إدارة مصاريف السفر

الهدف من إدارة السفر والنفقات (T&E) هو تجميع جميع التكاليف الشخصية المرتبطة بسفر العمل حتى يمكن خصمها من الدخل الخاضع للضريبة. عادةً ما يتم سداد تكاليف الرحلات الجوية والإقامة والمواصلات العامة لرحلات العمل بأكملها في غالبية البلدان. ما إذا كانت تكلفة الوجبات قابلة للسداد بالكامل أم لا تختلف من بلد إلى آخر. سواء كان ذلك لحدث أو رحلة عمل أو عشاء عميل في مدينتك ، في الولايات المتحدة ، فإن تكلفة الطعام والشراب قابلة للخصم جزئيًا. في المقابل ، في المملكة المتحدة ، جميع النفقات المتعلقة بالطعام والشراب قابلة للخصم بالكامل. على الرغم من أن اللوائح المحلية قد تختلف ، إلا أنه من المهم للشركات الاحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع النفقات المخصومة من الضرائب. التقارير المالية و التخفيضات الضريبية ما هي إلا اثنين من الاستخدامات العديدة لبرامج T&E. يمكن اتخاذ قرارات مالية أفضل بمعلومات كاملة في متناول اليد.

علاوة على ذلك ، فإن إدارة نفقات السفر والنفقات (T&E) تستلزم معالجتها وتسجيلها في الخصومات الضريبية. يؤثر الاختصاص القضائي الذي يقع فيه مقر الشركة على التعريف القانوني لما يشكل نفقات معفاة من الضرائب. بالإضافة إلى ذلك ، لكي يتم تأهيل هذه المشتريات كخصم ضريبي شرعي ، يجب أن تكون مرتبطة بالعمل. تحدد المنظمة الضريبية لكل دولة أيضًا إجراءات إعداد تقارير النفقات الخاصة. لتعظيم وتقليل مسؤوليتك الضريبية ، يجب عليك الكشف عن جميع النفقات ذات الصلة ، بغض النظر عن مكان إقامتك.

التكاليف النموذجية لسفر العمل هي كما يلي:

الإقامة: السكن والفنادق
النقل: خطوط الطيران والقطارات والحافلات وسيارات الإيجار وأسعار البنزين
مآكل وعروض ومناسبات
البدل اليومي عبارة عن مبالغ خاصة بكل بلد للسفر والإقامة والوجبات.
الإلكترونيات وغيرها من المعدات الضرورية: الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية وأجهزة الكمبيوتر
يقوم الموظفون أحيانًا بتغطية نفقات أعمالهم الخاصة من جيبهم قبل تقديم تقرير المصروفات إلى صاحب العمل للتعويض.

برامج إدارة نفقات السفر

يمكنك إدارة نفقات السفر الخاصة بشركتك وتتبعها بمساعدة برنامج إدارة السفر والنفقات ، وهو حل شامل. يجب على الشركات التي ترسل موظفين في رحلات عمل أن تستخدم برنامج إدارة T&E ، والذي يمكن استخدامه لإدارة الموظفين المسافرين ، وحجز الرحلات ، وإنشاء تقارير النفقات. يمكن أن تكون برامج إدارة سفر الشركات ونفقاتها مفيدة لأنواع مختلفة من الأعمال. من الضروري التأكد من أن لديك فهمًا شاملاً لمصاريف السفر الخاصة بالعمل ودعم العملاء على دراية في حالة حدوث مشاكل. بالإضافة إلى ذلك ، فهو يساعد في تحسين عملية الفوترة وحجز السفر وفقًا لسياسة السفر الخاصة بشركتك.

رقم 1. ترافيلبرك

تُعد TravelPerk أداة من الدرجة الأولى لإدارة سفر الشركة ، مما يجعل من السهل على العملاء تخطيط السفر الجماعي وحجزه. تم دمج العديد من برامج إدارة النفقات المعروفة ، بما في ذلك Rydoo و Circula ، مع النظام. يضمن ذلك حصولك على كل ما تحتاجه على منصة واحدة سهلة الاستخدام.

تشمل المزايا الرئيسية لـ TravelPerk ما يلي:

الوصول إلى العديد من ملفات تعريف المستخدمين لحجز الرحلة
لغير الموظفين الذين يجب عليهم ترتيب وإدارة سفر عملهم ، ملفات تعريف الضيوف
الامتثال لإرشادات الشركة عند تقديم خيارات الحجز
تكامل الجهات الخارجية مع البرامج المعروفة مثل BambooHR و Payhawk و Expensify
خدمة عملاء ممتازة متوفرة على مدار الساعة مع وقت استجابة مدته 15 ثانية
رؤى وتقارير متقدمة لتحليل شامل للنفقات
حلول استرداد ضريبة القيمة المضافة السريعة - استخدم حاسبة استرداد ضريبة القيمة المضافة من TravelPerk لتحديد المبلغ الذي يمكنك توفيره.

توفر TravelPerk أيضًا حلًا مرنًا للسفر ، وهو FlexiPerk ، لمساعدة المؤسسات في تقليل نفقات الرحلة المهدرة. يمكن للشركات التي تلغي ما يصل إلى ساعتين مقدمًا استرداد 80٪ على الأقل من أموالها من خلال FlexiPerk. بشكل عام ، يمكن للشركات أيضًا استخدام GreenPerk ، خيار تعويض الكربون الخاص بشركة TravelPerk ، لمراقبة أهداف الاستدامة الخاصة بها. يمكن للشركات حجز رحلات عمل صديقة للبيئة ودعم المبادرات الخضراء التي اختارها فريق TravelPerk الاستدامة.

# 2. فايل

برنامج Fyle هو برنامج لإدارة النفقات يساعد الشركات والأفراد على إدارة النفقات والتعويضات بشكل أكثر فعالية. علاوة على ذلك ، تتفاعل Fyle مع TravelPerk لتوفير تقارير مصروفات السفر بشكل سلس بالإضافة إلى تكامل بيانات المحاسبة والموظفين. يوفر تحكمًا شاملاً ورؤية شاملة لإجراءات T&E للمديرين الماليين.

المزايا الرئيسية لـ Fyle هي كما يلي:

إدارة الإيصالات وتفاصيل رحلات العمل بسهولة.
باستخدام لوحة معلومات مركزية ، يمكنك حفظ أو إرسال تقارير الإنفاق الرقمية.
ضع سياسات سداد نفقات سفر العمل لضمان الامتثال للسفر.
يتوفر برنامج إدارة بطاقات الائتمان لمراقبة بطاقات ائتمان الشركة ومعالجتها.

لا يمكن لـ Fyle المساعدة في تخطيط سفر الشركات ، ولكن دمجها مع TravelPerk يوفر لمديري السفر موقعًا واحدًا للتعامل مع جميع عمليات السفر التجاري. سيتم إنشاء أي رحلات تم حجزها باستخدام Travelperk كمصروفات في Fyle ، مع إرفاق الفواتير كمرفقات.

يعمل الحلان جنبًا إلى جنب لتزويدك بصورة كاملة عن نفقات رحلتك.

# 3. ساب كونكور

SAP Concur هو برنامج لإدارة السفر والنفقات وهو الكل في واحد. يساعد في أتمتة عمليات عملك للحصول على تجربة إدارة سفر أكثر وضوحًا. إنه متوفر في الفنادق وتذاكر الطيران وسيارات الأجرة.

فيما يلي المزايا الأساسية لـ SAP Concur:

قد يساعدك التحكم في إدارة السفر والنفقات في توفير المال بشكل عام.
حسّن امتثالك وساعد في تخفيف المخاطر
تطبيقات الحلول السحابية البسيطة
حل قابلية التوسع لتوسيع الأعمال
لأولئك الذين يبحثون عن إمكانات تطبيقات الجوال ، فإن هذا الموقع موجه للجوال.

يوفر SAP Concur ، مثل TravelPerk ، حلاً شاملاً لإدارة سفر الشركة ونفقاتها.

# 4. ترافيل بنك

يعد TravelBank بالفعل برنامجًا آخر يجمع بين إدارة الإنفاق والسفر. إلى حد كبير ، يقدم TravelBank مجموعة متنوعة من المنتجات لمساعدتك على تبسيط إدارة السفر والنفقات.

فيما يلي المزايا الأساسية لـ TravelBank:

تصميم بسيط وطريقة سريعة لسداد النفقات
إنشاء وتنفيذ لوائح وبدلات سفر المستهلكين.
خدمة العملاء متاحة على مدار الساعة للأفراد المسافرين.
معاملات الاستيراد من بطاقات الائتمان الشخصية والشركات والبنوك لإدارة الإنفاق بكفاءة.

# 5. مصاريف Zoho

تعتبر Zoho Expense واحدة من أفضل أدوات إدارة النفقات للمؤسسات. يوفر للمؤسسات من جميع الأحجام إدارة النفقات وحلول السفر للشركات. إنه اختيار ممتاز للشركات النامية التي تتطلب حلول إدارة نفقات بسيطة وقابلة للتطوير.

وفقًا لـ Zoho Expense ، فإن مزاياها الرئيسية هي كما يلي:

تم تبسيط سفر الشركات من خلال إعداد تقارير مصاريف آلية لكل رحلة.
تُستخدم الإخطارات لإعلام أعضاء الفريق بالتحديثات والتغييرات.
نظرة ثاقبة للتكلفة في الوقت الفعلي للحصول على صورة محدثة لجميع بيانات النفقات تحليلات يمكنها تحديد التعديلات اللازمة لإدارة السفر والنفقات بشكل أفضل
في حين أن Zoho Expense لديها مجموعة ميزات واسعة ، إلا أن هناك العديد من المجالات التي يكون فيها العملاء غير راضين ، مثل خدمة العملاء وقدرات المخزون.

# 6. اعتماد Emburse

Emburse Certify هو برنامج لإدارة النفقات يسمح لك بحجز السفر مباشرة من النظام الأساسي أو من خلال الدمج مع نظام إدارة سفر آخر. بشكل أساسي ، يتيح لك Emburse Certify تقديم تقارير النفقات ، والتعامل مع الحسابات المستحقة الدفع ، وإدارة الفواتير ، كل ذلك من منصة واحدة.

وفقًا لـ Emburse Certify ، فإن مزاياها الرئيسية هي كما يلي:

تدفقات عمل لإدارة تكاليف الموظفين تتسم بالكفاءة والموثوقية والغنية بالبيانات
الالتزام بالسياسة من خلال ضوابط السياسة المضمنة
أتمتة عملية حسابات الدفع الخاصة بك والحصول على نظرة ثاقبة لإنفاق شركتك.

# 7. المنحدر

Ramp هي تقنية أتمتة التمويل وإدارة التكاليف تساعد الشركات على تقليل الإنفاق غير الضروري وتبسيط المدفوعات والتعويضات. كما أنها توفر بطاقات شركات حقيقية وافتراضية ذات حدود ائتمانية للإنفاق أثناء التنقل وفقًا لسياسات مؤسستك.

فيما يلي أهم معالم المنحدر:

تعمل أتمتة المحاسبة ، عند دمجها مع حل محاسبة ، على التخلص من الإجراءات المحاسبية الشاقة والمستهلكة للوقت.
إذن الإنفاق والبطاقات المدفوعة مسبقًا ذات الميزانيات المخصصة سهلة الإعداد.
مطابقة الإيصالات بواسطة AI الذي يتعلم من عمليات إرسال الاستلام السابقة
بطاقات تتميز بالعلامة التجارية لشركتك لإضافة لمسة شخصية

نظام إدارة مصاريف السفر

نظام إدارة نفقات السفر هو تطبيق برمجي يساعد الشركات على تتبع وإدارة نفقات سفر الموظفين. يمكنه أتمتة عملية إعداد تقارير النفقات ، مما يسهل على الموظفين تقديم نفقاتهم والمديرين للموافقة عليها. يمكن للنظام أيضًا أن يساعد الشركات على التحكم في تكاليف السفر من خلال توفير رؤى حول مكان وكيفية إنفاق الموظفين للمال.

