على عكس المشروع ، الذي له هدف نهائي محدد أو قابل للتسليم ، تمثل الحافظة لجنة تخطيط أكثر إستراتيجية لتحسين تخصيص الموارد وتحديد أولوياتها وجدولتها عبر العديد من المشاريع بشكل مستمر. ومن ثم ، فإن حافظة المشاريع هي مصطلح يشير إلى مجموعة مشاريع المنظمة والعملية التي يتم من خلالها اختيارها وإدارتها. قبل كل شيء ، توضح كل هذه العوامل وأكثر أن إدارة مجموعة المشاريع هي إجراء يمكن أن يخدم أي مؤسسة بمجموعة من المشاريع. ابق على اتصال لمعرفة المزيد حول كيفية إنشاء قائمة المشاريع.
نبذة
بشكل عام ، ستتاح للمنظمات فرصة لمشاريع أكثر بكثير مما يمكن أن يدعمه التمويل ، لذلك يجب أن تختار عملية الاختيار مجموعة فرعية من المشاريع لتعظيم أهداف أرباح الشركة مع مراعاة قيود الميزانية. يرغب المسؤولون التنفيذيون معًا في إدارة المخاطر الإجمالية للمحفظة مع ضمان تلبية التدفق النقدي والمتطلبات الأخرى المماثلة.
وبالتالي ، فإن حافظة المشاريع هي مصطلح يشير إلى مجموعة مشاريع المنظمة والعملية التي يتم من خلالها اختيارها وإدارتها. بالإضافة إلى ذلك ، فإن حافظة المشروع عبارة عن مجموعات مختارة استراتيجيًا من مشاريع أو برامج مختلفة مناسبة للأنشطة المختلفة المشاركة في المشروع لتعزيز الأهداف التنظيمية للمؤسسة.
ما الذي يجب أن تتضمنه محفظة المشروع؟
يجب أن تركز حافظة مشروعك على عمل المشروع ، أي التعهدات الفريدة التي حددت التسليمات وتواريخ البدء والانتهاء المتوقعة. حدد من وماذا ومتى يقوم بالعمل أو سيقوم به ، وما هو المشروع ، والفترة الزمنية التي من المتوقع أن يتدفق العمل فيها.
ما هما النوعان الرئيسيان من المحافظ؟
هناك نوعان رئيسيان من تقييمات الحافظة: محافظ "تعليمية" أو "عاملة" ، ومحافظ "عرض". بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يتم استخدام حافظة العرض لمشاركة أفضل إنجازات الطالب أو دليل التعلم. يُمنح الطلاب عمومًا خيار تقرير ما يتم نشره. كما أنهم يساعدون في التسويق الذاتي أو إنشاء العلامات التجارية عبر الإنترنت أو بناء بصمة رقمية إيجابية.
في التعليم العالي ، نرى عادةً حافظات عرض تسلط الضوء على السيرة الذاتية للطالب أو استئنافه لتناسب غرضًا معينًا مثل جذب أصحاب العمل المحتملين. ومحفظة العمل النوع الثاني من الحافظة الذي نراه عادة هو أكثر من سجل تشغيل للتعلم. الغرض هو التقاط عملية التعلم. وتسمى أيضًا محفظة التطوير ، أو محفظة الانعكاس ، أو المحفظة التكوينية.
كيفية إنشاء محفظة المشروع
إذا كان لديك عدد قليل من المشاريع ذات الأهداف والاستراتيجيات المتشابهة ، فيمكنك وضعها في المحفظة ، حتى تتمكن من مراقبة جميع المعلومات المتعلقة بمشاريع متعددة في وقت واحد. دعونا نلقي نظرة على خطوات إنشاء محفظة المشروع.
