عندما تدير مبادرات متعددة وليس لديك آلية لتتبع الإنفاق والموارد ، يصبح فشل المشروع أمرًا لا مفر منه. من ناحية أخرى ، يعد تتبع المشروع مفيدًا في هذه الحالة. في الأساس ، يمكن للفرق من جميع الأحجام الاستفادة من تتبع المشروع من خلال إدارة مواردها بشكل أفضل وتحقيق نتائج تدعم توسيع أعمالها. لذلك في هذه المقالة ، سنشرح سبب أهمية تطبيق نظام لتتبع المشاريع في عملك وكل شيء آخر تحتاج إلى معرفته.
ما هو تتبع المشروع
يتم استخدام أسلوب إدارة مشروع يسمى تعقب المشروع لمراقبة حالة العمل داخل المشروع. من خلال تتبع مشروعك ، يمكنك تقييم التقدم الفعلي مقابل ما كان متوقعًا وتحديد أي مشاكل قد تزيد من صعوبة إكمال المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
تعتبر طرق إدارة المشروع واستخدام أدوات تتبع المشروع ضرورية لتتبع المشروع. يتم توفير نظرة عامة على الأنشطة وعبء العمل والمعالم في أي مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع من خلال مخطط جانت ، على سبيل المثال ، مما يسمح للمديرين بمراقبة تقدم المشروع. يمكن لتقارير الحالة وتقارير المشروع الأخرى جمع معلومات إضافية تلقي مزيدًا من الضوء على النتائج والمخاطر والأداء. يمكن لفريق المشروع وأصحاب المصلحة بعد ذلك تلقي هذه المعلومات للبقاء على اطلاع.
لماذا يعد تتبع المشروع مهمًا
أداة تعقب المشروع هي أداة يمكن للمديرين استخدامها لمراقبة أداء فريقهم وتخصيص الموارد. إنها أداة حاسمة للحفاظ على ميزانيات المشاريع والجداول الزمنية.
يمكن استخدام القوالب الخاصة بتتبع المشروع كمصدر وحيد للمعلومات لتطوير المشروع. يمكن لفريق المشروع ملء النموذج بالمعلومات المتعلقة بتطوير المشروع ، والتي يمكن مشاركتها بعد ذلك مع مدير المشروع وأصحاب المصلحة الآخرين لتوضيح وضع المشروع الآن.
ومع ذلك ، فإن استخدام برنامج إدارة المشاريع لتتبع المشاريع هو الخيار الأكثر موثوقية. يتم إجراء تحديثات في الوقت الفعلي على الأدوات عبر الإنترنت ، ويقوم البرنامج بمشاركة هذه المعلومات. بعد ذلك ، يمكنه إصدار تقارير تتضمن الحقائق الحالية للمساعدة في اتخاذ القرار.
كيفية تتبع تطوير المشروع
على الرغم من أن متابعة تطور مشروعك قد يبدو وكأنه مسعى صعب ، إلا أنه يمكنك تحضير نفسك للنجاح من خلال تحديد الإجراءات والتخطيط مسبقًا. يمكنك اتخاذ الإجراءات التالية على الفور للعودة إلى المسار الصحيح:
- إنشاء المعالم والإنجازات
- ضع أهدافًا قابلة للتحقيق وقابلة للقياس وواقعية.
- استخدم أداة إدارة المشروع لمراقبة الوقت والنفقات والمهام.
- اجتماعات منتظمة للفريق وأصحاب المصلحة
- حدد مواعيد نهائية محددة
- شجع الشفافية
هذه التوصيات هيكلية ويجب تنفيذها لكل مشروع. لتزويد مديري المشاريع بالتفاصيل التي يحتاجونها لإبقاء فرقهم وفقًا للجدول والميزانية المقصودين ، يمكنهم العمل مع برنامج تتبع المشروع أو قالب تتبع المشروع.
