يتم تنفيذ نفس مجموعة الأنشطة اليومية في كل من حياتك الشخصية والمهنية. من المرهق تتبع قائمة المهام الذهنية هذه ، ونادرًا ما تنهي العمل. افحص عناصر مثل نمط حياتك ، توظيفوالتفضيلات الشخصية لتحديد أفضل جدول زمني لك. يعد إعداد جدول عمل للموظفين يتسم بالكفاءة والوضوح مهارة بالغة الأهمية.
في هذه المقالة ، سنتطرق إلى فوائد وجود جدول زمني ، وكيفية إعداده ، وكيفية الالتزام به ، ومثال جدول يومي يمكنك استخدامه كنموذج.
كيفية عمل جدول
يستلزم فن الجدولة تنظيم أنشطتك للسماح لك بإكمال أولوياتك وتحديد الأهداف في الوقت المتاح. يساعدك وضع جدول زمني على التخطيط لأهدافك لليوم أو الأسبوع أو الشهر القادم ويبقيك على المسار الصحيح للوصول إليها. لاختيار الخيار الصحيح ، ابدأ بتحديد الوظيفة الدقيقة التي سيؤديها القالب ، مثل ادارة مشروعأو مناوبات الموظفين أو الجداول اليومية أو خطط التمارين لاختيار الأفضل.
أنواع الجداول
# 1. الجداول التقليدية
تعمل الفواصل الزمنية المنتظمة ، مثل الأطر الزمنية اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية ، كأساس للجداول الزمنية التقليدية. يتم توظيفهم بشكل متكرر لأداء واجبات ومهام يومية متسقة.
# 2. جداول اليومية
يجب على الأشخاص الذين يحتاجون إلى التخطيط بعناية لأيامهم استخدام الجداول اليومية. بمساعدة هذه الجداول ، يمكنك تقسيم اليوم إلى كتل كل ساعة أو نصف ساعة ، مما يمنحك حرية تحديد الوقت لالتزامات ومهام معينة. هذه ممتازة لتنظيم الأنشطة اليومية والروتينية ، بما في ذلك المواعيد والاجتماعات والمهام الشخصية.
# 3. جداول أسبوعية
تعمل قوالب الجداول الأسبوعية على تسهيل تخطيط المهام وترتيبها طوال الأسبوع من خلال توفير عرض شامل للالتزامات وتواريخ الاستحقاق. يمكن للمحترفين استخدامه لتنظيم التزاماتهم الشخصية وتخطيط الاجتماعات وتخصيص الوقت للمشاريع.
# 4. الجداول الشهرية
توفر الجداول الشهرية عرضًا أكثر شمولاً لعبء عملك وأهدافك وتستخدم للتخطيط على المدى الطويل. يمكن أن يكون جدولك الشهري ملخصًا لجميع المهام التي عليك إكمالها أو متتبعًا خاصًا لهدف أو أكثر من الأهداف المحددة.
# 5. جداول ثابتة
توفر الجداول الزمنية الثابتة طريقة منهجية ومنظمة لتخطيط يومك من خلال تخصيص المهام أو المهمات أو المشاريع أو التعيينات لفترات زمنية محددة. يجب على الأشخاص الذين يستفيدون من الروتين والاتساق استخدام هذا النوع من الجدول الزمني. جدول زمني محدد
يحتوي الجدول الزمني الثابت على نفس مقدار ساعات العمل والأيام في الأسبوع بشكل عام. أي عمل يستلزم زملاء العمل أو الموظفين الموجودين لخدمة العملاء أو العملاء خلال ساعات العمل المحددة قد يستخدم هذا.
# 6. جدول بدوام كامل
عادة ما يقضي العمال بدوام كامل من 35 إلى 40 ساعة في الأسبوع. يتعلق الأمر عادة بالوظائف التي يتطلب فيها نوع وحجم العمل متخصصين بدوام كامل. مطلوب استلام مزايا الموظفين من قبل العديد من الولايات الأمريكية لأولئك الذين لديهم جداول بدوام كامل.