بعض فوائد استخدام نظام إدارة نفقات السفر

زيادة الكفاءة: يمكن للنظام أتمتة عملية إعداد تقارير النفقات ، مما يسهل على الموظفين إرسال نفقاتهم والمديرين للموافقة عليها.
انخفاض التكاليف: يمكن للنظام أن يساعد الشركات على التحكم في تكاليف السفر من خلال توفير رؤى حول مكان وكيفية إنفاق الموظفين للمال.
الامتثال المحسن: يمكن للنظام أن يساعد الشركات على الامتثال لسياسات ولوائح السفر.
تحسين رضا الموظفين: يمكن للموظفين توفير الوقت والجهد باستخدام النظام لإرسال نفقاتهم.

تتضمن بعض ميزات نظام إدارة نفقات السفر ما يلي:

#1. متابعة التكاليف :

يمكن للنظام تتبع النفقات مثل تذاكر الطيران والفندق وتأجير السيارات والوجبات والترفيه. تتبع النفقات هو عملية تسجيل ومراقبة جميع نفقاتك. يمكن القيام بذلك يدويًا أو بمساعدة برنامج. هناك العديد من الفوائد لتتبع النفقات ، بما في ذلك:

تحسين التخطيط المالي
زيادة الخصومات الضريبية
الإجهاد انخفاض
موازنة أفضل

يمكن أن يتطلب تتبع النفقات الكثير من العمل ، ولكنه يستحق ذلك على المدى الطويل.

# 2. تقرير المصاريف:

يمكن للنظام أتمتة عملية إعداد تقارير النفقات ، مما يسهل على الموظفين إرسال نفقاتهم والمديرين للموافقة عليها.

# 3. الموافقة على المصاريف:

يمكن للنظام أن يسمح للمديرين بالموافقة على النفقات أو رفضها.

طلب الموافقة على المصاريف

اسم الموظف: الاسم

القسم: قسمك

التاريخ: تاريخ اليوم

وصف المصاريف:

أطلب الموافقة على النفقات التالية التي تم تكبدها أثناء عملي من أجلها شركتك:

البند 1 - $المقدار
البند 2 - $المقدار
البند 3 - $المقدار

المجموع: $المبلغ الإجمالي

لقد أرفقت إيصالات لجميع النفقات.

أشكركم على اهتمامكم.

مع خالص الشكر والتقدير،
الاسم

# 4. تسوية المصروفات:

يمكن للنظام مطابقة المصروفات مع بيانات بطاقة ائتمان الشركة بشكل مماثل. تسوية المصروفات هي عملية مقارنة مجموعتين من البيانات لتحديد أي تباينات. يمكن القيام بذلك لمجموعة متنوعة من الأغراض ، مثل ضمان تسجيل جميع النفقات بدقة ، أو تحديد النشاط الاحتيالي ، أو تتبع فروق الميزانية. هناك عدة طرق مختلفة لإجراء تسوية المصروفات. إحدى الطرق الشائعة هي مقارنة دفتر الأستاذ العام للشركة بتقارير المصروفات المقدمة من الموظفين. طريقة أخرى هي مقارنة البيانات المصرفية للشركة بالفواتير من البائعين.

تسوية النفقات هي عملية مهمة يمكن أن تساعد الشركات على ضمان الدقة المالية ، وتحديد الاحتيال ، وتتبع فروق الميزانية. باتباع الخطوات الموضحة أعلاه ، يمكن للشركات التأكد من أن بيانات النفقات الخاصة بها دقيقة وموثوقة.

إذا كنت تبحث عن طريقة لتحسين الطريقة التي يدير بها عملك نفقات السفر ، فإن نظام إدارة نفقات السفر يعد خيارًا جيدًا يجب مراعاته.

ما هي محاسبة نفقات السفر؟

تشمل نفقات السفر الأكل والمواصلات والسكن والتنقل وغيرها من الخدمات. الموظف مسؤول عن الاحتفاظ بالإيصالات والمستندات الأخرى التي تظهر مصروفات محددة مطالب بها.

كيف تدير نفقات السفر؟

إدارة النفقات: وفر المال مثل المحترفين.

خطط مسبقًا.
حجز الرحلات مع توقف أو تغيير الطائرة.
استخدم تطبيقًا يراقب عادات الإنفاق لديك ويساعدك في الالتزام بميزانيتك.
عند التخطيط لرحلتك ، ضع في اعتبارك العام بأكمله.
بدلاً من تذكرة طيران ذهابًا وإيابًا ، قم بشراء تذكرتين ذهابًا وإيابًا.
جهز عشاء على متن الطائرة.

