديدًا حول الكيفية التي تنوي بها استخدام الموارد الموجودة تحت تصرفك.
# 5. يعزز ثقة مشروعك.
يمكن أن تساعد خطة المشروع التفصيلية في طمأنة راعي المشروع وأصحاب المصلحة وفريق المشروع (ولنكن صادقين ، أنت إذا كنت تقضي يومًا سيئًا حقًا) إلى أين تتجه ولماذا.
نظرًا لأنه يتيح للجميع فهم كيفية تضافر جميع الأعمال معًا لإحراز تقدم في المشروع - وضمنًا ، أهداف المؤسسة ، فإن مستند خطة المشروع الخاص بك يعزز الثقة في قيادتك كمدير للمشروع.
الأشياء التي تحتاج إلى معرفتها قبل كتابة خطة المشروع
خذ بضع دقائق للتحضير قبل أن تبدأ في صياغة خطتك. تحديد ما هو على المحك إذا فشل المشروع ، وتحديد المعالم المطلوبة لإكمال المشروع بنجاح ، واختيار المواهب الرئيسية لإكمال مشروعك ، واختيار والاشتراك في الأدوات التي ستجعل عملية إنشاء الخطة سهلة وفعالة ، وتحديد المستفيد النهائي من مشروعك كلها أمثلة على كيفية القيام بذلك. تتم مناقشة كل من عمليات الإعداد هذه بمزيد من التفصيل أدناه.
# 1. تقييم مخاطر الفشل
قد يساعدك تحديد ما سيحدث إذا لم يكتمل المشروع بنجاح في وقت لاحق لأنك تلهم فريق التنفيذ لديك وتطور خطتك وعرض القيمة لمشروعك. تؤكد وجهة النظر هذه على أهمية مشاركة كل صاحب مصلحة.
# 2. تحديد المعالم
يعد تحديد المعالم التي سيكونون مسؤولين عنها إحدى الطرق لضمان اختيار أعضاء الفريق المناسبين لتصميم الخطة وتنفيذها. بمجرد تحديد المعالم ، يمكنك تحديد الخبرة المطلوبة ثم الموهبة التي تمتلك تلك المهارة.
# 3. تحديد المواهب
من الأهمية بمكان اكتساب الخبرة من أعضاء الفريق الذين سينفذون استراتيجيتك أثناء إنشائها. قد يوضح هذا الفرق بين نجاح مشروعك وفشله. يتيح لك تحديد أصحاب المصلحة هؤلاء الآن إشراكهم في وقت مبكر في عملية التخطيط ، مما يؤدي إلى مزيد من المعرفة الجماعية.
# 4. اختيار الأداة
ستحتاج إلى استخدام المخططات والرسوم البيانية والتقارير لتسجيل المعلومات ذات الصلة عند التخطيط لمشروعك. تطبيقات تصميم الجرافيك مثل Canva و برامج إدارة المشاريع يمكن أن تكون مفيدة.
# 5. تحديد المستفيد أو المستخدم النهائي
لا شيء يمكن أن يعدك لنجاح المشروع مثل فهم ما يطلبه المستخدم النهائي أو المستفيد من المشروع في التسليم النهائي. فهم هذا يستلزم فهم المستخدم النهائي أو المتلقي. قبل أن تبدأ في التخطيط لمشروع من شأنه أن يؤثر ، وربما يسعدهم ، خذ بعض الوقت للاستماع إلى احتياجاتهم وأهدافهم وآمالهم.
كيفية إنشاء خطة إدارة المشروع
نحن الآن بصدد تطوير إستراتيجية إدارة المشروع ، والتي تتضمن الخطوات التالية:
الخطوة 1. قم بإنشاء نموذج عالي المستوى لتخطيط المشروع
ما يفعل خطة المشروع تبدو في مؤسستك؟ عند تصميم إستراتيجية مشروع ، من المستحسن البدء بأي موارد موجودة يمكن استخدامها كمرجع ، مثل أمثلة خطة المشروع أو قوالب خطة المشروع.
استخدم أي موارد تمتلكها شركتك ، مثل قالب عالي المستوى لتخطيط المشروع أو جدول بيانات تخطيط مشروع أو خطط نموذجية أو تقويم لإعداد المشروع.
الخطوة 2. حدد هدف مشروعك
هناك العديد من القوالب والعينات المجانية المتاحة لمساعدتك في التحضير الخاص بك ، ولكن تذكر استخدام النموذج المناسب لنوع مشروعك.
