سير العمل هو أساس العمليات التجارية. وتعمل أنظمة إدارة سير العمل على أتمتة عمليات الأعمال هذه لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة. سنتحدث عن كيفية عمل أنظمة إدارة سير العمل هذه ، مع أمثلة على أفضل البرامج مفتوحة المصدر التي يمكنك الاختيار من بينها.
ما هو نظام إدارة سير العمل؟
نظام إدارة سير العمل هو منصة برمجية تعمل على أتمتة الإجراءات بكفاءة. يعزز سير العمل المبسط مؤشرات الأداء الهامة وإنتاجية الشركة. تتضمن أمثلة أنظمة إدارة سير العمل Taiga و Pipefy و Kissflow و Kanboard وما إلى ذلك.
أتمتة سير العمل هي عملية تنظيم وتحديد أولويات سلسلة من الإجراءات بناءً على ظروف وقواعد محددة. تسعى استراتيجيات إدارة سير العمل إلى تحديد الاختناقات والتأخيرات في العمليات ورسم المهام من أجل تطوير عملية سير عمل أكثر كفاءة وانسيابية. يتم دمج عدد من أدوات برامج سير العمل المستقلة في تطبيق واحد يقوم بأتمتة العمليات البشرية والآلية على طول مسار محدد مسبقًا. تساعد حلول إدارة سير العمل أيضًا في التكامل السلس بين البشر والأنظمة من أجل تحقيق نجاح الشركة.
ما هي أنواع أنظمة إدارة سير العمل؟
# 1. أنظمة إدارة سير العمل بالوثائق
عندما تكون المستندات مهمة في عمليات مشروع الفريق ، فإن حلول سير عمل المستندات ضرورية. يصبح تدفق المستندات من خلال الإجراءات المختلفة أمرًا حاسمًا لجهود المنظمة لتحسين كفاءة الشركة. بمعنى آخر ، تصبح نتيجة عملية على مستند واحد في مرحلة معينة هي المدخلات إلى المرحلة التالية. تُستخدم الأنظمة التي تركز على المستندات للموافقة على المستندات ومراجعتها وترجمتها وكتابتها.
# 2. نظام إدارة سير العمل المرتكز على الإنسان
تُستخدم تقنيات سير العمل التي تتمحور حول الإنسان في تصميم وتطوير العمليات والمهام والإجراءات التي تتطلب مشاركة بشرية كبيرة. نتيجة لذلك ، فهي مهمة في وظائف مثل كتابة الاقتراح وتحليل البيانات.
# 3. نظام إدارة سير العمل المتكامل
تستلزم تدفقات العمل المتكاملة عمليات متكررة مكتملة بالتسلسل مع الحد الأدنى من المساهمات البشرية.
لماذا تعتبر إدارة سير العمل مهمة لعملك؟
التغيير أمر لا مفر منه في كل سن ، ولكن من الصعب قبوله. ساعدت أجهزة الكمبيوتر وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف المحمولة في توسيع القوة العاملة في القرن الحادي والعشرين. يستخدمون قدرات السحابة للوصول إلى البيانات على أي جهاز ويعتمدون على هواتفهم المحمولة للعمل والاحتياجات الشخصية. مع هذا التعرض الواسع للتحسينات التكنولوجية ، يجب أن يكون تنفيذ نظام إدارة سير العمل واضحًا. من المثير للدهشة أن العديد من الشركات تتجاهل أهمية أداة BPM أو برنامج سير العمل للعمليات التجارية في مؤسساتهم.
على العكس من ذلك ، تتطلب الصناعة نظام إدارة سير عمل جيد لإدارة سير العمل ومراقبة عمليات الشركة وتحسينها. يُظهر الفحص المتعمق لعمليات العملية التكرار والوظائف غير المتصلة. أكوام الأوراق والمجلدات التي تتكون من المستندات والإيصالات والفواتير وطلبات الإجازات والنماذج ناتجة عن مهام غير منظمة. عندما لا يكون نظام إدارة سير العمل موجودًا ، فقد ينتهي الأمر حتى بمؤسسات التكنولوجيا الفائقة الأكثر تقدمًا بأوراق غير منظمة وأنشطة غير منظمة وغير متصلة.
