يتم تسجيل تفاصيل المبلغ الذي تم دفعه لكل موظف ولمن تم دفعه خلال فترة دفع معينة في سجل كشوف المرتبات. يتضمن بيانات الأجور الأساسية لكل عامل. من بين هذه العناصر الإعلامية ، سجلات شيكات الراتب ، إجمالي الراتب الإجمالي ، الامتيازات والاشتراكات ، الضرائب والخصومات ، بالإضافة إلى مبلغ الراتب الصافي لكل موظف. في هذه المقالة ، شرحنا كل شيء عن سجل الرواتب. أضفنا أيضًا بعض النصائح حول سجل كشوف المرتبات في Quickbooks. لماذا لا تغوص الآن؟
ما هو سجل الرواتب؟
سجل الرواتب هو كتاب يتتبع من يحصل على رواتب وكم ومتى لفترة دفع معينة. في معظم الحالات ، سيتضمن سجل الرواتب التفاصيل التالية حول كل موظف:
- إجمالي الراتب
- صافي الأجر
- الضرائب على المرتبات
- المبالغ المقتطعة للموظفين (مثل التأمين الصحي)
- غالبًا ما يتم أيضًا تضمين مبلغ لجميع الموظفين طوال الوقت في أسفل تقرير السجل.
- سجلات شيكات الرواتب وتقارير تفاصيل كشوف المرتبات وما شابهها ليست هي نفسها مثل تقرير سجل كشوف المرتبات.
هيكل سجل الرواتب
خلال فترة دفع معينة ، غالبًا ما يتم تنظيم سجلات الرواتب كسلسلة من الرسوم البيانية البسيطة (واحد لكل موظف).
- الاسم
- تواريخ فترة الدفع (البداية والنهاية)
- تاريخ الدفع
- ساعات العمل
- معدلات الأجور المطبقة (العادية أو الإضافية)
- مجموع الأجور الإجمالية
- ضرائب الموظفين وأرباب العمل المطبقة
- استقطاعات المنافع
- مساهمات استحقاقات صاحب العمل
- صافي الأجور
- تفاصيل الدفع الصافي (شيك ورقي أو إيداع مباشر أو بطاقة دفع)
من المهم أن تضع في اعتبارك أن قواعد الولاية والقواعد المحلية في سجلات الرواتب تختلف. للبقاء في الامتثال للقوانين الفيدرالية والولائية والمحلية ، يجب أن تكون الشركات على دراية باللوائح التي تنطبق على موظفيها وتحتفظ بالسجلات ذات الصلة للفترات الزمنية المطلوبة.
خطوات إنشاء سجل الرواتب
تأكد من أن لديك المواد التالية في متناول اليد قبل البدء في إنشاء سجل كشوف المرتبات:
- رقم تعريف صاحب العمل (EIN)
- معرفات الضرائب الحكومية والمحلية
- النموذج الفيدرالي W-4 ونموذج الولاية W-4 (عند الاقتضاء)
# 1. اكتشف عدد المرات التي يتم فيها معالجة كشوف المرتبات
اتخذ قرارًا بشأن عدد مرات دفع رواتب الموظفين: أسبوعيًا ، أو نصف شهريًا ، أو نصف شهريًا ، أو شهريًا. حدد أفضل ما يناسب إيقاع عملك والتزم به.
# 2. اجمع جميع بيانات الموظفين ذات الصلة
ستحتاج إلى بطاقات الوقت لكل عامل ، وقسائم الدفع ، و W-4s لحساب كشوف المرتبات والضرائب الأخرى. لا تتطلب التعيينات الجديدة طلبًا مكتملًا فحسب ، بل تتطلب أيضًا نموذج I-9 مكتملًا.
# 3. املأ التسجيل ببيانات الموظف ومعلومات الدفع
أدخل بيانات بطاقة الوقت في نظام الرواتب لتحديد الأجر الإجمالي لكل عامل.
# 4. حساب الضرائب والاستقطاعات
لمعرفة مقدار الأموال التي يجب ادخارها مقابل ضرائب كل موظف ، انظر إلى نماذج W-4 الخاصة بهم. كما يتم تضمين المساهمات في خطط المعاشات التقاعدية وحسابات التقاعد الفردية (IRAs) في هذه الفئة.
