بغض النظر عن المجال الذي تعمل فيه أو ما تفعله من أجل لقمة العيش ، سيتعين عليك حتمًا الجلوس في اجتماع عمل في وقت ما. يختلف كل عمل عن الآخر ، ولكن من الشائع بالنسبة للشركات التي لديها تصميم مكتبي أن تعقد اجتماعات عديدة كل يوم. بغض النظر ، من الأهمية بمكان معرفة أنواع الموضوعات التي يتم تناولها في الاجتماعات في مكان عملك ، وكيفية إدارة اجتماع فعال ، وما يستلزمه آداب الاجتماع المناسبة. قد يُطلب من ميسر الاجتماع أن يأخذ دقائق أو يبتكر أدوات كسر الجمود للمجموعة التي يتولى مسؤوليتها. في هذه المقالة ، سنناقش ماهية اجتماع عمل الكنيسة ، والدقائق ، وكيفية إدارتها في مساحة المطعم.
ما هو اجتماع العمل؟
اجتماع العمل هو تجمع للأفراد لمناقشة الأهداف والخطط والأهداف المتعلقة بعملهم. إنه تجمع من الأشخاص بهدف الوصول إلى قرار أو حل مشكلة أو الخروج بأفكار أو تنظيم مشروع ؛ إنه رسمي وعادة ما يتبع جدول أعمال.
الاجتماع هو تجمع لشخصين أو أكثر بغرض مناقشة وربما حل مشكلة. يمكن للمجموعات أن تجتمع معًا ، سواء كان ذلك مجلس الإدارة ، أو جمعية الموظفين ، أو الرؤساء الوظيفيين. يحتاج كل تجمع إلى تعزيز القضية ، ولا يمكن أن يتجول فقط.
للقيام بذلك ، من الضروري أن يقوم جميع الحاضرين بدورهم لمساعدة المجموعة على الوصول إلى إمكاناتها الكاملة. في بيئة العمل ، يمكن أن يساعد الاجتماع في تحقيق عدد من الأهداف. كدليل على فائدتها ، ضع في اعتبارك ما يلي: حل نزاع بين الإدارات ، وإبلاغ العمال بالتحديثات الهامة للعمل ، وما إلى ذلك.
يحتاج المديرون وأصحاب المصلحة إلى الاجتماع معًا عندما يكون ذلك منطقيًا لأغراض العمل ومناقشة القضايا ذات الصلة ثم اتخاذ القرارات. وهذا يعني أن الاجتماعات ضرورية لعملية صنع القرار ، وبالتالي ، حسن سير أي منظمة.
أنواع اجتماعات العمل
من أكثر السبل المثمرة للتحسين في هذا العصر من التركيز المتزايد على الإنتاجية والكفاءة والربحية الفحص الدقيق للمقاييس المحيطة بإجراء اجتماعات العمل.
من المهم معرفة طبيعة الاجتماع قبل الغوص في التحضير له. يختلف اجتماع الحالة الأسبوعي اختلافًا كبيرًا عن الاجتماع الطارئ الذي قد يتطلب إجراءً فوريًا.
# 1. اجتماعات تحديث الحالة
اجتماعات الفريق المنتظمة هي شيء شهدته كل الأعمال تقريبًا. كان الغرض الأصلي منها هو إبقاء الجميع على علم بحالة المشاريع الجارية والتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة بشأن الطريقة التي سيتم بها إكمال تلك المشاريع. تهدف هذه اللقاءات إلى إصلاح أي سوء اتصال يؤدي إلى تكرار غير ضروري للمهام أو المشكلات.
على الرغم من أن اجتماعات العمل مثل هذه ليست الأكثر إثارة أو إثارة للاهتمام ، إلا أنها ضرورية لحل المشكلات وتفويض المسؤوليات واتخاذ الخيارات المهمة. مثل هذه المناقشات لديها القدرة على التطور إلى اللحاق بالركب موجزة ويقل احتمال تجاوز الحد الزمني.
# 2. اجتماعات صنع القرار
على الرغم من أن المديرين لهم القول الفصل في معظم الحالات ، كثيرًا ما تتم مناقشة قرارات العمل الرئيسية في اللجان أو حتى المجموعات الأكبر. قد يتم اتخاذ بعض القرارات أثناء اجتماعات تحديث الحالة ، لكن القرارات الأكبر ستتطلب التجمعات الخاصة بهم.
للحصول على أفضل النتائج ، قد يتم تقسيم عملية صنع القرار على مدى سلسلة من الجلسات. وهذا من شأنه أن يمنح كل المعنيين وقتًا كافيًا لمعرفة الحقائق ومناقشة الحلول الممكنة والإدلاء بأصواتهم. نتيجة لذلك ، قد يكون هناك قدر كبير من الوقت الذي يتم إنفاقه في الاجتماعات غير المجدية وسلاسل البريد الإلكتروني.
# 3. اجتماعات حل المشكلات
الغرض من اجتماع حل المشكلات مشابه للغرض من اجتماع صنع القرار. اجتماعات حل المشكلات ضرورية ولكن لا يمكن التنبؤ بها لأن المشكلات ستكون فريدة لكل فريق ومنظمة.
من المحتمل أن المواقف العاجلة ستحتاج إلى مثل هذه التجمعات. قد يكون من الصعب اكتشاف حل لمشكلة ما ، على سبيل المثال ، إذا لم يتم تحديد السبب الجذري بدقة ويجب إدارة العديد من الأولويات المتنافسة. في كلتا الحالتين ، توفر هذه اللقاءات فرصة لزملاء العمل لمناقشة القضية المطروحة ، وتوليد الأفكار ، وإيجاد حل عملي في النهاية.
# 4. اجتماعات بناء الفريق
على الرغم من أن كل اجتماع يمثل فرصة للفريق ليقترب قليلاً من بعضهم البعض من خلال تبادل المزاح في البداية وتطوير فهم أعمق لنظرائهم ، فمن المهم أحيانًا أن يكون هناك اجتماع مصمم خصيصًا لتعزيز العمل بروح الفريق الواحد.
هذه الاجتماعات ، التي قد تتخذ شكل أحداث أو نزهات في مكان العمل للفريق أو القسم أو الشركة بأكملها ، لديها القدرة على إلهام بعض الولاء والمشاركة من جانب القوى العاملة. إنها توفر فرصة مثالية لتشجيع العمال على التفاعل مع بعضهم البعض وزراعة المزيد من العلاقات الشخصية ، وكلاهما مفيد لتنمية الشركة وتوسيعها.
# 5. اجتماعات تبادل الأفكار
بدلاً من إرسال رسالة بريد إلكتروني مطولة أو سلسلة محادثات متنقلة ، قد يكون من الأكثر فعالية أن يجتمع كل فرد في المجموعة معًا ويناقش آخر التطورات شخصيًا.
