المستندات الموثقة هي المستندات التي تم تأكيد صحتها من قبل كاتب العدل. للتأكد من أن العملية مشروعة وأن الوثائق يمكن الوثوق بها من قبل السلطات التي طلبت ذلك ، يشمل التوثيق الشاهد وسجل توقيع المستندات.
لاحظ أن:
- المستندات التي تم توثيقها قد تم تأكيد صحتها من قبل كاتب العدل.
- كاتب العدل هو ممثل مؤهل تشمل واجباته مشاهدة التوقيعات وتسجيل عملية التوثيق والتحقق من الهويات ؛ لا يحترسوا من الاحتيال أو يقدمون المشورة القانونية.
- يجب عليك إكمال سلسلة من الخطوات لتوثيق المستندات ، بما في ذلك انتظار شاهد كاتب العدل قبل التوقيع على أي شيء.
- علاوة على ذلك ، يمكنك الحصول على مستندات موثقة في المؤسسات المالية وشركات المحاماة والخدمات البريدية ، من بين العديد من المواقع التجارية الأخرى ، أو من خلال مزودي خدمة معينين.
- أخيرًا ، قد يكون التوثيق عبر الإنترنت ممكنًا لبعض المستندات الأقل رسمية.
كيف يعمل التوثيق؟
الحصول على وثيقة موثقة فقط يشهد على صحة التوقيع. لا يُتوقع أو يُطلب من كتاب العدل قراءة المحتوى أو تحليله نيابة عنك أو تقديم مستشار قانوني. ولن ينبهك كاتب العدل بأي مشاكل قد تكون قد اشتركت فيها. كل ما يفعلونه هو تأكيد متى ومن قام بالتوقيع على الوثيقة.
بالإضافة إلى ذلك ، بعد توثيقه ، قد يتخذ المستند أو لا يتخذ على الفور صفة رسمية. قد تكون الوثيقة المكتملة والموثقة بشكل صحيح كافية لتنفيذ اتفاقية إذا كان التوقيع الصحيح هو كل ما هو مطلوب. استشر محاميًا محليًا للحصول على المشورة بشأن القوانين في منطقتك ووضعك المحدد.
أمثلة على المستندات الموثقة
تم توثيق المستندات الموثقة بعد توقيعها أمام كاتب عدل. كاتب العدل هو المسؤول الذي يشهد التوقيعات ، ويؤكد صحة التوقيعات ، ويسجل الحدث في سجل رسمي ، ثم يقوم بطوابع (أو "ختم") المستند.
لاحظ أن المستندات تتطلب عادةً توثيقًا إذا كانت تتعامل مع الأمور المالية أو القانونية المهمة التي تتطلب قدرًا كبيرًا من الثقة من جميع الأطراف المذكورة في المستند. الأنواع الأخرى من المستندات التي قد تحتاج إلى كاتب عدل هي تلك التي قد تكون عرضة للاحتيال.
على سبيل المثال ، عندما تسجل مبلغًا كبيرًا من المال عند تسمية مستفيد في بوليصة تأمين على الحياة ، فلن تكون موجودًا لتشهد على المعاملة. التوكيلات الرسمية والوصايا والوصايا والتوجيهات المتقدمة والأشكال الأخرى المتعلقة بالرعاية الصحية وتصاريح المسدس وتحويل ملكية المركبات أو العقارات هي مجرد أمثلة قليلة على الأنواع العديدة من المستندات التي تتطلب كثيرًا من التوثيق.
ما هو كاتب العدل؟
كاتب العدل هو ممثل معترف به قانونًا يعمل كشاهد غير متحيز على توقيع وثيقة قانونية. من بين التوقيعات التي تتطلب عادةً خدمات كاتب العدل ، سندات العقارات والإفادات والوصايا والتوكيلات والتوكيلات وسندات البيع وغيرها من مستندات المعاملات الرسمية. يستخدم كاتب العدل في المقام الأول لمنع الاحتيال.
