إدارة البريد الإلكتروني: المعنى ، البرامج ، الإستراتيجيات والمهارات

إدارة البريد الإلكتروني
رمز البريد الإلكتروني أو النشرة الإخبارية.
جدول المحتويات إخفاء
  1. ما هي إدارة البريد الإلكتروني؟
  2. كيف تتم إدارة البريد الإلكتروني؟
  3. ما هي 4 Ds لإدارة البريد الإلكتروني؟
  4. برامج إدارة البريد الإلكتروني
    1. خمس فوائد لبرنامج إدارة البريد الإلكتروني
    2. أعلى برامج إدارة البريد الإلكتروني
  5. استراتيجيات إدارة البريد الإلكتروني
    1. # 1. أتمتة قدر الإمكان
    2. # 2. تنظيم صندوق الوارد الخاص بك في مجلدات
    3. # 3. قم بإعداد معاينات البريد الإلكتروني
    4. # 4. ضع حدًا لوقت بريدك الإلكتروني
    5. # 5. استخدم القوالب للردود
    6. # 6. احتفظ بعلامات تبويب على بريد إلكتروني يحتاج إلى متابعة باستخدام التقويم
    7. # 7. إعادة توجيه الاتصالات
    8. # 8. قم بتسمية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بالفئات
    9. # 9. ادمج سلاسل البريد الإلكتروني
    10. # 10. تعيين حد البريد الوارد
  6. ما هي أنواع البريد الإلكتروني؟
  7. ما هي الأجزاء الخمسة للبريد الإلكتروني الجيد؟
    1. # 1. المرسل (من)
    2. # 2. سطر الموضوع
    3. # 3. رأس مسبق
    4. # 4. التحية 
    5. # 5. هيئة البريد الإلكتروني
  8. ما هي الخصائص الأربع للبريد الإلكتروني الجيد؟
  9. كيف تنظم رسائل البريد الإلكتروني؟
  10. مقالات ذات صلة
  11. مراجع حسابات

عندما يتم التعامل مع إدارة البريد الإلكتروني بشكل غير صحيح ، فقد يؤدي ذلك إلى ضياع الفرص وسوء الفهم وتقليل إنتاجية الموظف. يعد اعتماد استراتيجيات إدارة البريد الإلكتروني الفعالة وتطوير مهارات إدارة البريد الإلكتروني أمرًا ضروريًا لإدارة البريد الإلكتروني بشكل جيد. 

أصبح استخدام البريد الإلكتروني للتواصل في كل من الإعدادات الشخصية والمهنية ذات أهمية متزايدة. ومع ذلك ، قد يكون التعامل معها شاقًا ويستغرق وقتًا طويلاً بسبب الزيادة اليومية في حجم البريد الإلكتروني.

دعونا نناقش ماهية إدارة البريد الإلكتروني الجيدة ، وبرامج إدارة البريد الإلكتروني ، والمهارات ، والاستراتيجيات لتحسين إنتاجية البريد الإلكتروني. 

ما هي إدارة البريد الإلكتروني؟

إدارة البريد الإلكتروني هي نهج منظم لزيادة كفاءة ممارسات البريد الإلكتروني وتقليل الآثار السلبية للتعامل مع البريد الإلكتروني على إنتاجية الفرد والرضا الوظيفي.

يجب على الموظفين تطوير مهارات جيدة في إدارة البريد الإلكتروني للحفاظ على الإنتاجية والتواصل بنجاح في مكان العمل. يمكنهم صقل مهاراتهم وتعزيز استراتيجياتهم العامة لإدارة البريد الإلكتروني من خلال أخذ دورة تدريبية في إدارة البريد الإلكتروني. 

يمكن تعلم استراتيجية إدارة البريد الإلكتروني الناجحة ، مثل إدارة البريد الوارد وتحديد الأولويات والاستجابة السريعة ، من خلال أخذ دورة تدريبية في الإدارة. 

بمساعدة دورة إدارة البريد الإلكتروني ، قد يتعلم الأشخاص كيفية إدارة صناديق البريد الوارد الخاصة بهم والتواصل مع زملاء العمل والعملاء بنجاح. أيضًا ، يمكن للأفراد زيادة كفاءتهم في التواصل عبر البريد الإلكتروني ، مما يؤدي إلى مزيد من النجاح المهني.

كيف تتم إدارة البريد الإلكتروني؟

أفضل خمس طرق لإنجاز إدارة البريد الإلكتروني

  • استخدم برنامج إدارة البريد الإلكتروني لتوفير التكاليف وإدارة التخزين
  • صنف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في مجلدات وبطاقات عنونة
  • أتمتة أنشطة البريد الإلكتروني الخاصة بك
  • أرسل أقل عدد ممكن من رسائل البريد الإلكتروني.
  • استفد من قوالب البريد الإلكتروني.

ما هي 4 Ds لإدارة البريد الإلكتروني؟

تتمثل الإستراتيجية المفيدة لإدارة صندوق البريد الإلكتروني في العناصر الأربعة لإدارة البريد الإلكتروني. هم:

  • حذف- يشير هذا إلى التخلص من رسائل البريد الإلكتروني التي لم تعد ضرورية ، مثل البريد العشوائي أو الرسائل القديمة.
  • مندوب- يمكنك تعيين بريد إلكتروني لشخص آخر لإكماله إذا كان يحتاج إلى إجراء ، ولكن يمكن لشخص آخر القيام به
  • Do- تحديد الأولويات والرد في أقرب وقت ممكن على رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى إجابة والتي يمكنك التعامل معها.
  • تأجيل- يمكن أن يتأخر البريد الإلكتروني أو يؤجل إذا كان يستدعي إجراءً لا يمكن اتخاذه على الفور. يمكن أن يستلزم ذلك إضافة تذكير أو وضع علامة على البريد الإلكتروني للمتابعة اللاحقة.

برامج إدارة البريد الإلكتروني

ما هو برنامج إدارة البريد الإلكتروني؟ يعمل تطبيق يسمى برنامج إدارة البريد الإلكتروني على تسهيل إرسال رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها وتتبعها وتنظيمها بشكل مجمّع. يتكون هذا البرنامج من عدة خدمات للفرق والشركات والأفراد.

بمساعدة أدوات برنامج إدارة البريد الإلكتروني ، يمكنك التعامل مع كميات كبيرة من رسائل البريد الإلكتروني ومراقبة تقدمها وتوزيع عبء العمل بين أعضاء الفريق الآخرين.

يمكن أن يمثل الانتقال من نظام أساسي للبريد الإلكتروني إلى آخر تحديًا ، خاصة عندما يتعلق الأمر بالحفاظ على التنظيم والإنتاجية. على سبيل المثال ، إذا كنت تفكر في الترحيل من Gmail إلى Office 365 ، فستحتاج إلى ضمان عملية سلسة تحافظ على هيكل إدارة البريد الإلكتروني الحالي لديك. ل مزيد من المعلومات عند ترحيل Gmail إلى Office 365 ، يمكنك الرجوع إلى العديد من الموارد التي تقدم إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية إجراء التبديل مع الحفاظ على تنظيم رسائل البريد الإلكتروني وإمكانية الوصول إليها. بهذه الطريقة ، يمكنك الاستمرار في الاستفادة من مزايا برنامج إدارة البريد الإلكتروني في النظام الأساسي الجديد الخاص بك دون أي عوائق.

خمس فوائد لبرنامج إدارة البريد الإلكتروني

  • سجل محفوظات المحادثات ، بما في ذلك التبادلات مع كل زميل في العمل أو عميل أو عميل محتمل أو شريك تجاري.
  • إنه مفيد لمراقبة الأحداث لأن جميع رسائل البريد الإلكتروني حول حدث معين أو مستخدم معين يتم تتبعها تلقائيًا ويمكن اعتبارها مراسلة واحدة.
  • يساعد برنامج إدارة البريد الإلكتروني على التخلص من البريد الوارد. يمكنك استرداد رسائل البريد الإلكتروني الأساسية عند الحاجة من خلال الحفاظ على صندوق بريد إلكتروني منظم.
  • لا يقتصر الأمر على أن وجود حمل زائد على البريد الإلكتروني يستغرق وقتًا طويلاً فحسب ، بل إنه يعرض عملك أيضًا للخطر حيث قد لا تتلقى رسائل بريد إلكتروني قد تكون مهمة إذا قمت بتخزين عدد كبير جدًا من رسائل البريد الإلكتروني.
  • عندما يدمج برنامج مشاركة البريد الإلكتروني الخاص بك جميع قنواتك ، فإنه يخلق تجربة عملاء آلية ومتكاملة مع الاستجابات التلقائية وملفات تعريف العملاء الثاقبة ، مما يجعل التفاعل مع العملاء أسهل.