لا يجوز للمقدم فقط التعمق في الموضوع المطروح ، ولكن يمكن لأعضاء الفريق أيضًا المشاركة في الأسئلة والأجوبة في الوقت الفعلي. بالإضافة إلى تعزيز المزيد من العمل الجماعي ، والعلاقات الأعمق ، وتجربة الاجتماع الأكثر إثارة للاهتمام ، تجعل هذه الاجتماعات أيضًا تبادل الأفكار تفاعليًا من خلال السماح للزملاء بترديد الأفكار عن بعضهم البعض. قد تستغرق الاجتماعات من هذا النوع وقتًا طويلاً ، ولكنها غالبًا ما توفر نتائج مثمرة ، مثل مفاهيم المنتجات الجديدة ، واختراق السوق ، والمزايا التنافسية.
# 6. اجتماعات الابتكار
الاجتماعات التي تركز على الابتكار هي الحل المناسب لسد الحاجة إلى الأفكار الجديدة التي تظهر بشكل دوري في جميع أنواع المنظمات. من المستحيل تحفيز الإبداع بشكل مصطنع ، ولكن يمكنك محاولة توليد أكبر عدد ممكن من الأفكار ثم فرزها لتحديد الأفكار الأكثر ملاءمة للموقف.
علاوة على ذلك ، قد تبدو الاجتماعات التي تركز على الابتكار مربكة لأولئك الذين يشاركون فيها ، ولكنها ضرورية لضمان بقاء مؤسستك قادرة على المنافسة بدلاً من الالتزام بإجراءات التشغيل نفسها عامًا بعد عام. وذلك لأن اجتماعات الابتكار تمنح المنظمة الفرصة لتجربة ممارسات جديدة.
ما هي الأهداف الرئيسية الأربعة لاجتماع عمل؟
إذا كنت صاحب عمل أو مديرًا ، فمن المحتمل أنك تقضي جزءًا كبيرًا من يومك في اجتماع. يمكن أن تكون هذه مع الإدارة العليا أو الموظفين أو البائعين أو العملاء. ومع ذلك ، بناءً على من ستلتقي به وما يجب مناقشته ، من المحتمل أن تختلف أهدافك لكل اجتماع. القضايا التي يمكن أن يكون لها تأثير كبير على العمليات التجارية ، للأفضل أو للأسوأ ، تستدعي عقد اجتماع عمل رسمي. يتطلب نجاح الاجتماع الإلمام بأكثر أنواع أهداف المؤتمر شيوعًا. فيما يلي الأهداف الأربعة الرئيسية لاجتماع العمل.
# 1. لحل القضايا
يعد العثور على حل عملي لمشكلة ما مثالاً على هدف المؤتمر. ستظهر المشاكل في وقت ما يمكن أن يكون لها تأثير على الإنتاجية والكفاءة والروح المعنوية في مكان العمل. يمكنك عقد اجتماع لفريق الإدارة الخاص بك لمعرفة ما يجب القيام به ، على سبيل المثال ، إذا تلقى قسم خدمة العملاء لديك العديد من الشكاوى من العملاء. لا تتطلب كل مشكلة تظهر في العمل اجتماعًا طارئًا ، ولكن يجب التعامل مع أي شيء يهدد الإنتاجية أو معنويات الموظف على الفور.
# 2. للإعلان عن تغيير
إذا احتاج المدير إلى مناقشة تغيير وشيك للمبادئ التوجيهية أو الغرض أو الهدف أو تكوين الفريق أو أي شيء آخر على هذا المنوال ، فيجب عليه عقد اجتماع. يتم ذلك حتى يتمكن المدير من مناقشة الأساس المنطقي للتغييرات وفوائد التغييرات وتاريخ التغييرات أثناء الاجتماع.
ستستجيب الإدارة بطريقة تخفف من المخاوف والاستفسارات التي يثيرها الفريق. سيساعد هذا في عملية تقليل المقاومة الطبيعية للتغيير التي تأتي مع مثل هذه التعديلات.
# 3. للتفكير في الأفكار
غالبًا ما يكون المثل القديم القائل "برأسين أفضل من واحد" هو التركيز الرئيسي لهدف ما أثناء اجتماع عمل. بعبارة أخرى ، قد تقرر عقد اجتماع من أجل تطوير مفاهيم لمنتج أو خدمة جديدة تمامًا أو لوضع استراتيجيات لحملة تسويقية جديدة تمامًا. نظرًا لأن الهدف من اجتماع العصف الذهني هو إنتاج أكبر عدد ممكن من الأفكار من أجل تحديد أي منها عملي ، فإن هذه الجلسات غالبًا ما تكون أقل تخطيطًا ورسمية من الأنواع الأخرى من مؤتمرات الأعمال.
مع وضع هذا في الاعتبار ، يجب أن تشجع فريقك على التعبير عن أفكارهم بصراحة حتى لا يشعروا بالوعي الذاتي أو التقليل من شأنهم إذا كانت الفكرة التي يقترحونها ليست في محلها تمامًا. سيمنعهم ذلك من الشعور بالتقليل من شأنهم أو الإحراج إذا لم يكن المفهوم الذي يوصون به في صلب الموضوع.
# 4. من أجل إقامة العلاقات
بالإضافة إلى ذلك ، تُعقد اجتماعات لتنمية روابط ذات مغزى داخل وخارج المنظمات. عند المشاركة في هذه الاجتماعات ، من المهم أن تضع الطرف الآخر في الاعتبار. اطلب من الآخرين مشاركة أفكارهم حول موضوع ما قبل أن تفعل ذلك.
انتبه إلى وجهات نظرهم وشجعهم على النظر في القضايا من زاوية مختلفة أو أكثر تعمقًا. عند الحاجة ، قدِّم بعض التعليقات الإيجابية. يجب أن يأتي المديح من القلب وأن يكون دقيقًا.
ما هو المطلوب في اجتماع العمل؟
يكرس الموظفون في المكاتب في جميع أنحاء العالم جزءًا كبيرًا من وقتهم لحضور اجتماع عمل والمساهمة فيه. الاجتماعات المثمرة والجديرة بالاهتمام للمشاركين تشترك في بعض القواسم المشتركة التي تميزها عن تلك التي تعد مضيعة للوقت والموارد. إذا كنت مسؤولاً عن تنظيم اجتماع أو قيادته ، فاستخدم قائمة مراجعة الاجتماع لضمان زيادة الوقت المتاح إلى أقصى حد ، وتقليل أو إلغاء الحاجة إلى اجتماعات المتابعة لتغطية نفس الأرضية.
