البريد الإلكتروني المهني: المعنى ، كيفية كتابته ونصائح حاسمة يجب معرفتها

بريد إلكتروني احترافي
حقوق الصورة: FitSmallBusiness

في عالم الأعمال وخارجه ، يعد البريد الإلكتروني طريقة شائعة للاتصال الكتابي. تبنته العديد من الشركات كوسيلة للتواصل مع الناس داخل السوق المستهدفة. بقدر ما هي أداة إستراتيجية مستخدمة للتواصل مع العملاء المحتملين والعملاء ، يجب أن تكون ودية وواضحة وموجزة. هذه هي السمة المميزة للبريد الإلكتروني الاحترافي. قد يستغرق إتقان فن كتابة بريد إلكتروني احترافي يفي بكل هذه المعايير بعض الوقت. ستتناول هذه المقالة أهمية معرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي ، والخطوات المتبعة في القيام بذلك ، وبعض نماذج رسائل البريد الإلكتروني ، وتوقيعات البريد ، وبعض الإجابات على الأسئلة المتداولة حول استخدام البريد الإلكتروني لأغراض العمل.

ما هو عنوان البريد الإلكتروني المهني؟

لدينا جميعًا حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بنا وندير جميع أعمالنا عبر البريد الإلكتروني لأن الإنترنت والسحابة جعلت هذا ضروريًا. أصبحت عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بنا أيضًا المحاور التي تدور حولها ملفاتنا الشخصية وحساباتنا الأخرى على الإنترنت (الشخصية والمهنية). لذلك ، يجب أن يكون لدينا حسابات بريد إلكتروني منفصلة أو ، على الأقل ، عناوين بريد إلكتروني للمراسلات الخاصة والمتعلقة بالعمل. يجب استخدام عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالعمل حصريًا للمراسلات التجارية وللحفاظ على العلاقات المهنية المناسبة.

عند التواصل مع العملاء والعملاء والموردين وغيرهم من جهات الاتصال التجارية ، من الأفضل استخدام عنوان بريد إلكتروني رسمي "خاص بالعمل". لا يمكن تحقيق الاحتراف في عنوان البريد الإلكتروني إلا من خلال تضمين اسم المجال المسجل للشركة. في عالم الأعمال ، من الشائع استخدام عنوان بريد إلكتروني يعتمد على مجال شخصي للمراسلات الرسمية. لإعادة الصياغة ، إذا كان اسم شركتك جزءًا من عنوان بريدك الإلكتروني (عبر اسم المجال) ، إذن لديك عنوان بريد إلكتروني احترافي.

ما هي مزايا عنوان البريد الإلكتروني المهني؟

غالبًا ما يستخدم موفرو خدمة البريد الإلكتروني المشهورون المجالات العامة ، لذلك عند التسجيل للحصول على حساب ، يمكنك إعطاء عنوان بريدك الإلكتروني اسمًا جذابًا أو اختصارًا. ومع ذلك ، يجب ألا تستخدم أنت وموظفيك عنوان بريد إلكتروني شخصيًا للمراسلات التجارية الرسمية. بالإضافة إلى امتلاك عنوان بريد إلكتروني متعلق بالعمل ، يمكن أن يساعدك استخدام آداب البريد الإلكتروني المناسبة في الظهور بمظهر أكثر احترافًا وجذب المزيد من الاهتمام لشركتك أو منتجك.

تأكد من أن عنوان بريدك الإلكتروني احترافي ويعتمد على مجالك. فيما يلي مزايا استخدام عنوان بريد إلكتروني متعلق بالعمل:

  • العلامات التجارية
  • يطور الثقة
  • أصالة
  • الموثوقية
  • بساطة التذكر
  • تحسين التسليم والوقوف

كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي

في حين أنه من السهل كتابة وإرسال رسائل بريد إلكتروني عشوائية إلى الأشخاص ، لا يمكننا قول الشيء نفسه لأي بريد إلكتروني احترافي. يجب أن تتبع قواعد أو إرشادات معينة تعبر عن الود والوضوح والاحتراف مجتمعة. إذا كنت تريد أن تبدو رسائلك الإلكترونية باللغة الإنجليزية مصقولة واحترافية ، فيجب عليك الكتابة بالخطوات التالية ؛

