No mundo dos negócios e além, o e-mail é um método comum de comunicação escrita. Várias empresas o adotaram como um meio de se comunicar com as pessoas em seu mercado-alvo. Por mais que seja uma ferramenta estratégica para entrar em contato com prospects e clientes, ela deve ser amigável, clara e concisa. Essa é a marca de um e-mail profissional. Pode levar algum tempo para dominar a arte de escrever um e-mail profissional que satisfaça todos esses padrões. Este artigo abordará a importância de saber como escrever um e-mail profissional, as etapas envolvidas, alguns exemplos de e-mails, assinaturas de e-mail e algumas respostas para perguntas frequentes sobre o uso de e-mail para fins comerciais.
O que é um endereço de e-mail profissional?
Todos nós temos nossas contas de e-mail e conduzimos todos os nossos negócios por e-mail porque a Internet e a nuvem tornaram isso necessário. Nossos endereços de e-mail também se tornaram os centros em torno dos quais giram nossos outros perfis e contas online (pessoais e profissionais). Portanto, devemos ter contas de e-mail separadas ou, no mínimo, endereços de e-mail para correspondência privada e comercial. Nosso endereço de e-mail comercial deve ser usado exclusivamente para correspondência comercial e para manter relacionamentos profissionais adequados.
Ao se comunicar com clientes, clientes, fornecedores e outros contatos comerciais, é melhor usar um endereço de e-mail oficial “comercial”. O profissionalismo em um endereço de e-mail só pode ser alcançado incluindo o nome de domínio registrado da empresa. No mundo dos negócios, é prática comum usar um endereço de e-mail baseado em um domínio pessoal para correspondência oficial. Para reformular, se o nome da sua empresa fizer parte do seu endereço de e-mail (por meio de um nome de domínio), você terá um endereço de e-mail profissional.
Quais são os benefícios de um endereço de e-mail profissional?
Provedores de serviços de e-mail populares geralmente usam domínios genéricos, portanto, quando você se inscreve para uma conta, pode dar ao seu endereço de e-mail um nome atraente ou uma abreviação. No entanto, você e seus funcionários não devem usar um endereço de e-mail pessoal para correspondência comercial oficial. Além de ter um endereço de e-mail comercial, usar a etiqueta de e-mail adequada pode ajudá-lo a parecer mais profissional e chamar mais atenção para sua empresa ou produto.
Certifique-se de que seu endereço de e-mail seja profissional e baseado em seu domínio. As vantagens de usar um endereço de e-mail comercial são as seguintes:
- Branding
- Desenvolve confiança
- Autenticidade
- Confiabilidade
- Simplicidade de lembrança
- melhor entrega e posição
Como escrever um e-mail profissional
Embora seja fácil escrever e enviar e-mails aleatórios para as pessoas, não podemos dizer o mesmo de nenhum e-mail profissional. Deve seguir certas regras ou diretrizes que expressam simpatia, clareza e profissionalismo juntos. Se você deseja que seus e-mails em inglês pareçam polidos e profissionais, escreva seguindo as etapas a seguir;
#1. Comece com uma saudação
Sempre use uma saudação como “Querida Lillian” ao iniciar um e-mail. Use o sobrenome do leitor (como em “Cara Sra. Price”) se seu relacionamento com ele for mais formal. Você pode simplesmente dizer "Olá Kelly" se seu relacionamento com ela for mais informal. Você pode endereçar uma carta “A quem possa interessar” ou “Caro senhor/senhora” se não souber o nome do destinatário.
#2. Agradecer ao Destinatário
As respostas às perguntas dos clientes devem sempre começar com um agradecimento. Por exemplo, “Obrigado por entrar em contato com a ABC Business” pode ser usado em resposta a uma pergunta sobre sua empresa. Sempre que receber uma resposta por e-mail, certifique-se de dizer algo como “Obrigado por sua pronta resposta” ou “Obrigado por me responder”. Dizer obrigado a um leitor não é apenas educado, mas deixa o leitor à vontade.