# 1. تحديد الأهداف التوجيهية للأعمال
قبل أن تبدأ في التفكير في إدارة المحافظ ، ستحتاج إلى فهم أهداف أعمال مؤسستك وأهدافها الإستراتيجية. الفكرة هي أن محفظة مشروعك تتوافق مع التخطيط الاستراتيجي لمؤسستك ، لذلك ستحتاج إلى التحقق مما إذا كانت الأهداف المالية وقيمة العميل جيدة بما يكفي لمؤسستك.
# 2. التقاط ودراسة الطلبات والأفكار
يمكن أن تأتي أفكار المشروع من أي مكان وفي أي وقت. من المهم أن يكون لديك عملية استيعاب منتظمة لالتقاط هذه الأفكار حتى يمكن تتبعها وتقييمها. قد يكون هذا بسيطًا مثل جدول بيانات يحتفظ به مدير المحفظة ، أو يمكن أن يكون قاعدة بيانات عبر الإنترنت حيث يمكن لأي شخص في الشركة إدخال الأفكار كما يفكر فيها.
# 3. اختر أفضل المشاريع
بمجرد التقاط الأفكار ، يجب على مديري المحافظ أن يمروا بعملية قياسية لتقييم واختيار المشاريع التي ستمضي قدمًا. يتطلب ذلك أكثر من مجرد ضمان توافقها مع أهداف الشركة ، مثل:
- تشارك الأموال؟
- الوقت المقدر؟
- ما هو العائد على هذا المشروع؟ (اهتمام؟)
- هل الموارد متاحة؟
- ما هي المخاطر المصاحبة لهذا المشروع؟
نظرًا لأنه يتم اتخاذ القرارات بشأن مشاريع متعددة في وقت واحد ، فقد يصبح هذا الأمر أكثر تعقيدًا. ولكن هناك طريقة شائعة لتبسيط عملية إدارة محفظة المشروع ، وإزالة أي تصرف ، وهي إنشاء قائمة بسيطة من المعايير التي يتم قياس كل مشروع وتحديد نقاط مقابلها ، مثل العائد على الاستثمار (ROI) ، وهو عامل ترتيب مشترك. .
# 4. تحقق من جدوى المحفظة وابدأ المشاريع
بمجرد التوصل إلى استنتاج بشأن المشاريع التي سيتم المضي قدمًا فيها ، من المهم التحقق من صحة الحافظة ككل. يتضمن ذلك التأكد من أن مزيج المشاريع المختارة ليس كبيرًا جدًا أو محفوفًا بالمخاطر أو مكلفًا أو مترابطًا. أيضًا ، يجب أن تكون الحافظة متوازنة بشكل صحيح ومتوافقة مع أهداف العمل. بمجرد التحقق من صحة الحافظة ، يمكن تعيين مديري المشاريع وبدء المشاريع.
# 5. إدارة ومراقبة المحفظة
تتغير المشاريع وتنمو بمرور الوقت ، ويمكن إضافة أفكار جديدة إلى قائمة المشاريع المحتملة. هذا هو سبب أهمية الإدارة المستمرة لكل من تنفيذ المحفظة المستمر وعملية الاستيعاب. قد تشمل إدارة ومراقبة المحفظة ما يلي:
- العمل مع مديري المشاريع لمراقبة أداء المشاريع
- تحديد وحل النزاعات بين المشاريع
- إجراء تغييرات على الحافظة حسب الحاجة ، بما في ذلك تعليق المشاريع وإلغاء المشاريع وإضافة مشاريع جديدة
- التأكد من أن المشاريع لا تزال تتماشى مع أهداف العمل
برنامج إدارة حافظة المشاريع
من الواضح تمامًا أن إدارة محفظة بدون البرامج المناسبة للإشراف على المشاريع المتزامنة مهمة شاقة. يمكن أن يؤدي تخزين البيانات وتحليلها باستخدام البرامج التقليدية أيضًا إلى حدوث تضارب في المشروع وتجاوز في التكلفة. لذلك ، يوفر برنامج إدارة قوائم المشاريع للشركات القدرة على تنظيم العديد من البرامج والمشاريع في محفظة وجمع البيانات الهامة عبر المشاريع.
