نظام إدارة البريد الإلكتروني هو استراتيجية لزيادة كفاءة البريد الإلكتروني وتقليل الآثار الضارة التي يمكن أن تحدثها معالجة البريد الإلكتروني على إنتاجية الشخص وسعادته في العمل. سنلقي نظرة على عدد من الأشياء في هذه المقالة ، وهي تتضمن استراتيجيات لإدارة نظام البريد الإلكتروني الفعال ، وفرز البرامج ، والتوقعات. هدفنا هو فقط التأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تعمل بشكل جيد ولا توجد مجموعات كبيرة من الرسائل دون أن ينتبه إليها أحد.
اقرأ أيضا: حماية البريد الإلكتروني: ما سبب أهميتها
نظام إدارة البريد الإلكتروني
يتم تسجيل رسائل البريد الإلكتروني المرسلة والمستلمة من قبل الموظفين بشكل مركزي بواسطة نظام إدارة البريد الإلكتروني. يمكن إدارة رسائل البريد الإلكتروني من خلال تطبيق جداول الاستبقاء وضوابط الوصول ونظام التصنيف على هذا المحتوى. من الممكن التقاط البيانات الوصفية المتعلقة بالبريد الإلكتروني للحفاظ على هذه البيانات والوصول إليها. يعد أرشفة البريد الإلكتروني أحد أكثر استخدامات نظام إدارة البريد الإلكتروني شيوعًا. هذه الحلول ، في المستوى الأساسي لها ، إما نسخ أو إزالة الرسائل من برنامج المراسلة وتخزينها في مكان آخر. بعض هذه الحلول تستبدل المرفقات ببتر أو رابط داخل الرسالة بدلاً من أرشفة الرسالة نفسها. نظام إدارة البريد الإلكتروني هو أحد مكونات الحل الكامل.
يمكن فرز وتنظيم عدد كبير من رسائل البريد الإلكتروني الواردة للعملاء والرد عليها باستخدام أنظمة إدارة البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، فإن نظام إدارة البريد الإلكتروني ليس فقط للمساعدة ؛ يمكن استخدامه لأي ظرف يتضمن عددًا كبيرًا من رسائل البريد الإلكتروني الواردة ، مثل ملاحظات الحملة أو مكتب الخدمة الداخلي للشركات العالمية.
أفضل نظام لإدارة البريد الإلكتروني
نحن ندرك جميعًا أنه مع توسع أعمالك ، قد تتجاوز رسائل البريد الإلكتروني صندوق الوارد الخاص بك وتؤدي إلى موجة من المشكلات. يرسل فريق العمل لديك العديد من الردود على بريد إلكتروني واحد ، ويتم تجاهل رسائل البريد الإلكتروني المهمة ، ولا معنى للمحادثات. ولا يتم إنجاز أي عمل فعلي في خضم هذا الهرج والمرج. يمكنك بسهولة إدارة رسائل البريد الإلكتروني الداخلية والخاصة بالعملاء عن طريق الاستثمار الصحيح للأداة. يمكنك استخدام قنوات أكثر من مجرد البريد الإلكتروني للتواصل مع العملاء والشركات وأصحاب المصلحة المهمين ولتعزيز التعاون الداخلي.
لذلك ، إذا وجدت صعوبة في مواكبة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فهذه المدونة تناسبك. سوف تنظر في ماهية نظام إدارة البريد الإلكتروني وتتحدث عن بعض الجوانب الأساسية. سيكون أفضل نظام لإدارة البريد الإلكتروني هو تركيزنا الأساسي أثناء دراستنا لهم.
8 أفضل أنظمة إدارة البريد الإلكتروني
سيكون أفضل نظام لإدارة البريد الإلكتروني هو تركيزنا الأساسي عندما ندرس هذه الخيارات المختلفة.
# 1. مساعدة الكشافة
نظام إدارة البريد الإلكتروني الأكثر فعالية للشركات المتوسطة والصغيرة الحجم. تم تصميم نظام إدارة البريد الإلكتروني بشكل خاص لمساعدة الفرق في إدارة مراسلات البريد الإلكتروني الخاصة بهم بشكل فعال. يمكنك استخدام إمكانات التعاون المتقدمة مثل الملاحظات الخاصة لإبقاء الجميع محدثًا واكتشاف الاصطدام للتخلص من العمل الزائد مع Help Scout.