#3. Declare seu propósito
Se for você quem inicia a troca de e-mail, uma nota de agradecimento pode estar fora de questão. A abordagem correta é começar explicando por que você está escrevendo. Palavras e frases como “estou escrevendo para perguntar sobre…” ou “estou escrevendo sobre…” são exemplos.
Explique por que você está escrevendo o e-mail imediatamente e, em seguida, vá direto ao ponto principal da mensagem. Mantenha suas frases breves e simples para que os destinatários do e-mail possam folheá-las rapidamente e obter as informações de que precisam. Para manter um perfil profissional para você e sua empresa, você precisa prestar muita atenção a detalhes como linguagem, ortografia e pontuação.
#4. Adicione suas observações finais
É cortês adicionar algumas notas finais e um agradecimento final a um e-mail antes de enviá-lo. Agradeço seu tempo e esforço e, por favor, entre em contato se tiver alguma dúvida ou problema.
#5. Terminar com um fechamento
A etapa final é assinar com um final adequado e seu nome. As expressões “com os melhores cumprimentos”, “sinceramente” e “obrigado” têm um tom profissional. Não saia com frases como “Muitas felicidades” ou “Saúde”, a menos que você seja bastante próximo do leitor. E antes de clicar em “enviar”, dê uma última olhada em seu e-mail para garantir que esteja perfeito.
Assinatura de e-mail profissional
As assinaturas de e-mail são cartões de visita digitais e devem ser usadas apenas por profissionais. Seu nome completo, informações da empresa e informações de contato são normalmente incluídos.
Além de texto e links, os profissionais de marketing e empresários que enviam e-mails podem incluir fotografias, logotipos e componentes interativos.
O que uma assinatura de e-mail profissional deve incluir
O conhecimento que você obtém nesta seção permitirá que você crie uma assinatura de e-mail profissional que impressionará seus colegas e se destacará da multidão.
Existem 5 partes principais para uma assinatura de e-mail profissional (e alguns extras). O restante do ensaio se concentrará em ensiná-lo a implementar adequadamente cada seção.
#1. Como apresentar seus dados pessoais e comerciais
Numa época em que botões e banners são comuns, pode ser tentador colocar todos os detalhes da sua vida profissional na assinatura do e-mail. No entanto, a brevidade é uma virtude quando se busca impacto. Devido ao pequeno espaço disponível para assinaturas de e-mail, todo o extra é apenas ruído extra.
#2. Como apresentar suas informações de contato
A inclusão de informações de contato facilitará a comunicação com as partes interessadas. Quanto mais maneiras houver de entrar em contato com você, menos óbvia será a melhor. Como resultado, as pessoas estão menos dispostas a realizar.
#3. Faça uma assinatura de e-mail profissional com uma imagem e logotipo pessoais
À medida que as pessoas leem seus e-mails, o último objeto que elas veem provavelmente será seu bloco de assinatura.
Quando alguém recebe um e-mail seu, é mais provável que se lembre de sua foto e logotipo. No entanto, há muito mais casos ruins de uso indevido de imagens do que excelentes. Não entendemos por que tantas pessoas concordam com uma primeira impressão ruim. Adicionar uma assinatura elegante, funcional e esteticamente agradável ao seu e-mail enviado não é tão fácil quanto parece.
Adicionar um logotipo à sua assinatura de e-mail pode parecer fácil, mas se você já tentou por conta própria, sabe o contrário. Usar um editor de assinatura de e-mail não é uma solução permanente. Ainda requer a instalação do código no arquivo HTML usado pelo cliente de e-mail.
#4. Use uma chamada para ação (CTA) para transformar sua assinatura de e-mail em um canal de marketing
Nosso estudo mais recente com usuários mostrou que o marketing de assinatura de e-mail (ESM) é usado em 77% das assinaturas de e-mail comerciais e 67% das assinaturas de e-mail pessoais. Uma maneira comum de fazer isso é incluir uma chamada para ação (CTA) em sua assinatura de e-mail.
Como você define uma “chamada à ação”? Simplificando, é uma chamada aberta para clientes em potencial aceitarem uma oferta. Na realidade, você deve incorporar um apelo à ação em sua assinatura de e-mail.
