إدارة سير العمل: المعنى ، الأمثلة ، البرامج والمهارات

جدول المحتويات إخفاء

فهم إدارة سير العمل
ما هي ممارسات إدارة سير العمل الأساسية الثلاثة
ما هي الأنواع الأربعة الرئيسية لإدارة سير العمل؟
مهارات إدارة سير العمل
برنامج إدارة سير العمل
ما هي 8 مراحل من سير العمل؟
ما هي الخطوات الخمس لإدارة سير العمل؟
أمثلة على إدارة سير العمل
إدارة سير عمل المشروع
ما هي تدفقات العمل الأساسية الخمسة؟
ما هما طريقتان لسير العمل؟
مقالات ذات صلة
مراجع حسابات

أحد الأشياء التي تسعى كل مؤسسة لتحقيقها هو الحد الأقصى من الإنتاجية والكفاءة والفعالية. لتحقيق هذا الارتفاع ، هناك حاجة لإدارة سير العمل وليس مجرد وجود مواهب ماهرة بين فرقك. تشير إدارة سير العمل إلى عملية تصميم ، وتحليل ، وتنفيذ ، ومراقبة سير العمل لتحسين الإنتاجية والكفاءة والفعالية داخل المنظمة. سير العمل عبارة عن سلسلة من المهام أو الأنشطة التي يجب إكمالها لتحقيق هدف أو هدف معين. تساعد إدارة سير العمل المؤسسات على تبسيط عملياتها وتقليل الأخطاء وتوفير الوقت والمال. تضمن إدارة سير العمل نجاح أهداف المشروع والعمل باستخدام البرامج والمهارات ذات الصلة لتحقيق الإنتاجية.

فهم إدارة سير العمل

إدارة سير العمل هي عملية تنظيم وتحسين تدفق العمل داخل منظمة أو فريق. يتضمن تصميم وتنفيذ مجموعة من الخطوات أو الإجراءات لإدارة تسلسل المهام والأنشطة والموارد المطلوبة لإكمال عملية أو مشروع معين. هدفها الأساسي هو زيادة الكفاءة وتقليل الأخطاء وتحسين التواصل بين أعضاء الفريق. وهو يتضمن تحديد مدخلات ومخرجات العملية ، وتحديد تسلسل المهام ، وتحديد الأدوار والمسؤوليات ، ووضع مبادئ توجيهية وإجراءات واضحة لتنفيذ العمل.

غالبًا ما تُستخدم أدوات وبرامج إدارة سير العمل لأتمتة عملية سير العمل وتبسيطها. يمكن أن تساعد هذه الأدوات في تتبع التقدم ومراقبة الأداء وتقديم ملاحظات في الوقت الفعلي لتحسين سير العمل.

يمكن أن تؤدي الإدارة الفعالة لسير العمل إلى زيادة الإنتاجية وتعاون أفضل وتحسين رضا العملاء. يمكن أن يساعد أيضًا في تحديد مجالات عدم الكفاءة وفرص التحسين ، مما يؤدي إلى زيادة الكفاءة وتوفير التكاليف بمرور الوقت.

ما هي ممارسات إدارة سير العمل الأساسية الثلاثة

الممارسات الأساسية الثلاثة لإدارة سير العمل هي التخطيط والتنفيذ والمراجعة. دعونا نرى كيف تؤثر هذه الممارسات الثلاثة على إدارة سير العمل:

# 1. تخطيط

يتضمن ذلك تحديد الخطوات المطلوبة لإكمال مهمة أو مشروع وتحديد الموارد اللازمة لتنفيذ تلك الخطوات. يتضمن تحديد الأهداف وإنشاء جدول زمني وتعيين المهام وتحديد أدوار ومسؤوليات أعضاء الفريق.

# 2. تنفيذ

يتضمن ذلك تنفيذ المهام وفقًا للخطة ، ومراقبة التقدم ، وإجراء التعديلات حسب الحاجة. ويشمل التواصل مع أعضاء الفريق ، وتتبع الوقت والموارد ، والتأكد من اكتمال العمل في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.