أخيرًا ، الوصول إلى ملفات تعريف المستهلك يبقيك على اطلاع. لتسهيل التفاعلات وتقليل المتاعب لكل من المرسل وموظفيك ، يمكنك عرض الدردشات السابقة والمعلومات الأساسية الأخرى. أفضل جزء هو أن نظام إدارة البريد الإلكتروني هو واحد فقط من العديد من الأدوات التي يمكنك الوصول إليها عند التسجيل في Help Scout.
السعر: يبدأ من 20 دولارًا لكل مستخدم / شهر.
# 2. سانيبوكس
Sanebox هو برنامج إدارة البريد الإلكتروني الأفضل لإدارة رسائل البريد الإلكتروني الأفضل للاستخدام الشخصي.
هناك طرق للمساعدة في إدارة صناديق البريد الوارد الشخصية على الرغم من أن الكثير من برامج إدارة البريد الإلكتروني تركز على المتطلبات التجارية. SaneBox هو من بين أفضل ما رأيناه. عندما تصل رسائل البريد الإلكتروني إلى صندوق الوارد الخاص بك ، يتم فرزها تلقائيًا حسب الذكاء الاصطناعي المتطور ، والذي تعلم عادات البريد الإلكتروني الفريدة الخاصة بك.
السعر: ابتداء من $ 7 / شهر.
# 3. Sendinblue
نظام إدارة البريد الإلكتروني الأكثر فاعلية للتواصل بين شخص وآخر. هناك مناسبات تحتاج فيها إلى مخاطبة مجموعة كبيرة من الأشخاص في وقت واحد ، ربما للإعلان عن خدمة جديدة أو تقديم تحديث عن عملك أو منتجك. ستحتاج إلى برنامج متخصص لأنه لا يمكنك سوى إرسال نسخة مخفية الوجهة إلى الكثير من الأشخاص من حساب Gmail الخاص بك - حوالي 500 شخص ، في حال كنت مهتمًا بالفضول.
Sendinblue من بين الأعظم. يمكّنك حلهم من إنشاء رسائل بريد إلكتروني مذهلة باستخدام محررهم البسيط ويأتي أيضًا بأتمتة ممتازة لضمان إرسال الرسائل في الوقت المحدد الذي تختاره. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إجراء اختبار A / B ومراقبة التحليلات لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، مثل معدل الفتح ، ومعدل النقر ، وحتى خريطة الحرارة.
السعر: يتم تقديم خطة مجانية. تبدأ الخطط ذات الرسوم الشهرية من 25 دولارًا.
# 4. أمامي
أفضل برنامج لإدارة البريد الإلكتروني للجمع بين إدارة البريد الإلكتروني الجماعي والفرد.
إدارة عنوان البريد الإلكتروني الجماعي ، مثل [البريد الإلكتروني محمي]، يتم إجراؤه بشكل متكرر باستخدام برامج إدارة البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، يمكن أن يكون Front خيارًا رائعًا إذا أراد فريقك التفاعل مع جمهورك باستخدام عناوين البريد الإلكتروني الشخصية والمشتركة.
التعليقات الداخلية هي أحد العناصر التعاونية التي تقدمها Front. تتضمن خططهم الأكثر تكلفة أيضًا ميزات أكثر تعقيدًا مثل التحليلات والأتمتة.
السعر: تبدأ الأسعار الشهرية من 19 دولارًا للشخص الواحد.
# 5. هيفر
أفضل نظام لإدارة البريد الإلكتروني في Gmail
يعد Hiver فريدًا إلى حد ما مقارنة بالأدوات الأخرى في هذه القائمة ، والتي تكون في الغالب منتجات مستقلة. في جوهرها ، هو بمثابة إضافة إلى حساب Gmail الحالي الخاص بك. على عكس حساب Gmail التقليدي ، يمكنك تدوين الملاحظات وتخصيص رسائل البريد الإلكتروني لمستلمين معينين.
