يعد الاحتفاظ بسجلات دقيقة لمعلومات الموظف أمرًا بالغ الأهمية لنجاح الموارد البشرية. إذا كنت مدير موارد بشرية أو مشرفًا أو متخصصًا ، فقد يكون من المفيد فهم الأنواع المختلفة من السجلات المطلوبة للتوثيق المتوافق. يمكن أن يساعدك الاحتفاظ بسجلات الموظفين المحدثة والمتوافقة مع القانون على تجنب الدعاوى القضائية المحتملة ، وتعزيز الاتساق في قسم الموارد البشرية لديك ، وتمرير المعلومات المهمة إلى الموظفين الجدد. في هذا المنشور ، نتناول أهمية احتفاظ أصحاب العمل بجميع سجلات الموظفين وننظر في خمسة أنواع مختلفة من سجلات الموظفين للاحتفاظ بها ، ومدة الاحتفاظ بها ، والتحديثات داخل قسم الموارد البشرية لديك.
ما هي سجلات الموظفين؟
سجلات الموظفين هي عبارة عن مجموعة من جميع المعلومات ذات الصلة بالموظف ، من تاريخ التعيين حتى تاريخ الإنهاء. قد تتضمن هذه المعلومات اسم الموظف ورقم الضمان الاجتماعي والعنوان وتاريخ الميلاد والوظيفة والراتب والمزايا. غالبًا ما يتم الاحتفاظ بسجلات الموظفين في شكل ملف موظفين.
قد تحتوي هذه السجلات على معلومات أساسية تم جمعها أثناء عملية المقابلة ، مثل:
- الاسم
- معلومات الإتصال
- خبرة في مكان العمل
- خلفية تعليمية
- أوراق الاعتماد والشهادات
- ملاحظات المقابلة
- مراجع حسابات
قد تتضمن سجلات التوظيف أيضًا المعلومات التي تم جمعها خلال عملية التوظيف ، وبعضها تطلبه قوانين التوظيف الفيدرالية والولاية للتحقق والاحتفاظ بالملف ، مثل:
- حالة المواطنة
- رقم الحماية الاجتماعية
- الإعفاء من ضريبة الرواتب
- حالة الاستقطاع الضريبي (W-4)
- حالة الإعفاء أو عدم الإعفاء
- تحديد الصورة
- تاريخ بدء العمل
- المسمى الوظيفي
- جدول الأجور
- إثبات التصاريح والشهادات المهنية
يمكن أيضًا تضمين السجلات التي تم إنشاؤها بمرور الوقت في ملف الموظفين أو سجل التوظيف الخاص بالموظف ، مثل:
- ساعات الدوام
- تقييم الأداء
- توثيق الإجراءات التأديبية
- سجلات الرواتب
- معلومات عن المزايا
- صورة رسمية
لماذا سجلات الموظفين ضرورية؟
تعد سجلات الموظفين مهمة لأنها توفر وثائق رسمية لتاريخ توظيف الموظف لدى الشركة. إنها تحتوي على معلومات مثل المسمى الوظيفي للموظف وتاريخ البدء ومعدل الراتب وأي معلومات أخرى متعلقة بالتوظيف. تُستخدم سجلات الموظفين لاتخاذ قرارات بشأن أمور مثل الترقيات والزيادات والإنهاءات. يتم استخدامها أيضًا في نهاية العام لإنشاء سجلات مثل W-2s و 1099s.
لماذا من الضروري الاحتفاظ بجميع أنواع سجلات الموظفين؟
سيساعد الاحتفاظ بجميع أنواع سجلات الموظفين بشكل كبير على نجاح قسم الموارد البشرية وفعاليته. هناك العديد من المزايا المهمة للحفاظ على سجلات الموظفين كاملة ، بما في ذلك:
# 1. مراعاة المتطلبات القانونية
تلزم العديد من اللوائح أصحاب العمل بالاحتفاظ بسجلات معينة في الملف. أصبحت هذه القوانين ممكنة من خلال الأفعال التالية:
- لجنة تكافؤ فرص العمل (EEOC): وفقًا لـ EEOC ، يجب عليك الاحتفاظ بجميع سجلات الموظفين لمدة عام واحد على الأقل. يجب عليك الاحتفاظ بسجلات الموظف الذي تم إنهاء خدمته لمدة عام واحد بعد تاريخ إنهاء خدمته إذا تم فصله بشكل غير طوعي.