وبالتالي ، تم تصميم برنامج إدارة قوائم المشاريع للتعامل مع المشاريع أو البرامج أو المنتجات الشاملة بهدف إظهار الأداء ومتطلبات الموارد للمشاريع الحالية ، بالإضافة إلى المشاريع التي يتم طرحها أو بيعها أو ستبدأ في تاريخ مستقبلي.
مثال على أفضل برنامج لإدارة مجموعة المشاريع
فيما يلي أفضل برامج وأدوات إدارة قوائم المشاريع المتاحة حاليًا والتي يمكنها الارتقاء بالطريقة التي تعمل بها.
# 1. Monday.com
monday.com هو برنامج إدارة أعمال ومشاريع حائز على جوائز يساعد الفرق من جميع الأحجام على التخطيط وتحديد الأولويات وإدارة وتنفيذ أعمالهم بشكل أكثر فاعلية. يقدم البرنامج حلولًا لمجموعة واسعة من حالات الاستخدام مثل التسويق والمبيعات والعمليات وتكنولوجيا المعلومات والموارد البشرية والمزيد.
# 2. مشروع كيسفلو
يعد Kissflow Project اسمًا متزايدًا في عالم إدارة قوائم المشاريع نظرًا لتصميمه الأنيق والواجهة غير الطوعية. من خلال مساحة عمل بسيطة ولكنها عالية الكفاءة ، يتيح مشروع Kissflow Project للمستخدمين دمج العمليات على نطاق واسع عبر قنوات متعددة وأتمتة جمع البيانات على منصة واحدة.
# 3. ورقة ذكية
Smartsheet عبارة عن برنامج لإدارة المشاريع والتعاون عبر الإنترنت. يتضمن التنبيهات التلقائية والتحديث الفوري والمشاركة عبر أعضاء الفريق وإدارة الموارد والمهام المتداخلة المنظمة في تسلسل هرمي وعرض مخطط جانت والتقارير القابلة للتصدير والآلية والتكامل.
# 4. أوراكل بريمافيرا
Oracle's Primavera عبارة عن مجموعة برامج مصممة للبناء والصناعات الأخرى كثيفة الأصول. يحتوي على مجموعة متنوعة من مكونات تخطيط المشاريع وإدارتها وتنفيذها للمشترين للاختيار من بينها.
# 5. التركيز الدقيق
هذا برنامج مختلط قائم على السحابة يدمج البيانات مع مهام سير العمل لمواءمة إستراتيجية العمل مع استثمارات الشركة. تتيح وحدة إدارة المحفظة الخاصة بها للمستخدمين التفكير في سيناريوهات مختلفة ماذا لو وإنشاء مزيج مثالي من المقترحات والمشاريع.
عوامل يجب مراعاتها عند اختيار برنامج إدارة محفظة المشاريع
هناك العديد من المجالات الأساسية التي يجب مراعاتها عند اختيار حل برنامج إدارة المحافظ.
رقم 1. كلفة
تمامًا كما تحتاج كل شركة إلى العثور على شيء يناسب ميزانيتها الإجمالية. عند التفكير في التكلفة ، انظر إلى التكاليف الشهرية وأي تكاليف خاصة بطرف ثالث (مثل عمليات الدمج مع البرامج الأخرى) التي قد تكون ضرورية للحصول على نظام فعال. مع ذلك ، تريد أيضًا التأكد من أنك تستثمر في نظام يمكنه مواكبة تدفقات العمل اليومية.
#2. نجاعة
اختر نظامًا يساعد في الحفاظ على كفاءة موظفيك في إدارة المهام. تساعدك القدرة على إنشاء المهام وتتبعها من خلال الجدول الزمني للمشروع على فهم المشاريع المعقدة التي تحتوي على الكثير من الأجزاء المتحركة. إن امتلاك ميزات الإدارة الصحيحة أمر بالغ الأهمية في خدمة من هذا النوع.