يجب أن تكون خطة إدارة المشروع الخاصة بك مصممة خصيصًا لتناسب تفاصيل مشروعك وموظفيك ومتطلباتك. على سبيل المثال ، ستختلف بالتأكيد خطط مشاريع تكنولوجيا المعلومات لعمليات طرح المعدات الجديدة عن خطط المشاريع الرشيقة ، والتي ستختلف بالتأكيد عن خطط المشاريع الإستراتيجية الأكثر شمولاً.
قد تساعدك مخططات جانت وقوائم المهام وجوانب إدارة المشروع الأخرى في ضمان فعالية استراتيجيتك.
الخطوه 3. تحديد جميع أصحاب المصلحة
بمجرد الانتهاء من نظرة عامة على مشروعك ، يجب عليك تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين في نجاح المشروع. نتيجة لذلك ، من الأهمية بمكان جمع كل متطلباتك. بعد جمع هذه المعلومات ، يجب عليك تحديد نطاق المشروع لكل صاحب مصلحة وتحديد مخرجات محددة. جيد مهارات الاتصال ضرورية لإتقان هذه المرحلة من إدارة المشروع.
الخطوة رقم 4. احصل على تعليقات من عملائك وأصحاب المصلحة في المشروع وأعضاء الفريق
عندما يحين الوقت ، من غير المرجح أن تحصل استراتيجية مصممة في فراغ على الدعم الذي تحتاجه. إذا قمت بتضمين أصحاب المصلحة في عملية تخطيط المشروع ، فسيشعرون بمزيد من المشاركة ، وسيحددون نغمة جو الفريق المتكامل الذي سيعود بالفائدة على مشروعك.
عند تطوير خطة مشروع ، تأكد من طلب التعليقات من الشخصيات الرئيسية للمشروع ، سواء من خلال اجتماع التخطيط أو جلسة العصف الذهني أو مقابلة فردية. أيضا ، كمكافأة إضافية؟ إنها فرصة جيدة لمواصلة بناء العلاقات مع أصحاب المصلحة المهمين التي بدأتها من خلال أصحاب المصلحة وميثاق المشروع وتحليله.
الخطوة رقم 5. يجب تضمين أي تخطيط سابق لإدارة المشروع قمت به
إذا كنت قد أكملت بالفعل المراحل 1-5 من تخطيط المشروع ، فيجب عليك تضمين نتائج هذه الخطوات ، بالإضافة إلى أي بحث قمت به حتى هذه المرحلة ، في خطة إدارة المشروع.
يوصى باستراتيجيات إدارة المشاريع التالية من قبل دليل ومعايير هيئة إدارة المشاريع في معهد إدارة المشاريع:
- خطة لإدارة النطاق
- خطة لإدارة المتطلبات
- استراتيجية لإدارة الوقت
- استراتيجية لخفض التكاليف
- التخطيط لمراقبة الجودة
- استراتيجية لإدارة الموارد
- استراتيجية لإدارة الاتصالات.
- استراتيجية لإدارة المخاطر
- • استراتيجية الشراء
- استراتيجية التواصل مع أصحاب المصلحة
حتى إذا لم يتم تسجيلها بشكل شامل ، يجب معالجة كل موضوع من هذه الموضوعات في وقت ما أثناء تخطيط إدارة المشروع.
الخطوة رقم 6. اختر موقعًا مركزيًا لاستراتيجية إدارة مشروعك
يجب الاحتفاظ بخطة إدارة المشروع ، بما في ذلك ميثاق المشروع الخاص بك ، بشكل مركزي بحيث يمكن الوصول إليها على الفور لجميع الأطراف المعنية ، بما في ذلك أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق والإدارة والعملاء.
كيف تختلف إدارة المشروع عن الإدارة المالية؟
تشمل إدارة المشروع جميع العمليات المطلوبة لإدارة المشروع من بدايته حتى اكتماله ، مما يضمن تلبية الأهداف التنظيمية ومتطلبات أصحاب المصلحة.
تهتم الإدارة المالية بإدارة الموارد والعمليات المالية من أجل زيادة الربح مع تحقيق أهداف المنظمة وأصحاب المصلحة في أسرع وقت ممكن وبشكل مرض.