أمثلة على أفضل أنظمة إدارة سير العمل
فيما يلي بعض الأمثلة على أفضل أنظمة إدارة سير العمل التي يمكنك تجربتها:
رقم 1. خلية نحل
تستخدم كل من Google و Starbucks و Comcast و Toyota Hive كأدوات متطورة لإدارة المشاريع. يوفر Hive إمكانات إدارة سير العمل للفرق التي تحتاج إلى التواصل بشأن عمليات العمل اليومية أثناء إكمال المشاريع بأكبر قدر ممكن من الفعالية ، بالإضافة إلى ميزات إدارة المشاريع والمهام القوية.
يسمح لك Hive Automate ، الذي تم إنشاؤه داخل نظام Hive الأساسي ، أيضًا بإنشاء مهام سير عمل بين Hive وتطبيقات العمل الأخرى المستخدمة بانتظام. هذا التطبيق متاح لجميع مستخدمي Hive وهو طريقة ممتازة لتبسيط عملياتك وأتمتة الإجراءات المتكررة وتوفير الوقت.
# 2. كيسفلو
كيسفلو هو تطبيق ممتاز لإدارة المشاريع والعمليات تم تصميمه لزيادة الإنتاجية ، ومساعدة الفرق في تصور سير العمل ، وتحديد المسؤولية بين أعضاء الفريق ، وإبقاء الجميع على نفس الصفحة داخل المنظمة. فيما يلي بعض الخصائص التي تجعل من Kissflow اختيارًا ممتازًا لإدارة سير العمل:
- النماذج التي يمكن تخصيصها بالكامل للمساعدة في أتمتة العمليات وتبسيطها.
- التحكم في الوصول الذي يحدد الأدوار والمسؤوليات التنظيمية.
- تقارير وتحليلات قابلة للتنفيذ وتوفر رؤية مهمة لسير العمل الكلي.
- أداة تسهل التكامل.
# 3. تحول
Shift هو برنامج سطح مكتب يقوم بدمج حسابات البريد الإلكتروني والتطبيقات والإضافات في متصفح واحد ، مما يؤدي إلى تحسين إنتاجيتك. تكامل مع تطبيقاتك المفضلة ، وأنشئ مساحات عمل فريدة ، وتغلب على الحمل الزائد في البريد الوارد. التحول هو أداة الإنتاجية النهائية ؛ قم بتنزيل Shift الآن وأعد اكتشاف تركيزك. إنه حقًا يغير قواعد اللعبة. يتيح لك التحول:
- قم بتوصيل جميع حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بك وتطبيق الويب المفضل لديك لتخصيص مساحة العمل الخاصة بك.
- ابحث في جميع حسابات البريد والتقويم و Drive.
- اجمع بين أدواتك المفضلة لإنشاء سير العمل المثالي.
# 4. البراهين
ProProfs Project هو برنامج ذكي لإدارة سير العمل يوفر معلومات دورة حياة المشروع في الوقت الفعلي. من خلال واجهته سهلة الاستخدام ، يمكنك بسهولة إدارة المشاريع والمهام الفرعية والمواعيد النهائية. استمتع بمشاركة الملفات بسلاسة والمشاركة في المناقشات من أي مكان وفي أي وقت. تقوم الأداة بإنشاء الفواتير وتسمح لك بتخصيصها. يمكنك أيضًا تطوير تدفقات عمل مخصصة بناءً على متطلبات مشروعك. مع ProProfs ، تعاون الفريق هو قطعة من الكعكة. يتميز ProProfs أيضًا بالخصائص التالية التي تجعله برنامجًا ممتازًا لإدارة سير العمل:
- تنفيذ مهام سير العمل تلقائيًا.