لاحظ أن:
- يعمل كاتب العدل كشاهد عيان موضوعي على المصادقة أو التوقيع على مستند قانوني.
- الإقرارات الخطية والوصايا والتروستات والتوكيلات والأفعال العقارية هي بعض المستندات التي يلزم فيها كتاب العدل.
- يجب ألا يقل عمر كتاب العدل عن 18 عامًا وأن يكونوا مواطنين في الدولة التي يعملون فيها. بعد ذلك ، تختلف إجراءات أن تصبح كاتب عدل من دولة إلى أخرى.
- مصدر جيد للتعليم والمعرفة حول كتاب العدل هو جمعية كاتب العدل الوطنية (NNA).
مسؤوليات كاتب العدل
تتمثل مسؤولية كاتب العدل في تأكيد صحة كل توقيع على المستند. يحدث هذا بعد عدة فحوصات شاملة:
# 1. التحقق من الهوية:
يجب على أي شخص يوقع على مستند إظهار الهوية ، ويسجل كاتب العدل معلومات حول وثائق الهوية التي يقدمها كل شخص.
# 2. الموقّعون الراغبون:
يجب على كاتب العدل أن يراقب مؤشرات الإكراه. حتى إذا كنت لا توافق على محتويات المستند ، فهل تقوم بالتوقيع طوعا ، أم أن هناك من يضغط عليك للقيام بذلك؟
# 3. قادر على اتخاذ قرارات سليمة:
يجب أن يؤكد كاتب العدل أن الموقعين لديهم الأهلية القانونية للتوقيع وأنهم في حالة يمكنهم فيها فهم ما يوقعون عليه بوضوح. لا يستطيع كاتب العدل توثيق المستند إذا كان الموقّع ثملًا ، أو تحت تأثير المخدرات أو الكحول ، أو غير قادر على فهم ما يحدث.
لذلك لاحظ أنه إذا طرح الموقع أي مشاكل محتملة ، فإن كاتب العدل سيرفض التحقق من صحة التوقيع.
أخيرًا ، من الممكن الحصول على مستند يتضمن نشاطًا إجراميًا موثقًا. يمكنك أيضًا الحصول على واحدة عديمة الفائدة لأنها غير قابلة للتنفيذ بموجب قوانين ولايتك. يجب أن تكون على دراية بما تقوم بالتوقيع عليه لأن كتاب العدل لا يمكنهم تقديم المشورة القانونية لك.
لماذا يجب توثيق الوثيقة؟
التوثيق هو عنصر حاسم في توقيع العقود والعديد من الوثائق الرسمية الأخرى ، ويساعد في منع الاحتيال. عندما يحتاج المستند إلى التوثيق ، يجب أن يكون كاتب العدل حاضرًا ليشهد توقيعك الفعلي وتأكيد هويتك. يؤكد كاتب العدل أيضًا أنك توقع طواعية وأنك على دراية بمحتويات المعاملة أو المستند.
بالإضافة إلى ذلك ، سيتم "توثيق" العقد أو أي مستند آخر عن طريق إضافة توقيعهم وختمهم الرسمي.
ما هي المستندات التي يجب توثيقها؟
تتطلب أنواع محددة فقط من الأعمال الورقية ختم كاتب العدل ؛ لا يجب توثيق جميع الأوراق التي يجب توقيعها. على الرغم من اختلاف القوانين من دولة إلى أخرى ، إلا أنها تغطي عادةً المعاملات العقارية ، والمستندات القانونية المحددة ، ومجموعة واسعة من المستندات المالية ، وبعض النماذج المتعلقة بالرعاية الصحية. عادةً ما توضح المستندات التي تحتاج إلى توثيقها ذلك وتتضمن مساحة لختم وتوقيع كاتب العدل.
فيما يلي بعض الأنواع الأكثر شيوعًا من المستندات التي تتطلب التوثيق:
- التأسيس.
- عقود العقارات وسندات الملكية.
