بمساعدة برنامج إدارة السفر، يمكنك حجز الرحلات والتخطيط للرحلات المستقبلية وتتبع الرحلات السابقة وإعداد التقارير عنها. بعض التطبيقات والميزات المهمة هي أتمتة سياسات الشركة وتوحيد البائعين/فواتير رحلات العمل. تتحدث هذه المقالة عن أفضل برامج إدارة السفر المجانية التي يمكن أن تساعدك في جميع رحلات عملك.
نبذة
بمساعدة برامج إدارة السفر، يمكن التخطيط لرحلات العمل والعناية بها عبر الإنترنت. يقوم البرنامج أيضًا بتتبع جميع رحلات العمل وإعداد التقارير عنها. وبمساعدة هذه البرامج، يمكن للشركات متابعة رحلات عمالها، والحصول على تقارير عن كل إنفاقهم، ومعاقبة أولئك الذين لا يتبعون قواعد سفر الشركة.
تساعد هذه الأداة الشركات على تتبع المبلغ الذي تنفقه على السفر من خلال وضع جميع تقارير النفقات من الموظفين في مكان واحد. ومع ذلك، كبديل لتوظيف وكلاء سفر فرديين أو إدخال الإيصالات يدويًا في برامج إدارة النفقات، توفر أنظمة إدارة السفر المجانية للمستخدمين أداة لحجز السفر والإبلاغ الفوري عن مشترياتهم من السفر.
يمكن لبرامج إدارة السفر أن تساعد الشركات بجميع أحجامها، وهذا صحيح. بدون برامج إدارة السفر المجانية، يقوم العمال عادةً بحجز رحلات العمل الخاصة بهم من خلال موقع ويب أو وكالة سفر ثم إرسال تقرير بالنفقات لاسترداد أموالهم.
يمكن للموظفين من أي شركة مهما كان حجمها التخطيط لرحلاتهم الخاصة باستخدام الطريقة الجديدة، التي تستخدم نظامًا تم إعداده بالفعل وفقًا لسياسة السفر الخاصة بالشركة والخطوات المعتمدة. وحتى لا يضطر الموظفون إلى انتظار السداد، يحتوي البرنامج أيضًا على معلومات حول كيفية دفع الشركة، مما يجعل من السهل تتبع الإنفاق لأسباب الإبلاغ.
برامج إدارة رحلات الأعمال
"إدارة سفريات العمل" هي العملية التي من خلالها تتعامل الشركة مع الخدمات اللوجستية والتكاليف ومتطلبات واجب الرعاية لرحلات عمل موظفيها. أظهرت الدراسات الحديثة أن رحلات العمل هي إحدى تكاليف الشركة التي يمكن أن تتغير أكثر من غيرها. ولهذا السبب، فهو عامل استراتيجي مهم جدًا لأي شركة ترغب في النمو. فيما يلي بعض أجزاء البرنامج لأفضل إدارة سفريات عمل مجانية:
#1. الإدارة والتفاوض مع مقدمي خدمات السفر
تستمر هذه العملية حتى يتمكن العمال دائمًا من الحصول على أفضل الخطط والأسعار. يمكن لمديري رحلات العمل العثور على اتجاهات حول كيفية سفر موظفيهم وتلبية احتياجاتهم المتغيرة من خلال جمع وتحليل البيانات حول الرحلات التي يقوم بها موظفوهم. ومع ذلك، يمكن للفرق استخدام مواقع الويب التي تقارن الأسعار للتأكد من حصولهم على صفقة جيدة. يمكنهم أيضًا أن يطلبوا من الضيوف والعملاء تقديم تعليقاتهم للتأكد من أن الأماكن التي يقيمون فيها وطرق تنقلهم آمنة وموثوقة.
#2. الاهتمام بسلامة السياح
يجب على الشركات أن تعتني بعمالها أثناء وجودهم في رحلات العمل. في حالة الطوارئ، من المهم معرفة مكان وزمان تواجد الأشخاص. على سبيل المثال، إذا كان هناك حريق أو تفشي مرض في موقع الموظف، فسيتعين على الشركة إخبار العامل وإخباره بكيفية العودة إلى المنزل بأمان.