ما هي المكونات الخمسة لخطة إدارة المشروع؟
المراحل الخمس الأساسية لعملية إدارة المشروع هي كما يلي:
- بدء المشروع.
- تخطيط المشروع.
- تنفيذ المشروع.
- مراقبة المشروع والتحكم فيه.
- إغلاق المشروع.
كيفية إنشاء خطة إدارة المشروع؟
تشمل كيفية بناء استراتيجية إدارة المشروع ما يلي:
- الخطوة الأولى: تحديد الهدف من المشروع.
- الخطوة 2: حدد النطاق
- الخطوة 3: ضع مخططًا أو خطة.
- الخطوة 4: شارك هذه الفكرة الأولية مع فريقك.
- الخطوة 5: وضع اللمسات الأخيرة على خطتك
- الخطوة 6: استخدم مخطط جانت للحفاظ على الأشياء منظمة
- الخطوة 7: وزع خطة إدارة المشروع.
ما هو الغرض الرئيسي من خطة إدارة المشروع؟
تهدف خطة إدارة المشروع إلى العمل كدليل لمراحل التنفيذ والتحكم. تحتوي خطة المشروع على جميع المعلومات المطلوبة لمرحلة التنفيذ ، بما في ذلك أهداف المشروع وأهدافه ونطاق العمل والمعالم والمخاطر والموارد.
ما هو شكل خطة المشروع؟
قالب خطة المشروع هو مستند ينشئ تنسيقًا ثابتًا لخطة المشروع. غالبًا ما يتضمن قائمة بالجوانب المهمة للمشروع ، مثل أصحاب المصلحة ، والنطاق ، والتواريخ ، والتكلفة المتوقعة ، وآليات الاتصال. عادةً ما يسرد مدير المشروع المعلومات بناءً على المهمة.
ما هو هيكل خطة المشروع؟
يعد بيان العمل ، وقائمة الموارد ، وهيكل تقسيم العمل ، والجدول الزمني للمشروع ، وخطة المخاطر من المكونات الشائعة لخطة المشروع. أحد معايير النجاح المهمة للمشاريع هو وجود خطة مشروع جيدة الإعداد.
هل مخطط جانت هو خطة مشروع؟
مخطط جانت هو مخطط شريطي أفقي يُستخدم في إدارة المشروع لتوضيح تقدم خطة المشروع بشكل مرئي عبر الوقت. غالبًا ما توضح مخططات جانت توقيت وحالة كل عنصر في المشروع ، وكذلك من المسؤول عنها.
ما الذي يجعل خطة المشروع جيدة؟
تُعرف عملية تحديد أهدافك ونطاقك وأهدافك ومعالمك (التسليمات) ، وتعيين المهام والموارد المدرجة في الميزانية لكل مرحلة باسم تخطيط المشروع. يمكن مشاركة الخطة الجيدة بسهولة مع جميع المعنيين ، وتكون أكثر فائدة عند فحصها على أساس منتظم.
ما هي قائمة مراجعة خطة المشروع؟
قائمة مراجعة المشروع هي قائمة بالخطوات اللازمة لإنهاء المشروع بنجاح. تركز هذه الخطوات على مراحل التخطيط والإعداد. يساعد استخدام قائمة المراجعة الفرق في التحضير الكافي لعمل المشروع المستقبلي.
الحد الأدنى
تتمثل الخطوة الحاسمة الأولى في ضمان تنفيذ المشروع وإكماله بشكل ممتاز في تطوير خطة إدارة المشروع. بدونها ، فإنك تخاطر بانحراف المشروع ، والإنفاق الزائد ، وعرض القيمة غير المستوفى ، وربما المستخدمين النهائيين الساخطين. إنه يوفر المشاركة ، وتوافر الموارد ، والالتزام بالميزانية ، وجودة عالية وتسليم نهائي مدفوع بخبرة ، ومستخدم نهائي راضٍ. نأمل أن تضعك هذه الإرشادات على الطريق الصحيح لجني كل هذه الفوائد.
مقالات ذات صلة
- إدارة تكلفة المشروع: كيفية إنشاء خطة إدارة التكلفة
- ما هي إدارة مخاطر المشروع؟ خطوات إنشاء خطة تقييم المخاطر
- إدارة نطاق المشروع: أمثلة على خطة إدارة التعريف والنطاق
- دليل تخطيط إدارة جودة المشروع (الأدوات والبرمجيات)
مراجع حسابات