تتوفر أيضًا خدمات أتمتة المهام والتحليلات ، ولكن تجدر الإشارة إلى أن العديد من الوظائف الأكثر تعقيدًا لا تتوفر إلا في اشتراكاتهم الأكثر تكلفة.
السعر: 12 دولارًا لكل مستخدم شهريًا.
# 6. موسيند
برنامج مجاني لإدارة البريد الإلكتروني.
هناك أداة أخرى مصممة للتواصل بين شخص وآخر وهي Moosend. وهي تتضمن أدوات مثل المحرر بدون كود الذي يجعل من السهل إنشاء قوالب بريد إلكتروني جميلة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك اختبار A / B ، وتقسيم المشاهدين ، ومراقبة مؤشرات أداء رئيسية معينة.
أفضل جزء هو أنه يمكنك فعل كل شيء أعلاه من خلال خطتهم المجانية. هناك قيود مختلفة ، مثل إمكانية الوصول إلى الحساب من قبل فرد واحد فقط. لكن من أجل لا شيء ، هناك الكثير من القيمة. لديهم أيضًا خطط اشتراك تبدأ من 9 دولارات شهريًا للأفراد الذين يرغبون في الوصول إلى إمكانات أكبر.
السعر: يبدأ من 9 دولارات شهريًا.
# 7. زينديسك
يمكن إدارة البريد الإلكتروني للعملاء باستخدام أداة دعم العملاء Zendesk. قد يرد فريقك على رسائل البريد الإلكتروني للعملاء بسرعة أكبر باستخدام وحدات ماكرو Zendesk ، أو الردود المحددة مسبقًا. باستخدام ميزات مثل إمكانات إدارة التذاكر وأدوات التعاون ومعلومات العملاء ، يمكنك أيضًا تبسيط رسائل البريد الإلكتروني للعملاء بشكل أكثر فعالية. يعتبر Zendesk مثاليًا للمؤسسات النامية لأنه يمكّنك أيضًا من جعل الاتصال مركزيًا عبر القنوات. ومع ذلك ، قد تجد الشركات الصغيرة التي تقدم خدمة العملاء عن طريق البريد الإلكتروني فقط أن التكنولوجيا قوية ومعقدة بشكل مفرط.
# 8. ميلبيرد
يسمى نظام إدارة البريد الإلكتروني لخدمة العملاء بتصميم قابل للتخصيص Mailbird. يمكنك تخصيص حسابك بالعديد من سمات الألوان المجانية وتحويلها إلى عمل فني. يتم أيضًا توفير القدرة على التبديل إلى الوضع المظلم. تساعدك ميزة القراءة السريعة المضمنة في Mailbird على تحسين إنتاجيتك من خلال عرض الكلمات بسرعة حتى تتمكن من فهم العبارات والجمل بسرعة أكبر. بمساعدة أداة LinkedIn Lookup في Mailbird ، يمكنك أيضًا العثور على المرسل الخاص بك على LinkedIn وبدء الاتصال بهم مباشرة من صندوق الوارد الخاص بك بنقرة واحدة فقط.
لماذا أحتاج إلى إدارة البريد الإلكتروني؟
أنت بحاجة إلى نظام إدارة البريد الإلكتروني لأنه يستخدم أدوات لإدارة عدد كبير من رسائل البريد الإلكتروني للمؤسسة. كما أنه يسهل تتبع المستندات والرسائل المهمة.
كيف يمكنني إدارة البريد الإلكتروني لشركتي؟
- استخدم علبة وارد مشتركة للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني من مجموعة.
- يجب إرسال رسائل البريد الإلكتروني في أوقات معينة.
- ضع قواعد لكيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني قصيرة.
- اكتب المهام والتوقعات وتواريخ الاستحقاق.
- لا تستخدم "الرد على الكل" إذا لم تكن مضطرًا لذلك.
- إلغاء الاشتراك في أقرب وقت ممكن.
- استخدم المجلدات والتسميات والعلامات.