# 1. جدول أعمال
إن اجتماع أفراد مهمين بهدف مناقشة القضايا ذات الاهتمام المشترك هو ما ينوي الاجتماع تحقيقه. في حالة الحاجة إلى اجتماع ، يجب وضع جدول أعمال يفصل الموضوعات التي ستطرح للنقاش. يجب أن يتضمن جدول الأعمال أيضًا مقدار الوقت الذي سيتم تخصيصه لكل موضوع بالإضافة إلى أسماء أي متحدثين مهمين. خصص بعض الوقت في نهاية الاجتماع لمناقشة أي عمل غير مكتمل والتحدث عن الخطوات التي يجب اتخاذها بعد ذلك. أيضا ، من المهم أن يتم تمرير جدول الأعمال قبل وأثناء الاجتماع.
# 2. خدمات
قم بإجراء حجوزات في مساحة اجتماعات كبيرة بما يكفي لاستيعاب جميع الحاضرين بطريقة مريحة وتفضي إلى إجراء محادثة دون مقاطعة الضوضاء الخارجية أو حركة السير على الأقدام. إذا كنت ستعقد مؤتمرات عبر الويب أو تطلب الوصول إلى الإنترنت بطريقة أخرى ، فاختر غرفة ليست بعيدة جدًا عن الحمامات وتحقق لمعرفة ما إذا كانت بها منافذ طاقة واتصالات هاتف واتصال بالإنترنت. من المهم التأكد من إمكانية تعديل الإضاءة في الغرفة بحيث لا تؤدي إلى تعطيل العرض التقديمي. تأكد من وجود علامات متاحة في حالة احتواء الغرفة على سبورة بيضاء أو لوح ورقي.
#3. تقنية
تأكد من أن لديك جهاز عرض جاهزًا لأي عروض تقديمية تتضمن فيديو أو PowerPoint أو أي أشكال أخرى من الوسائط المتعددة. تأكد أيضًا من توفر هاتف مزود بمكبر صوت لأي مكالمات جماعية. استفسر مسبقًا مع الأشخاص الذين سيتم تقديمهم حول ما إذا كانوا يعتزمون إحضار جهاز الكمبيوتر الخاص بهم أم لا أو ما إذا كانوا سيحتاجون إلى جهاز واحد من أجل تقديم العرض التقديمي أم لا. قم بإجراء استعدادات مسبقة للتعرف على التكنولوجيا ، وإذا كان الاجتماع سيتضمن مؤتمرًا عبر الويب ، فقم بإجراء الترتيبات مع مقدم الخدمة لتمكين الاجتماع ، وحضور الاجتماع المُجهز. أرسل تعليمات المشاركين حول كيفية الاتصال بالاجتماع حتى يتمكنوا من المشاركة.
# 4. الحضور والمتحدثون في الاجتماع
تأكد من أن الأفراد الذين يجب أن يكونوا حاضرين في الاجتماع قادرون على الحضور. من الضروري تأجيل الاجتماع في حالة عدم توفر شخص أو أكثر ممن لديهم معلومات مهمة. يجب تشجيع دعوة مقدمي العروض إلى توضيح موضوع أو تقديم معلومات يمكن أن تساعد المجموعة في الوصول إلى نتيجة. تواصل معهم مسبقًا لمناقشة متطلباتهم للاجتماع من حيث المعدات أو المواد. تأكد من أن لديك أرقام هواتف المشارك في متناول اليد في حالة الحاجة إلى الاتصال هاتفياً بأي منهم في الاجتماع.
كيفية إجراء اجتماع عمل
إذا كنت مسؤولاً عن تنظيم اجتماع عمل ، فإليك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها للاستعداد:
# 1. ركز على أهدافك
أول أمر في العمل هو تحديد سبب اجتماعكما معًا.
فكر مليًا في سبب رغبتك في عقد هذا الاجتماع وكيف سيفيدك. سيساعدك القيام بذلك على اكتساب منظور حول الموقف والعمل بشكل أفضل خلال الجلسات.
الذي يطرح السؤال: لماذا؟ كن محددًا بشأن ما تأمل في تحقيقه عند التواصل مع فريقك ، سواء كان ذلك مشاركة المعلومات ، أو التحدث عن أفكار أو منتجات جديدة ، أو حل مشكلة معينة.
# 2. قم بإعداد جدول أعمال الاجتماع
هل تعلم أنه إذا وضعت جدول أعمال شاملًا ، فيمكنك تقليل وقت اجتماعك إلى النصف؟
بعد الاستقرار على سبب قيامك بشيء ما ، يمكنك وضع خطط لإنجاز المهمة. قم بعمل قائمة بالنقاط التي تريد تغطيتها ومقدار الوقت الذي تريد أن تقضيه في كل نقطة. إذا كنت تريد أن يشعر ضيوف المؤتمر بالاستعداد ، فأرسل لهم الجدول الزمني مسبقًا. لن يساعد القيام بذلك الأشخاص على الاستعداد للحدث فحسب ، بل سيوفر لهم الوقت أيضًا.
# 3. إنشاء حالة مزاجية ونبرة مناسبة
يعد تحديد النغمة الصحيحة للاجتماع أمرًا ضروريًا لكل مدير أو قائد أعمال. يمكن تنظيم اجتماع العمل بالطريقة التي تريدها بصفتك صاحب عمل. قد تكون النغمة رسمية أو غير رسمية. عزز بيئة التقدير المتبادل. يأخذ في الاعتبار ردود أفعال أولئك الذين تتم استشارتهم ويعمل بناءً عليها.
إذا شعرت بالحاجة ، فعليك تجربة أجواء مختلفة. عادة ما تكون الاجتماعات رسمية ومملة. لتخفيف الحالة المزاجية ، يمكنك عقد اجتماع في الهواء الطلق أو اجتماع بموضوع معين.
# 4. التزم بوقت ومدة الاجتماع المجدولين
غالبية الموظفين لا يتطلعون إلى اجتماعات العمل. يزداد الأمر سوءًا إذا لم تبدأ الجلسة وتكملها في الوقت المحدد. ابذل جهدًا مقصودًا لبدء الاجتماع وإتمامه على الفور.
إذا تأخر شخص واحد عن الاجتماع ، فقم بإلغائه. هذه طريقة رائعة لتشجيع الالتزام بالمواعيد والصدق في العمل.
# 5. ابدأ الاجتماع
إذا لم يكن الأشخاص في الاجتماع هم رؤسائك المباشرون أو أقرانك ، فيجب أن تبدأ الأمور بتقديم نفسك رسميًا. إذا لم يكن أحد على دراية من قبل ، اطلب منهم جميعًا أن يتجولوا ويقولوا أسمائهم. قد يكون من المفيد تعيين محرر لتدوين محاضر الاجتماع لمراجعتها وتوزيعها لاحقًا. تحدث عن شكل اجتماع العمل والقضايا الرئيسية التي تريد تغطيتها قبل الانتقال إلى العرض التقديمي.
