Quando o gerenciamento de e-mail é feito de forma inadequada, pode levar a oportunidades perdidas e mal-entendidos e reduzir a produtividade dos funcionários. Adotar estratégias eficazes de gerenciamento de e-mail e desenvolver habilidades de gerenciamento de e-mail são essenciais para um bom gerenciamento de e-mail.
O uso de e-mail para comunicação em ambientes pessoais e profissionais tornou-se cada vez mais importante. No entanto, lidar com eles pode ser assustador e demorado devido ao aumento diário do volume de e-mails.
Vamos discutir o que é um bom gerenciamento de e-mail, software de gerenciamento de e-mail, habilidades e estratégias para melhorar sua produtividade de e-mail.
O que é gerenciamento de e-mail?
O gerenciamento de e-mail é uma abordagem sistemática para maximizar a eficiência das práticas de e-mail e minimizar os efeitos adversos do manuseio de e-mail na produtividade e satisfação no trabalho de um indivíduo.
Os funcionários devem desenvolver boas habilidades de gerenciamento de e-mail para manter a produtividade e se comunicar com sucesso no local de trabalho. Eles podem aprimorar suas habilidades e aprimorar suas estratégias gerais de gerenciamento de e-mail fazendo um curso de gerenciamento de e-mail.
Uma estratégia bem-sucedida de gerenciamento de e-mail, como gerenciamento de caixa de entrada, priorização e resposta rápida, pode ser aprendida fazendo um curso de gerenciamento.
Com a ajuda de um curso de gerenciamento de e-mail, as pessoas podem aprender como gerenciar suas caixas de entrada e se conectar com colegas de trabalho e clientes com sucesso. Além disso, os indivíduos podem aumentar sua competência na comunicação por e-mail, resultando em mais sucesso profissional.
Como é feito o gerenciamento de e-mail?
Cinco melhores maneiras de fazer o gerenciamento de e-mail
- Use um software de gerenciamento de e-mail para economizar custos e gerenciar o armazenamento
- Categorize seus e-mails em pastas e marcadores
- Automatize suas atividades de e-mail
- Envie o mínimo de e-mails possível.
- Faça uso de modelos de e-mail.
Quais são os 4 Ds do gerenciamento de e-mail?
Uma estratégia útil para gerenciar a caixa de entrada de e-mail é os quatro Ds do gerenciamento de e-mail. Eles são:
- Apagar– Isso se refere a se livrar de e-mails que não são mais necessários, como spam ou mensagens antigas.
- Delegar– Você pode atribuir um e-mail a outra pessoa para concluir se precisar de ação, mas isso pode ser feito por outra pessoa
- Do– Priorize e responda o mais rápido possível aos e-mails que precisam ser respondidos e com os quais você pode lidar.
- Adiar– Um e-mail pode ser adiado ou adiado se exigir uma ação que não possa ser executada imediatamente. Isso pode incluir a adição de um lembrete ou a marcação do e-mail para acompanhamento posterior.
Software de gerenciamento de e-mail
O que é um software de gerenciamento de e-mail? Um aplicativo chamado software de gerenciamento de e-mail torna mais fácil enviar, responder, rastrear e organizar e-mails em massa. Este software consiste em vários serviços para equipes, empresas e indivíduos.
Com a ajuda de ferramentas de software de gerenciamento de e-mail, você pode lidar com grandes quantidades de e-mails, monitorar seu progresso e distribuir a carga de trabalho entre outros membros da equipe.
A transição de uma plataforma de e-mail para outra pode ser um desafio, principalmente quando se trata de manter a organização e a produtividade. Por exemplo, se você está pensando em migrar do Gmail para o Office 365, convém garantir um processo contínuo que mantenha sua estrutura de gerenciamento de e-mail existente. Para mais informações Ao migrar o Gmail para o Office 365, você pode consultar vários recursos que oferecem orientações passo a passo sobre como fazer a migração mantendo seus e-mails organizados e acessíveis. Dessa forma, você pode continuar aproveitando os benefícios do software de gerenciamento de e-mail em sua nova plataforma sem problemas.
Cinco benefícios do software de gerenciamento de e-mail
- Registre o histórico de conversas, incluindo trocas com todos os colegas de trabalho, clientes, clientes em potencial ou parceiros de negócios.
- É útil para o monitoramento de eventos porque todos os e-mails sobre uma ocorrência ou usuário específico são rastreados automaticamente e podem ser vistos como uma única correspondência.
- O software de gerenciamento de e-mail ajuda a organizar sua caixa de entrada. Você pode recuperar e-mails essenciais quando necessário, mantendo uma caixa de entrada de e-mail organizada.