- السيطرة على فرق متعددة الوظائف
- تحديثات تطوير المشروع أثناء التنقل
- مخططات جانت ولوحات كانبان وأدوات أخرى
# 5. فلويكس
Fluix هو برنامج ويب لا يحتوي على كود للشركات مثل البناء والطاقة والطيران وإعادة التصميم. الحلول الرئيسية للمنصة هي جمع البيانات المؤتمتة وإدارة سير العمل. يمكن استخدام النماذج المحمولة لجمع البيانات ، والتي يمكن توجيهها لاحقًا من خلال مهام سير العمل لتبسيط العمليات عبر الفرق البعيدة. تساعد طريقة آلية مثل هذه في إدارة عمليات التفتيش الميدانية ومراقبة السلامة وصيانة المعدات والعمليات التجارية الأخرى التي تتضمن العديد من المهام وفناني الأداء. يوفر فلويكس:
- منصات الويب و iOS و Android.
- تسهل ملفات PDF ونماذج الويب القابلة للتعبئة التعاون بين العديد من الفرق.
- يسمح لك منشئ سير العمل بالسحب والإفلات بتطوير تدفقات عمل قائمة على الخطوات.
- يتحكم الوصول الدقيق المستند إلى الأدوار لمن لديه حق الوصول إلى المهام والملفات.
- تتيح عمليات التكامل مع أدوات ذكاء الأعمال تصدير البيانات وتحليلها.
# 6. بشكل مشروع
500apps 'Projectsly هو برنامج جديد لإدارة المشاريع يتضمن إدارة مهام مكثفة وأدوات أتمتة قوية. يعد التطبيق مفيدًا للغاية للفرق البعيدة ، ويسهل التعاون في العمل ويسمح لمديري المشاريع بتعيين مهام الفريق وتتبعها دون فقدان المعالم المهمة. يبسط مشروع المشاريع تخطيط المشروع ويسمح لك بالتعامل مع كل جزء من المشروع من البداية إلى النهاية. يحتوي برنامج بروجيكتلي على الميزات التالية:
- لوحات Kanban المستخدمة لإنشاء المهام وتتبعها.
- لتتبع تقدم المهمة بيانياً ، استخدم مخطط جانت.
- أتمتة لإنشاء سير العمل
- إدارة مشروع Gmail من خلال امتداد Chrome
# 7. ClickUp
ClickUp هو حل يمكن أن يساعدك في تبسيط سير العمل وخطط المشروع أثناء إدارة موارد الفريق أيضًا. تستخدم الفرق في جميع أنحاء العالم التطبيق السهل والجذاب من الناحية الجمالية للحفاظ على عملهم في المسار الصحيح. يمكن أن يكون ClickUp هو برنامج إدارة سير العمل بالنسبة لك لعدد من الأسباب ، بما في ذلك:
تمكن قوالب الأتمتة المستخدمين من إنشاء قوالب متخصصة لأتمتة أجزاء من سير العمل.
- تتوفر طرق عرض جانت والتقويم والمخطط الزمني جميعها للمشاريع.
- إعداد التقارير مع القدرة على إنشاء لوحات معلومات مخصصة.
- تحقق من أفضل بدائل ClickUp التي تستخدمها الفرق الآن للحصول على معلومات إضافية.
# 8. ورقة ذكية
منذ الشراكة مع 10,000 قدم ، أصبحت Smartsheet أداة ممتازة لإدارة ليس فقط سير العمل ، ولكن أيضًا توفير الموارد عبر الفريق. تم إنشاء Smartsheet بشكل أساسي بطريقة تشبه Excel ، مما يسمح للفرق بتصور الخطوات وعناصر الإجراءات المستقبلية بسهولة. Smartsheet هو برنامج ممتاز لإدارة سير العمل بسبب العوامل التالية:
- أتمتة سير العمل عبر المشاريع والمهام.
- يتم تضمين مخطط جانت وطريقة عرض الجدول لتصور المهام في تكوينات المشروع المرنة.
- تكامل مع منتجات مثل Microsoft Office و Google Apps.
- زيادة القدرة على توفير الموارد.
