لكي تكون منتجًا في العمل ، يجب أن تستخدم طرقًا فعالة لإنهاء مهامك. اعتمادًا على عدد الأشخاص أو الأقسام الذين يستخدمون هذا الإجراء كجزء من سير العمل ، يمكن أن تؤثر العملية غير الفعالة على المؤسسة بأكملها. يمكن أن تساعدك معرفة علامات العمليات غير الفعالة على اكتشافها في مكان عملك واستبدالها بطرق أفضل للقيام بالأشياء. تشرح هذه المقالة آثار العمليات غير الفعالة ، ثم تشارك كيفية التعرف عليها في العمل ، وتقدم اقتراحات لتحسينها
كيفية تحديد العمليات غير الفعالة في العمل
يمكن أن تتأذى الشركات والموظفون والعملاء بطرق مختلفة من خلال العمليات التي لا تعمل كما ينبغي. سوف يتباطأ الإنتاج في النهاية ، مما قد يقلل من الروح المعنوية والإيرادات ورضا العملاء. عندما لا تعمل عمليات عملك بشكل جيد ، يكون لديك أيضًا فرصة أقل لتطوير أفكار جديدة والارتقاء في مجال عملك. يجب إصلاح أوجه القصور في أسرع وقت ممكن إذا كنت ترغب في تحقيق أقصى استفادة من وظيفتك والاستمتاع بأكبر قدر من المتعة في القيام بذلك.
12 طريقة لتحديد العمليات غير الفعالة في العمل
فيما يلي بعض الطرق لتحديد العمليات غير الفعالة في العمل ، جنبًا إلى جنب مع التوصيات الخاصة بكيفية التعامل مع كل عملية:
# 1. تكرار سوء الفهم
عندما يصيبك سوء الفهم أنت وفريقك يوميًا ، فقد تكون هناك مشكلة أكثر خطورة في أنظمة وإجراءات العمل. على الرغم من أن الأفراد يجب أن يتحملوا المسؤولية عن اتصالاتهم الشخصية ، فقد يكون من الصعب التواصل بشكل فعال مع زملاء العمل والعملاء إذا كانوا يعتمدون على أساليب قديمة أو ممارسات اتصال سيئة. غالبًا ما يسيء الناس التواصل لأنهم يفوتون الرسائل أو يردون عليها في وقت متأخر أو يسيئون فهم ما يقوله الآخرون.
الحلول
يعد تحديث تقنيات الاتصال الخاصة بمؤسستك إحدى طرق معالجة هذه المشكلات. قم بإعداد برنامج مراسلة في مكتبك حتى يتمكن الجميع من التحدث مع بعضهم البعض على الفور وتنظيم رسائلهم حسب الفرق والإدارات والقنوات.
# 2. تواجه مشكلة في العثور على المعلومات
يعد ضعف إدارة المعلومات علامة سائدة على الشركات ذات الإجراءات غير الفعالة. تعد إدارة المعلومات والتوثيق وتوزيع البيانات أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق الكفاءة في المؤسسات الحديثة. يمكن أن تتأخر المشاريع عندما يواجه الأشخاص مشاكل في العثور على معلومات حول الشركة ، وهو أمر ضروري لهم ليكونوا قادرين على تنفيذ مهامهم بكفاءة.
الحلول
يمكنك محاربة المعلومات غير المتاحة عن طريق بناء قاعدة بيانات مشتركة واحدة تكون متاحة دائمًا. يمكن تحسين الكفاءة الكلية للعمليات التجارية بشكل كبير من خلال إنشاء قسم تكنولوجيا المعلومات لإدارة البيانات أو ببساطة نقل جميع سجلات الفريق إلى مكان واحد.
# 3. تكنولوجيا قديمة
يمكن أن يؤدي استخدام الأجهزة والبرامج القديمة أيضًا إلى جعل العمليات غير فعالة. على الرغم من أنها ليست كلها قديمة ، إلا أنه من المهم النظر إلى التطورات الجديدة في السوق ومعايير الصناعة لمشكلات المعدات المستخدمة. هذا صحيح بشكل خاص إذا كان لديك أنظمة قديمة تجعل من الصعب التعاون مع الشركات التي تستخدم برامج معاصرة أو تقوم بتحديث أجهزتك.