# 1. تبدأ مع التحية

استخدم دائمًا تحية مثل "Dear Lillian" عند بدء بريد إلكتروني. استخدم اسم عائلة القارئ (مثل "Dear Mrs. Price") إذا كانت علاقتك بهم رسمية أكثر. يمكنك فقط أن تقول ، "Hello Kelly" ، إذا كانت علاقتك بها على مستوى غير رسمي بدرجة أكبر. يمكنك توجيه رسالة "إلى من يهمه الأمر" أو "سيدي العزيز / سيدتي" إذا كنت لا تعرف اسم المستلم.

# 2. اشكر المستلم

يجب أن تبدأ الردود على استفسارات العملاء دائمًا بشكر. على سبيل المثال ، يمكن استخدام عبارة "شكرًا لك على الاتصال بشركة ABC Business" ردًا على سؤال حول عملك. في أي وقت تتلقى ردًا عبر البريد الإلكتروني ، تأكد من قول شيء مثل ، "شكرًا لك على ردك السريع" أو "شكرًا لك على العودة إليّ". إن قول الشكر للقارئ ليس فقط مهذبًا ، بل إنه يريح القارئ.

# 3. اذكر الغرض الخاص بك

إذا كنت الشخص الذي بدأ تبادل البريد الإلكتروني ، فقد تكون ملاحظة الشكر غير واردة. النهج الصحيح هو أن تبدأ بشرح سبب كتابتك. الكلمات والعبارات مثل "أنا أكتب للاستفسار عن ..." أو "أنا أكتب عن ..." أمثلة على ذلك.

اشرح سبب كتابة البريد الإلكتروني على الفور ، ثم انطلق إلى جوهر الرسالة. اجعل جملك موجزة وبسيطة حتى يتمكن مستلمو البريد الإلكتروني من تصفحها سريعًا والحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها. للحفاظ على ملف تعريف احترافي لنفسك وعملك ، يجب أن تنتبه جيدًا إلى التفاصيل مثل اللغة والتهجئة وعلامات الترقيم.

# 4. أضف ملاحظاتك الختامية

من اللائق أن تضيف بعض الملاحظات الختامية وشكرًا أخيرًا على رسالة بريد إلكتروني قبل إرسالها. أقدر وقتك وجهدك ، ويرجى التواصل معنا إذا كان لديك أي استفسارات أو مشكلات.

# 5. اختتم بختام

الخطوة الأخيرة هي التوقيع بنهاية مناسبة واسمك. إن عبارات "مع أطيب التحيات" و "بصدق" و "شكرًا لك" جميعها لها نبرة احترافية. لا تسجل الخروج بعبارات مثل "أطيب التمنيات" أو "في صحتك" إلا إذا كنت قريبًا جدًا من القارئ. وقبل أن تضغط على "إرسال" ، ألق نظرة أخيرة على بريدك الإلكتروني للتأكد من أنه لا تشوبه شائبة.

توقيع بريد إلكتروني احترافي

توقيعات البريد الإلكتروني هي بطاقات عمل رقمية ويجب أن يستخدمها المحترفون فقط. عادةً ما يتم تضمين اسمك الكامل ومعلومات الشركة ومعلومات الاتصال.

بالإضافة إلى النصوص والروابط ، قد تتضمن جهات التسويق ورجال الأعمال الذين يرسلون رسائل البريد الإلكتروني صورًا فوتوغرافية وشعارات ومكونات تفاعلية.

ما يجب أن يتضمنه توقيع البريد الإلكتروني الاحترافي

ستسمح لك المعرفة التي تكتسبها من هذا القسم بصياغة توقيع بريد إلكتروني احترافي سيبهر زملائك ويبرز من بين الحشود.

هناك 5 أجزاء رئيسية لتوقيع البريد الإلكتروني الاحترافي (وبعض الإضافات). ستركز بقية المقالة على تعليمك كيفية تنفيذ كل قسم بشكل صحيح.