# 7. جدول مرن
يفرض الجدول الزمني المرن أن الموظف يجب أن يقضي على الأقل قدرًا معينًا من الوقت كل يوم (على سبيل المثال ، ست ساعات). ستختلف ساعات العمل الفعلية للموظفة اعتمادًا على وقت وصولهم لأنهم يبدأون العمل يوم الاثنين الساعة 8:00 صباحًا وينتهون في الساعة 2:00 مساءً. ومع ذلك ، في أيام الثلاثاء ، تصل الساعة 9:00 صباحًا وتبقى حتى الساعة 3:00 مساءً. تمكن هذه الإستراتيجية المرنة الأشخاص من تبني العفوية مع الحفاظ على السيطرة على وقتهم.
# 8. الجدول العائم
يمنح الجدول العائم الموظف خيار اختيار أوقات البدء والانتهاء ليوم العمل بالإضافة إلى الجزء الرئيسي والثابت من الجدول (حيث يكون الموظف متاحًا لصاحب العمل).
فوائد استخدام الجدول
- أفضل إدارة الوقت ممكن إذا كانت لديك خطة واضحة لما يجب القيام به ومتى وكيف تخصص وقتك حتى لا تؤجل.
- تنظيم أفضل: إن تحديد أولويات مهامك بمساعدة جدول يضمن الانتهاء من المهام الأكثر أهمية أولاً.
- زيادة التركيز والإنتاجية: يساعدك الحفاظ على التركيز على مهامك أثناء العمل وفقًا لجدول زمني على أن تكون أكثر إنتاجية.
- عقار مخفض إجهاد: يمكن أن يساعدك إعداد قائمة واضحة بمهامك ومواعيد الاستحقاق على تقليل التوتر بشأن إنجاز كل شيء.
- يمكن مشاركة الجدول الزمني مع الفريق للتأكد من أن الجميع على دراية بالمواعيد النهائية والتوقعات ، مما سيؤدي إلى تحسين التواصل.
كيفية عمل جدول للموظفين
يمكن للمديرين مساعدة فرقهم على العمل بسلاسة أكبر باستخدام نظام موثوق وشامل لجدولة الموظفين. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن توفر تحكمًا أكثر دقة إدارة المواردوتكاليف رواتب أقل وتحولات أفضل خلال أوقات الذروة. كل شخص لديه مهمة لإكمالها أثناء العمل إذا تمت جدولة الموظفين بشكل فعال. يعتمد نجاح عملك بشكل مباشر على كيفية جدولة موظفيك. قد تتأثر المبيعات بمجموعات زملاء العمل في المناوبة ، وكذلك بعدد الموظفين وعدد العملاء ، أو حجم العمل الذي يجب القيام به.
آثار جدولة التحول غير الفعالة
# 1. زيادة معدلات الدوران
من المرجح أن يصبح الموظفون غير راضين إذا اعتقدوا أنهم لا يحصلون على الدعم الذي يحتاجونه أثناء مناوبتهم ، سواء كان ذلك بسبب ضعف الإشراف أو نقص الموظفين. قد يبدأ الموظفون الذين لديهم معنويات منخفضة ، أو غير راضين عن وظائفهم ، أو يشعرون بعدم التقدير الكافي ، في البحث عن وظائف جديدة ويقررون في النهاية ترك عملك.
# 2. عدم الالتزام بالمواعيد أو عدم الحضور
أنت تخاطر بارتكاب خطأ في الاتصال إذا لم تمنح موظفيك الوقت الكافي لتلقي جداولك أو عرضها ، أو إذا لم تشاركها معهم على الإطلاق. عندما تكون هناك مشكلات في جدولة الاتصالات ، فقد يتأخر الموظفون عن المناوبة أو لا يحضرون على الإطلاق ، مما يؤدي إلى نقص الموظفين.
# 3. انخفاض الإنتاجية
قد لا يتمكن الموظفون من تزويد العملاء بالمستوى اللازم من الرعاية أو إنهاء عملهم في الوقت المحدد إذا كانوا يفتقرون إلى الموارد التي يحتاجون إليها أثناء المناوبة. على غرار هذا ، إذا كان عملك يتجاوز عدد الموظفين في نوبة عمل معينة ، فأنت تهدر الموارد من خلال الدفع للموظفين مقابل عدم القيام بأي شيء سوى التسكع والدردشة.