# 9. بيبفي
Pipefy هو برنامج لإدارة سير العمل يساعد الفرق في طلب البيانات وتنفيذ المهام والإبلاغ عن النجاح خلال المشاريع والحملات. أصبح الحل الأمثل لإدارة سير العمل للفرق في جميع أنحاء العالم نظرًا لنهج تطوير سير العمل ذي التعليمات البرمجية المنخفضة. بعض الميزات الإضافية التي تجعل Pipefy برنامجًا ممتازًا لإدارة سير العمل:
- القوالب التي يمكن استخدامها للمساعدة في هيكلة سير العمل والعمليات بشكل عام.
- تدفقات عمل مخصصة ذات تعليمات برمجية منخفضة تعمل على تحسين الإنتاجية.
- عند الحاجة ، رؤية في سير العمل من جميع أنحاء المؤسسة.
# 10. طاولة هوائية
نظرًا لإطاره الفريد الذي يشبه Excel ، يعد Airtable خيارًا ممتازًا لتطبيق إدارة سير العمل. يتم استخدام هذه الأداة من قبل الفرق في جميع أنحاء العالم ، وقدرتها على العمل كجدول بيانات قوي جعلتها مفضلة لدى المعجبين لإدارة سير العمل. بعض الميزات الإضافية لـ Airtable تجعله برنامجًا ممتازًا لإدارة سير العمل:
- القدرة على إنشاء قاعدة بيانات مخصصة لجميع المشاريع والمهام
- قوالب خاصة بالمشروع قابلة للتكيف
- تتيح لك طرق عرض الشبكة والتقويم والمعرض وكانبان عرض المشاريع بالطريقة الأكثر ملاءمة لك.
- تطبيقات مسبقة الصنع لتحسين تجربتك
أمثلة على أنظمة إدارة سير العمل مفتوحة المصدر
فيما يلي بعض الأمثلة على أنظمة إدارة سير العمل مفتوحة المصدر:
#1. التايغا
Taiga هو مشروع مفتوح المصدر وبرنامج لإدارة سير العمل يهدف إلى التغلب على مشكلة قابلية الاستخدام. يعمل فريق في Kaleidos على المشروع منذ أوائل عام 2014. توفر Taiga Agile الآن هيكلًا رسميًا للمشروع.
يتضمن المشروع أدوات تسهل إنشاء المشاريع باستخدام قوالب Kanban أو Agile. يمكنك أيضًا استخدام Agile لتطوير سباقات السرعة وقصص المستخدمين. يمكنك أيضًا إضافة قصص المستخدمين إلى سباقات السرعة وتعيين المهام لهم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام قالب كانبان لإنشاء مشاريع ذات نوافذ مهام من النوع اللاحق وواجهة مستخدم سهلة الاستخدام تعمل بالسحب والإفلات.
# 2. كانبورد
Kanboard هو برنامج أساسي مفتوح المصدر لإدارة سير عمل كانبان. تمت كتابته بلغة PHP وتوزيعها بموجب ترخيص من معهد ماساتشوستس للتكنولوجيا. Kanboard سهل الإعداد ويستهلك القليل من الموارد. يحتوي على ميزات رئيسية ، بما في ذلك البحث عن المهام والتصفية والمرفقات والمهام الفرعية والتعليقات وغير ذلك الكثير. يمكن أيضًا تصدير بطاقاتك بتنسيقات متنوعة.
# 3 التراكم
Backlog هو برنامج إدارة سير عمل مفتوح المصدر مصمم خصيصًا لفرق المطورين. إنها منصة واحدة بواجهة بسيطة لكنها قوية يمكن تخصيصها لتلبية متطلبات المستخدمين. إنه يمكّن أعضاء فرق التطوير والتصميم من التفاعل والاتصال على منصة واحدة من أي مكان أو جهاز. يمكن استخدام المرئيات الأنيقة مثل مخططات جانت والرسوم البيانية Git لتتبع تطور المشروع. كما أنه يعزز وضوح المعلومات ، مما يسمح للفرق بإكمال المهام ضمن الأطر الزمنية المحددة.
