عندما لا تكون في العمل ، فإن الرسائل خارج المكتب عبارة عن استجابات تلقائية للبريد الإلكتروني يتم إرسالها إلى العملاء والعملاء وزملاء العمل. إنهم يعلمون الآخرين عندما يتوقعون ردًا على بريدهم الإلكتروني ومتى تكون متاحًا. قد تحتاج إلى تضمين معلومات معينة في رسالتك اعتمادًا على سبب تغيبك عن المكتب. في هذا المنشور ، نحدد رسائل البريد الإلكتروني خارج المكتب ونقدم أمثلة ونناقش متى يمكنك استخدام رسالة خارج المكتب.
رسالة خارج المكتب
عندما لا تتمكن من قراءة رسائل البريد الإلكتروني أو الرد عليها لفترة زمنية محددة مسبقًا ، يمكنك استخدام رسالة خارج المكتب ، تُعرف أيضًا باسم رسالة "OOO" أو رسالة بريد إلكتروني للرد الآلي. يشرحون لجهات الاتصال الخاصة بك سبب التأخير في إجابتك وكيف يمكنهم الحصول على المعلومات أو الخدمات التي يحتاجون إليها أثناء غيابك.
متى تستخدم رسالة خارج المكتب؟
كثيرًا ما يرغب زملاء العمل والعملاء والمشتركون في الحصول على ردود سريعة على استفساراتهم وإيجاد حلول لقضاياهم ، لا سيما تلك الموجودة في مناصب خدمة العملاء والتسويق والاتصالات. تعطي رسالة خارج المكتب للعملاء تبريرًا مهذبًا وموجزًا وخبيرًا لسبب عدم قدرتك على الرد على الفور. ومن ثم ، إذا كنت سترحل لمدة يوم أو أسبوع أو عدد من الأشهر ، فيمكنك ترك رسالة "OOO". فيما يلي بعض الأسباب لإرسال رسالة خارج المكتب:
- عمل خطط السفر
- حضور مؤتمر أو ورشة عمل أو تجمع عمل
- أخذ إجازة تفرغ أو إجازة مرضية أو إجازة والدية
- الحصول على يوم عطلة
- زيارة عيادة الطبيب
ما يجب تضمينه في البريد الإلكتروني المرسل من خارج المكتب
يمكن أن تشمل التفاصيل الرئيسية في إشعارات خارج المكتب ما يلي:
- لماذا غادرت؟
- كم من الوقت سوف يكون بعيدا؟
- الوقت الذي ستعود
- بمن تتصل للحصول على مساعدة فورية أو في حالة الطوارئ.
اعتمادًا على مسؤولياتك المهنية والمعلومات التي تعتقد أن جهات الاتصال الخاصة بك سوف تتطلبها أثناء رحيلك ، قد تقدم المزيد من التفاصيل. ومن ثم ، يمكنك إنشاء رسالتين من OOO في وقت واحد - واحدة لزملاء العمل الداخليين والأخرى لجهات الاتصال التجارية الخارجية - في غالبية أنظمة البريد الإلكتروني الاحترافية.
ما يجب تجنبه في رسالة خارج المكتب
يجب أن تكون الإشعارات خارج المكتب واقعية ومهنية في جميع الأوقات. يجب أن تفكر في تجنب:
- إعطاء معلومات زائدة: يجب تقديم ردود بسيطة ومباشرة تلقائيًا. لا تقم بتضمين أي معلومات غريبة في البريد الإلكتروني.
- تفيد بأنك سترد بمجرد عودتك: عندما تعود إلى العمل ، قد يستغرق متابعة رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والمشاريع بعض الوقت. يجب تجنب توقع أنك ستتمكن من الرد على رسالة فائتة على الفور بعد عودتك.
- الاستعانة بمساعدة زميل في العمل دون إذن: قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بزميل في حالة ظهور موقف طارئ أثناء غيابك. قبل تضمين معلومات زميلك ، يجب أن تحصل على موافقته.
انظر أيضا: البريد الإلكتروني لتأكيد المقابلة: كيف تكتب واحدة (+ قوالب)
أمثلة على رسائل خارج المكتب
إذا كانت شركتك تتطلب فترات زمنية أطول ، فلن تضطر إلى ترك رسالة خارج المكتب عندما تذهب للحصول على موعد سريع ، ولكن يجب عليك استخدام واحدة في أي وقت تقضي فيه إجازة طويلة أو إجازة مرضية أو أي نوع آخر من الإجازة من الغياب. فيما يلي أمثلة لرسالة خارج المكتب.