أفضل السبل لإنشاء جداول العمل
# 1. اقض بعض الوقت في التعرف على فريقك.
التعرف على فريقك هو الخطوة الأساسية الأولى في تطوير جداول عمل فعالة. قم بعمل قائمة بما يلي:
- المهارات ذات الصلة
- السمات الشخصية مثل المثابرة والفعالية والاعتمادية
- أوراق الاعتماد والتدريب ذات الصلة والخبرة
- سواء كانوا يعملون بدوام كامل أو بدوام جزئي ، يرجى التحديد.
- ما هو نوع شخصيتهم - هل هم منفتحون أم انطوائيون؟
- عادات مكان العمل ، خاصة إذا كانت الورديات مرنة ويميل بعض الموظفين إلى القدوم في وقت أبكر من غيرهم
بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليك التأكد من أنهم الأفراد المناسبون لمهام معينة أو عبء العمل أو الوقت من اليوم أو العملاء.
# 2. خذ الوقت الكافي للنظر في عبء العمل
يعد إعداد جدول بأيام العمل والساعات المتاحة لفريقك أحد الخيارات. نتيجة لذلك ، إذا كنت تعمل في مناوبات مدتها ثماني ساعات ومرنة من الاثنين إلى الجمعة ، فسيكون لكل عضو في الفريق 40 ساعة لإنهاء مهامه. بعد ذلك ، يمكنك التخطيط لأهم المتخصصين لديك باتباع الأوقات الأكثر ازدحامًا أو المهام الأكثر أهمية التي يجب إكمالها.
# 3. مراقبة أوقات دوام الموظفين وانصرافهم
إذا سمحت شركتك بالعمل الإضافي ، فإن تتبع وقت الموظف لا يساعد فقط في تتبع ساعات العمل الإضافي ولكنه يمنح الموظفين أيضًا سجلاً واضحًا لساعات عملهم. يجب عليك تعليم موظفيك كيفية تتبع ملفات على مدار الساعة في وأوقات انتهاء العمل قبل وضع جداول العمل الخاصة بك. لهذا الغرض ، يمكنك استخدام موظف التطبيق على مدار الساعة
# 4. إنشاء نظام للتواصل الفعال بين الفريق
أحد مفاتيح إنتاجية الفريق والإدارة الفعالة لوقت الموظف هو إبقاء أعضاء الفريق على اطلاع بأي تطورات أو تحديثات أو تغييرات حديثة على عبء العمل المتوقع. لهذا السبب ، تأكد من إعلام الجميع دائمًا إذا كانت هناك أي تغييرات على جداول العمل ومنحهم فرصة للاتصال بك بشأن أي استفسارات أو طلبات قد تكون لديهم. بالإضافة إلى ذلك ، يجب على أصحاب العمل نشر أي تغييرات في جداول العمل من 7 إلى 14 يومًا قبل المناوبة الأولى المجدولة.
# 5. احترم طلبات الحصول على إجازة من العمل قدر الإمكان
الإنتاجية الأعلى هي نتيجة مباشرة للعمال الأكثر سعادة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن السماح للموظفين بمعرفة أن الإدارة تولي اهتمامًا لمخاوفهم هو أفضل طريقة لتحقيق مستويات عالية من رضا الموظفين.
لذا ، إذا استطعت ، حاول استيعاب أي موظفين يفضلون العمل في أيام معينة أو في أوقات محددة. أو حاول ، كلما أمكن ذلك ، الموافقة على طلب الموظف لقضاء إجازة عند قيامه بإجازة.
# 6. خطط لعامل ممتاز واحد على الأقل لكل وردية
إذا كانت شركتك تعمل في نوبات ، فتأكد من وجود واحد على الأقل من أفضل الموظفين أداءً من حيث الموظفين الذين يتمتعون بالمؤهلات والمهارات والخبرة والسمات الشخصية الضرورية خلال كل وردية. جودة التحول وكذلك تجربة العميل سيتم تحسينه بشكل كبير. بالإضافة إلى ذلك ، سيكون للموظفين الأقل خبرة نموذجًا يحتذى به لمعايير العمل العالية أو شخص يمكنهم طلب المساعدة منه عند الحاجة.