- الإقرارات القانونية.
- مستندات القرض.
- التوكيلات.
- طلبات جواز السفر.
أين يمكنني توثيق وثيقة؟
يعلن العديد من الموثقين عن خدماتهم ويقدمون معلومات الاتصال على القوائم أو مواقع الويب. يتم توظيف كتاب العدل من قبل العديد من شركات التعبئة والتغليف والخدمات البريدية والمراكز البريدية ومحلات النسخ. من بين الأماكن التي يمكن فيها توثيق المستند ما يلي:
- مكاتب البريد
- البنوك والاتحادات الائتمانية
- شركات العقارات
- مكاتب الضرائب والمحاسبة
- مكتبات وكليات
- مخازن الشحن
ومع ذلك ، يمكنك أيضًا البحث عبر الإنترنت عن كتاب العدل المحليين عبر الإنترنت. أثناء جائحة COVID-19 ، بدأت بعض الولايات في البحث عن خيارات الموثق الإلكتروني والبعيد. بعد تفشي وباء COVID-19 ، تم تمرير تشريع يسمح بالتوثيق عن بعد عبر الإنترنت (RON) في العديد من الولايات.
لذلك ، باستخدام RON ، طالما تم استيفاء متطلبات ولايتك ، يمكنك الوصول إلى خدمات كاتب العدل عبر الإنترنت من أي مكان. عادة ما يكون مكتب وزير الخارجية مسؤولاً عن الامتثال التنظيمي ؛ لمعرفة ما إذا كان يمكن الوصول إلى RON ، اتصل بوزير خارجيتك.
كيفية الحصول على وثيقة موثقة عبر الإنترنت
# 1. توثيق:
على موقع أو تطبيق Notarize ، يمكنك التسجيل وتحميل المستند الخاص بك وتأكيد هويتك. بمجرد مشاهدة توقيعك الإلكتروني وتوقيعه وإضافته إلى مستندك ، يمكنك الاتصال بموثق عدل مباشر. سيكون المستند الموثق الخاص بك متاحًا لك رقميًا ، أو يمكنك إرساله في مكان آخر.
# 2. OneNotary:
باستخدام نظام أساسي على الإنترنت مثل OneNotary ، يمكنك الحصول على توثيق سريع عبر الإنترنت. على موقع الويب الخاص بالعمل ، يوجد برنامج جدولة عبر الإنترنت حيث يمكنك حجز فترة زمنية لخدمة كاتب عدل عبر الإنترنت مدتها 15 دقيقة. ستتلقى فورًا دعوة بالبريد الإلكتروني تحتوي على معلومات إضافية بعد التسجيل. في حين أن عددًا قليلاً من الشركات الأخرى تقدم خدمة سريعة ، فإن الغالبية لا تسمح لك بتحديد المواعيد أو ضمان إطار زمني محدد.
# 3. تقنيات Nexsys:
مع أفضل خدمة كاتب عدل على الإنترنت للمعاملات العقارية ، تبرز Nexsys Technologies. تركز التكنولوجيا المستخدمة من قبل الشركة على عمليات التوثيق لإغلاق وإنشاء الرهون العقارية متعددة الصفحات.
# 4. كاتب العدل
NotaryCam هي خدمة كاتب عدل عبر الإنترنت فريدة من نوعها يمكنها العمل مع العديد من الموقعين للتوثيق ، حتى لو كانوا في مواقع مختلفة.
ما الذي يجعل المستند الموثق غير صالح؟
سيتم أيضًا رفض مستند موثق إذا انتهت صلاحية ختم كاتب العدل. في حالات أخرى ، قد يتسبب انطباع ختم كاتب العدل الذي يكون فاتحًا جدًا أو غامقًا أو ملطخًا أو غير مكتمل في رفض أو إبطال عمل التوثيق.