# 1. داخلي
هذا أحد الأمثلة على رسالة خارج المكتب. هنا ، يمكنك تضمين تفاصيل خاصة بالمشاريع التي تعمل عليها إذا كنت تحاول إعداد رسالة "OOO" لاستخدامها حصريًا داخل عملك أو قسمك. اعتمادًا على ثقافة شركتك ، يمكنك أيضًا استخدام نغمة أقل احترافًا. على سبيل المثال
مرحبا بك
لن أعود إلى المكتب حتى 9 يناير ، لكنني سأرد على رسائل البريد الإلكتروني بعد ذلك. لقد قمت بتحميل نسخ مكررة من مخططات مشروع Apex Architecture إلى الخادم في مجلد Current Project في حالة طلبها. يرجى التواصل مع ستيفاني إذا كنت بحاجة إلى مساعدة عاجلة.
شكر،
جيف
# 2. عطلة
هنا ، أخبرهم بالضبط متى ستكون بعيدًا حتى يتمكنوا من اتخاذ ترتيبات بديلة أو انتظار ردك.
مرحبا!
سأقوم برحلة من 5 إلى 15 أبريل ولن أتحقق من البريد الإلكتروني خلال تلك الفترة. إذا كان بإمكان اتصالك الانتظار ، فسأعاود الاتصال بك على الفور. يرجى الاتصال بمنسق الموارد البشرية هان ويدين للقضايا العاجلة في [البريد الإلكتروني محمي] أو 946-555-6319.
مع خالص الشكر والتقدير،
مدير الموارد البشرية لاكي لي
# 3. مؤتمر
هذا أيضًا أحد الأمثلة على رسالة خارج المكتب. أنشئ رسالة خارج المكتب إذا كنت تحضر مؤتمر عمل لإعلام الحاضرين الآخرين بإمكانية الوصول إليك لإمكانيات التواصل. بالإضافة إلى ذلك ، هذه فرصة لك لتثبت للآخرين التزامك بالنمو المهني.
مرحبا،
أنا أقدر رسالتك. أنا لست في العمل لأنني في دنفر ، كولورادو ، لحضور الاجتماع السنوي لجمعية محترفي الهندسة. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة طارئة ، فيرجى الاتصال بمساعدي ، Cliff Cord ، على [البريد الإلكتروني محمي] أو 934-555-1940. سوف أتحقق من البريد الإلكتروني بشكل متكرر.
أود التواصل معك إذا كنت أيضًا في دنفر هذا الأسبوع! قم بزيارتي في الكشك 618 أو اتصل بي على هاتف محمول (934) 555-1059.
أفضل ، جيك ، هان
# 4. المدى القصير
قد يلزم إعداد رسائل "OOO" في كل مرة يغادر فيها أحد المحترفين الذين يُتوقع منهم الاتصال وفحص البريد الإلكتروني المكتب لبضع ساعات. إذا كان عليك المغادرة للحصول على موعد ولكنك لن تعود إلا في وقت لاحق من اليوم أو إذا كان عليك السفر لحضور اجتماع ، فقد يكون هذا النوع من التواصل مفيدًا.
مرحبا،
أنا أقدر رسالتك. اليوم ، 7 مارس ، من الساعة 11 صباحًا حتى 3 مساءً ، سأكون بعيدًا عن مكتبي في الاجتماع. نظرًا لأنني لن أملك متسعًا من الوقت للتحقق من بريدي الإلكتروني ، إذا كان لديك طلب عاجل ، فيرجى الاتصال بـ Stacey Moden على [البريد الإلكتروني محمي] أو 938-555-2819. سأرد على بريدك الإلكتروني بمجرد عودتي إلى المكتب إذا كان بإمكانه الانتظار.
شكر،
مندوب المبيعات مي وانغ
# 5. خارج المكتب ولكن التحقق من رسائل البريد الإلكتروني
أثناء تواجدهم بعيدًا عن مكان العمل ، يراقب بعض المهنيين رسائل البريد الإلكتروني وحتى يستجيبون لها. اسمح للمرسلين بمعرفة أنه يمكنهم توقع رد ولكن قد يتأخر ، إذا كنت تنوي التحقق من بريدك الإلكتروني بانتظام.
مرحبا بك
أنا أقدر رسالتك. سأشاهدني في الفترة من 1 إلى 4 كانون الأول (ديسمبر) أقود ورشة عمل أثناء خروجي من المكتب. سأراقب بريدي الوارد على مدار اليوم ، وسأبذل قصارى جهدي للعودة إلى الجميع (يرجى وضع علامة على الرسائل العاجلة باعتبارها ذات أهمية عالية). ومع ذلك ، إذا كنت بحاجة إلى مساعدة الآن ، فاتصل بـ Johnny Woo على 465-555-1098 أو [البريد الإلكتروني محمي].
