نظام تتبع المخزون: أفضل الممارسات

جدول المحتويات إخفاء

ما هو تتبع المخزون؟
ما هو الجرد؟
ما هو نظام إدارة المخزون؟
ما الذي يتم تعقبه في تتبع المخزون؟
لماذا يتطلب تتبع المخزون؟
تقنيات تتبع المخزون
تحديات تتبع المخزون
أفضل الممارسات لتتبع المخزون
من الذي يستخدم تتبع المخزون؟
ما هي قائمة تتبع المخزون؟
كيف يمكنني تنظيم مخزوني مجانًا؟
تتبع المخزون وإدارة سلسلة التوريد
وفي الختام
1. مقالات ذات صلة
2. مراجع حسابات

إن تلبية توقعات عملائك أمر بالغ الأهمية في اقتصاد عبر الإنترنت يهيمن عليه كبار تجار التجزئة مثل أمازون. المدة التي تستغرقها لشحن المنتجات هي عنصر كبير في ذلك.
لذلك ، كيف يمكنك تجاوز توقعات العملاء ، وفهم الأداء وصولاً إلى مستوى العنصر ، ومنع إضاعة الوقت الذي يمكن أن يقضيه في بناء عملك؟
من خلال تنفيذ تتبع المخزون السليم. سنستعرض بعض أفضل ممارسات تتبع المخزون في هذه المقالة. سنبدأ بتحديد تتبع المخزون ، ثم ننتقل إلى الفوائد والعقبات الأساسية. بعد ذلك ، سنتعرف على كيفية تتبع المخزون ومقارنة نظام تتبع المخزون بإدارة سلسلة التوريد.

ما هو تتبع المخزون؟

تتبع المخزون هو الأنظمة والإجراءات التي تستخدمها الشركة لمراقبة كيفية تحرك المواد الخام أو البضائع المكتملة عبر سلسلة التوريد. من الأهمية بمكان إنتاج الإيرادات ، والهدف هو الحصول على الكمية المناسبة من المخزون لتتناسب مع طلب المستهلك.

ما هو الجرد؟

المخزون هو أصل حالي في الميزانية العمومية يمثل التوريدات أو العناصر التي يتم تحويلها إلى إيرادات من خلال معاملة مبيعات. هناك تقنيات مختلفة لإدارة المخزون. يُنظر إلى المخزون على أنه التزام في تقنيات سلسلة التوريد التي تحاول الحفاظ على المخزون منخفضًا أو ضعيفًا أو حتى يؤدي الطلب إلى العرض.

ما هو نظام إدارة المخزون؟

تتبع أنظمة تتبع المخزون المخزون في جميع أنحاء سلسلة التوريد الخاصة بك ، من الطلب إلى النقل والاستلام والتخزين وتنفيذ الطلبات - بالإضافة إلى عمليات الإرجاع والاستبدال والضمان ، إذا لزم الأمر.

تستخدم الشركات بيانات موثوقة لتتبع المخزون في الوقت الفعلي لخفض التكاليف وتقييم أنماط سلسلة التوريد وزيادة الإيرادات. يتم تضمين عناصر التتبع هذه بشكل متكرر في أنظمة إدارة المخزون.

ما الذي يتم تعقبه في تتبع المخزون؟

يمكن لأنظمة تتبع المخزون في كثير من الأحيان مراقبة البيانات التالية:

# 1. مستويات المخزون المحدثة

تشير هذه القيمة إلى المقدار الذي تملكه حاليًا من كل عنصر. من الأهمية بمكان تحديث هذه البيانات حتى تعرف ما إذا كان لديك مخزون كافٍ لإجراءات شركتك ، مثل إنشاء عناصر جديدة أو تلبية طلبات العملاء. علاوة على ذلك ، تعمل مستويات مخزونك كأساس للبيانات الأخرى التي يتم تعقبها.

