بصرف النظر عن دورك أو حجم أعضاء الفريق أو المهام التي تعمل عليها ، هناك احتمال أن تعتقد أنه لا يوجد وقت مثالي لأخذ استراحة من العمل ولكن لا تدع ذلك يحجبك. هذا لأن أرباب العمل يدركون ويتوقعون أن يحتاج موظفوهم إلى إجازة من العمل ، ولكن نظرًا لأننا نادرًا ما تعلمنا كيفية القيام بذلك ، يبدو الأمر مستحيلًا. ومع ذلك ، يجب اتخاذ خطوات معينة للحصول على الموافقة والبقاء على علاقة جيدة مع مديري الموارد. في هذه المقالة ، سنتحدث عن الخطوات التي يجب اتخاذها عند طلب إجازة مع أمثلة لمساعدتك أثناء استخدام بريد إلكتروني. تابع القراءة للتعرف على خطوات إنشاء وقت طلب فعال للسياسة.
ما هو طلب الإجازة؟
طلب الإجازة هو طلب كتابي للحصول على موافقة من مشرفك لأخذ يوم أو بضعة أيام إجازة من العمل. هناك العديد من الأسباب التي قد تجعلك تسعى رسميًا للحصول على يوم عطلة. على سبيل المثال ، يمكن أن تكون إجازة طبية ، أو وفاة ، أو أبوة ، أو أمومة ، أو للاستمتاع ببعض الوقت الشخصي والعطلة.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يكون طلب الإجازة أجازة مدفوعة (PTO) أو إجازة غير مدفوعة الأجر. للحصول على إجازة مدفوعة الأجر ، ستحصل على راتبك أثناء تواجدك بعيدًا عن العمل ، بينما بالنسبة للإجازات المدفوعة ، فهي مدة بعيدة عن المكتب بدون راتب. أيضًا ، تحكم قوانين العمل الإقليمية أحيانًا أهلية الموظفين لأدنى قدر من الإجازة.
كيفية طلب إجازة
أحيانًا ما يكون طلب إجازة أمرًا صعبًا مما يترك لك مخاوف مثل ما إذا كان سيتم قبول طلبك أو رفضه. ولكن مع القليل من التخطيط والاختيار الصحيح للكلمات ، فمن المحتمل أن تتم الموافقة على طلبك. لذلك ، عند طلب إجازة ، اتبع هذه الخطوات للحفاظ على مهنيتك ومكانتك الجيدة مع مديرك:
- راجع سياسة PTO لشركتك
- مراقبة تقويم الشركة
- ناقش طلبك مع مديرك
- إرسال طلب رسمي
- اعترف بالرد
بالإضافة إلى ذلك ، بمجرد إكمال طلبك الرسمي ، تقرر الشركة وتبلغك بما إذا كان يمكنك أخذ الإجازة. إذا كانت النتيجة إيجابية ، فمن المهم الاعتراف بها. يمكنك كتابة رسالة بريد إلكتروني للرد ، تشكر مديرك على الموافقة على طلبك. يمكنك أيضًا طلب توضيحات وإرشادات حول جعل العملية أكثر سلاسة بالنسبة للشركة.
طلب سياسة الإجازة
بصفتك مديرًا ، فأنت مسؤول عن الموافقة على طلبات الإجازة من واجبات العمل. ومن ثم ، فإن صياغة سياسة طلب إجازة فعالة تساعد الموظفين على تجنب الارتباك فيما يتعلق بالأيام التي يمكنهم الإقلاع فيها وتوقع ما إذا كانوا سيحصلون على وقت بعيد عن العمل في الأيام التي يرغبون فيها. يجب عليك بناء سياسة طلب الإجازة التي توضح بالتفصيل عملية المنظمة للموافقة على أيام إجازة الموظفين.