أعلى برامج إدارة البريد الإلكتروني

عادةً ما يميل برنامج إدارة البريد الإلكتروني إلى التركيز على مجالات مختلفة ، لذا فإن أفضل برنامج يناسبك سيختلف بناءً على احتياجاتك. فيما يلي ثمانية برامج لإدارة البريد الإلكتروني وتطبيقاتها:

  • Gmail - الأفضل لمن يفضل نظام Google البيئي.
  • الجبهة - لإدارة الفريق ورسائل البريد الإلكتروني الشخصية معًا.
  • Microsoft Outlook - الأفضل لأولئك الذين يفضلون نظام Microsoft البيئي.
  • Missive - برنامج مجاني للتعاون الجماعي.
  • Moosend - التسويق عبر البريد الإلكتروني.
  • Omnisend - حملات تسويق التجارة الإلكترونية.
  • Help Scout - للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم.
  • SaneBox - أفضل برنامج لإدارة البريد الإلكتروني الشخصي.

استراتيجيات إدارة البريد الإلكتروني

# 1. أتمتة قدر الإمكان

يمكنك تحسين اتصالاتك الواردة عن طريق تعيين قواعد الفرز التلقائي من خلال موفري البريد الإلكتروني. يمكنك إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني الواردة وفرزها وحذفها تلقائيًا بناءً على معايير مثل اسم المرسل والكلمات الرئيسية للبريد الإلكتروني ومعلومات أخرى.

# 2. تنظيم صندوق الوارد الخاص بك في مجلدات

سيؤدي وضع بريدك الإلكتروني في مجلدات مختلفة إلى تنظيم بريدك الإلكتروني. يمكنك تجميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في مجلدات ، مثل تلك التي تحتاج إلى متابعة ، أو التي تحتاج إلى إجراء إضافي قبل الرد ، أو التي تم حلها.

# 3. قم بإعداد معاينات البريد الإلكتروني

قم بتمكين معاينات حساب البريد الإلكتروني الخاص بك لرؤية الكلمات أو الجمل القليلة الأولى لكل بريد إلكتروني أثناء عرض البريد الوارد بالكامل. من خلال معاينة البريد الإلكتروني قبل فتحه ، يمكنك تحديد رسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب اهتمامًا فوريًا والرسائل التي يجب فرزها للرد في المستقبل. 

# 4. ضع حدًا لوقت بريدك الإلكتروني

ضع حدودًا زمنية لوقت ومدة ردك على رسائل البريد الإلكتروني بحيث تزيد احتمالية تجنب فقدان مسار نظامك وإجراءات الإدارة الفعالة عند كتابة الردود.

# 5. استخدم القوالب للردود

قد يستغرق إنشاء رد فريد لكل بريد إلكتروني وقتًا طويلاً. إذا كنت ترسل نفس البريد الإلكتروني بشكل متكرر ، فقد يكون حفظ بعض نماذج الردود في مسوداتك مفيدًا ، بحيث يمكنك إعادة توظيفها بسرعة.

# 6. احتفظ بعلامات تبويب على بريد إلكتروني يحتاج إلى متابعة باستخدام التقويم

يجب أن يكون هناك أكثر من رد بسيط على بعض رسائل البريد الإلكتروني. كلما تلقيت بريدًا إلكترونيًا يتطلب إجراء متابعة ، انقله إلى مجلد فرعي محدد وجدولة تذكيرًا في التقويم الخاص بك بعنوان المجلد والتاريخ الذي يلزم بذل جهد.