# 5. احسب صافي الأجر لكل موظف
قم بخصم المبلغ الإجمالي للضرائب والاستقطاعات الإلزامية الأخرى من التعويض الإجمالي للموظف. سوف تحصل على الراتب الفعلي لكل موظف أو صافي الراتب.
# 6. فحص وتحقيق التوازن في دفتر الأستاذ
قبل البدء في فترة كشوف رواتب جديدة ، من المهم حل أي مشاكل معلقة أو نزاعات بين الموظفين من سابقتها.
قوالب تسجيل الرواتب
تعد قوالب تسجيل كشوف المرتبات ، سواء عبر الإنترنت أو في أدوات مثل Excel ، أساسية للغاية. غالبًا ما تتوفر الكتب المصممة للاحتفاظ بسجلات الرواتب في متاجر المستلزمات المكتبية. تستخدم العديد من المؤسسات ، الكبيرة والصغيرة على حد سواء ، حلول كشوف المرتبات الرقمية لأنها سهلة الإعداد والتفاعل مع تطبيقات الشركة الأخرى.
كيفية استخدام سجل الرواتب والاحتفاظ به
من أجل إدارة الاختلافات غير المتوقعة دون التباس ، من الضروري لأصحاب العمل الحفاظ على تحديث بيانات كشوف المرتبات ذات الصلة وإتاحتها بسهولة. يجب تحديث سجل الرواتب بشكل متزامن مع استقطاع الضرائب والخصومات من الأجور ، ودفع الموظفين ، وإيداع مدفوعات الضرائب لدى السلطات الحكومية. عند اتباعها دينياً ، يمكن أن تساعد هذه الممارسة في ضمان سجلات رواتب موثوقة.
إجراء عمليات التدقيق هو عنصر حاسم في الحفاظ على تحديث سجل الرواتب. خلال هذا الوقت ، تضمن الشركات أن إجراءات المحاسبة وحفظ السجلات الخاصة بها متوافقة مع التعليمات البرمجية من خلال تسوية معاملات كشوف المرتبات. يجب إجراء عمليات تدقيق كشوف المرتبات مرة واحدة على الأقل لكل فترة دفع.
وظائف سجل الرواتب
يمكن للشركات الاستفادة من الاحتفاظ بسجلات الرواتب بالطرق التالية على الأقل:
- سجل كل الوقت المدفوع
- افحص إنفاق مؤسستك أو الموظفين الفرديين.
- الاحتفاظ بسجل للضرائب ومدفوعات الاستقطاع التي يقوم بها الموظفون
لكن فائدة سجل كشوف المرتبات تتجاوز ذلك بكثير. تستخدمه الشركات أيضًا من أجل ما يلي:
- يجب تسوية نفقات كشوف المرتبات مع دفتر الأستاذ العام.
- احتفظ بسجل لمقدار الوقت الذي أقلعه الموظفون بسبب المرض أو الإجازة أو غيرها من الإجازات المدفوعة.
- تحقق من شرعية استقطاعات الرواتب ومساهمات صاحب العمل في 401 (ك) أو أي شكل آخر من أشكال التعويض المؤجل.
يمكن القيام بكل هذه المهام يدويًا ، لكن برنامج كشوف المرتبات المتخصص يجعل إعداد التقارير سريعًا وسهلاً مع توفر المعلومات بضغطة زر.
سجلات الرواتب: مصاريف الرواتب والضرائب
توضح سجلات الرواتب بالتفصيل التكاليف المختلفة المتعلقة بكشوف المرتبات التي تحتاج الشركات إلى وضع ميزانية لها ، مثل:
- استقطاعات الأجور لقانون مساهمة التأمين الفيدرالي (FICA)
- ضرائب FICA من جانب صاحب العمل
- استقطاع الأجور لضريبة الدخل الفيدرالية الأمريكية
- خصومات الأجور لضرائب الدخل الحكومية والمحلية (إن وجدت).