5. Promova seu trabalho para um público mais amplo incluindo botões de compartilhamento
Eu tenho dito a você neste artigo para ser econômico com as informações que você dá. No entanto, quando se trata de botões de compartilhamento de mídia social, sinta-se à vontade para fazer tudo.
Como os ícones de mídia social são tão pequenos e compactos, você pode ir all-in e utilizá-los todos, e eles parecerão melhores e mais completos (ao contrário de anteriormente, desta vez “mais é mais”).
Se eles forem importantes para sua carreira, você deve colocar links ativos para sites de mídia social em sua assinatura de e-mail.
Você não deve adicionar perfis de mídia social antigos, inativos ou que não ajudem sua causa de nenhuma outra forma.
Como finalizar um e-mail profissional
Como você termina um e-mail profissional é tão importante quanto como você começa. Sim, você ouviu direito. Você deve terminar seu e-mail de maneira profissional e amigável. Dependendo do contexto, você pode querer adicionar mais ou diferentes informações à sua assinatura de e-mail. Porém, quanto mais você não conhece o destinatário, mais informações você deve fornecer em seu e-mail. De qualquer forma, os componentes padrão de uma assinatura de e-mail comercial são os seguintes:
#1. Linha de fechamento
Ao ler um e-mail, pode ser perturbador ir direto do tópico principal para a assinatura. Isso é especialmente verdadeiro se o e-mail for longo. Uma frase final de agradecimento ou votos de boa sorte pode ajudar a suavizar essa transição. De acordo com Girson, a última linha de um e-mail normalmente é lida mesmo que o leitor esteja apenas folheando, então aproveite esta oportunidade para incluir uma frase de chamariz ou para lembrar o leitor do que você precisa dele.
#2. Encerramento (ou assinatura)
O que você coloca aqui precede o seu nome e aparece em negrito. Considere o uso de expressões como “Atenciosamente”, “Atenciosamente”, “Obrigado” ou “Tenha um ótimo final de semana!” Você deve usar um fechamento formal para seu e-mail, a menos que esteja perto do destinatário ou já tenha trocado muitos e-mails com eles em um curto período de tempo.
#3. Nome
É uma prática recomendada usar seu nome completo (nome e sobrenome ou o que você costuma usar) ou seu primeiro nome seguido por uma assinatura de e-mail padrão que inclua seu nome completo se este for o primeiro e-mail que você está enviando para alguém. O primeiro nome de uma pessoa geralmente é suficiente ao falar com alguém que ela já conhece.
#4. Pronomes
Isso depende inteiramente de você e do seu nível de conforto, especialmente se você tiver uma identidade LGBTQ. No entanto, os aliados devem ter em mente que o uso de pronomes contribui para a normalização da prática e a criação de um espaço seguro para pessoas trans e não binárias.
#5. Título e Empresa
Dependendo de para quem você está escrevendo e do que está falando, qualquer uma dessas opções pode ser uma boa maneira de encerrar seu e-mail. A inclusão de ambos informa ao remetente o que você faz e onde trabalha se estiver enviando um e-mail para uma pessoa fora de sua organização. O fato de você trabalhar para uma determinada empresa é assumido quando você envia um e-mail a um colega de trabalho (especialmente de um endereço de e-mail da empresa), então você pode deixar isso de fora; no entanto, se você nunca trabalhou com esse indivíduo antes, mencionar sua posição pode ser útil. Na maioria das vezes, você não deve falar sobre onde trabalha agora quando está procurando um novo emprego. Como você está tentando se demitir de seu cargo atual, o destinatário de seu e-mail pode pensar que você está se comunicando no horário da empresa, mesmo que não esteja.
#6. Informações de contato
Embora o destinatário do seu e-mail já tenha seu endereço, você pode fornecer informações de contato adicionais, como um número de telefone comercial ou celular, caso ele precise entrar em contato com você. Para ser claro, inclua apenas informações de contato se estiver disposto a ser contatado por esse canal.
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Referências
