يعد إنشاء تقنية مرنة وسهلة الاستخدام وإنجاز المهام المعقدة بشكل فعال جزءًا من واجبات مديري مشاريع تكنولوجيا المعلومات العديدة. ولهذا السبب كان استخدام برامج إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات سرًا للعديد من مديري مشاريع تكنولوجيا المعلومات.
في حين أن المديرين مسؤولون عن إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات، فمن الأهمية بمكان أن نفهم ما ينطوي عليه ذلك. ولذلك، فإن إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات هي عملية جدولة وتخطيط وإدارة ومراقبة وتنفيذ وإكمال مشاريع تكنولوجيا المعلومات والإبلاغ عنها.
ويمكن استخدامه لإنشاء مخططات واضحة وحيوية لنجاح الشركة في مشروع معين. تكشف هذه المقالة عن دليل واضح لكل ما تحتاج لمعرفته حول إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات.
ما هي إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات؟
إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات هي عملية تنظيم وتوجيه وتعيين المهام لتحقيق أهداف تكنولوجيا المعلومات المحددة للمؤسسة. يعد تطوير البرامج، وتركيب الأجهزة أو ترقيتها، وتحديث الشبكات، وتحليلات الأعمال، ومبادرات إدارة البيانات، كلها أمثلة على مشاريع تكنولوجيا المعلومات. تتمثل المسؤولية الرئيسية لمدير مشروع تكنولوجيا المعلومات في الإشراف على تخطيط المشروع وتطويره وتنفيذه أثناء المساعدة في الأنشطة اليومية داخل قسم التكنولوجيا.
مزايا إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات
من الضروري فهم المزايا التالية للعمل في مجموعة متنوعة من مشاريع تكنولوجيا المعلومات:
# 1. زيادة الانتاج
من خلال توجيه نهج إدارة المشروع من الدرجة الأولى، يمكن الانتهاء من مشروع تكنولوجيا المعلومات بشكل فعال. إذا كان بإمكانك توجيه فريقك باستمرار نحو هدف مشترك، فقد تجد أن عملك يصبح أكثر كفاءة. ومن أجل خفض النفقات المالية للسلع والخدمات المشتركة وزيادة ربحية الأعمال، فإن الإنتاجية أمر ضروري.
#2. تحسين المكانة والميزة التنافسية
تنتشر الأخبار الجيدة المتعلقة بإدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات بسرعة داخل المكتب وخارجه. قد يساعدك الأداء الجيد بشكل استثنائي في المشاريع على الحفاظ على مكانتك في السوق. يعد اكتساب ميزة تنافسية أمرًا ضروريًا في كثير من الأحيان لتنمية عملائك وتعزيز الولاء للعلامة التجارية.
#3. تحسين رضا العملاء
يمكن أن يؤدي استخدام نتائج إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات المتميزة إلى تحسين تجربة عملائك. عندما تكمل مهمة في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية، فمن المحتمل أن يكون عملاؤك سعداء. قد يستمر العملاء في العودة إليك بمزيد من العمل، مما يؤدي إلى زيادة مبيعات شركتك. بالإضافة إلى ذلك، قد يوصيك عميل سعيد للآخرين، الأمر الذي من شأنه أن يوسع نطاق وصولك.
#4. مرونة محسنة
ونظرًا لتنوع مشاريع تكنولوجيا المعلومات عادةً، يكون المديرون أكثر قدرة على التكيف مع الظروف المختلفة. باستخدام إدارة المشاريع، يمكنك إنشاء استراتيجية لإنهاء كل مشروع على حدة في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية المخصصة. قد يتعلم مديرو مشاريع تكنولوجيا المعلومات أيضًا كيفية إعادة توجيه المشروع إذا اكتشفوا هدفًا مختلفًا، وهو أمر مفيد للشركات الصغيرة والمتوسطة.
#5. توسيع خدماتك
إذا كنت تستخدم استراتيجيات ممتازة لإدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات، فيمكنك توسيع خدماتك وإيجاد فرص عمل جديدة. ويرجع ذلك إلى إمكانية زيادة عملائك عند التنفيذ الناجح للعديد من المشاريع. بمجرد أن تقرر أن عملك جاهز للنمو، حدد أفضل طريقة للتعامل مع إضافة خدمات جديدة إلى القائمة الخاصة بك. يمكنك، على سبيل المثال، التوسع في أسواق جديدة أو إضافة سلع أو خدمات جديدة إلى عرضك الحالي.
