أمر الشراء هو العمود الفقري للأعمال لكل من البائعين والمشترين. هذه المستندات ملزمة قانونًا وتشير إلى نية العميل في الشراء وتعمل كسجل لتفاصيل الطلب. يجب على كل شخص يشارك في إنشائها ونقلها مراقبة هذه الملفات عن كثب. إذن ، ما هي بعض الطرق الجيدة للحفاظ على علامات التبويب ، والتخزين بعيدًا ، والحفاظ على أوامر الشراء الخاصة بك مرتبة؟ رقم طلب الشراء هو الخطوة الأولى في القدرة على القيام بأي من هذه الأشياء. تابع القراءة لمعرفة رقم أمر الشراء الموجود في الفاتورة وما هو مولد رقم أمر الشراء. أضفنا أيضًا الاختلافات بين رقم أمر الشراء ورقم الفاتورة.
دعونا الغوص في!
ما هو طلب الشراء؟
يتم عرض السلع والخدمات التي يرغب المشتري في الحصول عليها بالتفصيل في أمر الشراء (PO) ، وهو مستند يرسله العميل إلى البائع. إذا وافق البائع على أمر الشراء ، فإنه يصبح عقدًا ملزمًا.
يتضمن أمر الشراء الموثق بشكل صحيح عناصر مثل:
- تاريخ الطلب
- وصف البضائع أو الخدمات
- كمية البضائع أو الخدمات
- شروط الدفع
- معلومات الاتصال بالمشتري والبائع
- رقم أمر الشراء الفريد
كيف تعمل؟
أمر الشراء (PO) هو مستند صادر عن مشتري المنتج أو الخدمة في بداية المعاملة. تشمل السلع أو الخدمات التي يتم تبادلها ومقدارها وسعرها المتفق عليه. يجب أن يكون أمر الشراء الذي يتم تنفيذه جيدًا مفصلاً بشكل كافٍ حتى لا يكون لدى البائع أي أسئلة. أمر الشراء ملزم لكلا الطرفين لأنه تم التصريح به من قبلهما. سيتم استخدام رقم أمر الشراء الموجود في أعلى النموذج في جميع الاتصالات اللاحقة مع العميل ، بما في ذلك المكالمات الهاتفية ومستندات الشحن والفواتير.
بعد استيفاء البائع لأمر الشراء ، سيرسل فاتورة. الفاتورة هي الفاتورة النهائية. سيتم سرد كمية وأسعار السلع والخدمات المقدمة من قبل البائع. سيتم أيضًا تضمين رقم أمر الشراء للإشارة إلى أن عملية البيع هذه قد تمت الموافقة عليها مسبقًا. يلتزم المشتري بالدفع وفقًا للشروط المتفق عليها في الأصل عند الاستلام (على سبيل المثال ، قد يشترط البائع أن يتم الدفع لجميع مورديه في غضون 30 يومًا).
ما هو رقم Po؟
رقم أمر الشراء هو رقم خاص يتم تعيينه لأمر الشراء ، وهو إعلان رسمي عن نية العميل في الحصول على شيء من البائع ويغطي تفاصيل المعاملة. سيستفيد كل من البائع والعميل من وجود معرف فريد لكل طلب يتم تقديمه أو استلامه. يؤكد المشترون عزمهم على شراء السلع أو الخدمات من خلال إصدار أوامر الشراء للبائعين. الأسعار ومتطلبات الكمية من بين التفاصيل المدرجة في المستند. يشكل قبول أحد الموردين لأمر الشراء قبولًا كاملاً تقريبًا للشروط والأحكام الواردة فيه.
من الضروري أن تراقب الشركات طلبات الشراء الخاصة بهم. هذه السجلات مهمة للغاية من وجهة نظر قانونية. علاوة على ذلك ، فهي تساعد الشركات في الاحتفاظ بسجلات مالية دقيقة وغالبًا ما تكون حاسمة للتسيير السلس للأعمال ، خاصة الشركات الصغيرة.
هذا عندما تدخل أرقام PO في اللعب. فهي تسهل تخزين واسترجاع أوامر الشراء من قبل الطرفين ، وتسهيل مساءلة البائعين والمشترين فيما يتعلق بتفاصيل الطلبات وتسهيل عمليات التدقيق والمحاسبة.
كيفية الحصول على رقم Po
يمكن إنشاء رقم أمر الشراء بعدة طرق مختلفة. من المحتمل أن تتمكن بعض الشركات ، خاصة تلك التي لديها موارد أقل ، من إنشاء قوالب أوامر الشراء الخاصة بها وإصدار أرقام أوامر الشراء للطلبات والفواتير واحدة تلو الأخرى.
ومع ذلك ، قد تضطر الشركات الكبيرة إلى التعامل مع حجم أكبر بكثير من المعاملات ، مما يجعل العملية التي تستغرق وقتًا طويلاً وغير فعالة لإدخال أرقام أوامر الشراء يدويًا أمرًا لا يمكن الدفاع عنه.
لهذا السبب ، يمكن للعديد من خدمات مسك الدفاتر عبر الإنترنت إنتاج تفاصيل أوامر الشراء تلقائيًا ، مثل أرقام أوامر الشراء لكل عنصر. هناك طريقتان رئيسيتان يمكنك الاختيار من بينهما عند إنشاء نظام ترقيم لأوامر الشراء: يدوي وتلقائي.
نظام رقم PO اليدوي
قد تتمتع بحرية إنشاء نظام رقم أمر الشراء الخاص بك يدويًا إذا كنت تدير شركة صغيرة ذات حجم منخفض من أوامر الشراء. يمكن أن يتكون الرمز من أحرف وأرقام وشرطات بأي ترتيب يكون منطقيًا بالنسبة لك كقائد للشركة. من ناحية أخرى ، إذا كنت بحاجة إلى رقم أمر شراء أكثر أهمية ، فقد تطلب من النظام إنشاؤه بناءً على تاريخ إنشاء الأمر. بغض النظر عن المسار الذي تسلكه ، يجب عليك دائمًا تدوين اسم البائع وبيانات الطلب الأساسية وتاريخ الصلاحية في مكان مختلف. استمر في القيام بذلك حتى عند إعطاء التعليمات.
تتبع العملاء والأوامر والمدفوعات الخاصة بك في موقع مركزي واحد عن طريق تسجيل المعلومات ذات الصلة حول كل طلب شراء في جدول بيانات Excel.
مولد رقم PO التلقائي
تصبح إدارة أوامر الشراء ونفقات الشركة معقدة بشكل متزايد مع زيادة إنفاق الشركات. في النهاية ، يصبح إعطاء كل طلب رمزًا فريدًا يدويًا غير فعال ويستغرق وقتًا طويلاً. لحسن الحظ ، توجد اليوم العديد من الحلول المحاسبية منخفضة التكلفة المستندة إلى السحابة ، كل منها يأتي مزودًا بإمكانية إنشاء وتخصيص أرقام أوامر الشراء المؤتمتة الخاصة به.
مولد رقم بو
لا يغطي مصطلح "منشئ رقم PO" مجموعة واسعة من الخيارات ، خاصة عندما يتعلق الأمر بالموارد التي يمكن شراؤها. إذا كنت تستخدم حلًا محاسبيًا مستندًا إلى السحابة أو نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) لإدارة أموالك ، فلن تواجه مشكلة في طرح أرقام أوامر الشراء لتضمينها في فواتيرك وأوامر الشراء.
يمكنك استخدام منشئ أرقام PO العشوائية أو تقنية إنشاء أرقام عشوائية لإنشاء أرقام أوامر الشراء إذا قمت بإجراءها يدويًا أو في تطبيق مثل Excel ولا تحتاج إلى أن تكون متسلسلة أو بطول معين.
تحقيقا لهذه الغاية ، من الجيد عادة استخدام المحاسبة المتخصصة أو برنامج تخطيط موارد المؤسسة لإنشاء أوامر الشراء ، وبالتالي ، أرقام أوامر الشراء. يمكن لنظام كهذا أن يوفر لك الكثير من الوقت والعمل ، لذلك ربما يستحق الاستثمار ما لم يكن حجم مبيعاتك منخفضًا للغاية.
مكان وضع رقم أمر الشراء على الفاتورة
تتمثل الممارسة الأكثر شيوعًا في تضمين رقم أمر الشراء أعلى الفاتورة بحيث يمكن الرجوع إليها بسرعة وسهولة. يعتمد المكان الذي تضع فيه رقم أمر الشراء على القالب الخاص بك على نوع العمل الذي تديره.
رقم Po مقابل رقم الفاتورة
يبدو رقم أمر الشراء مقابل رقم الفاتورة متشابهين للوهلة الأولى. هناك العديد من الفروق بين رقم أمر الشراء ورقم الفاتورة على الرغم من أنها تحتوي على معلومات متطابقة وشروط الدفع. فيما يلي الاختلافات بين رقم أمر الشراء ورقم الفاتورة:
# 1. سلطة إصدار الوثيقة
تحدث الفواتير بعد أن يصدر المستهلك أمر شراء للبائع.
# 2. الوضع القانوني
في حين أنها مفيدة لتتبع الشحنات والمطالبة بالدفع ، ليس للفواتير أي غرض قانوني آخر في عملية الشراء. ما لم يتم استخدامه لدعم أمر الشراء ، لا يمكن استخدامه كأداة مالية أو في محكمة مدنية لأنه ليس اتفاقًا بين المشتري والبائع.
# 3. كيف يتم استخدامها
الغرض من الفاتورة هو إعادة العبء إلى المشتري للدفع بحلول تاريخ الاستحقاق. عندما يقترب تاريخ الاستحقاق ولا يزال البائع لم يدفع ثمن الشحنة ، فقد يرسلون بريدًا إلكترونيًا للتذكير. قد تكون الفاتورة أيضًا بمثابة تذكير دفع ودي من البائع. في المقابل ، يسمح أمر الشراء للمشتري بتحديد مبلغ وتاريخ تسليم المنتج الذي يحتاجه من المورد.
# 4. ما يحددونه
تعتبر الفواتير التي توضح بالتفصيل محتويات الشحنات ممارسة قياسية. يتم إنشاء فواتير متعددة بأرقام تسلسلية فريدة عندما يرسل البائع أكثر من حزمة واحدة.
فيما يلي مزيد من الاختلافات بين رقم أمر الشراء ورقم الفاتورة
| PO عدد | رقم الفاتورة |
| تم إرسال تأكيد الطلب من قبل المشتري إلى البائع | إرسال تذكير بالدفع من قبل المورد إلى المشتري |
| يتم إنشاؤه عندما يضع المشتري طلبًا | تم إنشاؤه بعد تنفيذ الطلب |
| يحدد شروط الشراء | يحدد تأكيد البيع |
| يمنع تكدس المخزون | يمنع تكرار المدفوعات الزائدة |
| يجعل من السهل تتبع المخزون | يساعد في حساب الإنفاق والضرائب |
أوجه التشابه بين أمر الشراء والفاتورة
من السهل الخلط بين أوامر الشراء والفواتير لأنها تبدو متشابهة. كلاهما ينطوي على تبادل المعلومات حول منتج أو خدمة لأغراض تجارية. ومع ذلك ، فإن توقيت هذه الأحداث مختلف. تشترك في العديد من أوجه التشابه ، ولكن هناك أيضًا اختلافات مهمة يجب القيام بها.
في معظم الحالات ، يمكن استخدام أمر الشراء والفاتورة بالتبادل. هناك بعض أوجه التشابه الرئيسية بين أوامر الشراء والفواتير ، على الرغم من الفروق العديدة بينهما:
- كلاهما شكل من أشكال الإعلان المتعلق بشراء المنتج.
- إنها ضرورية لتقليل النفقات المهدرة.
- أنها تسمح بقدر أكبر من الشفافية في إجراءات الشراء.
- يتم تضمين تفاصيل الطلب الأساسي والتسليم والمورد والتسعير في كليهما.
- كلا اتفاقيتي الشراء هي مستندات قانونية ملزمة
ما الوظيفة التي تخدمها الفاتورة وأمر الشراء في العمل؟
على الرغم من أن الأمر قد يبدو وكأنه عمل إضافي ، إلا أن أوامر الشراء والفواتير هي أوراق مالية أساسية تساعد الشركة على البقاء على رأس احتياجاتها الشرائية مع نمو الطلب وتطور العلاقة بين البائع والمشتري.
لا يمكنك الاختيار بين أمر الشراء والفاتورة لأن كلاهما مهم. على الرغم من حقيقة أن الفواتير ضرورية من الناحية القانونية ، إلا أن أوامر الشراء تقدم توضيحًا تمس الحاجة إليه وتساعد في تجنب المشكلات.
سيؤدي استخدام أوامر الشراء والفواتير إلى تقليل حالات سوء الفهم من خلال تحديد النتائج المتوقعة للمعاملة بوضوح ، بغض النظر عن التقلبات في الطلب أو درجة التعقيد في عملية الشراء الأساسية.
لماذا تأخذ أمر الشراء وإدارة الفاتورة الرقمية
يعتبر أمر الشراء اليدوي وإدارة الفاتورة أمرًا بسيطًا في البداية عندما تكون الشركة صغيرة وكمية المشتريات متواضعة. ومع ذلك ، مع توسع الأعمال التجارية ، تتوسع كذلك كمية المشتريات التي يقوم بها. إن فهم أوجه التشابه والاختلاف بين أوامر الشراء والفواتير لن يساعد كثيرًا أيضًا.
لقد أصبحت عملية معالجة عدد متزايد من طلبات الشراء والفواتير التي تحصل عليها عبر البريد الإلكتروني والفاكس والبريد العادي وما إلى ذلك أمرًا مملاً وعرضة للخطأ بشكل متزايد بالنسبة للشركات ، وما إلى ذلك. العملية ككل.
يمكن أن تكون أنظمة تبادل البيانات الإلكترونية (EDI) باهظة الثمن ، وبعض الشركات لا تستطيع ببساطة تنفيذ مثل هذا النظام مع بائعيها. تسمح حلول المشتريات للشركات بحماية المعلومات المضمنة في فواتير أوامر الشراء. لتبسيط وتحسين فعالية إجراءات الشراء الأساسية ، يمكن للشركات من جميع الأحجام استخدام هذا البرنامج لإدارة أشياء مثل أوامر الشراء والفواتير.
لماذا رقم أمر الشراء مهم؟
سواء كنت المشتري أو البائع ، فإن طلب الشراء هو جزء لا يتجزأ من الصفقة التجارية التي تتطلب انتباهك والتزامك في جميع الأوقات.
إن إعطاء رقم أمر شراء مميز لكل أمر شراء يسهل عملية تتبع الطلبات بشكل أسهل وأكثر دقة. إذا واجه العميل مشكلة في عملية شراء تم إجراؤها منذ أشهر ، فيمكن تحديد موقع أمر الشراء والفاتورة المرتبطة به من خلال بحث بسيط باستخدام رقم أمر الشراء.
تتوفر نفس الميزة إذا قدمت شركتك الطلب وأصدرت رقم أمر الشراء. يعد كل من رمز سهل الإنشاء وسرعة العثور على عمليات الشراء والتحقق منها من مزايا استخدام نظام ترقيم أمر الشراء. يتم تجنب المدفوعات المكررة ، والتسجيل غير السليم ، والأخطاء المحاسبية الأخرى عند استخدام رقم أمر الشراء.
يعتمد نجاح شركتك على المدى الطويل على تقديم خدمات مشروعة ومقدمة من قبل محترفين مدربين. يمكن أن يكون لتسليم عنصر خاطئ أو إصدار فواتير بشكل غير صحيح إلى العميل آثار مدمرة على اسم الشركة الجيد ونتائجها النهائية.
