لا يمكن لشركتك أن تعمل بدون مخزون. يعد الحفاظ على مستويات المخزون المناسبة لتلبية طلب المستهلك مع تجنب رسوم التخزين المفرطة أمرًا ضروريًا. نظام إدارة المخزون مفيد لهذا الغرض. يعد نظام الجرد الدائم أداة جديرة بالثقة للحفاظ على جرد مستمر للمخزون. في هذه المقالة ، سوف تكتشف ما هو نظام الجرد الدائم وكيف يعمل.
نظام الجرد الدائم
نظام الجرد الدائم هو النظام الذي لا يتوقف أبدًا عن عد المخزون. على عكس نظام الجرد الدوري ، الذي لا يقوم إلا بأخذ المخزون على فترات زمنية محددة مسبقًا ، مع ذلك ، يقوم هذا النظام بمراقبة مستويات المخزون في الوقت الفعلي. نظرًا لأنها تعكس دائمًا مستوى المخزون الحالي ، فإن أنظمة الجرد الدائم أكثر موثوقية من الأنظمة الدورية. يمكن إجراء خيارات أفضل بشأن الطلب والإنتاج والسعر بشكل خاص باستخدام هذه البيانات. يمكن أن يتخذ تنفيذ نظام الجرد الدائم عدة أشكال. غالبًا ما تستخدم الرموز الشريطية وعلامات تعريف التردد اللاسلكي لهذا الغرض. يتم مسح الرموز الشريطية أو علامات RFID في نقاط البيع ، مما يسمح بإجراء تعديلات تلقائية على مستويات المخزون. نظام الجرد المحوسب هو خيار آخر. يمكن مراقبة الطلبات والشحن ومستويات المخزون بشكل متماثل عبر هذا النظام. يمكن للشركات أن تكسب الكثير من استخدام نظام جرد دائم. بعض المزايا هي:
1. نظرًا لأن أنظمة الجرد الدائم توفر مستويات المخزون في الوقت الفعلي ، فهي أكثر موثوقية من أنظمة الجرد الدورية. يمكن إجراء اختيارات أفضل حول الطلب والإنتاج والسعر باستخدام هذه البيانات.
2. تعتبر وفورات التكلفة الناتجة عن تجنب كل من الإفراط في التخزين ونقص المخزون من الفوائد الرئيسية لأنظمة الجرد الدائمة.
3. تمكّن أنظمة الجرد الدائم المؤسسات من تقديم خدمة أفضل لعملائها من خلال إبقائهم على اطلاع دائم بمستويات المخزون في جميع الأوقات. يمكن أن يساعد ذلك المتاجر في الاحتفاظ برفوفها مخزنة وإرضاء عملائها.
4. تساعد أنظمة الجرد الدائم الشركات على توفير الوقت والجهد من خلال أتمتة العديد من الإجراءات المرتبطة تقليديًا بإدارة مستويات المخزون. قد يكون لدى الموظفين المزيد من الوقت لتكريسه لمبادرات أخرى.
5. باختصار ، يمكن للشركات أن تستفيد من أنظمة المخزون الدائم بعدة طرق. إن مكاسب الدقة ، وتوفير التكاليف ، وتحسينات الخدمة ، ومكاسب الإنتاجية ليست سوى عدد قليل من هذه المزايا.
نظام الجرد الدائم: نظرة عامة
نظرًا لأن أنظمة المخزون الدائم توفر تتبعًا في الوقت الفعلي لمستويات المبيعات والمخزون لعناصر محددة وتساعد على منع نفاد المخزون ، فقد تكون أفضل من أنظمة الجرد الدورية القديمة. لا يحتاج محاسبو الشركة إلى تغيير المخزون الدائم يدويًا ، إلا إذا كان يختلف عن جرد المخزون الفعلي بسبب الخسارة أو الكسر أو السرقة. نظرًا لأن أنظمة الجرد الدائم لا يمكنها حساب الخسارة أو الكسر أو السرقة ، فهناك حاجة إلى قوائم جرد دورية. من خلال استخدام الماسحات الضوئية للرموز الشريطية أو غيرها من السجلات الإلكترونية لاقتناء المنتجات والمبيعات والمرتجعات فور حدوثها ، تقدم برامج النظام تغييرات في الوقت الفعلي على المخزون. يتم إضافة هذه البيانات إلى قاعدة بيانات دائمة وتحديثها. يدعم النظام التكامل مع الفرق في المالية والمحاسبة ، من بين مجالات أخرى. هذا يعزز الامتثال لقوانين الضرائب والقواعد الأخرى. يمكن استخدام بيانات الجرد الدائم من قبل الموظفين لإبلاغ العملاء بدقة بتوافر السلع وقطع الغيار والمكونات الملموسة.