#6. تعزيز تطوير الفريق والنمو
يمكنك استخدام إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات لصالحك من خلال الاستفادة من النتائج الناجحة لإلهام وتحفيز فريقك لتطوير مهارات جديدة. قد يصبح العمال الذين يحتاجون إلى تعلم مهارات جديدة خارج تدريبهم أو خبرتهم مبتدئين. يمكن أن تساعدهم إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات على الانتقال إلى أدوار جديدة إذا قرروا تغيير حياتهم المهنية.
#7. تقييم أفضل للمخاطر
تسهل إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات تحسين تقييم المخاطر ونجاح إكمال المشروع. هناك عدة طرق لتقييم المخاطر والحد منها، مثل:
عند دمج الأجهزة والشبكات والبرامج الجديدة، قم بإجراء تخمينات مدروسة
وضع معايير معقولة للشركات والعملاء وأصحاب المصلحة الآخرين
قم بتحديث مشاريعك بشكل متكرر لاستيعاب الجداول الزمنية والتقنيات الجديدة
نصائح لإدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات
يمكن أن تكون النصائح التالية مفيدة لك كمدير مشروع تكنولوجيا المعلومات، بغض النظر عن مستوى الخبرة:
- خذ زمام المبادرة. قم بإعداد قائمة بجميع المجالات التي تتطلب اهتمامًا إضافيًا أو مهارات متخصصة قبل البدء في العمل في المشروع. تضمن الإدارة الاستباقية للمشروع، على الرغم من أي عقبات قد تنشأ، أن يتحرك المشروع للأمام من مرحلة إلى أخرى حتى الانتهاء منه.
- التعرف على مجموعتك. يمكنك تعيين المهام بنجاح أكبر إذا كنت على دراية بمجموعة مهارات كل عضو في الفريق وتقدر مساهماتهم. بشكل عام، تريد تعيين المهام للموظفين الذين يمكنهم إنهاءها بسرعة وبإنتاجية ممتازة.
- الاستفادة من أدوات إدارة تكنولوجيا المعلومات. إذا كنت تريد أن تظل مسؤولاً عن اتجاه المشروع، فحاول استخدام الأدوات التي تسمح لك بتتبع التقدم على الفور. أثناء مرحلة التخطيط، اختر الأدوات ذات الصلة بك من بين العديد من الأدوات المتاحة لبدء المشاريع والإشراف عليها.
- إجراء استعراض بأثر رجعي للمشروع. عندما يوشك المشروع على الانتهاء، فكر في تقديم عرض تقديمي لتحديد المجالات التي لا تزال بحاجة إلى العمل. يمكنك أيضًا تحديد ما نجح بشكل جيد وما هي التكتيكات التي يجب تطبيقها على المشاريع المستقبلية من خلال إجراء استعراض بأثر رجعي.
ما هي الأدوات التي يستخدمها مديرو مشاريع تكنولوجيا المعلومات؟
يمكن أن تكون إدارة المشاريع وحث الفريق على العمل عليها أحد الجوانب الأكثر أهمية في إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات. ولكن لتجنب الضغط، تعد برامج إدارة المشاريع إحدى الأدوات التي توفر واجهة لتطوير المعالم وتتبع موارد المشروع واتباع جدول زمني.
تتضمن هذه الأدوات تنظيم الملفات، وإصدار الإصدارات، والتعاون، والوظائف على مستوى الإدارة مثل إعداد فواتير العملاء، وإعداد الميزانية، وتخصيص الأقسام. كما أنها تساعدك على تتبع التقدم بشكل مستمر للحفاظ على التحكم في اتجاه المشروع.
هناك العديد من الأدوات البرمجية لإدارة المشاريع لإطلاق المشاريع وإدارتها، والتي تشمل:
# 1. مخطط راسي
يتم استخدام مخطط RACI لجميع مشاريع تكنولوجيا المعلومات ويرمز إلى المسؤول والمسؤول والاستشارة والمطلع. عند العمل من خلال المشاريع، يمكن توضيح أدوار ومسؤوليات أعضاء الفريق باستخدام مخطط RACI.
بالنسبة لكل مهمة يتم تسليمها، من المتوقع أن يكون أعضاء الفريق أو أصحاب المصلحة مسؤولين أو مسؤولين أو مستشارين أو مطلعين.
# 2. مخطط جانت
يُنظر إلى مخطط جانت على أنه مخطط أفقي للمشاريع ذات تبعيات المهام، أي يتم استخدامه لتوضيح الجدول الزمني للمشروع. تم تسميته على اسم هنري جانت.