# 2. مواقع الجرد

في أفضل الأحوال ، لا ينبغي الاحتفاظ بالمخزون الخاص بك في مكان واحد لفترة طويلة جدًا. (إذا حدث ذلك ، فقد أصبح إما بطيئ الحركة أو مخزونًا ميتًا.) بعد أن تدخل البضائع إلى المستودع الخاص بك ، فإنها تتحرك في جميع الأنحاء حيث يتم فرزها وتصنيفها أولاً ، ثم تخزينها ، ثم تجميعها وإرسالها في النهاية إلى المرحلة التالية من التوريد الخاص بك سلسلة. نظرًا لأن مخزونك لا يظل في وضع ثابت ، فمن الأهمية بمكان تتبع مكان وجوده حتى تعرف مكان العثور عليه إذا لزم الأمر.

# 3. دقة الجرد

هذا مؤشر أداء رئيسي (KPI) يشير إلى نسبة المخزون الذي تم تتبعه إلى المخزون الموجود فعليًا في حوزتك. يجب أن تكون هذه الأرقام هي نفسها بشكل مثالي ، ولكن قد تكون هناك اختلافات بسبب عوامل مثل السرقة والضرر وسوء التقدير ونقص الموردين. ستكشف دقة المخزون عن حجم أي اختلافات. تعد دقة المخزون ، مثل مستويات المخزون ، أمرًا بالغ الأهمية لتشغيل عمليات عملك بفعالية.

# 4. نفقات الحمل

هذا هو المبلغ الإجمالي للمال الذي تنفقه على تخزين المخزون وامتلاكه وامتلاكه. يغطي هذا المبلغ الذي تنفقه على الإيجار والعمالة والتخزين والنفقات القابلة للتطبيق والأمن. يمكن أن تخبرك تكاليف الحمل إلى متى يمكن لشركتك الاستمرار في تخزين هذا المخزون قبل خسارة المال. يعد المخزون البطيء والمخزون الميت مساهمين أساسيين في ارتفاع تكاليف الحمل ، لذلك إذا كنت تسعى إلى خفض هذه النفقات ، فسيتعين عليك اكتشاف وسيلة لإزالة الأشياء أو بيعها.

# 5. معدل دوران المخزون

يشار إلى معدل بيع مخزونك على أنه معدل دوران المخزون. تشير القيمة الأكبر إلى مبيعات أقوى ، بينما تشير القيمة الأقل إلى مبيعات أقل. يمكن أن يخبرك معدل دوران المخزون بمدى جودة أداء شركتك وما إذا كانت استراتيجية المبيعات الخاصة بك بحاجة إلى التعديل. لحساب الخاص بك ، استخدم حاسبة دوران المخزون المجانية الخاصة بنا.

# 6. إعادة ترتيب المستويات

نقطة أو مستوى إعادة الطلب هو مقدار المخزون المتبقي لعنصر معين يجب استبداله أو إعادة تعبئته. تعد نقاط إعادة الطلب أمرًا بالغ الأهمية لتجنب نفاد المخزون (المواقف التي ينفد فيها البائع من المخزون).

# 7. تقييم المخزون

نظرًا لأن الشركة تنتج بياناتها المالية ، يتم استخدام هذه الممارسة لحساب قيمة المخزون غير المباع. يخصص تقييم المخزون قيمة مالية لمخزونك المتبقي ، والتي يجب إضافتها إلى ميزانيتك العمومية. يمكن أن يساعد هذا أيضًا في حساب معدل دوران المخزون.

لماذا يتطلب تتبع المخزون؟

# 1. تحسين رؤية المخزون

من خلال تتبع المخزون ، يمكنك رؤية كل منتج من منتجاتك من اللحظة التي يدخلون فيها إلى المستودع أو منطقة التخزين الخاصة بك حتى مغادرتهم. هذا يعني أنك ستتمكن من رؤية الموقع الحالي لكل منتج والمخزون المتاح وأوامر الشراء والمبيعات ذات الصلة وما إلى ذلك.