- Ter um e-mail sobrecarregado não apenas consome tempo, mas também coloca sua empresa em risco, pois você pode não receber e-mails que podem ser cruciais se você armazenar muitos e-mails.
- Quando seu software de engajamento de email integra todos os seus canais, ele cria uma experiência de cliente automatizada e integrada com respostas automáticas e perfis de cliente perspicazes, o que facilita o envolvimento com os clientes.
Melhor software de gerenciamento de e-mail
Normalmente, o software de gerenciamento de e-mail tende a se concentrar em diferentes áreas; portanto, o melhor software para você varia de acordo com suas necessidades. Aqui estão oito programas de gerenciamento de e-mail e seus aplicativos:
- Gmail – Melhor para quem prefere o ecossistema do Google.
- Frente – Para gerenciar e-mails de equipe e pessoais juntos.
- Microsoft Outlook – Melhor para quem prefere o ecossistema Microsoft.
- Missive – Software gratuito para colaboração em equipe.
- Moosend – E-mail marketing.
- Omnisend – Campanhas de marketing de comércio eletrônico.
- Help Scout – Para organizações de pequeno e médio porte.
- SaneBox – Melhor software de gerenciamento de e-mail pessoal.
Estratégias de gerenciamento de e-mail
#1. Automatize o máximo possível
Você pode otimizar suas comunicações recebidas definindo regras de classificação automática por meio de seus provedores de e-mail. Você pode encaminhar, classificar e excluir automaticamente os e-mails recebidos com base em critérios como o nome do remetente, palavras-chave do e-mail e outras informações.
#2. Organize sua caixa de entrada em pastas
Colocar seu e-mail em pastas diferentes irá organizar seu e-mail. Você pode agrupar seus e-mails em pastas, como aqueles que precisam ser acompanhados, precisam de ação extra antes de uma resposta ou foram resolvidos.
#3. Configurar visualizações de e-mail
Habilite visualizações para sua conta de e-mail para ver as primeiras palavras ou frases de cada e-mail enquanto visualiza toda a sua caixa de entrada. Ao visualizar o e-mail antes de abri-lo, você pode determinar quais e-mails requerem atenção imediata e quais você deve classificar para uma resposta futura.
#4. Defina um limite para o tempo do seu e-mail
Defina limites de tempo para quando e por quanto tempo você responde a e-mails para que seja mais provável evitar perder o controle de seu sistema e procedimentos de gerenciamento eficazes ao escrever respostas.
#5. Use modelos para respostas
Compor uma resposta única para cada e-mail pode levar muito tempo. Se você envia frequentemente o mesmo e-mail, salvar algumas respostas de amostra em seus rascunhos pode ser útil, para que você possa redirecioná-las rapidamente.
#6. Acompanhe um e-mail que precisa de acompanhamento usando um calendário
É preciso haver mais do que uma simples resposta a alguns e-mails. Sempre que receber um e-mail que exija uma ação de acompanhamento, mova-o para uma subpasta designada e agende um lembrete em seu calendário com o endereço da pasta e a data em que um esforço é necessário.
#7. Redirecionar comunicações
Uma das estratégias de gerenciamento de e-mail mais eficazes para evitar uma caixa de entrada desordenada é limitar o número de mensagens recebidas diariamente. Inclua informações de contato adicionais em seu perfil de conta de e-mail para que os funcionários possam telefonar ou enviar mensagens para você em vez de enviar e-mails para respostas curtas.
#8. Rotule seus e-mails com categorias
Rótulos de e-mail são ferramentas que você pode usar para categorizar seus e-mails adicionando um rótulo específico. Pense nas categorias que você usaria com mais frequência e, em seguida, use-as consistentemente para fornecer mais contexto para seus e-mails. Você pode encontrar material útil em seções transversais e responder prontamente combinando pastas e rótulos de e-mail.
#9. Combinar cadeias de e-mail
Seguir uma conversa pode ser simplificado com correntes de e-mail. Todos os tópicos de e-mail em uma longa cadeia de e-mail devem ser combinados em um principal ao responder a ele. Você pode citar outros e-mails em sua resposta para manter um registro cronológico da conversa em um só lugar.
#10. Definir um limite de caixa de entrada
Defina um limite de quantos e-mails você deseja em sua caixa de entrada em geral. Você não é obrigado a ler e responder todos os e-mails que chegam só porque definiu um limite de caixa de entrada. Em vez disso, envolve a categorização de comunicações não lidas em pastas com base em sua prioridade e estágio, para que você possa gerenciá-las em lotes adequadamente.