# 6. قم بإنهاء العرض التقديمي الخاص بك
قم بإنهاء العرض التقديمي مع مراعاة قيود الوقت. تأكد من اهتمام جمهورك بما تريد قوله من خلال التحدث بفعالية واستخدام المؤشرات غير اللفظية مثل الإيماءات وتعبيرات الوجه. يمكن للمشاركين مشاركة أفكارهم أثناء تقديم المادة ، أو يمكنك توفير الوقت لإجراء مناقشة أكثر تعمقًا في نهاية الاجتماع ، اعتمادًا على طبيعة التجمع. امنح وقتًا للأسئلة والتعليقات حول موضوع الاجتماع بمجرد الانتهاء من العرض التقديمي.
# 7. اختتم بطلب العمل
اختتم الاجتماع من خلال تلخيص القرارات والإجراءات التي تم اتخاذها خلال المناقشة. اجعل عبارة الحث على اتخاذ إجراء صريحة بحيث يعرف كل شخص معني ما تريد منهم أن يفعلوه. يمكنك ، على سبيل المثال ، أن تطلب من الأشخاص تدوين الملاحظات أثناء الاجتماع أو تنفيذ بعض الاستراتيجيات المقدمة لزيادة المبيعات. أشكر كل من حضر الاجتماع على مقاطعة جداولهم المزدحمة ليكونوا هناك. قد يجعلهم هذا الاعتراف يشعرون بالتقدير والاحترام.
# 8. الحفاظ على الاتصال والعمل والتقييم
يجب على الفريق مراجعة الأنشطة والاتفاقيات المتفق عليها وتقسيم العمل وفقًا لذلك. تعيين تواريخ استحقاق صارمة للعمل المعين. يعد عدم وجود متابعة مخططة أحد أكثر نتائج اجتماعات العمل إحباطًا. نادرا ما ترى المفاهيم الواعدة التي نوقشت في الاجتماعات ضوء النهار. وبالتالي ، من الأهمية بمكان أن يكون لديك متابعة جيدة بعد الاجتماع حتى يكون مثمرًا.
قم بتقييم نجاح الاجتماع واقبل التعليقات من الحضور. قم بتقييم مدى نجاح الجلسة في خدمة الهدف المنشود على أساس منتظم. فلنتخيل أنه لا يحتوي على المحادثات الصريحة اللازمة للعمل بسرعة.
محضر اجتماع العمل
بغض النظر عن مدى خوفك منهم أو مدى استمتاعك بجولة جيدة من العصف الذهني ، فإن الاجتماعات جزء لا مفر منه من يوم العمل في وظيفتك ، والطريقة العملية الوحيدة لتجنبها هي التقاعد. من الممكن أن يكون لديك شيء غير رسمي مثل اجتماع عمل جماعي أو شيء خطير مثل اجتماع مجلس الإدارة ، ولكن الشيء الوحيد المشترك بينهم جميعًا هو مطلب قضاء دقائق.
ما هو بالضبط محضر الاجتماع؟ يعتزمون تدوين الملاحظات حول المحادثات التي تحدث والقرارات التي يتم اتخاذها خلال الاجتماع.
ما هي محاضر اجتماعات العمل؟
محاضر اجتماع العمل هي سجل مكتوب للقرارات والإجراءات الرئيسية للاجتماع. فهي ليست نسخة كاملة من الاجتماع ، وبالتالي ينبغي تجنب التفاصيل غير الضرورية. بدلاً من ذلك ، يحتاجون إلى التركيز على أهم التفاصيل. الملاحظات التي تم تدوينها خلال اجتماع غير رسمي بمثابة سجل لما قيل. عندما تجتمع المجموعة رسميًا ، كما هو الحال في اجتماع عمل ، يتم تسجيل المحاضر والاحتفاظ بها كدليل.
لماذا يجب عليك الاحتفاظ بدقائق اجتماعات العمل؟
هناك عدد من الفوائد لأخذ محاضر اجتماعات عمل شاملة. يجب عليك تدوين الملاحظات بسبب ما يلي:
- فكر مرة أخرى في التفاصيل الحاسمة. إذا احتجت في أي وقت إلى البحث عن معلومات مثل الحقائق والقرارات والأصوات والصراعات والحضور ، يمكنك ذلك. إذا كان أحد أعضاء الفريق مفقودًا ويريد معرفة ما حدث ، أو إذا كان هناك خلاف حول ما حدث ، فقد يكون هذا مفيدًا.
- يحميك في محكمة القانون. تشمل السجلات الرسمية لأعمال المنظمة ومجلس إدارتها محاضر اجتماعات العمل ، والتي يحترمها المدققون والمحاكم وخدمة الإيرادات الداخلية. يمكنك استخدام محضر اجتماع العمل كدليل على ما تمت مناقشته وتحديده بفضل هذا السجل المكتوب.
- تقييم التنمية. يمكن أن تكون محاضر اجتماع العمل بمثابة سجل تاريخي لإكمال المهام ونجاح الاختيارات وكفاءة متابعة أعضاء الفريق.
- تتبع المسؤولية. تتبع من صوّت لماذا ومن اتخذ القرارات التي يمكن اتخاذها بمساعدة محضر الاجتماع. قد يكون هذا بمثابة تذكير لأولئك الأفراد بأنهم يخضعون للمساءلة عن أفعالهم.
- التحضير هو المفتاح. يمكنك الاستفادة من مراجعة محاضر الاجتماعات السابقة أثناء التفكير في المستقبل. من أجل إدارة التخطيط ، قد تكون هناك حاجة إلى القرارات والبيانات التي تم جمعها في الاجتماع.
- إنشاء خط أساس. قد تكون محاضر اجتماعات العمل السابقة بمثابة مرجع مفيد للمتابعة من حيث توقف الفريق. يمكنك استخدامه كنقطة انطلاق للاجتماع التالي ، مما يوفر الوقت الذي يمكن إنفاقه في إعادة تعريف نفسك بالمادة قبل الانتقال إلى المادة الجديدة.
ما هي 5 أساسيات آداب العمل؟
إن العمل في شركة تختلف ثقافتها عن ثقافتك يمكن أن يجعل من الصعب بشكل خاص الشعور بالراحة في تعاملاتك المهنية لأنه حتى الجوانب الأساسية لآداب العمل يمكن أن تختلف من ثقافة إلى أخرى. بينما تتعرف على خصوصيات وعموميات ديناميكيات المجموعة وقواعد الفريق في شركتك ، من المفيد أن تضع في اعتبارك بعض الثوابت التي تنطبق في كل مكان.
يمكنك ترك انطباع أول جيد وإظهار الاحترام لزملائك في العمل من خلال ممارسة هذه المجاملات الخمس الأساسية في العمل.