#3. المرونة
تتغير الأمور بسرعة في العديد من عمليات الشركة. يجب أن يمنحك برنامج إدارة قوائم المشاريع الكثير من الخيارات لتخصيص مهام سير العمل والمهام والخيارات الأخرى. بهذه الطريقة ، لديك حل يتحول إلى ما تحتاجه شركتك لتنظيم المشاريع بدلاً من شيء تحتاجه لتغيير الأنظمة لتلائمها.
# 4. تكامل البرامج
يمكن أن يسد هذا الكثير من الثغرات في نظامك عندما يتعلق الأمر بالمرونة. يوفر العديد من مقدمي الخدمات الرائدين القدرة على توصيل البيانات بأنواع أخرى من تطبيقات الأعمال ، من أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) إلى أنظمة التخزين السحابية وما بعدها. يمكن لعمليات الدمج هذه أتمتة الكثير من العمل الشاق من جانبك عن طريق ربط المعلومات تلقائيًا من هذه الأنظمة الأساسية الأخرى وإحضار هذه البيانات إلى حل إدارة المشروع الخاص بك.
# 5. الشفافية لجميع أصحاب المصلحة
يجب أن تكون الأطراف قادرة على رؤية قائمة المشاريع بأكملها ، حيث يوجد كل منها ، والمراجعة التي تحظى بالأولوية في القائمة. مع ذلك ، يمكن أن يساعدك الحصول على مجموعة قوية من خيارات الأذونات في الحفاظ على أمان المشروع. على الرغم من أن بعض العاملين في فريقك قد يحتاجون إلى الوصول الكامل لتحرير عناصر المهام ، فقد تكون هناك سيناريوهات حيث تتعامل مع معلومات حساسة وتريد منع الأطراف غير المرتبطة بالمشروع. يجب أن تكون قادرًا أيضًا على تبديل وصول المستخدمين إلى العرض وتعديله بناءً على مشاركتهم في المشروع.
إدارة محافظ المشاريع
إدارة قوائم المشاريع هي تقنية رسمية تستخدمها المنظمات لتحديد وترتيب أولويات وتنسيق ومراقبة المشاريع التي تتوافق مع استراتيجيتها وأهدافها. يفحص هذا النهج نسبة المخاطر إلى المكافأة لكل مشروع ، والأموال المتاحة ، واحتمالية مدة المشروع ، والنتائج المتوقعة.
من خلال تنظيم وتقريب كل جزء من البيانات المتعلقة بالمشاريع المقترحة والحالية ، يوفر مديرو محافظ المشاريع التنبؤ وتحليل الأعمال للشركات التي تتطلع إلى الاستثمار في مشاريع جديدة. في الأساس ، من خلال إدارة قوائم المشاريع ، يمكنك الحصول على رؤية عبر المشاريع والمبادرات لربط المهام اليومية لفريقك بالإستراتيجية التنظيمية لشركتك.
ومن ثم ، تهدف إدارة محفظة المشروع إلى تقليل أوجه القصور التي تحدث عند تنفيذ مشروع والقضاء على المخاطر المحتملة ، والتي يمكن أن تحدث بسبب نقص المعلومات أو الأنظمة المتاحة. يساعد المنظمة على مواءمة أعمال المشروع الخاصة بها لتلبية المشاريع مع استخدام مواردها إلى أقصى حد. بالإضافة إلى ذلك ، يحتاج جميع مديري المشاريع في المنظمة إلى أن يكون لديهم وعي بإدارة محفظة المشاريع التنظيمية من أجل المساهمة في الأهداف التنظيمية عند تنفيذ المشاريع المعنية.
