قد يكون الوصول إلى المعرفة مستهلكًا للوقت ومشكلة تتعامل معها العديد من الشركات. لديهم معلومات للتواصل مع موظفيهم وعملائهم وعامة الناس ، ولكن ليس بالضرورة بطريقة فعالة للقيام بذلك. لحسن الحظ ، توجد برامج قائمة على المعرفة تحل هذه المشكلة على وجه التحديد. برامج قاعدة المعرفة وبرامج مكتب المساعدة هي أنظمة إدارة المعرفة التي تساعد في الوصول إلى المعلومات حول شيء ما. في هذه المقالة ، سنتعرف على معنى برامج قاعدة المعرفة وفوائدها وأمثلة عليها. يمكنك معرفة المزيد عن برامج قاعدة المعارف المجانية والمفتوحة المصدر التي يمكنك استخدامها لصالحك.
ما هو برنامج قاعدة المعرفة؟
برنامج قاعدة المعرفة هو قاعدة بيانات حيث يمكنك تخزين المعلومات والوصول إليها. برنامج قاعدة المعرفة هو نوع من برامج إدارة المعرفة. تخيلها كمكتبة ذاتية الخدمة عبر الإنترنت تحتوي على جميع المعلومات التي قد تحتاجها لأداء عملك ، بما في ذلك المعرفة حول السلع والخدمات والعمليات التجارية لشركتك.
تسهل قاعدة المعرفة ، التي يتم الوصول إليها عادةً عبر الإنترنت ، على الأعمال التجارية جمع المعلومات وترتيبها واستردادها للاستخدام الداخلي (أو لعملائك أو للجمهور الأوسع.
تمكّن البرامج القائمة على المعرفة الشركات من تحرير الموظفين من مهام الإجابة على الأسئلة المتكررة وتسمح لهم بالتركيز على العمل المعقد والإبداعي الذي يقومون به بشكل أفضل.
تصبح قاعدة المعرفة أكثر فائدة مع توسع فريقك. كما أنها تمكن الموظفين من تبادل المعلومات الحيوية ، والتدريب الحاسم ، وإرشادات الإعداد ، والمزيد.
لماذا يعتبر برنامج قاعدة المعرفة مهمًا؟
قد لا تكون متأكدًا من أهمية تخصيص الأموال لبناء قاعدة معرفية عبر الإنترنت. لذلك في هذا القسم ، سوف نشرح أهمية هذا البرنامج ..
# 1. يحسن إنتاجية الموظف
وفقًا لأحد التقارير ، يقضي الموظفون 1.8 ساعة يوميًا في البحث عن المعلومات. هذا يؤثر على الإنتاجية. يسهّل برنامج قاعدة المعرفة على الموظفين العثور على المعلومات بسرعة.
بالإضافة إلى ذلك ، مع انتشار البيئات الهجينة ، يجب على الموظفين الاتصال بقاعدة المعرفة المركزية من أجل التفوق في مسؤولياتهم.
# 2. يخفف العبء عن دعم العملاء
من خلال أتمتة غالبية استفسارات رعاية العملاء الروتينية ، يمكنك منح موظفي الدعم مزيدًا من الوقت للعمل على المشكلات الأكثر تعقيدًا. يمكنك تحقيق المزيد بموارد أقل وعدد أقل من وكلاء الدعم إذا كان لديك قاعدة معرفية قائمة.
تزيد الخدمة الذاتية من متعة العميل.
يفضل غالبية العملاء حل مشكلاتهم بأنفسهم دون الاتصال بفريق الدعم. عندما يحتاج المستهلك إلى الاتصال بالدعم مع استفسارات حول خدمتك أو منتجك ، فإن المواجهة التي كان من الممكن أن تستغرق عشر ثوانٍ تستغرق الآن عشر دقائق.
إذا قدمت لهم خيار الخدمة الذاتية ، فسيكونون أكثر سعادة وتكريسًا لك.
# 3. يوفر دعم العملاء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع
قاعدة المعرفة الخاصة بك متاحة دائمًا ، على عكس موظفي دعم العملاء. قد تقدم قاعدة معارف الخدمة الذاتية دعم العملاء في جميع ساعات اليوم ، بغض النظر عن المنطقة الزمنية التي يتواجد فيها عملاؤك ، مما يقلل من مقدار الوقت الذي يجب عليهم انتظاره حتى يصبح أحد موظفيك متاحًا. تعمل قاعدة المعرفة على توسيع النطاق العالمي لشركتك.