# 1. كيف تقدم تفاصيلك الشخصية والتجارية

في الوقت الذي تكون فيه الأزرار واللافتات شائعة ، قد يكون من المغري وضع كل تفاصيل حياتك المهنية في توقيع بريدك الإلكتروني. ومع ذلك ، فإن الإيجاز هو فضيلة عند البحث عن التأثير. نظرًا للمساحة الصغيرة المتاحة لتوقيعات البريد الإلكتروني ، فإن كل شيء إضافي هو مجرد ضوضاء إضافية.

# 2. كيفية تقديم معلومات الاتصال الخاصة بك

تضمين معلومات الاتصال سيسهل التواصل مع الأطراف المهتمة. كلما زادت الطرق المتاحة للاتصال بك ، قل وضوح أفضلها. نتيجة لذلك ، يكون الناس أقل ميلًا إلى الاستمرار.

بينما يقرأ الأفراد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، فمن المرجح أن يكون آخر شيء يراه هو كتلة التوقيع الخاصة بك.

عندما يتلقى شخص ما رسالة بريد إلكتروني منك ، فمن المرجح أن يتذكر صورتك وشعارك. ومع ذلك ، هناك العديد من حالات إساءة استخدام الصور السيئة أكثر من الحالات الممتازة. نحن لا نفهم لماذا الكثير من الناس بخير مع الانطباع الأول الرديء. إن إضافة توقيع أنيق وعملي وممتع من الناحية الجمالية إلى بريدك الإلكتروني الصادر ليس سهلاً كما قد يبدو.

قد تبدو إضافة شعار إلى توقيع بريدك الإلكتروني أمرًا سهلاً ، ولكن إذا جربته بنفسك ، فأنت تعلم خلاف ذلك. لا يعد استخدام محرر توقيع البريد الإلكتروني حلاً دائمًا. لا يزال يتطلب تثبيت التعليمات البرمجية في ملف HTML الذي يستخدمه عميل البريد الإلكتروني.

# 4. استخدم عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء (CTA) لتحويل توقيع بريدك الإلكتروني إلى قناة تسويق

أظهرت أحدث دراساتنا للمستخدمين أن تسويق توقيع البريد الإلكتروني (ESM) يُستخدم في 77٪ من توقيعات البريد الإلكتروني للأعمال و 67٪ من توقيعات البريد الإلكتروني الشخصية. إحدى الطرق الشائعة للقيام بذلك هي تضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء (CTA) في توقيع بريدك الإلكتروني.

كيف تعرف "دعوة للعمل"؟ ببساطة ، إنها دعوة مفتوحة للعملاء المحتملين لقبول عرض. في الواقع ، يجب عليك تضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء في توقيع بريدك الإلكتروني.

5. روّج لعملك إلى جمهور أوسع من خلال تضمين أزرار المشاركة

لقد أخبرك في هذه المقالة أن تتجنب المعلومات التي تقدمها. ومع ذلك ، عندما يتعلق الأمر بأزرار مشاركة الوسائط الاجتماعية ، فلا تتردد في بذل كل الجهود.

نظرًا لأن أيقونات الوسائط الاجتماعية صغيرة جدًا ومضغوطة ، يمكنك استخدام كل شيء والاستفادة منها جميعًا ، وستبدو أجمل وأكثر اكتمالاً (على عكس السابق ، هذه المرة "المزيد يعني المزيد").

إذا كانت مهمة في حياتك المهنية ، فيجب عليك وضع روابط نشطة لمواقع التواصل الاجتماعي في توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك.

يجب ألا تضيف ملفات تعريف وسائط اجتماعية قديمة أو غير نشطة أو لا تساعد قضيتك بأي طريقة أخرى.