# 1. كن دقيقا
يُظهر التزامك بالمواعيد أنك تقدر وقت زملائك في العمل ، سواء في مقابلة أو اجتماع عادي. إذا لم يكن التواجد في الوقت المحدد شيئًا فكرت فيه دائمًا ، فقد حان الوقت لصقل بعض مهارات إدارة الوقت حتى تتمكن من البقاء على رأس التزاماتك.
تعمل بعض الثقافات ، على سبيل المثال ، من خلال التأخير دائمًا لبضع دقائق. إذا لم تكن متأكدًا من موعد الوصول ، فمن الأفضل أن تكون في الوقت المحدد وتكتشف التفاصيل لاحقًا.
# 2. احترم زملائك
من المناسب آداب العمل لإظهار التقدير للآخرين في كل من الإعدادات الرسمية وغير الرسمية. في عشاء العمل أو الاجتماع ، من الأدب أن يحيي كل شخص عند دخوله الغرفة ، سواء عن طريق المصافحة أو أي معيار ثقافي آخر.
إذا كنت تعمل عن بُعد ولديك اجتماعات Zoom يومية ، فإن نفس السياسة تنطبق عليك. في حين أنه ليس من الضروري أن تظهر أمام الكاميرا في كل اجتماع عمل ، فإن جعل صوتك مسموعًا والاعتراف بمساهمات الآخرين يمكن أن يقطع شوطًا طويلاً نحو جعل الآخرين يشعرون بالتقدير.
# 3. فستان لائق
إن ارتداء ملابس احترافية أو عرضية لمكتب منزلي هو مسألة تفضيل شخصي. نظرًا لأن الكثير من التوظيف في المكتب يتضمن التفاعل المباشر مع العملاء وأصحاب المصلحة الآخرين ، فإن العديد من الشركات تتطلب من موظفيها ارتداء ملابس رسمية على الأقل لبعض الوقت. من المحتمل أنه في بعض أماكن العمل المختلطة ، يتم تشجيع الموظفين على ارتداء ملابس غير رسمية من أجل راحة الموظف وإنتاجيته.
أيضًا ، استشر رئيسك أو مشرفك إذا لم تكن متأكدًا مما يشكل لباسًا مناسبًا للعمل. من الطبيعي أن تشعر بعدم الارتياح قبل بدء عمل جديد ، ولكن من الجيد التواصل مع زملائك في العمل عبر البريد الإلكتروني قبل يومك الأول للتعرف على ثقافة الشركة. تتمثل الإستراتيجية البديلة في استدعاء ملابس المرشحين الآخرين في مقابلتك ومحاولة تقليدها.
# 4. شرف المجالات المشتركة
لا يزال العمل عن بُعد ينطوي على بعض التعاون الشخصي وعبر الإنترنت مع زملاء العمل. قد تتمكن أنت وزملائك في العمل من الوصول إلى مطبخ مشترك ، وحمام ، وغرفة طابعة / ناسخة ، ومنطقة صالة في المكتب. تعد المجلدات في Google Drive والبرامج الخاصة بإدارة المشاريع مثالين على الأماكن الرقمية المشتركة المحتملة.
الطريقة التي تسمي بها الأشياء ، وتحافظ على الأشياء مرتبة ، وتعامل الأشخاص الآخرين في الأماكن المشتركة ، كلها تتحدث عنك كمحترف. سواء كان الأمر يتعلق بالتقاط القمامة أو الالتزام بسياسات الشركة عبر الإنترنت ، فإن سلوكيات العمل الجيدة تتطلب منك احترام مساحة الآخرين.
# 5. عزز حساسيتك
أن يكون لديك ذكاء عاطفي يعني أن تكون مدركًا ومسيطرًا ومتناغمًا مع مشاعر ودوافع المرء ومشاعر الآخرين. يمكن أن يساعد امتلاك مستويات عالية من الذكاء العاطفي في بناء علاقة مع زملاء العمل والمثابرة في الأوقات الصعبة. على الرغم من أن الذكاء العاطفي ليس قاعدة صارمة وسريعة في آداب العمل ، فإنه يخدمك جيدًا في أي موقف مثير للجدل.
لنفترض أنك تتأخر بالفعل وأن صاحب العمل يلقي بمشروع كبير وحساس للوقت عليك. يسمح لك الذكاء العاطفي بإجراء محادثات مثمرة مع مشرفك حول كيفية تحديد أولويات المهام. نظرًا لأنك تتأخر بالفعل ، تحدث إلى رئيسك في العمل حول مخاوفك من أن تصبح مرهقًا ، واكتشف ما يمكنك فعله للحاق بالركب.
مطعم اجتماعات الأعمال
عندما يتعلق الأمر بجدولة اجتماع عمل ، فإن اختيار الموقع المناسب أمر ضروري لتهيئة الحالة المزاجية وتطوير جو يفضي إلى الإنتاجية. يمكن للمطعم الذي تم اختياره بعناية أن يكون بمثابة المكان المثالي لاجتماع عمل مثمر ، واستكمال المعاملات التجارية ، وأحداث التواصل ، والأنشطة التي تشكل فرقًا. اقرأ أيضًا تسويق المطاعم: ما يجب أن تعرفه والاستراتيجيات.
أنواع اجتماعات العمل في المطعم
يمكن أن يتخذ تنسيق اجتماع العمل والغرض منه عدة أشكال. يتطلب العثور على المطعم المناسب لاجتماع عمل معرفة نوع الاجتماع أولاً. لنلقِ نظرة على بعض الأمثلة النموذجية:
# 1. اجتماعات العمل الختامية للصفقة
يعد العثور على مطعم مثير للإعجاب وهادئًا مثاليًا لإتمام الصفقة. أسوأ قرار يمكنك اتخاذه هو الذهاب إلى مطعم صاخب به مقاعد ضيقة.
عند التفاوض بشأن الشروط مع عميل محتمل ، من المهم القيام بذلك في إطار غير رسمي حيث يشعر كلا الطرفين بالأمان عند مشاركة مشاعرهما ونواياهما الحقيقية. من الصعب التركيز والانتباه إلى عميل محتمل عند وجود ضوضاء في الخلفية. قد يكون عميلك المحتمل أقل تجاوبًا معك إذا كانت طاولاتك قريبة جدًا من بعضها ، حيث قد يشعر أن الآخرين يستمعون إليه.
أيضًا ، أنت بحاجة إلى مكان يمكنك فيه تناول وجبة ترفيهية ، والحصول على خدمة ممتازة ، وإغلاق الصفقة دون الشعور بالاندفاع. إذا كنت تستطيع تحمل تكلفة مطعم به ثلاث دورات وبائع ، فابدأ بذلك.
يهدف الدرس الأول إلى تمهيد الطريق للتفاعلات المستقبلية ، بينما يهدف الدرس الثاني إلى إبرام الصفقة وطلب الأعمال. يجب عليك حفظ التفاصيل الدقيقة حتى الدورة النهائية. تعرف على سبب عدم ازدهار الأعمال في الفصل الأخير.