- حفظ القوالب للرسائل ورسائل البريد الإلكتروني
- القواعد والأتمتة
- تطبيقات ووظائف إضافية للبريد الإلكتروني
Outlook نظام إدارة البريد الإلكتروني
نظام إدارة البريد الإلكتروني Outlook هو أداة تساعدك على إدارة البريد الإلكتروني والتقويم وجهات الاتصال والمهام. نتيجة لذلك ، فهي بمثابة الأساس لكل من إدارة الوقت والاتصالات. يقوم المستخدمون بمراقبة رسائل البريد الإلكتروني وتنسيق التقويمات والتعامل مع معلومات التفاعل بين النظامين بسهولة باستخدام نظام إدارة البريد الإلكتروني Outlook. نظام إدارة البريد الإلكتروني Outlook هو برنامج محبوب للبريد الإلكتروني والتقويم يتصل ببعض من أفضل تطبيقات إدارة علاقات العملاء (CRM).
استراتيجيات إدارة البريد الإلكتروني
يمكن أن تكون إدارة رسائل البريد الإلكتروني مهمة صعبة. تدعي العديد من البرامج والتطبيقات والألعاب أنها قادرة على مساعدة فريقك في إدارة البريد الإلكتروني.
تتضمن أفضل استراتيجيات نظام إدارة البريد الإلكتروني معاملة البريد الإلكتروني على أنه عمل شرعي ، ومعرفة الفرق بين مراجعة البريد الإلكتروني ومعالجته ، واستخدام نظام إدارة سير العمل لإعداد البريد الإلكتروني وأشكال أخرى من الاتصالات التجارية. أصبحت الفرق التي تم تعليمها التعامل مع البريد الإلكتروني بشكل منهجي أكثر إنتاجية.
أنجح طريقة للاتصال المؤسسي هي البريد الإلكتروني ، وباستخدام استراتيجيات إدارة البريد الإلكتروني الفعالة ، قد تبدأ في الإعجاب باستخدامه.
17 استراتيجيات إدارة البريد الإلكتروني
اتبع هذه النصائح السهلة لإدارة البريد الإلكتروني لتبدأ باستراتيجيات إدارة البريد الإلكتروني الفعالة.
# 1. اعتبر البريد الإلكتروني عملًا حقيقيًا
لا يجب أن تنسجم البريد الإلكتروني مع جدولك الزمني حول عملك الفعلي. يتطلب البريد الإلكتروني وقتًا حقيقيًا وملتزمًا وجهدًا فعليًا. سيكون لدى كل فرد في فريقك المزيد من الوقت للتركيز عليه
استكمال أهدافهم الأكثر أهمية عندما تتعامل مع البريد الإلكتروني بالطريقة الصحيحة.
# 2.درك الفرق بين مراجعة ومعالجة رسائل البريد الإلكتروني
يمكن أن يؤدي العمل بشكل عشوائي وبدون نظام إدارة بريد إلكتروني ثابت إلى فقدان أعضاء الفريق للرسائل المهمة أو الاستجابة بسرعة كبيرة. سيخصص النظام الذكي وقتًا مميزًا لمراجعة رسائل البريد الإلكتروني بدلاً من معالجتها.
# 3. تحقق من بريدك الوارد فقط عندما يكون ذلك ضروريًا حقًا
اطلب من أعضاء فريقك التفكير في عدد المرات التي يحتاجون فيها حقًا إلى التحقق من بريدهم الوارد كل يوم للبحث عن الرسائل التي تتطلب إجراءً سريعًا (أو إرسال اقتراحاتك الخاصة). اعتمادًا على مهنتهم ، ستختلف الإجابة ، لكنها على الأرجح أقل تكرارًا مما يراجعون البريد الإلكتروني الآن.
# 4. تجنب تعدد المهام أثناء قراءة رسائل البريد الإلكتروني
قم بمراجعة رسائل البريد الإلكتروني بين المهام ، وليس في منتصفها.