نصائح حول كيفية جدولة الموظفين
عندما تعمل شركتك خارج يوم العمل المعتاد من 9 صباحًا إلى 5 مساءً وتتطلب من الموظفين العمل في نوبات متنوعة طوال أسبوع العمل ، فإن إنشاء جدول زمني للموظف أمر بالغ الأهمية بشكل خاص. يمكنك إنشاء جدول موظف فعال باتباع هذه التوصيات:
# 1. ضع في اعتبارك الآخرين
تعرف على التحولات التي يمكن لكل عضو في فريقك العمل بها. أدرك أنه حتى لو كان عملك يتطلب قدرًا كبيرًا من المرونة ، فإن موظفيك سيقدرون جهودك للوفاء بالتزاماتهم خارج المكتب. امنح فريقك وقتًا كافيًا للتوقف بين المناوبات (8 ساعات على الأقل من التحول) لضمان حصولهم على قسط جيد من الراحة ، وابذل قصارى جهدك لتلبية أي طلبات يقدمها موظفوك بسبب حاجتهم إلى الاهتمام بشؤون الأسرة.
# 2. خطة وفقا لنقاط القوة
قم بإنشاء ورديات بناءً على العمال الأكثر موثوقية لديك. قم بمطابقة المديرين الأقل خبرة مع العمال الذين يمكن الاعتماد عليهم والذين يمكنهم الأداء الجيد مع القليل من الإشراف مع الموظفين الجدد ، والعكس صحيح.
# 3. عبر عن نفسك بوضوح
سواء تم نشرها عبر الإنترنت أو شخصيًا ، تأكد من أن جميع الموظفين يتمتعون بسهولة الوصول إلى الجداول من خلال وضعها هناك. أنشئ نظامًا لتنبيه أعضاء الفريق لجدولة التحديثات أو التعديلات حتى لا يفاجأ أي شخص بتغييرات اللحظة الأخيرة. الانضمام إلى أ الواتساب ستمكّنك المجموعة أو قناة Slack من إخطار أعضاء فريقك بسرعة بتغييرات الجدول الزمني.
# 4. يخطط
جدولة متقدمة ، والتي تساعد أيضًا في تخطيط الرواتب، يساهم في الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة. بشكل عام ، يجب عليك إنشاء جدول زمني للموظف قبل 14 يومًا على الأقل. إذا كان بإمكانك إعطاء فريقك المزيد من الإشعارات المسبقة ، فسيسمح لهم هذا بالتخطيط بشكل أفضل لحياتهم الشخصية ويمكن أن يرفع الروح المعنوية في العمل.
كيفية جدولة يومك
يمنحك وجود جدول يومي الهيكل الذي تحتاجه لتكون منتجًا بالإضافة إلى القدرة على تحديد أولويات احتياجاتك ورغباتك. طريقة فعالة للتحكم في الأجزاء المتحركة في الحياة هي إنشاء جدول يومي. يمكنك الحصول على هيكل منه ، مما يقلل من مستويات التوتر لديك ويعزز إنتاجك. تأتي المرونة الإضافية لإجراء التغييرات ومتابعة التحديثات في الوقت الفعلي مع إنشاء قالب جدولك اليومي باستخدام أداة عبر الإنترنت. بالإضافة إلى ذلك ، من خلال التخطيط ليومك وتهيئة نفسك للنجاح ، يمكنك تصور عملك بعدة طرق.
# 1. قم بعمل قائمة بكل شيء
اكتب جميع المهام - الشخصية والمهنية - التي تريد إكمالها خلال أسبوع عادي للبدء. ركز على العصف الذهني أكثر من التحرير أو التنظيم. لا تنسَ كتابة قائمة بالمهام الروتينية ، مثل إعداد الإفطار أو غسل الأطباق ، والمهام غير المنتظمة ، مثل تغيير الملاءات من حين لآخر أو قص العشب.
# 2. تحديد الأولويات
بعد إعداد قائمتك ، راجعها وحدد أولوياتك اليومية. ضع في اعتبارك استخدام قلم تمييز لتجميع رغباتك واحتياجاتك للاستخدام المهني والشخصي. على سبيل المثال ، ضع خطًا تحت متطلبات العمل اليومية مثل إعادة المكالمات الهاتفية أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني باللون الأزرق والرغبات الشخصية مثل الاستمتاع بقراءة كتاب بمفردك أو تناول القهوة مع الأصدقاء باللون الأخضر. اتبع هذه الخطوات لكل مهمة في قائمتك.