ما هي أفضل طريقة لتتبع المشروع
توجد العديد من تقنيات تتبع المشروع ، من مخططات جانت إلى صياغة مخططات المشروع ، كما وصفنا سابقًا. يمكن لمديري المشروع وأعضاء الفريق رؤية حالة المشروع والعلاقات بين مهامه بفضل مخططات جانت. يمكنك إنشاء مخطط جانت في Excel ، ولكن النظام الأساسي الذي يتمتع بإمكانيات تتبع المشروع سيمنحك إصدارًا أكثر قوة يعرض التغييرات والتحديثات في الوقت الفعلي. سنتحدث أكثر عن ذلك في القسم التالي. في غضون ذلك ، إليك بعض النصائح لمساعدتك في العثور على طريقك نحو إدارة المشروع.
# 1. قبل البدء ، قم بتطوير خطة
من الأسباب الرئيسية التي تجعل تتبع المشروع تحديًا هو الميل إلى القفز إلى المشروع دون إجراء التحضير اللازم. يسمح لك وجود الخطط والأهداف بتتبع تطور المشروع.
# 2. ابحث عن العلامات الحمراء وأصلح المشكلات
العناصر التي يمكن أن تجعل أو تشوه المشروع هي مؤشرات تحذير. سيفشل مشروعك إذا لم تلاحظ أي علامات حمراء. توجد تطبيقات إدارة المشاريع التي يمكن أن تساعد في عرض الرسائل التحذيرية. في غضون ذلك ، قد يكون من الجيد طلب المساعدة إذا كان هناك العديد من المهام غير المكتملة.
# 3. مراقبة جدول العمل
بعد التخطيط للمشروع ، يمكن تنفيذ العمل. يمكن تقسيم المخرجات عالية المستوى إلى مهام أصغر لتزويد الأشخاص بفهم أوضح لما هو متوقع منهم. سيساعدهم ذلك في التعرف على الوظيفة الجيدة قبل أن يبدأوا العمل. يمكن التحقق من كيفية تقدم المشروع من خلال مراجعة المهام والخطة. أن تكون استباقيًا في عمل المشاريع يضمن عدم وجود أي شيء يمكن أن يسقط من خلال الفجوات ويمنع المشروع من الانتهاء.
# 4. فقط قم بتمييز المهام على أنها منتهية عندما تنتهي
عندما تسير الأمور ببطء ، قد يبدو من الحكمة البدء في تعليم الوظائف على أنها منتهية على الرغم من أنها تم إنجازها جزئيًا فقط. يصبح تتبع التقدم الحقيقي للمشروع أكثر صعوبة نتيجة لهذه التقارير الزائفة.
ما الذي يجب أن تبحث عنه في أدوات إدارة المشروع
كل أداة إدارة مشروع لديها ميزة خاصة لتقديمها. ومع ذلك ، عندما يتعلق الأمر بالميزات الأساسية ، فإن تكامل البرامج ، وتطبيقات الأجهزة المحمولة ، وأتمتة سير العمل تأخذ زمام المبادرة.
# 1. أتمتة سير العمل
أحد العوامل الرئيسية في كفاءة المشروع هو أتمتة سير العمل ، والتي تحمي فريق المشروع من الاضطرار إلى تنفيذ عمليات متكررة تستغرق وقتًا طويلاً مثل نقل المهام عبر خط أنابيب المشروع أو إخطار أعضاء الفريق بمجرد اكتمال المهمة.
تتيح لك الأتمتة تصميم مهام سير العمل الخاصة بك ، وفي بعض البرامج (مثل Monday.com) ، يمكنك البدء بالاختيار من بين القوالب الجاهزة أو تخصيص قالب خاص بك بالكامل لتلبية متطلبات الفريق.
على سبيل المثال ، يمكنك برمجة آلية لتنبيه رئيس الفريق بمجرد تغيير العقد إلى موقع. في هذه الحالة ، لا يتعين على قائد الفريق قضاء الوقت في البحث عن تحديثات الحالة ؛ بدلاً من ذلك ، يتم إخطارهم فقط عندما يوقع شخص ما على العقد.
# 2. تطبيقات الهاتف الجوال
النظام الأساسي الذي لا يدعم الوصول إلى الأجهزة المحمولة هو نقيض الإنتاجية ، وهو ما يدور حوله برنامج إدارة المشاريع. لا يزال بإمكان فريقك الوصول إلى المهام والتواصل في السياق أثناء التنقل من أي جهاز يختارونه على الرغم من أن Monday.com أكثر من مجرد أداة لإدارة المشروع.