كيفية إنهاء بريد إلكتروني احترافي

إن كيفية إنهاء بريد إلكتروني احترافي لا تقل أهمية عن كيفية بدايتك. نعم ، لقد سمعت بشكل صحيح. يجب أن تنهي بريدك الإلكتروني بطريقة احترافية وودية. اعتمادًا على السياق ، قد ترغب في إضافة المزيد أو معلومات مختلفة إلى توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك. ولكن ، كلما زادت عدم معرفتك بالمستلم ، زادت المعلومات التي يجب عليك تقديمها في بريدك الإلكتروني. على أي حال ، فإن المكونات القياسية لتوقيع البريد الإلكتروني للأعمال هي كما يلي:

# 1. الخط الفاصل

عند قراءة بريد إلكتروني ، قد يكون من المزعج الانتقال مباشرة من الموضوع الرئيسي إلى تسجيل الخروج. هذا صحيح بشكل خاص إذا كان البريد الإلكتروني طويلاً. يمكن أن تساعد الجملة الأخيرة من الشكر أو التمنيات الطيبة في تسهيل هذا التغيير. وفقًا لـ Girson ، عادةً ما تتم قراءة السطر الأخير من رسالة البريد الإلكتروني حتى لو كان القارئ يتصفحها فقط ، لذا استغل هذه الفرصة لتضمين دعوة للعمل أو لتذكير القارئ بما تحتاجه منه.

# 2. إغلاق (أو تسجيل الخروج)

ما تضعه هنا يسبق اسمك ويظهر بخط عريض. ضع في اعتبارك استخدام عبارات مثل "مع خالص الشكر" أو "الأفضل" أو "شكرًا" أو "أتمنى لك عطلة نهاية أسبوع رائعة!" يجب عليك استخدام الإغلاق الرسمي للبريد الإلكتروني الخاص بك ما لم تكن قريبًا من المتلقي أو كنت قد قمت بالفعل بتبادل العديد من رسائل البريد الإلكتروني معه في فترة زمنية قصيرة.

# 3. اسم

من الأفضل استخدام اسمك الكامل (الأول والأخير أو أيًا كان ما تستخدمه عادةً) أو اسمك الأول متبوعًا بتوقيع افتراضي للبريد الإلكتروني يتضمن اسمك الكامل إذا كان هذا هو أول بريد إلكتروني ترسله إلى شخص ما. عادةً ما يكون الاسم الأول للشخص كافياً عند التحدث إلى شخص يعرفه بالفعل.

# 4. الضمائر

هذا متروك لك تمامًا ومستوى راحتك ، خاصة إذا كان لديك هوية LGBTQ. ومع ذلك ، يجب على الحلفاء أن يضعوا في اعتبارهم أن استخدامهم للضمائر يساهم في تطبيع الممارسة وخلق مساحة آمنة للأشخاص العابرين وغير ثنائيي الجنس.

# 5. العنوان والشركة

اعتمادًا على من تكتب إليه وما تتحدث عنه ، يمكن أن يكون أي منهما طريقة جيدة لإنهاء بريدك الإلكتروني. يؤدي تضمين كليهما إلى إخبار المرسل بما تفعله ومكان عملك إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص من خارج مؤسستك. يتم افتراض حقيقة أنك تعمل في شركة معينة عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى زميل في العمل (خاصة من عنوان بريد إلكتروني للشركة) ، بحيث يمكنك ترك ذلك ؛ ومع ذلك ، إذا لم تكن قد عملت مع هذا الشخص من قبل ، فقد يكون ذكر منصبك مفيدًا. في معظم الأوقات ، لا يجب أن تتحدث عن مكان عملك الآن عندما تبحث عن وظيفة جديدة. نظرًا لأنك تحاول الاستقالة من منصبك الحالي ، فقد يعتقد مستلم بريدك الإلكتروني أنك تتواصل في وقت الشركة حتى لو لم تكن كذلك.

# 6. معلومات الاتصال

على الرغم من أن مستلم بريدك الإلكتروني لديه عنوانك بالفعل ، فقد ترغب في تقديم معلومات اتصال إضافية ، مثل رقم هاتف العمل أو الهاتف الخلوي ، في حال احتاجوا إلى الاتصال بك. لتوضيح الأمر ، قم بتضمين معلومات الاتصال فقط إذا كنت ترغب في الوصول إليك من خلال تلك القناة.

مراجع حسابات

  1. eia.pg.edu.
  2. الخ
  3. www.zoho.com
اترك تعليق

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول المشار إليها إلزامية *

قد يعجبك أيضاً