# 3. راقب التردد
راجع قائمة العناصر المميزة ، وحدد التكرار الذي تريده أو تحتاج إليه لإنهاء كل مهمة. ضع رقمًا بجوار كل مهمة. إذا كنت تنوي إعداد وجبة الإفطار لمدة أربعة أيام ، على سبيل المثال ، ضع "4" بجوار هذا العنصر. عادة ما تقوم بتغيير الملاءات مرة واحدة في الأسبوع ، لذا ضع علامة "1" بجانبها.
تحقق لمعرفة ما إذا كانت هناك أي مهام يمكنك تجميعها لتحقيق الكفاءة. إذا كان "غسل الصحون" و "مسح الأسطح" ، على سبيل المثال ، مدرجين في قائمة المهام اليومية ، ففكر في إكمالها في وقت واحد أو واحدة تلو الأخرى نظرًا لأنها تتطلب بعض المستلزمات نفسها وتقع في نفس منطقة المنزل. قد تجد أنه من الأسهل إنهاء كل مهمة في القائمة إذا قمت بتصنيف المهام.
# 5. قم بإنشاء تقويم أسبوعي
يمكن إنتاج مخطط أسبوعي أو شراؤه أو طباعته. ابدأ في إضافة احتياجاتك الأسبوعية واليومية للعمل والاستخدام الشخصي. للحفاظ على جدولك مرنًا قدر الإمكان ، حدد المكان المناسب لإنهاء المهام التي تتكرر كل أسبوع. على سبيل المثال ، إذا كان لديك فقط أربع مهام ذات أولوية للانتهاء يوم الاثنين بدلاً من ست مهام ذات أولوية للانتهاء يوم السبت ، ففكر في إضافة مهمة أسبوعية.
# 6. تحسين عملك
افحص جدولك الأسبوعي لمعرفة ما إذا كانت هناك أي مجالات أو مهام يمكنك تبسيطها أو تحسينها لتوفير الوقت. ضع في اعتبارك استخدام خدمة توصيل البقالة أو تحويل المهمة إلى يوم من أيام الأسبوع بدلاً من ذلك ، على سبيل المثال ، إذا كنت تذهب عادةً لشراء البقالة أيام الأحد ولكنك تجد أنه ليس لديك وقت لإدارة المهام الأخرى في ذلك اليوم. افعل ذلك في أي أيام يبدو أن هناك الكثير من الأشياء التي تحدث فيها.
# 7. تنظيم المهام
بعد تحسين جدولك الأسبوعي ، ضع جدولًا تقريبيًا لكل ساعة للمهام التي يجب إكمالها كل يوم. بدلاً من إنشاء جدول زمني بالساعة ، فكر في حظر أوقات مثل "الصباح" و "منتصف النهار" و "بعد الظهر" و "المساء". بهذه الطريقة ، حتى إذا استغرقت المهمة وقتًا أطول مما كان متوقعًا أو كنت بحاجة للتعامل مع حالة طارئة ، فلا يزال بإمكانك الالتزام بجدولك الزمني.
# 8. كن مرنًا
جرب جدولك الزمني لمدة أسبوعين ، ثم قم بإجراء أي تغييرات ضرورية. كن صبوراً؛ قد يستغرق الأمر بضعة أسابيع لوضع جدول يلبي احتياجاتك على المستويين الشخصي والمهني. تذكر دائمًا ترك مساحة للمرونة لأن المهام غير المتوقعة قد تظهر.
إرشادات لاستخدام جدولك اليومي
اتبع هذه الاقتراحات للتأكد من نجاح جدولك الجديد:
- لا تنس أن تطوير العادة يستغرق وقتًا. لعدة أسابيع ، ابذل جهدًا متعمدًا للالتزام بجدولك قبل تقييم تقدمك.
- قم بإجراء التعديلات اللازمة على الجدول الزمني. قم بإجراء تعديلات على ترتيب مهامك إذا لزم الأمر لأن ما قمت بإنشائه في البداية قد يحتاج إلى التغيير.