كم يكلف الحصول على وثيقة موثقة في كندا؟
في كندا ، يكلف التوثيق الأول (الذي يتضمن ختم وتوقيع كاتب العدل) 37 دولارًا ، وتكلفة التوثيق اللاحقة 22 دولارًا لكل منهما.
كيف يمكنني توثيق وثيقة في ولاية كاليفورنيا؟
في ولاية كاليفورنيا ، يجب على الموقعين على المستند المثول فعليًا أمام كاتب عدل تعينه الدولة لإكمال التوقيع. قبل بدء جلسة التوثيق ، يجب إكمال المستند والتحقق من وجود أي أخطاء أو تغييرات.
يجب دفع رسوم التوثيق المطلوبة من قبل الموقعين في وقت التوثيق. يجب أن يُظهر كلا الموقعين شكلاً شرعيًا لتحديد الهوية إلى كاتب العدل لإثبات هويتهما. يمكن أن تتكون هذه المعرفات من:
- رخصة السائق
- جواز السفر
- بطاقة الهوية العسكرية
- بطاقة هوية صادرة عن جهة حكومية
- بطاقة إقامة دائمة
بعد ذلك ، ستتم مراجعة المستند الآن من قبل جميع الأطراف الموقعة قبل أن يضعوا جميعًا توقيعاتهم عليه. يؤكد التوقيع أن الموقع قد قرأ الوثيقة بأكملها وأنه وقع عليها طواعية.
ثم يطبق كاتب العدل توقيعه ويختم المستند بعد أن يتم توقيعه من قبل كل موقع ، ويقومون أيضًا بتسجيل المعاملة في مجلة التوثيق الخاصة بهم. المستند موثق ويصبح فورًا ملزمًا قانونًا بمجرد استخدام هذا الختم.
ما مدى قوة وثيقة موثقة؟
وثيقة موثقة ، وفقا لظروف القضية ، لديها بعض الشبه القانوني. لمرة واحدة ، يعني وجود وثيقة موثقة حسب الأصول أنه تم تغييرها من وثيقة خاصة بحتة إلى وثيقة عامة يمكن طلبها بسرعة من قبل محكمة قانونية إذا لزم الأمر. بالإضافة إلى ذلك ، يتعين على الأطراف التي وقعت على الاتفاقية الالتزام بشروطها ، مما يزيد من مصداقية المادة.
علاوة على ذلك ، فإن حقيقة أن المستندات الموثقة يمكن قبولها في المحكمة هي نقطة مهمة أخرى يجب أن تكون على دراية بها. نتيجة لتوثيقهم ، يمكن اعتبارهم دليلًا ملموسًا. تُستخدم هذه المستندات عادةً لمنع المعاملات الاحتيالية بسبب طبيعتها ، خاصةً عندما يتعلق الأمر بالعقود التجارية والقانونية. لاحظ أنه إذا ثبتت إدانتهم بتزوير مستندات موثقة ، فإن المحامين يخاطرون بفقدان تراخيصهم ، والأسوأ من ذلك ، السجن.
هل يمكنني كتابة مستند وتوثيقه؟
يمكن توثيق المستند الذي يحتوي على خط اليد. للتأكد من أنهم سيقبلون مستندًا مكتوبًا بخط اليد ، يجب عليك أولاً التأكيد مع المؤسسة أو السلطة إلى المكان الذي ترسل فيه المستند.
ما هي الترجمة الموثقة؟
الترجمة الموثقة هي ، ببساطة ، ترجمة موقعة من قبل المترجم وموثقة لتأكيد شرعيتها. إنه ليس مقياسًا لمراقبة الجودة لأنه لا يشهد على جودة العمل ولا يؤكده.
أدوات إدارة المستندات: الاستخدامات والأدوات المجانية والدليل
كيفية التوقيع على مستند إلكترونيًا: دليل خطوة بخطوة
تتبع المستندات: التعريف والخدمات والدليل
أفكار ICEBREAKER: أفضل الأفكار لكسر الجليد لتحفيز أعضاء الفريق ولفت انتباههم
المراجع:
