نعم، قد تكون وظيفتك سيئة للغاية، أو ربما وجدت خيارًا أفضل. ومع ذلك، من المهم أن تكتب خطاب الاستقالة بطريقة مهذبة ومهنية. سيؤدي هذا إلى قطع شوط طويل نحو تعزيز علاقة صحية بينك وبين رئيسك في العمل. أعني أنك لن ترغب في ترك مكان عملك وأنت تشعر بالحرج والذنب، أليس كذلك؟ إليك دليلك لكتابة خطاب استقالة احترافي. لقد قمت بتضمين بعض النماذج للمساعدة في تبسيط العملية بالنسبة لك. أولاً، دعونا نفهم خطاب الاستقالة وسبب أهميته...
الوجبات السريعة الرئيسية
خطاب الاستقالة هو مستند رسمي أو بريد إلكتروني يُعلم صاحب العمل أنك ستترك منصبك.
لكتابة خطاب الاستقالة المهنية:
- اجعل الأمر بسيطًا ومباشرًا في صلب الموضوع
- حافظ على نبرة إيجابية ومهنية
- تدقيق الأخطاء النحوية والإملائية
- كن صادقًا ولكن دبلوماسيًا في أسباب الاستقالة (اختياري)
- تجنب حرق الجسور والحفاظ على السلوك المهني
ما هو خطاب الاستقالة؟
خطاب الاستقالة هو مستند رسمي أو بريد إلكتروني يُعلم صاحب العمل أنك ستترك منصبك. عادة، يتم إرسال خطاب الاستقالة قبل أسبوعين على الأقل من الموعد المحدد. وهذا يساعد صاحب العمل على إجراء التعديلات اللازمة لمغادرتك، وربما العثور على بديل.
عندما تخصص وقتًا لكتابة خطاب استقالة احترافي ومهذب، فإنك تصور نفسك كشخص جدير بالثقة ويمكن الاعتماد عليه، مما يساعدك في الحفاظ على العلاقات المهنية. يمكنك أيضًا الحصول على خطابات توصية ومراجعات إيجابية أثناء عمليات الفحص المرجعي.
ما هي أهمية خطاب الاستقالة؟
في عملية الموارد البشرية، يوفر خطاب الاستقالة وسيلة رسمية ورسمية للموظف لتوصيل قراره بمغادرة المنظمة. ويضمن أن الاستقالة موثقة بشكل صحيح ومعترف بها من قبل صاحب العمل. في أغلب الأحيان، قبل أن يتم نقلك إلى دور جديد، تتطلب بعض عقود العمل وقوانين العمل منك تقديم إشعار كتابي باستقالتك. مع خطاب الاستقالة، يمكنك الوفاء بالتزاماتك التعاقدية والامتثال للمتطلبات القانونية.
كما أن خطاب الاستقالة هو بمثابة سجل مكتوب لقرارك بمغادرة المكتب، وكذلك أسباب تركك؛ انها مثل شكل من أشكال المرجعية. ومن خلال ذلك، يمكن للموارد البشرية الاحتفاظ بسجلات دقيقة للموظفين، وتتبع معدل دوران الموظفين، ومعالجة أي نزاعات محتملة أو مشكلات قانونية قد تنشأ في المستقبل.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يكون خطاب الاستقالة بمثابة فرصة للمنظمة لإجراء مقابلة الخروج للحصول على رؤى حول السبب المحتمل للمغادرة، ومجالات التحسين.
اقرأ أيضا: مقابلات البقاء: نصائح لإجراء مقابلات البقاء (+ أمثلة على الأسئلة)
أخيرًا، يمكن أن تمنحك كتابة خطاب الاستقالة الفرصة للتعبير عن أفكارك حول أخلاقيات العمل في المنظمة، والتعبير عن امتنانك، والمغادرة بعلاقات جيدة (لم ترتكب جريمة، على أي حال). أنت تترك الوظيفة، لكن لا ينبغي أن يؤدي ذلك إلى قطع العلاقات التي بنيتها مع زملائك ورؤسائك.
بشكل عام، تعمل خطابات الاستقالة كأداة اتصال مهمة في عملية الموارد البشرية، مما يضمن التواصل الواضح والموثق بين الموظفين والمنظمات. إنها تعزز الاحترافية، وتسهل التحولات السلسة، وتساعد المؤسسات على إدارة تغييرات القوى العاملة بشكل فعال.
اقرأ أيضا: معدل دوران الموظف: الأهمية وكيفية حسابه
أهمية كتابة خطاب الاستقالة المهنية
خلال فترة عملي كمديرة للموارد البشرية، شعرت بصدمة كبيرة عندما أرسل أحد أعضاء فريقي الأكثر ثقة خطاب استقالتها. لقد شعرت بخيبة أمل في البداية، ولكن رسالتها أعجبتني كثيرًا. ولم تذكر أبدًا أي خطأ ارتكبته الشركة بحقها، بل أثنت علينا لالتزامنا الثابت بضمان حصول كل موظف على بيئة عمل مواتية. ومضت في توضيح أسباب مغادرتها (والتي كانت مفهومة تمامًا بالطبع)، وعرضت عليها مساعدتها في تعيين وتدريب عضوة جديدة. من سيبقى غاضبا بعد قراءة مثل هذه الرسالة؟ يمكنك المراهنة على أننا لا نزال على علاقة جيدة، ولن أتردد في التوصية بها في أي فرصة تأتي.
لا يكفي أن تكتب رسالة فحسب؛ المداراة والاحتراف مهمان كثيرًا. إن إظهار شكاواك في رسالتك لن يؤدي إلا إلى انتهاك التواصل، وهو أمر غير صحي لحياتك العملية.
والآن ما هي مكونات خطاب الاستقالة؟
المكونات الرئيسية لخطاب الاستقالة
تاريخ الرسالة
ويشير التاريخ إلى الإخطار الرسمي بالاستقالة ويوفر نقطة مرجعية لأغراض حفظ السجلات.
اسم الموظف ومعلومات الاتصال
قم بتضمين الاسم الكامل للموظف والمنصب الوظيفي الحالي ومعلومات الاتصال (عنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف). وهذا يضمن سهولة التعرف على الرسالة وربطها بملف الموظف.
اسم المستلم ومعلومات الاتصال
قم بتوجيه الرسالة إلى المستلم المناسب، عادة المشرف المباشر للموظف أو قسم الموارد البشرية. قم بتضمين الاسم الكامل والمسمى الوظيفي ومعلومات الاتصال.
التحية الرسمية
ابدأ الرسالة بتحية رسمية مثل "عزيزي [اسم المستلم]" أو "لمن يهمه الأمر". وهذا يحدد لهجة محترمة ويخاطب المتلقي بشكل مناسب.
بيان واضح بالاستقالة وآخر يوم عمل
اذكر نية الاستقالة بشكل واضح وموجز. اذكر آخر يوم عمل، مع الأخذ في الاعتبار أي فترة إشعار يتطلبها عقد العمل أو قوانين العمل المحلية.
التعبير عن الامتنان تجاه المنظمة
التعبير عن خالص الامتنان للفرص والدعم والخبرات المكتسبة خلال فترة العمل. وهذا يساعد في الحفاظ على علاقات إيجابية ويظهر الاحتراف.
شرح مختصر للاستقالة (اختياري)
إذا كان ذلك مناسبًا، قدم شرحًا موجزًا وموجزًا للاستقالة. ومع ذلك، ليس من الضروري تقديم أسباب مفصلة للمغادرة، خاصة إذا كانت حساسة أو شخصية.
عرض المساعدة في عملية النقل (اختياري)
إبداء الرغبة في المساعدة في عملية الانتقال، مثل تدريب الخلف أو تقديم أي وثائق أو معلومات ضرورية. وهذا يدل على الالتزام بالتسليم السلس للمسؤوليات.
الاختتام والتوقيع
قم بإنهاء خطاب الاستقالة بإغلاق احترافي، مثل "مع خالص التقدير" أو "أطيب التحيات"، متبوعًا بتوقيع الموظف. في حالة تقديم الرسالة إلكترونيًا، يكفي الاسم المكتوب.
نصائح لكتابة خطاب الاستقالة المهنية
الآن، دعونا ننتقل إلى كتابة خطاب الاستقالة بشكل صحيح. إن خطاب الاستقالة المكتوب جيدًا لا يتناول قرارك بالمغادرة فحسب، بل يعكس أيضًا احترافيتك واحترامك للشركة. فيما يلي بعض النصائح القيمة لكتابة خطاب استقالة احترافي:
#1. اجعل الأمر بسيطًا ومباشرًا في صلب الموضوع
يجب أن تكون رسالة الاستقالة مختصرة ومباشرة. تجنب تضمين تفاصيل غير ضرورية أو تفسيرات مطولة. التزم بالنقاط الرئيسية، واذكر نيتك في الاستقالة، وآخر يوم عمل لك، وتعبيرًا موجزًا عن الامتنان. اهدف إلى إبقاء رسالتك في صفحة واحدة إن أمكن، لأن ذلك يدل على احترام وقت المستلم.
على سبيل المثال:
"أكتب إليك لإبلاغك بأنني سأستقيل من منصبي كـ [منصبك] في [اسم الشركة]، اعتبارًا من [آخر يوم عمل]. لقد أقدر فرص النمو والتطور التي أتيحت لي خلال فترة وجودي هنا، وأنا ممتن لدعم زملائي”.
اقرأ أيضا: دمج بيانات المهمة في العلامات التجارية: دليل شامل للشركات
#2. حافظ على نبرة إيجابية ومهنية
حافظ على نبرة احترافية وتجنب السلبية خلال خطاب الاستقالة. حتى لو كنت ستغادر لسبب سلبي ما، امتنع عن التعبير عن عدم الرضا أو النقد في رسالتك. ركز على الجوانب الإيجابية لتجربتك مع الشركة، وعبر عن امتنانك للفرص التي أتيحت لك.
#3. تدقيق الأخطاء النحوية والإملائية
قبل إرسال خطاب الاستقالة، قم بمراجعته بعناية بحثًا عن أي أخطاء نحوية أو إملائية. يمكن أن تظهر الأخطاء في رسالتك افتقارك إلى الاحترافية وقد تنعكس بشكل سيء عليك كمرشح. خذ الوقت الكافي لمراجعة رسالتك بدقة. يمكنك أيضًا أن تطلب من زميل تثق به أن يقوم بمراجعته لك.
#4. كن صادقًا ولكن دبلوماسيًا في أسباب الاستقالة
إذا اخترت تضمين أسباب استقالتك في رسالتك، فكن صادقًا ولكن دبلوماسيًا في أسلوبك. تجنب إلقاء اللوم أو انتقاد الشركة أو زملائك أو المشرف عليك. بدلًا من ذلك، ركز على الأسباب الشخصية أو المهنية التي دفعتك إلى اتخاذ قرار المغادرة. هنا مثال:
"بعد دراسة متأنية، قررت أن أسعى للحصول على فرصة جديدة تتوافق بشكل أوثق مع أهدافي المهنية طويلة المدى. وأنا واثق من أن هذا القرار سيسمح لي بتطوير مهاراتي والمساهمة بشكل إيجابي في مساعي المستقبلية.
#5. تجنب حرق الجسور والحفاظ على السلوك المهني
أخيرًا، من المهم الحفاظ على سلوك إيجابي ومهني طوال عملية الاستقالة. تجنب حرق الجسور مع صاحب العمل أو زملائك، حيث قد تحتاج إلى دعمهم أو مراجعهم في المستقبل. عبر عن امتنانك للفرص التي أتيحت لك واعرض المساعدة في عملية الانتقال لضمان الخروج السلس.
نماذج من خطابات الاستقالة
فيما يلي بعض نماذج خطابات الاستقالة:
خطاب استقالة رسمي
(اسمك) (عنوان الشارع 1234) (المدينة، الولاية، الرمز البريدي)
(تاريخ اليوم)
(اسم الشركة)
(عنوان 1234)
(رمز ولاية المدينة)
عزيزي (اسم المشرف)،
أكتب إليكم لأعلن رسميًا عن استقالتي من منصبي كـ (المسمى الوظيفي) في (الشركة)، اعتبارًا من أسبوعين من تاريخ اليوم، (آخر يوم عمل).
خلال الفترة الانتقالية، أنا ملتزم بضمان التسليم السلس لمسؤولياتي. واسمحوا لي أن أعرف كيف يمكنني تقديم المساعدة في هذا الصدد.
أريد أن أعرب عن امتناني لفرص النمو والتطور التي أتيحت لي خلال فترة وجودي مع (الشركة). لقد لعب توجيهكم ودعمكم دورًا حاسمًا في رحلتي المهنية، وأنا ممتن للثقة التي وضعتموها فيّ. أتمنى لك ولفريق العمل بأكمله في (الشركة) النجاح المستمر.