يمثل كل شريط في المخطط مهام المشروع، ويمثل طول كل شريط الوقت. تساعد مخططات جانت الفرق على تصور مدى تأثير المهام على بعضها البعض وما هو العمل الذي يجب إنجازه.
إنها أداة رائعة لمشروع يتضمن العديد من المهام المترابطة (أي المهام التي تعتمد على بعضها البعض) لأن أعضاء الفريق يمكنهم ملاحظة مكان تداخل المهام.
#3. لوحات كانبان:
تكشف لوحات كانبان عن هيكل تقسيم العمل لكل مرحلة من المهام. إنه يعمل بشكل جيد مع المشاريع التي تتطلب تغييرات تدريجية، مما يسمح للفريق بتقسيم المهام إلى مراحل تقدم وقوائم مرجعية.
يمكن أن يساعد استخدام لوحات كانبان الفريق على استقرار مسؤولياته ومعرفة القدرات المتاحة لأعضاء الفريق الآخرين في إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات.
هل يحتاج مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات إلى البرمجة؟
البرمجة هي لغة المبرمجين، لذلك لا يتوقع من معظم مديري مشاريع تكنولوجيا المعلومات أن يقوموا بالبرمجة. ولكن بما أن مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات يشرف على الفريق ويتخذ القرارات الفنية، فيجب أن يكون التواصل والتحدث عبر مجموعات المهارات.
في أسئلة المقابلة الخاصة بإدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات، قد يتم سؤال مديري مشاريع تكنولوجيا المعلومات عما إذا كانت لديهم مهارات البرمجة لأن القيام بأساسيات HTML أو C++ أو Python ومعرفة كيفية التحدث عن التعليمات البرمجية سيكسب مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات مزيدًا من الاحترام ويجعل أعضاء الفريق يبذلون قصارى جهدهم. عمل.
ما هي المراحل الخمس لمشاريع تكنولوجيا المعلومات؟
تساعد المراحل الخمس لمشاريع تكنولوجيا المعلومات مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات على إنجاز المهام بشكل أكثر فعالية. إنها دورة الحياة التي يجب أن تشتمل عليها إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات النموذجية. يشملوا:
# 1. المبادرة
في مرحلة البدء، من المهم النظر في الحاجة إلى المشروع وإنشاء مقترح مشروع، أو يمكن لمدير مشروع تكنولوجيا المعلومات تحليل المشروع بأكمله للتأكد من جدواه.
أثناء إنشاء مقترح مشروع أو إعداد الخطة، يرى مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات أنه تم توضيح جميع المهام وتأكيدها لتسهيل التنفيذ السلس.
إن ميثاق المشروع، الذي يصف المشروع بأكمله، هو المنتج الرئيسي لمرحلة البدء. قد تشمل:
- تحديد أصحاب المصلحة
- تبرير الحاجة للمشروع
- تحديد الجدول الزمني للمشروع
- تحديد التسليمات الأساسية للمشروع والافتراضات ونقاط القوة والضعف
بعد ذلك، يوافق مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات على الميثاق، مما يدل على أن المشروع قد ينتقل إلى المرحلة التالية.
# 2. تخطيط
مرحلة التخطيط هي جهد جماعي بين مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات وفريقه. قد تتضمن خطة المشروع ما يلي:
- مصادر.
- تسوية احتياجات الميزانية والجداول الزمنية للمشروع ومقاييس الأداء.
- تحديد المخاطر.
- إجراءات لإدارة التغيير والاتصالات
يجب أن يتضمن تخطيط المشروع أيضًا إنشاء أهداف واضحة للإنجازات المستقبلية وتخصيص الوقت الكافي لإجراء تحليل مفصل. سيساعد فرق المشروع على إنجاز المهام في حدود الميزانية وفي الوقت المحدد باستخدام استراتيجية فعالة وشاملة.
# 3. تنفيذ
مرحلة التنفيذ هي عندما يقوم الفريق بالعمل الرئيسي ويحدد التسليمات للمشروع. في هذه المرحلة، يلعب مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات دورًا حاسمًا من خلال إنشاء سير عمل فعال، وتفويض المهام لتحقيق المعالم، ومراقبة تقدم فريقك بعناية، والحفاظ على التواصل مفتوحًا بين جميع أعضاء الفريق.
دور آخر لمدير المشروع خلال هذه المرحلة هو الحفاظ على التعاون الفعال بين أصحاب المصلحة في المشروع باستمرار. ويؤكد للجميع أنهم على نفس الصفحة وأن المشروع يسير بسلاسة دون أي مشاكل.
