غالبًا ما يُقال إن اتخاذ التدابير الوقائية مسبقًا هو الأفضل دائمًا على التدابير العلاجية. هذا ينطبق على جميع جوانب الحياة! حتى عندما يتعلق الأمر بتحليل الاحتمالات خلال دورة حياة المشروع. سواء كانت مرتبطة بالتكاليف أو الخطط أو الإجراءات ، تواجه المشاريع تحديات أثناء التنفيذ. في الواقع ، يتحول مشروع واحد على الأقل من كل ستة مشاريع لتكنولوجيا المعلومات إلى "البجعة السوداء" بسبب تجاوز التكلفة بنسبة 200 بالمائة أو تجاوز الجدول الزمني بنسبة 70 بالمائة! هذه هي التهديدات السلبية التي تظهر فجأة وتسبب المشاكل. وإذا لم يتم التعامل معها بشكل صحيح ، فقد تعرض الأداء العام للمشروع للخطر! إذن ، كيف يمكن التعرف على مثل هذه التهديدات غير المتوقعة وإدارتها ومواجهتها؟ حسنًا ، وضع خطة مناسبة لإدارة المخاطر ، جنبًا إلى جنب مع الأدوات المناسبة (مثل Bit.ai أو Google Docs على سبيل المثال) يمكن أن يساعد!
اليوم ، أكثر من 27٪ من الشركات تدرج ممارسات إدارة المخاطر في خطط إدارة المشاريع الخاصة بهم. وذلك لأن إدارة المخاطر جيدة التخطيط يمكن أن تقلل من مشاكل المشروع بنسبة 80٪ - 90٪!
نتيجة لذلك ، يمكن أن تساعدك خطة إدارة المخاطر الجيدة على تجنب المخاطر غير المتوقعة. يمكن تحقيق ذلك بشكل أساسي من خلال النظر في جميع السيناريوهات المحتملة التي يمكن أن تنشأ أثناء تنفيذ المشروع.
في بضع خطوات سهلة ، ستتعلم كيفية إنشاء خطة إدارة مخاطر مدروسة جيدًا لجميع مشاريعك. تحتاج فقط إلى التمسك لفترة أطول.
ما هي بالضبط خطة إدارة المخاطر؟
خطة إدارة المخاطر هي وثيقة محددة جيدًا تشرح كيفية التعامل مع مخاطر معينة وما هي خطوات الإدارة التي يجب اتخاذها لتقليل أو القضاء على التهديدات التي تتعرض لها أنشطة المشروع ونتائجه.
ترشد خطة إدارة المخاطر الفرق حرفياً إلى الخطوات التي يجب عليهم اتخاذها لتحديد وتقييم والاستجابة لجميع المخاطر الموجودة في المشروع.
ملاحظة: تعريف خطة إدارة المخاطر أعلاه ينطبق على مجموعة واسعة من البرامج ، بما في ذلك تكنولوجيا المعلومات ومبادرات الأعمال!
هذه الخطة جزء من عملية إدارة مخاطر أوسع تمتد على مدى دورة حياة المشروع. علاوة على ذلك ، تجمع آلية إدارة المخاطر بين جميع السلطات التي تحفز فريق إدارة المشروع على اتخاذ الإجراءات من أجل التخفيف من المخاطر.
يمكن معالجة / إدارة المخاطر بأربع طرق:
نعلم جميعًا أن المخاطر لا يمكن التنبؤ بها عندما يتعلق الأمر بتخطيط المشروع. ومع ذلك ، فإن بعض التهديدات التي خططت لتجنبها تحدث ، وهذا هو الوقت الذي يجب أن تتعامل معه.
لذلك ، هناك العديد من الطرق للتعامل مع المخاطر. ومع ذلك ، يجب تحديد الاستجابة التي تختارها من خلال احتمالية حدوث المخاطر وشدة آثار المخاطر على المشروع.