# 2. التواصل
إنها طريقة رائعة لإجراء اتصالات والحصول على بعض أعمال الإحالة أثناء تناول الغداء. حدد موقعك بعناية. نظرًا لحقيقة أنه لا يمكنك التأكد من الاستقرار المالي لزميلك في العمل ، فمن الأفضل اختيار مكان مناسب لجميع المشاركين في حدث التواصل. في حالة عدم قدرتهم على تحمل تكلفة عشاء أغلى ، يجب أن توفر لهم مجموعة من المطاعم للاختيار من بينها.
نظرًا لمدى التقاءكما مؤخرًا ، فمن المحتمل أنك غير مدرك لأي قيود غذائية قد يعاني منها زميلك الجديد في العمل. وضع القرار في أيديهم يضع السلطة في مكانها الصحيح.
بالإضافة إلى ذلك ، لا تنس أن تسأل زميلك في العمل عن شريكه المثالي في التواصل والتواصل معه دائمًا.
# 3. واحد على واحد
قد تكون الوجبة مع المرؤوس فرصة رائعة للترابط أو وقتًا مملاً لتقديم الملاحظات والتحدث عن لا شيء. لتعظيم فرصة التعرف على موظفك ، اسمح له أو لها باختيار المطعم ، بشرط أن يكون ميسور التكلفة ويمكن الوصول إليه.
إذا اختار المرؤوس خيارًا غير قابل للتصديق ، فقدم عدة بدائل أكثر منطقية واشرح أسبابك. أثناء اللعب الفردي ، يجب أن تهدف دائمًا إلى تحقيق شيء ما.
# 4. اجتماعات العمل لبناء الفريق
يجب على المديرين اصطحاب فرقهم لتناول وجبة أو ساعة سعيدة مرة واحدة على الأقل شهريًا لتعزيز ديناميكية الفريق الجيدة. قد يرتاح الفريق ويتعرف على مديرهم بشكل أفضل ، ويقدر الجميع المرطبات المجانية. نظرًا للحدود المالية ، قد لا يكون هذا التعيين سهلًا ، ولكن يجب إكماله.
أماكن العمل الأكثر إنتاجية هي تلك التي تعزز بناء الفريق من خلال الأحداث الاجتماعية ، مثل ساعة سعيدة في حانة قريبة مع ألعاب لوحية ومشروبات رخيصة وأجواء مفعمة بالحيوية حيث يمكن للموظفين الاسترخاء والاسترخاء.
يمكنك التحقق من موقع Yelp أو القراءة عبر الإنترنت لاكتشاف شيء جديد. يجب على المديرين الخروج من مناطق الراحة الخاصة بهم وتجربة شيء جديد لزيادة مشاركة الموظفين ؛ قد يكون هذا أي شيء من الكاريوكي إلى البولينج الفاخر إلى الحانة ذات الطابع الخاص.
كيفية اختيار مطعم اجتماع العمل
هناك عدد من العوامل التي يجب مراعاتها عند اتخاذ قرار بشأن مطعم مناسب لاجتماع عمل. يجب مراعاة ما يلي لضمان تجربة تناول طعام ممتعة ومهنية:
# 1. إعداد المطعم
يعد موقع المطعم عاملاً رئيسيًا في مدى سهولة عقد اجتماع عملك هناك. للحفاظ على سير الأمور بسلاسة وكفاءة ، من المهم اختيار مطعم مناسب للجميع. للتأكد من أن الحاضرين في اجتماع عملك قادرون على الظهور في الوقت المحدد وتكريس اهتمامهم الكامل للموضوعات المطروحة ، فكر في المشكلات التالية أثناء قيامك باختيار مطعمك.
- الوصول العالمي المادي والسمعي. فكر في مدى سهولة وصول كل من سيحضر الاجتماع إلى المطعم. اختر مكانًا يمكن الوصول إليه عبر وسائط متعددة للنقل العام ، وإذا لزم الأمر ، يتوفر به موقف كافٍ للسيارات. تأكد أيضًا من أن المنشأة متاحة للأشخاص الذين يستخدمون الكراسي المتحركة. يحسن الوصول السهل الكفاءة ويجعل الحياة أسهل للجميع.
- القرب من المكتب أو مكان الاجتماع. يمكن أن يكون أكثر ملاءمة لجميع المعنيين إذا تم عقد غداء العمل في مطعم قريب من المكتب أو موقع الاجتماع. يضمن ذلك أن يتمكن الجميع من الوصول إلى المطعم في الوقت المحدد ، مع أقل قدر ممكن من الانتظار. يسهّل القرب أيضًا الانتقال مباشرة من الاجتماع إلى الوجبة ، وهو أمر رائع لتحقيق الكفاءة.
# 2. البيئة والأجواء
يمكن أن تتأثر الحالة المزاجية والإنتاجية لاجتماع عملك بشكل كبير ببيئة المطعم ومكانه. سواء كنت بحاجة إلى غرفة اجتماعات مزدحمة لتوقيع العقود أو حفلة شواء غير رسمية في الفناء الخلفي للترابط كفريق ، فإن اختيار الجو المناسب أمر ضروري. سنناقش هنا سبب أهمية مراعاة أجواء المطعم وأجوائه عند إجراء الحجز. من الممكن خلق جو مثالي لاجتماعك من خلال مطابقة جو المطعم مع أهدافك.
- الضوضاء المحيطة. قد تتضاءل فعالية اجتماع العمل الذي يُعقد في أحد المطاعم بشكل كبير عن طريق تشتيت ضوضاء الخلفية. اختر مقهى حيث لن تغرق الموسيقى الخلفية المحادثة. اختر مطعمًا به غرفة طعام خاصة أو أكشاك عازلة للصوت أو مكانًا هادئًا منفصلًا إذا كنت بحاجة إلى إجراء محادثة جادة. تكون الاجتماعات أكثر إنتاجية وإمتاعًا عند عقدها في أماكن بدرجة مناسبة من الضوضاء الخلفية ، مما يعزز المشاركة والمحادثة.
- الديكورات والإنارة. يمكنك ضبط نغمة اجتماع عمل مثمر بفضل إضاءة وتصميم المطعم. اختر مطعمًا حيث تكون الإضاءة مناسبة تمامًا ، وليست ساطعة جدًا ولا خافتة جدًا. فكر في الجمالية التي تريد تصويرها أثناء المؤتمر وتأكد من أن تصميم الغرفة يعكسها.