# 4. تدفق الهواء اباتشي
Apache Airflow هو برنامج مجاني ومفتوح المصدر لإدارة سير العمل يمكن استخدامه لإنشاء عمليات المشروع ومراقبتها وإدارتها. يعتمد النظام الأساسي على أربعة مفاهيم تسمح بإنشاء برامج إدارة سير عمل ديناميكية وبديهية وقابلة للتوسيع وقابلة للتطوير بدرجة كبيرة.
تُستخدم الرسوم البيانية غير الدورية الموجهة (DAGs) في Apache Airflow لمساعدة الفرق في تصميم وجدولة وبرمجة وأتمتة تدفق البيانات عبر العقد. يتم تمثيل اتجاه نقل البيانات بواسطة خطوط الأنابيب في تدفق هواء أباتشي. في جوهرها ، غالبًا ما يكون ناتج عقدة واحدة (مهمة) هو الإدخال إلى عقدة أخرى. على سبيل المثال ، لكي يكمل الفريق جميع المهام ، يجب إكمال العملية أو إعادة تشغيلها.
# 5. اباتشي تافيرنا
Apache Taverna هو برنامج مجاني ومفتوح المصدر لإدارة سير العمل للفرق العلمية يسمح لهم بإنشاء وإدارة سير العمل العلمي. تعتبر أداة سير العمل حيادية بالنظام الأساسي ويمكن استخدامها مع مجموعة متنوعة من أنظمة التشغيل. يتكون جناح Apache Taverna من ثلاثة مكونات: محرك Taverna و Taverna Workbench و Taverna Server. تعمل هذه المكونات معًا لمساعدة العلماء على إنشاء خطوط بيانات معقدة وتحليلها. علاوة على ذلك ، تقبل المجموعة البيانات من كل من المصادر العامة والخاصة في مجالات متنوعة مثل التحليلات الطبية والجغرافية والرياضية.
كيف تنشئ نظام إدارة سير العمل؟
# 1. اجعله سهل الوصول إليه
الأعمال التجارية اليوم ليست ثابتة. يمكن أن ينتشر طاقمك في جميع أنحاء العالم. ومع ذلك ، يتطلب كل شخص الوصول إلى الحلول التي يمكنها تبسيط سير عمل أعمالهم ، لذلك اختر المنتجات والأنظمة السحابية المتاحة للجميع بسهولة.
# 2. أنور فريقك
لن يكون أي حل لإدارة سير العمل فعالاً ما لم يفهم موظفوك كيفية استخدامه. إذا كنت تستثمر في برنامج لمساعدتهم في وظائفهم ، فتأكد من أن الجميع يفهم الفوائد وكيفية الاستفادة منها بنجاح.
# 3. اعملوا معًا
تمكّن أنظمة إدارة سير العمل الأكثر نجاحًا فريقك من التعاون دون عناء وفي الوقت الفعلي. عند البحث عن حزم برامج لتكوين نظام لإدارة سير العمل ، اجعل التعاون أولوية.
# 4. تتبع تطورك.
يجب أن تشرف الإدارة على تسجيل تقدم العملية وتسليط الضوء على مجالات التحسين في نظام إدارة سير العمل الخاص بك ، والتي يجب أن تكون متاحة بسهولة للجميع. التوثيق ضروري في كل منظمة ؛ تأكد من أن نظام إدارة سير العمل الخاص بك يسمح لك بمراقبة وتوثيق فريقك بكفاءة أثناء نموه.
# 5. الحفاظ على اليقظة
تتطور التكنولوجيا باستمرار ، وهناك العديد من التقنيات الجديدة التي يتم تطويرها الآن والتي من شأنها تحسين نظام إدارة سير العمل لديك. ترقب الأنظمة الجديدة والناشئة التي يمكنها تحسين نظام إدارة سير العمل وزيادة كفاءة وإنتاجية فريقك.
كيف تنشئ عملية سير عمل؟
- حدد مواردك.
- قم بعمل قائمة بالوظائف التي يجب إكمالها.
- تحديد المسؤول عن كل مرحلة وتعيين الواجبات.
- قم بعمل رسم تخطيطي لسير العمل لمساعدتك على تصور العملية.