- ضرائب البطالة الفيدرالية من جانب صاحب العمل
- مسؤولية صاحب العمل عن ضرائب التأمين ضد البطالة الحكومية
- حجب الأجور للتأمين ضد البطالة (إذا لزم الأمر)
- تعويضات صاحب العمل للعمال مدفوعة الأجر بناءً على قانون الولاية
- خصومات الأجور للمزايا والمصروفات الأخرى المعتمدة من الموظف
- المزايا ومساهمات مدخرات التقاعد التي يقدمها أصحاب العمل
- المبالغ المستحقة لحجز أجور الموظفين
يمكن أن تكون سجلات الإنفاق على كشوف المرتبات لا تقدر بثمن في تخفيف آلام التدقيق. عندما يتعلق الأمر بتقديم نماذج ضرائب الرواتب ، فإن سجل كشوف المرتبات المنظم جيدًا لا يقدر بثمن.
- إقرار ضريبي فيدرالي ربع سنوي لأصحاب العمل (نموذج 941)
- تعويض غير الموظف ، أو نموذج 1099-NEC
- نموذج بيان الأجور والضرائب W-2
- نموذج تحويل بيان الأجور والضرائب W-3
سجل كشوف المرتبات مقابل سجل شيكات الرواتب مقابل تفاصيل كشوف المرتبات
يمكن العثور على أجر كل موظف لفترة دفع معينة في تقرير سجل شيك الراتب. نظرًا لحقيقة أن سجل رواتب كل موظف فريد من نوعه ، فإنه لا يتضمن معلومات حول الموظفين الآخرين. يمكن أيضًا أن تكون تقارير سجل شيك الراتب بمثابة كعب رواتب للموظفين. قد تكون قادرًا على رؤية مبلغ للعديد من فترات الدفع (على سبيل المثال ، جميع شيكات الرواتب للربع الأول) إذا كنت تستخدم برنامج كشوف المرتبات الذي يسمح لك بدمج تاريخ شيكات الراتب لفترة محددة.
يلخص ملف سجل الرواتب جميع الرواتب والأجور المدفوعة للموظفين طوال فترة الدفع المحددة. يقدم التقرير مجاميع الموظفين الفردية بالإضافة إلى إجمالي الموظفين. في نهايته ، غالبًا ما يجمع تقرير السجل بيانات من تقارير منفصلة توضح فترات الدفع السابقة.
تقرير السجل وتقرير تفاصيل كشوف المرتبات متطابقان تقريبًا. يتم عرض معلومات شيك الراتب في كليهما. يمكن استخدام كلاهما لعرض تفاصيل فترة الدفع على شيك الراتب. ومع ذلك ، تسمح لك بعض تقارير كشوف المرتبات بتصنيف المدفوعات بشكل أكبر (على سبيل المثال ، حسب الموقع). غالبًا ما يتم تضمين حصة صاحب العمل من ضرائب الرواتب في تقرير تفاصيل الرواتب ، ولكن ليس في تقرير سجل الرواتب.
نصائح للحفاظ على سجل الرواتب
انتبه جيدًا لما يلي من أجل الاحتفاظ بسجل كشوف مرتبات متوافق وحديث:
# 1. احتفظ بسجلات دقيقة
يمكن تجنب التناقضات في سجل الرواتب من خلال التدقيق المنتظم في السجلات وتصحيح أي تناقضات يتم العثور عليها. فيما يلي أمثلة على الأخطاء المتكررة التي تحدث في كشوف المرتبات:
- دفع أجور منخفضة أو مرتفعة للموظفين بشكل غير عادل
- استنتاج العديد من العوامل بشكل غير صحيح
- عدم تقديم أول راتب للموظف
# 2. مراجعة وتحديث معلومات الموظف بانتظام
تأكد من أن سجل كشوف المرتبات الخاص بك يعكس أي تعيينات جديدة. إذا طلب أحد الموظفين خصومات إضافية ، مثل التأمين ، فتأكد من حسابها في دفتر الأستاذ لكشوف المرتبات.