# 3. مراجعة

يتضمن ذلك تقييم نتائج سير العمل وتحديد مجالات التحسين. ويشمل تحليل العملية وقياس الأداء وتوثيق الدروس المستفادة. تُستخدم هذه التعليقات لتحسين سير العمل وجعله أكثر كفاءة وفعالية في المستقبل.

ما هي الأنواع الأربعة الرئيسية لإدارة سير العمل؟

الأنواع الأربعة الرئيسية لإدارة سير العمل هي سير العمل المتسلسل ، وسير العمل الموازي ، وسير عمل الجهاز في الحالة ، وسير العمل المستند إلى القواعد. دعنا نتعرف على ما يلي:

# 1. سير العمل المتسلسل

سير العمل المتسلسل هو عملية خطية حيث تتبع إحدى المهام الأخرى في تسلسل محدد مسبقًا. غالبًا ما يتم استخدامه في المواقف التي يلزم فيها إكمال المهام بترتيب معين وحيث تعتمد كل مهمة على إكمال المهمة السابقة.

# 2. سير العمل الموازي

سير العمل الموازي هو عملية يتم فيها تنفيذ مهام متعددة في وقت واحد. غالبًا ما يتم استخدامه في المواقف التي تكون فيها المهام مستقلة عن بعضها البعض ويمكن إكمالها بشكل متزامن.

# 3. سير عمل آلة الدولة

سير عمل آلة الحالة هو عملية يتغير فيها سير العمل بناءً على الحالة الحالية للعملية. غالبًا ما يتم استخدامه في المواقف التي يحتاج فيها سير العمل إلى التكيف والمرونة ، وحيث تحتاج العملية إلى التغيير بناءً على ظروف محددة.

# 4. سير العمل على أساس القواعد

سير العمل المستند إلى القواعد هو عملية يتم فيها تحديد القواعد والشروط للتحكم في تدفق سير العمل. غالبًا ما يتم استخدامه في المواقف التي توجد فيها قواعد ولوائح محددة يجب اتباعها وحيث يحتاج سير العمل إلى أتمتة لضمان الامتثال.

مهارات إدارة سير العمل

تشير مهارات إدارة سير العمل إلى القدرة على تخطيط المهام وتنظيمها وتنفيذها بكفاءة وفعالية من أجل تحقيق أهداف محددة. هذه المهارات ضرورية للأفراد والفرق في مختلف الصناعات ، بما في ذلك إدارة المشاريع والعمليات والتصنيع. من خلال تطوير هذه المهارات ، يمكن للأفراد والفرق تحسين قدرات إدارة سير العمل وتحقيق أهدافهم بشكل أكثر كفاءة وفعالية. لكي تكون فعالاً في إدارة سير العمل ، تتضمن بعض المهارات الضرورية ما يلي:

# 1. إدارة الوقت

تتضمن هذه المهارة القدرة على تحديد أولويات المهام ، وإدارة المواعيد النهائية ، وكذلك تخصيص الموارد بشكل فعال.

# 2. مهارة تواصل ممتازة

الاتصال أمر بالغ الأهمية في إدارة سير العمل. إنه ينطوي على القدرة على توضيح الأهداف وتفويض المهام وتقديم التغذية الراجعة لأعضاء الفريق.

رقم 3. تعاون

التعاون ضروري لنجاح الفريق. إنه ينطوي على القدرة على العمل مع الآخرين ، وبناء العلاقات ، وخلق بيئة عمل إيجابية.

# 4. حل المشاكل

تتطلب إدارة سير العمل القدرة على تحديد وحل المشكلات التي قد تنشأ أثناء تنفيذ المهام.

# 4. التخطيط والتنظيم

بشكل عام ، تتضمن مهارات التخطيط والتنظيم الفعالة تقسيم المهام إلى مكونات يمكن إدارتها وإنشاء جداول زمنية وجداول زمنية لضمان إكمال المهام في الوقت المحدد.

#5. المرونة

في بيئة العمل الديناميكية اليوم ، المرونة هي المفتاح. تعد القدرة على التكيف مع الظروف المتغيرة وتعديل سير العمل وفقًا لذلك أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النجاح.

# 6. تحسن مستمر

تتطلب مهارات إدارة سير العمل أيضًا التزامًا بالتحسين المستمر. إنه ينطوي على القدرة على تقييم العمليات وسير العمل بانتظام ، وتحديد مجالات التحسين ، وتنفيذ التغييرات لزيادة الكفاءة والفعالية.

# 7. مهارات تحليلية

القدرة على تحليل وتقييم سير العمل لتحديد مجالات التحسين.

# 8. مهارات إدارة المشاريع

القدرة على تخطيط المشاريع وتنظيمها وإدارتها للوفاء بالمواعيد النهائية والتسليمات.

# 9. انتبه للتفاصيل

القدرة على الاهتمام بالتفاصيل والتقاط الأخطاء قبل أن تصبح مشكلة.

برنامج إدارة سير العمل

برنامج إدارة سير العمل هو أداة تمكن الشركات وكذلك الأفراد من إدارة سير العمل بكفاءة وفعالية. تساعد حلول البرامج هذه في أتمتة المهام المتكررة وتبسيطها ، وتوفير تحديثات في الوقت الفعلي حول تقدم المهمة ، وتمكين التعاون بين أعضاء الفريق. كما أنها تساعد الشركات والأفراد على تبسيط سير العمل وتحسين الإنتاجية وتحقيق أهدافهم بشكل أكثر كفاءة. فيما يلي بعض الحلول البرمجية الشائعة لإدارة سير العمل:

# 1. تريلو

Trello هي أداة شائعة لإدارة المشاريع تتيح للمستخدمين إنشاء لوحات وبطاقات لإدارة سير العمل. إنها أداة مرئية تساعد المستخدمين في تحديد أولويات المهام وتعيينها لأعضاء الفريق وتتبع التقدم.

#2. أسانا

Asana هي أداة شاملة لإدارة المشاريع تمكن المستخدمين من تتبع المهام والمشاريع ومهام سير العمل. يوفر مجموعة من الميزات ، بما في ذلك تعيين المهام وإدارة المشاريع وتكامل التقويم.

# 3. Monday.com

Monday.com هي أداة لإدارة المشاريع وإدارة سير العمل تساعد الفرق على إدارة عملهم على منصة واحدة. يوفر واجهة مرئية لتتبع المهام والمواعيد النهائية والتقدم.

# 4. جيرا

Jira هي أداة لإدارة سير العمل تستخدم بشكل أساسي في تطوير البرمجيات. إنه يمكّن الفرق من تتبع الأخطاء والمشكلات وتقدم المشروع. توفر Jira أيضًا التقارير والتحليلات لمساعدة المستخدمين على تحديد الاختناقات في سير العمل.

# 5.WorkflowMax

WorkflowMax هو برنامج لإدارة سير العمل قائم على السحابة يوفر وظائف إدارة المشروع وتتبع الوقت وإعداد الفواتير وإعداد التقارير. إنه مثالي للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم.

# 6. وريك

Wrike هو برنامج لإدارة المشاريع وإدارة سير العمل يمكّن الفرق من إدارة المهام والمشاريع وسير العمل في الوقت الفعلي. يوفر ميزات تعاون مثل تعيين المهام ومشاركة المستندات والمراسلة.