- ضع سير العمل الجديد الخاص بك على المحك.
- أبلغ فريقك بسير العمل الجديد.
- قم بتثبيت سير العمل الجديد.
ما هي المكونات الأساسية الثلاثة لسير العمل؟
المكونات الأساسية الثلاثة لسير العمل هي المدخلات والتحويل والمخرجات.
ما هي أدوار سير العمل الأربعة؟
يجب بعد ذلك تعيين أدوار سير العمل الضرورية (محرر ، أو مراجع ، أو معتمد ، أو ناشر) للمستخدمين الذين يشكلون جزءًا من فريق الإدارة هذا بواسطة مستخدم له دور المسؤول في قائمة مصطلحات إدارة المعلومات.
ما هو سير عمل SAP؟
يمكنك استخدام SAP Workflow Management لرقمنة سير العمل ، واتخاذ القرارات ، والحصول على رؤية عملية شاملة ، وإنشاء عمليات باستخدام نهج منخفض التعليمات البرمجية. تمكن المستخدمين من إنشاء العمليات وتنفيذها وإدارتها. أنها تمكن المستخدمين من رقمنة وأتمتة عملية صنع القرار.
ما هو نموذج سير العمل؟
يتم تمثيل التسلسل المنظم للأنشطة والاختيارات التي تشكل عملية تجارية من خلال نموذج سير العمل. من خلال إنشاء نموذج سير العمل ، قد يفهم مستخدمو الأعمال بشكل أفضل كيفية عمل العملية ويمكنهم تبسيطها وتحسينها لتحقيق أفضل النتائج وأقصى قدر من الكفاءة.
ما هو سير العمل الذكي؟
حتى عندما تتغير متطلبات العمل ، يعد Smart Workflow حلاً جاهزًا يمكن تعديله لتلبية متطلبات التوجيه والقواعد الفريدة. يمكن للموافقين المخصصين المشاركة في دورة الموافقة بفضل معالج الموافقة سهل الاستخدام في Smart Workflow.
ما الذي يجعل سير العمل جيدًا؟
يوفر سير العمل الجيد معرفة متعمقة بعمليات الشركة. من خلال إزالة الازدواجية والتكرار ، يعمل سير العمل المصمم جيدًا على تسريع عمليات الشركة. يعد الاتصال المحسن والرؤية والتحكم في عملية الأعمال بعض الفوائد الإضافية لعمليات سير العمل.
ختاما،
سيساعد استخدام نظام إدارة سير العمل الصحيح في تحسين معدل الإنتاجية في مؤسستك ، مما يؤدي بدوره إلى زيادة الإيرادات. لقد قمنا بإدراج أفضل أنظمة إدارة سير العمل في هذا الدليل ، ونأمل أن تجدها مفيدة.
أسئلة وأجوبة حول أنظمة إدارة سير العمل
ما هو مثال سير العمل؟
يقوم المستقلون بإنشاء فاتورة وإرسالها إلى عملائهم. يتم إرسال الفاتورة إلى قسم الشؤون المالية للعميل. يتم اعتماد الفاتورة ودفعها من قبل الإدارة المالية.
ما هو مخطط سير العمل؟
مخطط سير العمل هو تمثيل مرئي يشبه المخطط الانسيابي لعملية أو مشروع أو وظيفة.
ما هو الفرق بين سير العمل والعملية؟
تمثل مهام سير العمل التفاصيل الدقيقة حتى الأهداف الصغيرة ، بينما تشير العمليات إلى مخرجات على نطاق أوسع.
مقالات ذات صلة
- الهندسة المالية: البرامج والرواتب (محدث!)
- برنامج تخطيط المشاريع: أكثر من 60 برنامجًا أفضل في عام 2023 (الخيارات المجانية والمدفوعة)
- إدارة مشروع TRELLO: النماذج والميزات والاستخدامات الرئيسية
- 6 نصائح للقيام بأعمال أتمتة المهام بشكل صحيح
- استراتيجية البيانات: 7 مكونات من استراتيجية البيانات يحتاجها كل مجمع
مراجع حسابات