#4. المراقبة والتحكم
تعمل مرحلة المراقبة والتحكم بالتزامن مع التنفيذ لأنه خلال مرحلة التنفيذ، يتم استخدام برنامج إدارة مشروع تكنولوجيا المعلومات، والذي يتضمن مراقبة وقت المشروع ونطاقه وتكلفته وجودته ومخاطره، لتتبع تقدم الفريق في الوقت الفعلي.
كما تقع على عاتق مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات مسؤولية التتبع الكمي للجهد والتكلفة أثناء مرحلة المراقبة والتحكم. يضمن هذا التتبع بقاء المشروع ضمن الميزانية وهو مهم للمشاريع المستقبلية.
# 5. إنهاء
تبدأ مرحلة الإغلاق في نهاية المشروع. تضمن هذه المرحلة أن المشروع قد وصل إلى مرحلة التسليم النهائي، أي أن جميع الأعمال قد اكتملت، وتمت الموافقة عليها، ونقلها إلى الفريق المناسب.
بعد الانتهاء من المشروع والموافقة عليه، يقوم مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات أو الفريق بمراجعة الدروس المستفادة وتدوينها من خلال تحديد ما نجح وما لم ينجح. يتم أيضًا الاحتفاظ بأوراق الأرشيف للرجوع إليها في المستقبل.
بعد ذلك، يكشف المشروع عن تقرير مفصل يغطي كافة الجوانب ويتم تخزينه في مكان آمن يمكن لمديري المشاريع في تلك المؤسسة الوصول إليه.
ماذا تتضمن مشاريع تكنولوجيا المعلومات؟
مشروع تكنولوجيا المعلومات هو أي مشروع يتعامل مع البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات أو تكنولوجيا الكمبيوتر أو أنظمة المعلومات. تتضمن مشاريع تكنولوجيا المعلومات أنشطة تطوير البرمجيات، مثل نظام برمجي واسع النطاق أو برمجة تطبيق جوال بسيط.
تتضمن إدارة مشاريع تكنولوجيا المعلومات للمبتدئين في بعض الأحيان ما يلي:
- تحديث صفحة ويب.
- إشراك تطوير الويب.
- تطوير البنية التحتية للويب بالكامل.
- حتى إنشاء موقع للتسوق عبر الإنترنت.
تشمل الأمثلة الشائعة الأخرى لمشاريع تكنولوجيا المعلومات نشر الأنظمة والبرمجيات، وتصميم البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات للمؤسسة، واستخدام تدابير أمن تكنولوجيا المعلومات.
فيما يلي بعض فئات مشاريع تكنولوجيا المعلومات:
- أبحاث
- العطاء
- تغيير الإدارة
- تطوير البرمجيات
- البنية التحتية
- تقييم الاحتياجات
- نشر النظام
ما هو نوع المتطلبات في مشاريع تكنولوجيا المعلومات؟
يجب أن تكون قادرًا على تحديد متطلبات مشروع تكنولوجيا المعلومات الخاص بك للتعامل مع المشاريع ذات التعقيد المتنوع وأن يكون لديك أيضًا طريق مباشر يجب اتباعه، مما يجعل المشروع أكثر مباشرة لجميع المشاركين.
كمبتدئين، سيتضمن نوع المتطلبات في مشاريع تكنولوجيا المعلومات تحديد الجداول الزمنية، وإدارة المهام، وإجراء المهام، وقيادة الفرق لتحقيق أهداف الشركة.
ومع ذلك، يمكن إنشاء مواصفات متطلبات البرنامج. تعد مواصفات متطلبات البرنامج (SRS) وثيقة أساسية في عملية التطوير. ويلخص ما يتكون منه المشروع ومكوناته المختلفة. بعض العناصر التي تمت مناقشتها في الملخص تشمل:
- الغرض الرئيسي من المشروع
- الأشخاص واحتياجات المستخدم
- نطاق المشروع
- تعريفات ضرورية
يتكون نظام SRS من متطلبات وظيفية وغير وظيفية. والأهم من ذلك أنه بمثابة وثيقة توجيهية لأصحاب المصلحة والمطورين، تحدد ما يتوقع منك تقديمه.
- رواتب إدارة المشروع: في عام 2023
- نظم إدارة المحافظ: التعريف ، ودليل للعمليات
- كيفية الدخول في إدارة المشروع: التعريف والدليل والمتطلبات
- فرص العمل: 31+ اختيارات يمكنك البدء الآن !!! (+ نصائح مجانية)
- إدارة المشروع: التعريف والبرمجيات والمهارات والخطوات والراتب
مراجع حسابات