- قانون التمييز على أساس السن في التوظيف (ADEA): يتطلب منك الاحتفاظ بسجلات الرواتب لمدة ثلاث سنوات على الأقل. يجب عليك أيضًا الاحتفاظ بسجل لخطط الاستحقاقات ، مثل برامج التأمين والمعاشات التقاعدية ، لمدة عام على الأقل بعد إنهاء الموظف.
- قانون المساواة في الأجور (EPA) وقانون معايير العمل العادلة (FLSA): وفقًا لـ FLSA و EPA ، من المهم الاحتفاظ بسجلات لتبرير الفروق في الرواتب بين الموظفين من مختلف الأجناس. يجب عليك الاحتفاظ بهذه السجلات لمدة لا تقل عن عامين.
# 2. تجنب التقاضي
يعد الحفاظ على السجل الصحيح محدثًا إستراتيجية رئيسية للشركات لتجنب التقاضي المحتمل من الموظفين السابقين. على سبيل المثال ، إذا رفع موظف سابق دعوى قضائية ضد منظمة يزعم أن أصحاب العمل لم يدفعوا لهم أجرًا معيشيًا ، فقد تساعد أدلة كشوف المرتبات في دحض هذه الاتهامات. يتجنب حفظ السجلات بشكل صحيح أي مخاوف قانونية مع الكيانات الحكومية التي تراقب الامتثال لقانون العمل.
# 3. نشر المعلومات
عندما ينضم مدراء جدد ، سواء في الموارد البشرية أو المحاسبة أو الإدارة العامة ، إلى شركتك ، فقد يكون الحصول على سجلات للموظفين الحاليين والسابقين مفيدًا. قد تكون هذه المعرفة مفيدة عند إعداد موظفين جدد ، وتطوير سياسات جديدة ، والتعرف على إجراءات حفظ السجلات. قد يساعد فهم التاريخ الوظيفي لكل فرد من الموظفين المديرين الجدد على التكيف مع وظائفهم بشكل أكثر فعالية.
أنواع سجلات الموظفين المختلفة
يمكن أن يساعدك فهم الأنواع المختلفة لسجلات الموظفين في ضمان قيام قسم الموارد البشرية بتوثيق الوظائف التنظيمية الهامة بشكل مناسب. هناك خمسة أنواع من سجلات الموظفين من المهم الحفاظ عليها:
# 1. سجلات الحضور
تحتوي سجلات الحضور على معلومات حول الوقت الذي يقضيه كل موظف في العمل. يمكن أن تتضمن سجلات الحضور المعلومات التالية:
- اجازه مدفوعة
- إجازة بدون أجر
- الاجازات العطل
- أجازة مرضية
- ساعات العمل في الأسبوع
- التأخير / الغياب
يعد الاحتفاظ بسجلات دقيقة لهذه المعلومات أمرًا بالغ الأهمية لإثبات أن شركتك دفعت للموظفين المبلغ المناسب من الأجر بناءً على طول الوقت الذي قضوه في العمل. بالإضافة إلى الموضوعات المذكورة أعلاه ، يتطلب قانون الإجازة العائلية والطبية (FMLA) من أصحاب العمل الاحتفاظ بسجلات لجميع الإجازات مدفوعة الأجر وغير مدفوعة الأجر ، وكذلك حالات تعويض العمال.
# 2. سجلات الفوائد
يُطلب من أرباب العمل بموجب قانون ضمان دخل تقاعد الموظفين لعام 1974 (ERISA) الاحتفاظ بسجل لجميع إيداعات وكالات تأمين الموظفين ، ومشاركة الموظفين ، ومعلومات المستفيد الفردي لمدة لا تقل عن ست سنوات.