ما هي عملية السفر والنفقات؟

إدارة السفر والنفقات ، أو T&E ، هي عملية تتبع جميع التكاليف المتعلقة بالسفر بحيث يمكن شطبها ولا يلزم فرض ضرائب على الأموال التي تم توفيرها. في معظم البلدان ، يتم تغطية جميع تكاليف سفر العمل ، مثل الرحلات الجوية والفنادق والنقل البري.

ما هي عملية إدارة المصاريف؟

يُعرف نظام الإجراءات الذي يساعد الشركات في تبسيط إنفاقها باسم عملية إدارة النفقات. إنها العملية المتسلسلة التي يقوم من خلالها الموظفون بتقديم مطالبات السداد وحساب نفقات الأعمال.

ماذا يفعل مدير السفر والنفقات؟

إنشاء وإدارة وإدارة سياسة السفر والنفقات العالمية التي تراعي الخصائص الثقافية والجغرافية ، فضلاً عن التعاون متعدد الوظائف حسب الحاجة. مسؤوليات المسؤول لأنظمة السفر والمصروفات (Expensify و Concur و Navan) ، بما في ذلك صيانة النظام والتكوين والترقيات.

ما هي أداة إدارة المصاريف؟

برنامج إدارة المصروفات هو نوع من التطبيقات التي تقوم بشكل مؤكد بأتمتة الكثير من عملية الاستلام إلى السداد. يمكن للشركات استخدام هذا البرنامج بشكل متساوٍ لإدارة حجوزات السفر ، وأتمتة تقديم تقرير النفقات ، والموافقات السريعة ، وتسريع عمليات الاسترداد ، وتتبع مطالبات التكلفة بشكل واضح في الوقت الفعلي.

لماذا تعتبر إدارة المصاريف مهمة؟

إدارة حساب تساعد بشكل رئيسي في تتبع نفقات الموظفين حسب الفئة والتحقق من المشتريات لأسباب مؤسسية مسموح بها (بدلاً من الإنفاق الشخصي). لقد حددت بشكل نسبي أفضل النفقات لوقت معين وأفضل الأسعار. إنه يعمل بجد بشكل عكسي للحفاظ على قيود إنفاق الموظفين قيد الفحص ويمنع المدفوعات المكررة والاحتيالية.

ما هو أفضل برنامج له النفقات ?

مصاريف SAP Concur. 4.1 247 تصنيفات.
مراقبة مصاريف الويب.
تكلف.
مصاريف Zoho.
منصة Coupa BSM.
نافان.
اعتماد Emburse
اكسبنس بوينت

لماذا تحتاج الشركات إلى إدارة المصاريف؟

تساعد إدارة المصروفات في تتبع نفقات الموظفين حسب الفئة والتحقق من المشتريات لأسباب مؤسسية مسموح بها (بدلاً من الإنفاق الشخصي). ومع ذلك ، فقد حددت أفضل النفقات لوقت معين وأفضل الأسعار. إنه يعمل بجد للحفاظ على قيود إنفاق الموظفين قيد الفحص ويمنع المدفوعات المكررة والاحتيالية.

الحد الأدنى

يجب أن تدمج الشركات إدارة نفقات السفر لأنها يمكن أن تساعدهم في توفير المال وتحسين الكفاءة وتقليل الاحتيال. يمكن أن تكون نفقات السفر تكلفة كبيرة للشركات ، ويمكن أن تساعد إدارة نفقات السفر في تقليل هذه التكاليف من خلال تبسيط عملية تقديم المصروفات والموافقة عليها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعد إدارة نفقات السفر في تحسين الكفاءة من خلال تسهيل تتبع الموظفين لنفقاتهم وعلى المديرين للموافقة عليها. أخيرًا ، يمكن أن تساعد إدارة نفقات السفر في تقليل الاحتيال عن طريق زيادة صعوبة تقديم الموظفين لنفقات احتيالية. بشكل عام ، تعد إدارة نفقات السفر أداة قيمة يمكن أن تساعد الشركات على توفير المال وتحسين الكفاءة وتقليل الاحتيال.

إدارة نفقات السفر: برنامج إدارة نفقات السفر

جدول المحتويات إخفاء