# 4. يزيد من سعادة الموظف
سترتفع المعنويات العامة لموظفيك عندما تتم أتمتة الأسئلة المتكررة لأنهم سيكون لديهم المزيد من الوقت للعمل المهم.
تذكر أن إنشاء قاعدة معرفية لا يعني أن تحل محل التواصل وجهاً لوجه ؛ بدلاً من ذلك ، فهو يهدف إلى دعم فريقك مع تزويد العملاء بسهولة الوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها.
نصائح للتدرب على تحسين قاعدة المعرفة
الآن بعد أن تعرفت على كيفية إنشاء موقع قاعدة المعارف الخاصة بك ، لدينا بعض أفضل الممارسات والنصائح لمساعدتك في رحلتك.
- اكتشف من الآخرين. لا تخف من التحقق من القواعد المعرفية للشركات الأخرى واستخدام ما تجده على موقع الويب الخاص بك.
- الحصول على آراء المستهلكين. يمكنك فقط التعلم والتحسن بهذه الطريقة.
- انظر من خلال المحتوى الخاص بك. حدد أوقاتًا متكررة لمراجعة مادة قاعدة المعارف الخاصة بك ، وإضافة محتوى جديد ، وإزالة القطع القديمة.
- عند إنشاء قاعدة المعرفة الخاصة بك ، كن حذرا. عند تحديد كيفية الوصول إلى قاعدة المعرفة الخاصة بك ، ضع في اعتبارك تجربة المستخدم وتأكد من توفرها.
- حدد تطبيق قاعدة المعرفة المناسب.
- قم بإشراك موظفي خدمة العملاء لديك.
- اجعل الاتصال بالدعم أمرًا بسيطًا. قاعدة المعرفة الخاصة بك ليست عائقًا يمنع العملاء من التحدث مع شخص حي.
برمجيات قاعدة المعرفة المجانية
برنامج قاعدة المعرفة المجانية عبارة عن قاعدة بيانات ذاتية الخدمة عبر الإنترنت يمكن لأي شخص الوصول إليها للحصول على تفاصيل حول عملك أو منتجاته. بمساعدة هذا البرنامج ، يمكنك تنظيم وتبادل وإدارة البيانات والمعلومات الهامة في مكان مناسب. في الأساس ، تتيح لك أدوات قاعدة المعرفة مساعدة عملائك حتى في حالة عدم اتصال أي من وكلائك بالإنترنت ، مما يوفر لك الموارد الرئيسية مثل الوقت والمال.
الميزات الرئيسية لبرامج قاعدة المعرفة المجانية
فيما يلي الخصائص الرئيسية التي يجب البحث عنها في برامج إدارة المعرفة المجانية:
- محرك بحث سريع وسهل الاستخدام.
- مجموعة من المحتويات.
- لوحة تحكم سهلة تقدم جميع المعلومات في مكان واحد.
- قابلية التوسع.
- تقارير دقيقة.
- استخدام مجاني ، أو على الأقل فترات تجريبية مجانية
- تكامل الطرف الثالث.
- نقل المعرفة بسلاسة.
- إذن الإعدادات.
خطوات إنشاء برنامج قاعدة معرفة مجانية
يمكنك إنشاء برنامج قاعدة معارف مجانية وصيانته باتباع هذه الخطوات.
- اصنعها
- تكوينه
- عدله
- املأها بالمحتوى
أفضل 5 برامج قاعدة معرفية مجانية لعام 2023
- وثيقة 360.
- بيتريكس 24.
- جورو.
- التقاء نهرين.
- مكتب Zoho.
برنامج قاعدة المعارف الشخصية
قاعدة المعرفة الشخصية (PKB) هي أداة رقمية تُستخدم لنقل معلومات الشخص الخاصة وتسجيلها ثم استردادها لاحقًا. وهي تختلف عن قاعدة بيانات قياسية من حيث أنها تحتوي على معلومات المالك الشخصية والشخصية التي قد لا يجدها الآخرون مثيرة للاهتمام أو يتفقون معها.