الحلول
لضمان وصولك إلى أحدث التقنيات ، ابحث بانتظام عن إصدارات البرامج وبرامج التشغيل المحدثة. بالإضافة إلى ذلك ، من الأهمية بمكان فحص أي اختراقات جديدة في السوق ومعايير الصناعة للمعدات التي سيتم استخدامها.
# 4. الكثير من التحولات
قد تنتج معدلات دوران الموظفين المرتفعة عن أوجه القصور المنتشرة في مكان العمل. بدلاً من إنشاء عمليات جديدة وتنفيذ التغيير بأنفسهم ، قد يقرر الموظفون الذين يرون أن لدى الشركة قواعد وإجراءات غير فعالة الاستقالة والبحث عن وظيفة أخرى. قد ينزعج الموظفون على المدى الطويل في نهاية المطاف من عدم الكفاءة ، وقد يلاحظ الموظفون الجدد على الفور مكان عمل غير فعال.
الحلول
تواصل مع الموظفين بشأن التحسينات التي يريدون رؤيتها لحل مشكلة الدوران المفرط الناتجة عن الإجراءات غير الفعالة. اسأل الموظفين الجدد عن الإجراءات في مناصبهم التي تختلف عن تلك الموجودة في أصحاب العمل السابقين وناقش ما هي الأتمتة والتكنولوجيا التي يرغبون في استخدامها لتسهيل وظائفهم.
# 5. إجراءات التوظيف المطولة
كما أنه من الصعب تعيين الموظفين وإقناعهم بالانضمام إلى فريقك إذا كانت عملياتك غير فعالة. قد تكون علامة على أن الشركة لديها إجراءات قديمة وغير فعالة تثني الموظفين المحتملين عن الانضمام إلى الفريق إذا أنهى العديد من المرشحين عملية المقابلة ولكنهم رفضوا عروض العمل الخاصة بهم.
الحلول
ضع في اعتبارك لماذا قد لا يجد الناس العمل مغريًا عندما يكون لديك إجراء توظيف طويل لكل وظيفة لأنهم يرفضون الوظيفة باستمرار. فكر في عناصر سير العمل المختلفة للمكان التي تمنع المتقدمين ، وفكر في أتمتة هذه العناصر لجعل الوظيفة أقل صعوبة.
# 6. وقت طويل في المهام الشاقة
حتى إذا لم تقبل الإدارة رسميًا هذه الطريقة كمعيار ، غالبًا ما يحاول الموظفون إيجاد طريقة أبسط للقيام بالأشياء عندما لا تعمل العملية بشكل جيد. .
الحلول
اسأل أعضاء فريقك عما إذا كانت لديهم اقتراحات لطرق أكثر فاعلية للقيام بعملهم إذا كانوا يقضون جزءًا كبيرًا من يومهم في القيام بمهام رتيبة ومتكررة. يُعد سؤالهم مباشرة أسلوبًا رائعًا للتعامل مع هذه المشكلة المحددة لأن لديهم على الأرجح أفكارًا لتبسيط روتينهم وتوفير الوقت.
# 7. ممارسة موحدة سيئة
حتى إذا لم تقبل الإدارة رسميًا هذا النهج كمعيار ثابت ، يسعى الموظفون في كثير من الأحيان لإيجاد خيار أسهل عندما يكون في مكان العمل عملية غير فعالة. نتيجة لذلك ، قد تكون هناك زيادة في عدم انتظام الأعمال. بينما قد يلتزم بعض الأشخاص بمعايير رسمية غير فعالة ، قد يستخدم البعض الآخر تكتيكات شخصية.
الحلول
زيادة مشاركة الإدارة والتأكد من أن الجميع يستخدم نفس الإجراءات إذا كان هناك نقص في التوحيد ومزيج من الأساليب المختلفة المستخدمة في مكان العمل. يمكنك استخدام البيانات لإجراء تعديلات وتحسينات باستمرار بمجرد فهمك لنتائج منهجية واحدة.