إدخالات دفتر اليومية نظام الجرد الدائم
إدخالات دفتر اليومية مثال حركات نظام المخزون الدائم
كيان يستخدم مخزونًا دائمًا ، اشترى الكيان مخزونًا بقيمة 24,000 دولار أمريكي في الحساب في 12 يونيو. وثق هذه المعاملة. هذا إدخال نموذجي لنظام المخزون الدائم لإدخالات اليوميات
[إفتتاحية المجلة]| مدين | دائن | |
| المعرض | 24,000 | |
| حسابات قابلة للدفع | 24,000 |
ملاحظة
مدين: زيادة المخزون
الائتمان: زيادة في الذمم الدائنة
يتم تدوين مشتريات المخزون التي تتم على مدار المدة في حساب "المخزون" بموجب نظام جرد دائم. عند شراء المخزون وبيعه ، يتم تحديث حساب المخزون باستمرار في نظام جرد دائم.
من المحتمل أن تجد نفسك تسجل المعاملات عند العمل مع محاسبة المخزون. يتم سرد إدخالات دفتر اليومية الأكثر شيوعًا التي ستحتاج إليها لحساب مخزونك أدناه.
# 1. شراء المنتجات بأسعار الجملة
يجب أن تنعكس مشتريات البضائع في الدفاتر ، مع خصم للمخزون وائتمان للحسابات الدائنة:
# 2. رسوم تعويض AP
الآن ، من الأهمية بمكان أن يكون لديك نظام دفع موثوق به لأن توقيت مدفوعات الفواتير يمكن أن يؤدي إلى فشل شركتك. قد تتأثر مصادر التوريد واتصالات البائعين لشركتك إذا لم يتم دفع الفواتير في الوقت المحدد. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يخلق انطباعًا بأن شركتك تواجه مشكلة مع الغرباء الآخرين ، مما يضر بالسمعة والثقة. على العكس من ذلك ، يساعدك النهج المنظم على تجنب غرامات السداد المتأخر ، وتعزيز التدفق النقدي ، والحفاظ على اتصالات عمل جيدة مع الموردين.
# 3. شروط الائتمان
عادة ما يتم شراء المنتجات عن طريق الائتمان من تجار الجملة والمصنعين. يجب أن تنص الفاتورة أو الفاتورة من البائع على شروط الدفع بوضوح. دعنا نتظاهر لغرض الجدل بأنه في الأول من أبريل ، استخدمت الشركة الائتمان لشراء سلع إضافية بقيمة 1 دولار ، ووافقت على دفع ثمنها على قسطين بقيمة 2,000 دولارات لكل منهما ، مع استحقاق السداد بالكامل بعد 10 يومًا. لدى المشتري 30 يومًا لسداد المبلغ للبائع ، على الرغم من توفر خصم بنسبة 30 ٪ إذا تم تحويل الأموال في أول 2 أيام. الآن ، مع الخصم المتاح بنسبة 10٪ من سعر الفاتورة ، تسجل الشركة XYZ مشترياتها بتكلفة صافية قدرها 2 دولارًا. سيتم تسجيل هذه المعاملة على هذا النحو من قبل الشركة:
# 4. مبيعات البضائع
هناك حاجة إلى إدخال دفتر يومية واحد للإقرار بالبيع ، وآخر مطلوب لتسجيل تكاليف المنتجات المباعة ، عندما تبيع الشركة البضائع.