#3. وضع القواعد في مكانها الصحيح
ليوافق موظف مطالبات السفر والنفقات، يجب عليك التأكد من صحة النماذج المقدمة، ومن تضمين كافة المرفقات المطلوبة، ومن أن الموظفين يستخدمون مقدمي خدمات شرعيين. وهذا يعني أن الأشخاص المسؤولين عن التخطيط للسفر يجب أن يحصلوا على تقارير دقيقة وكاملة في الوقت المناسب حتى يتمكنوا من التصرف بسرعة بشأن أي إنفاق يتعارض مع القواعد. توفر أنظمة إدارة السفر الرقمية الحديثة بيانات يمكن استخدامها للتنبؤ بالإنفاق وتتبع عائد الاستثمار. كما يتيح هذا للشركات الكبرى الحصول على سياسات سفر مرنة.
#4. إنشاء وتنفيذ القواعد والخطط لسفر الأعمال
سيقوم فريق إدارة السفر بالمؤسسة بفحص الشركة وموظفيها لمعرفة أنواع السفر التي من المرجح أن تكون مطلوبة للوصول إلى أهداف العمل. وسوف يقومون بإدراج قواعد مثل حدود الإنفاق والموردين المفضلين وفصول السفر المقترحة أو طرق التجول.
أفضل برامج إدارة السفر
بمساعدة نظام إدارة السفر، أصبح من الأسهل حجز رحلات العمل وتتبعها وتحليلها. عندما يسمع معظم الناس مصطلح "نظام إدارة السفر"، يفكرون في جزء من البرنامج. ومع ذلك، يمكن أن يعني المصطلح أيضًا العملية الأكبر للتخطيط لرحلات العمل. فيما يلي أفضل تطبيقات برامج إدارة السفر المجانية لحجز الرحلات:
#1. ريزدي
Rezdy هو نظام حجز قائم على السحابة ومنصة توزيع مصممة لصناعات السفر والسياحة. يمكنك إضافته بسهولة إلى موقع الويب الخاص بك عن طريق الارتباط به أو نسخ ولصق بعض أكواد HTML في نظام إدارة المحتوى الخاص بك.
#2. بالتأكيدالمسافة
يمكن للشركات توفير الوقت والمال باستخدام SureMileage، وهي أداة آمنة لتتبع الأميال التي تحدد التكاليف تلقائيًا وتجعل عمليات السداد أسهل. إنه يعمل مع أنظمة المحاسبة والدفع المتوافقة مع معايير الصناعة حتى تتمكن من الحصول على أموالك بشكل موثوق وفي الوقت الفعلي.
#3. ترافيل ووركس
TravelWorks هو نظام ERP قائم على الويب يسهل على شركات السفر بجميع أنواعها حجز الرحلات وإرسال الفواتير. تشمل الأجزاء المهمة الفواتير وإدارة علاقات العملاء وتحليلات التسويق ومقترحات التأمين وتقسيم الجمهور وتعيين الأدوار.
#4. سعيد
Happay هي أول منصة سفر عمل من نوعها تتيح للموظفين والمديرين حجز الرحلات الجوية والفنادق وسيارات الأجرة والمزيد في وقتهم الخاص وعلى مرأى ومسمع. معلومات وتحليلات حول مواعيد الرحلات الجوية وإلغاء الرحلات ومشكلات السفر الأخرى.
رقم 5. ترافيلبرك
TravelPerk هي أفضل وسيلة لرعاية رحلات العمل. خطط لرحلاتك للعمل بشكل جيد، سواء في الداخل أو في الخارج.
برامج إدارة السفر المجانية
يمكن للشركات من جميع الأحجام توفير الوقت والمال باستخدام البرامج المصممة خصيصًا للتعامل مع رحلات العمل. فيما يلي أفضل تطبيقات برامج إدارة السفر المجانية لحجز الرحلات:
#1. تقدم النقطة
باستخدام Point Progress، يمكنك تبسيط وأتمتة كل شيء بدءًا من تقارير النفقات وحتى التحقق من الترخيص وحتى تتبع المستندات والجداول الزمنية. يجعل MyExpenses من السهل تتبع حدود الإنفاق والسجلات والمبالغ المستردة.