الأهم من ذلك ، أن PKB تتكون أساسًا من المعرفة بدلاً من المعلومات ؛ بعبارة أخرى ، ليست مجموعة من المستندات أو المصادر الأخرى التي صادفها شخص ما ، بل هي معرفة المالك المكثفة التي استخلصوها من تلك المصادر أو من مصادر أخرى.
ما هي فوائد برنامج قاعدة المعارف الشخصية؟
تحصل على الفوائد التالية من برنامج PKB المختص:
- توليد المعرفة وصياغتها: تساعد أداة إدارة المعرفة الشخصية الجيدة في الاحتفاظ بالأفكار والمفاهيم واستكشافها وتطوير معلومات ورؤى جديدة. بمساعدة برنامج PKB القوي ، يمكنك توسيع معرفتك من خلال اكتشاف وإنشاء روابط جديدة بين قطع المعرفة التي تم جمعها مسبقًا.
- يسمح لك التقاط المعرفة بالاستيلاء على المعرفة قبل أن تتلاشى بشكل سريع. كم مرة تلاحظ شيئًا تعتقد أنه ضروري ولكن لا تخزنه على الفور ثم تنساه تمامًا؟ علاوة على ذلك ، حتى بعد وضع إشارة مرجعية على موقع ويب مهم ، يمكن أن يختفي فجأة. قد يكون من المفيد جدًا تخزينها محليًا.
- تنظيم المعرفة مفيد جدًا في مساعدتك على الوصول إلى المعلومات ذات الصلة عندما تحتاجها.
- ربما تكون إدارة المعرفة واسترجاعها أهم مكون لقاعدة المعرفة الشخصية: هذه هي القدرة على تخزين المعرفة بشكل دائم في مكان يسهل الوصول إليه ويكون جاهزًا لاسترجاعها في أي وقت في المستقبل. نظرًا لصعوبة اكتساب المعرفة ، فمن الأهمية بمكان الاحتفاظ بها بطريقة طويلة الأمد. اعتبره عقلك الاحتياطي.
- استقلالية المعرفة: بينما يمكنك حاليًا الوصول إلى مجموعة كبيرة من المعلومات التنظيمية ، لن تكون هذه المعرفة متاحة لك بعد مغادرة الشركة. حتى بعد ترك هذه الشركة ، يمكنك استخدام برنامج قاعدة المعرفة الشخصية للحفاظ على المعلومات ذات الصلة بك وبمجالات خبرتك.
كيف يعمل برنامج قاعدة المعارف الشخصية؟
"عناصر المعرفة" هي ما يشير إليه مثل هذا النظام على أنها قطع بنائه الأساسية. يستخدم كل نظام معرفة شخصية هذه العناصر كوحدة أساسية يطورها المستخدم ويعالجها ويعيد ترتيبها لتمثيل نموذجه العقلي.
تختلف هذه العناصر في تفاصيل ومضمون العديد من أنظمة المعرفة الشخصية. يمكن أن تكون عناصر المعرفة مجرد كلمات أو مفاهيم ، ولكن يمكن أن تكون أيضًا روابط لمواقع ويب أخرى أو ملاحظات نصية مجانية.
أخيرًا وليس آخرًا ، قد تكون عناصر المعرفة هذه نصًا حرًا أو قد يكون لها أنواع معينة وميزات أخرى.
برنامج قاعدة معارف مفتوحة المصدر
برمجيات قاعدة المعارف مفتوحة المصدر هي قاعدة بيانات للمعلومات القابلة للتحرير بحرية والمتاحة للجمهور. وهذا يعني أنه يمكن لأي شخص عرض وإضافة وتغيير المعلومات المتعلقة بالقطاع أو الشركة ، مما يضمن أنها حديثة دائمًا ويعزز التبادل الحر للأفكار. قواعد المعرفة مفتوحة المصدر هي أدوات مفيدة للغاية تدعم نمو الشركات والابتكار والتعاون.
أمثلة على برامج قاعدة المعارف مفتوحة المصدر
- phpMy FAQ
- EXO
- mybase
- منطقي
- لوجسيك
- أوبنكم
- دليل Zendesk
- OpenDocMan
- بوكستاك
- PHPKB
- وثق
- دوكيويكي
فائدة استخدام برنامج قاعدة معارف مفتوحة المصدر
فيما يلي بعض فوائد برامج قاعدة المعرفة مفتوحة المصدر التي لا يمكنك التغاضي عنها.