تعد القدرة على تتبع تقدم المشروع وتعيين المهام على الفور أمرًا بالغ الأهمية لمديري المشاريع الذين يقودون فرقًا بعيدة. قد تقوم الفرق بمراقبة تواريخ الاستحقاق وتشغيل المشاريع من الألف إلى الياء في Monday.com Work OS ، والذي يسمح لك أيضًا بتخصيص أي سير عمل لتحسين أي سير عمل أو مشروع أو مهمة.
# 3. اندماج البرمجيات
لا يجب (أو لا يمكنك) التخلي عن أدواتك المفضلة الحالية لمجرد أنك تبحث عن أداة تتبع مشروع مدمجة. بطبيعة الحال ، سترغب في أن يعمل برنامج إدارة المشروع الذي تختاره بشكل جيد مع بقية مكدس تكنولوجيا المعلومات لديك. يمكنك بالفعل الحصول على جميع أعمال فريقك في مكان واحد من خلال التكامل السلس لموقع Monday.com مع جميع الأدوات المفضلة لديك.
برنامج لتتبع المشاريع
أسهل طريقة لتتبع المشاريع هي باستخدام برنامج تتبع المشاريع ، والذي يتتبع جميع الأعمال المطلوبة ويساعد في إبقائك في الوقت المحدد. يمكن أيضًا استخدام معظم برامج تتبع المشروع لتتبع ميزانيتك وتخصيص الموارد بالإضافة إلى الأنشطة.
حتى قبل أن يبدأ المشروع في مرحلة التنفيذ ، فإن أداة تعقب المشروع مفيدة. يمكن أن يساعدك في إدارة الموارد التي ستحتاج إليها للقيام بالمهام أثناء تخطيط المشروع. يتم تشغيل البرنامج حقًا بمجرد دخولك في مرحلة المراقبة والتحكم في مشروعك ، مما يتيح لك التحقق مما إذا كان تقدمك الفعلي يتوافق مع ما كنت تتوقعه في تلك المرحلة.
يجب إدارة أي مشروع باستخدام لوحة معلومات إدارة المشروع. يوفر لك آلية لإدارة الوقت والمال ونطاق القيود الثلاثية. يدرك المديرون متى تنتهي الأنشطة وأنهم لا يستهلكون موارد وتكاليف أكثر مما هو مخصص.
أدوات لتتبع المشروع
تُمكِّن الأنظمة الأساسية للبرامج المستندة إلى الويب أو السحابة والمعروفة باسم أدوات تتبع المشروع الفرق والأفراد من جدولة المشاريع ، ومراقبة تقدمهم ، وتعزيز العمل الجماعي بشكل أفضل. بعض البرامج التي يمكن أن تساعدك في تتبع مبادراتك هي:
- Monday.com هو نظام تشغيل العمل (Work OS) الذي يساعد الفرق من جميع الأحجام في تنظيم وإدارة أي شكل من أشكال العمل.
- Microsoft Project: تم تصميم MS Project لمشاريع الشلال الكبيرة والمعقدة ؛ ومع ذلك ، قد لا تكون المنهجيات الرشيقة مناسبة لها تمامًا.
- Trello: لوحة Trello وأدوات عمل القوائم ، والتي تركز على لوحات Kanban ، تساعد الفرق في تنظيم المشاريع.
- Evernote هي أداة معروفة لتدوين الملاحظات تمكن المستخدمين من حفظ وترتيب الملاحظات المستندة إلى الويب والمحتويات الأخرى.
- جيرا: يفضل العديد من المطورين Jira باعتباره برنامجهم المفضل. يشتهر البرنامج بشكل خاص بتنظيم تطوير الكود ومراقبة المشكلات.
ما هي المزايا التي تقدمها أدوات تتبع المشروع
باستخدام الأداة المناسبة ، يمكن لمديري المشاريع التأكد من تحسين سير عمل فرقهم مع الحفاظ أيضًا على المشاريع في الموعد المحدد وتحت الميزانية.
