إذا فكرت يومًا في الاستفادة من الفرص العديدة عبر مؤسستك ، فيجب أن تكون أنظمة إدارة المنح مشكلة كبيرة. نجاح المنظمة لا يعتمد فقط على المنحة المكتسبة ولكن القدرة على التنفيذ وتحقيق النتيجة المرجوة. ومع ذلك ، ليس هناك شك في أن عملية إدارة المنح يمكن أن تكون معقدة. نتيجة لذلك ، تستخدم المؤسسات منتجات منح مختلفة.
قد تظهر عدة أسئلة في ذهنك حول عملية المنح وكل ما يجب أن تعرفه عنها. لقد جعلك هذا المقال مغطى. تعمق فيما تكتشف أفضل الإجراءات لنظام إدارة المنح.
ما هو نظام إدارة المنح؟
تتضمن إدارة المنح الإجراءات التي تنفذها منظمة أو مؤسسة للإشراف على المنح. تشمل هذه الإجراءات كيفية الفوز بمنحة وتنفيذ الإدارة المناسبة للمنح.
في كثير من الأحيان ، يكافئ الرعاة المتقدمين الناجحين للمنح بناءً على إدارة الموارد. عندما تكون دورة الحياة أكثر تعقيدًا من اللازم ، قد يقرر الرعاة منح جائزة في مراحل معينة. ومن ثم ، فمن الضروري أن تدع أموالك تدير مهمتك بسلاسة من خلال اتباع الممارسات الصحيحة لتلبية احتياجات مؤسستك.
الخطوات المتبعة في نظام إدارة المنح
الخطوات التي ينطوي عليها نظام إدارة المنح تشمل كفاءة العمليات الداخلية ، وهو مكان عملك. في بعض الأحيان ، ذكّر الموظفين والمجالس والمؤسسات بالعمل الجماعي والأداء المتوقع.
ضمان المراقبة الدقيقة للأنشطة خلال مراحل ما قبل الجائزة ، والجائزة ، وما بعد الجائزة. سيساعد على إجراء التعديلات اللازمة وتقليل تكاليف المشروع.
لإدارة مخاطر المشروع بشكل فعال ، يجب على كل من مقدم المنحة ومتلقي المنحة النظر في الخطوات التالية خلال مراحل ما قبل المنح والجائزة وما بعد المنح.
خطوات الجهة المانحة:
1. تحديد الأهداف الإستراتيجية: هذه هي مرحلة التخطيط حيث يسلط مانح المنحة الضوء على ما يمكن توقعه في الفائز بالمنحة من بين العديد من المشاركين. تحدد هذه السمات المتوقعة بشكل أساسي المنظمة التي تتلقى الأموال.
2. تلقي طلبات المنحة: يوفر صانعو المنح الفرص في هذه المرحلة ويراجعون متطلبات التحديثات.
3. تقييم الطلبات: في هذه المرحلة ، عملية صنع القرار يبدأ بمراجعة الطلبات.
4. تنفيذ منحة المنحة: يمنح أصحاب المنحة المؤسسة المختارة. من هنا تبدأ عملية المراقبة.
5. إدارة المنحة: يقوم مانح المنحة بمراقبة وتقييم عملية المنحة الخاصة بالمتلقي.
خطوات مستلم المنحة:
1. التخطيط: يحتاج المتلقي إلى الانتباه من الخطوة الأولى. يجب عليك تحديد مشكلة لإقناع صانعي المنح أن لديك شيئًا لتقدمه.
2. ابحث عن الفرص: لا تبحث عن أي من أصحاب المنح التي تأتي في طريقك ، ولكن تأكد من إلقاء نظرة على تاريخهم. اذهب للحصول على منحة تتوافق مع احتياجات مؤسستك وأهدافها. على سبيل المثال ، قد تختلف احتياجات المؤسسة الأولية عن الاحتياجات الثانوية والعليا.
3. التطبيق: هذه المرحلة هي المرحلة التي تقدم فيها عرضك من خلال تقديم معلومات مفصلة عن الكيفية التي تأمل بها إدارة الأموال المتوقعة.
4. الجائزة: في مرحلة تقديم المنح ، يقر المانح باقتراحك ويقدم الدعم المالي.
5. التنفيذ والإدارة: يتم هنا تفصيل نظام إدارة المنح بشكل أكثر عندما تبدأ في تنفيذ أنشطة المنح ، بما في ذلك تعيين المهام وتسجيل العمليات.
6. تقديم التحديثات النهائية: قام متلقي المنحة بتجميع كل سجل إلى الجهة المانحة. ومن ثم ، فإن صانعي المنح سيحددون المؤسسة التي تستحق منحًا بعد المنحة بناءً على تخصيص الأموال.
7. الإغلاق: يغلق الطرفان العقد وأي علاقة تتعلق بالعمل.
لماذا تحتاج إلى إدارة المنح
سيكون من الغامض الاستمرار في العمل دون تتبع تقدمك ، ومن هنا يأتي دور نظام إدارة المنح. ستساعدك إدارة المنح على تشغيل عملياتك في دورة خطية من خلال ضمان متابعة التخطيط والتنفيذ والإغلاق.
كما يضمن نظام إدارة المنح إجراء اتصالات داخلية وخارجية لمنع التقارير غير الدقيقة. كما ذكر أعلاه ، سوف يخفف من الإحباط الناتج عن إدارة نظام منح معقد. بسبب تعقيد إدارة المنح ، ليستيد تيك تقدم سجلات البيانات كما تم الإعلان عنها في افتتاح بوابة المؤسسة.
"في تصورات وقت التنفيذ ، نقسم البيانات إلى ثلاثة رسوم بيانية: من RFP إلى الشراء ، ومن الشراء إلى التنفيذ ، والإجمالي من RFP إلى التنفيذ. في لمحة ، يمكننا أن نرى متوسط جميع الخطوات ".
وفي الختام
ليس هناك شك في أنه ليس من السهل مواكبة قواعد ولوائح المنح المستمرة. ومع ذلك ، من الضروري مواكبة المواعيد النهائية والشفافية المالية. غالبًا ما يكون الخيار الأفضل للمؤسسات ، ويجب على المالك فهم نظام إدارة المنح. المعرفة والفهم السليمان للمنح سيخففان من القلق الذي يصاحب عملية المنحة. نأمل أن ترشدك المعلومات الواردة أعلاه أثناء تدوين ملاحظاتك عن العمليات.