# 7. إعادة توجيه الاتصالات

تتمثل إحدى استراتيجيات إدارة البريد الإلكتروني الأكثر فاعلية لمنع البريد الوارد المزدحم في الحد من عدد الرسائل الواردة التي تتلقاها يوميًا. قم بتضمين معلومات اتصال إضافية في ملف تعريف حساب البريد الإلكتروني الخاص بك حتى يتمكن الموظفون من الاتصال بك أو مراسلتك بدلاً من إرسال بريد إلكتروني إليك للحصول على ردود قصيرة.

# 8. قم بتسمية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بالفئات

ملصقات البريد الإلكتروني هي أدوات يمكنك استخدامها لتصنيف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك عن طريق إضافة تصنيف معين. فكر في الفئات التي ستستخدمها بشكل متكرر ، ثم استخدمها باستمرار لتوفير سياق أكبر لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. يمكنك العثور على مواد مفيدة في المقاطع العرضية والاستجابة على الفور من خلال الجمع بين المجلدات وتسميات البريد الإلكتروني.

# 9. ادمج سلاسل البريد الإلكتروني

يمكن جعل متابعة محادثة بسيطة باستخدام سلاسل البريد الإلكتروني. يجب دمج جميع سلاسل البريد الإلكتروني في سلسلة بريد إلكتروني طويلة في سلسلة أساسية واحدة عند الرد عليها. يمكنك اقتباس رسائل بريد إلكتروني أخرى في ردك للاحتفاظ بسجل زمني للمحادثة في مكان واحد. 

# 10. تعيين حد البريد الوارد

ضع حدًا لعدد رسائل البريد الإلكتروني التي تريدها في بريدك الوارد بشكل عام. لست مطالبًا بقراءة كل بريد إلكتروني يصل والرد عليه لمجرد أنك قمت بتعيين حد للبريد الوارد. بدلاً من ذلك ، فإنه يستلزم تصنيف الاتصالات غير المقروءة في مجلدات بناءً على أولويتها ومرحلتها حتى تتمكن من إدارتها على دفعات بشكل صحيح.

ما هي أنواع البريد الإلكتروني؟

في الوقت الحالي ، يعد البريد الإلكتروني هو الطريقة القياسية للاتصال بين المنظمات. يتم استخدامه من قبل الكثير من الشركات وأصبح مهمًا للغاية لتشغيل هذه الشركات. 

يجب تضمين البريد الإلكتروني والالتزام به في المعايير التنظيمية التي تتناول المعلومات والسجلات مثل أي نوع آخر من المعلومات التجارية والسجلات. 

هناك خمسة أنواع شائعة من رسائل البريد الإلكتروني:

  • رسائل البريد الإلكتروني الإخبارية
  • قيادة رسائل البريد الإلكتروني
  • رسائل البريد الإلكتروني الترويجية
  • رسائل البريد الإلكتروني الهامة
  • رسائل البريد الإلكتروني للمسح
اقرأ أيضا: ما هو البريد الإلكتروني العشوائي؟ كيفية إيقاف والإبلاغ عنهم

ما هي الأجزاء الخمسة للبريد الإلكتروني الجيد؟

يمكن تصنيف رسائل البريد الإلكتروني إلى خمس فئات رئيسية. تشكل هذه المكونات 99٪ من رسائل البريد الإلكتروني وتوفر التنسيق المثالي للتواصل مع العملاء وتعظيم التحويلات.

# 1. المرسل (من)

يمكن رؤية عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالمرسل في علامة "من". نظرًا لأنه عادةً ما يكون أول ما يراه الأشخاص عند تصفحهم لصندوق البريد الإلكتروني الخاص بهم ، يلاحظ الجميع هذا الجزء من البريد الإلكتروني. يجب عليك التأكد من أنها تتوافق مع اسم شركتك لأن العلامة "من" تحتل مكانًا مهمًا في صندوق الوارد الخاص بالمستلم.