# 1. غالبًا ما يكون مجانيًا
الميزة الأكثر وضوحا للبرامج مفتوحة المصدر ، خاصة بالمقارنة مع خيارات SaaS الأكثر تكلفة ، هي بلا شك هذا. ليس هناك شك في أن البرامج المجانية التي تساعد في إدارة معرفة شركتك هي مكسب كبير ، سواء كانت ميزانيتك لتطوير قاعدة معرفية ضئيلة بسبب الخيارات المتعلقة بالعمل أو كنت ببساطة شركة ناشئة ترغب في إبقاء النفقات منخفضة ولكن تنظيم المعلومات.
# 2. أنت المسؤول أثناء بنائه
تمنحك البرامج مفتوحة المصدر الفرصة لبناء نظام أساسي قابل للتكوين بالكامل يقوم بكل ما تريده ولا شيء لا تفعله ، على عكس الأنواع الأخرى من برامج قاعدة المعرفة التي توفر البساطة والراحة في الحصول على كل شيء بشكل أساسي للتوصيل والتشغيل.
بمعنى آخر ، لديك السلطة والتحكم اللذان يأتيان مع تصميم تطبيق قاعدة معارف مخصصة. هذا يعني أنه لا يمكن لأحد أن يتعلم كيف يعيش.
# 3. التكامل مع نظامك الحالي.
المصدر المفتوح ، بطبيعته ، متعدد الاستخدامات تمامًا ، مما يجعله الخيار الطبيعي لأولئك الذين يتطلعون إلى إضافة برامج جديدة إلى نظامهم الحالي.
من غير المعتاد للغاية أن قاعدة المعرفة التي تقوم بإنشائها باستخدام كود مفتوح المصدر لن تعمل مع الإعداد الحالي الخاص بك ، ولكن للأسف ، لا يتم تقديم هذه الميزة إلا للأشخاص الذين يقومون بإنشاء أنظمتهم الكاملة من البداية.
هناك طرق لاستخدام واجهات برمجة التطبيقات للتأكد من أن كل شيء يعمل معًا ، حتى إذا كنت تدمج برنامج قاعدة المعرفة مفتوح المصدر في SaaS موجود بالفعل.
# 4. القدرة على الاستضافة الذاتية
من المؤكد أن البرامج مفتوحة المصدر هي الخيار الأفضل بالنسبة لك إذا كنت تفضل معرفة وفهم مكان وجود نظام قاعدة المعرفة الخاص بك (وإذا كنت تثق حقًا فقط بخوادمك الخاصة).
على عكس بدائل SaaS ، التي يستضيفها بائع البرنامج ، تتيح لك غالبية الترتيبات مفتوحة المصدر استضافة برنامجك على الخادم الخاص بك.
برنامج قاعدة معارف مكتب المساعدة
تعد برامج المعرفة الخاصة بمكتب المساعدة أداة تستخدمها الشركات لإدارة التذاكر من الإنشاء إلى الانتهاء وأيضًا معالجة أسئلة العملاء ومشكلاتهم. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر للوكلاء مجموعة واسعة من الموارد والمعدات التي تعزز التعاون.
تتضمن العديد من العناصر الأساسية لبرنامج مكتب المساعدة ما يلي:
- نقاط الإتصال
- دردشة جماعية لنظام إدارة التذاكر
- الإبلاغ عن دعم Omnichannel (الهاتف ، وسائل التواصل الاجتماعي ، البريد الإلكتروني)
- قواعد المعرفة أو الأسئلة الشائعة
- المرشحات والبحث
يمكن تمييز حلول المؤسسات وأنظمة التذاكر للشركات الصغيرة. تتميز العديد من حلول مكتب المساعدة هذه بقواعد المعرفة ، ولكنها عادةً ما تكون بسيطة إلى حد ما ولا تعمل إلا كمكمل للعرض الرئيسي.
غالبًا ما ينتهي بك الأمر بأكثر من عدد قليل من الأسئلة الشائعة لعملائك إذا اخترت الوظيفة الإضافية لقاعدة المعرفة التي تأتي مع مكتب المساعدة الخاص بك. تعد برامج قاعدة المعرفة الحقيقية أكثر شمولاً وتقدماً.