# 3. سعة وتصميم المقاعد
يتطلب التخطيط لاجتماع عمل في مطعم عناية فائقة لقدرة المؤسسة وتصميمها. من الضروري التأكد من وجود مساحة كافية للجميع في المطعم وأنه هادئ بما يكفي ليتحدث الناس. يمكن تحسين مستوى الراحة وقدرة المجموعة على التواصل من خلال اختيار مطعم بترتيبات جلوس مقبولة ، مثل غرف الطعام الخاصة أو تخطيطات المقاعد المرنة. فيما يلي تحليل أكثر تعمقًا لهذه العناصر:
- مناطق طعام منفصلة أو فردية. إذا كان التقدير ذو أهمية قصوى ، فابحث عن المطاعم التي بها غرف طعام خاصة أو أماكن منفصلة أخرى لاجتماعات العمل. يمكنك إجراء محادثات خاصة في هذه الإعدادات مع القليل من الانقطاعات. عند مناقشة مواضيع حساسة أو عقد اجتماعات خاصة ، تعد غرف الطعام الخاصة خيارًا رائعًا.
- خيارات للتجمعات الكبيرة والصغيرة. تحقق من أن مكان الاجتماع الخاص بك به مساحة لمجموعتك بأكملها. اختر مطعمًا به قاعات حفلات أو طاولات جماعية ضخمة إذا كنت تتناول الطعام مع مجموعة كبيرة. الأماكن الحميمة والمنزلية هي الأفضل للتجمعات الصغيرة. بالإضافة إلى ذلك ، تعتمد راحة واهتمام جميع الحاضرين على القدرة على إعادة ترتيب الكراسي حسب الحاجة.
# 4. مختارات الطهي
يعتمد نجاح اجتماع العمل أو العشاء على مجموعة متنوعة من خيارات الطعام والشراب التي يقدمها المطعم. لتلبية متطلبات زوارك على أفضل وجه ، من المهم التفكير في تفضيلاتهم الغذائية الفردية والقيود المفروضة عليهم. يمكنك التأكد من أن كل شخص في المؤتمر مرتاح ويتم تقديمه جيدًا من خلال اختيار مطعم يحتوي على مجموعة واسعة من خيارات القائمة ويمكنه تلبية الاحتياجات الغذائية الخاصة.
- الكراهية والقيود في خيارات الطعام. عند اتخاذ قرار بشأن مطعم لاجتماعات العمل ، تأكد من أن لديهم خيارات للأشخاص ذوي الاحتياجات الغذائية الخاصة ، مثل النباتيين أو النباتيين أو الخاليين من الغلوتين أو الحساسية. سيتمكن جميع الضيوف من الاسترخاء والاستمتاع بالوجبة دون أي متاعب بسبب هذا الاهتمام.
- خيارات غذائية متنوعة. يمكن تلبية جميع الاحتياجات الغذائية للحاضرين من خلال تقديم مجموعة واسعة من خيارات الوجبات. سيقضي داينرز وقتًا أفضل بشكل عام لأنهم سيكونون قادرين على اختيار الأطباق الأكثر جاذبية لأذواقهم. غالبًا ما يكون لدى الحاضرين في الاجتماع أذواق مختلفة إلى حد كبير ، لذلك من المهم اختيار مطعم يمكنه تلبية احتياجاتهم جميعًا.
# 5. اختلاف التكلفة
عند اتخاذ قرار بشأن مطعم لاجتماع عمل ، من الضروري مراعاة التكاليف. من أجل الحصول على قيمة أموالك ، تحتاج إلى تحقيق توازن بين السعر والجودة. يمكنك التخطيط لاجتماع عمل مثمر دون كسر البنك عن طريق موازنة العوامل التالية: التكلفة والجودة المرغوبة والخبرة الشاملة.
- العوامل المالية. فكر في التكاليف قبل اتخاذ قرار نهائي بشأن مطعم لعشاء العمل. اختر مطعمًا يتناسب مع حد الإنفاق المحدد للتجمع. لا تدع السعر المنخفض يخدعك في التفكير في أن المطعم قد قلل من الطعام أو الخدمة.
- حماية الاستقرار المالي. تأكد من أن سعر المطعم الذي تختاره لاجتماعات العمل معقول مع الاستمرار في تقديم الطعام والخدمة الجيدة. فكر في القيمة التي حصلت عليها مقابل أموالك من حيث الطعام والخدمة والجو. يمكنك معرفة الكثير عن سمعة المطعم وما إذا كان مناسبًا لاجتماع عمل أم لا إذا قرأت المراجعات أو طلبت توصيات.
اجتماع عمل الكنيسة
الكنائس فريدة من نوعها بين المجموعات. ومع ذلك ، لا يزال لديهم التزامات مماثلة لتلك الخاصة بأي مؤسسة أو مؤسسة خيرية. هم ، مثل أهمية القيادة الكنسية المختصة ، تم التأكيد عليها في جميع أنحاء الكتاب المقدس. لا يتطلع الجميع لحضور اجتماعات الكنيسة ، ولكن من المهم أن نجتمع معًا بانتظام لمناقشة أشياء مثل المبنى والميزانية. إنه من أجل التأكد من أن الكنيسة تعمل بشكل جيد ويمكنها في الواقع خدمة الناس.
لماذا تحتاج الكنائس إلى اجتماعات عمل؟
في هذه الأيام ، الجانب العملي للأشياء هو المكان الذي يضيء فيه اجتماع عمل الكنيسة حقًا. هذا لأن الحفاظ على نظام عمل جيد للكنيسة يتطلب اهتمامًا مستمرًا. يمكن أن تكون الميزانية ، وجمع الأموال ، والفعاليات ، والأراضي ، والمرافق الجديدة ، والصيانة ، ووزارات التوعية ، وغير ذلك من الموضوعات المطروحة للنقاش.
يجب أن يجتمع مسؤولو الكنيسة لصياغة إستراتيجية ، وتشكيل فريق ، والتحقق في كثير من الأحيان للتأكد من أن المشروع يعمل بشكل جيد. هذا يستلزم دائمًا اجتماع عمل رسمي.
عندما يتعلق الأمر بتفاصيل اجتماع عمل الكنيسة ، فإن الكتاب المقدس صامت. ومع ذلك ، فإنه يوضح بالتفصيل مسؤوليات قادة الكنيسة بمزيد من التفصيل. يقوم الرعاة والشمامسة بدورين أساسيين في الكنيسة المحلية. اقرأ أيضًا أفضل 10 برامج لإدارة الكنائس لعام 2023: خيارات مجانية ومدفوعة.
ركزت اجتماعات الكنيسة الأولى على تطوير القانون العقائدي وتقديم المساعدة للمحتاجين وفقًا لتعاليم يسوع والكتاب المقدس.
يسمح المكتب الثاني لمسؤولي الكنيسة بإيجاد حلول للقضايا. عندما يكون التلاميذ والقساوسة مسؤولين عن الصلاة والخدمة ، فإن المعوزين يجوعون ، على سبيل المثال.
نصائح مفيدة لاجتماع عمل الكنيسة الفعال
هناك خطوات يمكنك القيام بها لزيادة إنتاجية اجتماع عمل الكنيسة التالي.