# 2. سطر الموضوع

العنصر الأكثر أهمية في البريد الإلكتروني هو سطر الموضوع. عادةً ما يلعب دورًا مهمًا في تحديد ما إذا كانت رسالتك تتم قراءتها أم لا. يجب أن يلخص سطر الموضوع الخاص بك بشكل دقيق ومفيد محتوى بريدك الإلكتروني ويجذب اهتمام القارئ. 

# 3. رأس مسبق

العنوان المسبق هو عنصر بريد إلكتروني آخر يتم تضمينه جنبًا إلى جنب مع سطر الموضوع. إنه السطر الأول من محتوى بريدك الإلكتروني ويعمل كمرافق لسطر الموضوع. في بعض مزودي خدمة البريد الإلكتروني ، تتم إضافة الرأس المسبق عادةً بعد سطر الموضوع حتى يتمكن القراء من معرفة المزيد قبل قراءة نص الرسالة الإلكترونية.

يمكن أن تكون العناوين المسبقة إستراتيجية ممتازة لجذب انتباه القراء إذا تم استخدامها بشكل مناسب. إنه مثالي لكتابة شيء يشرح بالتفصيل سطر الموضوع ويبلغ المستلم بقصد البريد الإلكتروني.

# 4. التحية 

يضبط فتح بريدك الإلكتروني نغمة الرسالة بأكملها. بناءً على الفقرات القليلة الأولى ، يترك القارئ انطباعًا عنك وما تطلبه منهم. سيحدد أيضًا ما إذا كانوا يواصلون القراءة أم لا.

افترض أنك تصادفك كشخص رسمي للغاية أو غير شخصي. ومع ذلك ، فأنت أيضًا لا تريد أن تبدو غير محترف ، لأن ذلك قد يؤدي أيضًا إلى إبعاد الناس.

# 5. هيئة البريد الإلكتروني

نص رسالتك الإلكترونية هو المكان الذي تقدم فيه قيمة لقرائك. أخبرهم عن شركتك أو قدم خصمًا أو ابقهم على اطلاع بالمنتجات والخدمات الجديدة. بغض النظر عن الغرض من بريدك الإلكتروني ، يجب عليك التأكد من أن البريد الإلكتروني قصير ودقيق وملائم لجمهورك.

أيضًا ، اجعل رسائلك الإلكترونية متنوعة ؛ يمكنك التبديل بين النشرة الإخبارية للشركة ، وتوصيات المنتج ، وتحديثات العلامة التجارية.

  • دعوة إلى العمل

الغرض من كل بريد إلكتروني هو التأثير على القراء لاتخاذ نوع من الإجراءات. سواء كنت تريد من القارئ إجراء عملية شراء أو إجراء استطلاع عبر الإنترنت ، فإن العبارة المقنعة للحث على اتخاذ إجراء تجعل من السهل عليهم اتباع التعليمات الخاصة بك.

ضع في اعتبارك ما تريد أن يفعله القراء قبل البدء في كتابة بريدك الإلكتروني ، وقم بتضمين CTA.

اقرأ أيضا: إدارة الانطباع (IM): النظرية والتقنيات والأمثلة

ما هي الخصائص الأربع للبريد الإلكتروني الجيد؟

  • سطر موضوع ملفت للنظر
  • رأس جيد
  • نص بريد إلكتروني مباشر ودعوة إلى العمل
  • خاتمة واضحة

كيف تنظم رسائل البريد الإلكتروني؟

هناك عدة طرق يمكنك من خلالها تنظيم بريدك الإلكتروني. يشملوا:

  • صنف بريدك الإلكتروني في مجلدات وتسميات 
  • استفد من وظيفة الفرز التلقائي
  • إلغاء الاشتراك من رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها
  • أنشئ حسابات منفصلة لعملك وحياتك الشخصية
  • استخدم وظيفة قائمة المهام
  • تمييز رسائل البريد الإلكتروني المهمة بنجمة
  • احذف الرسائل غير المرغوب فيها
  • إنشاء عوامل تصفية للبريد الوارد الخاص بك
  • أرشفة البريد الإلكتروني لوقت لاحق
  • قم بتنظيف التخزين بشكل منتظم

مراجع حسابات

اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول المشار إليها إلزامية *

قد يعجبك أيضاً