Quais são os tipos de e-mail?
Atualmente, o e-mail é o método padrão de comunicação entre as organizações. É usado por muitas empresas e tornou-se extremamente importante para a operação dessas empresas.
O e-mail deve ser incluído e obedecido aos padrões organizacionais de manipulação de informações e registros como qualquer outro tipo de informações e registros comerciais.
Existem cinco tipos mais comuns de e-mails:
- E-mails de boletim
- Emails de incentivo a leads
- E-mails promocionais
- E-mails de marco
- E-mails de pesquisa
Leia também: O QUE É UM E-MAIL DE SPAM? Como parar e denunciá-los
Quais são as 5 partes de um bom e-mail?
Os e-mails podem ser classificados em cinco categorias principais. Esses componentes compreendem 99% dos e-mails e oferecem o formato ideal para se conectar com os clientes e maximizar as conversões.
#1. Remetente (De)
O endereço de e-mail do remetente pode ser visto na tag “de”. Como normalmente é a primeira coisa que as pessoas veem quando navegam em sua caixa de entrada de e-mail, todos percebem essa parte de um e-mail. Você deve garantir que corresponda ao nome da sua empresa porque a tag “de” ocupa um lugar crucial na caixa de entrada do destinatário.
#2. Linha de assunto
O componente mais importante de um e-mail é a linha de assunto. Ele normalmente desempenha um papel significativo em determinar se sua mensagem é ou não lida. Sua linha de assunto deve resumir de forma precisa e informativa o conteúdo do seu e-mail e despertar o interesse do leitor.
#3. Pré-cabeçalho
O pré-cabeçalho é outro elemento de e-mail incluído ao lado da linha de assunto. É a primeira linha de conteúdo do seu e-mail e funciona como um complemento para a linha de assunto. Em alguns provedores de e-mail, o pré-cabeçalho normalmente é adicionado após a linha de assunto para que os leitores possam saber mais antes de ler o corpo do e-mail.
Pré-cabeçalhos podem ser uma excelente estratégia para capturar a atenção de seus leitores, se utilizados adequadamente. É ideal para escrever algo que elabora na linha de assunto e informa o destinatário da intenção do e-mail.
#4. Saudações
A abertura do seu e-mail define o tom de toda a mensagem. Com base nos primeiros parágrafos, o leitor está criando uma impressão sobre você e o que você espera dele. Também determinará se eles continuarão lendo ou não.
Suponha que você pareça altamente formal ou impessoal. No entanto, você também não quer parecer pouco profissional, pois isso também pode afastar as pessoas.
#5. Corpo do e-mail
O corpo do seu e-mail é onde você agrega valor aos seus leitores. Informe-os sobre sua empresa, ofereça um desconto ou mantenha-os informados sobre novos produtos e serviços. Independentemente da finalidade do seu e-mail, você deve garantir que o e-mail seja curto, preciso e relevante para o seu público.
Além disso, deixe seus e-mails diversos; você pode alternar entre um boletim informativo da empresa, recomendações de produtos e atualizações de marca.
- Chamada à ação
O objetivo de todo e-mail é influenciar os leitores a realizar algum tipo de ação. Se você deseja que o leitor faça uma compra ou responda a uma pesquisa on-line, uma frase de chamariz atraente torna simples para eles seguirem suas instruções.
Considere o que você deseja que seus leitores façam antes de começar a redigir seu e-mail e inclua um CTA.
Leia também: GERENCIAMENTO DE IMPRESSÕES (IM): Teoria, Técnicas e Exemplos
Quais são as 4 características de um bom e-mail?
- Uma linha de assunto atraente
- Um bom cabeçalho
- Um corpo de e-mail direto e uma chamada à ação
- Um fechamento claro
Como você organiza e-mails?
Existem várias maneiras de organizar seu e-mail. Eles incluem:
- Categorize seu e-mail em pastas e marcadores
- Faça uso da função de classificação automática
- Cancele a assinatura de e-mails indesejados
- Crie contas separadas para o seu trabalho e vida pessoal
- Use a função de lista de tarefas
- E-mails importantes com estrela
- Excluir e-mails indesejados
- Crie filtros para seus e-mails recebidos
- Arquivar e-mail para mais tarde
- Faça uma limpeza regular do armazenamento
- MELHOR SISTEMA E SOFTWARE DE GERENCIAMENTO DE E-MAILS EM 2023
- Dicas de marketing de mídia social: mais de 29 dicas para pequenas empresas
Referências