إليك المزيد من الأسباب التي تجعل رقم أمر الشراء مهمًا:
# 1. الثقة والتحقق
حتى مع تطور الثقة المتبادلة بين المشتري والبائع ، لا تزال كل معاملة تتطلب ضمانات بالدفع والتسليم. يقلل أمر الشراء من احتمالية حدوث ارتباك ويجعل جميع الأطراف عرضة للمساءلة. مع تطور الأعمال التجارية ، قد تتغير الافتراضات الأساسية التي تأسست عليها. يتم تسهيل اتساق هذه المعرفة من خلال أوامر الشراء.
# 2. منظمة
يؤدي توسيع قاعدة عملاء الشركة إلى زيادة صعوبة تلبية الطلبات. في مؤسسة كبيرة ، ليس الأمر بسيطًا مثل كتابة التعليمات وتسليمها إلى موظف لتنفيذها. إن استخدام جميع عملائك لنظام أوامر الشراء الذي يمكنك مراقبته يمكن أن يجعلهم سعداء ويجلب لك أعمالًا إضافية.
# 3. مسئولية
يمكن لأمر الشراء تبسيط عمليات الشراء والمبيعات للشركة. من خلال إضفاء الطابع الرسمي على شروط الصفقة كتابيًا ، من المرجح أن يتابع كل من البائع والمشتري الالتزامات التي قطعوها على أنفسهم. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يسهل تتبع البائع لتقدم مبيعات الأصناف وتسوية الطلبات التي لم يتم الوفاء بها. استخدام أوامر الشراء يفيد كلا الطرفين.
من الذي يقدم رقم أمر الشراء؟
يتم إعطاء معرّف خاص لكل طلب شراء يُعرف باسم "رقم أمر الشراء". يتحمل المشتري مسؤولية إنشاء هذا المستند ، والذي سيستخدمه كلا الطرفين طوال عملية البيع. غالبًا ما يقوم البائعون بتضمين رقم أمر الشراء في فاتورة المبيعات للتحقق من أنهم يفرضون رسومًا على العميل المناسب مقابل الشراء الصحيح.
كيف يمكنني استخدام رقم أمر الشراء؟
لكل أمر شراء ، يتم إنشاء رقم أمر شراء فردي. يحدد أمر الشراء السلع والخدمات التي ترغب الشركة في الحصول عليها من بائع معين. سيقوم كل من المشتري والبائع بالرجوع إلى رقم أمر الشراء مع تقدم الصفقة.
كيف أجد رقم أمر الشراء الخاص بي؟
رقم أمر الشراء هو رقم ملزم قانونًا موجود في مستند أمر الشراء. أمر الشراء هو مستند أعمال أولي يحدد السلع أو الخدمات التي سيتم تقديمها مع كمياتها وأسعارها.
كم عدد الأرقام هو رقم أمر الشراء؟
سيتضمن رقم أمر الشراء ما بين أربعة وستة أرقام. يمكن أن يحتوي رقم أمر الشراء على أي مجموعة من الأحرف والأرقام والشرطات.
ما هو الفرق بين رقم أمر الشراء ورقم الأمر؟
رقم أمر الشراء الخاص بأمر الشراء (أو رقم الطلب) هو معرف تعريف خاص تم إنشاؤه بواسطة الشركة المشترية. يمكن لإدارة الشركة إنشاء الكود يدويًا ، أو يمكن للبرنامج القيام بذلك تلقائيًا.
افكار اخيرة
غالبًا ما يقوم المشتري بتعيين رقم تعريف خاص يُعرف برقم أمر الشراء لكل أمر شراء. قد تقوم إدارة الشركة أو برنامج محاسبة الشركة بإنشاء الكود يدويًا أو تلقائيًا. مع تقدم المعاملة ، سيتم الإشارة إلى رقم أمر الشراء في مكالمات هاتف العميل ونماذج الشحن وأحيانًا فاتورة المبيعات المقابلة لضمان الدقة.
مقالات ذات صلة
- عملية طلب الشراء: أنواع وأمثلة وتنسيق
- 11+ أفضل نظام طلب شراء للشركات الصغيرة 2023
- ما هو تخصيص سعر الشراء: كل ما تحتاج إلى معرفته
مراجع حسابات