- عندما يكون هناك تأخير ، ارجع إلى الجدول الزمني. بعد هذه التعديلات ، قرر بوعي العودة إلى جدولك الزمني.
- السماح ببعض المساحة للمناورة. إذا انحرفت عن خطتك أو نسيت إكمال بعض المهام يوم الاثنين ، فضع في اعتبارك أن يوم الثلاثاء هو يوم جديد ويقدم لك فرصة أخرى لإنشاء إجراءات يومية موثوقة تساعدك في الوصول إلى أهدافك.
- ضع أهدافًا معقولة.
- كن منطقيًا بشأن مقدار الوقت الذي ستتطلبه كل مهمة عند تخصيص الوقت لها.
- مراجعة وتعديل الجدول الزمني الخاص بك بانتظام.
- غيّر جدولك حسب الضرورة مع تطور أولوياتك أو ظروفك. عند القيام بذلك ، ستكون قادرًا على الحفاظ على فائدة وفعالية جدولك الزمني.
- شارك جدولك الزمني مع المجموعة.
- من المهم أن تكون منفتحًا وصريحًا بشأن جدولك الزمني إذا كنت تعمل مع فريق. إن اتفاق الجميع سيجعل من السهل عليهم العمل معًا بنجاح.
ما هي أفضل طريقة لجدولة وقتك؟
- حدد وقت فراغك.
- خطط لمهامك المهمة.
- خطط لأهم أولوياتك.
- افحص أفعالك
- قم بإعداد المهام الخاصة بك وطلبها.
- اترك مساحة في الجدول.
- تكيف حسب الضرورة
ما هو الجدول الزمني المثالي؟
الجدول الواقعي هو جدول بأهداف قابلة للتحقيق وتواريخ استحقاق معقولة. إنه جدول تم إنشاؤه مع وضع التوقعات في الاعتبار ، على عكس ما يرغب أصحاب المصلحة في حدوثه. يمكن أن يساعد الجدول الزمني الفعال في إدارة الوقت ، وإنشاء روتين يومي ، والحفاظ على التوازن بين العمل والحياة.
كيفية تحسين الجدول اليومي
- حضر قائمة. اكتب كل ما تريد القيام به كل يوم.
- خطط ليومك. قرر متى ستكون أكثر إنتاجية خلال اليوم وحدد وقتك وفقًا لذلك.
- ضع جدولاً لهذا اليوم.
- اجمع بين المهام المتشابهة.
- استفد من الأدوات لتحسين تركيزك.
- تأكد من الراحة.
ما هي مبادئ الجدولة الخمسة؟
تحديد النطاق ، وإنشاء المعالم والتبعيات بين المهام ، وتخصيص الموارد لإكمال كل مهمة ، ثم المتابعة مع التقارير الروتينية لتتبع التطوير والتأكد من أن الخطة على المسار الصحيح هي المبادئ الأساسية للجدولة.
وفي الختام
يعتمد العديد من المهنيين المزدهرين على روتينهم اليومي لإنجاز الأمور والحفاظ على حياتهم الشخصية مُرضية. يمكنهم إنشاء عادات عمل جيدة وإعطاء الأولوية لعلاقاتهم واهتماماتهم بفضل هذه الإجراءات الروتينية. ضع جدولًا يوميًا يتضمن مهامًا مهمة لتطويرك المهني بالإضافة إلى أولويات أخرى لتحقيق توازن صحي بين أهدافك المهنية والشخصية.
من الضروري اختيار الجدول الزمني المثالي لمتطلباتك إذا كنت ترغب في تحقيق أقصى قدر من إدارة الوقت والإنتاجية. عند اتخاذ قرار بشأن استراتيجية جدولة فعالة ، من الأهمية بمكان أن تأخذ في الاعتبار أهدافك وطبيعة مهامك وتفضيلات العمل الفردية وتلك الخاصة بفريقك. جرب دائمًا أشياء جديدة وقم بتغيير جدولك الزمني حسب الضرورة لجعله مناسبًا لاحتياجاتك.
مقالات ذات صلة
- جدول الإنتاج: التعريف ، البرنامج ، كيفية التحسين
- جدول العمل: خطوات جدولة الموظفين بشكل فعال
- جدولة الموظفين: أفضل برنامج جدولة
مراجع حسابات