غالبًا ما يتم تضمين شركات التأمين والخطط المتاحة وتواريخ التسجيل وقائمة بجميع الموظفين المسجلين حاليًا في مزايا العمل في سجلات المزايا. قد يكون تحديث هذه السجلات بعد كل فترة تسجيل طريقة فعالة لضمان تحديث سجلاتك ومتوافقة مع ERISA.
# 3. سجلات التدريب
لمجموعة متنوعة من الأسباب ، من الضروري أيضًا الاحتفاظ بسجلات تدريب موثوقة. بالنسبة للمبتدئين ، يمكن أن تكون سجلات التدريب بمثابة أدلة إرشادية لمبادرات الإعداد المستقبلية. ثانيًا ، قد تكون المعلومات التي تم الحصول عليها خلال فترات التدريب بمثابة دليل على أن الموظفين جاهزون للترقية أو التطوير في حياتهم المهنية.
هناك أيضًا بعض المعايير المفروضة على المستوى الوطني لبعض الشركات من حيث كيفية حدوث التدريب ومدى تكرار حدوثه. قد يساعد تتبع برامج التدريب والحضور شركتك في الالتزام بالقواعد الفيدرالية.
# 4. دفع المبالغ المقتطعة
يعد تتبع استقطاع رواتب الموظفين خطوة حاسمة في عملية الإيداع الضريبي. هناك ميزتان أساسيتان للشركات لتتبع اقتطاع الرواتب:
تطلب مصلحة الضرائب الأمريكية من الشركات الاحتفاظ بسجلات لجميع عمليات اقتطاع رواتب الموظفين لمدة ثلاث سنوات على الأقل بعد تاريخ العودة أو تاريخ التقديم ، أيهما أحدث.
يمكن أن تساعد السجلات الدقيقة في دحض الرسوم التي حجبتها شركة سابقة كثيرًا في ضرائب الولاية أو الضرائب الفيدرالية عن الموظف.
# 5. سجلات البطالة
بعد طرده أو تسريحه ، يجوز للموظف التقدم للحصول على إعانات البطالة والحصول عليها. من الأهمية بمكان توثيق كل مرحلة من مراحل إجراءات البطالة والاحتفاظ بهذه السجلات طالما أن الموظف يتلقى إعانات البطالة. يجب تضمين التفاصيل التالية:
- اسم الموظف
- اسم الموظف عنوان الموظف رقم الضمان الاجتماعي للموظف
- تواريخ التعيين أو الانفصال أو إعادة التوظيف
- مواعيد الدفع نقداً وغير أجور
- مواعيد العمل
- ساعات العمل
إذا حصل أي من موظفيك على إعانات بطالة ، فإن الاحتفاظ بسجل دقيق لهذه المعلومات أمر بالغ الأهمية لتأكيد ملفات المزايا الأسبوعية. إذا كان هناك خلاف بين سجلاتك والمعلومات المقدمة من الموظف ، فقد يفقد الموظف الوصول إلى مزاياهم. يمكن أن تساعد سجلات البطالة الدقيقة في ضمان حصول الموظفين المسرحين أو المنتهية خدمتهم على المزايا التي يحق لهم الحصول عليها.
ما هي فوائد الاحتفاظ بسجلات الموظفين؟
تتمتع سجلات الموظفين بالعديد من المزايا لكل من الشركة والموظف. يمكن أن تساعد سجلات الموظفين أصحاب العمل على تتبع أداء الموظف بمرور الوقت ، وتحديد المجالات التي يحتاج الموظفون إلى تحسينها ، وتوثيق الإجراءات التأديبية. يمكن أن تساعد هذه السجلات الشركات أيضًا في تلبية اللوائح التنظيمية. يمكن أن تقدم سجلات الموظف سجلاً للتاريخ الوظيفي والخبرة ، بالإضافة إلى التدريب والتعليم للموظف. يمكن أن تساعد سجلات الموظفين أيضًا في تأهيل الموظفين للترقيات أو إمكانيات العمل الأخرى.