التجنب: عندما يتعلق الأمر بالمخاطر ، فإن أفضل مسار للعمل ، في أغلب الأحيان ، هو تجنبه! لن يكون له أي تأثير على مشروعك إذا كان بإمكانك بسهولة منعه من الحدوث.
التخفيف: إذا لم تتمكن من القضاء على المخاطر ، فيمكنك على الأقل حمايتها لتقليل التأثير. يستلزم ذلك اتخاذ خطوات واعية للتأكد من أن التأثير يلحق أقل قدر من الضرر بمشروعك.
التحويل: يعد نقل المخاطر إلى طرف ثالث طريقة ممتازة أخرى للتعامل معها. ويعد شراء التأمين من أسهل الطرق وأكثرها شيوعًا للقيام بذلك.
قبول: إذا لم ينجح شيء آخر ، فسيتعين عليك قبوله. يسمح لك قبول المخاطر بالعمل على تجنبها في وقت مبكر.
ومع ذلك ، بحلول الوقت الذي تظهر فيه المخاطر ، فغالبًا ما يكون قد فات أوان التدخل! هذا هو السبب في أنك بحاجة إلى خطة إدارة مخاطر مدروسة جيدًا من البداية.
خطوات لإنشاء خطة إدارة المخاطر من الألف إلى الياء!
كل مشروع جديد يجلب معه مجموعة جديدة من المخاطر. إذا لم تستطع شركتك القضاء على التهديدات تمامًا ، فيجب أن تكون قادرة على تخفيفها والتنبؤ بها بمساعدة خطة إدارة المخاطر.
ومع ذلك ، ستحتاج إلى تبسيط استراتيجية إدارة مخاطر الفريق وجعلها أكثر مرونة وسرعة عند التعامل مع الحوادث السلبية من خلال اتباع هذه التدابير.
# 1. خذ الخطوة الأولى. حدد الخطر
لا يجب أن تشعر شركة ما بأن توقع المخاطر المحتملة للمشروع هو طريق مسدود. من ناحية أخرى ، فإن تحديد المخاطر هو تجربة تعليمية سيستفيد منها الفريق بأكمله ويشارك فيها.
في إدارة المخاطر ، يمكنك الاعتماد بسرعة على خبرة ومعرفة الفريق بأكمله. اطلب من أعضاء الفريق التعرف على أي تهديدات كانوا على علم بها أو واجهوها من قبل. هذه الخطوة تعزز الاتصال والتعلم متعدد الوظائف.
# 2. افحص الخطر
حان الوقت للبحث بشكل أعمق قليلاً بمجرد تحديدك أنت وفريقك للمشكلات المحتملة.
الآن ستحتاج إلى طرح الأسئلة التالية لتحليل المخاطر بشكل فعال ؛
كم مرة تحدث هذه الأخطار؟
وإذا فعلوا ، فماذا ستكون التداعيات؟
سيقوم فريقك بتقييم عواقب واحتمالية كل خطر في هذه الخطوة لتحديد مكان التركيز أولاً.
يأخذ تحليل المخاطر في الاعتبار أشياء مثل الخسارة المالية المحتملة للمؤسسة ، والوقت الضائع ، وحجم الآثار.
في النهاية ، ستكتشف أي مشاكل شائعة عبر المشروع. سيساعدك هذا على ضبط خطة إدارة المخاطر للمشاريع المحتملة من خلال وضع كل خطر تحت المجهر.
# 3. إعطاء الأولوية للمخاطر
حان الوقت الآن لتحديد أولويات المخاطر الخاصة بك بعد أن تقوم بتحليل متعمق لها. ضع في اعتبارك احتمال حدوث كل خطر بالإضافة إلى تأثيره المحتمل على المشروع عند ترتيبها.