وهذا يعني أن سياسة طلب الإجازة عبارة عن قسم داخل كتيب موظف المنظمة الذي يغطي المبادئ التوجيهية للموظفين الذين يطلبون إجازة مدفوعة الأجر أو غير مدفوعة الأجر من العمل. يجب أن توضح سياسة طلب الإجازة الفعالة بالتفصيل قواعد الشركة عندما يتعلق الأمر بطلب إجازة. تتضمن المعلومات المضمنة عادةً في سياسات طلب الإجازات الشائعة ما يلي:
- كم عدد أيام الإجازة غير المدفوعة أو المدفوعة التي يمكن للموظفين طلبها
- إلى أي مدى يمكن للموظفين تقديم طلبات الإجازة مقدمًا
- أي تواريخ أو حالات محددة لا يُسمح للموظفين بطلب إجازة
- عملية المنظمة لتحديد الموظفين الذين سيحصلون على إجازة عند وجود طلبات متعددة
كيفية إنشاء سياسة طلب الإجازة
يجب عليك بناء سياسة تتماشى مع احتياجات الشركة وأهدافها وتفضيلاتها. اتبع هذه الخطوات لإنشاء سياسة طلب إجازة فعالة:
# 1. اكتشف جدول الشركة الأكثر ازدحامًا
أحد أسباب تنفيذ الشركات لسياسات الإجازات هو التأكد من عدم وجود نقص في الموظفين في أيام الذروة عندما يكون النشاط التجاري مشغولاً. على سبيل المثال ، قد تحتاج شركات البيع بالتجزئة إلى موظفين إضافيين للعمل خلال موسم العطلات عندما يشتري المزيد من العملاء هدايا لأحبائهم. وهذا يعني أن الشركات ستحتاج إلى المزيد من الموظفين للعمل لساعات إضافية في نهاية الربع للتأكد من استيفائهم لمخصصات معينة.
# 2. تعرف على مدى تقدم طلب الموظفين
يجب أن تفصل بوضوح إلى أي مدى ستسمح للموظفين بالسؤال مقدمًا. هذا يضمن أن مديري الأقسام لديهم الوقت الكافي للتخطيط لغياب عضو الفريق. يمكن أن يعتمد الرقم الذي تحدده في السياسة على احتياجات الشركة ، ومدى المسؤولية التي يتحملها الموظف ، وعدد الأيام التي يطلبها.
# 3. أيام المسودة وكم مرة يأخذ الموظفون إجازة
يجب أن تحدد السياسة أيضًا عدد أيام العطلة التي ستسمح بها للموظفين. قد يختلف هذا الرقم وفقًا لعوامل مثل قسم الموظف أو المدة التي عملوا فيها في الشركة. على سبيل المثال ، قد يحصل بعض أعضاء الفريق الذين عملوا مع الشركة لعدة سنوات على إجازة أكثر بمرور الوقت. حدد بالتفصيل الرقم الدقيق الذي يمكنك السماح لبعض الموظفين بالإقلاع فيه.
# 4. الاستغناء عن التوجيهات حول كيفية ومكان تقديم الطلبات
لضمان وجود جميع طلبات الإجازة في مكان واحد للمديرين لمراجعتها والموافقة عليها بكفاءة ، اكتب إرشادات وخطوات واضحة للموظفين لاتباعها عند تقديم طلباتهم. تشمل الأماكن التي يمكن للموظفين فيها تقديم الطلبات ما يلي:
- تطبيق جدولة الوقت: قم بتنزيل وقت جدولة التطبيق للموظفين لاستخدامه وتوجيههم حول كيفية الوصول إليه وتسجيل ساعاتهم في النظام. قد تحتاج إلى تقديم دورات تدريبية حول كيفية استخدام هذا البرنامج للتأكد من أن الموظفين يطلبون إجازة بشكل صحيح.
- البريد الإلكتروني: وجه الموظفين لإرسال طلبات إجازاتهم في بريد إلكتروني. يمكن أن تنص السياسة على المعلومات التي يجب على الموظفين تضمينها في جسم البريد الإلكتروني.
- نموذج رقمي أو مطبوع: أنشئ نموذج طلب إجازة ووزعه رقميًا أو ماديًا ووزعه على أعضاء الفريق. يمكن للموظفين إدخال الاسم والمسمى الوظيفي والقسم والتواريخ والأوقات التي يرغبون فيها ، وسبب طلبهم وقتًا بعيدًا عن العمل. ثم اترك مسافة في النموذج للمديرين للموافقة على الطلب أو رفضه وإعادته إليهم.