# 5. مجموعة AR
العملاء الذين يشترون السلع والخدمات منك على أساس الائتمان مدينون لك بالمال ، وهو ما يعرف بحسابات القبض. يتم تضمين جميع الفواتير أو الأموال المعلقة التي يدين بها عملاؤك لك في حسابات القبض الخاصة بك. يتضمن البيان المالي لشركتك حسابات القبض كأصل. يعتمد الحفاظ على الوضع المالي السليم لشركتك بشكل كبير على قدرتك على تقدير أهمية الحسابات المستحقة القبض. يُنصح دائمًا بالحفاظ على حسابات القبض الخاصة بك في حالة جيدة. حتى إذا كان لديك قاعدة عملاء كبيرة ، فقد يكون ذلك كارثيًا على عملك إذا لم يدفعوا لك في الوقت المحدد أو على الإطلاق.
نظام الجرد الدوري والدائم
طرق وإجراءات مختلفة ل توثيق الجرد هناك حاجة إلى دائم و أنظمة دورية، على الرغم من إمكانية عمل الاثنين معًا. تتم مراقبة المنتجات باستمرار من قبل الموظفين في نظام دائم. يتم تسجيل المنتجات فقط على فترات منتظمة في نظام دوري. ليس هناك من ينكر أن إدارة النظام الدائم أصعب من إدارة النظام الدوري ، مع كل البيانات الإضافية التي يجب تتبعها وتخزينها. وفقًا لمولر ، "الأساسيات هي نفسها - بغض النظر عن نهجك" عند التفكير في النظام الذي ترغب في استخدامه. إذا كان هناك خلل في النظام الأساسي ، فلن يحميك أي قدر من البرامج الفاخرة من ارتكاب نفس الأخطاء بسرعة أكبر. سيتم اتخاذ القرارات المتعلقة بالنظام بناءً على عوامل مثل قابلية البضائع الخاصة بك للتلف وكيف يجب التعامل معها فعليًا (مثل الحجم ومقدار مساحة التخزين التي تتطلبها).
تؤثر الطريقة التي يتعامل بها عملك مع تسليم البضائع وتخزينها على طابعها أيضًا. يتم توحيد بعض المنتجات لأن مكوناتها صغيرة ويتم تخزينها في حاويات منفصلة. تعمل الطريقة الدائمة بشكل جيد مع الشركات الكبيرة أو تلك التي لديها مخزون كبير. غالبًا ما تساعد الطريقة الدورية الشركات الصغيرة التي ليس لديها الكثير من المخزون على البقاء في العمل. وينطبق الشيء نفسه على هامش الخطأ ، وهو أصغر مع نظام دائم ، لكن المخزون الصغير والبسيط قد لا يتأثر كثيرًا بالنظام الدوري. يتم الوصول إلى مؤشر محاسبي أساسي ، تكلفة البضائع المباعة (COGS) عن طريق إضافة رصيد المخزون الافتتاحي إلى تكلفة شراء المخزون وخصم تكلفة المخزون الختامي. مع وجود جرد حقيقي ، يتم تحديث COGS بين الحين والآخر. بشكل عام ، نظام الجرد الدائم أسهل في الاستخدام.
أمثلة على نظام الجرد الدائم
تتضمن بعض الأمثلة على أنظمة الجرد الدائم ما يلي:
- أنظمة نقاط البيع (POS): تتبع هذه الأنظمة مستويات المخزون عند بيع الأصناف.
- أنظمة إدارة المستودعات (WMS): تتعقب هذه الأنظمة مستويات المخزون حيث يتم نقل العناصر داخل وخارج المستودع.
- أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP): تتعقب هذه الأنظمة مستويات المخزون عبر جميع جوانب الأعمال ، بما في ذلك المبيعات والإنتاج والشراء.
تعد أنظمة الجرد الدائم أكثر دقة من أنظمة الجرد الدورية لأنها تتبع مستويات المخزون على أساس الوقت الفعلي. يتيح ذلك للشركات إدارة مخزونها بشكل أفضل وتجنب نفاد المخزون أو الإفراط في التخزين.
تعد ماسحات الباركود اللاسلكية في محلات السوبر ماركت هي التطبيق الأكثر شيوعًا لنظام الجرد الدائم. يحتفظ بسجل في الوقت الفعلي لجميع المعاملات الممسوحة ضوئيًا في النظام. في هذا النهج ، لن تضطر الشركات إلى تخمين كمية السلع التي تحتاجها أو في متناول اليد.