فوائد إدارة محافظ المشاريع
من خلال الاستفادة من فوائد إدارة محفظة المشاريع ، يمكن للشركات التخطيط لجميع أجزاء مشروعها للحصول على أفضل النتائج. في حين أن ذلك قد يبدو سهلاً ، إلا أن هناك حاجة إلى جهد كبير ووقت وموارد لإنشاء إستراتيجية إدارة محفظة مشروع ناجحة بنجاح. فيما يلي الفوائد
# 1. يوفق بين أهداف المشروع وإستراتيجية العمل
تتمثل المهمة النهائية لأي شركة في تحقيق الأهداف قصيرة وطويلة الأجل ، وكل مشروع يتم البدء فيه يجعل هذه الشركة أقرب إلى أهدافها. يحتاج مديرو المشاريع إلى التأكد من أن جميع المشاريع تتوافق مع استراتيجية الشركة وأهدافها. لذلك ، عندما لا تتوافق المشاريع مع أهداف الشركة ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى إهدار الموارد وجهود القوى العاملة ، إلى جانب الاحتمال الضار بالحمل الزائد على المشروع.
# 2. بيانات دقيقة لأداء المشروع
يتم تحديد إدارة محفظة المشروع لقدرات المراقبة والتحكم الخاصة بها ، مما يمكّن مديري المشاريع من ربط بيانات الحافظة عالية المستوى بمؤشرات المشروع ، على مستوى الأرض. يساعد هذا في التأكد مما إذا كانت المحفظة تعمل على النحو المتوقع. من خلال وضع إرشادات الأداء ومستويات التسامح ، يصبح من السهل تحديد الاتجاهات المحتملة التي يمكن أن تؤثر سلبًا على المحفظة.
# 3. يجعل اتخاذ القرار أسهل
قد يكافح أصحاب المصلحة لإدارة النزاعات التي يمكن أن تنشأ مع فرق المشروع المختلفة التي تركز على أولوياتها وتتنافس على الموارد المحدودة. من خلال استخدام نهج موحد لصنع القرار ، يقومون بتقييم ذاتي للطلب من فرق المشروع المتنافسة. أيضًا ، تتخذ فرق الإدارة قرارات مهمة باستمرار ، ويحتاجون إلى الحصول على أكبر عدد منهم في المحاولة الأولى.
# 4. يساعد في تحديد أولويات المشاريع
يركز مديرو محفظة المشاريع الجيدون مواردهم المحدودة على أكثر مشاريعهم قيمة. عندما تظهر طلبات العملاء أو المتطلبات التنظيمية أو المتطلبات الإستراتيجية ، تستخدم الفرق إدارة محفظة المشروع للعمل على مشاريع قابلة للتطبيق تساعد في تحقيق الأهداف التنظيمية.
# 5. يبني الحوكمة والرقابة في إدارة المشروع
تبني إدارة محفظة المشاريع نموذجًا للحوكمة الطبيعية لجميع مشاريع المؤسسة. بينما تنظر إدارة المشروع إلى مشروع واحد ، فإنها توفر نظرة عامة شاملة لجميع المشاريع. يمكن لمديري المشاريع إنشاء خطة طوارئ ، واستخدام تقنيات تعتمد على البيانات ، وقيادة الشركة على المسار الصحيح.
ما هي أنواع الصناعات والشركات التي تستفيد من محافظ المشاريع؟
وفقًا لبحث أجرته PM Solutions ، فإن 71٪ من الشركات لديها نظام إدارة محفظة مشاريع. يتضح نموها في العدد المتزايد من الشركات التي تتبنى حلول إدارة محفظة المشاريع. إدارة قوائم المشاريع ليست موجهة نحو أي صناعة معينة إذا كانت شركتك تتعامل مع مشاريع متعددة ، فإن فريقك سيستفيد منها. مثل:
- IT
- التسويق
- التصميم
- الخدمات المالية
- فريق إدارة المشروع
مدير محفظة المشروع
مدير محفظة المشروع هو الشخص الذي يجمع وينظم جميع مشاريعك ، ويجد أوجه التشابه والتعارض ، ويجمع بين الموارد ، ويجد الجداول الزمنية المناسبة للإصدارات والمواعيد النهائية. أيضًا ، يقوم مدير محفظة المشروع بتطوير وإنشاء وصيانة المعايير والإجراءات لإدارة جميع المشاريع وجمع التعليقات لضمان أن كل نتيجة مشروع تلبي توقعات العملاء وأصحاب المصلحة فيما يتعلق بالمواعيد النهائية والتكاليف والأداء.
بالإضافة إلى ذلك ، يتم إنجاز مهمتهم من خلال العمل مع العديد من أدوات إدارة المحافظ والخوارزميات المالية والمعايير والمعايير والنماذج لمساعدة مدير محفظة المشروع على مواءمة المشاريع مع الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة. فيما يلي المهارات والمتطلبات اللازمة لمدير محفظة المشروع ،
المهارات والمتطلبات:
- تقرير
- قدرة تحليلية
- روح المنافسة
- الذكاء العاطفي
- Communication
- الإبداع وخفة الحركة
- مهارات إدارية
- معرفة المنتجات والإجراءات ذات الصلة
- سنوات من الخبرة في إدارة المشاريع
- درجة الماجستير التطبيقية في الإدارة
- شهادة
ما هو دور مدير محفظة المشروع؟
يقوم مدير محفظة المشروع بتقييم جميع المشاريع والبرامج من منظور استراتيجي. لديهم سلطة تحديد أولويات المشاريع بناءً على مدى أهميتها بالنسبة للمنظمة وتخصيص الموارد وفقًا لذلك. يتضمن الدور المسؤوليات التالية
- إنشاء سلسلة من المشاريع والبرامج ؛
- مواءمة خط الأنابيب مع أهداف المؤسسة ؛
- إدارة مخاطر حافظة المشروع والتقدم والقضايا ؛
- المراقبة المستمرة والإبلاغ عن الحافظة ؛
- التواصل لقيادة المؤسسة العائد على الاستثمار المتوقع للمشاريع والبرامج المخططة.
- التطبيق الفعال لإدارة المشروع وإشراك أصحاب المصلحة بنشاط على جميع المستويات
- إدارة استباقية للمسائل والمخاطر
- تحديد خطط المشروع بما في ذلك تحديد أنشطة المشروع الرئيسية ومتطلبات موارد الأعمال والمشاريع والمسار الحرج
- تتبع استباقي لجدول المشروع للأهداف المتفق عليها
- مشروع رائد يضمن إدارة نطاق المشروع ، وتحقيق أهداف المشروع وتطبيق مستوى مناسب من التفاصيل
- قيادة تنفيذ المشاريع الداخلية
الأفكار النهائية
ها أنت ذا. أنت بحاجة إلى معرفة أنه مع نمو الشركة وتولي المزيد من المشاريع ، تصبح إدارة المحافظ أكثر أهمية. توفر إدارة قوائم المشاريع رؤية شاملة لجميع المشاريع المحتملة والجارية. مما يسمح للمديرين التنفيذيين والمديرين باتخاذ قرارات أكثر استنارة بشأن أعمالهم. في الأساس ، ساعدت إدارة قوائم المشاريع المديرين على إدارة الوقت والمهارات والموارد والميزانيات بفعالية. أيضًا ، جعل من السهل جدًا إنجاز العديد من المهام ، خاصة في المواقف التي يضطر فيها المديرون إلى القيام بمهام متعددة.
مراجع حسابات
- برنامج إدارة المحفظة: أفضل برامج الاستثمار في عام 2023
- كيفية إنشاء محفظة: خطوات سريعة وسهلة لإنشاء محفظة في 30 دقيقة أو أقل
- إدارة المحفظة: التعريف وكل ما تحتاج إلى معرفته
- كيفية الدخول في إدارة المشروع: التعريف والدليل والمتطلبات
- نظم إدارة المحافظ: التعريف ، ودليل العمليات
- إدارة حافظة المشروع: المعنى ، أفضل البرامج ، العمليات والفوائد