# 2. تجنب الندرة

من خلال جرد دقيق لما لديك ، يمكنك أيضًا تحديد ما ليس لديك واستبدال مخزونك في الوقت المناسب. سيمنعك هذا من نفاد الأشياء وفقدان المبيعات الرئيسية. وفقًا لاستطلاع Peoplevox ، أبلغت 34٪ من الشركات عن تأخر تسليم الطلبات لأنهم لم يكن لديهم المنتجات في المتجر ولكنهم لم يكونوا على علم بذلك عند تقديم الطلب.

# 3. تحسين التنبؤ بالمخزون

قد يساعدك الحصول على جرد دقيق للمخزون الخاص بك في فترات مختلفة من العام في تحديد أو توقع مقدار المخزون الذي ستحتاجه لتلبية الطلب المستقبلي. يمكن أن يساعدك هذا في تحديد اختيارات الشراء المستنيرة وتجنب الإفراط في التخزين أو نقص المخزون.

وفقًا لتحليل شركة McKinsey & Company ، قد تخفض المؤسسات نفقات مخزونها بنسبة 10٪ ببساطة عن طريق تجنب الإفراط في المخزون ونقصه.

# 4. تتبع عدة مواقع

قد تواجه الشركات التي تخزن المنتجات في مناطق تخزين أو مستودعات مختلفة وقتًا أكثر صعوبة في تتبع جميع مخزونها. يعني المزيد من المستودعات سلاسل أطول من معلومات الموقع ، والمزيد من الأماكن لوضع البضائع في غير مكانها ، والمزيد من الأماكن التي تحتوي على عدد الرفوف ، والمزيد من الأماكن لترتيب التسليم منها ، وما إلى ذلك. نتيجة لذلك ، توفر بعض أنظمة تتبع المخزون تتبعًا للعديد من المواقع على منصة واحدة. يمكن أن يساعد الوصول إلى بياناتك في مكان واحد بالتأكيد في تقليل تعقيد هذه البيانات.

# 5. أصبح اكتشاف الأخطاء أسرع الآن.

يمكن أن يساعدك تتبع مستويات المخزون بانتظام في تحديد المخالفات في وقت مبكر ، سواء كانت تشير إلى أخطاء أو انخفاضات أو ارتفاع في المبيعات أو نفقات غير متوقعة. إذا اكتشفت هذه المشكلات في وقت مبكر ، فيمكنك إصلاحها قبل أن تسبب الكثير من الضرر.

تقنيات تتبع المخزون

تختلف طرق تتبع المخزون حسب القطاع الخاص بك ونوع البضائع التي تبيعها والمبلغ الذي تخزنه. ضع في اعتبارك مبادئ وتقنيات وتقنيات إدارة سلسلة التوريد التالية.

# 1. تتبع الجرد اليدوي

الأفراد غير المستعدين للاستثمار في نظام تتبع المخزون يتتبعون بشكل متكرر مخزونهم باستخدام القلم والورق. تتطلب هذه الإستراتيجية تحديث ورقة بيانات رئيسية تصنف كل المخزون في فترات منتظمة أو عند حدوث معاملة.

# 2. نظام البطاقة

كانبان ، المعروف غالبًا باسم العلامة المرئية أو طريقة البطاقة ، هو نظام في الوقت المناسب (JIT) للحد من فائض المخزون. بدلاً من محاولة التنبؤ بالطلب ، كانبان هو نظام سحب تُستخدم فيه البطاقات لتتبع المخزون والإنتاج والمخزون والإشارة عند الحاجة إلى المزيد. تم إنشاء النظام من قبل صانعي السيارات اليابانيين ، واسم كانبان مشتق من الكلمة اليابانية للإشارة.

# 3. جداول البيانات

تُستخدم جداول البيانات لتنظيم وتصنيف كميات هائلة من البيانات. ومع ذلك ، فإن إدخال البيانات وإدارتها يدويًا عرضة للأخطاء وليست فعالة ولا قابلة للتطوير.