ماذا يفعلون أيضا؟
- تسهيل تخطيط المشروع. توفر الأنظمة الأساسية الأكثر اكتمالاً مشاركة المستندات داخل النظام الأساسي ومخططات جانت وطرق عرض كانبان وإجراءات رشيقة أخرى.
- للتخطيط الفعال للمشروعات ، ستحتاج إلى أداة تتيح لك تقسيم المهام بين أعضاء الفريق ووضع علامة عليها على النظام الأساسي بحيث يكون الجميع على دراية بما يجب القيام به.
- تتبع الوقت: ستمنحك أداة إدارة المشروع أيضًا طريقة لتتبع الوقت الذي تقضيه في كل مهمة والتقدم الذي تم إنجازه.
- تحقق من حالة مهام المشروع - الحالات هي طريقة سريعة وبسيطة لمعرفة مكان الفريق. يستخدم عدد قليل من البرامج التي يسهل الوصول إليها ملصقات لافتة للنظر وقابلة للتعديل بحيث يمكن لأي شخص أن يرى بسرعة تقدم المشروع والمهمة والمهام الفرعية.
- يعد إعداد الجداول الزمنية للمشروع أمرًا بالغ الأهمية لضمان أن يكون الجميع على نفس الصفحة ، سواء كنت تريد تصويرًا مرئيًا للجداول الزمنية لجميع مشاريعك أو تحتاج إلى معرفة المدة التي يتعين عليك وفريقك خلالها إنهاء مهمة أو مشروع.
تتبع المشروع مجانا
كل شخص يدير المهام بطريقته الفريدة. يفضل بعض الأشخاص إدارة مسؤولياتهم باستخدام صناديق البريد الوارد الخاصة بهم. حتى أن بعض الأشخاص يحبون تقنية القلم والورقة القديمة بينما يفضل البعض الآخر رؤية عملهم على لوحة كانبان أو في عرض التقويم.
أفضل 8 أدوات مجانية لإدارة المشاريع
- Trello لإدارة المشاريع مع المرئيات
- أسانا للفرق
- لعرض المهام المخصصة ، استخدم كليك أب
- لوظائف تشبه جداول البيانات ، استخدم Wrike
- جيرا للمطورين؛
- اكتف كولاب للمقاولين المستقلين وفرق الوكالات الصغيرة ؛
- Airtable لإنشاء أداة مخصصة لإدارة المشاريع ؛
- GoodDay لتقنيات إدارة المشاريع المختلفة.
تطبيق تتبع المشروع
فيما يلي بعض قوائم تطبيقات تتبع المشاريع التي تساعد في عملك:
# 1. تريلو
يجب على الشركات الصغيرة التي ترغب في تجاوز جدول البيانات النموذجي التفكير في Trello. نظرًا لوفرة الميزات المتوفرة في خطتها المجانية ، فهي أيضًا خيار رائع للاستخدام الشخصي. لن يخذلك Trello إذا كنت بحاجة إلى برنامج إدارة مشروع للتوصيل والتشغيل بأمان ممتاز وتطبيق جوال.
#2. أسانا
يعد هذا خيارًا جيدًا إذا كنت تحب Trello (الذي نناقشه أدناه) ولكنه يتطلب المزيد من الوظائف الغنية بالميزات. Asana هي أداة شاملة لإدارة المشاريع تسمح لك بتتبع كل عضو في الفريق والمهام التي يعملون عليها. يمكنك البقاء على اطلاع دائم بمهام خط أنابيب المشروع ، والملاحظات ، ومساحات العمل ، والعلامات بفضل تحديثات النظام الأساسي في الوقت الفعلي.
يمكنك تعيين أذونات لكل عضو في الفريق في Asana ، ويمكن لأعضاء الفريق مشاركة أوراق المشروع هناك بدلاً من إرسال عدة رسائل بريد إلكتروني.
# 3. Monday.com
يتوفر أكثر من 200 قالب مرئي على موقع Monday.com لمساعدتك على البدء. لتصميم سير عمل فريد ، يمكنك سحب وإفلات أكثر من 30 نوعًا مختلفًا من الأعمدة. وأيضًا لتقليل العمل المزدحم وزيادة الكفاءة ، يمكنك أتمتة العمليات الروتينية.