# 8. زيادة مصاريف التشغيل
ربما تكون عملية التصنيع في الشركة أقل كفاءة إذا زادت تكاليف التشغيل بشكل مفاجئ مقارنة بمبيعاتها. قد ينتج هذا عن عدم قدرة عمليات الإنتاج على إخبار موظفيك بأي تغييرات قمت بإجرائها والتي أثرت على عملهم ، مع الأخذ في الاعتبار أشياء مثل الحافز المنخفض أو المشاريع الأكثر صعوبة - تنبع من عدم الكفاءة.
يمكنك استخدام التحليل المالي لمعرفة المزيد حول المصدر الدقيق لتكاليف التشغيل عندما تشير إلى عدم الكفاءة في الشركة. لتحديد المكان الذي تنفق فيه المزيد من الأموال ، قارن التكاليف الحالية في كل مجال من مجالات شركتك بمصروفات الفترات السابقة. بعد ذلك ، توصل إلى تدابير لخفض التكاليف تتناسب مع ميزانية هذا القسم.
# 9. تجاهل تواريخ الاستحقاق
يمكن أن تؤدي العمليات غير الفعالة إلى البدء في تفويت المواعيد النهائية لأنها تؤدي إلى إبطاء سير عمل الأعمال. يمكن إلقاء اللوم على النظام غير الفعال إذا بدأت فجأة في تقديم العمل متأخرًا. أخبر موظفيك بأي تغييرات قمت بإجرائها وأثرت على حياتهم المهنية ، مع الأخذ في الاعتبار أشياء مثل الحافز المنخفض أو المشاريع الأكثر صعوبة.
الحلول
عندما تبدأ في فقدان المواعيد النهائية ، انظر إلى الوقت الذي استغرقته لإنهاء كل جزء من المشروع لمعرفة المكان الذي قد تكون قد تأخرت فيه. قد يساعدك هذا في معرفة أي خطوة في العملية تجعلها أقل كفاءة. أيضًا ، قد تجد أن النظام ككل لا يعمل ، مما يتيح لك التركيز على الخروج بطريقة جديدة تمامًا لإنهاء مهمتك أو طريقة جديدة لتقدير الوقت بحيث يمكنك تحديد مواعيد نهائية واقعية.
# 10. عدم تلبية الطلب
إنها علامة على عدم الكفاءة إذا كان عليك إبعاد العملاء والعملاء لأن البنية التحتية الخاصة بك لا يمكنها مواكبة الطلب. يمكن أن يكون عدم الكفاءة هذا مفيدًا للشركة على المدى القريب لأنه يشير إلى استعدادك للتوسع.
الحلول
يجب عليك تغيير إجراءات عملك لقبول المزيد من فرص العمل ومواكبة الطلب في نهاية المطاف. وهذا يعني البحث عن مواقع جديدة محتملة ، وشراء أدوات إنتاج أكثر قوة ، وتوظيف المزيد من الأشخاص للتعامل مع المزيد من طلبات العملاء.
رقم 11. تجربة عميل سيئة
عندما لا يكون العملاء سعداء ويحصلون على منتجات أو خدمات سيئة ، فقد يعني ذلك أن إجراءات عملك وعملياته لا تعمل. يوضح هذا أن جودة إنتاجك قد انخفضت وأن فريق ضمان الجودة الخاص بك غالبًا ما يفقد أجزاء مهمة من العملية. مع نمو الأعمال التجارية ، قد لا يحصل العملاء على نفس القدر من الاهتمام الشخصي ، مما يسهل اكتشاف مشاكل المنتج وكيفية عمل الشركة. يمكن أن تساعد تحديثات النظام والتركيز على جعل الأعمال التجارية أكثر فاعلية العملاء ، وهي أخبار جيدة.
رقم 12. تخفيضات الأسعار من قبل Rivals
إذا تمكن جميع منافسي الشركة من خفض أسعارهم ، فقد يضر ذلك بكفاءتها. نظرًا لاقتصاديات الحجم والطرق المختلفة لصنع الأشياء ، من الشائع أن تتقاضى بعض الشركات رسومًا أقل من غيرها. ومع ذلك ، يمكن أن تعني التغييرات الكبيرة في الأسعار أن معايير الصناعة والإجراءات وأفضل الممارسات تتغير.