ما هي 8 مراحل من سير العمل؟

فيما يلي المراحل الثمانية لسير العمل:

إدخال
إنها تقوم بالتسجيل
التوجيه
التقيم
موافقة
اﻟﻤﻌﺎﻟﺠﺔ
الناتج
أرشيف

ما هي الخطوات الخمس لإدارة سير العمل؟

فيما يلي الخطوات الخمس لإدارة سير العمل:

تحديد وتوثيق سير العمل
تعيين المهام وتحديد المواعيد النهائية
التقدم المرئى
تحسين سير العمل
التقييم والتحسين

أمثلة على إدارة سير العمل

تشير إدارة سير العمل إلى عملية التخطيط والتنظيم والتنفيذ والتحكم في المهام المختلفة بالإضافة إلى العمليات المتضمنة في سير العمل التجاري أو التنظيمي. فيما يلي بعض الأمثلة على إدارة سير العمل في الصناعات المختلفة:

# 1. الرعاىة الصحية

تتضمن إدارة سير العمل في الرعاية الصحية إدارة مواعيد المرضى وتتبع السجلات الطبية وتنسيق تقديم الرعاية. على سبيل المثال ، قد يستخدم مقدمو الرعاية الصحية برنامج إدارة سير العمل لتتبع بيانات المريض وإدارة المواعيد وتنسيق الرعاية بين الأقسام المختلفة.

# 2. تصنيع

تتضمن إدارة سير العمل في التصنيع إدارة عمليات الإنتاج وتتبع المخزون وتنسيق الخدمات اللوجستية. على سبيل المثال ، قد تستخدم شركة تصنيع برنامج إدارة سير العمل لإدارة خط إنتاجها ، وتتبع مستويات المخزون ، وتنسيق تسليم المواد الخام والمنتجات النهائية.

# 3. تسويق

تتضمن إدارة سير العمل في التسويق إدارة الحملات التسويقية وتتبع العملاء المتوقعين وتنسيق الأنشطة التسويقية. على سبيل المثال ، قد يستخدم فريق التسويق برنامج إدارة سير العمل لإدارة حملاتهم على وسائل التواصل الاجتماعي ، وتتبع العملاء المحتملين الناتجة عن جهودهم التسويقية ، وتنسيق توزيع المواد التسويقية.

# 4. تمويل

تتضمن إدارة سير العمل في الشؤون المالية إدارة العمليات المالية مثل إعداد الميزانية والمحاسبة وإعداد التقارير المالية. على سبيل المثال ، قد يستخدم قسم الشؤون المالية برنامج إدارة سير العمل لإدارة عملية وضع الميزانية الخاصة به ، وتتبع المعاملات المالية ، وتنسيق إعداد التقارير المالية وتوزيعها.

# 5. الموارد البشرية

تتضمن إدارة سير العمل في الموارد البشرية إدارة إعداد الموظفين وإدارة الأداء وعمليات الموارد البشرية الأخرى. على سبيل المثال ، قد يستخدم قسم الموارد البشرية برنامج إدارة سير العمل لإدارة عملية التوظيف وتتبع أداء الموظف وتنسيق أنشطة التدريب والتطوير.

إدارة سير عمل المشروع

تشير إدارة سير عمل المشروع إلى عملية التخطيط والتنظيم والتنفيذ والتحكم في مختلف المهام والعمليات التي ينطوي عليها إكمال المشروع. بشكل عام ، تتطلب إدارة سير عمل المشروع التخطيط الفعال والاتصال والتنسيق لضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية ووفقًا للمعيار المطلوب. فيما يلي بعض الخطوات المتبعة في إدارة سير عمل المشروع:

# 1. عرف المشروع define the Project

تتمثل الخطوة الأولى في إدارة سير عمل المشروع في تحديد نطاق المشروع وتحديد الأهداف والغايات. يستلزم تحديد المشروع أيضًا تحديد المهام والموارد اللازمة لتحقيقها.

# 2. قم بإنشاء خطة المشروع

بمجرد تحديد المشروع ، فإن الخطوة التالية هي إنشاء خطة مفصلة للمشروع. يجب أن تتضمن هذه الخطة جدولاً زمنياً ، ومعالم رئيسية ، وتسليمات ، وقائمة بالموارد المطلوبة لإكمال المشروع.