لتبسيط العمليات المعقدة ، يمكنك ربط اللوحات وإضافة ملفات إلى المشاريع والتواصل مع أعضاء الفريق. تسمح طريقة عرض عبء العمل للمديرين برؤية ما يعمل عليه كل عضو في الفريق دون عقد اجتماعات لا طائل من ورائها.
رقم 4. معسكر القاعدة
يعد Basecamp أعظم منصة للتعاون الجماعي وإدارة المشاريع ومشاركة الملفات. يحتوي النظام الأساسي على عمليات تكامل قوية ، والتي قد تساعدك على استخدام برامج أقل لإدارة مؤسستك. إن اعتماد Basecamp لتسعير الرسوم الثابتة (بدلاً من الفوترة لكل مستخدم) يميزها عن منافسيها.
# 5. ورقة ذكية
تتوفر أدوات التعاون المستندة إلى الويب من Smartsheet لمساعدتك على تبسيط مبادراتك. بالمقارنة مع منافستها Wrike ، فإنها توفر سرعة على متن الطائرة. تساعد أدوات إدارة الموارد والأتمتة في موازنة التخصيصات وتجنب الاختناقات.
ما هو تتبع المشروع ومراقبته؟
يبدأ تعقب المشروع بالتخطيط في وقت مبكر ويستمر حتى انتهاء المشروع. بعد تطوير المشروع ، حدد المشكلات المحتملة مبكرًا وقم بإصلاحها.
لماذا يعد تتبع المشروع مهمًا؟
يمكنك تبسيط العمليات باستخدام تتبع المشروع من خلال تتبع المهام التي تأتي أولاً. مساعدتك في اختيار واحد على الآخر. بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك القيام بذلك الوفاء بالمواعيد النهائية وتحديد العقبات وإزالتها وتقليل المخاطر. تحريك الفريق والمشروع إلى الأمام بنجاح بشكل عام.
ماذا تستخدم لتتبع المشاريع؟
يعد مخطط جانت أحد أكثر الطرق شيوعًا لتتبع تطور مشروعك. يوفر لأعضاء الفريق صورة مرئية في الوقت الفعلي للتقدم المحرز في إدارة المشروع. بالإضافة إلى ذلك ، تجعل مخططات جانت من الأسهل تحديد كيفية ارتباط المهام.
من المسؤول عن تتبع المشروع؟
يضع تخطيط المشروع الأساس لتتبع إدارة المشروع بكفاءة والإبلاغ عن الحالة. يحدد مدير المشروع والمسؤولون التنفيذيون مخرجات ونقاط تفتيش محددة لقياس التقدم في هذا الوقت. يجب على قادة الفريق الإشراف على تتبع المشروع لصالح المجموعة بأكملها.
ماذا يفعل برنامج تتبع المشاريع؟
أداة تعقب المشروع هي أداة يمكن للمديرين استخدامها لمراقبة أداء فريقهم وتخصيص الموارد. إنها أداة حاسمة للحفاظ على ميزانيات المشاريع والجداول الزمنية. يمكن استخدام القوالب الخاصة بتتبع المشروع كمصدر وحيد للمعلومات لتطوير المشروع.
وفي الختام
يبدأ تعقب المشروع بالتخطيط في وقت مبكر ويستمر حتى انتهاء المشروع. يمكن أن تساعدك مراقبة أداء المشروع على أساس منتظم لاكتشاف الانحرافات عن خطة إدارة المشروع في ضمان أن تكون مشاريعك في الموعد المحدد.
مقالات ذات صلة
- أفضل 10 برامج لإدارة علاقات العملاء (CRM) للشركات
- برنامج تتبع المشروع: مراجعات لأفضل 25 برنامجًا لتتبع المشروع
- برنامج إدارة سير العمل: أفضل الخيارات في عام 2023
- أتمتة سير العمل: التعريف والخطوة والبرمجيات والفوائد والتسويق
- سير العمل: التعريف والأدوات والفوائد
مراجع حسابات