# 4. نظم المحاسبة

من خلال الجمع بين أنظمة المحاسبة وإدارة المخزون ، يمكنك إنشاء أداة قوية لتتبع المخزون. لا يعرض فقط العروض التفصيلية لمخزونك ومنتجاتك ولكن أيضًا كيف تؤثر قرارات جرد معينة على ربحية شركتك.

تتبع أنظمة إدارة المخزون المخزون والمخزون وتقدير الطلب وتقديم التقارير. كما أنها توفر خدمة العملاء والتدريب. تكون أكثر فاعلية عندما تقترن بالمحاسبة ومعالجة الدفع.

# 5. البرمجيات مفتوحة المصدر

لإدارة المخزون ، تستخدم بعض الشركات الصغيرة برامج مفتوحة المصدر. غالبًا ما تحتوي هذه الأنظمة الأساسية على واجهات ولوحات معلومات أساسية وقدرات تتبع. ومع ذلك ، فإنها تفتقر في كثير من الأحيان إلى العديد من الوظائف المعقدة ، مثل التفاعل مع بقية أنظمتك ، مما يؤدي إلى صومعة البيانات. عيب آخر هو عدم وجود خدمة العملاء والتدريب.

# 6. البرمجيات كخدمة (SaaS)

يمكّنك نظام SaaS المزود بميزات تتبع المخزون من تتبع البضائع بسهولة. هذا مفيد بشكل خاص للشركات الناشئة غير الجاهزة لحل إدارة مخزون المؤسسة الكامل.

# 7. البرمجيات السحابية

غالبية حلول SaaS قائمة على السحابة ومتوافقة مع الأجهزة المحمولة. كما أنها متوافقة مع البرامج الأخرى. تستفيد الشركات التي تحتاج إلى توسيع نطاق إدارة المخزون للعديد من الأشخاص الذين يتتبعون الأسهم عبر مواقع متعددة من مرونة الحلول السحابية وتوفير التكاليف.

# 8. حل داخلي

يمكن إنشاء تطبيقات تتبع المخزون المخصصة من قبل المؤسسات التي لديها موارد داخلية كافية لتخطيط وتصميم وتطوير ونشر أنظمة إدارة المخزون المحلية الخاصة بهم. الميزة هي نظام مصمم خصيصًا لاحتياجات العمل المحددة ، مع ميزات متخصصة ودعم فني داخلي للمساعدة في استكشاف أخطاء النظام وإصلاحها.

# 9. مقدمو خدمات الطرف الثالث

الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة المخزون والخدمات اللوجستية لمزود خدمات لوجستية خارجية (3PLs) يحرر المساحة والوقت والموارد لتجار التجزئة وشركات التجارة الإلكترونية عبر الإنترنت بنسبة 100٪. تتلقى مؤسسات الخدمات اللوجستية التابعة لجهات خارجية مخزونًا لعملائها وتخزينه ونقله وتتبعه. باستخدام هذه التقنية ، يمكنك توفير نفقات المستودعات المادية واستخدام انخفاض الشحن للتعامل مع المخزون ، ولكنك تخاطر أيضًا بتكاليف إضافية وفقدان السيطرة والأنظمة غير المتزامنة ومخاوف الاتصال.

تحديات تتبع المخزون

يمثل اعتماد أنظمة وعمليات تتبع المخزون عقبات شائعة أثناء نمو الأعمال التجارية.

# 1. زيادة:

الوقت المستغرق في تتبع المخزون اليدوي هو إهدار للموارد. لا ينبغي تحجيم عمليات التتبع اليدوي لمطابقة توسيع المخزون أو طلب العميل. ضع في اعتبارك الترقية إلى برنامج التتبع أو نظام أساسي كامل لإدارة المخزون مع خيارات إعادة الطلب والشراء الآلية.

# 2. متعدد المواقع اللوجستية

تتطلب الشركات التي لديها العديد من مواقع المستودعات وسلاسل التوريد العالمية نظامًا يسمح بالتتبع المستمر في الوقت الفعلي للمواد والعناصر المرسلة والمستلمة والمخزنة. قد يكون جمع هذه البيانات وتوزيعها بين الحلول التي لا يمكنها التواصل أمرًا صعبًا.