ما هي صيغة الجرد الدائم؟
صيغة الجرد الدائم هي:
نهاية المخزون = بداية المخزون + المشتريات - المبيعات
يمكن استخدام هذه الصيغة لحساب مخزون نهاية الشركة في نهاية فترة محاسبية. جرد البداية هو قيمة المخزون الموجود لدى الشركة في بداية الفترة المحاسبية. من الواضح أن المشتريات هي قيمة المخزون الذي اشترته الشركة خلال الفترة المحاسبية. المبيعات هي قيمة المخزون الذي باعته الشركة خلال فترة المحاسبة. تعد صيغة المخزون الدائم أداة مفيدة للشركات لتتبع مستويات المخزون الخاصة بهم وللتأكد من أن لديهم مخزونًا كافيًا في متناول اليد لتلبية طلب العملاء.
ما هو الجرد الدائم وما هي أسبابه؟
الجرد الدائم هو طريقة محاسبية مستمرة تعكس بدقة المخزون الفعلي في المخزون الدفتري من خلال التسجيل المستمر لتغييرات المخزون دون الحاجة إلى قوائم جرد مادي. أنظمة نقاط البيع والماسحات الضوئية هي أجهزة إدخال تستخدم في المستودعات لتسجيل المخزون الدائم.
ما هي سمتان لنظام الجرد الدائم؟
آلية الجرد الدائم معقدة نوعًا ما. طالما لم تتم سرقة أي شيء أو تلفه ، فإن تغييرات المخزون دقيقة ويمكن الوصول إليها بسهولة على الفور. عند إجراء كل عملية بيع ، يتم أيضًا تحديث حساب COGS بانتظام. نظام الجرد الدائم هو وسيلة لتتبع المخزون دون الحاجة إلى إدخال كل عملية شراء أو بيع يدويًا. يتتبع البرنامج في هذا النظام بشكل أساسي التغيير في مستويات المخزون في الوقت الفعلي لكل معاملة تحدث.
ما هي ميزتا وعيوب نظام الجرد الدائم؟
الايجابيات
ردود فعل لحظية. كما يوحي اسمه ، يقوم النظام الدائم بتحديث بيانات المبيعات باستمرار. يمكن لكل من الإدارة والموظفين مراقبة هذه المقاييس واستخدامها على النحو الذي يرونه مناسبًا في الوقت الفعلي.
تحسين القدرة على التبصر. تشمل الفوائد المهمة لنظام المخزون الدائم تتبع أنماط شراء المستهلك والتقلبات الموسمية والفرص التي توفرها هذه المعلومات.
سلبيات
نقص المخزون. قد يحدث هذا نتيجة السرقة أو التلف أو التلف المادي. تحدث الخسارة عندما يكون هناك فرق بين المخزون الدائم المقدر والمخزون المادي اللاحق.
حفظ سجلات ضعيف للمخزون. يمكن أن تؤدي مشاكل المسح أو فقدان المخزون أو البرامج أو المشغلين البشريين إلى تقليل كفاءة نظام الجرد الدائم.
ما هي خاصية نظام الجرد الدائم؟
يعد نظام الجرد الدائم عمومًا طريقة لتتبع المخزون تسجل تلقائيًا مشتريات ومبيعات المخزون. يتتبع البرنامج في هذا النظام مستويات المخزون في الوقت الفعلي ويقوم بتحديثها بعد كل معاملة.
وفي الختام
تعتبر منظمات التجارة الإلكترونية التي تشهد توسعًا سريعًا بشكل كبير مرشحين مثاليين لنظام جرد دائم. إن النظام الذي يقوم بإجراء جرد مرة واحدة فقط من حين لآخر لديه مخاطر أكبر لعدم الدقة ومراقبة أقل فعالية للمخزون. أنت قادر بشكل صريح على إضفاء الطابع المركزي على إدارة المخزون الخاص بك ، وتحسين مستويات المخزون لديك ، والقيام بالمزيد بمساعدة نظام المخزون الدائم.
المنشورات المشابهة
- نظام الجرد الدوري: ما هو وكيف يعمل
- 365 جرد للجوال: دليل لمخزون المحمول لأسواق البيع بالتجزئة 365
- أفضل برنامج لإدارة جرد المطاعم 2023
- برنامج جرد الأدوات: أفضل 11+ برنامجًا لجرد المعدات والأدوات لعام 2023
مراجع حسابات