أقدر صبرك.
جارسيا ، دانيال
# 6. عطلة
هذا أيضًا أحد الأمثلة على رسالة خارج المكتب تتضمن إجراءات عطلة مختلفة. دع جهات الاتصال الخاصة بك تعرف مدى إمكانية الوصول إليك في الأيام التي تسبق العطلة وبعدها على الرغم من أنهم قد لا يتوقعون وجودك في المكتب. على سبيل المثال
تحيات!
سيتم إغلاق مكاتبنا خلال الأسبوع الممتد من 21 إلى 25 ديسمبر. عندما أعود إلى مكتبي يوم الاثنين ، 28 ديسمبر ، سأرد على رسالتك. ومع ذلك ، يمكنك الاتصال بخلويتي على الرقم 829-555-1958 للتواصل معي في حالة الطوارئ.
تهانى العيد،
سبنسر تان
# 7. إجازة الأمومة أو الأبوة
اعتمادًا على المكان الذي تعيشين فيه وتعملين ، قد تتراوح إجازة الأمومة في أي مكان من أقل من 10 أسابيع إلى ستة أشهر أو أكثر. يجب عليك توجيه الأفراد في اتجاه العامل الذي سيتولى واجباتك.
مرحبا،
من 24 فبراير حتى 18 مايو ، سأتغيب بسبب إجازة الأمومة. سيعتني باتريك هاينر ، مصمم الجرافيك الرئيسي الموهوب لدينا ، بحساباتي خلال هذا الوقت. في 958-555-8265 أو [البريد الإلكتروني محمي]، يمكنك التواصل معه.
التحيات،
مدير الفن اليكس باكر
# 8. إجازة صحية
للتأكد من أن جهات الاتصال الخاصة بك تحترم مكانك ووقتك أثناء تعافيك ، قد ترغب في تضمين هذه المعلومات في رسالتك خارج المكتب إذا كنت تخضع لعملية جراحية أو تتعامل مع حالة تتطلب دورة طويلة من العلاج أو التعافي.
مرحبا،
أنا أقدر رسالتك. من 2 مارس إلى 27 مارس ، سأكون في إجازة طبية. في غضون ذلك ، إذا كان لديك أي احتياجات استشارية ، فيرجى الاتصال بـ Amy Dunn على 395-555-9981 ([البريد الإلكتروني محمي]). سوف أتحقق من البريد الإلكتروني بانتظام.
أقدر تعاونك.
كيبلينجر ، هاربر
# 9. ترقية وظيفية
هذا أيضًا أحد أمثلة الرسائل خارج المكتب. حتى أثناء تواجدهم في الخارج ، قد يرغب متخصصو التسويق والمبيعات أيضًا في الإعلان عن مدوناتهم أو مواقعهم الإلكترونية أو خدماتهم. في رسائل OOO الخاصة بهم ، يمكنهم إضافة روابط إلى موارد أو عناصر.
مرحبا بك
أنا أقدر رسالتك. لن أعود إلى المكتب حتى 20 يوليو ، ولكن عندما أفعل ذلك ، سأرد على بريدك الإلكتروني. يرجى الاستفادة من المقتطف المجاني من كتابنا الإلكتروني الجديد "10 خطوات لنجاح التسويق" في هذه الأثناء. إذا كنت تستمتع بما تقرأه ، فتفضل بزيارة موقع 10stepstosuccess.com لشراء الكتاب وتنزيله بالكامل. يمكن الوصول إلى David Tapper ، مساعد التسويق لدينا ، على [البريد الإلكتروني محمي] أو 420-555-2933 للمسائل العاجلة.
مع خالص الشكر والتقدير،
ليزا لوبيز
مدير العلامة التجارية الرقمية
ما هي الرسالة الجيدة للخروج من المكتب؟
أنا أقدر بريدك الإلكتروني. سوف أتغيب عن مكان العمل حتى [تاريخ العودة] بسبب [السبب]. عندما أعود ، يسعدني الرد على رسالتك. يرجى الاتصال بـ [اسم الزميل + المسمى الوظيفي] على [البريد الإلكتروني ، والهاتف ، وما إلى ذلك] إذا كنت بحاجة إلى دعم في هذه الأثناء.