# 3. الحفاظ على الوعي بتطور اللوائح الضريبية
إذا كنت ترغب في تجنب الغرامات ، يجب عليك تحديث نظام كشوف المرتبات على الفور إذا كان هناك تغيير في التشريعات الضريبية الفيدرالية أو الحكومية أو المحلية.
# 4. يجب تدريب الموظفين على نظام الرواتب
سيكون العمال أكثر فهمًا إذا كان هناك تأخير في معالجة كشوف المرتبات أو إذا كانت هناك مشاكل بسيطة في مدفوعاتهم إذا فهموا كيفية عمل عملية كشوف المرتبات الخاصة بك. سيكون موظفوك أكثر تعاونًا في تزويد فريق المحاسبة بالبيانات الضريبية التي يحتاجون إليها وإبلاغ أي تغييرات في التزاماتهم المالية قد تؤثر على معالجة كشوف المرتبات.
ما هو سجل كشوف المرتبات في QuickBooks؟
يمكن لقسم المحاسبة توفير الوقت والجهد باستخدام QuickBooks Payroll Register ، وهو تطبيق خدمة يستخدم لإجراء كشوف المرتبات. تشمل معالجة كشوف المرتبات أيضًا تحديد تعويضات الموظفين وخصم أي ضرائب فيدرالية وضرائب حكومية. بواسطة "كشف رواتب، "نعني نظام الشركة لتتبع ونشر المعلومات المالية المتعلقة بموظفيها.
أنواع سجل الرواتب في QuickBooks
هناك إصداران من QuickBooks Online Payroll Register:
# 1. كشوف المرتبات القياسية
إنه برنامج كشوف مرتبات تم تطويره خصيصًا للشركات التي تضم 30 إلى 50 عاملاً. لا الفوائد ولا الموارد البشرية موحدة. قد لا تكون هذه مشكلة كبيرة إذا كان لدى شركتك عدد قليل من العمال.
# 2. كشوف المرتبات المتقدمة
تم تطوير هذا البرنامج للأشخاص الذين يشمل عملهم "كشوف المرتبات" نيابة عن العديد من العملاء. وهذا يشمل المحاسبين المحترفين وخبراء كشوف المرتبات داخل المنظمات وغيرهم في نفس الوضع.
كيف يعمل سجل كشوف المرتبات في QuickBooks
تتمثل الخطوة الأولى في اختيار خيار كشوف المرتبات في تطبيق QuickBooks لسطح المكتب. بعد ذلك ، ستحتاج إلى بيانات دقيقة حول عملك وموظفيه ، مثل الأسماء الحديثة والأعمار وأرقام الهواتف. ستحتاج إلى نسخة من كعب رواتب الموظف لإجراء التغيير من كشوف رواتب عادية إلى متقدمة ، أو العكس. بالإضافة إلى ذلك ، ستحتاج إلى معلومات ضريبة الموظفين الجدد ومعلومات NI (التأمين الوطني).
ميزات سجل كشوف المرتبات في QuickBooks
فيما يلي بعض ميزات QuickBooks Payroll:
# 1. الإيداع المباشر للموظفين
بغض النظر عن خطة الخدمة التي تختارها (كشوف رواتب Core أو Premium أو Elite) ، سيكون لديك حق الوصول إلى الإيداع المباشر المجاني. سيحظى أصحاب العمل بوقت أسهل في دفع أجور العمال الذين قاموا بالفعل بتسجيل الدخول إلى النظام.
# 2. تشغيل كشوف المرتبات غير محدود
معالجة كشوف المرتبات مع QuickBooks Online غير محدودة. لا توجد رسوم إضافية مرتبطة بتشغيل كشوف المرتبات عبر QuickBooks Online Payroll.
# 3. احتساب وإيداع الضرائب آلياً
أصبح العثور على الأوراق الضريبية وحفظها وجعل الإيداعات الضريبية أسهل باستخدام QuickBooks Online Payroll.
# 4. أتمتة الرواتب
يمكن للموظفين معالجة كشوف المرتبات باستخدام هذه الأداة دون الحاجة إلى إدخال أي بيانات يدويًا. يجب أن يتم ذلك قبل معالجة كشوف المرتبات. القدرة على تضمين الرواتب والمكافآت في كشوف المرتبات هي وظيفة أخرى مفيدة.