إنه إهدار كبير لـ "زخم قوة الدماغ" - التركيز الأعمق المطلوب لتكريس أنفسنا بالكامل لعملنا - لمقاطعة المهام الحاسمة للتحقق من أحدث بريد إلكتروني. راجع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إذا كان لديك عشر دقائق لتجنيبها بين الاجتماعات. ومع ذلك ، تجنب النظر إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أثناء الاجتماع.
# 5. افحص البريد الإلكتروني على جهاز محمول
تعد مراجعة رسائل البريد الإلكتروني على جهاز محمول فقط أحد أساليب إدارة البريد الإلكتروني الفعالة. من غير المغري أن تنحرف عن المسار لأن استخدام جهاز محمول صغير للتنقل بين صناديق البريد والمجلدات أمر صعب ، كما أن حجم الأداة يجعلها مناسبة للمراجعة فقط.
# 6. تقدير الوقت اللازم للرد على الرسائل "الحقيقية"
قد يعتقد موظفوك أنه سيكون من السخف جدولة وقت للبريد الإلكتروني فقط. ومع ذلك ، إذا كان البريد الإلكتروني يتطلب عملاً فعليًا وفي الوقت الفعلي ، فيجب أن تفكر في الوقت الذي سيأتي فيه ذلك الوقت. إليك تقنية مفيدة لإدارة البريد الإلكتروني: خمن عدد الرسائل "الحقيقية" التي تتلقاها يوميًا
# 7. عندما تكون بعيدًا ، أرسل رسالة خارج المكتب
تستمر رسائل البريد الإلكتروني في التدفق حتى عندما لا يكون لديك الوقت للتحقق من صندوق الوارد الخاص بك! لذلك يجب أن تستعد لذلك. عندما تكون بعيدًا عن المكتب لأكثر من يوم ، يجب أن تنشر رسالة خارج المكتب على بريدك الإلكتروني لإعلام الناس بالموعد الذي يتوقعون فيه ردًا منك.
# 8. معالجة البريد الإلكتروني حيث يمكنك التركيز على رقم ثمانية
شجع موظفيك على التعامل مع معالجة البريد الإلكتروني في بيئة تسمح بالتركيز واليقظة. الهدف هو إنهاء الاتصالات ، وإذا ما تمت مقاطعتها وتنحرفها باستمرار ، فلن يتمكنوا من القيام بذلك. إذا كان لديهم باب مكتب ، يجب عليهم إغلاقه. إذا لم يكن ذلك كافيًا ، فيجب إضافة إشعار. يمكنك هنا تنزيل علامات "عدم الإزعاج" المسلية والمجانية.
# 9. معالجة رسائل البريد الإلكتروني أثناء العمل دون اتصال
ليس هناك ما هو أكثر إزعاجًا من محاولة إفراغ بريد وارد بينما تستمر الرسائل الجديدة في التدفق. إنها مثل محاولة حفر حفرة بينما يقوم شخص ما في المقابل بإلقاء الأوساخ مرة أخرى فيها! بدلاً من ذلك ، يجب عليهم إيقاف الرسائل الواردة من خلال العمل في وضع غير متصل بالشبكة خلال الفترة المخصصة لمعالجة البريد الإلكتروني.
# 10. طلب رسائل البريد الإلكتروني باستخدام الموضوعات
ما هي الطريقة الأكثر فعالية لمعالجة البريد الإلكتروني في أسرع وقت ممكن؟ الفرز ضروري. يمكن حذف العديد من رسائل البريد الإلكتروني ببضع نقرات قصيرة. إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل ، فابدأ بالفرز حسب الموضوع قبل استخدام "الترتيب حسب المناقشة".
رقم 11. إعادة ترتيب رسائل البريد الإلكتروني عن طريق المرسل
أعد ترتيب بريدك الإلكتروني هذه المرة عن طريق "من" ، إذا لزم الأمر. يمكنك بسرعة تقديم أو إزالة الإعلانات والخصومات والنشرات الإخبارية وأي شيء آخر ليس "بريدًا حقيقيًا" بهذه الطريقة.
رقم 12. عكس ترتيب البيانات القديمة والجديدة
أنصح بالبدء بأول رسائل البريد الإلكتروني والعمل في طريقك إلى الأسفل.