# 3. أنظمة مختلفة:

يعد استخدام نظام واحد لتتبع المخزون والآخر للمحاسبة أو تخطيط الطلب مستهلكًا للوقت وفائضًا عن الحاجة وعرضة للأخطاء. يربط برنامج إدارة المخزون الحديث جميع الأنظمة لتحسين كفاءة الطلب والإدارة المالية.

أفضل الممارسات لتتبع المخزون

حتى بعد اختيار أفضل طريقة تتبع ، لا تزال هناك خطوات يجب اتخاذها لضمان دقة جرد المخزون في كل مرحلة. فيما يلي بعض النقاط المهمة التي يجب تذكرها عند تتبع المخزون:

# 1. يجب إعطاء الأولوية لوضع العلامات.

عند استلام أي عنصر سيتم إضافته إلى مخزون الشركة ، يجب أن يكون تصنيفها في أسرع وقت ممكن هو الأولوية القصوى. قد يتغير وضع العلامات اعتمادًا على شكل تتبع المخزون المستخدم ، مثل الترميز الشريطي أو علامات RFID. ترتيب الأشياء وفقًا لنظام الشركة سيجعل عملية تخصيص مساحة المخزون أسهل كثيرًا.

# 2. استفد من التنبؤ بالطلب.

يمكن أن يساعد تخطيط طلب المستهلك الشركة في التنبؤ بكمية المخزون المطلوبة في أي وقت معين. علاوة على ذلك ، يعد الاحتفاظ ببيانات الطلب السابقة على طول الطريق أمرًا بالغ الأهمية لتخطيط عمليات شراء المخزون. يساعد استخدام البيانات التاريخية في تحديد أنماط السوق وتحديد أفضل استراتيجية للاستجابة للمواقف المتغيرة من حيث المخزون المستقبلي.

# 3. احتفظ بمخزون احتياطي.

يعد تخطيط الطلب مفيدًا للغاية ، لكنه غير مضمون. نتيجة لذلك ، يجب على الشركات النظر في تخزين المخزون الاحتياطي في حالة حدوث زيادة في الطلب. يجب أن يتكون هذا المخزون من عناصر غير قابلة للتلف ويمكن تخزينها في يوم ممطر.

# 4. جرد أثناء النقل.

تعطي العديد من الشركات الأولوية لجرد المخزون لأنها تقع في موقع الجرد الرئيسي. تزداد احتمالية فقدان العد الدقيق مع تقدم العناصر خلال عملية الجرد. يجب أن تضمن الشركات أن المخزون يتم حسابه في كل مرحلة ، لا سيما عند النقل.

# 5. قم بإجراء فحوصات روتينية.

حتى بعد اختيار تقنية تتبع مناسبة ، يجب على الشركة تطوير نظام جرد منتظم للمخزون. تضمن مراقبة الجودة أن كل المخزون المتاح قابل للاستخدام. سيؤدي الحفاظ على معلومات المخزون الحالية قدر الإمكان إلى عملية إدارة أسهل في جميع المراحل.

# 6. اجعل نظام التتبع أكثر آلية.

أصبح برنامج تتبع المخزون أكثر موثوقية مع تقدم الذكاء الاصطناعي. ضع في اعتبارك استخدام هذا البرنامج لتبسيط عملية العد وتحسين الكفاءة الكلية لإدارة المخزون.

من الذي يستخدم تتبع المخزون؟

يعد تتبع المخزون أمرًا بالغ الأهمية للمؤسسات من جميع الأنواع والأحجام. إنه أمر حاسم في تحديد العلاقة بين رضا العملاء وعرض المخزون والطلب.
في المؤسسات الكبيرة ، قد يكون هناك دور مخصص لهذا ، مثل مدير المخزون.