# 5. القوى العاملة في QuickBooks
يمكن للموظفين الوصول إلى أحدث بياناتهم الضريبية ، والأرباح السنوية ، والإجازات المدفوعة ، وقسائم الدفع ، ونماذج W-2 ، والمزيد من خلال QuickBooks Payroll.
فوائد وجود سجل كشوف المرتبات
إن الاحتفاظ بكل شيء مرتبطًا بكشوف المرتبات في مكان واحد - الأجور والضرائب والتوزيع - أسهل بكثير بمساعدة سجل كشوف المرتبات.
# 1. يجعل من الممكن الاحتفاظ بالسجلات التفصيلية
من السهل ارتكاب الأخطاء المحاسبية في جميع المهام التي يجب إكمالها قبل نهاية فترة الدفع ، خاصةً إذا كان لديك قوة عاملة كبيرة. يمكن لموظفي المحاسبة استخدام سجل كشوف المرتبات للقبض على الأخطاء البسيطة في الكتب وتصحيحها والتي قد لا يتم اكتشافها بخلاف ذلك.
# 2. يعزز الامتثال القانوني للوائح الضرائب
يجب الاحتفاظ بسجلات الرواتب لمدة ثلاث سنوات على الأقل لأغراض المراجعة والمرجعية من قبل دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) ، وقانون معايير العمل العادلة (FLSA) ، ولجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC). يعد الاحتفاظ بسجلات التوظيف المطلوبة بموجب القانون أمرًا في غاية السهولة بمساعدة سجل كشوف المرتبات. لن تكون أبدًا أكثر من بضع نقرات بالماوس بعيدًا عن أي من هذه البيانات.
# 3. يساعد في توفير الوقت
تستغرق معالجة كشوف المرتبات الكثير من الوقت ولديها مساحة كبيرة للخطأ عند إجرائها يدويًا. تتطلب سجلات الرواتب اليدوية الكثير من التدريب والإشراف لاستخدامها بدقة في أي شيء مثل حساب السحوبات الضريبية أو مدفوعات العمل الإضافي كل فترة. لكن نظام كشوف المرتبات الذي يعمل بنفسه سيوفر عليك المتاعب ويوفر لك الوقت. يجب على الإنسان إدخال تفاصيل الموظف الجديد أو تواريخ الإنهاء ، ولكن يتم تنفيذ باقي العمل تلقائيًا. بالإضافة إلى ذلك ، يكشف سجل كشوف المرتبات عن اتجاه الإنفاق الفصلي أو السنوي لشركتك ، مما يتيح لك الاستعداد بسرعة وسهولة لمواسم الذروة والبطء.
# 4. يساعد في مكافأة الموظف المناسبة مع بيانات الرواتب الدقيقة
إن الاحتفاظ بسجل الرواتب الحالي يجعل من السهل تسوية كشوف المرتبات والتأكد من حساب جميع الضرائب والأجور بشكل صحيح. سيؤدي تتبع هذه البيانات إلى توفير الكثير من الوقت والجهد. لن تكون هناك حاجة لأي هيئات تنظيمية معنية بالضرائب لإجراء تدقيق لأموالك بحثًا عن أخطاء التعويض. يساعد العمال على تقدير رواتبهم المنتظمة وفي الوقت المناسب. يعد الاحتفاظ بسجل كشوف المرتبات طريقة أساسية وفعالة لرفع الروح المعنوية وتشجيع العمال.
هل سجل الرواتب هو ورقة عمل؟
يمكن استخدام جداول البيانات لإنشاء سجلات كشوف المرتبات ، على الرغم من أن هذا الخيار قد لا يكون مناسبًا للعديد من الشركات. يجعل برنامج كشوف المرتبات من الأسهل الحفاظ على بيانات كشوف المرتبات الموثوقة وإنشاء التقارير بسرعة.