# 3. تعيين المهام والمسؤوليات

قم بتعيين المهام والمسؤوليات لأعضاء الفريق ، وتأكد من أن كل شخص يعرف ما هو مسؤول عنه ومتى يحين موعد مهامه.

# 4. التقدم المرئى

راقب تقدم المشروع بانتظام للتأكد من أن كل شيء على المسار الصحيح. استخدم برنامج إدارة المشاريع لتتبع المهام والمواعيد النهائية والتقدم وضبط الخطة حسب الحاجة.

# 5. التواصل مع أصحاب المصلحة

بصرف النظر عن مراقبة التقدم ، يجب أن تبقي أصحاب المصلحة على اطلاع دائم. يمكنك القيام بذلك عن طريق عقد اجتماعات منتظمة لمناقشة التقدم والمشكلات وأي تغييرات على خطة المشروع.

# 6. إدارة المخاطر

تحديد المخاطر المحتملة ووضع خطط للطوارئ للتخفيف منها. مرة أخرى ، قم بتقييم المخاطر بانتظام وتعديل خطة المشروع حسب الحاجة لتقليل تأثير أي أحداث غير متوقعة.

# 7. أغلق المشروع

بمجرد اكتمال المشروع ، قم بتقييم نجاحه وحدد أي دروس مستفادة. استخدم هذه المعلومات لتحسين المشاريع المستقبلية.

ما هي تدفقات العمل الأساسية الخمسة؟

تدفقات العمل الأساسية الخمسة هي سير عمل التسويق ، وسير عمل المبيعات ، وسير عمل العمليات ، وسير عمل خدمة العملاء ، وسير عمل تطوير المنتج. هذه مجموعة من العمليات التجارية الأساسية التي توجد بشكل شائع في العديد من الصناعات.

# 1. سير عمل التسويق

الأول في قائمتنا هو سير عمل التسويق. يتضمن ذلك تحديد العملاء المستهدفين ، وإنشاء وتنفيذ استراتيجيات التسويق ، وكذلك قياس فعالية تلك الاستراتيجيات. يتضمن مهام مثل أبحاث السوق والعلامات التجارية والإعلان وتوليد العملاء المحتملين.

# 2. سير عمل المبيعات

ثانيًا ، لدينا سير عمل المبيعات. يتضمن هذا بشكل عام تحديد العملاء المحتملين وتأهيلهم ، والمشاركة معهم من خلال قنوات الاتصال المختلفة ، وإغلاق الصفقات. ويشمل أيضًا مهام مثل إدارة العملاء المتوقعين ، والتوعية بالمبيعات ، والتفاوض على العقود.

# 3. سير عمل خدمة العملاء

ثالثًا ، لدينا سير عمل خدمة العملاء. بشكل عام ، يتضمن سير العمل هذا توفير الدعم والمساعدة للعملاء قبل البيع وأثناءه وبعده. يتضمن مهام مثل استفسارات العملاء ومعالجة الشكاوى وحل المشكلات.

# 4. سير عمل تطوير المنتج

التالي في قائمتنا هو سير عمل تطوير المنتج. يتضمن سير العمل هذا البحث والتصميم والاختبار وكذلك إطلاق منتجات أو خدمات جديدة. يتضمن أيضًا مهام مثل تحليل السوق والنماذج الأولية واختبار المنتج وتخطيط إطلاق المنتج.

# 5. سير عمل العمليات

أخيرًا ، لدينا سير عمل العمليات. يتضمن سير العمل هذا إدارة الأنشطة اليومية للأعمال ، بما في ذلك الإنتاج واللوجستيات وإدارة سلسلة التوريد والموارد البشرية. ويشمل أيضًا مهام مثل إدارة المخزون والمشتريات والشحن وإدارة الموظفين.

ما هما طريقتان لسير العمل؟

طريقتان لسير العمل هما أسلوب رشيق وخفيف.