#2. أهوي
يوفر طرقًا سهلة لحجز الرحلات أو تغييرها أو إلغائها على الفور، مما يجعل الحياة أسهل للمساعدين والأشخاص الذين لديهم جداول زمنية مزدحمة. تزويد المستخدمين بالبيانات الحالية والمفيدة. تم تضمين الدعم لأوقات رحلات أماديوس الجديدة وأسعار التذاكر. ويمكنك الدردشة في التطبيق في أي وقت.
#3. مشاية كهربائية
يمكن التعامل مع جميع نفقات أعمالك وسفرياتك وبطاقاتك على منصة واحدة مقابل رسوم شهرية ثابتة. إن التحسن في إدارة رحلات العمل والنفقات يمكن أن يساعد شركتك على النمو بطريقة مستدامة. إنهم الشركة الوحيدة التي تقدم خدمة كاملة للتخطيط ودفع تكاليف السفر والنفقات.
#4. يولي
تعرف على كيفية إضافة الإضافات إلى فواتيرك بنقرة واحدة فقط قبل أو بعد الحجز باستخدام منصتهم، الأمر الذي لا يتطلب أي ترميز.
#5. عبر TRM
تعد Via الخدمة الأكثر تطورًا التي يمكن للمكاتب الجامعية الدولية استخدامها لتتبع الطلاب وأعضاء هيئة التدريس الذين يسافرون إلى الخارج. هدفهم هو منح عملائهم برامج سهلة الاستخدام ولكنها قوية من شأنها أن تجعل حياتهم أفضل من خلال تسهيل المهام اليومية ومنحهم رؤية أوسع للعالم. هدف Via هو بناء علاقات تدوم طويلاً مع عملائها.
ما هي الأشياء المشتركة بين جميع برامج إدارة السفر؟
إن أفضل برنامج لإدارة السفر هو الذي سيتعامل مع كل شيء، بدءًا من التخطيط للرحلة وحتى استرداد الأموال. فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل من الجيد استخدام نظام إدارة السفر:
#1. الحجز باستخدام واجهة تفاعلية
من خلال واجهة سهلة الاستخدام، يمكن للعمال الوصول إلى المخزون والأسعار التنافسية. يمكن للمرء حجز رحلة لنفسه أو لزميل في العمل باستخدام المعلومات التي تم حفظها بالفعل، مثل رقم بطاقة الائتمان، والعضوية في برنامج المكافآت، وشركات الطيران والفنادق المفضلة.
#2. المرشحات بناءً على قواعد الشركة
باستخدام هذه الميزة، يمكن للشركات قصر خيارات الحجز الخاصة بها على تلك التي تناسب ميزانيتها فقط. وهذا يجعل من السهل الالتزام بالميزانية واتباع القواعد.
#3. خطط لجدولك الزمني وأحداثك
يجب أن يكون أعضاء الفريق قادرين على مشاركة جداولهم ومزامنتها لتسهيل ترتيبات السفر. يمكن للمديرين الآن تتبع مكان موظفيهم وجدولة المكالمات الهاتفية والاجتماعات حول خطط سفرهم.
#4. استلام النفقات والتحقق منها ومراقبتها
تعمل ميزات استيراد وتقديم الإيصالات الرقمية للعديد من شركات TMC على تسهيل وسرعة حصول الموظفين الذين يسافرون كثيرًا على نفقاتهم. باستخدام هذه الميزة، يمكنهم التحقق من حالة مطالباتهم والحصول على فكرة عن الوقت الذي يمكنهم فيه توقع الحصول على أموالهم.