حتى عندما تكون متشوقًا لقراءة رسائل البريد الإلكتروني الأخيرة ، فقد يكون لديك شيء مهم من وقت مبكر من اليوم (أو الأسبوع) يحتاج إلى انتباهك ، وكانوا ينتظرون أطول فترة لردك. على أي حال ، لن تضطر إلى الانتظار طويلاً لعرض أحدث رسائل البريد الإلكتروني لأنك ربما خفضت عدد رسائل البريد الإلكتروني في بريدك الوارد إلى النصف.
# 13. تخلص من فخ "Skim and Skip"
قد تميل إلى تأجيل الرد على الفور إذا تلقيت رسالة بريد إلكتروني مخيفة.
ومع ذلك ، يجب عليك الامتناع عن استخدام إستراتيجية "skim and skip" عند معالجة رسائل البريد الإلكتروني. ما فائدة حجب الوقت عن عمد لمعالجة رسائل البريد الإلكتروني إذا كنت ستؤجلها إلى وقت لاحق؟
# 14. أضف عناصر قائمة المهام إلى قائمة المهام الخاصة بك
بعض المهام التي سأضطر إلى تأجيلها حتى وقت لاحق ، إما لأنني بحاجة إلى مزيد من التفاصيل ، فستستغرق مني عدة دقائق أو ساعات للقيام بها ، أو سأحتاج إلى مساعدة شخص آخر. كل ما يجب القيام به في هذه الحالة يضاف إلى قائمة المهام الخاصة بي حتى أتمكن من القيام بذلك عندما يكون لدي المعلومات والوقت والموارد اللازمة.
#15. حقق Inbox Zero عدة مرات كل أسبوع
قد تفوتك المهام الرئيسية أو التعليقات أو الدعوات التي ستساعدك في تحقيق أهم إنجازاتك إذا لم تقم بمسح صندوق الوارد الخاص بك بشكل منتظم ومنهجي.
# 16. حافظ على إرسال البريد الإلكتروني بعد ساعات إلى الحد الأدنى لتقليل الإرهاق
يقوم العديد من الأشخاص بإرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل على مدار 24 ساعة في اليوم. ومع ذلك ، فإن هذا يشكل خطرًا خطيرًا على الإنتاجية: من المرجح بشكل كبير أن ينفصل الموظفون عن العمل وينتهي بهم الأمر في النهاية عندما لا يكون هناك فصل واضح بين حياتهم الشخصية والمهنية. يعد الاستمرار بعد ساعات لتقليل الإرهاق إحدى الاستراتيجيات التي يجب عليك اعتمادها في نظام إدارة البريد الإلكتروني الخاص بك.
# 17. استخدم نظام إدارة سير العمل
يعد استخدام نظام إدارة سير العمل لإدارة البريد الإلكتروني إحدى الاستراتيجيات التي يجب عليك اعتمادها. يتضمن نظام إدارة سير العمل الشامل معالجة البريد الإلكتروني. يمكن لأعضاء الفريق حفظ جميع التزاماتهم واتصالاتهم ومعلوماتهم وتنظيمها وتحديد أولوياتها والتحكم فيها وتنفيذها بمساعدة نظام إدارة سير العمل.
برامج فرز البريد الإلكتروني
عندما نتحدث عن برنامج فرز البريد الإلكتروني ، فإننا نشير إلى العملية التي تستخدمها الخدمات البريدية لاختيار مسار التسليم للبريد. برنامج فرز البريد الإلكتروني ، بمجرد إجراؤه يدويًا ، أصبح الآن مؤتمتًا في الغالب باستخدام معدات متخصصة. كان Transorma ، الذي تم استخدامه في الأصل في روتردام في عام 1930 ، أول جهاز لفرز البريد الإلكتروني تم استخدامه على نطاق واسع.