فوائد برامج مكتب المساعدة
يمكن أن تفيدك برامج مكتب المساعدة أنت وعملك بعدد من الطرق بما في ذلك:
- يسمح لك برنامج مكتب المساعدة بتتبع مناقشات العملاء ومراجعات المستندات والحفاظ على جميع التذاكر الخاصة بك في نظام واحد ،
- يمكن أن يساعدك برنامج مكتب المساعدة أيضًا في التعامل مع تذاكر دعم العملاء بسرعة أكبر.
- يتيح التعاون من خلال السماح للعديد من أعضاء الفريق باستخدام نفس النظام.
- التسميات القائمة على الأولوية أو خيارات التصعيد متاحة للتذاكر. في كثير من الأحيان ، يمكن أيضًا ترجمة تذاكر برنامج مكتب المساعدة التي تتناولها إلى مواد قاعدة معرفية. نتيجة لذلك ، يمكنك مساعدة العديد من العملاء بقوى عاملة صغيرة.
أمثلة على برامج قاعدة معارف مكتب المساعدة
- HelpSpot
- Zendesk
- Freshdesk
- مساعدة
- مكتب مساعدة ProProfs
- مكتب LiveAgent
ما هي أفضل قاعدة معرفية؟
- Help Scout: أفضل برنامج يجمع بين مكتب المساعدة وقاعدة المعرفة.
- المعلم: أفضل برنامج قاعدة معارف داخلية.
- Document360: أفضل برنامج قاعدة معارف مجانية.
- سبج: أفضل برنامج قاعدة معارف شخصية.
- HelpJuice: أفضل برنامج قاعدة معارف ذاتية الخدمة.
- Zendesk: أفضل برنامج قاعدة معرفية لشركات المؤسسات.
- BookStack: أفضل برنامج قاعدة معرفية مفتوحة المصدر.
- داخلي: أفضل برنامج قاعدة معرفية لبناء المجتمع.
- التقاء: أفضل حل قاعدة معرفية للشركات التي تستخدم Jira.
ما هو مثال على قاعدة البيانات القائمة على المعرفة؟
تشبه قواعد المعرفة أيضًا الأماكن أو المرافق مثل المكتبة العامة ، أو قاعدة بيانات المعلومات حول موضوع معين ، أو مواقع الويب مثل whatis.com.
ما هي أهمية برامج قاعدة المعرفة؟
تساعد برامج قاعدة المعرفة في خفض التكاليف لشركتك. يمكن لشركتك أن تحصل على فوائد كبيرة من قاعدة معرفية جيدة التنفيذ ، مثل زيادة إنتاجية الوكيل ، واستجابات أسرع للمكالمات ، ووقت أقل يقضيه في التدريب ، وما إلى ذلك. تتطلب جميع هذه المؤشرات وقتًا وموارد. هذا هو سبب أهمية استخدام نظام قاعدة المعرفة.
ما هي 6 أمثلة على برامج قواعد البيانات؟
تُستخدم برامج قواعد البيانات لبناء ملفات وسجلات قاعدة البيانات وتعديلها والاحتفاظ بها ، مما يسهل إنشاء الملفات والسجلات وإدخالها وتحريرها وتحديثها وإعداد تقرير عنها.
- MySQL
- ملقم SQL
- MongoDB
- قاعدة بيانات أوراكل
- كيو
- ينفورميكس
- سايبيس.
ما هي 3 أمثلة على برامج قواعد البيانات؟
تتضمن أمثلة برامج قواعد البيانات
- MySQL
- مايكروسوفت أكسس
- مايكروسوفت SQL خادم
كيف تنشئ نظام قاعدة المعرفة؟
- قم بإجراء بحث لتحديد نوع قاعدة المعرفة التي تحتاجها. فهم فائدة قاعدة المعرفة شيء واحد.
- تحديد نوع قاعدة المعرفة.
- تطوير هيكل قاعدة المعرفة.
- إنشاء الشركات الصغيرة والمتوسطة لإنشاء المحتوى.
- اكتب مصادر المعرفة.