# 5. الإبلاغ
لا يستطيع الموظفون كتابة تقارير النفقات وإرسالها باستخدام هذا البرنامج فحسب، بل يمكنهم أيضًا الاطلاع على التقارير والنفقات من الماضي وتحليلها. باستخدام قسم التقارير، يمكن للمديرين متابعة مقدار ما ينفقه موظفوهم على رحلات العمل ووضع الخطط للمستقبل.
ما هي فوائد برامج إدارة السفر؟
من خلال وضع جميع مهام الحجز في مكان واحد، قد يوفر برنامج إدارة السفر الوقت والجهد لمستخدميه. فيما يلي فوائد استخدام برامج إدارة السفر:
#1. يسمح بواجهة كاملة المواصفات لجدولة التفاعلات
يمكن للعمال البحث عن الرحلات المتاحة ومقارنة الأسعار وحجز أماكن الإقامة لأنفسهم أو لزملاء العمل من خلال واجهة مركزية. تعد القدرة على تخزين معلومات برنامج الدفع والولاء جزءًا مفيدًا من واجهة المستخدم هذه.
#2. تسهيل أتمتة الامتثال لمتطلبات سفر الشركة
من خلال تسهيل تلبية أهداف الإنفاق والميزانية، فإن القدرة على دمج سياسة السفر الخاصة بالشركة في برامج إدارة السفر تؤدي إلى انخفاض تكاليف السفر. وبمساعدة هذه القواعد، يمكن لمديري السفر التأكد من أن فرقهم تحقق أقصى استفادة من ميزانياتهم وتلتزم بسياسة الشركة. تشرح هذه القواعد أنواع الرسوم التي يمكن للموظفين المطالبة بها وإيقاف سداد المطالبات التي لا تتبع القواعد. ونظرًا لأن سياسات الشركة يتم تطبيقها تلقائيًا، فلن يتم إرسال أي نفقات احتيالية أو قبولها عن طريق الصدفة.
#3. أدوات للحفاظ على انخفاض التكاليف
المديرين و المحاسبين قد تجد برامج إدارة النفقات مفيدة لأنها تساعدهم على تتبع تكاليف الرحلة وتنظيمها بشكل أفضل. بالإضافة إلى معالجة وسداد نفقات السفر المعتمدة، تقوم هذه الحلول أيضًا بتحليل أعداد هائلة من معاملات النفقات للتعرف على اتجاهات الإنفاق واحتياجات الميزانية.
#4. يزيد من القدرة على تقديم التقارير
يحتوي برنامج إدارة السفر على ميزات تساعد المديرين على اتخاذ قرارات أفضل وأكثر استنارة. وتسهل هذه البرامج تتبع النفقات أو التحفظات المشكوك فيها، بل ويمكن لبعضها أن يقترح تعديلات على الإجراءات الحالية من شأنها أن تسفر عن نتائج أفضل على المدى الطويل. تعد مراقبة المسافرين وإيجاد فرص لخفض التكاليف من المزايا الإضافية لإعداد التقارير عند إدارة برامج السفر.
صعوبات في استخدام برامج إدارة السفر
المشاكل مع برامج إدارة السفر ليست غير شائعة. فيما يلي بعض الصعوبات في استخدام برامج إدارة السفر.
# 1. اندماج
يعد نقل المعلومات بين الأنظمة أمرًا مستحيلًا دون التكامل مع إدارة النفقات والمحاسبة. يجب أن يكون قسم المحاسبة قادرًا على توحيد تكاليف السفر وتخصيصها لمراكز التكلفة المختلفة بناءً على المعلومات المقدمة من نظام الحجز والتكاليف الفعلية المتكبدة. يمكن أن تخسر المؤسسة أو الموظف الأموال إذا لم تكن البيانات صحيحة ومتسقة عبر جميع الأنظمة.
# 2. خصوصية
المعلومات الشخصية للموظفين معرضة للخطر لأنهم يستخدمون بطاقات الائتمان الخاصة بهم لدفع تكاليف خدمات السفر وتوفير المعلومات المصرفية لسدادها. علاوة على ذلك، يُسمح للموظفين باستخدام بطاقات الائتمان الخاصة بهم لتغطية نفقات العمل والنفقات الشخصية أثناء السفر. وأخيرًا وليس آخرًا، يمكن أن تتضمن بعض تقارير التكلفة بيانات شخصية حساسة مثل الأسماء والعناوين. يجب أن يكون لدى العمال والمشرفين المصرح لهم فقط حق الوصول إلى المعلومات الحساسة للشركة. كما أن الحاجة إلى الأمن من القوى الخارجية أمر ضروري أيضًا.