تستخدم الشركات والمراسلون الآخرون الآن برنامج فرز البريد الإلكتروني لفرز رسائل البريد الإلكتروني مسبقًا قبل التسليم من أجل توفير المال على الطوابع البريدية. على سبيل المثال ، يمكن لخصومات السعر المسبق خفض سعر بريد الدرجة الأولى في الولايات المتحدة من 0.42 دولارًا أمريكيًا إلى 0.324 دولار أمريكي [1]. لإدارة الوارد ، تستخدم العديد من الشركات أيضًا برامج فرز البريد الإلكتروني للبريد الوارد ، بما في ذلك الشيكات والأوامر والاتصالات. التحميل تحت سيطرة برنامج فرز البريد الإلكتروني أو معالج البريد الإلكتروني.
تتمثل مهمة برنامج فرز البريد الإلكتروني في تجميع رسائل البريد الإلكتروني بذكاء في فئات مختلفة بناءً على أشياء مثل الأهمية أو الموضوع أو المرسل أو العمر. من خلال قراءة رسائل البريد الإلكتروني المهمة حقًا لقراءة أول شيء في الصباح فقط ، يمكنك توفير الوقت لأشياء أخرى تحتاج إلى إنجازها.
يمكنك فرز قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك باستخدام برنامج فرز البريد الإلكتروني وفقًا لمبادل MX. لا يمكننا فهم مزود البريد الإلكتروني للعديد من رسائل البريد الإلكتروني للشركات لأن لديهم مجالات فريدة. يمكنك الحصول بسرعة على قائمة مرتبة بكل رسائلك الإلكترونية من Yahoo و Gmail و Hotmail و Outlook و Office 365 باستخدام برنامج فرز البريد الإلكتروني.
كيف يمكنني إدارة الكثير من رسائل البريد الإلكتروني؟
- احتفظ فقط برسائل البريد الإلكتروني في بريدك الوارد والتي تحتاج إلى التعامل معها على الفور.
- أنشئ "مجلد انتظار" لرسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى إجراء.
- اجعل تسميات أو مجلدات فرعية أفضل صديق لك.
- ضع قواعد أو عوامل تصفية لصندوق الوارد الخاص بك.
- استخدم التقويم الخاص بك لتتبع رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى الرد مرة أخرى.
- لا تدع البريد غير الهام يجلس في بريدك الوارد لفترة طويلة.
- قم بعمل قوالب للإجابات التي تستخدمها في أغلب الأحيان.
- خصص وقتًا للتحقق من البريد الإلكتروني ، وافعل ذلك في تلك الأوقات.
- توقف عن تلقي تنبيهات البريد الإلكتروني
- قم بمهام البريد الإلكتروني الطائشة عندما يكون لديك وقت فراغ.
وفي الختام
سيساعد طرح الاستراتيجيات وتثبيت نظام إدارة البريد الإلكتروني كل شركة في فرز وإدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم بنظرة أفضل.
الأسئلة الشائعة حول نظام إدارة البريد الإلكتروني
هل إدارة البريد الإلكتروني مهارة؟
نعم إنه كذلك. في الواقع ، تعتبر إدارة البريد الوارد عمومًا "مهارة صعبة" قابلة للتعليم. إدارة البريد الإلكتروني هي مجموعة فرعية من إدارة الوقت والمهارات التنظيمية وقدرات الاتصال ، وكلها ضرورية لمكان عمل منتج.
ما هو أسلوبك في إدارة حجم كبير من رسائل البريد الإلكتروني الواردة؟
- اعتني برسائل البريد الإلكتروني الواردة في أسرع وقت ممكن.
- قم بتنظيم رسائل البريد الإلكتروني على الفور بدلاً من المرور بها ثم تركها في بريدك الوارد.
- تخلص من رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها.
- يمكنك الاحتفاظ بصندوق الوارد الأساسي الخاص بك منظمًا عن طريق حفظ الرسائل التي لا تحتاج إلى رد في مجلدات المشروع أو الموضوعات المناسبة.
مقالات ذات صلة
- تتبع البريد الإلكتروني: أفضل 7 أدوات لتتبع البريد الإلكتروني
- التسويق عبر البريد الإلكتروني للأعمال الصغيرة: المعنى ، أفضل برامج التسويق عبر البريد الإلكتروني ، والنصائح
- أفضل أمثلة على حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني (+ دليل مفصل)
الرقم المرجعي