# 5. صِف طرقك لطلبات الإجازة الممتدة
قد تكون هناك أمثلة على وقت يطلب فيه العديد من الموظفين إجازة في وقت واحد. لتجنب نقص الموظفين في هذه الأيام ، يجب أن يكون لديك طريقة واضحة لتحديد من يجب أن يحصل على إجازة. يجب أن يكون لديك نظام تم إنشاؤه وتحديده في السياسة لطمأنة الموظفين أن وقت عملية الاختيار يتم التعامل معه بشكل عادل.
# 6. ترتيب طلبات الموظفين
لطمأنة الموظفين أنك تتتبع أيام إجازتهم بشكل فعال ولا تضع طلباتهم في غير محلها ، يجب عليك إنشاء عملية منظمة لمكان تخزين هذه الطلبات ومشاركتها في السياسة. تتضمن بعض الأماكن التي يمكنك حفظ طلبات الموظفين وتتبعها وأيام الإجازة المقبولة ما يلي:
- جدول بيانات: قم بتسمية الأعمدة بأسماء الموظفين وتواريخ طلبات الإجازات وحالات الموافقة.
- تطبيق إدارة الوقت: استخدم برنامج إدارة الوقت ، والذي قد ينظم تلقائيًا طلبات الإجازات وتواريخها ويرسلها إليك مباشرةً للموافقة عليها.
- المجلد: احفظ طلبات الموظفين والتواريخ ومعلومات الإجازات الأخرى في مجلدات معنونة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك لمراجعتها والرجوع إليها بسرعة عند الحاجة.
طلب إجازة البريد الإلكتروني
يعد البريد الإلكتروني لطلب الإجازة فرصة لمطالبة صاحب العمل بتواريخ محددة للإجازة من العمل. ومن ثم ، فإن رسالة بريد إلكتروني فعالة للطلب تخبر صاحب العمل بخططك لضمان اكتمال عملك أو تغطيته بالإضافة إلى موعد غيابك والعودة إلى العمل. يمكنك كتابة رسالة بريد إلكتروني واضحة وموجزة وغنية بالمعلومات تعزز التواصل والثقة بينك وبين صاحب العمل.
طلب إجازة البريد الإلكتروني: كيف تكتب
إن معرفة كيفية كتابة البريد الإلكتروني لطلب يوم إجازة من العمل أمر مهم لأن أخذ أيام إجازة من العمل هو مفتاح الصحة توازن الحياة مع العمل، سواء كنت بحاجة إلى الاهتمام بالأجزاء غير المتعلقة بالعمل في حياتك أو ببساطة تحتاج إلى استراحة. فيما يلي خطوات كتابة رسالة بريد إلكتروني لطلب الإجازة:
# 1. اكتب سطر موضوع موجز
القاعدة الأساسية الجيدة لرسائل البريد الإلكتروني الاحترافية ، بشكل عام ، هي أن المستلم يجب أن يكون قادرًا على فهم نقطة البريد الإلكتروني قبل فتحه. لذلك ، اكتب سطرًا قصيرًا يوضح الغرض من بريدك الإلكتروني والتواريخ التي ترغب في الإقلاع عنها. أيضًا ، ضع في اعتبارك كتابة اسمك الأخير في سطر الموضوع للتأكد من أن المستلم يمكنه التعرف بسرعة على من يطلب إجازة ومتى.
# 2. قم بتضمين أسباب الكتابة
بعد تحية المستلم الخاص بك ، استخدم السطر الأول من بريدك الإلكتروني للإشارة مباشرة إلى أنك تكتب لطلب إجازة. يمكنك استخدام بيان إذا كنت قد تحدثت بالفعل مع مشرفك حول طلبك.
# 3. أضف التواريخ التي تطلبها
اذكر التواريخ التي تخطط للإقلاع فيها إما في السطر الأول من بريدك الإلكتروني أو فقرة البداية. تأكد من تطابق هذه التواريخ مع تلك التي قمت بتضمينها في سطر الموضوع. من المهم أيضًا تحديد عدد الأيام التي تستخدمها إذا كانت شركتك تمارس سياسة الإجازة المستحقة.