سيتم التواصل معي عبر البريد الإلكتروني على (عنوان البريد الإلكتروني) أو عبر الهاتف على (رقم الهاتف) إذا كانت هناك أي أمور بعد الاستقالة تتطلب اهتمامي.
مرة أخرى، شكرًا لك على كل شيء، وأتطلع إلى الحفاظ على علاقة إيجابية مع (الشركة) في المستقبل.
مع خالص الشكر والتقدير،
(توقيعك)
(اسمك)
خطاب الاستقالة المهنية
(اسمك) (عنوان الشارع 1234) (المدينة، الولاية، الرمز البريدي)
(تاريخ اليوم)
(اسم الشركة)
(عنوان 1234)
(رمز ولاية المدينة)
عزيزي (اسم المشرف)،
أكتب إليكم لإبلاغكم بقراري بالاستقالة من دوري كـ (المسمى الوظيفي) في (الشركة). آخر يوم عمل لي سيكون (آخر يوم عمل).
لقد استمتعت بوقتي في (الشركة) وأنا ممتن للفرص التي أتيحت لي للتعلم والنمو داخل المنظمة. أنا واثق من أن الخبرات والمهارات التي اكتسبتها هنا ستستمر في خدمتي بشكل جيد في مساعي المستقبلية.
يرجى إعلامي كيف يمكنني المساعدة في تسليم مسؤولياتي حتى أتمكن من المساعدة في ضمان الانتقال السلس.
أشكركم على دعمكم وتفهمكم فيما يتعلق بقراري. أنا أقدر الاحتراف والصداقة الحميمة التي اكتسبتها في (الشركة).
يمكنك التواصل معي عبر البريد الإلكتروني على (عنوان البريد الإلكتروني) أو عبر الهاتف على (رقم الهاتف). إنني أتطلع إلى البقاء على اتصال وأتمنى للجميع في (الشركة) النجاح المستمر.
تحياتي الحارة،
(توقيعك)
(اسمك)
أخطاء شائعة يجب عليك تجنبها في خطابات الاستقالة
لا بد أنك رأيت بعض التلميحات هنا وهناك، لكنني جمعتها معًا في هذا القسم: الأخطاء الشائعة التي يجب عليك تجنبها في خطاب الاستقالة. دعنا نذهب من خلالهم:
- عدم الوضوح: تأكد من أن خطاب الاستقالة واضح ومباشر في صلب الموضوع. تأكد من تحديد قرارك بالمغادرة، وأسبابك (إن وجدت)، وآخر يوم عمل لك لتجنب الالتباس.
- اللغة العاطفية أو غير المهنية: إن كتابة خطاب الاستقالة ليس هو الوقت المناسب لتكون عاطفيًا وممزقًا. حافظ على نبرة احترافية طوال رسالتك.
- عدم التعبير عن الامتنان: عبر عن امتنانك لفرص النمو والتعلم المستمر أثناء إقامتك.
- الكثير من التفاصيل الشخصية: لقد قلت بالفعل أنه من الاختياري ذكر أسباب مغادرتك. ومع ذلك، إذا كان عليك ذكر أسبابك، فتجنب إعطاء الكثير من الأسباب الشخصية، لأن هذا سيجعلك تبدو غير محترف.
- عدم تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك: يجب أن يكون صاحب العمل قادرًا على الوصول إليك للحصول على مزيد من التفاصيل حول مغادرتك. سيؤدي عدم تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك إلى إظهارك على أنك غير مهذب وغير محترف.
- فترة الإشعار غير كافية: قم بمراجعة عقد العمل أو قوانين العمل المحلية لتحديد فترة الإشعار المناسبة. تقديم إشعار كافٍ للسماح بالانتقال السلس.
اقرأ أيضا: ما هي رسالة الغلاف: كيفية كتابتها وتوجيهها
ختاما،
كن مهذبًا وحافظ على الاحترافية في خطاب الاستقالة، بغض النظر عن دورك أو سبب المغادرة. إن التعبير عن الامتنان والدعم سوف يقطع شوطا طويلا في إبقائك في الكتاب الجيد لأصحاب العمل. وهي جيدة للرجوع إليها في المستقبل أيضًا!
- كيفية كتابة بريد إلكتروني: نصائح وأمثلة على كتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية
- خطاب العمل: المعنى ، كيفية كتابته و 20+ عينة مجانية
- خطاب استقالة الموظف: التنسيق والأمثلة والدليل
مراجع حسابات