ماذا تقول في الرد التلقائي بالبريد الإلكتروني؟
يجب تقديم ردود بسيطة ومباشرة تلقائيًا. لا تقم بتضمين أي معلومات غريبة في البريد الإلكتروني. تفيد بأنك سترد بمجرد عودتك. عندما تعود إلى العمل ، قد يستغرق متابعة رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والمشاريع بعض الوقت.
كيف يمكنني تحديد حالة خارج المكتب؟
باختيار تعيين رسالة الحالة> جدولة خارج المكتب من صورة ملف التعريف الخاص بك أو بالانتقال إلى الإعدادات> عام> خارج المكتب. حدد الزر حفظ بعد إلغاء تنشيط التبديل بجوار تشغيل الردود التلقائية.
هل يجب علي تعيين رسالة خارج المكتب؟
يعد إعداد الرد خارج المكتب من الآداب المهذبة عندما لا تتمكن من قراءة رسائل البريد الإلكتروني خلال ساعات العمل العادية. أيضًا ، تعتبر رسالة "OOO" مقبولة سواء كنت في إجازة متعددة الأسابيع ، أو رحلة ليوم واحد إلى حدث صناعي ، أو اجتماع خارج الموقع.
كيف أكتب نموذج بريد إلكتروني خارج المكتب؟
أنا أقدر بريدك الإلكتروني. سيكون لدي وصول متقطع إلى البريد الإلكتروني أثناء غيابي عن المكتب من (يوم / شهر) إلى (يوم / شهر). يرجى الاتصال بـ [الاسم] على [البريد الإلكتروني] أو [الهاتف] إذا كان لديك أي استفسارات ملحة. سأحاول الرد على رسالتك الإلكترونية بأسرع ما يمكن.
كيف يمكنني بدء الرد التلقائي؟
قم بإنشاء رد تلقائي:
- يجب تحديد ملف> الردود التلقائية.
- حدد إرسال ردود تلقائية من مربع الردود التلقائية.
- اكتب الرد الذي تريد إرساله إلى زملاء العمل أو زملائك في الفريق عندما تكون بعيدًا عن المكتب في علامة التبويب "داخل مؤسستي".
- لحفظ الإعدادات الخاصة بك ، انقر فوق "موافق".
كيف يمكنك إعداد مثال الاستجابة التلقائية؟
يمكن استخدام القوالب التالية لإنشاء استجابات آلية فعالة للأشخاص داخل وخارج عملك:
- "أنا أقدر بريدك الإلكتروني. لن أكون في المكتب من 8 إلى 12 أغسطس.
- "من 25 يوليو إلى 29 يوليو ، سأكون بعيدًا. يمكنك الاتصال بزميلتي مارلين موراليس للاستفسارات العاجلة على [البريد الإلكتروني ورقم الهاتف]. "
- "أنا أقدر بريدك الإلكتروني.
ماذا أكتب الرد التلقائي داخل وخارج المكتب؟
تحتوي الرسالة الممتازة خارج المكتب على المعلومات الثلاثة التالية على وجه التحديد:
- الأيام التي ستكون فيها بعيدًا.
- مبرر موجز لغيابك.
- نقطة (جهات) الاتصال للحصول على مساعدة إضافية في حال تطلب الموقف ذلك ؛ إذا كانت لديك نقاط اتصال متعددة ، فحدد أي منها (أو أكثر) يجب الاتصال به بخصوص الموقف (المواقف).
كيف أخرج من المكتب في Whatsapp Business؟
- الاستفادة من الرسائل بعيدًا
- قم بتشغيل WhatsApp for Business.
- حدد أدوات العمل> رسالة بالخارج ضمن المزيد من الاحتمالات.
- على مفتاح إرسال الرسائل بعيدًا.
- المس الرسالة الموجودة أسفل "رسالة بالخارج" لتعديلها ، ثم انقر على "موافق".
- انقر فوق حفظ.
مراجع حسابات
- prowritingaid.com
- indeed.com
- support.google.com
مقالات ذات صلة
- البريد الإلكتروني لتأكيد المقابلة: كيف تكتب واحدة (+ قوالب)
- البريد القياسي: كم من الوقت يستغرق البريد القياسي
- قاعدة اللمس: المعنى 2023 أفضل البدائل وعينات البريد الإلكتروني (+ نصائح مجانية)
- قوائم المبيعات: شرح كيفية إنشاء عميل محتمل للمبيعات لأي عمل تجاري.
- نظام إدارة المكاتب: أفضل الخيارات المجانية والمدفوعة في عام 2023
- أفكار المشاركة: 15 نصيحة مجانية فريدة
- أحذية العمل للرجال: أفضل 25 حذاء للرجال