ما هي مجلة الرواتب؟
يتم الاحتفاظ بسجلات كل معاملة كشوف المرتبات في دفاتر الرواتب. تمثل إدخالات دفتر الأستاذ العام على مستوى الملخص هذه البيانات أيضًا. تُستخدم دفاتر يومية كشوف المرتبات بدلاً من دفتر الأستاذ العام عند الحاجة إلى مزيد من المعلومات الدقيقة لكشوف المرتبات ، مثل أثناء التدقيق.
هل دفتر الرواتب هو نفسه سجل الرواتب؟
دفاتر يومية الرواتب وسجلات الرواتب متشابهة من حيث أنها تسجل المعاملات المالية المتعلقة بالموظفين ، لكنها ليست متطابقة. بالمقارنة مع دفاتر الرواتب ، غالبًا ما تتميز سجلات الرواتب بمزيد من المعلومات الدقيقة حول رواتب كل موظف ومزاياها. غالبًا ما يقتصر الوصول إلى سجل الرواتب على الأفراد المسموح لهم داخل الشركة ، مثل مدير كشوف المرتبات ، نظرًا لحجم المعلومات الحساسة التي يحتوي عليها.
من يقوم بإعداد سجل الرواتب؟
قد يتم التسجيل بواسطتك ، أو من قبل كاتب الحسابات ، أو قسم الموارد البشرية ، اعتمادًا على حجم شركتك. إنه أمر لا بد منه لأي صاحب عمل ، لأنه يساعدك على تتبع أحد أكبر نفقاتك: المرتبات والأجور.
ما هي ورقة الرواتب؟
صحيفة الرواتب ، والمعروفة أيضًا باسم كشوف المرتبات أو مجرد قائمة الرواتب ، هي محاسبة شاملة لجميع التعويضات المستحقة للعمال عن الخدمات المقدمة خلال فترة زمنية معينة. من الممكن قراءتها مثل كعب الراتب أيضًا.
ما هو الفرق بين الراتب والرواتب؟
راتب الموظف هو المبلغ السنوي الذي يضمن الحصول عليه من صاحب العمل ، في حين أن البنية التحتية لكشوف المرتبات والرواتب هي الأنظمة المستخدمة لتتبع أرباح الموظف والخصومات.
كيف تعمل محاسبة الرواتب؟
- تلخيص الأجور المستحقة.
- أدخل تغييرات الموظف.
- حساب الضرائب.
- حساب استقطاعات الأجور.
- خصم المدفوعات اليدوية.
- إنشاء سجل كشوف المرتبات.
- طباعة شيكات الرواتب.
- الدفع عن طريق الإيداع المباشر.
افكار اخيرة
سجل الرواتب هو أداة مفيدة لتتبع المعاملات المتعلقة بكشوف المرتبات. يتم تقسيم جميع التزاماتك النقدية للمصطلح بتفصيل كبير. يمكنك دفع رواتب موظفيك في الوقت المحدد وتقديم المعلومات المطلوبة من قبل مصلحة الضرائب الأمريكية و SSA للامتثال للوائح ضريبة الرواتب في الوقت المناسب إذا كنت تستخدم برنامج كشوف المرتبات. لا يمكنك إدارة شركتك بشكل صحيح أو دفع رواتب موظفيك أو الامتثال للقواعد الفيدرالية دون المعلومات الواردة في سجل كشوف المرتبات. إنها أداة مفيدة لتكون جزءًا من عملية كشوف المرتبات المعتادة لأنها تتيح لك مراجعة عملك والتأكد من دقة كل شيء. فكر في الاستثمار في برنامج كشوف المرتبات الذي يجعل إنشاء تقرير سجل الرواتب أمرًا سهلاً.
مقالات ذات صلة
- QuickBook: كيفية استخدام تطبيق QuickBook (+ نصائح مجانية)
- ما هو أفضل برنامج محاسبة في عام 2023
- نظام PAYROLL: التعريف والبرمجيات والدليل
- إدارة PAYROLL: البرامج وأفضل الممارسات
- كشوف رواتب الأعمال الصغيرة: أفضل خدمة في المملكة المتحدة لبرامج الرواتب
مراجع حسابات