- تحميل الموارد إلى النظام الأساسي المشترك
- تحديث المحتوى في كثير من الأحيان
كيف أبدأ قاعدة المعرفة؟
قبل البدء في المعرفة ، عليك أولاً أن تقرر ما هي قاعدة المعارف الخاصة بك التي سيتم استخدامها. ثم يمكنك تحديد مكوناته الأساسية. بعد ذلك يجب عليك تنظيم المواد والمحتوى الذي ستستخدمه لقاعدة المعرفة الخاصة بك. حافظ على الاتساق من خلال تطوير مقالات جديدة لقاعدة المعرفة الخاصة بك ، وتحسينها من أجل رؤية محرك البحث ، ونشرها. أخيرًا ، احصل على المدخلات وقم بإجراء تحسينات.
ما هي تكلفة بناء قاعدة المعرفة؟
عادة ما تختلف تكلفة قاعدة المعرفة. قد يتراوح الحد الأدنى لتكلفة قاعدة المعرفة من 5 دولارات لكل مستخدم لمدة شهر إلى أكثر من 400 دولار لكل مستخدم شهريًا إذا قمت بحساب التكلفة لكل مستخدم.
ختاما،
مع العلم الآن أن هناك طريقة أسهل وأكثر فعالية من حيث التكلفة لتخزين المعلومات والوصول إليها ، يمكنك إنشاء مكان حيث يمكن لوكلائك مشاركة معارفهم وحيث يمكن لعملائك حل مشكلاتهم. من الضروري تحديد احتياجاتك بوضوح قبل البحث عن برنامج قاعدة المعرفة لتلبية هذه الاحتياجات. سيساعد برنامج قاعدة المعرفة بشكل خاص في خدمة العملاء.
الأسئلة الشائعة
ما هما تطبيقان للأنظمة القائمة على المعرفة؟
يمكن لنظام قاعدة المعرفة أن يفيدك بعدة طرق. قد يكون إنشاء منصة واحدة للوصول إلى جميع المعلومات التي تحتاجها أمرًا مثيرًا. مع نظام قاعدة المعرفة ،
- يمكنك وضع جميع المعلومات في مكان واحد مناسب للجمهور.
- وضح الردود.
- اجعل عملك يبدو أنيقًا وعصريًا وموثوقًا.
كيف أقوم بإنشاء برنامج قاعدة المعرفة؟
- حدد المكونات الأساسية لقاعدة المعرفة الخاصة بك.
- حدد معلومات قاعدة المعرفة.
- اقبل الطريقة التي يتم بها تنظيم مقالات قاعدة المعارف الخاصة بك.
- اكتب المقالات لقاعدة المعرفة الخاصة بك.
- تضمين الصور في رسالتك.
- اجعل قاعدة المعرفة الخاصة بك عامة.
- تحليل وتعزيز كتابتك
كيف أجعل من نفسي بطاقة معلومات Google؟
- قم بإنشاء حساب Google إذا لم يكن لديك حساب بالفعل.
- بحث في جوجل.
- ابحث عن بطاقة المعلومات للكيان الذي تمثله من خلال البحث عنه.
- انقر فوق المطالبة ببطاقة المعلومات هذه في الجزء السفلي.
- افحص التفاصيل.
- قم بتسجيل الدخول إلى أحد المواقع الرسمية للمنظمة أو حسابات وسائل التواصل الاجتماعي.
- ثم حدد المعلومات التي تحتاجها.
ما هو الفرق بين قاعدة البيانات وقاعدة المعرفة؟
قاعدة المعرفة هي مجموعة من المقالات تزود المستخدمين بمعلومات مفيدة في شكل مقالات. ومع ذلك ، فإن قاعدة البيانات هي أداة تحتوي على بيانات أولية. على عكس قواعد البيانات ، فإن قواعد المعرفة تجعل من السهل نسبيًا الحصول على المعلومات وفهمها حول قضايا وموضوعات معينة.
- ما هو مكتب المساعدة؟ أمثلة وحل البرمجيات)
- تجربة خدمة العملاء: التعريف وكيفية وصفها (
- أفضل برنامج لإدارة تجربة العملاء في عام 2022
- خطة العمولة: نموذج المبيعات وأفضل الممارسات لعام 2023
- كيف تكتب بيان المهمة: الدليل النهائي
الرقم المرجعي