# 4. اذكر لماذا تأخذ إجازة (اختياري)
هذا القسم اختياري إذا كنت تريد فقط أخذ استراحة سريعة من العمل أو يوم شخصي. ومع ذلك ، إذا كانت هناك مشكلات شخصية أو حالات مبررة تتطلب انتباهك ، فإن الإشارة إلى ذلك يمكن أن يساعد مشرفك في تقرير ما إذا كان سيوافق على إجازتك أم لا. قد تساعد هذه الخطوة مشرفك أو صاحب العمل في تحديد ما إذا كان سيوافق على إجازتك أم لا.
# 5. ناقش كيف تستعد
تأكد من شرح كيف تستعد مسبقًا لتخفيف عبء غيابك عن الشركة. يساعد ذلك في نقل إحساسك بالاحتراف وتحسين فرص الموافقة على طلبك للحصول على إجازة. أخبرهم أنك تعمل بجد لضمان إكمال جميع شؤون عملك قبل المغادرة.
# 6. كن متاحًا للأسئلة
قم بإنهاء بريدك الإلكتروني بالسماح لصاحب العمل أو المشرف بالاتصال بك للحصول على مزيد من المعلومات ولتأكيد قرار طلبك. هذا العنصر هو مجاملة مهنية تعزز أيضًا التواصل الواضح والمفتوح بينك وبين صاحب العمل.
طلب إجازة البريد الإلكتروني: أمثلة
فيما يلي بعض العينات لطلب رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالإجازات لمساعدتك على البدء:
مثال 1.
مرحبًا [اسم المشرف] ،
أريد أن أطلب إجازة لـ [التواريخ] بسبب [السبب].
ليس لدى فريقي أي مواعيد نهائية أو عمل مطلوب خلال [التواريخ التي تطلبها]. هل يكون من المقبول أن أذهب في إجازتي بعد ذلك؟ يسعدني مناقشة المزيد من التفاصيل معك إذا كنت ترغب في ذلك. إذا كان لديك أي أسئلة ، يرجى إعلامي.
شكرا على وقتك،
[اسمك]مثال شنومكس.
عزيزي [الاسم] ،
أكتب طلبًا رسميًا للحصول على [التواريخ]. لم آخذ أي أيام إجازة منذ بداية العام ، وسأكون ممتنًا إذا كان ذلك ممكنًا هذه المرة. عمل هذا بها.
لقد سألت بريسكا بالفعل عما إذا كان يمكنها أخذ مناوباتي ، ووعدت بأن تكون متاحة للقيام بذلك. إنها مدربة ومناسبة لكل مهمة أقوم بها. لدي ثقة في قدرتها على التعامل مع هذا.
يُرجى إعلامي إذا كان لديك أي أسئلة أو مخاوف بشأن طلبي. أنا أكثر من سعيد للحضور إلى مكتبك لمناقشتها.
شكرا لك والتحدث قريبا ،
[اسمك]مثال 3
مرحبًا (الاسم) ،
شكرا لك على الموافقة المسبقة على طلب الإجازة الخاص بي. لقد تغيرت خططي ، وأردت معرفة ما إذا كان بإمكاني تمديد إجازتي لبضعة أيام حتى (أدخل التاريخ).
أنا أقدر أن هذا قد يغير الخطط ، وأنا على استعداد لبذل كل ما في وسعي لإنجاح هذا الأمر. يرجى إعلامي إذا كنت ترغب في مناقشة هذا.
مع أطيب التحيات،
(اسمك)
إلى أي مدى مقدمًا يجب أن تطلب إجازة؟
تأكد من إخبار مديرك وفريقك قبل أسبوعين إلى ثلاثة أسابيع على الأقل.
كيف أطلب إجازة بدون دفع؟
- يقدم الموظف طلبًا كتابيًا للحصول على إجازة غير مدفوعة الأجر ، خلال فترة الإخطار المطلوبة.
- يتشاور المدير أو المشرف مع الموارد البشرية و / أو رؤساء الأقسام.
- يوافق المدير أو الموارد البشرية على الطلب أو يرفضه.
هل يمكنني أخذ يوم إجازة من العمل لأسباب شخصية؟
يمكنك استخدام يوم شخصي لأسباب مختلفة ، مثل التصويت أو حضور موعد مع الطبيب أو التعامل مع حالات الطوارئ العائلية.
مراجع حسابات