تمنحك هذه الخطوة نظرة شاملة للمشروع وتحدد المكان الذي يجب أن يركز فيه الفريق جهوده. ولكن الأهم من ذلك ، أنه سيساعدهم في تحديد حلول مجدية لكل خطر تم تحديد أولوياته.
نتيجة لذلك ، سيتجنب المشروع التأخير والاضطرابات أثناء مرحلة العلاج.
# 4. عالج المخاطر
يتضمن ذلك وضع خطة العلاج بمجرد تحديد المخاطر. ابدأ بالمخاطر ذات الأولوية القصوى وقم بتقييم قدرة الفريق على التخفيف من المخاطر أو حلها حتى لا تشكل تهديدًا للمشروع.
ومع ذلك ، غالبًا ما تستلزم إدارة المخاطر والتعامل معها بشكل فعال الاستفادة المثلى من موارد الفريق مع إبقاء المشروع على المسار الصحيح. مع مرور الوقت وتجميع أرشيف أوسع لمشاريعك السابقة - بما في ذلك سجلات المخاطر ، ستكون قادرًا على توقع المخاطر المستقبلية بشكل استباقي أكثر بدلاً من رد الفعل.
# 5. راقب المخاطر.
مع تقدم المشروع ، تتعقب خطة إدارة المخاطر جميع المخاطر التي قد تنشأ على طول الطريق. وبما أنه يتم الإبلاغ عن النتيجة الكاملة للخطة ، يصبح تتبع تلك الأهداف المتحركة أمرًا بالغ الأهمية! من المهم مراجعة هذا المستند بشكل منتظم.
مزايا إنشاء خطة إدارة المخاطر
تتمتع خطط إدارة المخاطر بعدد من المزايا التي تجعل المستند ذا قيمة لأي عمل تجاري. وبالنسبة للجزء الأكبر ، من مساعدة الشركات في تحديد التهديدات المحتملة إلى إدارتها ، فقد قمنا بتغطيتك.
سوف تستعد الشركات لهذه التهديدات والتعامل معها فور حدوثها إذا كانوا على دراية بها.
# 1. يعزز النتائج
تزداد فرصك في إكمال مشروع بنجاح عندما تحدد خطة إدارة مخاطر لشركتك. إنه يقلل ويقلل من المخاطر السلبية ، مما يسمح بإكمال المشاريع في الوقت المحدد.
يساعد هذا أيضًا الفريق على البقاء في حدود الميزانية وتحقيق أهدافه.
# 2. يساعدك في أن تكون استباقيًا وليس رد فعل.
بدلاً من مكافحة الحرائق باستمرار ، يتيح لك وجود خطة شفافة لإدارة المخاطر أن تكون استباقيًا واتخاذ إجراءات لتقليل المشكلات المحتملة قبل حدوثها.
على المدى الطويل ، سيأخذ فريقك المخاطر المحددة ويحولها إلى خطط قابلة للتنفيذ من شأنها تقليل احتمالية حدوثها.
# 3. يساعدك على تقييم المشروع بأكمله
يمكنك قياس فعالية مهامك من خلال إدارة التعرض للمخاطر واستغلال الفرص التي تبني على نقاط القوة في مؤسستك بمساعدة خطة إدارة المخاطر. بمعنى آخر ، يساعدك في تقييم التقدم المحرز في مشروعك الحالي وتطوير أفضل الممارسات للمستقبل.
كيفية إنشاء خطة إدارة المخاطر بالأمثلة
هل أنت مستعد لبدء كتابة خطة إدارة المخاطر الخاصة بك؟ حسنًا ، هناك الكثير من أدوات خطة إدارة المخاطر القادرة على مساعدتك في أقل وقت ممكن.