# 1. يجب التقليل من اجتماعات الكنيسة إلى الحد الأدنى
لا يهم أن الكنائس تعقد اجتماعات عمل شهرية. بدلاً من ذلك ، أوصي بعقد اجتماعات مرة كل ثلاثة أشهر. يمكن تحويل القيادة مؤقتًا إلى لجان فرعية في هذا الوقت.
إن منح هذه المجموعات سلطة اتخاذ الخيارات بمفردها ، دون الحاجة إلى الكثير من الإذن الخارجي ، سيجعل من السهل عليهم التعامل مع أي قضايا تنشأ. وبهذه الطريقة ، يمكنك تحديث المصلين بأحدث الأحداث والاحتفال بإنجازاتك معهم خلال اجتماعات الأعمال الفصلية أو السنوية للكنيسة.
# 2. الرجاء اتباع "قواعد النظام لروبرت"
حظي دليل الإجراءات البرلمانية لروبرت "قواعد النظام" بقبول واسع النطاق. تخضع عملية صنع القرار الجماعي ، بما في ذلك العرض والمناقشة والتصويت على الاقتراح ، لهذه الإرشادات.
يجب أن تكون قواعد النظام الخاصة ب روبرت في متناول اليد في جميع الأوقات أثناء الاجتماعات. في حالة ظهور أسئلة أو خلافات ، سيكون لديك خيار الرجوع إلى النص الأصلي.
# 3. اجمع استفسارات الأعضاء مقدمًا
يجب أن تكون اجتماعات شركتك تعليمية. يعد منح أعضائك منتدى للأسئلة والتعليقات طريقة رائعة للتأكد من حصولهم على جميع المعلومات التي يحتاجون إليها.
إن أفضل طريقة للحصول على هذه المعلومات سوف تعتمد بشكل كبير على حجم المصلين. قد يكون من الأسهل إجراء مكالمات هاتفية شخصية وزيارات شخصية في كنيسة أصغر. يعد إرسال رسائل البريد الإلكتروني والنشر على موقع الويب الخاص بك أو وسائل التواصل الاجتماعي والإعلان أثناء الخدمات طرقًا رائعة للوصول إلى عضوية أكبر.
الهدف هو إظهار عضويتك أنك تقدر ملاحظاتهم وصدقهم.
عندما يكون لديك قائمة بالأسئلة ، يمكنك ترتيبها حسب الأولوية ووضع خطة عمل لمعالجتها.
# 4. استخدام الموارد الخارجية
ستكون هناك لحظات يكون فيها من الضروري أن تتحدث كنيستك عن مواضيع حساسة. قد تؤدي هذه المشاكل ، في أسوأ الأحوال ، إلى انشقاق داخل عضويتك.
في مثل هذه الحالة ، يجب أن تبحث عن مساعدة خارجية. من الممكن أن تكون تصوراتك المسبقة كقائد وعضو للكنيسة تشوش على حكمك. لذلك ، يجب البحث عن وسيط محايد.
سيكون من المفيد أن يكون لديك طرف ثالث موضوعي يعرض اقتراحات لم تفكر فيها. إذا كنت تريد عقد اجتماعك بسلاسة ، فمن الجيد اختيار وسيط على دراية بقواعد النظام الخاصة بروبرت.
# 5. تعيين شخص ما لتدوين الملاحظات في الاجتماعات
في نهاية الاجتماع ، يجب تعيين شخص ما لأخذ المحاضر. من الواضح أن هذا الشخص لا يمكن أن يكون هو المسؤول عن الاجتماع. عادة ما تشمل واجبات السكرتير تدوين الملاحظات أثناء الاجتماعات.
يجب أن تتضمن الملاحظات من الاجتماعات ما يلي:
- وقت ومكان الاجتماع
- الحضور
- التصويت والتعديلات
- قبول الأفكار وتمرير الاقتراحات
- عروض جديدة
- تاريخ ووقت الاجتماع القادم
- نتائج الانتخابات
- خطوات العمل
يحتاج سكرتير كنيستك إلى طباعة المحاضر من كل اجتماع عمل ومنحها لكل عضو كان حاضرًا. في الاجتماع التالي ، سيصوت الأعضاء على اعتماد هذه المحاضر أم لا.
بمجرد الموافقة عليها ، يجب إيداعها في أوراق مهمة أخرى. لإثبات الانفتاح بشكل أكبر ، يجب عليك نشر ملخصات عبر الإنترنت لاجتماعات مجلس الإدارة.
الحد الأدنى
اجتماعات العمل ضرورية لكل منظمة ناجحة. من المفيد الحفاظ على علامات التبويب حول ما فعلته الشركة للوصول إلى حيث تريد أن تذهب. كمكافأة إضافية ، فإنه يشجع العمل الجماعي من خلال تسهيل التواصل ومشاركة الأفكار وحل المشكلات واتخاذ القرار.
بغض النظر عن حجم شركتك ، فإن اجتماعات العمل المنتظمة ضرورية لتتبع التقدم وتحقيق الأهداف. نظرًا لأنه لا يمكن للإدارة أو موظفيها تجنب اجتماع عمل تمامًا ، فإن أفضل مسار للعمل هو إيجاد وسيلة سعيدة تؤدي إلى تجمعات مثمرة لجميع المعنيين. لذلك ، من الضروري أن يكون قائد الشركة قادرًا على الاتصال في جميع اجتماعات العمل من أجل إدارة الأشخاص بشكل فعال.
الأسئلة المتكررة
ما هي أنواع الاجتماعات الرسمية الخمسة؟
بعض الأنواع الشائعة للاجتماعات الرسمية هي:
- اجتماعات مجلس الإدارة.
- اجتماعات الفريق أو الإدارات.
- المراجعات الفصلية.
- اجتماعات اللجنة.
- النقاشات الحكومية.
ما الذي لا يجب فعله في اجتماع العمل؟
أشياء مهمة يجب ألا تفعلها أبدًا في اجتماع العمل
- يجب ألا يسمح الاجتماع بالخروج عن السيطرة.
- كن متواضع.
- انتبه جيدًا ولا تجادل فقط
- لا تأتي عبر القوة المفرطة
- لقد تجاوزنا تلك المرحلة في هذه المرحلة
- تجنب تحضير السؤال
- استفسارات زائدة عن الحاجة.
مقالات مماثلة
- كيفية فتح مطعم في عام 2023: نصائح مجانية وكيفية فتحه بدون نقود
- كم يصنع أصحاب المطاعم: راتب صاحب المطعم في عام 2023
- 3 الفوائد المحاسبية للاستثمار في برامج إدارة الكنيسة
- أنشطة إشراك الموظفين: أفضل أنشطة المشاركة للعمل في عام 2023
- أسلوب العمل: ما هو وكيف تجده؟
الرقم المرجعي