أفضل الممارسات لحفظ سجلات الموظفين
على الرغم من أن بعض أفضل الممارسات عالمية بالنسبة للشركات المدارة جيدًا ، إلا أن الطريقة التي تنتج بها الشركة سجلات التوظيف وتحتفظ بها ليست موحدة عبر الصناعات. على المستوى الأساسي ، يتعين على الشركة الاحتفاظ بسجلات الموظفين التي تحتوي على معلومات كافية لضمان الامتثال للوائح التوظيف الفيدرالية والولائية المطبقة على تلك الصناعة. تزيد بعض قوانين العمل الفيدرالية وقوانين الولايات أيضًا من واجبات حفظ السجلات للشركة بما يتناسب مع عدد الموظفين الذين توظفهم.
بصرف النظر عن الامتثال القانوني الأساسي ، غالبًا ما تتضمن الممارسات الموصى بها لتصميم نظام سجلات الموظف الذي يغطي جميع القواعد ما يلي:
# 1. تحديد ما يشكل سجلاً.
ليست كل قصاصة ورقية مؤهلة كسجل توظيف. يجب أن يتم تحديد الأوراق التي يجب حفظها في ملف من أجل الوفاء بالمسؤوليات القانونية وحماية المنظمة من المسؤولية منذ البداية.
# 2. إنشاء خطة استبقاء.
من الصعب الاحتفاظ بسجلات التوظيف لكل موظف سابق وحالي إلى الأبد. تحدد القوانين الفيدرالية المدة التي يتعين على الشركة خلالها الاحتفاظ بسجلات توظيف معينة بعد مغادرة الموظف للمنظمة. بناءً على هذه الالتزامات القانونية ، يجب على الشركة إنشاء جدول زمني للاحتفاظ بالمستندات يزيل المعلومات القديمة مع الحفاظ على كل المحتوى ذي الصلة.
# 3. تقييد الوصول.
يجب أن تكون سجلات التوظيف متاحة فقط للأشخاص المصرح لهم. إنشاء بروتوكولات الوصول يحمي كل من المنظمة والموظف من إساءة استخدام المعلومات.
# 4. اختيار الشكل وتخزينه.
يمكن تخزين سجلات التوظيف بتنسيق ورقي تقليدي في نظام خزانة الملفات ، بتنسيق رقمي عن طريق مسح المستندات الأصلية ضوئيًا في نظام كمبيوتر ، أو مزيج من الاثنين.
يعد تحديد مكان تخزين سجلات التوظيف وكيفية الوصول إليها خطوة مهمة في تصميم نظام وظيفي. قد تقبل العديد من حلول المحاسبة المحوسبة ، على سبيل المثال ، معلومات الموظف لأسباب تتعلق بالرواتب ، والتي تلبي العديد من معايير قانون العمل الفيدرالي والولائي.
# 5. الحفاظ على الأمن والخصوصية كما هي.
يعد الحفاظ على أمان وخصوصية البيانات جزءًا أساسيًا من جمع المعلومات. سواء كان الأمر يتعلق بالحفاظ على غرفة سجلات التوظيف مقفلة أو باستخدام أحدث تشفير لمنع المتسللين من الوصول إلى النظام ، يجب على المنظمة بذل الجهود لضمان وصول الأشخاص المصرح لهم فقط إلى معلومات الموظف.
ما هي سجلات التوظيف التي يجب الاحتفاظ بها بشكل منفصل؟
تتطلب بعض السجلات إجراءات حماية خصوصية معينة يفرضها القانون الفيدرالي. لحماية أصحاب العمل من المسؤولية ، يجب الاحتفاظ بسجلات التوظيف هذه منفصلة عن ملف الموظفين الأساسيين للموظف ومنحهم مستوى أعلى من الحماية مع وصول محدود للغاية. من بين هذه السجلات:
# 1. سجلات طبية
يطلب قانون الأمريكيين ذوي الإعاقة من أرباب العمل الاحتفاظ بالأوراق المتعلقة بالطب منفصلة عن السجلات العامة من أجل الحفاظ على سرية المعلومات الطبية للموظف. وهذا يشمل نتائج اختبار المخدرات والكحول ، ومطالبات تعويض العمال ، والتسجيل في التأمين الصحي ، والمشاكل الجسدية أو الإعاقات ، ونتائج اللياقة للعمل.