ومع ذلك ، يتم تتبع المخزون من قبل أي شخص مسؤول عن إدارة إدارة المخزون وتقديم بيانات دقيقة عن المنتجات التي يمكن الوصول إليها حتى يتمكن قادة الأعمال من اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن إدارة سلسلة التوريد والمبيعات.

ما هي قائمة تتبع المخزون؟

قوائم تتبع المخزون هي نوع من التحكم في المخزون حيث يتم تنظيم المخزون حسب الفئة والوصف والكمية والموقع. يتم تحديث هذه القوائم وحفظها يدويًا أو رقميًا باستخدام برنامج تتبع المخزون.

كيف يمكنني تنظيم مخزوني مجانًا؟

يمكن للشركات الصغيرة التي لديها مخزون قليل وعدد قليل من الموظفين توفير المال على البرامج عن طريق تتبع المخزون يدويًا باستخدام جداول البيانات. هناك أيضًا برنامج مجاني مفتوح المصدر لتتبع المخزون متاح على الإنترنت. ومع ذلك ، فإن هذه الأنظمة عرضة للخطأ البشري ، وتفتقر إلى القدرات التي يمكن أن توفر أموال شركتك ، وهي غير قابلة للتطوير ، وتعزل بياناتك ، وتفتقر إلى دعم العملاء وميزات التخصيص.

تتبع المخزون وإدارة سلسلة التوريد

يعد تتبع المخزون أمرًا بالغ الأهمية للإدارة الجيدة لسلسلة التوريد. إنه جانب مهم من جوانب إدارة سلسلة التوريد ، وهناك العديد من المكونات لتتبع المخزون. إنها ليست مجرد مسألة تتبع عدد الأشياء التي لديك في مكان معين في لحظة معينة.

تحتاج أيضًا إلى تتبع المخزون من الموردين ، ومرتجعات العملاء (التي لا مفر منها) ، والبضائع التالفة (كما سبق). إذا كانت أنظمة إدارة المخزون لديك مقصرة في أي من هذه المجالات ، فمن المؤكد أن المستهلكين سيعانون نتيجة لتأخر التسليم والطلبات غير الدقيقة أو غير المكتملة.

لضمان الإدارة الفعالة لسلسلة التوريد ، يجب عليك التأكد من تحديث فهمك لاحتياجات عملائك ومنهجيات التنبؤ. بمعنى آخر ، توقع ما يريده المستهلكون ومتى يريدون ذلك. الموسمية عامل مهم يجب مراعاته في هذا الصدد. لقد سمعنا جميعًا عن اندفاع الكريسماس ، لكنه ليس التغيير الموسمي الوحيد الذي يجب الانتباه إليه.

تأكد أيضًا من أن شركاء سلسلة التوريد لديك مناسبون تمامًا. يعد الحفاظ على علاقات سلسلة التوريد الإيجابية أمرًا بالغ الأهمية لنجاح شركتك. والأهم من ذلك كله ، تقديم تجربة أفضل للمستهلكين بشكل شامل. قبل اختيار الشركاء ، قم بإجراء بحث شامل.

وفي الختام

قد يؤدي تتبع المخزون إلى جعل عملك أو تدميره. ومع ذلك ، باستخدام الإستراتيجية والموارد المناسبة ، يمكنك إدارة المخزون مع تنمية أعمالك وتوفير تجربة عميل استثنائية. يمكّنك التتبع الدقيق للمخزون من اتخاذ قرارات أكثر استنارة وقائمة على البيانات حول موازنة العرض والطلب ، وتقدير المهل الزمنية للمنتج ، وتحسين سلسلة التوريد الخاصة بك.

يعد اختيار أفضل نظام لتتبع المخزون لمساعدتك في إدارة أعمال التجارة الإلكترونية الخاصة بك قرارًا حاسمًا. مع وجود المزيد من المواقع للعملاء للتسوق عبر الإنترنت كل يوم ، يمكن أن يساعد تتبع المخزون شركتك في جذب انتباه العملاء بسهولة.