الحلول
يمكنك التكيف مع هذا التحول من خلال النظر في التطورات الجديدة في قطاعك ، وتعلم طرق أفضل لصنع سلعك ، واستخدام تقنيات التصنيع الجديدة.
ما هي عدم كفاءة العملية؟
هذا يعني أنه عندما لا تعمل الموارد أو الآلات أو الفرق بشكل جيد أو تحرز تقدمًا ، أو عندما لا تتواصل الفرق بشكل جيد ، أو عندما لا يتم استخدام المعدات لأن الفرق تنتظر الموارد ، وعندما تتعطل المعدات ، وما إلى ذلك.
ما هي الأعراض النموذجية لعملية ضعيفة أو غير فعالة؟
فيما يلي بعض الأعراض النموذجية للعمليات السيئة أو غير الفعالة
- يحدث سوء التواصل بين الفرق بشكل متكرر.
- زاد معدل دوران الشركات.
- من الصعب ملء فرص العمل الجديدة.
- أصبحت زيادة التكلفة هي القاعدة.
- استياء العملاء يزداد سوءًا.
ما هي ثلاثة أنواع من عدم الكفاءة؟
الأنواع الثلاثة الأساسية لعدم الكفاءة هي كما يلي: عدم الكفاءة الإنتاجية ، وعدم كفاءة سوق الموارد ، وعدم كفاءة X.
ما الذي يسبب عدم الكفاءة في مكان العمل؟
أحد أكثر أسباب عدم الكفاءة في العمل شيوعًا هو الافتقار إلى طريقة الاتصال أو سوءها. سيغير كيف يمكن للناس قياس تقدمهم ، ومعرفة ما إذا كانت جهودهم تحدث فرقًا ، والتصرف بسرعة كافية لإحداث فرق.
ما هي أكثر أنواع عدم الكفاءة شيوعًا؟
من بين أكثر أنواع عدم الكفاءة شيوعًا:
- عدم الكفاءة الإنتاجية.
- عدم كفاءة التوزيع
- عدم الكفاءة التخصيصية
كيف تحدد مشاكل العمليات غير الفعالة؟
إنه ينطوي على اكتشاف المشكلة ، وتحليلها ، والتوصل إلى حلول ممكنة ، واختيار الأفضل ، والتخطيط لخطواتك التالية ، ثم وضع الحل موضع التنفيذ أثناء تقييم مدى نجاحه.
كيف تحدد الأداء الضعيف؟
- زيادة كمية الشكاوى من العملاء أو زملائهم الموظفين.
- الأهداف أو الأهداف التي لم تتحقق.
- كان العمل المنجز ذا نوعية رديئة.
- تجاهل تواريخ الاستحقاق.
كيف تعرف سوء الإدارة؟
هذه طرق للتعرف على سوء الإدارة.
- القزم.
- الرئيس غير موجود.
- التقسيم.
- مدير دقيق
- الراحة ورفض التكيف
وفي الختام
ألق نظرة أعمق على العمليات التجارية الخاصة بك وحدد علامات التحذير التي ذكرناها أعلاه إذا كان لديك أي مخاوف بشأن أداء موظفيك أو تعتقد أنه قد يكون هناك أي عمليات غير فعالة. على الرغم من عدم رغبة أي شخص في العثور على عيوب في خطة أعماله ، إلا أنه من الأفضل القيام بذلك بدلاً من مواجهة مشكلات دون معرفة ذلك.
مقالات ذات صلة
- كيف يمكن لعملك ممارسة التصنيع المستدام
- أفضل برنامج لإدارة السياسات: 2023 مراجعات
- نظام إدارة التنفيذ: أفضل الممارسات وكل ما تحتاجه
- أنظمة إدارة الموارد البشرية: أفضل 10 خيارات في عام 2023
- أهم 5 نصائح للاتصال غير المباشر للمبيعات الناجحة
مراجع حسابات