سنستعرض مثالاً للعديد من أدوات خطة إدارة المخاطر الموجودة تحت تصرفك - وأشهرها Bit.ai
Bit.ai هي عبارة عن نظام أساسي جديد لمشاركة المستندات عبر الإنترنت يتيح لك إنشاء أوراق خطة إدارة مخاطر مذهلة وخطط إدارة المشاريع وخطط المنتجات ومستندات الشركة الأخرى في دقائق. يعتبر Bit مثالاً جيدًا لأداة خطة إدارة مخاطر مثالية للفرق التي ترغب في جعل عملية التخطيط الخاصة بهم أكثر غامرة وتعاونًا.
علاوة على ذلك ، يوفر Bit موقعًا مركزيًا للعمال للتعاون وتنفيذ المهام في نفس الوقت ، بالإضافة إلى تبادل الخبرات. يحتوي أيضًا على مكتبة محتوى حيث يمكنك حفظ جميع صورك وملفاتك ومحتوياتك الرقمية والوصول إليها بسهولة ، مما يجعل سير عملك سلسًا كما كان دائمًا!
ما عليك سوى إنشاء مساحة عمل ودعوة أعضاء فريقك والبدء في إنتاج مستندات مكان العمل بسرعة مثل خطط المنتجات! يمكنك أيضًا مشاركة هذه المستندات مع العملاء الخارجيين والمنتسبين والمؤسسات وغيرهم للحصول على ملاحظات دقيقة حول كيفية عملهم معهم!
الأدوات الأخرى القادرة على تنفيذ نفس الوظائف في ضوء مختلف تشمل محرر مستندات Google و WPS و Online Microsoft Word وما إلى ذلك.
ومع ذلك ، فقط في حالة احتياجك إلى عينة توضح الشكل الذي يجب أن تبدو عليه خطة إدارة المخاطر ، إليك واحدة ؛
ستجد المزيد من التفاصيل حول هذه العينة في منشورنا الخاص باستراتيجيات إدارة المخاطر.
ما هي الخطوات الخمس لخطة إدارة المخاطر؟
هناك 5 خطوات لنهج إدارة مخاطر ناجح.
- حدد المخاطر.
- تقييم المخاطر.
- ضع المخاطرة أولاً.
- تعامل مع المخاطر.
- راقب المخاطر.
ما هي المحتويات الرئيسية لخطة إدارة المخاطر؟
تتكون خطة إدارة المخاطر الجيدة عادة من خمسة مكونات. وهي تتكون من تعريفات وافتراضات وهيكل يصف توزيع المخاطر والتأثير والتكلفة والجدول الزمني.
ما هو مثال على خطة الإدارة؟
قد تحدد خطة الإدارة ، على سبيل المثال ، عدد مندوبي المبيعات المطلوبين ومقدار تكلفة تحقيق زيادة بنسبة 25 بالمائة في المبيعات. يتضمن تحديد أولويات الأهداف والمهام ترتيب الأهداف وفقًا لقيمتها النسبية.
ما هو الغرض من استخدام خطة إدارة المخاطر؟
الهدف من خطة إدارة المخاطر هو مساعدتك في تحديد وتقييم وتخطيط مخاطر إدارة المشروع المحتملة.
إخلاء مسؤولية!
تخضع هذه الأدوات لاختيارك للقرار والتحقق. نحن لا نرعاها من قبل أي منصة والمعلومات المقدمة هنا هي على حد علمنا.
افكار اخيرة
في جميع أنواع المشاريع ، لا مفر من المخاطر. ستقلل من الخطأ بشكل أكثر فعالية إذا كان لديك خطة إدارة مخاطر محددة بوضوح لإرشادك خلال العملية.
وفي الوقت نفسه ، من المهم أن تتذكر أن خطة إدارة المخاطر هي وثيقة حية يجب تحديثها مع تغير الظروف. هذا هو السبب في أن أدوات مشاركة المستندات مثل Bit مثالية لإنشاء مثل هذه المستندات لأنها تسمح لك بتحرير أي مستند في الوقت الفعلي وإجراء التعديلات حسب الحاجة ، بالإضافة إلى استخدامها كدليل قبل بدء المشروع.