# 2. معلومات الائتمان
يُلزم قانون الإبلاغ عن الائتمان العادل أصحاب العمل بالحفاظ على سرية المعلومات الائتمانية المتعلقة بالمستهلك ، وتقارير الائتمان ، والبيانات المالية الشخصية. إذا حصل صاحب العمل على تقرير ائتماني لإثبات مدى ملاءمة التوظيف المحتمل أو لضمان المسؤولية المالية المستمرة للموظف ، فيجب الاحتفاظ بالسجلات بشكل منفصل عن الملف الرئيسي للموظف والحفاظ على سريتها.
# 3. الدعاوى والشكاوى.
يجب جمع المستندات المتعلقة بأي شكوى موظف يتم تقديمها بموجب سياسة الشركة الداخلية ، أو من خلال وكالة حكومية مثل لجنة تكافؤ فرص العمل بالولايات المتحدة ، أو من خلال دعوى قضائية والاحتفاظ بها حتى يتم حل الدعوى أو الإجراء بالكامل.
كيف تتعامل مع سجلات الموظفين؟
للتعامل مع سجلات الموظفين ، يجب على الشركة أولاً إنشاء نظام لتسجيل معلومات الموظف. يجب أن تتضمن هذه المعلومات اسم الموظف ورقم الضمان الاجتماعي وتاريخ الميلاد والعنوان ورقم الهاتف ، من بين أشياء أخرى. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يسجل النظام المسمى الوظيفي للموظف والقسم والراتب والمزايا.
بمجرد وضع النظام في مكانه الصحيح ، يجب على الشركة إنشاء سياسة للتعامل مع سجلات الموظفين. يجب أن تحدد السياسة من هو المسؤول عن تتبع معلومات الموظفين والاحتفاظ بها ، ومدة الاحتفاظ بها ، وكيف ينبغي التخلص منها عندما لا تكون هناك حاجة إليها.
يجب على الشركة أيضًا تثقيف الموظفين حول مدى أهمية الحفاظ على معلوماتهم حديثة وسرية. يجب تحذير الموظفين بعدم إعطاء رقم الضمان الاجتماعي الخاص بهم أو أي معلومات حساسة أخرى لأي شخص بخلاف صاحب العمل.
يجب أيضًا أن تكون طريقة لإعلام الموظفين بالتغييرات التي تطرأ على معلوماتهم الشخصية ، مثل تغيير العنوان أو رقم الهاتف ، موجودة في الشركة. يجب أيضًا تضمين طريقة لتحديث معلومات الموظف في قاعدة بيانات المؤسسة في هذا النظام.
ما نوع الشركات التي تتطلب سجلات الموظفين؟
يعد إنشاء سجلات الموظفين أمرًا ضروريًا للعديد من أنواع الأعمال المختلفة. يجب على الشركات التي لديها عدد كبير من الموظفين عادة تتبع معلومات الموظفين من أجل إدارة كشوف المرتبات والمزايا.
يجب على الشركات التي تنمو أيضًا تتبع معلومات الموظفين من أجل ضمان دمج الموظفين الجدد بشكل مناسب في المنظمة. علاوة على ذلك ، قد تحتاج الشركات التي توظف عددًا كبيرًا من الموظفين في وقت واحد إلى تتبع معلومات الموظفين لضمان الامتثال لجميع قوانين التوظيف المعمول بها.
مقالات ذات صلة
- إدارة السجلات: التعريف ودورة الحياة وحلول البرمجيات
- كتاب سجل الشركات: المعنى والأهمية وكيفية الحصول عليه
- خدمات الموارد البشرية للشركات الصغيرة: وظائف وأمثلة لخدمات الموارد البشرية
- أنظمة إدارة السجلات: أفضل 15 خيارًا للبرامج في عام 2023
- كيف تحصل على كشف حساب بنكي من البنك الذي تتعامل معه
مراجع حسابات