#3. انتشار "أحضر برامجك الخاصة"
يشجع اتجاه BYOS العمال على الاستفادة من البرامج التي لا يقرها صاحب العمل. عادةً ما يقوم أصحاب العمل بتزويد الموظفين ببرامج إدارة السفر، ولكن يتمتع العمال بحرية استخدام أي أدوات وتطبيقات يرغبون بها لإجراء الحجوزات وتتبع النفقات وتجميع نقاط الولاء.
مجموعة متنوعة من برامج إدارة السفر
فيما يلي بعض الأمثلة على أنظمة التحكم في السفر:
#1. الشركات
قد يتم تجميع برنامج إدارة السفر الخاص بالمؤسسات مع مجموعة أكبر من تطبيقات الأعمال أو يتم بيعه كمنتج مستقل مع إمكانية المزامنة مع التطبيقات الأخرى في نفس الفئة. في بعض النواحي، تشبه برامج الأعمال وكالة سفر محدثة عبر الإنترنت.
#2. الشركات الصغيرة والمتوسطة، أو الشركات الصغيرة والمتوسطة
عملية الحجز على وجه الخصوص هي المكان الذي يتألق فيه برنامج إدارة سفر الأعمال الصغيرة والمتوسطة الحجم مقارنة بنظيراته من المؤسسات الأكبر حجمًا. عادةً ما تتفاعل منصات سفر الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم (SMB)، مثل منصات المؤسسات الكبيرة، مع أدوات الأعمال الأخرى مثل إدارة النفقات وبرامج تتبع الأميال.
من يستخدم عادةً برامج إدارة السفر؟
يمكن لأي موظف في أي شركة مهما كان حجمها استخدام برامج إدارة السفر. يتم استخدامه بشكل متكرر من قبل الفئات التالية من العمال:
#1. المتخصصين في مجال المبيعات والاستشارات
من المرجح أن يستخدم أي بائع يحتاج إلى السفر للقاء العملاء الحاليين أو المستقبليين برنامج إدارة السفر للتخطيط لرحلته وحجزها.
#2. مجموعات المراقب المالي
يستفيد قسم المحاسبة من ميزات إعداد التقارير والتنبؤ الخاصة بالبرنامج أثناء التخطيط لرحلات العمل. وهذا يتيح مراقبة نفقات السفر، وصياغة خيارات سياسية مهمة لميزانيات السفر، ووضع حدود أو قيود للإنفاق في المستقبل.
# 3. المديرين
يمكن للمديرين استخدام هذا البرنامج لمعرفة مقدار الأموال التي يتم إنفاقها على السفر ومن ثم إما أن يقولوا نعم أو لا لطلب كل موظف للحصول على إجازة واسترداد الأموال. من خلال النظر في التقارير والبيانات الأخرى، يمكن للشركات العثور على الاتجاهات التي تساعدها على توفير المال والتحدث مع البائعين المفضلين لديهم بشكل أكثر وضوحًا حول أسعار الشركات. يمكنهم أيضًا استخدام هذا البرنامج لعرض خطط سفر الموظفين وتتبع مواقعهم.
ما هي ركائز إدارة السفر؟
وفيما يلي؛
- تثق به.
- الشفافية.
- بساطة.
- تأثير.
- واجب الرعاية.
- الاستدامة.
هل كونكور شركة لإدارة السفر؟
نعم هذه هي الحقيقة. يعد Concur Travel & Expense هو المعيار في عالم الأعمال لإدارة رحلات العمل وتكاليفها. تقول IDC أن لديها 51.5٪ من السوق. باعتباره جزءًا من برنامج لإدارة السفر، يعمل Concur Travel مع معظم TMCs وGDS.
ما هي فوائد استخدام شركة إدارة السفر؟
وفيما يلي؛
- السكن والسفر الجوي أقل تكلفة.
- رأي الخبراء والمعرفة.
- في أي وقت، ليلا أو نهارا، يمكنك التواصل للحصول على المساعدة.
- المساعدة في خطط تأمين الإجازة.
- تحليل شامل للبيانات.
- تحذيرات وإرشادات للمسافرين.
- تطبيق التكنولوجيا المتطورة.
- الحصول على المزيد من الهدوء هو النتيجة.
ما هي الوظائف الخمس الأساسية لوكالة إدارة السفر؟
وفيما يلي؛
- أبحاث الوجهة.
- تفاوض.
- إجراء حجز.
- النقل
- تنظيم المؤتمر.
- تتبع تكاليف السفر الخاصة بك.
ما الفرق بين وكالة السفر وشركة إدارة السفر؟
وعلى النقيض من احتياجات السفر الترفيهية العرضية التي يتعامل معها وكيل السفر التقليدي، فإن الخدمات المستمرة التي تقدمها شركة إدارة السفر مصممة لتوفير المال والحفاظ على اتساق السياسات وتوفير وقت العميل.
كيف تجني شركات إدارة السفر المال؟
تجني شركات السفر الخاصة بالشركات معظم أموالها من رسوم الخدمة والأسعار الصافية أو الخاصة وعمولات شركات الطيران. تعتمد شركات السفر الخاصة بالشركات، أو TMCs، كثيرًا على تذاكر الطيران للبقاء في العمل.
كيف تعمل شركة إدارة السفر؟
عندما يتعلق الأمر برحلات العمل، يمكن لأي شركة مهما كان حجمها الاستفادة من خدمات شركة إدارة السفر (TMC). يمكن أن يساعدك TMC في توفير الوقت، وتجنب التوتر، وإدارة مخاطر السفر، وخفض التكاليف، ومساعدة المسافرين بشكل أفضل، وإعداد تقارير موحدة.
كيف أختار شركة إدارة السفر؟
تأكد من قيام الشركة بتعيين مرشدين خبراء يعيشون في المنطقة. أفضل مرشد يتحدث اللغة جيدًا، وقد سافر كثيرًا، ويعرف ما يجب فعله في حالات الطوارئ، ويعرف كيفية إجراء الإنعاش القلبي الرئوي. اتصل برقم دعم العملاء واسأل عن الأدلة إذا كان لديك أي أسئلة.
تحديد خبرة الشركة في العمل مع الشركات الكبرى الأعمال. الاستفسار عن خبرة الشركة في مجال إدارة السفر. ولا تنسى أن تسأل عن المراجع؛ سيكون لدى TMC ذو السمعة الطيبة عملاء راضون ويسعدهم أن يوصوا بها لك.
وفي الختام
الهدف من برنامج إدارة السفر هو تسهيل التخطيط للرحلات وشراء التذاكر وتتبع النفقات. تستخدم الشركات والمجموعات الأخرى هذا البرنامج لتسهيل عملية الشراء، وتتبع جميع نفقات سفر العمل في مكان واحد، والتعامل مع ميزانيات السفر. بمساعدة مدير سفريات محترف يتمتع باتصالات وخبرة في هذا المجال، يمكنك عادةً العثور على أفضل أسعار السفر أو التفاوض بشأنها.
- هل يستحق تأمين الرحلة ذلك؟ كل شيئ ترغب بمعرفته
- شركات إدارة سفر الشركات
- أفضل طريقة لاستئجار سيارة: أفضل الممارسات لعام 2023 وكل ما تحتاجه
- أفضل تطبيق للسفر للرحلات الجوية: أفضل تطبيق للرحلات الجوية والفنادق وما يجب أن تعرفه
- كيف تصبح وكيل سفر: خطوات بسيطة ، محدث !!!
- شركات إدارة السفر للشركات.
- خطوات لتصبح وكيل سفر: دليل مفصل
مراجع حسابات
